¿Quieres saber cuál es la regla número uno para ahorrar tiempo en tu jornada laboral? No reinventes la rueda. Es decir: No hagas la misma tarea dos veces, aunque la segunda la complete otra persona.
Cuando los proyectos se reparten entre dos o más personas (por no hablar de dos o más departamentos), siempre existe el riesgo de duplicar tareas. Y las cargas de trabajo duplicadas no aportan ningún beneficio.
Por el contrario, ambas partes se frustran porque su tiempo, talento y energía podrían haberse empleado en otra cosa. Y el equipo o gestor del proyecto se pierde en un frenesí de trabajo duplicado.
Entonces, ¿cómo evitarlo?
Muy sencillo: Elabore el traspaso de proyectos perfecto entre las partes, asegurándose de que los que trabajen en un proyecto en el futuro sepan exactamente lo que se completó en el pasado. Pendiente de todo lo anterior, necesitas una plantilla de traspaso de proyectos.
¿Qué es una plantilla de traspaso de proyectos?
Una plantilla de traspaso de proyecto describe todos los detalles de un proyecto o rol para que pueda traspasarse fácilmente (como su nombre indica) de una parte a otra.
Una plantilla de traspaso de proyecto describe los alcance del proyecto entregables, plazos, procesos y procedimientos y otras instrucciones de una manera fácilmente asimilable. La meta de una lista de control de traspaso de proyectos es doble:
- Evita que se duplique el trabajo y describe todos los detalles del proyecto que quedan por hacer o que ya se han completado para llegar a la finalización del proyecto
- Ahorra tiempo y recursos a la empresa (y a su gestor de proyectos) gracias a un sólido documento de traspaso del proyecto. En lugar de tener que programar innumerables reuniones para discutir el proceso de traspaso del proyecto, las partes interesadas clave pueden simplemente consultar las notas de traspaso del proyecto
Detección y edición en colaboración, adición de comentarios e incrustación de enlaces en ClickUp Docs
Los mejores documentos de traspaso de proyectos son concisos, precisos y colaborativos, lo que permite una transición fluida. Todas las notas de traspaso deben describir todos los detalles del proyecto, evitando así la confusión entre las partes y la duplicación de cargas de trabajo.
Según un encuesta de Zippia un sitio que informa a los solicitantes de empleo sobre la cultura de las empresas, el 50% de los empleados tienen entre 1 y 3 horas de reuniones a la semana, y el 20% cree que esas reuniones son una pérdida de tiempo. Seleccionando la plantilla de traspaso de proyectos adecuada, completa con toda la información, tareas y prioridades necesarias para un proyecto, se reduce la necesidad de reuniones innecesarias.
Cómo elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos
Una plantilla de traspaso de proyectos correcta reduce la confusión, la frustración y el despilfarro de recursos en torno a un proyecto determinado.
Para elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos para su organización, hágase estas preguntas:
- ¿Quién utilizará la plantilla? ¿La utilizará una sola persona, un departamento o el equipo directivo? Comprender a las partes interesadas es clave para elegir el diseño adecuado para la entrega del proyecto
- ¿Qué herramientas necesita? ¿Necesita un calendario de entregas, una forma de adjuntar documentos importantes o un medio para hacer un seguimiento visual del progreso? Comprender laherramientas para correlacionar procesos le ayudará a seleccionar la plantilla adecuada
- ¿Necesita una lista de control, una tabla, un calendario o un flujo de trabajo? Aunque muchas plantillas ofrecen múltiples vistas personalizables, saber cuál es el diseño más útil le garantizará la mayor eficaciaejecución del proyecto ## 7 plantillas gratuitas de traspaso de proyectos para facilitar la transición
Una plantilla de traspaso de proyectos adecuada evita los bloqueos del proyecto, establece prioridades y facilita la transición crea un plan de contingencia para los miembros nuevos o existentes del equipo. A continuación encontrará siete plantillas imprescindibles para el traspaso de proyectos en su organización.
1. Plantilla de traspaso de proyectos ClickUp
Plantilla de traspaso de proyectos ClickUp
¿Va a traspasar un proyecto de un departamento a otro? Asegúrese de que no se pierden oportunidades con el uso de Plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp .
Esta plantilla de informe de traspaso de proyecto se puede personalizar para adaptarla a su empresa, dejando espacio para el nombre, el logotipo, el eslogan y los datos de contacto de su empresa en la parte superior. Para empezar, escriba el nombre del proyecto y el autor (es decir, la persona que cumplimenta el informe), seguidos de una breve descripción del proyecto.
A partir de ahí, la plantilla profundiza en todos los aspectos del proyecto para evitar confusiones entre departamentos. La sección "Participantes en el traspaso" ofrece espacio para una foto, el nombre y la descripción del rol de cada colaborador en el proyecto.
La sección "Requisitos" ofrece un cronograma especialmente práctico, donde se enumera cada tarea, el departamento responsable de esa tarea y el plazo asociado para todas las acciones necesarias antes de que pueda tener lugar la transición. Por último, la sección "Tareas de transición" permite a los miembros del equipo o a un gestor de proyectos registrar todas las actividades completadas para el proyecto, evitando así la duplicación de trabajo. Descargar esta plantilla
2. Plantilla de POE de traspaso de proyectos ClickUp
Plantilla POE de traspaso de proyectos ClickUp
Seamos realistas: Las personas asignadas a un proyecto no son siempre las mismas. La rotación de personal forma parte de la gestión de una empresa. Cuando se incorporan nuevos miembros al equipo, hay que conseguir que se integren y se pongan al día lo antes posible.
Utilizar una plantilla de procedimientos operativos estándar (POE) garantiza que los nuevos empleados sepan qué hacer y cómo hacerlo, dentro de un rol determinado. Plantilla de POE para la entrega de proyectos de ClickUp proporciona directrices claras y coherentes para que todos los empleados sigan un enfoque estandarizado a la hora de completar las tareas, reduciendo así el riesgo de error.
Para ayudar a los nuevos empleados a comprender su rol y sus responsabilidades, rellene la sección "Alcance" con los distintos aspectos de las tareas asignadas. A continuación, describa los procesos normalizados en la sección "Procedimiento", con pasos numerados e imágenes (si son útiles para el equipo del proyecto).
Por último, proporcione a sus colegas las herramientas que necesitan para tener éxito enlazándolas a los recursos necesarios (como carpetas, tareas y/o archivos) y rellenando una sección de preguntas frecuentes (FAQ).
/ref/ https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-3031728 Descargar esta plantilla /%href/
3. ClickUp Plantilla de informe de cambio de turno
ClickUp Plantilla de informe de cambio de turno
Si gestiona un grupo de empleados que trabajan por turnos, una plantilla de documento de traspaso de funciones podría ahorrarle incontables horas a la semana. Para evitar una pausa en la productividad cuando acaba un turno y empieza otro, aproveche las ventajas de Plantilla de informe de cambio de turno de ClickUp .
Un plan de traspaso de proyecto de cambio de turno ofrece una cuenta detallada de lo que ocurrió en el transcurso del turno anterior y esboza las prioridades para el turno siguiente. Esta plantilla de traspaso de turnos puede resultar muy útil para prácticamente cualquier empresa que trabaje por horas, desde hospitales y residencias de ancianos hasta cafeterías y servicios de lavado de coches.
El informe de cambio de turno debe utilizarse a diario -perdón, varios días-, con la fecha, la hora de inicio y fin del turno, la ubicación y el supervisor en la parte superior. Si es necesario, se puede rellenar la sección "Información del empleado" para que cada miembro del equipo facilite su propio informe.
A partir de ahí, la sección "Deberes y responsabilidades del turno" ofrece una cuenta detallada de todas las tareas, subtareas, responsabilidades de los empleados y el estado de cada tarea, para que cada compañero conozca sus principales prioridades cuando fiche. Por último, utilice la sección "Retos y recomendaciones" para comentar cualquier obstáculo en las tareas del día. Descargar esta plantilla
4. Plantilla de plan de gestión de cambios ClickUp
Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp
Un buen gestor hace que toda la organización funcione de forma más eficiente: asigna tareas, delega responsabilidades y establece ajustes de prioridades para el resto del equipo. Los supervisores de empresa supervisan todas aspectos de la gestión del cambio -adaptación a cambios de prioridades, proyectos en transición e incluso rotación de personal.
Prepare a los directivos para el intento correcto con Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp . La plantilla lista para usar divide las transiciones del proyecto en tres fases (aunque puede ampliarse para adaptarla a su organización o equipo de proyecto).
En la fase 1, los gestores identifican los cambios necesarios para preparar la transición de un proyecto. En la fase 2, los gestores trasladan el proyecto de un departamento a otro, identificando un plan de comunicación, eventos importantes y un plan de gestión de la resistencia. Por último, en la fase 3 se recogen los comentarios de las partes interesadas, se celebran las victorias y se identifican las lagunas para futuras transiciones.
En más de 100 Automatizaciones predefinidas entre las que elegir, esta plantilla de gestión del cambio ayuda a asignar automáticamente tareas, publicar comentarios y mover estados, ahorrando un tiempo precioso en la semana de trabajo.
Además, la plantilla ayuda a los gestores a mantener cada proyecto al día con un sistema de códigos de color fácil de entender, un sistema de gestión de cambios y una herramienta de gestión de cambios Vista Tabla con columnas para toda la información relevante, y barras de progreso para los distintos pasos. Descargar esta plantilla
5. Plantilla de incorporación de empleados ClickUp
Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp
Cuando se contrata a un nuevo empleado, se desea que contribuya a los proyectos de la empresa lo antes posible. Por desgracia, la falta de planificación puede retrasar el proceso de incorporación durante semanas (si no meses).
Para acortar el proceso de incorporación y aumentar la productividad de los nuevos empleados, aproveche Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp . Esta plantilla proporciona un flujo de trabajo detallado que comienza con el primer día de trabajo del empleado. La lista desglosada divide el proceso de incorporación en prioridades semanales, lo que permite a los nuevos miembros del equipo marcar cada tarea a medida que avanzan.
Este informe de progreso del nuevo empleado puede personalizarse fácilmente para adaptarlo a su empresa o departamento. Considere la posibilidad de ampliar cada tarea añadiendo subtareas (por ejemplo: la tarea "Rellenar los documentos de RR.HH." incluye subtareas para las prestaciones sanitarias, la contribución 401(k) y las deducciones fiscales). O añada adjuntos, firmas de los supervisores, plazos o notas para que el proceso de incorporación se desarrolle de la forma más fluida posible. Descargar esta plantilla
6. ClickUp Employee Onboarding Plantilla de (diagrama de) Gantt
ClickUp Employee Onboarding Plantilla de (diagrama de) Gantt
Un intento correcto de incorporación no depende sólo de que el nuevo empleado se ponga al día. También depende de que todos los miembros del equipo -incluso los que llevan años trabajando para la empresa- trabajen juntos como una unidad productiva.
La preparación de un nuevo empleado para el intento correcto requiere la colaboración de todos los miembros de los equipos de RR.HH., jurídico y de seguridad. Por lo tanto, el proceso de traspaso y la transferencia general de conocimientos a un nuevo empleado deben ser supervisados por el director o el nivel ejecutivo, que es precisamente donde se produce el cambio Plantilla (diagrama de) Gantt de incorporación de empleados de ClickUp entra en juego.
Esta plantilla crea un plan de transición racionalizado para los nuevos empleados a nivel organizativo. Con el (diagrama de) Gantt, cada departamento (es decir, recursos humanos, jurídico, seguridad y formación) recibe su propia carpeta, con tareas delegadas a cada empleado. Cada persona tiene su propia barra de progreso, que ofrece una visión general de alto nivel de las tareas completadas del proyecto. Por ejemplo, un responsable de recursos humanos puede encargarse de completar la comprobación de antecedentes, rellenar el formulario I-9, verificar el ID oficial de los nuevos empleados y presentar los formularios de prestaciones necesarios. Mientras tanto, alguien del departamento de seguridad o tecnología se encargará de ajustar el inicio de sesión del nuevo empleado, su aplicación de control de tiempo y su acceso a la tarjeta de acceso.
Con una plantilla tan detallada a su disposición, evitará la duplicación de trabajo al tiempo que ofrece la máxima compatibilidad a los nuevos miembros del equipo. Descargar esta plantilla
7. Plantilla POE de salida de empleados ClickUp
Plantilla de POE de salida de empleados de ClickUp
Los traspasos de proyectos no sólo se producen cuando un nuevo empleado se incorpora a su equipo. También se producen cuando alguien abandona el equipo.
Con Plantilla de POE de salida de empleados de ClickUp puede recopilar toda la información necesaria sobre el proyecto de un empleado que abandona la empresa, evitando así cualquier descenso de la productividad. Con la plantilla Vista del Calendario puede programar la entrevista de salida del empleado, mientras que la vista Documentos de ClickUp le permite recopilar, almacenar y gestionar toda la documentación necesaria.
Este plantilla de plan de sucesión permite una transferencia de conocimientos sin fisuras y, en última instancia, prepara a un nuevo miembro del equipo para el intento correcto. Puede recopilar el estado del proyecto para todas las tareas delegadas, crear una lista de control de tareas clave e información, y asignar roles y responsabilidades a otros miembros del equipo. Con esta práctica plantilla, puede establecer metas del proyecto para las nuevas contrataciones y mantener el buen funcionamiento de la empresa. Descargar esta plantilla
Evite caídas de productividad con una plantilla de traspaso de proyectos ClickUp
Mantener un proyecto en marcha de forma eficiente requiere múltiples partes móviles. Cuando finalizan los turnos, se incorporan nuevos empleados, los empleados se marchan o cambia la dirección, usted quiere que todo siga funcionando sin interrupciones.
Una plantilla de traspaso de proyectos adecuada puede ayudar a aumentar la productividad del equipo en todos los departamentos. Tanto si empieza con una de las numerosas plantillas de traspaso de ClickUp como si la crea desde cero, podrá asignar tareas y subtareas, crear un calendario de plazos, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real y transferir documentos importantes sin problemas.
Con ClickUp, puede personalizar fácilmente las vistas, los campos, los títulos o el texto para adaptarlos a las necesidades específicas de su empresa. Y con más de 1.000 integraciones a su disposición, podrá gestionar eficazmente cada proyecto.
Listo para ver cómo ClickUp puede hacer que su organización funcione de manera más eficiente? Pruébelo gratis, hoy mismo .