7 plantillas gratuitas de traspaso de proyectos para una transición eficaz
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7 plantillas gratuitas de traspaso de proyectos para una transición eficaz

¿Quieres saber cuál es la regla número uno para ahorrar tiempo en tu jornada laboral? No reinventes la rueda. Es decir: No hagas la misma tarea dos veces, aunque la segunda la realice otra persona.

Cuando los proyectos se reparten entre dos o más personas (por no hablar de dos o más departamentos), siempre existe el riesgo de duplicar tareas. Y las cargas de trabajo duplicadas no aportan ningún beneficio.

Por el contrario, ambas partes se frustran porque su tiempo, talento y energía podrían haberse empleado en otra cosa. Y el equipo o el gestor del proyecto se pierden en un frenesí de trabajo duplicado.

Entonces, ¿cómo evitarlo?

Muy sencillo: Elabore un traspaso de proyectos perfecto entre las partes, que garantice que quienes trabajen en un proyecto en el futuro sepan exactamente lo que se hizo en el pasado. Para ello necesitas una plantilla de traspaso de proyectos.

¿Qué es una plantilla de traspaso de proyectos?

Una plantilla de traspaso de proyectos describe todos los detalles de un proyecto o función para que pueda traspasarse fácilmente (como su nombre indica) de una parte a otra.

Una plantilla de traspaso de proyecto describe alcance del proyecto entregables, plazos, procesos y procedimientos y otras instrucciones de una manera fácilmente asimilable. El objetivo de una lista de control para la entrega de proyectos es doble:

  1. Evita la duplicación de tareas y resume todos los detalles del proyecto que aún quedan por hacer o que ya se han hecho para llegar a la finalización del proyecto
  2. Ahorra tiempo y recursos a la empresa (y a su gestor de proyectos) gracias a un sólido documento de traspaso de proyectos. En lugar de tener que programar innumerables reuniones para discutir el proceso de traspaso del proyecto, las partes interesadas clave pueden simplemente consultar las notas de traspaso del proyecto

Colaboración y edición en ClickUp Docs

Detección y edición colaborativas, adición de comentarios e incrustación de enlaces en ClickUp Docs

Los mejores documentos de traspaso de proyectos son concisos, precisos y colaborativos, lo que permite una transición fluida. Todas las notas de traspaso deben describir todos los detalles del proyecto, evitando así la confusión entre las partes y la duplicación de las cargas de trabajo.

Según un encuesta de Zippia un sitio que informa a los solicitantes de empleo sobre la cultura de las empresas, el 50% de los empleados tienen entre 1 y 3 horas de reuniones a la semana, y el 20% cree que esas reuniones son una pérdida de tiempo. Si selecciona la plantilla de traspaso de proyectos adecuada, con toda la información, tareas y prioridades necesarias para un proyecto, reducirá la necesidad de reuniones innecesarias.

Cómo elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos

Una plantilla de traspaso de proyectos adecuada reduce la confusión, la frustración y el desperdicio de recursos en torno a un proyecto determinado.

Para elegir la mejor plantilla de traspaso de proyectos para su organización, hágase estas preguntas:

  • ¿Quién utilizará la plantilla? ¿La utilizará una sola persona, un departamento o el equipo directivo? Comprender a las partes interesadas es clave para elegir el diseño adecuado para el traspaso del proyecto
  • ¿Qué herramientas necesitas? ¿Necesitas un calendario de entregas, una forma de adjuntar documentos importantes o un medio para hacer un seguimiento visual del progreso? Comprender laherramientas de mapeo de procesos disponibles y cómo utilizarlas le ayudará a seleccionar la plantilla adecuada
  • ¿Necesita una lista de comprobación, una tabla, un calendario o un flujo de trabajo? Aunque muchas plantillas ofrecen múltiples vistas personalizables, saber cuál es el diseño más útil le garantizará la mayor eficaciaejecución del proyecto ## 7 plantillas gratuitas de traspaso de proyectos para facilitar la transición

Una plantilla de traspaso de proyectos adecuada evita los bloqueos, define las prioridades y facilita la transición crea un plan de contingencia para los miembros nuevos o existentes del equipo. A continuación encontrará siete plantillas imprescindibles para el traspaso de proyectos en su organización.

1. Plantilla de traspaso de proyectos ClickUp

Plantilla de traspaso de proyectos ClickUp

¿Va a traspasar un proyecto de un departamento a otro? Asegúrese de que no se pierden oportunidades con el uso de Plantilla de traspaso de proyectos de ClickUp .

Esta plantilla de informe de traspaso de proyecto puede personalizarse con la marca de su empresa, dejando espacio para el nombre, el logotipo, el eslogan y la información de contacto de su empresa en la parte superior. Para empezar, escriba el nombre del proyecto y el autor (es decir, la persona que rellena el informe), seguidos de una breve descripción del proyecto.

A partir de ahí, la plantilla se sumerge en todos los aspectos del proyecto para evitar confusiones entre departamentos. La sección "Participantes en el traspaso" ofrece espacio para una foto, un nombre y una descripción de la función de cada colaborador en el proyecto.

La sección "Requisitos" ofrece un cronograma especialmente práctico, donde se enumera cada tarea, el departamento responsable de esa tarea y el plazo asociado para todas las acciones necesarias antes de que pueda tener lugar la transición. Por último, la sección "Tareas de transición" permite a los miembros del equipo o a un gestor de proyectos registrar todas las actividades completadas para el proyecto, evitando así la duplicación de tareas. Descargar esta plantilla

2. Plantilla SOP de traspaso de proyectos de ClickUp

Plantilla SOP de traspaso de proyectos ClickUp

Seamos realistas: Las personas asignadas a un proyecto no son siempre las mismas. La rotación de personal forma parte de la gestión de una empresa. Cuando se incorporan nuevos miembros al equipo, hay que conseguir que se integren y se pongan al día lo antes posible.

El uso de una plantilla de procedimientos operativos estándar (SOP) garantiza que los nuevos empleados sepan qué hacer y cómo hacerlo, dentro de cualquier función. Plantilla SOP de ClickUp para la entrega de proyectos proporciona directrices claras y coherentes para que todos los empleados sigan un enfoque estandarizado a la hora de completar las tareas, reduciendo así el riesgo de error.

Para ayudar a los nuevos empleados a comprender sus funciones y responsabilidades, rellene la sección "Alcance" con los distintos aspectos de las tareas que se les asignen. A continuación, describe los procesos normalizados en la sección "Procedimiento", con pasos numerados e imágenes (si resultan útiles para el equipo del proyecto).

Por último, proporcione a sus colegas las herramientas que necesitan para tener éxito enlazando a los recursos necesarios (como carpetas, tareas y/o archivos) y rellenando una sección de preguntas frecuentes (FAQ).

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3. ClickUp Plantilla de Informe de Cambio de Turno

Plantilla de informe de cambio de turno ClickUp

Si gestiona un grupo de empleados que trabajan por turnos, una plantilla de documento de cambio de turno podría ahorrarle incontables horas a la semana. Para evitar un parón en la productividad cuando acaba un turno y empieza otro, aproveche Plantilla de informe de cambio de turno de ClickUp .

Un plan de traspaso de proyecto de cambio de turno proporciona una relación detallada de lo que ocurrió en el transcurso del turno anterior y describe las prioridades para el turno siguiente. Esta plantilla de traspaso puede resultar muy valiosa para prácticamente cualquier empresa que trabaje por horas, desde hospitales y residencias de ancianos hasta cafeterías y servicios de lavado de coches.

El informe de cambio de turno debe utilizarse a diario (perdón, varios días), con la fecha, la hora de inicio y fin del turno, la ubicación y el supervisor en la parte superior. Si es necesario, se puede rellenar la sección "Información del empleado" para que cada miembro del equipo proporcione su propio informe.

A partir de ahí, la sección "Tareas y responsabilidades del turno" ofrece una relación detallada de todas las tareas, subtareas, responsabilidades de los empleados y el estado de cada tarea, para que cada compañero conozca sus principales prioridades al fichar. Por último, utilice la sección "Retos y recomendaciones" para comentar cualquier obstáculo en las tareas del día. Descarga esta plantilla

4. Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp

Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp

Un buen gestor hace que toda la organización funcione con mayor eficacia: asigna tareas, delega responsabilidades y establece prioridades para el resto del equipo. Los supervisores de empresa supervisan todas aspectos de la gestión del cambio -adaptarse a los cambios de prioridades, a la transición de proyectos e incluso a la rotación de personal.

Prepare a los directivos para el éxito con Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp . La plantilla lista para usar divide las transiciones del proyecto en tres fases (aunque puede ampliarse para adaptarla a su organización o equipo de proyecto).

En la fase 1, los gestores identifican los cambios necesarios para preparar la transición del proyecto. En la fase 2, los gestores trasladan el proyecto de un departamento a otro, identificando un plan de comunicación, eventos importantes y un plan de gestión de la resistencia. Por último, en la fase 3 se recogen los comentarios de las partes interesadas, se celebran las victorias y se identifican las lagunas para futuras transiciones.

En más de 100 automatizaciones predefinidas entre las que elegir, esta plantilla de gestión del cambio ayuda a asignar automáticamente tareas, publicar comentarios y mover estados, ahorrando un tiempo precioso en la semana laboral.

Además, la plantilla equipa a los gestores para mantener cada proyecto al día con un sistema de códigos de colores fácil de entender, un sistema de gestión de cambios y una herramienta de gestión de cambios Vista de tabla con columnas para toda la información relevante, y barras de progreso para varios pasos. Descargar esta plantilla

5. Plantilla de incorporación de empleados ClickUp

Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp

Cuando contrata a un nuevo empleado, quiere que éste contribuya a los proyectos de la empresa lo antes posible. Por desgracia, la falta de planificación puede retrasar el proceso de incorporación durante semanas (si no meses).

Para acortar el proceso de incorporación y aumentar la productividad de los nuevos empleados, aproveche Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp . Esta plantilla proporciona un flujo de trabajo detallado que comienza con el primer día de trabajo del empleado. La lista detallada divide el proceso de incorporación en prioridades semanales, lo que permite a los nuevos miembros del equipo ir marcando cada tarea a medida que avanzan.

Este informe de progreso del nuevo empleado puede personalizarse fácilmente para adaptarlo a su empresa o departamento. Considere la posibilidad de ampliar cada tarea añadiendo subtareas (por ejemplo: la tarea "Rellenar los documentos de RR.HH." incluye subtareas para las prestaciones sanitarias, la contribución 401(k) y las deducciones fiscales). También puedes añadir archivos adjuntos, firmas de los supervisores, plazos o notas para que el proceso de incorporación se desarrolle de la forma más fluida posible. Descargar esta plantilla

6. ClickUp Plantilla Gantt de Incorporación de Empleados

Plantilla Gantt de incorporación de empleados de ClickUp

El éxito del proceso de incorporación no depende sólo de que el nuevo empleado se ponga al día. También depende de que todos los miembros del equipo -incluso los que llevan años trabajando para la empresa- trabajen juntos como una unidad productiva.

La preparación de un nuevo empleado para que tenga éxito requiere la colaboración de todos los empleados de los equipos de RR.HH., jurídico y de seguridad. Por lo tanto, el proceso de traspaso y la transferencia general de conocimientos a un nuevo empleado deben ser supervisados a nivel de director o ejecutivo, que es precisamente donde se produce el cambio Plantilla Gantt de incorporación de empleados de ClickUp entra en juego.

Esta plantilla crea un plan de transición racionalizado para los nuevos empleados a nivel organizativo. Con el diagrama de Gantt, cada departamento (por ejemplo, recursos humanos, jurídico, seguridad y formación) tiene su propia carpeta, con tareas delegadas a cada empleado. Cada persona tiene su propia barra de progreso, que ofrece una visión general de alto nivel de las tareas completadas del proyecto. Por ejemplo, un responsable de recursos humanos puede encargarse de comprobar los antecedentes, rellenar el formulario I-9, verificar la identidad oficial de los nuevos empleados y presentar los formularios de prestaciones necesarios. Mientras tanto, alguien del departamento de seguridad o tecnología se encargará de configurar el inicio de sesión del nuevo empleado, su aplicación de control horario y el acceso a su tarjeta de acceso.

Con una plantilla tan detallada a su disposición, evitará la duplicación de tareas al tiempo que ofrece el máximo apoyo a los nuevos miembros del equipo. Descargar esta plantilla

7. ClickUp Plantilla SOP de Salida de Empleados

Plantilla SOP de salida de empleados de ClickUp

Los traspasos de proyectos no sólo se producen cuando un nuevo empleado se incorpora a su equipo. También se producen cuando alguien abandona el equipo.

Con Plantilla SOP de salida de empleados de ClickUp con ClickUp, puede recopilar toda la información necesaria sobre el proyecto de un empleado que abandona la empresa, evitando así cualquier descenso de la productividad. Con la plantilla Vista de calendario puede programar la entrevista de salida del empleado, mientras que la vista Documentos de ClickUp le permite recopilar, almacenar y gestionar toda la documentación necesaria.

Este plantilla de planificación de la sucesión permite una transferencia de conocimientos sin fisuras y, en última instancia, prepara al nuevo miembro del equipo para el éxito. Puede recopilar el estado del proyecto para todas las tareas delegadas, crear una lista de comprobación de tareas e información clave y asignar funciones y responsabilidades a otros miembros del equipo. Con esta práctica plantilla, puede establecer objetivos del proyecto para las nuevas contrataciones y mantener el buen funcionamiento de la empresa. Descargar esta plantilla

Evite caídas de productividad con una plantilla de traspaso de proyectos ClickUp

Mantener un proyecto en marcha de forma eficiente requiere múltiples partes móviles. Cuando terminan los turnos, se incorporan nuevos empleados, los empleados se marchan o cambia la dirección, usted quiere que todo siga funcionando sin interrupciones.

La plantilla de traspaso de proyectos adecuada puede ayudar a impulsar la productividad del equipo en todos los departamentos. Tanto si empieza con una de las muchas plantillas de traspaso de ClickUp como si la crea desde cero, podrá asignar tareas y subtareas, crear un calendario de plazos, realizar un seguimiento del progreso en tiempo real y transferir documentos importantes sin problemas.

Con ClickUp, puede personalizar fácilmente las vistas, los campos, los encabezados o el texto para adaptarlos a las necesidades específicas de su empresa. Y con más de 1.000 integraciones a su disposición, podrá gestionar eficazmente cada proyecto.

Listo para ver cómo ClickUp puede hacer que su organización funcione de manera más eficiente? Pruébelo gratis hoy mismo .