En el siglo XX, los canarios se utilizaban como centinelas en las minas de carbón. Cuando el monóxido de carbono, indetectable para el ser humano, alcanzaba niveles peligrosamente altos, los pájaros dejaban de cantar. Esto servía de advertencia oportuna, dando a los mineros tiempo suficiente para escapar.
Los gráficos de control son como los canarios. Cuando todo está bajo control, el gráfico de control, que representa medidas cuantitativas en función del tiempo, ofrece una imagen no amenazadora. Las variaciones inesperadas o las desviaciones extraordinarias que pongan en peligro el proyecto harán sonar las alarmas. Desarrollado por primera vez en 1924 por Walter A. Shewhart los gráficos de control se utilizaron para diferenciar entre la variación aleatoria -que es normal- y la variación perturbadora en el proceso de fabricación de equipos de telecomunicaciones en los laboratorios Bell. Hoy en día, estos gráficos se utilizan en el control de calidad, la sanidad, la I+D y las industrias de servicios.
Los profesionales de la gestión de proyectos (PMP) los utilizan para la gestión de la calidad y el control de procesos. Ayudan a supervisar el rendimiento, identificar las variaciones por causas especiales y garantizar que los gestores de proyectos puedan tomar medidas correctivas para mantener la variación dentro de unos límites predefinidos. A largo plazo, sirven como herramienta para impulsar la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos.
Este artículo explica el uso de los gráficos de control en la gestión de proyectos con ejemplos que describen situaciones reales. Veamos cómo pueden ayudarle a crear estrategias de gestión de proyectos proactivas en lugar de reactivas y a ir un paso por delante.
Comprender los gráficos de control
Un gráfico de control, también denominado gráfico de control estadístico de procesos (SPC) o gráfico de Shewhart, es una potente herramienta gráfica diseñada para supervisar y mantener el control sobre la calidad de los procesos y ejecución de proyectos . Garantiza que las operaciones se desarrollen en condiciones estables y constantes, ayudando a maximizar la eficiencia y a mantener el flujo general de su empresa.
ejemplo 1: Supongamos que el autobús escolar debe llegar a su puerta a las 7 de la mañana cada mañana. Algunos días llega un poco tarde, otros un poco antes. En cualquier caso, llega al colegio antes de que suene el timbre, así que no te preocupas demasiado
Gráfico de control de los tiempos de llegada de los autobuses escolares. Hay alguna variación, pero no demasiada
Ahora, ¿qué pasa si un día, el autobús llega 20 minutos antes? ¿O 20 minutos tarde? Se trata de una gran variación de la rutina habitual que alterará gravemente su propio horario matutino.
Así pues, la idea básica que subyace a los gráficos de control es que todo proceso implica variaciones, pero sólo algunas de estas variaciones dan lugar a un fallo catastrófico. Mediante el seguimiento visual de todas las variaciones del proceso, un gráfico de control puede ayudar a identificar las variaciones y abordar los problemas en los proyectos de forma temprana. Este enfoque proactivo favorece un funcionamiento más fluido y fiable de la empresa.
Todo gráfico de control contiene cinco elementos.
- Puntos de datos: Son las mediciones o valores individuales, cada uno de los cuales representa una instantánea del proceso en un momento determinado. En el gráfico de control anterior, los tiempos de llegada de los autobuses escolares son los puntos de datos
- Eje temporal (eje x): El eje horizontal suele representar el tiempo, mostrando cuándo se recogió cada punto de datos. Esto le ayuda a ver cómo cambia su proceso con el tiempo
- Eje de medición (eje y): El eje vertical representa la variable que está siguiendo, como el número de defectos, retrasos en la salida de vuelos, desviaciones en peso o volumen, o cualquier otra métrica relevante para su proceso
- Línea central: Esta línea horizontal representa la media de todos los puntos de datos individuales. Es su línea de base para comprender el comportamiento normal del proceso
- Límite de control superior y límite de control inferior: El límite de control superior (UCL) es una línea establecida por encima de la media, y el límite de control inferior (LCL) es una línea por debajo de la media. Ambos límites de control suelen ajustarse a tres desviaciones estándar. Juntos, el UCL y el LCL forman una banda alrededor de la línea media. **Cuando los puntos caen fuera de la banda creada por los límites de control, esto indica un problema potencial
¿Cómo se crea un gráfico de control?
Crear un gráfico de control es sencillo. Pendiente de lo siguiente:
- **En primer lugar, recopile los datos que desea controlar. Pueden ser desde las cifras de ventas diarias hasta el tiempo que se tarda en completar las tareas
- **En un gráfico, traza los puntos de datos a lo largo de un cronograma. El eje x suele representar el tiempo, mientras que el eje y representa la variable que estás midiendo. Al trazar los puntos de datos en función del tiempo se obtiene un gráfico de series temporales, la primera fase de un gráfico de control
- Calcular la media: Encontrar la media de los puntos de datos y trazar una línea horizontal a través del gráfico en este valor. Esta línea representa la tendencia central de su proceso
- Fije los límites de control: Calcule los límites de control superior e inferior para ayudarle a determinar cuándo un proceso se sale de la trayectoria. Dibuje líneas en estos valores por encima y por debajo de la línea media
- Interprete el gráfico: Observe cómo se comporta su gráfico de control en relación con los límites de control establecidos a medida que añade datos. Su proceso es estable si los puntos de datos se mantienen dentro de estos límites. Si sobrepasan los límites, tome medidas para corregir el proceso antes de que se descontrole
Métricas y datos clave del gráfico de control
Una vez que haya creado un control del proyecto gráfico, ya ha recorrido la mitad del camino. Ahora es el momento de analizar los resultados. Utilice estas métricas para evaluar su rendimiento:
- Intervalo (R): El intervalo es la diferencia entre los puntos de datos más altos y más bajos de su muestra. Puede utilizarlo para hacerse una idea rápida de la variabilidad dentro de cada subgrupo de datos
- Desviación (x - xˉ): La desviación se refiere a la diferencia entre un único punto de datos y el valor medio (media). Indica lo alejado que está ese punto concreto de la media
- Desviación estándar (σ): Mide la dispersión de todos los puntos de datos en torno a la media. Calcula la desviación media de cada punto de datos con respecto a la media, lo que da una idea de la variabilidad general de los datos
- Varianza (σ2): La varianza mide cuánto difieren los puntos de datos de la media. Se calcula elevando al cuadrado las diferencias entre cada punto y la media y promediando esas diferencias al cuadrado. En términos más sencillos, la varianza muestra cuánta variación hay en el proceso
También puede utilizar la Regla de los Siete en PMP, una medida sencilla pero potente para identificar patrones de procesos fuera de control.
La Regla de los Siete establece que si siete puntos de datos consecutivos caen a un lado de la línea central, ya sea todos por encima o todos por debajo, entonces el proceso puede estar experimentando un problema que requiere investigación.
En los últimos siete días, el autobús escolar ha llegado siempre con un ligero retraso. ¿Cuál es la causa de este retraso? Hay que encontrar la razón: una "causa asignable"
La regla de los siete es importante porque
- Este patrón indica a menudo un cambio sutil, incluso dentro de los límites de control, que podría desembocar en un problema más importante
- Ayuda a determinar si hay factores externos que influyen en el proceso o si hay un cambio constante en el comportamiento del proceso
Ahora vamos a explorar los gráficos de control que puede utilizar para gestionar el alcance, el coste, el cronograma, la calidad, los recursos y el riesgo de sus proyectos.
Tipos de gráficos de control con ejemplos
Existen muchos tipos de gráficos de control, cada uno de los cuales responde a un tipo único de requisito de control.
1. Gráficos variables
¿Desea utilizar mediciones precisas para controlar aspectos específicos de su proceso, como el peso, la temperatura o el tiempo? Un gráfico de control variable es exactamente la herramienta estadística que necesita.
Este tipo de gráfico le ayuda a controlar procesos en los que se mide algo que puede tomar cualquier valor dentro de un intervalo, como el peso de un producto o el tiempo que se tarda en completar una tarea.
ejemplo 2: Su planta de fabricación produce piezas de chapa personalizadas para clientes industriales con especificaciones exactas, sobre todo en cuanto al grosor. Para garantizar la calidad, utiliza un gráfico de control variable para controlar el grosor de las piezas
cada hora, se mide una muestra de piezas y se traza el grosor medio en el gráfico. Si las mediciones se mantienen dentro del intervalo especificado, el proceso está controlado y la calidad es constante. Pero si el gráfico muestra una desviación, indica la necesidad de ajustar la maquinaria para evitar la producción de piezas defectuosas
Gráfico variable que muestra los datos de espesor del metal cada hora. ¿Son preocupantes los tres últimos puntos de datos?
2. Gráficos de atributos
¿Se ocupa de resultados de aprobado/no aprobado o de contar defectos en su proceso? Ahí es donde entra en juego un gráfico de control de atributos. A diferencia de los gráficos de variables, que miden valores específicos, los gráficos de atributos se centran en cualidades presentes o ausentes, como si un producto cumple las normas o cuántos defectos aparecen en un lote.
ejemplo 3: Su empresa produce componentes electrónicos para empresas. Usted inspecciona cada lote en busca de defectos, como cableado defectuoso o piezas que faltan. Utilizando un gráfico de control de atributos, puede hacer un seguimiento de cuántos componentes del gráfico de control pasan la inspección frente a cuántos son defectuosos._ Ejemplo 4: Su empresa produce componentes electrónicos para empresas
si el número de defectos se mantiene dentro de un intervalo aceptable, el proceso está bajo control. Si el número de defectos se mantiene dentro de un rango aceptable, el proceso está bajo control. Pero si los defectos aumentan, el gráfico lo pondrá de manifiesto y le indicará que investigue y solucione el problema antes de que afecte a sus entregas
El gráfico de atributos muestra el número de muestras defectuosas por lote. El número se mantiene bastante estable: el proceso parece desarrollarse sin problemas
3. Gráficos adicionales
Los gráficos de control específicos, como los de suma acumulada (CUSUM) y media móvil ponderada exponencialmente (EWMA), son perfectos para detectar pequeños cambios y tendencias.
vía ResearchGate
ejemplo 4: Su empresa produce vacunas para compañías farmacéuticas. Incluso pequeñas variaciones en la concentración de los ingredientes pueden provocar fallos en el producto o problemas regulatorios
con un gráfico CUSUM, puede controlar continuamente la suma acumulada de las desviaciones de un nivel de concentración objetivo. Este gráfico le permite detectar incluso los cambios más pequeños en los componentes de la vacuna a lo largo del tiempo. Si el gráfico muestra una desviación del objetivo, puede tomar medidas inmediatas para corregir el problema antes de que afecte a todo el lote
ejemplo 5: Desea predecir la volatilidad del precio de las acciones como parte de la gestión del riesgo financiero. Recopilando los rendimientos diarios de 100 empresas que cotizan en bolsa durante un periodo de 5 años, puede utilizar los datos para construir un modelo EWMA y mostrar los resultados utilizando un gráfico EWMA.**_
su gráfico EWMA puede proporcionarle información sobre la tendencia de los precios de las acciones e indicarle los periodos probables de volatilidad basándose en la volatilidad histórica
Utilizar el gráfico correcto puede ayudarle a seguir y analizar el rendimiento del proceso, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos en la gestión de proyectos.
Uso de gráficos de control en la gestión de proyectos
Los gráficos de control le permiten supervisar automáticamente todos los procesos, garantizando una atención inmediata a cualquier cambio alarmante más allá de los puntos de control. Este enfoque le libera de la necesidad de microgestión.
He aquí cómo utilizar eficazmente los gráficos de control en los procesos de gestión de proyectos:
- Defina las métricas clave e identifique los aspectos del proyecto que debe supervisar
- Recopile datos sistemáticamente para introducirlos en su gráfico de control, ya que le ayudará a evaluar con precisión las tendencias de rendimiento y a realizar los ajustes oportunos
- Busque patrones o cambios en su gráfico de control para identificar posibles problemas con antelación y tomar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven
Vamos a guiarle a través del uso de gráficos de control en la gestión de proyectos con ejemplos prácticos:
- Seguimiento de cronogramas de proyectos: Supongamos que gestiona un proyecto de desarrollo de software. Si observa que la duración real supera sistemáticamente los límites de control, es señal de que es necesario realizar ajustes en el plan o en los recursos
- Seguimiento del presupuesto: En un proyecto de construcción, un gráfico de control ayuda a realizar un seguimiento de los gastos presupuestarios en comparación con el presupuesto previsto. Si el gasto empieza a superar los límites de control, puede indicar un gasto excesivo o costes ocultos, lo que indica la necesidad de revisar las estrategias de gestión presupuestaria
Siga el progreso de los Sprints de un vistazo con un gráfico de flujo acumulativo en ClickUp
Tenga en cuenta que cada gráfico de control tiene una función específica: supervisar la estabilidad y la variación de un proceso. Si desea examinar el rendimiento de un proceso utilizando datos históricos e identificar cuellos de botella, puede utilizar un diagrama de flujo acumulativo Diagrama de flujo acumulativo que visualice el flujo de trabajo de su proyecto en términos de acumulación de tareas a lo largo del tiempo sería más útil.
Creación de gráficos de control con ClickUp
Aunque los gráficos de control tienen un valor incalculable para la gestión de proyectos, su creación puede resultar a menudo tediosa. Ahí es donde software de control de proyectos como por ejemplo ClickUp . También puede utilizar Herramientas de IA para la visualización de datos para crear y visualizar gráficos de control.
Pizarras ClickUp Pizarras ClickUp es un
herramienta de visualización de datos que le permite diseñar y personalizar cualquier gráfico de control desde cero. Puede dibujar y organizar gráficos y diagramas que se ajusten a las métricas y necesidades específicas de su proyecto.
Y no sólo esto, también puede utilizar Pizarras para intercambiar ideas y colaborar con su equipo en el diseño de gráficos de control y visualizar diferentes puntos de datos, discutir posibles problemas y ajustar sus gráficos en tiempo real.
Además, puede integrar datos de diversas fuentes en sus Pizarras, creando gráficos de control exhaustivos que reflejen con precisión el rendimiento de su proyecto.
Colabore con su equipo y cree gráficos de control dinámicos con las Pizarras ClickUp
Paneles de control de ClickUp
Si le resulta complicado gestionar y navegar simultáneamente por diferentes métricas y gráficos de control, Paneles de control de ClickUp es la herramienta perfecta para usted. Proporciona una vista completa de los datos agregados procedentes de múltiples fuentes y los unifica para una mayor rapidez coordinación de proyectos .
Puede personalizar sus paneles para que muestren los gráficos de control según sus preferencias. Elija entre varios tipos de gráficos y opciones de diseño para resaltar la información más importante.
Además, refleja los datos en tiempo real. Esto significa que tiene una vista de pájaro de los gráficos de control actualizados que reflejan los últimos datos del proyecto, ayudándole a supervisar las tendencias y variaciones a medida que se producen.
Organice los datos, realice un seguimiento de los KPI y obtenga una vista completa del progreso del proyecto con los cuadros de mando de ClickUp
Vista diagrama de) Gantt de ClickUp Vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp le ayuda a realizar el seguimiento de los cronogramas e hitos del proyecto. La incorporación de gráficos de control con diagramas de Gantt ayuda a
seguimiento del proyecto de cómo se comparan la duración de las tareas y las tasas de finalización con los planes previstos.
El rol principal de los (diagramas de) Gantt es mostrar las dependencias de las tareas y cómo los retrasos en una tarea pueden afectar a las demás. También se pueden utilizar para comparar estos datos con los del gráfico de control y ver las discrepancias entre el rendimiento planificado y el real.
Evalúe las dependencias de las tareas y realice un seguimiento de los hitos del proyecto con la vista de (diagrama de) Gantt de ClickUp
El uso de ClickUp para la creación de gráficos de control puede ayudarle:
- Obtener una vista completa del rendimiento de su proyecto combinando Pizarras, Paneles y (diagramas de) Gantt
- Detectar tendencias, desviaciones y problemas potenciales antes de que obstruyan todo el proyecto
- Racionalizar su flujo de trabajo, facilitando la creación, seguimiento y análisis de gráficos de control
**Lea también 10 Plantillas Free de listas de control de calidad en Excel y ClickUp
Ventajas y desventajas de los gráficos de control en la gestión de proyectos
Uso de gráficos de gestión de proyectos para controlar diferentes procesos tiene ventajas e inconvenientes.
Algunas de las ventajas de las que puede beneficiarse son:
- Seguimiento del rendimiento: Todos los gráficos de control ofrecen una visión clara que ayuda a comprender el rendimiento de un proyecto a lo largo del tiempo y a identificar tendencias y desviaciones
- Control de calidad: Ayudan a garantizar que la calidad de los resultados cumple las normas exigidas, poniendo de relieve cualquier variación que pueda afectar al resultado final
- Mejora de procesos: Analizando los datos de los gráficos de control, puede identificar las áreas en las que pueden optimizarse los procesos. Este bucle de retroalimentación continua fomenta las mejoras continuas
- Decisiones basadas en datos: Los gráficos de control proporcionan información objetiva basada en datos, lo que reduce la dependencia de las conjeturas. Esto ayuda a tomar decisiones informadas respaldadas por datos reales de rendimiento
Con estas ventajas, también hay ciertos límites que debe tener en cuenta antes de crear un gráfico de control, como por ejemplo:
Limitación Descripción Mitigación | ------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Complejidad | Los gráficos de control pueden ser difíciles de crear e interpretar, especialmente para los equipos que realizan el seguimiento de varios procesos. | Ofrezca formación y utilice herramientas de software como ClickUp para simplificar el proceso y hacerlo más accesible a su equipo. | | Excesiva dependencia de los datos | Centrarse únicamente en los datos puede llevar a ignorar los aspectos humanos y cualitativos de la gestión de proyectos. | Equilibre los gráficos de control con la información cualitativa de los miembros del equipo y las partes interesadas para obtener un enfoque completo. | | Interpretación errónea de los datos | Las interpretaciones inexactas pueden llevar a decisiones equivocadas. | Revisar periódicamente los gráficos de control con un equipo de expertos o utilizar programas informáticos que ofrezcan un análisis claro y directo. |
Puede combinar herramientas y técnicas como los gráficos de Gantt y los paneles para obtener una vista completa del proyecto. Además, manténgase al día de los cambios en los gráficos de control para poder intervenir a tiempo.
Optimice el rendimiento del proyecto con gráficos de control en ClickUp
Los gráficos de control le ayudan a mantener el control de sus proyectos y tareas individuales. Hoy en día, se encuentran entre las herramientas de calidad más básicas utilizadas por cualquier profesional de la gestión de proyectos. Puede analizar fácilmente cuándo un aspecto concreto de la gestión de proyectos está fuera de control y tomar medidas de inmediato para garantizar que los plazos del proyecto no se vean afectados. Puede utilizar distintos gráficos de control para diversos fines e incluso combinarlos cuando sea necesario.
Con plataformas de gestión de proyectos como ClickUp, crear e integrar gráficos de control no supone ningún esfuerzo. Con funciones como los paneles de control, las pizarras y los diagramas de Gantt, puede mantener una representación visual completa y en tiempo real de todos los procesos del proyecto.
Esta integración le permite tomar decisiones proactivas con rapidez, garantizando que sus proyectos progresen sin problemas y cumplan las metas previstas a tiempo. Registrarse en ClickUp hoy mismo y optimice el rendimiento de sus proyectos en un abrir y cerrar de ojos.