En la década de 1900, se utilizaban canarios como centinelas en las minas de carbón. Cuando el monóxido de carbono, indetectable para los seres humanos, alcanzaba niveles peligrosamente altos, los pájaros dejaban de cantar. Esto servía como una advertencia oportuna, dando a los mineros tiempo suficiente para escapar.
Los gráficos de control son como canarios. Cuando todo está bajo control, el gráfico de control, que es un gráfico que representa medidas cuantitativas en función del tiempo, presentará una imagen tranquilizadora. Las variaciones inesperadas o las desviaciones extraordinarias que amenacen su proyecto harán saltar las alarmas.
Desarrollados por primera vez en 1924 por Walter A. Shewhart, los gráficos de control se utilizaban para diferenciar entre la variación aleatoria, que es normal, y la variación disruptiva en el proceso de fabricación de equipos de telecomunicaciones en Bell Labs. Hoy en día, estos gráficos se utilizan en el control de calidad, la sanidad, la I+D y el sector servicios.
Los profesionales de la gestión de proyectos (PMP) los utilizan para la gestión de la calidad y el control de procesos. Ayudan a supervisar el rendimiento, identificar variaciones por causas especiales y garantizar que los gestores de proyectos puedan tomar medidas correctivas para mantener las variaciones dentro de los límites predefinidos. A largo plazo, sirven como herramienta para impulsar la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos.
Este artículo explica el uso de los gráficos de control en la gestión de proyectos con ejemplos que describen situaciones reales. Veamos cómo pueden ayudarle a crear estrategias de gestión de proyectos proactivas en lugar de reactivas y a ir un paso por delante.
Comprender los gráficos de control
Un gráfico de control, también denominado gráfico de control estadístico de procesos (SPC) o gráfico de Shewhart, es una potente herramienta gráfica diseñada para supervisar y mantener el control sobre la calidad de los procesos y la ejecución de los proyectos. Garantiza que las operaciones se desarrollen en condiciones estables y coherentes, lo que ayuda a maximizar la eficiencia y mantener el flujo general de su empresa.
Ejemplo 1: Supongamos que el autobús escolar debe llegar a su puerta a las 7:00 a. m. todos los días. Algunos días llega un poco tarde, otros un poco antes. En cualquier caso, llega al colegio antes de que suene el timbre, por lo que no le preocupa demasiado.
Ahora bien, ¿qué pasa si un día el autobús llega 20 minutos antes? ¿O 20 minutos tarde? Se trata de una gran variación con respecto a la rutina habitual que alterará gravemente su horario matutino.
La idea básica detrás de los gráficos de control es que todos los procesos implican variaciones, pero solo algunas de ellas dan lugar a fallos catastróficos. Al realizar un seguimiento visual de todas las variaciones del proceso, un gráfico de control puede ayudar a identificar las variaciones y abordar los problemas de los proyectos de forma temprana. Este enfoque proactivo favorece un funcionamiento empresarial más fluido y fiable.
Cada gráfico de control contiene cinco elementos.
- Puntos de datos: son mediciones o valores individuales, cada uno de los cuales representa una instantánea de su proceso en un momento específico. En el gráfico de control anterior, los horarios de llegada de los autobuses escolares son sus puntos de datos.
- Eje temporal (eje x): El eje horizontal suele representar el tiempo, mostrando cuándo se recopiló cada punto de datos. Esto le ayuda a ver cómo cambia su proceso a lo largo del tiempo.
- Eje de medición (eje y): El eje vertical representa la variable de seguimiento, como el número de defectos, los retrasos en las salidas de los vuelos, las desviaciones en el peso o el volumen, o cualquier otra métrica relevante para su proceso.
- Línea central (línea media): esta línea horizontal representa la media de todos sus puntos de datos individuales. Es su referencia para comprender el comportamiento normal del proceso.
- Límite de control superior y límite de control inferior: El límite de control superior (UCL) es una línea situada por encima de la media, y el límite de control inferior (LCL) es una línea situada por debajo de la media. Ambos límites de control suelen fijarse en tres desviaciones estándar. Juntos, el UCL y el LCL forman una banda alrededor de la línea media. Su proceso estará bajo control siempre que sus puntos de datos se mantengan dentro de esta banda. Cuando los puntos caen fuera de la banda creada por los límites de control, esto indica un posible problema.
¿Cómo se crea un gráfico de control?
Crear un gráfico de control es sencillo. Esto es lo que debe hacer:
- Recopile sus datos: en primer lugar, recopile los datos que desea supervisar. Estos pueden ser desde las cifras de ventas diarias hasta el tiempo que se tarda en completar las tareas.
- Trace los datos: en un gráfico, trace los puntos de datos a lo largo de un cronograma. El eje x suele representar el tiempo, mientras que el eje y representa la variable que está midiendo. Al trazar los puntos de datos en función del tiempo, obtendrá un gráfico de series temporales, la primera fase de un gráfico de control.
- Calcule la media: encuentre el promedio de sus puntos de datos y trace una línea horizontal en su gráfico con este valor. Esta línea representa la tendencia central de su proceso.
- Establezca límites de control: calcule los límites de control superior e inferior para ayudarle a determinar cuándo un proceso se desvía. Trace líneas en estos valores por encima y por debajo de la línea media.
- Interprete el gráfico: Observe cómo se comporta su gráfico de control con respecto a los límites de control establecidos a medida que añade datos. Su proceso es estable si los puntos de datos se mantienen dentro de estos límites. Si superan los límites, tome medidas para corregir el proceso antes de que se salga de control.
Métricas y datos clave de los gráficos de control
Una vez que haya creado un gráfico de control del proyecto, ya tiene medio camino recorrido. Ahora es el momento de analizar los resultados. Utilice estas métricas para evaluar su rendimiento:
- Intervalo (R): El intervalo es la diferencia entre los puntos de datos más altos y más bajos de su muestra. Puede utilizarlo para hacerse una idea rápida de la variabilidad dentro de cada subgrupo de datos.
- Desviación (x − xˉ): La desviación se refiere a la diferencia entre un único punto de datos y el valor medio (media). Indica la distancia entre ese punto concreto y la media.
- Desviación estándar (σ): mide la dispersión de todos los puntos de datos alrededor de la media. Calcula la desviación media de cada punto de datos con respecto a la media, lo que da una idea de la variabilidad general de los datos.
- Varianza (σ2): La varianza mide cuánto se desvían los puntos de datos de la media. Se calcula elevando al cuadrado las diferencias entre cada punto y la media y haciendo la media de esas diferencias al cuadrado. En términos más sencillos, la varianza muestra cuánta variación hay en su proceso.
También puede utilizar la Regla del Siete en PMP, una medida sencilla pero eficaz para identificar patrones de procesos fuera de control.
La regla del siete establece que si siete puntos de datos consecutivos caen a un lado de la línea central, ya sea todos por encima o todos por debajo, es posible que el proceso esté experimentando un problema que requiere investigación.
La regla del siete es importante porque:
- Este patrón suele indicar un cambio sutil, incluso dentro de los límites de control, que podría acabar provocando un problema más grave.
- Ayudan a determinar si hay factores externos que influyen en su proceso o si se está produciendo un cambio constante en el comportamiento del proceso.
Ahora, exploremos los gráficos de control que puede utilizar para gestionar el alcance, el coste, el cronograma, la calidad, los recursos y el riesgo de sus proyectos.
Tipos de gráficos de control con ejemplos
Existen muchos tipos de gráficos de control, cada uno de ellos adaptado a un tipo específico de requisito de control.
1. Gráficos de variables
¿Desea utilizar mediciones precisas para controlar aspectos específicos de su proceso, como el peso, la temperatura o el tiempo? Un gráfico de control variable es exactamente la herramienta estadística que necesita.
Este tipo de gráfico le ayuda a supervisar procesos en los que se mide algo que puede tomar cualquier valor dentro de un intervalo, como el peso de un producto o el tiempo que se tarda en completar una tarea.
Ejemplo 2: Su planta de fabricación produce piezas de chapa metálica personalizadas para clientes industriales con especificaciones exactas, especialmente en lo que respecta al grosor. Para garantizar la calidad, utiliza un gráfico de control variable para supervisar el grosor de las piezas.
Cada hora, se mide una muestra de piezas y se traza el grosor medio en el gráfico. Si las mediciones se mantienen dentro del intervalo especificado, el proceso está bajo control, lo que garantiza una calidad constante. Pero si el gráfico muestra una desviación, esto indica que es necesario ajustar la maquinaria para evitar la producción de piezas defectuosas.
2. Gráficos de atributos
¿Tiene que lidiar con resultados de aprobado/suspenso o con el recuento de defectos en su proceso? Ahí es donde entra en juego un gráfico de control de atributos. A diferencia de los gráficos variables que miden valores específicos, los gráficos de atributos se centran en cualidades presentes o ausentes, como si un producto cumple con los estándares o cuántos defectos aparecen en un lote.
Ejemplo 3: Su empresa fabrica componentes electrónicos para otras empresas. Usted inspecciona cada lote en busca de defectos, como cableado defectuoso o piezas faltantes. Mediante un gráfico de control de atributos, puede realizar el seguimiento del número de componentes del gráfico de control que superan la inspección frente al número de componentes defectuosos.
Si el número de defectos se mantiene dentro de un intervalo aceptable, su proceso está bajo control. Pero si los defectos aumentan, el gráfico dará una indicación al respecto, lo que le llevará a investigar y solucionar el problema antes de que afecte a sus entregas.
3. Gráficos adicionales
Los gráficos de control específicos, como los gráficos de suma acumulativa (CUSUM) y media móvil ponderada exponencialmente (EWMA), son perfectos para detectar pequeños cambios y tendencias.
Ejemplo 4: Su empresa produce vacunas para compañías farmacéuticas. Incluso pequeñas variaciones en la concentración de los ingredientes pueden provocar fallos en el producto o problemas normativos.
Con un gráfico CUSUM, puede supervisar continuamente la suma acumulada de desviaciones con respecto al nivel de concentración objetivo. Este gráfico le permite detectar incluso los cambios más pequeños en los componentes de la vacuna a lo largo del tiempo. Si el gráfico muestra una desviación con respecto al objetivo, puede tomar medidas inmediatas para corregir el problema antes de que afecte a todo el lote.
Ejemplo 5: Desea predecir la volatilidad del precio de las acciones como parte de la gestión del riesgo financiero. Al recopilar los rendimientos diarios de 100 empresas que cotizan en bolsa durante un período de 5 años, puede utilizar los datos para crear un modelo EWMA y mostrar los resultados mediante un gráfico EWMA.
Su gráfico EWMA puede proporcionarle información sobre la tendencia de los precios de las acciones y señalarle los periodos de volatilidad más probables basándose en la volatilidad histórica.
El uso del gráfico adecuado puede ayudarle a realizar el seguimiento y analizar el rendimiento de los procesos, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos en la gestión de proyectos.
Uso de gráficos de control en la gestión de proyectos
Los gráficos de control le permiten supervisar automáticamente todos los procesos, lo que garantiza una atención inmediata a cualquier cambio alarmante que supere los puntos de control. Este enfoque le libera de la necesidad de microgestionar.
A continuación le mostramos cómo utilizar eficazmente los gráficos de control en los procesos de gestión de proyectos:
- Defina métricas clave e identifique qué aspectos de su proyecto necesita supervisar.
- Recopile datos de forma sistemática para introducirlos en su gráfico de control, ya que esto le ayudará a evaluar con precisión las tendencias de rendimiento y a realizar ajustes oportunos.
- Busque patrones o cambios en su gráfico de control para identificar posibles problemas de forma temprana y tomar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven.
Le guiaremos a través del uso de gráficos de control en la gestión de proyectos con ejemplos prácticos:
- Seguimiento de los plazos del proyecto: Supongamos que está gestionando un proyecto de desarrollo de software. Puede utilizar gráficos de control para supervisar cuánto tiempo lleva cada fase de desarrollo en comparación con el cronograma previsto. Si observa que las duraciones reales superan constantemente los límites de control, esto indica que es necesario realizar ajustes en su planificación o en sus recursos.
- Supervisión del presupuesto: En un proyecto de construcción, un gráfico de control sirve para realizar un seguimiento de los gastos presupuestarios en comparación con el presupuesto planificado. Si el gasto comienza a superar los límites de control, puede indicar un gasto excesivo o costes ocultos, lo que daría lugar a una indicación para revisar sus estrategias de gestión presupuestaria.
Tenga en cuenta que cada gráfico de control tiene una función específica: supervisar la estabilidad y la variación de un único proceso. Si desea examinar el rendimiento de un proceso utilizando datos históricos e identificar cuellos de botella, le resultará más útil un diagrama de flujo acumulativo que visualice el flujo de trabajo de su proyecto en términos de acumulación de tareas a lo largo del tiempo.
Creación de gráficos de control con ClickUp
Aunque los gráficos de control son muy valiosos para la gestión de proyectos, crearlos puede resultar a menudo tedioso. Ahí es donde entra en juego el software de control de proyectos como ClickUp. También puede utilizar potentes herramientas de IA para la visualización de datos con el fin de crear y visualizar gráficos de control.
Pizarras blancas de ClickUp
ClickUp Pizarra es una herramienta de visualización de datos que le permite diseñar y personalizar cualquier gráfico de control desde cero. Puede dibujar y organizar gráficos y tablas para que se ajusten a las métricas y necesidades específicas de su proyecto.
Además, también puede utilizar pizarras para intercambiar ideas y colaborar con su equipo en el diseño de gráficos de control, visualizar diferentes puntos de datos, debatir posibles problemas y ajustar sus gráficos en tiempo real.
Además, puede integrar datos de diversas fuentes de datos en sus pizarras, creando gráficos de control completos que reflejen con precisión el rendimiento de su proyecto.
Paneles de ClickUp
Si le resulta difícil gestionar y navegar por diferentes métricas y gráficos de control simultáneamente, ClickUp Dashboards es la herramienta perfecta para usted. Proporciona una vista completa de los datos agregados de múltiples fuentes de datos y los unifica para una coordinación más rápida de los proyectos.
Puede personalizar sus paneles para mostrar los gráficos de control de la forma que más le convenga. Elija entre varios tipos de gráficos y opciones de diseño para resaltar la información más importante.
Además, reflejan datos en tiempo real. Esto significa que tendrá una vista general de los gráficos de control actualizados que reflejan los últimos datos del proyecto, lo que le ayudará a supervisar las tendencias y variaciones a medida que se producen.
Vista de diagrama de Gantt de ClickUp
La vista Gantt de ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de los cronogramas y los hitos de los proyectos. La incorporación de gráficos de control con diagramas de Gantt ayuda a supervisar los proyectos comparando la duración de las tareas y los índices de finalización con los calendarios planificados.
La función principal de los diagramas de Gantt es mostrar las dependencias entre tareas y cómo los retrasos en una tarea pueden afectar a otras. También puede utilizarlos para compararlos con los datos de los gráficos de control y ver si hay discrepancias entre el rendimiento planificado y el real.
El uso de ClickUp para la creación de gráficos de control puede ayudarle a:
- Obtenga una vista completa del rendimiento de su proyecto combinando pizarras blancas, paneles y gráficos de Gantt.
- Detecte tendencias, desviaciones y posibles problemas antes de que obstaculicen todo el proyecto.
- Optimice su flujo de trabajo, facilitando la creación, el seguimiento y el análisis de gráficos de control.
Ventajas y desventajas de los gráficos de control en la gestión de proyectos
El uso de gráficos de gestión de proyectos para controlar diferentes procesos tiene ventajas y desventajas.
Algunas de las ventajas de las que puede beneficiarse son:
- Supervisión del rendimiento: cada gráfico de control ofrece una visión clara que le ayuda a comprender el rendimiento de un proyecto a lo largo del tiempo e identificar tendencias y desviaciones.
- Control de calidad: ayudan a garantizar que la calidad de sus entregables cumpla con los estándares requeridos, ya que resaltan cualquier variación que pueda afectar al resultado final.
- Mejora de los procesos: al analizar los datos de los gráficos de control, puede identificar áreas en las que se pueden optimizar los procesos. Este ciclo continuo de retroalimentación fomenta las mejoras constantes.
- Decisiones basadas en datos: los gráficos de control proporcionan información objetiva y basada en datos, lo que reduce la dependencia de las conjeturas. Esto ayuda a tomar decisiones informadas respaldadas por datos de rendimiento reales.
A pesar de estas ventajas, también hay ciertos límites que debe tener en cuenta antes de crear un gráfico de control, tales como:
| Limitación | Descripción | Mitigación |
| Complejidad | Los gráficos de control pueden ser difíciles de crear e interpretar, especialmente para los equipos que realizan el seguimiento de múltiples procesos. | Imparte formación y utiliza herramientas de software como ClickUp para simplificar el proceso y hacerlo más accesible para tu equipo. |
| Dependencia excesiva de los datos | Centrarse únicamente en los datos puede llevar a ignorar los aspectos humanos y cualitativos de la gestión de proyectos. | Combine los gráficos de control con la información cualitativa proporcionada por los miembros del equipo y las partes interesadas para obtener un enfoque completo. |
| Interpretación errónea de los datos | Las interpretaciones inexactas pueden conducir a decisiones erróneas. | Revise periódicamente los gráficos de control con un equipo de expertos o utilice un software que ofrezca análisis claros y sencillos. |
Puede combinar herramientas y técnicas como diagramas de Gantt y paneles para obtener una vista completa del proyecto. Además, manténgase al día de los cambios en los gráficos de control para poder intervenir a tiempo.
Optimice el rendimiento de sus proyectos con los gráficos de control de ClickUp.
Los gráficos de control le ayudan a mantener sus proyectos y tareas individuales bajo control. Hoy en día, se encuentran entre las herramientas de calidad más básicas utilizadas por cualquier profesional de la gestión de proyectos. Puede analizar fácilmente cuándo un aspecto concreto de la gestión del proyecto está fuera de control y tomar medidas inmediatas para garantizar que los plazos del proyecto no se vean afectados. Puede utilizar diferentes gráficos de control para diversos fines e incluso combinarlos cuando sea necesario.
El uso de plataformas de gestión de proyectos como ClickUp facilita la creación e integración de gráficos de control. Con funciones como paneles, pizarras y diagramas de Gantt, puede mantener una representación visual completa y en tiempo real de todos los procesos del proyecto.
Esta integración le permite tomar decisiones proactivas con rapidez, lo que garantiza el progreso de sus proyectos y que alcancen las metas previstas a tiempo.
Regístrese hoy mismo en ClickUp y optimice el rendimiento de sus proyectos en muy poco tiempo.