Hay varias formas de garantizar el intento correcto de un proyecto.
Puede establecer vías de escalonamiento claras cuando surjan problemas, configurar sistemas de seguimiento automatizados para actualizar continuamente el progreso y aplicar revisiones periódicas del rendimiento para evaluar y ajustar la estrategia del proyecto.
¿Y lo mejor? Cuando se centra en estas áreas, el proyecto alcanza los niveles de calidad deseados, cumple objetivos importantes y supera las expectativas.
Ese es el poder de la gestión de calidad de proyectos (PQM).
Pero, ¿qué significa este término? ¿Qué ventajas aporta? ¿Qué estrategias y herramientas resultan útiles para establecer la calidad en la gestión de proyectos?
Hablaremos de todo eso y mucho más en esta entrada del blog. Vamos a empezar. 🎢
¿Qué es la gestión de calidad de proyectos?
La gestión de la calidad de los proyectos (GCP) se refiere al proceso sistemático de planificación, gestión y control de la calidad de un proyecto para garantizar que sus resultados se ajustan a las normas de calidad acordadas, son adecuados para su finalidad y cumplen los requisitos de las partes interesadas.
La gestión de calidad de proyectos tiene tres componentes clave:
- La planificación de la calidad identifica los métodos y criterios de calidad en las primeras fases del ciclo de vida del proyecto que se utilizarán para medir el intento correcto
- **La garantía de calidad señala las oportunidades de mejorar y optimizar los flujos de trabajo y los procesos del proyecto para lograr una mayor precisión y coherencia
- El control de calidad utiliza diversas técnicas, como pruebas, inspecciones y revisiones por pares, para que el producto o servicio final no tenga defectos y ofrezca resultados fiables
Entendámoslos fases del proyecto mejor con un ejemplo. Imaginemos que una empresa de SaaS lanza una nueva función.
- Durante la planificación de la calidad del proyecto, define objetivos de tiempo de actividad y puntos de referencia del rendimiento de los usuarios
- El control de calidad garantiza que el proceso de desarrollo se ajusta a estas normas mediante revisiones periódicas del código y pruebas automatizadas
- El control de calidad entra en acción a través dedogfooding (interno) o pruebas beta (externo) para detectar cualquier error o problema relacionado con el rendimiento antes de lanzar la función
Ventajas de la gestión de la calidad de los proyectos
1. Elimina los silos
Como gestor de proyectos, lo último a lo que quiere enfrentarse es a equipos aislados que no se comunican entre sí.
Con la calidad recursos para la gestión de proyectos puede fomentar los debates interfuncionales y garantizar la visibilidad de todas las tareas en todos los equipos
Esta colaboración agiliza la resolución de problemas y cohesiona la ejecución de los proyectos, algo fundamental para tareas complejas, como el diseño de productos y la planificación de eventos, que exigen aportaciones desde todos los ángulos para mantener el rumbo.
2. Amplía los beneficios financieros
PMI informa de que el 55% de los gestores de proyectos citan los excesos presupuestarios como una de las razones del fracaso de los proyectos.
Esto puede ocurrir por varias razones:
- La ampliación del alcance puede añadir costes imprevistos
- La inflación de los precios o las fluctuaciones del mercado pueden aumentar los precios de los materiales
- La escasez de recursos puede aumentar los gastos debido a cambios en la oferta y la demanda
La gestión de proyectos ofrece un control eficaz de la gestión presupuestaria y garantiza la viabilidad financiera del proyecto en cada fase.
Para ello, puede aprovechar el software de gestión de la calidad, que ofrece análisis predictivos, lo que le permite realizar ajustes informados para anticiparse a las fluctuaciones de los costes y las necesidades de recursos.
3. Ofrece calidad
Al supervisar continuamente los procesos y resultados de principio a fin, la gestión de calidad de proyectos garantiza que se cumplen las normas de calidad. Este marco permite al equipo del proyecto detectar y corregir las ineficiencias en una fase temprana, reduciendo la necesidad de costosas repeticiones y retrasos.
¿El resultado? Un producto más fiable que sincroniza con sus metas originales y requisitos de calidad y aumenta la satisfacción del cliente.
4. Aumenta la satisfacción del cliente
PQM garantiza que los proyectos se entregan a tiempo, dentro del presupuesto y con los más altos estándares de calidad. La minimización de errores y el cumplimiento constante de las expectativas fomentan la confianza y fortalecen las relaciones con los clientes.
5. Aumenta los niveles de productividad
Los equipos de proyecto utilizan el plan de gestión de calidad para aclarar roles, responsabilidades y plazos. Le capacita para eliminar cualquier ambigüedad del proyecto desde el principio y permite a su equipo de gestión de proyectos centrarse en lo que importa, es decir, terminar el trabajo a tiempo.
_"La inspección con el objetivo de encontrar los malos y desecharlos es demasiado tardía, ineficaz y costosa. La calidad no procede de la inspección, sino de la mejora del proceso"
W. Edwards Deming, teórico estadounidense del Business
Gestión eficaz de la calidad de los proyectos con ClickUp
La gestión de la calidad de su proyecto tiene varias partes móviles, desde los objetivos a definir, la asignación de recursos, el seguimiento del progreso y la garantía de que los costes no se disparen.
Aquí es donde Plataforma de gestión de proyectos de ClickUp viene en su ayuda. Así es como sirve como única fuente de verdad para la gestión de calidad, independientemente de la complejidad del proyecto.
Visualice el progreso de su proyecto con ClickUp para la gestión de proyectos
1. Desarrolle una carta de proyecto centrada en la calidad
Al inicio de su proyecto, normalmente fijará el alcance, el presupuesto y los cronogramas. También es el momento de aclarar qué significa "calidad" para su proyecto.
Ejemplo: Aspire a una tasa de defectos inferior al 2% durante las pruebas del producto o comprométase a alcanzar una meta de tiempo de actividad del 99,9% para su aplicación de software. Sea cual sea el objetivo, asegúrese de que es específico y está directamente relacionado con el intento correcto de su proyecto.
Para simplificar el seguimiento, integre estos objetivos en Metas ClickUp .
Establezca y supervise los puntos de referencia de calidad, ya sean numéricos (p. ej., reducir los defectos en un 10%), de verdadero/falso (p. ej., cumplimiento del proveedor cumplido/no cumplido) o monetarios (p. ej., mantenerse por debajo de un presupuesto determinado para retrabajo debido a problemas de calidad).
Mejore la planificación de su gestión de calidad con las Metas de ClickUp
Agrupe sus objetivos de calidad en carpetas, como "Garantía de calidad" o "Cumplimiento de proveedores", en ClickUp y realice un seguimiento de su estado a lo largo del cronograma del proyecto. Esto garantiza que su equipo se centre en la calidad desde el principio, sin sorpresas posteriores.
También puede controlar quién accede a las Metas, establecer uno o varios propietarios y gestionar fácilmente los permisos de "vista y edición" desde la plataforma.
Creo que ha mejorado la comunicación entre nuestros compañeros de equipo en los proyectos de mayor envergadura. Poder tener conversaciones directas sobre una tarea o subtarea específica ha ayudado a la calidad y ha reducido la confusión.
Scott Rushing, Director de Sistemas de Información de Investigación en Wake Forest Baptist Health
2. Establecer un marco de gobernanza para supervisar la calidad
Una vez ajustadas las metas de calidad, el siguiente paso es crear un sistema de seguimiento. Aquí es donde entra en escena un sólido Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) o un plan de gestión de proyectos de calidad.
Considérelo una hoja de ruta que le ayudará:
- Determinar los recursos necesarios y asignarlos eficazmente
- Ajustar cronogramas e hitos realistas para mantener el proyecto en marcha
- Detectar posibles obstáculos y mitigar los riesgos antes de que se vuelvan inmanejables
A la hora de ajustar el plan de gestión de la calidad, conviene recabar la opinión de los miembros del equipo y de la dirección. Formularios ClickUp le permite capturar respuestas en un formato estructurado. Son fáciles de ajustar y se pueden personalizar para cualquier proceso de admisión.
Para facilitarle el trabajo, Automatizaciones ClickUp convierte las respuestas a formularios en tareas que se conectan directamente a sus flujos de trabajo.
Además, Vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp visualiza el cronograma de su proyecto. Desde las vistas en cascada hasta la clasificación y el filtrado ultrarrápidos, simplifica la organización de los trabajos del proyecto. Con un solo clic, puede crear tareas, añadir dependencias y reprogramar su trabajo.
Optimice los cronogramas y cumpla los niveles de calidad deseados con los gráficos de ClickUp Gantt
💡Consejo profesional: Además, no tendrá que perseguir manualmente las actualizaciones de estado. En Función de ruta crítica identifica las tareas que afectan a su fecha límite, y Slack Time destaca las tareas con horarios flexibles. Se le notifica de cada estado de progreso dentro de la plataforma con alertas desencadenantes.
La coherencia en la gestión de proyectos también es clave.
Al estandarizar las comprobaciones y los procesos de calidad, se evitan malentendidos y se garantiza que todo el equipo esté de acuerdo.
Tanto si se trata de directrices paso a paso para tareas de control de calidad como de documentación de auditorías, almacene todo de forma centralizada con Documentos de ClickUp para que nadie tenga que adivinar lo que hay que terminar.z
3. Implantar análisis predictivos de la calidad
Ya está recopilando montones de datos sobre sus proyectos: métricas de rendimiento, resultados de pruebas y conclusiones de auditorías. En lugar de reaccionar a los problemas después de que ocurran, ¿por qué no predecirlos y prevenirlos?
El análisis predictivo de la calidad analiza datos históricos para ayudarle a anticipar dónde es probable que surjan problemas de calidad en su proyecto. Por ejemplo, puede que una determinada fase del proyecto tenga problemas con frecuencia, o que determinadas métricas indiquen defectos recurrentes.
La buena noticia es que no necesita algoritmos complejos para empezar. Con ClickUp plantillas de control de calidad con las que podrá agilizar sus flujos de trabajo y garantizar que los resultados de sus proyectos cumplan siempre las normas más exigentes.
Por ejemplo, con estados personalizados como "Riesgo crítico" o "Revisión de necesidades", puede desencadenar automáticamente alertas para que los miembros de su equipo actúen con rapidez antes de que los pequeños problemas se conviertan en grandes contratiempos.
Pueden registrar los resultados en Documentos de ClickUp y envíe las actualizaciones a través de Asignar comentarios en ClickUp la gestión de los problemas a través del proceso de aprobación y mantener a todos informados.
Plantilla de (elaboración de) informes ClickUp RAG
Plantilla de (elaboración de) informes RAG de ClickUp simplifica la (elaboración de) informes en tiempo real sobre el progreso del proyecto basándose en un sistema de codificación por colores rojo, ámbar y verde. Utilícela para organizar rápidamente las tareas por nivel de riesgo, visualizar el progreso con un código de colores claro y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento para tomar decisiones con conocimiento de causa.
➡️ Más información: Tome automatización de la gestión de proyectos a otro nivel con ClickUp
4. Implemente ciclos continuos de retroalimentación y mejora
La gestión de la calidad no es una tarea fácil, ni siquiera con el mejor plan. Para garantizar un intento correcto y duradero, debe crear una cultura de retroalimentación y mejora continuas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Para ello, necesita una herramienta que le proporcione información práctica sobre las actividades de su proyecto. Paneles de control ClickUp le permiten visualizar todas las métricas relevantes en tiempo real.
Visualice los procesos de calidad de sus proyectos con los paneles de ClickUp
ClickUp le permite elegir entre más de 50 widgets que muestran métricas clave y gráficos de control relacionados con la gestión de proyectos como las tareas, el control de tiempo, las metas y el rendimiento de los sprints.
Por ejemplo, los gráficos desplegables y el seguimiento de la velocidad proporcionan una instantánea de la eficiencia de su equipo, mientras que los índices de tareas completadas muestran el progreso hacia los hitos clave.
¿Quiere saber si su equipo está sobrecargado o infrautilizado? Vista Carga de trabajo de ClickUp le ofrece una vista clara de cómo se distribuyen las tareas en el equipo. Puede realizar ajustes en tiempo real en la asignación de tareas, asegurándose de que los recursos se utilizan de forma eficaz.
Gestione la asignación de recursos mediante la vista Carga de trabajo de ClickUp
Además, cree informes detallados sobre diversos aspectos de su proyecto -como las tasas de defectos, el cumplimiento del alcance o la satisfacción del cliente- y distribúyalos al equipo desde la propia plataforma para su posterior discusión y análisis.
Por último, Cerebro ClickUp clickUp Brain, el asistente de IA integrado de ClickUp, ofrece respuestas instantáneas a preguntas sobre su proyecto mediante la búsqueda de datos en todos los paneles. Minimiza la necesidad de realizar búsquedas manuales de datos, ofreciendo información crítica de forma rápida y liberando a los equipos para que se centren en la ejecución.
Tanto si necesita comprobar el estado del proyecto, el equilibrio de la carga de trabajo o las métricas de calidad, el gestor de proyectos y conocimientos de IA integrado proporciona información instantánea para ayudarle a supervisar el rendimiento del proyecto.
Utilice ClickUp Brain como su gestor de conocimientos y proyectos integrado para hacer más eficiente la gestión de proyectos
💡Consejo profesional: Cuando termine su proyecto, utilice plantillas post-mortem para documentar si se cumplieron los objetivos, identificar los logros y los obstáculos y reflexionar sobre las lecciones aprendidas.
Herramientas para la gestión de la calidad de los proyectos
Ahora que hemos hablado de consejos para la gestión de proyectos para definir y mantener la calidad, examinemos las herramientas y los marcos que pueden facilitarle mucho este trabajo.
1. Diagrama de afinidad
Un diagrama de afinidad es una herramienta para organizar un gran número de ideas, puntos de datos o resultados de investigación en grupos naturales basados en sus relaciones. Este método ayuda a dar sentido a la información dispersa, revelando patrones y puntos de vista que no son inmediatamente obvios. Plantilla de diagramas de afinidad de ClickUp proporciona una estructura visual para agrupar ideas, correlacionar tareas, identificar tendencias y seguir el proyecto.
Plantilla de diagramas de afinidad de ClickUp
Esta plantilla de Pizarra le permite:
- Mover fácilmente las ideas entre grupos para ver cómo se relacionan entre sí
- Ajustar automáticamente el diagrama a medida que se añaden o reorganizan más ideas, manteniendo limpio el diseño
- Añadir colores, iconos o figuras a las categorías para una mayor claridad y una identificación más rápida de los grupos importantes
Caso de uso: Durante sesiones de brainstorming o cuando se trata de resolver problemas complejos.
2. Diagrama de matriz
Un diagrama matricial es un gráfico que muestra la relación entre dos o más conjuntos de elementos. Compara distintas variables -como el tiempo, el coste y los recursos- y ayuda a comprender cómo se influyen mutuamente.
Por ejemplo, puede utilizar la matriz Plantilla de diagrama de matriz de esfuerzo de impacto de ClickUp para evaluar el valor de las tareas y sus esfuerzos asociados, garantizando que los proyectos de alta prioridad se aborden con eficacia.
Plantilla de matriz de esfuerzo de impacto de ClickUp
La plantilla le da acceso a:
- Una Lista de los recursos y el personal más adecuados para cada tarea
- Una escala para asignar un valor numérico tanto a las estimaciones de esfuerzo como a las de impacto
- Una cuadrícula que incorpora métricas para evaluar qué tareas son las más importantes
Caso de uso: Durante la toma de decisiones cuando múltiples factores influyen en la calidad.
3. Diagrama de interrelaciones
Un diagrama de interrelación ilustra las relaciones de causa y efecto entre varios elementos de un sistema. Identifica y mapea las influencias más significativas en una situación compleja, por ejemplo cómo influyen las distintas dinámicas de equipo en los resultados de un proyecto.
En Plantilla de Diagrama de Relación de Entidades ClickUp le permite, por ejemplo, rastrear las causas y gestionar las interdependencias en las tareas de su proyecto.
Plantilla de diagrama de relaciones de entidad de ClickUp
Usted puede:
- Configurar su diagrama y, a continuación, añadir las entidades, relaciones y atributos
- Definir las relaciones dentro de los datos que desea representar
- Generar un informe para documentar su trabajo
Caso práctico: Cuando los problemas tienen múltiples causas: para correlacionar las interacciones entre las causas y descubrir las más críticas.
4. Gráfico de control
Un gráfico de control es una herramienta estadística utilizada para hacer un seguimiento del rendimiento de un proceso a lo largo del tiempo. Muestra cómo se comporta un proceso, si es estable y si se producen variaciones fuera de los límites establecidos, ayudando a garantizar la coherencia y la calidad.
A gráfico de gestión de proyectos podría utilizarse para controlar los cronogramas de producción y detectar desviaciones en los plazos de entrega. Sin embargo, Plantilla del plan de acción de ClickUp que también funciona como gráfico de control, ofrece una solución más especializada para visualizar la estabilidad del proceso, hacer un seguimiento de las variaciones y mantener el control sobre la calidad y los resultados del proyecto.
Plantilla de plan de acción de ClickUp
Típico de ti:
- Crear tareas con varios estados personalizados para realizar un seguimiento del progreso
- Construir su flujo de trabajo ClickUp, que incluye Lista, (diagrama de) Gantt, Carga de trabajo, y más
- Mejorar el seguimiento del plan de acción con reacciones a comentarios, subtareas anidadas y múltiples personas asignadas
Caso de uso: En el control de calidad durante la ejecución del proyecto, ya que proporciona información visual sobre si los procesos son estables y funcionan según lo esperado.
5. Matriz de priorización
Una matriz de priorización es un marco estructurado que clasifica o prioriza un conjunto de elementos, normalmente tareas, en función de determinados criterios como la importancia o la urgencia
Tanto si dirige un proyecto a gran escala como si acaba de empezar, utilice Plantilla de matriz de priorización de ClickUp para priorizar los problemas de los clientes en función de la gravedad y el tiempo de resolución.
Plantilla de matriz de priorización multicriterio de ClickUp
Así es como destaca:
- Es una herramienta excelente para la evaluación de mejoras y flujos de trabajo
- Los elementos pueden priorizarse fácilmente y trazarse en la matriz de 3×3
- Los recursos pueden asignarse de forma más eficiente
Caso práctico: Cuando gestiona recursos limitados y necesita priorizar las áreas de mayor impacto para la mejora de la calidad.
6. Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo representa visualmente un proceso o flujo de trabajo, detallando los pasos secuencialmente para comprender cómo están interconectados los distintos componentes.
Con el Plantilla de diagrama de flujo ClickUp con ClickUp, puede definir fácilmente cada paso de su proceso, destacando los cuellos de botella, tomando medidas correctivas y mejorando la eficiencia.
Plantilla de diagrama de flujo ClickUp
Tanto si es propietario de una empresa como si es un particular, le resultará útil para:
- Crear representaciones visuales de sus flujos de trabajo diarios
- Realizar fácilmente el seguimiento del progreso a medida que las tareas avanzan en cada fase
- Compartir sus diagramas con las partes interesadas internas o externas para la colaboración
Caso práctico: Esbozar procesos de gestión de la calidad, diagnosticar ineficiencias y mejorar la claridad en torno a los flujos de trabajo.
7. Gráfico de Pareto
El gráfico de Pareto es un gráfico de barras que destaca los factores más significativos que contribuyen a un problema o efecto, siguiendo el Principio de Pareto (el 80% de los problemas proceden del 20% de las causas).
Por ejemplo, puede utilizar un gráfico de Pareto para identificar las quejas de los clientes que causan mayor insatisfacción y solucionarlas rápidamente.
Caso práctico: Durante el análisis de la causa raíz, el gráfico de Pareto ayuda a identificar la causa principal de los defectos.
8. Diagrama causa-efecto (Diagrama de espina de pescado)
Un diagrama de causa y efecto, o diagrama de espina de pescado, es una herramienta para identificar las causas profundas de un problema. Clasifica las posibles causas en grupos principales (como personas, métodos y materiales) y muestra cómo pueden contribuir al problema.
En Plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp le permite analizar sistemáticamente los problemas, asegurándose de que se exploran y abordan todas las causas potenciales.
Plantilla de diagrama de espina de pescado de ClickUp
Usted puede:
- Identificar y priorizar los problemas subyacentes
- Colaborar para aportar posibles soluciones de forma eficaz y eficiente
- Visualizar las conexiones (a internet) entre los factores contribuyentes y los posibles resultados
Caso práctico: Explorar los factores que contribuyen al retraso y determinar por qué un proyecto se retrasa sistemáticamente. Esto es útil en proyectos de construcción, donde los retrasos de los proveedores y la escasez de recursos pueden afectar negativamente a los resultados finales.
9. Benchmarking
La evaluación comparativa consiste en comparar el rendimiento, los procesos o las métricas del proyecto con los estándares del sector o la competencia
Puede utilizar el Plantilla de análisis comparativo ClickUp para definir los plazos de prestación de servicios o las métricas de satisfacción de los pacientes comparándolos con los de los hospitales con mejores resultados para mejorar la calidad.
Plantilla de análisis comparativo de ClickUp
Utilice esta plantilla para:
- Identificar quiénes son sus competidores y con qué recursos cuentan
- Analizar los datos y crear gráficos para visualizarlos
- Revisar periódicamente el análisis comparativo
Caso práctico: Identificar carencias, ajustar metas de rendimiento y aplicar mejoras. Por ejemplo, puede comparar la productividad de su equipo con la de los líderes del sector para determinar los aspectos que deben corregirse.
10. Auditorías de calidad
Una auditoría de calidad revisa formalmente los procesos, procedimientos y resultados de su proyecto para garantizar que cumplen las normas de calidad definidas.
Caso práctico: En gestión de proyectos informáticos una auditoría de calidad podría revisar las prácticas de creación de software para identificar problemas como la ineficacia en la codificación, el incumplimiento de las normas de seguridad y la falta de documentación.
Desafíos en la gestión de calidad de proyectos
La gestión de la calidad no es lineal; a menudo implica equilibrar varios limitaciones del proyecto .
- Enfoque fragmentado de la calidad: Esto ocurre cuando participan varios equipos o departamentos; cada grupo puede centrarse en sus propias metas
- Requisitos poco claros: Cuando los equipos del proyecto empiezan con requisitos vagos o poco claros, el resultado es la dificultad para ajustar las normas de calidad,desviación del alcancey desajustes en el trabajo del equipo y las expectativas de las partes interesadas
- Falta de metas cuantificables: ¿Cómo saber si el equipo está cumpliendo las normas de calidad sin metas coherentes y cuantificables? Diferentes miembros del equipo pueden tener sus propias interpretaciones de la "calidad", lo que da lugar a incoherencias en lo que se entrega
- **Algunos miembros del equipo pueden ver el control de calidad como una molestia que ralentiza el proyecto; con el tiempo, esta actitud puede bajar la moral y debilitar la aplicación de los procesos de calidad, lo que repercute en los resultados finales
¿Cuándo es el momento perfecto para utilizar el software PQM?
Puede necesitar un software PQM en el momento de:
🎯 Ajuste de unos estándares de calidad del proyecto claros y definición de los criterios de aceptación de los entregables
🎯 Supervisar los procesos en curso para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad e identificar problemas de forma temprana
🎯 Verificación de que los entregables cumplen los criterios de calidad definidos antes de su aprobación final
🎯 Realización de auditorías o revisiones para evaluar la calidad general del proyecto y documentar las lecciones aprendidas
Centrarse en el control de calidad con ClickUp
Los proyectos de alta calidad son rentables, satisfacen las demandas de los clientes y le ayudan a conseguir más empresa a largo plazo. Esto no sucede de la noche a la mañana ni por accidente.
Un sólido software de gestión de proyectos como ClickUp ayuda a sentar las bases para la gestión de la calidad de los proyectos.
Con actualizaciones en tiempo real, funciones de gestión de recursos e información sobre el rendimiento, ClickUp es compatible con todos los aspectos del control de calidad en la gestión de proyectos.
¿A qué espera? Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y descubra cómo la calidad en la gestión de proyectos aumenta la eficacia.