En todos los proyectos hay partes interesadas, y la forma de establecer relaciones con ellas puede ser decisiva para el éxito o el fracaso del proyecto. Las relaciones sólidas ayudan a generar confianza y permiten al equipo utilizar su experiencia para alcanzar las metas del proyecto, mientras que las relaciones deficientes pueden generar conflictos y clientes insatisfechos.
Gestionar las relaciones con las partes interesadas requiere tiempo, esfuerzo e intención. Haz que toda la experiencia sea más fluida con la ayuda de un plan de gestión de las partes interesadas.
En esta guía, trataremos los aspectos básicos de la gestión de las partes interesadas, por qué es importante y cómo crear su propio plan de gestión.
Empecemos.
¿Qué es la gestión de las partes interesadas en la gestión de proyectos?
Utilice las Pizarras de ClickUp para asignar tareas, etiquetar a las partes interesadas como asignatarios y todo lo necesario para poner en marcha su próxima colaboración
Las partes interesadas son las personas con las que trabajas (o para las que trabajas) durante un proyecto. Son las personas que forman parte integral del intento correcto del proyecto y a las que se debe mantener informadas sobre el progreso del proyecto en todo momento.
La gestión de las partes interesadas es el arte y el proceso de construir y mantener una buena relación con estas personas a lo largo del proyecto para que pueda lograr el mejor resultado del proyecto. 🏆
Sin embargo, la gestión de proyectos no consiste sólo en hacer una lista de todas las personas conectadas al proyecto. Es un proceso que implica categorizar y priorizar a las partes interesadas, así como adaptar la forma de comunicarse con cada una de ellas.
El objetivo es crear una experiencia fluida, eficiente y eficaz para las partes interesadas del proyecto.
Tipos de partes interesadas
¿Qué es una parte interesada en la gestión de proyectos? Cuando pensamos en las partes interesadas clave, solemos pensar en el cliente principal y cualquier otro beneficiario, pero en realidad, su lista de partes interesadas del proyecto va mucho más allá.
Una parte interesada es cualquiera que se vea directa o indirectamente afectada por el proyecto y que tenga un gran interés en que tenga éxito, como un inversor o un organismo público. Esto significa que en el plan de gestión de proyectos puede haber partes interesadas internas y externas.
Las partes interesadas suelen ser influyentes, tienen poder de decisión o un interés financiero en el proyecto, y desempeñan un rol único dentro del equipo del proyecto, como el cliente principal o un socio esencial. 🤝
Los tipos más habituales de partes interesadas en un proyecto son:
- Clientes
- Consultores
- Agencias gubernamentales
- Patrocinadores de proyectos
- Inversores
- Representantes electos
- Miembros del Tablero y ejecutivos
- Propietarios de terrenos o recursos
- Vendedores y proveedores (consulte /ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/68457/plantillas-de-listas-de-proveedores/ plantillas de listas de proveedores /%href/ )
- Contratistas y subcontratistas
- Miembros del equipo del proyecto
- Usuarios finales
- Miembros de la comunidad
Esta Lista no es exhaustiva. Es posible que en tu proyecto haya partes interesadas internas que ocupen otros roles o tengan responsabilidades únicas. Al inicio de un proyecto, tómate tu tiempo para identificar a las partes interesadas desde todos los ángulos, teniendo cuidado de no pasar por alto a nadie.
¿Por qué es importante la gestión de las partes interesadas?
Los proyectos suelen tener muchos interesados internos y externos, y hacer un seguimiento de todos y de todo lo que ocurre en el propio proyecto se convierte rápidamente en un reto sin una buena forma de gestionarlo todo.
La gestión de las partes interesadas es esencial, ya que le permite organizarse, priorizar a sus partes interesadas y dar a su proyecto la mejor oportunidad de éxito. Una gestión eficaz de las partes interesadas le ayuda a:
- Identificar a las partes interesadas clave y establecer prioridades
- Establecer relaciones sólidas y de confianza para una participación eficaz de las partes interesadas
- Adaptar el enfoque a las necesidades de cada parte interesada
- Gestionar los obstáculos con el menor impacto posible
- Comuníquese eficazmente con todas las partes a lo largo del proyecto
- Mantenga el compromiso de las partes interesadas durante todo el ciclo de vida del proyecto
- Visiteejecución del proyecto más fácil para todas las partes implicadas
- Trabajar mejor juntos para lograr sus objetivos estratégicos yresultados del proyecto Por estas y otras razones, la gestión eficaz de las partes interesadas es crucial para el éxito de un proyecto. Sin un proceso de gestión de las partes interesadas, es casi imposible mantener informadas a las personas adecuadas, en el momento oportuno y sobre los detalles adecuados.
La mejor forma de conseguirlo es mediante un plan estratégico de gestión de las partes interesadas. 📄
Cómo crear un plan de gestión de las partes interesadas
Un buen plan estratégico de gestión de las partes interesadas le proporciona el marco necesario para gestionarlas de la manera más eficaz. A continuación te ofrecemos un proceso de siete pasos para elaborar tu propio plan estratégico, de modo que puedas trabajar más estrechamente con las partes interesadas y mantenerlas comprometidas con tu trabajo.
1. Identificar a las partes interesadas
Antes de implicar a las partes interesadas, hay que saber quiénes son. El primer paso para el éxito de cualquier plan es identificar a las partes interesadas externas o internas. 🕵️
Piense en sus alcance del proyecto y los objetivos del proyecto, y anote a cualquier persona que se le ocurra como posible parte interesada. Los gestores de proyectos también deben incluir cualquier entrada de la lista anterior, además de otros miembros del público, personas u organismos profesionales, o socios que participen en las métricas generales del intento correcto del proyecto.
En la fase de identificación de las partes interesadas, la lista no tiene por qué ser muy detallada. A medida que avance en el proceso, clasificará y priorizará a las partes interesadas. En este momento, la meta es simplemente hacer una lista inicial.
2. Crear una base de datos de las partes interesadas
Seguimiento de las partes interesadas internas y externas en una Lista ClickUp
Una vez que tenga una lista de las partes interesadas del proyecto, podrá empezar a formarse una idea más detallada de quiénes son y cuáles son sus roles y responsabilidades. Ahora es el momento ideal para empezar a crear una lista o un registro de las partes interesadas, de modo que pueda utilizarlo para comunicarse con ellas e implicarlas más adelante.
Reúne detalles sobre tus partes interesadas, incluida la empresa u organización para la que trabajan, su título, su rol dentro del proyecto, cómo contactar con ellos y cualquier nota esencial, como una relación existente o cualquier problema conocido. 📝
Utiliza la Plantilla de lista de partes interesadas de ClickUp para organizar la información sobre las partes interesadas de forma sencilla y visual. La plantilla le ayuda a diferenciar fácilmente entre partes interesadas internas y externas, o a personalizar los rótulos para crear sus propias categorías. Vea de un vistazo el nombre, rol, canales de comunicación y datos de contacto de las partes interesadas.
Esta plantilla es increíblemente útil no sólo para organizar tus datos, sino también para los miembros de tu equipo cuando necesitan identificar rápidamente o ponerse en contacto con jefes de proyecto o directores de proyecto.
3. Clasifique y priorice a sus partes interesadas
Utilice la plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp para realizar un seguimiento de todas ellas
Aunque debemos crear la mejor experiencia posible para todas las partes interesadas, no todas son iguales. Los distintos grupos de interesados requieren estilos de gestión y comunicación ligeramente diferentes, por lo que es esencial identificar quiénes son.
Utilice un proceso de correlacionar las partes interesadas para identificar las más importantes. En Plantilla de análisis de las partes interesadas de ClickUp le ayuda a hacer esto de forma colaborativa con una cuadrícula de poder/interés fácil de usar.
Coloque a todas las partes interesadas en la
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/44708/plantillas-de-matrices/ plantilla de matriz /%href/
en función de su nivel de poder (o nivel de influencia) y su nivel de interés. Esta análisis de las partes interesadas estrategia le permitirá comprender a qué grupos debe prestar mucha atención y a cuáles simplemente puede mantener informados de los progresos. 👀
Para las partes interesadas de alto poder e interés (como patrocinadores de proyectos y clientes), gestionarlos de cerca y mantenerlos satisfechos e informados en todo momento. Pero el análisis de las partes interesadas también puede ayudarte a encontrar a las que tienen poco interés y poco poder (como grupos comunitarios o miembros del público).
Estas personas pueden requerir un nivel reducido de compromiso y se las puede mantener informadas ocasionalmente y supervisarlas con ligereza.
4. Desarrollar un plan de comunicación con las partes interesadas
Una vez establecidas las prioridades de las partes interesadas, necesita un plan sobre cómo comunicarse con ellas a lo largo del proceso. Es hora de crear un plan estratégico de comunicación con las partes interesadas.
Piense en todas las partes interesadas de su proyecto y elabore un plan personalizado de divulgación para cada una de ellas. El plan de comunicación y participación de las partes interesadas debe abarcar los siguientes aspectos:
- Las metas de comunicación del proyecto o de participación de las partes interesadas
- Métodos o canales de comunicación
- Frecuencia de la comunicación
- Estilo y tono
- Recursos necesarios para ejecutar el plan de comunicación
- Miembros del equipo responsables de cada fase del plan de comunicación
- Posibles mensajes o productos de comunicación en las distintas fases del plan
¡Comuníquese con su equipo directamente en una tarea, comparta otras tareas y suba archivos con comentarios en hilos en ClickUp!
En su plan de acción de comunicación, podría especificar que para su cliente proporcionará comunicaciones semanales a través de Slack o correo electrónico o a través de reuniones periódicas del proyecto. Para los miembros de la comunidad, puede enviar una actualización mensual o trimestral del proyecto por correo electrónico. 📧
Elaborar un plan a medida para cada grupo de interesados puede parecer abrumador al principio, pero dedicar tiempo y esfuerzo al principio facilita la rendición de cuentas y la coherencia a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
5. Asigne recursos a su plan
Utilice la plantilla de ClickUp Asignación de recursos Plantilla para llevar un seguimiento de los materiales de la organización, los miembros del equipo, etc. para cada proyecto
Tener un plan está muy bien, pero también se necesitan los recursos adecuados para poder llevarlo a cabo. Piense qué recursos necesita y asígnelos a su proyecto plan del proyecto y miembros del equipo en consecuencia.
Algunos elementos de su plan de comunicación con las partes interesadas requerirán más recursos que otros, pero siempre necesitará el tiempo y la energía de un miembro del equipo para hacerlo realidad. Otros recursos potenciales incluyen un presupuesto para herramientas de comunicación y diseño, materiales impresos, eventos de prensa, fotografía promocional, etc. 📷
Si ya utilizas ClickUp o estás pensando en hacerlo, hay un montón de plantillas que te ayudarán con la gestión de recursos. Utilice las Plantilla de asignación de recursos de ClickUp para organizar las solicitudes de recursos y obtener una visión clara de los recursos acordados y asignados.
6. Comparta su plan con las partes interesadas
Una vez que esté satisfecho con su plan de compromiso y esté seguro de que es realista, es hora de compartirlo con las partes interesadas. Puede que no parezca un paso obvio, pero puede ayudar enormemente a gestionar las expectativas de las partes interesadas.
Comparta su plan de comunicación para que las partes interesadas comprendan mejor el proceso, el cronograma de comunicaciones y lo que pueden esperar. Piensa en tu plan como una hoja de ruta para que los gestores de proyectos se mantengan en contacto durante el proyecto.
Visualice y gestione su hoja de ruta de productos en la vista de cronograma de ClickUp
Si ambas partes son conscientes del plan, podrá gestionar las expectativas y, al mismo tiempo, sentirse motivado para rendir cuentas y seguir por el buen camino.
Si comparte su plan y los documentos correlacionados con las partes interesadas, también facilitará el establecimiento de una relación con ellas. Involucrar a las partes interesadas puede ser difícil, sobre todo si están ocupadas, así que ser abierto y transparente con ellos desde el principio puede generar confianza y crear un vínculo más fuerte que facilite el trabajo conjunto. 🤩
7. Supervise y adapte su plan
Incluso los mejores planes para las partes interesadas pueden cambiar, y el tuyo debería cambiar a veces si estás haciendo bien la gestión de las partes interesadas. A medida que se avanza en el ciclo de vida del proyecto, pueden surgir nuevos retos y oportunidades, por lo que tiene mucho sentido modificar el plan para adaptarlo.
Trabaja en la gestión de las partes interesadas y en tus relaciones con ellas a lo largo del proyecto. Comprueba periódicamente que tu plan es eficaz. Puede que descubras que las actualizaciones planificadas se producen con demasiada frecuencia, lo que hace que las partes interesadas se desentiendan.
Puede que descubras que los canales de comunicación que has elegido no se ajustan a tu plan de gestión de las partes interesadas. Realiza un seguimiento proactivo para poder realizar los ajustes necesarios. ⚒️
Consejos para el plan de gestión de las partes interesadas
Saber que necesitas un plan y comprender la mejor manera de llevarlo a cabo son dos cosas distintas. Encuentre la manera de hacer que un plan de gestión de las partes interesadas sea aún más eficaz y exitoso con estos cinco consejos útiles.
1. Haz que tu plan sea más fácil de usar
Su plan de gestión de las partes interesadas no es sólo un documento interno que le servirá de guía, sino un documento que compartirá con todo el equipo del proyecto y quizá también con las partes interesadas. Esto significa que debe ser fácil de entender, con un lenguaje claro y conciso.
Evite un lenguaje demasiado técnico y utilice diagramas, cronogramas, tablas e imágenes relevantes para dividir el texto y proporcionar elementos visuales útiles que faciliten la experiencia del usuario. ✨
2. Planifique lo inesperado
No podemos planificar todas las eventualidades, pero podemos prever algunos de los problemas más probables. Asegúrese de que su plan incluye un elemento de gestión de riesgos que tenga en cuenta los posibles obstáculos y complicaciones, junto con ideas sobre cómo afrontarlos. ⚒️
Es posible que planee publicar actualizaciones en un plazo determinado, pero los retrasos y los obstáculos del proyecto pueden hacer que se retrasen. Piensa en los momentos en los que esto puede ocurrir y añade algo de margen a tu calendario para no ir siempre un paso por detrás si te encuentras con un problema.
3. Sé abierto y transparente
La transparencia genera confianza, y eso es algo que quieres que tus interlocutores tengan en ti con abundancia. Sé abierto y transparente a lo largo de todo el proyecto para que las partes interesadas clave te apoyen y confíen en que harás tu mejor trabajo.
Sé sincero sobre plazos, cronogramas e hitos para poder gestionar las expectativas. Admite cuando cometas un error y discúlpate por el impacto que haya podido tener en los demás. Responsabilízate a ti mismo y a los demás, y dirige tu proyecto con transparencia y confianza en mente para conseguir un plan de gestión de las partes interesadas realmente exitoso. 🤝
4. Esté disponible para sus grupos de interés
Aunque no es necesario que estés disponible para tus interlocutores cada minuto del día, deben sentir que tienen una buena relación contigo y que pueden ponerse en contacto contigo si tienen alguna pregunta. Establece expectativas desde el principio sobre quién estará disponible para hablar del proyecto y cuándo, de modo que puedas mantener las líneas de comunicación abiertas y adecuadas. 📞
Asigna a un miembro del equipo la función de persona de contacto con cada una de las partes interesadas clave, o con cada grupo de partes interesadas si se trata de un proyecto a gran escala. Facilita a las partes interesadas los datos de contacto del miembro del equipo responsable e indícales la mejor manera de mantenerse en contacto entre actualizaciones oficiales.
Fomentar la comunicación les tranquiliza y te ofrece otra forma de mantener su compromiso a través de un plan eficaz de gestión de las partes interesadas.
5. Utiliza herramientas para facilitar la gestión de las partes interesadas
La vista de Cronograma en ClickUp ofrece una vista de pájaro de sus recursos y tareas
Gestionar a las partes interesadas y el resto del proceso del proyecto sin las herramientas adecuadas puede ser todo un reto. Por suerte, hemos creado las mejores software de gestión de proyectos clickUp.
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Reúnase para intercambiar ideas o resolver problemas con Pizarras, y colabore en Documentos para crear documentación del proyecto para todo el equipo. Personaliza tu panel y consulta el estado de tu proyecto en un instante, lo que te permitirá trabajar de forma proactiva y estratégica. ✨
Cree un enfoque ganador para la gestión de las partes interesadas
La gestión de las partes interesadas es crucial para el proceso de planificación de proyectos, especialmente si estás trabajando en un proyecto grande o importante, o en uno que abarca un largo periodo de tiempo, o si tu proyecto implica a algunos clientes de alta prioridad. Utiliza estos consejos para comprender el proceso y elaborar un plan de gestión de las partes interesadas que mantenga a todos informados de principio a fin.
Si en su lista de tareas pendientes figura la ejecución de proyectos con éxito, considere la posibilidad de utilizar ClickUp como plataforma de gestión de proyectos. ClickUp no sólo cuenta con plantillas específicas que le ayudarán a agilizar el proceso de gestión de partes interesadas, sino que ofrece multitud de funciones y plantillas integradas que le ayudarán en todas las áreas de la gestión de proyectos y la productividad.
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