Pues ha pasado. Has completado un trabajo para un cliente, has enviado una solicitud de pago y... nada. Quizá te hayan dado varias explicaciones, como que no pueden pagar en ese momento, problemas con el procesador de pagos, la forma de pago o la ausencia de su contable.
Independientemente de las razones, el resultado sigue siendo el mismo: Has terminado el trabajo, pero no has recibido el pago, lo que te deja con un montón de facturas sin pagar.
Tanto si diriges una pequeña empresa, trabajas como autónomo o gestiona proyectos para una gran corporación es esencial mantener un flujo de caja saneado. La consecución de esta meta depende de su capacidad para cobrar los pagos con prontitud, manteniendo al mismo tiempo la profesionalidad.
En lugar de recurrir a tácticas agresivas, esta guía le enseñará a pedir el pago a los clientes con educación y a evitar situaciones incómodas. Después de todo, ¡te has esforzado y mereces que te compensen por el trabajo! 🌻
¿Por qué es difícil pedir pagos a los clientes?
Se trata de una situación delicada y peliaguda: Necesitas que el cliente pague lo que debe, pero no quieres acosarle ni avergonzarle.
Y, desde luego, no quieres enfadarles hasta el punto de que te echen la bronca o se nieguen a pagar la factura.
Muchos de nosotros nos sentimos incómodos enviando solicitudes de pago porque no queremos parecer maleducados o prepotentes. Muchos profesionales temen enviar el correo electrónico "Quería saber si has visto esta factura".
Suele ser así:
- Miedo a la pérdida de clientes: Si dependes en gran medida de un solo cliente para obtener una gran parte de tus ingresos, es comprensible que te preocupe molestarle y perder futuros trabajos. Pero siempre que maneje la situación con profesionalidad, puederetener al clientey_ cobrar. Además, ¿realmente desea comprometerse con un cliente que retrasa constantemente los pagos? Incluso si deciden separarse, esta situación puede resultar ventajosa en última instancia
- Dificultades de comunicación: Sabes que tienes que pedir el pago, pero te cuesta encontrar las palabras adecuadas. Gestión de clientes a menudo se reduce a una comunicación meditada, pero si no tienes un guión para esta situación, es fácil que se te escapen las palabras y lo hagas mal
- Incomodidad personal: Si tiendes a evitar los conflictos, puede que te resulte más atractivo realizar una tarea desagradable que solicitar el pago íntegro de una factura a un cliente. Evitar el conflicto hace que el problema se convierta en algo aún peor. El crecimiento personal forma parte del éxito profesional, así que considere esta situación como una oportunidad para reforzar sus habilidades
- Condiciones de pago poco claras: Si no has definido claramente y por adelantado las fechas límite de pago, los recargos por demora y las opciones de pago, se crea ambigüedad, y no quieres ambigüedad cuando se trata de cobrar. No se pueden obtener pagos puntuales si no se establecen las condiciones, por lo que toda relación con un cliente debe comenzar con un acuerdo por escritocontrato.
- Ramificaciones legales: Algunos clientes pueden compartir vagas amenazas legales o decir cosas como: "Tendré que pedirle a mi abogado que lo vea" No permitas que la perspectiva de una acción legal te disuada. En este caso, entiende la legalidad del proceso de pago en tu estado para conocer tus derechos al pago
Por difícil que sea, debemos superar el miedo a ser percibidos como "difíciles" o "asertivos" Sin embargo, esto nos brinda la oportunidad de manejar la situación con profesionalidad, lo que conduce a una relación con el cliente más respetuosa y productiva
Los retrasos en los pagos entorpecen considerablemente el flujo de caja -especialmente en el caso de los propietarios de pequeñas empresas- y provocan problemas operativos que podrían haberse evitado si los clientes hubieran pagado cuando debían.
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Qué hacer y qué no hacer para pedir un pago de forma profesional y educada
Cada situación es diferente, pero, en general, conviene seguir estos consejos para solicitar el pago de la forma más educada posible.
Pendiente: Ajustar las expectativas desde el principio
Cuanto más transparente seas desde el principio, menor será la probabilidad de que los clientes se retrasen en los pagos. Desde el momento en que a un cliente y las condiciones de pago.
Sea proactivo y mencione las condiciones de pago en sus contratos. Todas las hojas de pago deben incluir:
- Nombre legal del cliente
- Su información de contacto, incluido su número de teléfono y dirección de envío
- Plazos o fechas límite de pago
- Forma de pago y moneda
- Políticas de reembolso de gastos
- Comisiones de demora y sus condiciones
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de los retrasos en los pagos
Para mayor oomph, pida a los clientes que pongan sus iniciales junto a las condiciones de pago.
Para evitar retrasos crónicos en los pagos, añade una cláusula en tu contrato que diga que te reservas el derecho a dar de baja a los clientes que paguen tarde un determinado número de veces.
No digas algo de lo que te arrepentirás
Un tono polémico dañará la relación con el cliente, y no querrás quemar puentes.
En lugar de reaccionar en caliente, crea un plan de comunicación para hacer frente a los retrasos en los pagos. Incluya un manual sobre cómo escalar los retrasos en los pagos -con guiones- para no decir algo negativo que le haga perder la cuenta.
Pendiente: Ofrezca varias formas de pago
Puede que los clientes se retrasen en los pagos porque usted sólo acepta cheques en papel. Hay tantas formas de pago y procesadores de pago, que es mejor aceptar tantos como sea posible. 💸
Como mínimo, acepta:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Tarjeta de crédito o débito
- Transferencias ACH a cuenta bancaria
Asegúrese de añadir un mini POE en su cliente documento de incorporación sobre cómo utilizar su instrumento de pago para que conozcan el proceso de antemano.
No: Sorprender a los clientes
Los elementos de una factura no deberían ser una sorpresa. Si quieres que los clientes te paguen a tiempo, envíales un recordatorio amistoso antes de la fecha límite.
Un correo electrónico recordatorio del pago, una llamada telefónica o un mensaje de texto -con una copia de la factura- es un recordatorio cortés para las personas que sinceramente se olvidaron y no querían dejarlo sin pagar.
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Pendiente: Enviar recordatorios para recibir pagos
Algunas personas se olvidan de pagar una factura incluso después de la fecha límite. La vida es ajetreada y las bandejas de entrada están llenas hasta los topes, así que no es raro que los clientes no reciban un mensaje recordatorio.
Cree un flujo de trabajo interno en su software de gestión de tareas para enviar recordatorios periódicos de facturas en distintas fases:
- Antes de la fecha límite de pago
- En la fecha límite de pago
- Al vencimiento del pago
No Olvidar las facturas impagadas
Lo único peor que un cliente olvide una factura es que tú olvides un pago pendiente Lleva la cuenta de todas las facturas pendientes utilizando un herramienta inteligente de gestión de clientes que realiza el seguimiento de facturas, pagos, avisos de impago y mucho más.
Pendiente: Crear un formulario de solicitud de pago aprovechando la API de solicitud de pago
Facilite al máximo el proceso de pago. Cree un formulario de solicitud de pago online para agilizar el proceso de pago.
Es posible que tenga que trabajar con su personal informático para integrar una API de solicitud de pago, o una simple API de solicitud de pago Formulario DIY también puede servir. Incrústelo en una página web con un poco de HTML, ¡y voilà! Sus clientes simplemente visitan el portal y pagan su saldo pendiente, todo gracias a esta sencilla integración con la API de solicitud de pago.
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Cómo evitar tener que pedir un pago
Perseguir facturas no es la mejor forma de emplear su tiempo, y podemos garantizarle que a sus clientes tampoco les gusta que les persigan. 👀
Minimiza las molestias y evita las solicitudes de pago con estos pequeños cambios:
- Pide pagos por adelantado: Si ya conoces el alcance, pide al cliente que pague antes de completar cualquier trabajo. Si no es posible, pide un depósito o un pago inicial
- Ofrece suscripciones servicios: Si ofreces el mismo nivel de servicio todos los meses, cobra al cliente una suscripción periódica a través de una tarjeta archivada
- Envía las facturas con prontitud: No pospongas el envío de las facturas. Envíalas siempre rápido, cuando el proyecto aún esté fresco en la mente del cliente
- Ofrece planes de pago: Algunos clientes pueden tener dificultades para pagar, sobre todo las facturas más grandes. En ese caso, ofréceles planes de pago a plazos. Los plazos demuestran a los clientes que estás dispuesto a trabajar con ellos
Plantillas de solicitud de pago para cobrar a los clientes
Llegados a este punto, ya sabe cómo superar el "morbo" de pedir pagos. Sabemos que es difícil encontrar las palabras adecuadas para los correos electrónicos de solicitud de pago, por eso es importante utilizar una plantilla de solicitud de pago.
Plantillas de solicitud de pago de ClickUp
¿Por qué pasar horas formateando formularios y acuerdos de pago? Confíe en las plantillas de ClickUp para utilizar el lenguaje adecuado en las solicitudes de pago, completadas con bonitos colores y un formato claro. ✨
Para empezar, haga que sus clientes firmen el formulario Plantilla de acuerdo de pago simple de ClickUp . Utilice esta plantilla para hacer un seguimiento de los pagos, controlar el estado de los clientes y crear campos personalizados para sus registros.
Establezca las condiciones para el pago de nóminas con la plantilla de acuerdo de pago simple de ClickUp
En Plantilla de Formulario de Pago ClickUp facilita la recopilación en línea de la información de pago de los clientes de forma segura. Incluso envía alertas automáticas para mantener a todo el mundo al día de los pagos.
Cree un flujo de pagos con la Plantilla de Formulario de Pago de ClickUp
¿Le interesan sus datos de pago? Realice un seguimiento con Plantilla del historial de pagos de ClickUp . Registre todos los datos de pago de sus clientes, así como los pagos que realice a sus proveedores. La plantilla supervisa los datos de pago a lo largo del tiempo para identificar posibles problemas y ofrecerle una instantánea rápida de su salud financiera.
La plantilla de historial de pagos de ClickUp le permite realizar un seguimiento de los pagos a autónomos, clientes y empleados asalariados en un solo lugar
Redacte solicitudes de pago con ClickUp AI incluyendo los detalles de pago pertinentes
Aunque las plantillas sólidas proporcionan una base sólida, redactar un correo electrónico educado de solicitud de pago puede ser todo un reto.
Afortunadamente, no tiene que escribir un mensaje de solicitud de pago en absoluto. Utilice ClickUp AI para escribirle un mensaje educado pero firme, todo ello sin salir de su plataforma de gestión de proyectos. Utilícelo para escribir secuencias de correo electrónico, guiones telefónicos y textos que expliquen sus necesidades sin quemar puentes.
Utilice ClickUp AI para escribir más rápido y pulir sus textos, respuestas de correo electrónico y mucho más
Si ya tiene una solicitud de pago y desea ajustarla para que tenga un tono más amigable, pídale a ClickUp AI que la analice por usted. Si el texto suena demasiado agresivo, la IA le sugerirá cambios para que el mensaje sea menos picante.
Cobro de pagos a través de Formularios ClickUp
¿Busca una interfaz de pago elegante? Pruebe los Formularios ClickUp Es la forma más rápida de fomentar la rapidez en los pagos, y sus clientes también apreciarán la comodidad. Formularios ClickUp capture respuestas que conecten con las tareas de su equipo. Cree un formulario personalizado para guiar a sus clientes a través del proceso de pago en un sencillo portal en línea. Cobrar es tan fácil como que sus clientes pulsen el botón de pago.
El último recurso: Contratar a un abogado
Llegados a este punto, ya has hecho todo lo posible por fomentar la buena voluntad y comunicarte con tu cliente. En caso de que persista en eludir el pago o se niegue en redondo a cumplir sus obligaciones financieras, el siguiente paso podría ser emprender acciones legales.
Lo más probable es que tu abogado envíe una carta al cliente en la que le indique la posibilidad de emprender acciones legales en caso de que el pago no se efectúe con prontitud. En muchos casos, la mención de acciones legales puede inducir a los clientes a saldar sus deudas. Pero atención: Es casi seguro que perderá la cuenta, así que no tome esta decisión a la ligera.
Si no le resulta económicamente viable contratar a un abogado, quizá pueda reclamar el pago a través de las siguientes vías tribunal de reclamaciones de menor cuantía pero esto depende de su estado, de las condiciones del contrato y del importe del pago.
Adiós a los pagos atrasados
Algunos profesionales se sienten incómodos a la hora de pedir el pago que se merecen, y lo entendemos. Sigue los consejos de esta guía para superar el miedo a pedir un pago. Siempre que envíes correos electrónicos educados y profesionales, podrás preservar la relación a la vez que haces crecer tu empresa.
Puede hacer usted mismo las solicitudes de pago, pero si quiere ahorrar tiempo y evitar problemas de comunicación, opte por ClickUp. Plantillas, herramientas de IA, Formularios y mucho más hacen que las solicitudes de pago sean pan comido para que usted pueda centrarse en las tareas que realmente mueven la aguja. Registrarse en ClickUp ¡!