Bueno, ha sucedido. Ha completado el trabajo para un cliente, ha enviado una solicitud de pago y... silencio total. Quizás le hayan dado varias explicaciones, como que no pueden pagar en este momento, que tienen problemas con su procesador de pagos, con la forma de pago o que su contable está ausente.
Independientemente de los motivos, el resultado es siempre el mismo: usted ha terminado el trabajo, pero el pago no se ha realizado, lo que le deja con una pila de facturas pendientes.
Tanto si dirige una pequeña empresa, trabaja como autónomo o gestiona proyectos para una gran corporación, es fundamental mantener un flujo de caja saludable. Alcanzar esta meta depende de su capacidad para cobrar los pagos con rapidez, sin dejar de lado la profesionalidad.
Esta guía le enseñará cómo solicitar el pago a los clientes de forma educada y profesional, para que pueda evitar situaciones incómodas. Al fin y al cabo, usted ha dedicado esfuerzo y merece recibir una compensación por su trabajo.
¿Por qué es difícil solicitar pagos a los clientes?
Se trata de una situación delicada y complicada: necesita que el cliente pague la cantidad adeudada, pero no quiere estropear su futura relación profesional.
A muchos de nosotros nos resulta incómodo enviar solicitudes de pago porque no queremos parecer groseros o insistentes. Muchos profesionales temen enviar el correo electrónico «Solo quería comprobar si ha visto esta factura». Pero no debería ser así.
El miedo a solicitar el pago a los clientes suele reducirse a:
- Miedo a la pérdida de clientes: si depende en gran medida de un solo cliente para obtener una gran parte de sus ingresos, es comprensible que le preocupe molestarle y perder futuros trabajos. Pero siempre que maneje la situación de forma profesional, podrá conservar al cliente y cobrar. Además, ¿realmente desea seguir trabajando con un cliente que retrasa constantemente los pagos? Incluso si deciden separarse, esta situación puede resultar ventajosa en última instancia.
- Retos de comunicación: sabes que tienes que solicitar el pago, pero te cuesta encontrar las palabras adecuadas. La gestión de clientes a menudo se reduce a una comunicación cuidadosa, pero si no tienes un guion para esta situación, es fácil titubear y equivocarse.
- Incomodidad personal: si tiende a evitar los conflictos, es posible que le resulte más atractivo realizar una tarea desagradable que solicitar el pago completo de una factura a un cliente. Evitar los conflictos agrava el problema y lo convierte en algo aún peor. El crecimiento personal es parte del éxito profesional, así que considérelo una oportunidad para fortalecer sus habilidades.
- Condiciones de pago poco claras: si no ha definido claramente las fechas límite de los pagos, los recargos por demora y las opciones de pago por adelantado, se crea ambigüedad, y usted no quiere ambigüedad cuando se trata de cobrar. No puede obtener pagos puntuales si no establece condiciones, por lo que toda relación con un cliente debe comenzar con un contrato por escrito.
- Consecuencias legales: algunos clientes pueden usar compartido el término «amenaza legal» o decir cosas como «Tendré que consultar esto con mi abogado». No permita que la posibilidad de una acción legal le disuada. En este caso, infórmese sobre los aspectos legales del proceso de pago en su estado para conocer sus derechos de pago.
Por muy difícil que resulte, debemos superar el miedo a que nos perciban como «difíciles» o «asertivos». Pedir lo que nos corresponde es justo y absolutamente lo correcto.
Sin embargo, esto supone una oportunidad para manejar la situación con profesionalidad, lo que conduce a una relación con el cliente más respetuosa y productiva.
Los retrasos en los pagos obstaculizan significativamente el flujo de caja, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas, y provocan problemas operativos que podrían haberse evitado si las personas le hubieran pagado cuando debían.
Qué hacer y qué no hacer para solicitar un pago de forma profesional y educada.
Cada situación es diferente, pero en general, es aconsejable seguir estos consejos para realizar una solicitud de pago lo más educada posible.
Qué hacer: Establezca las expectativas desde el principio.
Cuanto más transparente sea desde el principio, menor será la probabilidad de que los clientes se retrasen en los pagos. Desde el momento en que incorpore a un cliente, infórmele de sus precios y condiciones de pago.
Sea proactivo y haga mención de las condiciones de pago en sus contratos. Cada hoja de pago debe incluir:
- Nombre legal del cliente
- Tu información de contacto, incluyendo tu número de teléfono y dirección de envío.
- Plazo de pago o fechas límite de pago
- Forma de pago y moneda
- Políticas para el reembolso de gastos
- Recargos por demora y sus condiciones
- Preguntas frecuentes que explican cómo lidiar con los pagos atrasados.
Para darle un toque extra, pida a los clientes que pongan sus iniciales junto a las condiciones de pago.
Para evitar los retrasos crónicos en los pagos, añada una cláusula en su contrato que indique que se reserva el derecho de rechazar a los clientes que se retrasen en el pago un determinado número de veces.
No haga lo siguiente: decir algo de lo que se arrepentirá.
Un tono hostil dañará la relación con el cliente, y usted no quiere quemar puentes.
En lugar de reaccionar en el calor del momento, cree un plan de comunicación para lidiar con los pagos atrasados. Incluya un manual sobre cómo escalar los pagos atrasados, con guiones, para no decir algo negativo que le haga perder la cuenta.
Qué hacer: Ofrecer varias formas de pago.
Quizás los clientes se retrasan en los pagos porque solo aceptas pagos mediante cheques en papel. Hay tantas formas de pago y procesadores de pagos que lo mejor es aceptar tantas como sea posible. 💸
Como mínimo, acepte:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Tarjeta de crédito o débito
- Transferencias ACH desde cuentas bancarias
Asegúrate de añadir un pequeño POE en el documento de incorporación de clientes sobre cómo utilizar tu instrumento de pago para que conozcan el proceso de antemano.
No haga lo siguiente: Sorprender a los clientes.
Los elementos de una factura no deberían ser una sorpresa. Si quieres que tus clientes te paguen a tiempo, envíales un recordatorio amistoso antes de la fecha límite.
Un breve recordatorio de pago por correo electrónico, llamada telefónica o texto, con una copia de la factura, es un recordatorio cortés para aquellas personas que realmente se han olvidado y no tenían intención de dejarlo sin pagar.
Pendiente: enviar recordatorios para recibir el pago.
Algunas personas se olvidarán de pagar una factura incluso después de la fecha límite. La vida es ajetreada y las bandejas de entrada están llenas hasta los topes, por lo que no es raro que los clientes pasen por alto un mensaje de recordatorio.
Cree un flujo de trabajo interno en su software de gestión de tareas para enviar recordatorios periódicos de facturas en diferentes fases:
- Antes de la fecha límite
- Sobre la fecha límite de pago de pago
- Cuando el pago está vencido
No haga lo siguiente: Olvidar las facturas impagadas.
Lo único peor que un cliente que se olvida de una factura es que tú te olvides de un pago pendiente. Mantén un control de todas las facturas pendientes utilizando una herramienta inteligente de gestión de clientes que realiza el seguimiento de las facturas, los pagos, los avisos de pagos fallidos y mucho más.
Qué pendiente: cree un formulario de solicitud de pago aprovechando la API de solicitud de pago.
Facilite al máximo el pago a sus clientes. Cree un formulario de solicitud de pago en línea para agilizar el proceso de pago.
Es posible que tenga que trabajar con su equipo de TI para integrar una API de solicitud de pago, aunque un simple formulario DIY también podría servir. Incorpórelo en una página web con un poco de HTML y ¡voilà! Sus clientes solo tendrán que visitar el portal y pagar su saldo pendiente, todo gracias a esta sencilla integración con la API de solicitud de pago.
Cómo evitar tener que solicitar el pago
Perseguir facturas no es la mejor forma de emplear su tiempo, y podemos garantizarle que a sus clientes tampoco les gusta que les persigan. 👀
Minimice las molestias y evite las solicitudes de pago con estos pequeños cambios:
- Solicite pagos por adelantado: si ya conoce el alcance del trabajo, pida al cliente que pague antes de completar cualquier trabajo. Si eso no es posible, solicite depósitos o pagos iniciales.
- Ofrezca servicios de suscripción: si presta el mismo nivel de servicio cada mes, cobre al cliente una cuota de suscripción recurrente a través de una tarjeta registrada.
- Envíe las facturas con prontitud: No posponga el envío de las facturas. Envíelas siempre rápidamente, mientras el proyecto aún está fresco en la mente del cliente.
- Ofrezca planes de pago: algunos clientes pueden tener dificultades para pagar, especialmente en el caso de facturas elevadas. En este caso, ofrezca planes de pago que les permitan pagar a plazos. Los pagos a plazos demuestran a los clientes que está dispuesto a colaborar con ellos.
Plantillas de solicitudes de pago para cobrar los pagos a los clientes
A estas alturas, ya sabes cómo superar la incomodidad de solicitar pagos. Entendemos que es difícil encontrar las palabras adecuadas para los correos electrónicos de solicitud de pago, por lo que es importante utilizar una plantilla de solicitud de pago.
Plantillas de solicitudes de pago de ClickUp
¿Por qué pasar horas formateando formularios y acuerdos de pago? Confíe en las plantillas de ClickUp para utilizar el lenguaje adecuado en las solicitudes de pago, con bonitos colores y un formato claro. ✨
Para empezar, pida a sus clientes que firmen la plantilla de acuerdo de pago sencillo de ClickUp. Utilice esta plantilla para realizar el seguimiento de los pagos, del estado de los clientes y crear campos personalizados para sus registros.
La plantilla de formulario de pago de ClickUp facilita la recopilación segura de la información de pago de los clientes en línea. Incluso envía alertas automáticas para mantener a todos al día sobre los pagos.
¿Tienes curiosidad por conocer tus datos de pago? Realiza el seguimiento con la plantilla de historial de pagos de ClickUp. Registra todos los detalles de los pagos de los clientes, así como los pagos que realizas a los proveedores. La plantilla supervisa los datos de pago a lo largo del tiempo para identificar posibles problemas y ofrecerte una visión general rápida de tu salud financiera.
Redacta solicitudes de pago con ClickUp AI, incluyendo los detalles de pago pertinentes.
Aunque las plantillas sólidas proporcionan una base firme, redactar un correo electrónico de solicitud de pago educado puede resultar complicado.
Afortunadamente, no tienes que escribir ningún mensaje de solicitud de pago. Utiliza ClickUp AI para redactar un mensaje cortés pero firme, sin salir de tu plataforma de gestión de proyectos. Úsalo para escribir secuencias de correos electrónicos, guiones telefónicos y textos que expliquen tus necesidades sin quemar puentes.
Si ya tiene una solicitud de pago y desea ajustarla para que tenga un tono más amigable, pida a ClickUp AI que la analice por usted. Si el texto suena demasiado agresivo, la IA le sugerirá cambios para que el mensaje sea menos contundente.
Cobra los pagos a través de los formularios de ClickUp.
¿Busca una interfaz de pago elegante? Pruebe ClickUp Forms. Es la forma más rápida de fomentar los pagos rápidos, y sus clientes también apreciarán la comodidad.
Los formularios de ClickUp recogen las respuestas que se conectan con las tareas de su equipo. Cree un formulario personalizado para guiar a los clientes a través del proceso de pago dentro de un elegante portal en línea. Cobrar es tan fácil como que sus clientes pulsen el botón de pago.
El último recurso: consulte a un abogado.
Llegados a este punto, ya ha hecho todo lo posible por fomentar la buena voluntad y comunicarse con su cliente. En caso de que este persista en evitar el pago o se niegue rotundamente a cumplir con sus obligaciones financieras, el siguiente paso podría ser emprender acciones legales.
Es probable que su abogado envíe una carta enérgica al cliente en la que se describa la posibilidad de emprender acciones legales si el pago no se realiza con prontitud. En muchos casos, la mención de acciones legales puede incitar a los clientes a saldar sus deudas. Pero atención: es casi seguro que esto supondrá la pérdida de la cuenta, así que no tome esta decisión a la ligera.
Si contratar a un abogado no es viable desde el punto de vista económico, es posible que pueda reclamar el pago a través de un tribunal de reclamaciones menores, pero esto depende de su estado, de los términos del contrato y del importe del pago.
Adiós a los pagos atrasados
A algunos profesionales les resulta incómodo solicitar el pago que les corresponde por derecho, y entendemos que puede resultar desagradable. Siga los consejos de esta guía para superar su miedo a solicitar el pago. Siempre que envíe correos electrónicos corteses y profesionales, podrá mantener la relación mientras hace crecer su empresa.
Puede crear sus propias solicitudes de pago, pero si desea ahorrar tiempo y evitar problemas de comunicación, utilice ClickUp. Las plantillas, las herramientas de IA, los formularios y mucho más facilitan las solicitudes de pago para que pueda centrarse en las tareas que realmente marcan la diferencia. ¡Regístrese en ClickUp!