¿Qué sería de un pintor sin su pintura? ¡Un -er! 😅
Puede que el chiste sea redundante, pero la gestión de recursos desde luego no lo es. Este proceso entre bastidores desempeña un rol fundamental en el intento correcto de cualquier proyecto. La verdad es que, aunque todos tus materiales sean de alta calidad y todas las personas sean capaces, no importará si no sabes cómo darles un buen uso.
Para planificar y ejecutar un proyecto con eficacia, hay que ser consciente de los recursos que se necesitan y de los que se tienen. También debes ser experto en gestión de recursos. Sólo así podrá su proyecto funcionar sin problemas y lograr resultados favorables.
Hemos elaborado esta guía para ayudarle a refrescar sus conocimientos sobre los recursos para la gestión de proyectos. Aprenderás sobre los diferentes tipos de recursos, cómo identificarlos y gestionarlos, y cómo el software de gestión de recursos puede simplificar estos procesos.
¿Qué son los recursos de gestión de proyectos?
Los recursos del proyecto representan todo aquello de lo que se depende para completar el proyecto con éxito. La gestión de recursos es el proceso de planificar y utilizar estos elementos.
Los recursos para la gestión de proyectos pueden ser físicos, como herramientas y materiales, e intangibles, como tiempo y esfuerzo.
Los recursos físicos tienen un valor monetario específico. Pueden ser temporales o fijos en función del tiempo de que disponga de ellos. Dicho esto, los recursos intangibles, como los contratos, también pueden tener una fecha de caducidad.
También podemos clasificar los recursos de gestión de proyectos como internos o externos. Los recursos internos son los activos de su empresa, como los espacios de oficina, mientras que los recursos externos son los que obtiene o contrata del exterior. Ejemplos de recursos externos son los contratistas y los proveedores.
Consejo profesional: Para estar al tanto de todos los recursos, utilice un sistema de gestión de recursos sólido
software de gestión de recursos
como
. Los gestores de proyectos utilizan ClickUp como hub todo en uno para planificar los recursos y el trabajo. Las versátiles funciones y opciones de personalización de la herramienta permiten una integración perfecta en el flujo de trabajo de cualquier proyecto.
Aproveche las versátiles funciones de gestión de proyectos de ClickUp para gestionar los recursos de los proyectos y agilizar el flujo de trabajo
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
Ilustremos la importancia de gestionar los recursos con un ejemplo:
imagina que eres un gestor de proyectos que supervisa el desarrollo de una app crítica
Como no has dedicado suficiente tiempo a la planificación, no has conseguido establecer un cronograma realista ni determinar los recursos necesarios para completar el proyecto. A medida que arranca el desarrollo, las cosas empiezan a torcerse rápidamente. Los desarrolladores y otros participantes en el proyecto van contrarreloj, bajo presión, y no hacen su mejor trabajo.
El resultado es una app de mala calidad que ha superado con creces el plazo de entrega. Está plagada de incidencias y necesita muchas revisiones, lo que acaba costando mucho más de lo previsto. Todo el mundo, incluido el cliente, queda insatisfecho.
Un enfoque tan desorganizado puede funcionar cuando la empresa es pequeña, pero no si eres
gestión de grandes proyectos para corporaciones
que se ocupan de varios proyectos simultáneamente. En este escenario, debe adoptar un enfoque estratégico, analizando cuidadosamente los requisitos del proyecto y asignando los recursos en consecuencia. Un calendario de proyecto ambicioso pero factible tiene en cuenta los inevitables problemas que puedan surgir y garantiza que su equipo trabaje sin estrés y con eficacia. Puedes cumplir los plazos sin comprometer la calidad, e incluso superar las expectativas del cliente. 🏆
Tipos de recursos para proyectos
Mientras que los recursos en
se pueden clasificar de muchas maneras, en este artículo, cubriremos cuatro tipos básicos:
- Recursos financieros
- Recursos materiales
- Recursos humanos
- Tiempo
Conozca cada tipo, su significado y algunos ejemplos en las siguientes secciones:
Recursos financieros
El dinero es el recurso más valioso para cualquier proyecto. Representa la fundación de todos los demás recursos de gestión de proyectos, como los materiales y la mano de obra. Por eso debes gestionarlo meticulosamente desde el principio. 💵
La compatibilidad financiera de tu proyecto puede proceder de diversas fuentes, como:
- Presupuesto interno del proyecto
- Inversores y patrocinadores externos
- Préstamos bancarios
- Subvenciones
- Campañas de crowdfunding
Cuando tomes decisiones financieras, apóyate en opciones rentables. En el peor de los casos, te sobrará algo de dinero. En cambio, si te quedas sin financiación a mitad de proyecto, toda la operación se verá comprometida.
**Consejo profesional Plantilla de presupuesto de proyecto con EDT de ClickUp presenta una forma sencilla pero eficaz de gestionar los gastos de un proyecto. Incluye una estructura de desglose del trabajo (EDT), que le permite hacer un seguimiento incluso de los gastos más insignificantes.
Desglose y haga un seguimiento de todos los gastos de su proyecto con la plantilla de presupuesto de proyectos con EDT de ClickUp
Recursos materiales
Los recursos materiales son todos los activos que su empresa posee o presta para que su proyecto cobre vida. Incluyen:
- Instalaciones: Son los espacios en los que desarrollará su empresa, como oficinas, talleres y zonas de almacenamiento
- Materiales: Incluyen los consumibles y las materias primas o procesadas que permiten la ejecución de tu proyecto. Son perecederos y agotables, por lo que hay que reponerlos periódicamente
- Herramientas: Representan el equipo, la maquinaria o los programas informáticos que te ayudan a poner en marcha el proyecto. Se deterioran o pierden valor con el tiempo, por lo que hay que renovarlos de vez en cuando
Consejo profesional: ClickUp ofrece varias plantillas para ayudarle a gestionar los recursos materiales del proyecto. Por ejemplo, la plantilla Plantilla de gestión de inventario de ClickUp es ideal para el seguimiento de la disponibilidad de los recursos del proyecto, el estado de los pedidos, los proveedores y los precios. Con la Plantilla de gestión de activos ClickUp con esta plantilla, puede mantener un registro del inventario, la condición y las reparaciones de sus equipos. 🛠️
Realice el seguimiento de la disponibilidad y los pedidos de sus existencias en tiempo real con la plantilla de gestión de inventario de ClickUp
Recursos humanos
Las personas que hacen posible su proyecto son los recursos más difíciles de gestionar porque introducen una matriz de variables que debe tener en cuenta antes de hacer planes. Son personalidades únicas con sus distintas confirmaciones, rasgos y habilidades. También son esenciales para llevar a cabo todas las operaciones del proyecto, desde la ideación hasta la ejecución. 👥
Por eso reclutar a los miembros de un equipo de proyecto, desarrollarlos y mantenerlos contentos exige dedicarles mucho tiempo y recursos económicos. Según las investigaciones del Project Management Institute, las deficiencias de talento pueden obstaculizar el 40 de los esfuerzos de aplicación de estrategias.
Los recursos humanos pueden incluir:
- Directores de proyecto: Personas que planifican el proyecto, asignan recursos y supervisan el progreso
- Miembros del equipo del proyecto: Un grupo diverso de individuos que tienen habilidades relevantes para el proyecto y contribuyen a él
- Contratistas externos: Personas ajenas a la organización a las que se contrata para fines específicos del proyecto
Consejo profesional: ¿Sabía que ClickUp es también una herramienta de gestión de equipos ? Agiliza la contratación, la incorporación y la administración. Con más de 100 plantillas de RRHH prediseñadas podrá gestionar cualquier proceso de RRHH sin esfuerzo.
ClickUp tiene todo lo que necesita para gestionar los recursos más importantes de su proyecto: las personas
Tiempo
Aunque es el trabajo lo que impulsa el proyecto, el tiempo que lleva este trabajo es un recurso esencial que hay que tener en cuenta a la hora de planificar. El tiempo es oro: el proyecto no puede alargarse hasta el infinito. Debe seguir un calendario para mantenerse dentro del presupuesto y evitar interferir con otros compromisos.
El tiempo también depende de otros recursos de gestión de proyectos. Por ejemplo, cuantas más personas trabajen en una tarea concreta, menos tiempo tardarán en terminarla. Si la finalización de la tarea depende de un determinado material limitado, tendrá que suministrar una cantidad suficiente de dicho recurso para evitar retrasos innecesarios.
Al principio, calcular cuánto tiempo le llevarán las tareas del proyecto puede resultar difícil, a menos que realice un seguimiento del tiempo. Si lo haces, podrás asignar franjas horarias a las tareas con mayor precisión en el futuro y ajustar cronogramas de proyecto realistas. ⌛
**Consejo profesional ClickUp le permite registrar el tiempo desde cualquier dispositivo y generar rápidamente informes para su análisis.
Registre cuánto tiempo le lleva cada tarea y cree informes sin esfuerzo con ClickUp
Identificación y gestión de recursos para un proyecto: Proceso paso a paso
Si quiere que su proyecto funcione sin contratiempos, empiece a prepararlo mucho antes de la fecha de inicio del proyecto y tenga en cuenta cómo gestiona los recursos.
En la siguiente sección, compartiremos los pasos necesarios para la gestión de proyectos. También conocerá algunas técnicas de gestión muy útiles, como las siguientes nivelación de recursos y previsión.
Paso 1: Definir el alcance del proyecto
La creación del plan del proyecto es el primer paso en el manual de cualquier gestor de recursos. Lista toda la información que es crucial para el inicio del trabajo del proyecto, como:
- Tareas específicas y sus dependencias
- Miembros del equipo y sus roles
- Calendario previsto del proyecto
- Métricas que determinarán el intento correcto del proyecto
Conocer los detalles de las actividades de su proyecto le ayudará a evaluar los recursos necesarios.
Paso 2: Comunicación con los miembros del equipo
Debe implicar a todo el equipo en el proceso de planificación de recursos. Ellos son expertos y pueden tener experiencia en proyectos similares, y pueden darte puntos que te ayuden con la previsión de recursos.
Así podrás hacer estimaciones más precisas sobre cuánto tiempo y otros recursos necesarios necesita cada tarea del proyecto y asignarlos eficazmente. 🔮
Paso 3: Analizar los recursos disponibles
Antes de determinar qué cantidad de cada recurso debe reservar, debe recopilar datos sobre los activos disponibles en la actualidad. El principal recurso que debes analizar es el presupuesto. Una vez cubiertos los aspectos básicos, presta atención a:
- Recursos vitales para el inicio del proyecto
- Los que requieren un pedido previo
Al asegurarse de que dispone de todos los medios para iniciar el proyecto con éxito y sin retrasos, crea una base sólida sobre la que construir.
Paso 4: Crear un plan de recursos
Una vez que tengas toda la información necesaria, elabora un plan oficial de plan de recursos . Este documento guiará los próximos esfuerzos de gestión de recursos en todo el equipo. Define todas las necesidades de recursos de tu proyecto e incluye sus descripciones, las cantidades necesarias y los plazos de adquisición.
Paso 5: Crear un calendario de recursos
En esta fase, debe alinear sus calendario de recursos con el calendario del proyecto. La programación de recursos evita retrasos y garantiza que todos los equipos y materiales puedan llegar a tiempo para que tu equipo no tenga que perder tiempo esperando. Si necesitas contratar a contratistas externos, asegúrate de que estén disponibles para realizar su trabajo cuando sea necesario. 📝
Paso 6: Asignar recursos
La asignación de recursos es el quid de tu estrategia de gestión de recursos. En esta fase, debes emplear toda tu capacidad mental y tus habilidades de gestión del tiempo para determinar quién utilizará qué recurso y cuándo.
Muchos recursos son limitados, por lo que crear un calendario preciso de antemano es necesario para dos factores decisivos que afectan al intento correcto del proyecto:
- Evitar conflictos
- Garantizar la máxima eficacia
Este proceso de asignación de recursos a las distintas tareas del proyecto se conoce como carga de recursos y forma parte integrante del periodo de planificación.
Cuando asigne trabajo a los miembros de un equipo, tenga en cuenta su disponibilidad y asígneles trabajo en consecuencia. Aunque suene atractivo en teoría, completar su tiempo para alcanzar el 100% de capacidad no es una buena idea. Los imprevistos ocurren a menudo: si uno de los miembros del equipo se pone enfermo, otros tendrán que sustituirle. Dejar un margen de maniobra para estas situaciones ayudará a mantener el proyecto dentro de los plazos previstos.
Es crucial ser adaptable y reajustar rápidamente las fechas o reasignar recursos para resolver los problemas que surjan y evitar el exceso de trabajo. A este proceso lo llamamos nivelación de recursos.
Paso 7: Seguimiento del progreso y análisis de resultados
Debe supervisar cómo se están utilizando los recursos para asegurarse de que no se está retrasando ni superando el presupuesto. Para obtener la información más precisa, debe determinar de antemano sus indicadores clave de rendimiento y medir el progreso a medida que avanza en el ciclo de vida del proyecto. Si lo hace, podrá detectar rápidamente los problemas y actuar antes de que hagan descarrilar todo el proyecto.
Una vez que el equipo termine el proyecto, podrá analizar estas métricas para comprender la eficacia de sus esfuerzos de gestión de recursos. De esta forma, sabrás exactamente qué ha ido bien y qué debes mejorar en el próximo proyecto. 📈
Cómo gestionar los recursos de un proyecto con ClickUp
La planificación de recursos es probablemente el aspecto más de la gestión de proyectos . Exige pensar con mucha antelación. Si toma una decisión equivocada, todo el proyecto puede irse al traste. Por suerte, tiene herramientas de gestión de recursos como ClickUp a su disposición para asegurarse de tener todo lo necesario para el despegue del proyecto. 🛫
A continuación le explicamos cómo utilizar ClickUp para planificar y gestionar los recursos de cualquier proyecto. Puede empezar desde cero o aprovechar las numerosas plantillas ya preparadas de ClickUp. Para empezar, puede que estas dos le resulten útiles:
- Plantilla de matriz de recursos para proyectos de ClickUp
- Plantilla de planificación de recursos ClickUp
A continuación le mostramos cómo sacar el máximo partido a Las completas funciones de gestión de proyectos de ClickUp :
Cree su entorno de trabajo e inventario Jerarquía de proyectos de ClickUp le permite organizar y agilizar todo su proceso de gestión de recursos. Cree su entorno de trabajo, añada una tarea para cada elemento de trabajo y asígnela al miembro del equipo responsable. Defina dependencias de tareas para aclarar la secuencia de tareas y evitar cuellos de botella. 🔗
Especifique tareas y dependencias de tareas en ClickUp para que la ejecución del proyecto sea fluida
Utilice una de Automatizaciones de ClickUp o cree otras personalizadas para optimizar su flujo de trabajo y ampliar sus operaciones. Con las Automatizaciones, no tendrá que perder tiempo en trabajo manual repetitivo y podrá centrarse en la gestión de recursos.
ClickUp simplifica aún más la colaboración y la comunicación entre funciones: utilice la vista de tareas para añadir descripciones, listas de control y archivos y ayudar a las personas asignadas a ejecutar su trabajo sin problemas. Cuando necesite la opinión directa de los miembros del equipo o de las partes interesadas, solicítela en los comentarios de la tarea o a través de Chat de ClickUp .
Planifique sus recursos
ClickUp incluye más de 15 vistas personalizables que le permiten gestionar y realizar el seguimiento de cualquier aspecto de la planificación de recursos con facilidad. Obtenga una Panorámica clara de los recursos actuales y pendientes aprovechando:
- El estándarClickUp Vista Lista* El estilo KanbanVista Tablero Asigne a cada recurso un rótulo de prioridad para que su equipo sepa qué debe abordar primero. También puede añadir Campos personalizados, como estados y fórmulas, que pueden calcular automáticamente sus costes.
Una vez que tenga toda la información, redacte su plan de gestión de recursos con Documentos de ClickUp -el editor de texto integrado en la plataforma. Para la programación de recursos, puede utilizar la función ClickUp vista Gantt o
/ref/ https://clickup.com/features/calendar-view Vista del Calendario /%href/
para visualizar el cronograma de los próximos esfuerzos de gestión de recursos.
Comprenda mejor la programación de sus recursos con la vista Gantt de ClickUp
Construir personalizado Formularios ClickUp para solicitar información de proveedores, como precios e inventario. Almacene y organice todos los datos recopilados para análisis coste-beneficio y la toma de decisiones. Con Vista Mapa de ClickUp , puedes consultar la ubicación exacta de cada proveedor o instalación sin salir de la app. 📍
Asignar trabajo y hacer un seguimiento del progreso
Ahora es el momento de poner tu plan de recursos en acción con la asignación de recursos. Utilice Vista Carga de trabajo de ClickUp para asignar trabajo a los miembros del equipo en función de su disponibilidad. Defina su capacidad utilizando indicadores como:
- Tiempo
- Número de tareas
- Puntos de sprint
Incluso puede añadir un campo personalizado para adaptar la vista a los flujos de trabajo de equipos específicos. Pendiente queda elegir cómo quieres que aparezca la vista, incluido el periodo mostrado.
La vista Carga de trabajo de ClickUp convierte la carga de recursos en un paseo
A medida que su equipo completa el trabajo y utiliza los recursos, puede marcar su progreso en la plataforma. Con más de 50 tarjetas, puede crear un registro personalizado de la carga de trabajo Panel de ClickUp para evaluar el rendimiento de un vistazo. También puede especificar sus objetivos en Metas de ClickUp y realiza un seguimiento de tu progreso hacia ellos con Objetivos medibles.
Optimice la gestión de recursos de sus proyectos con ClickUp
La forma en que gestiona los recursos de gestión de proyectos puede determinar los resultados de su proyecto. Una planificación y asignación eficaz de los recursos posiciona a su equipo para el intento correcto, garantizando la entrega del proyecto a tiempo y sin estrés.
La gestión de recursos es una operación compleja, pero puede simplificarla aprovechando las ventajas de ClickUp ventajas del software de gestión de proyectos como ClickUp. Pruebe ClickUp gratis, gratuito/a ¡y utilízalo para hacer la limonada más deliciosa con los limones que te han dado! 🍋