Para que una empresa tenga éxito, debe evolucionar con los tiempos. Eso puede significar someterse a cambios organizativos, cambios en los procesos empresariales o una transformación digital. Sea cual sea el tipo de cambio, una gestión eficaz del cambio es fundamental para el éxito.
La gestión del cambio significa que una organización debe decidir un plan y luego implementarlo, lo que conduce a algún tipo de transformación.
Si bien la gestión habitual de proyectos puede encargarse de implementar sistemas, procesos y nuevas soluciones de software, eso es solo una parte de la ecuación.
Una gestión del cambio verdaderamente exitosa también implica obtener la aceptación de todas las partes interesadas, incluida toda la estructura de gestión de proyectos, y gestionar el compromiso de los empleados a lo largo de todo el proceso. Sin esa aceptación y ese compromiso, es posible que vuelva al punto de partida. ?
Sin embargo, gestionar eficazmente su equipo, sus recursos y el proceso no tiene por qué significar reinventar la rueda. Los modelos originales de gestión del cambio se han convertido ahora en un software de gestión del cambio personalizable que puede ayudar a optimizar el proceso de gestión del cambio, ahorrándole tiempo, esfuerzo y dinero.
Entonces, ¿cómo saber qué sistema de gestión del cambio elegir? El ideal para usted dependerá de sus circunstancias particulares, pero hay algunas funciones clave que debe tener en cuenta.
¿Qué es un software de gestión del cambio?
El software de gestión del cambio es una herramienta o sistema especializado que ayuda a las organizaciones a gestionar y navegar eficazmente los cambios dentro de sus procesos, sistemas o tecnologías. Ayuda a optimizar el proceso de gestión del cambio, garantizando transiciones fluidas y minimizando las interrupciones. Este software suele incluir funciones como el seguimiento de las solicitudes de cambio, la planificación, la implementación y la evaluación de los cambios.
¿Qué debe buscar en un software de gestión del cambio?
Las herramientas de gestión del cambio ayudan a crear una estructura para el proceso de cambio. Tanto si busca una gestión del cambio organizativa como informática, necesitará una combinación de algunas o todas estas funciones clave en su software de gestión del cambio:
- Una interfaz de usuario (UI) intuitiva que no requiere mucho tiempo para aprender a utilizarla, lo que a su vez aumenta su adopción.
- Integración perfecta con otras herramientas relacionadas, como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los canales de colaboración.
- Una herramienta de mapeo de procesos que le permita tener una visión clara de dónde se encuentra ahora, hacia dónde se dirige y por qué, así como todos los pasos que debe seguir para llegar allí.
- Una estructura que aclare los roles y responsabilidades de todas las partes interesadas, incluidos los gestores de proyectos, los patrocinadores de proyectos, el comité de control o asesoramiento de cambios y los usuarios finales.
- Un cronograma que muestre las tareas, los hitos importantes y cualquier dependencia que pueda causar cuellos de botella, especialmente si trabaja con equipos multifuncionales (consejo útil: un estatuto del equipo, es decir, un documento que establezca claramente las metas, los roles y las responsabilidades, y las expectativas, puede ser muy útil para garantizar que todos los miembros del equipo estén en sintonía).
- Una estrategia de comunicación clara que describa los mensajes clave y cómo se transmitirán.
- Un plan de formación y desarrollo para garantizar que todos tengan los conocimientos y habilidades necesarios para hacer frente al cambio.
- Un plan de evaluación y gestión de riesgos para destacar cualquier riesgo potencial y las estrategias para hacerles frente.
- Establezca métricas claras para medir el éxito de la iniciativa de gestión del cambio, por ejemplo, indicadores clave de rendimiento (KPI) u objetivos y resultados clave (OKR), además de un plan para recopilar los comentarios necesarios para medir la eficacia de los miembros de su equipo.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de estatutos de equipo!
Los 10 mejores programas de gestión del cambio que puede utilizar
A la hora de decidir cuál es la mejor solución de gestión del cambio para su empresa, tenga en cuenta el tipo de cambio que desea realizar, si es solo interno o también afecta a los clientes, y qué tipo de elaboración de informes debe realizar para proporcionar a las partes interesadas. ?
Cada una de estas opciones de software de gestión del cambio tiene funciones específicas que pueden resultar útiles para su iniciativa de gestión del cambio.
1. ClickUp
ClickUp es una solución integral y una herramienta de gestión de proyectos que da soporte a todos los aspectos de su empresa, desde la gestión empresarial hasta la gestión del cambio y mucho más. ClickUp puede ser un activo valioso en la gestión del cambio, ya que proporciona una plataforma centralizada para organizar y realizar el seguimiento de todas las tareas relacionadas con el cambio.
Sus funciones, como el establecimiento de metas, el control de tiempo, la asignación de tareas y las herramientas de colaboración, ayudan a garantizar una transición fluida. Además, las funciones de elaboración de informes de ClickUp le permiten supervisar el progreso y ajustar las estrategias según sea necesario, lo que facilita un proceso de cambio más eficiente y eficaz.
Con nuestro software de gestión del cambio, que incluye plantillas fáciles de usar para ayudarle a planificar, realizar el seguimiento y poner en marcha su proyecto, gestionar el cambio nunca ha sido tan fácil. ?
Las mejores funciones de ClickUp:
- Ofrece un plan de gestión del cambio con control de tiempo del flujo de trabajo, estados y cuatro tipos de vista diferentes para ayudarle a empezar con la planificación del cambio.
- Utilice los mapas mentales de ClickUp para facilitar una visualización clara de cómo funciona todo en conjunto.
- Elija entre 10 plantillas diferentes de gestión del cambio, que incluyen listas de control y gráficos de Gantt para diferentes escenarios de uso, como la gestión de servicios de TI (ITSM), proyectos SaaS y planes de trabajo desde casa.
- Cree procesos de gestión del cambio que le guíen a través de los pasos a seguir, facilitando la gestión de tareas a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Identifique fácilmente las prioridades y cualquier dependencia que pueda requerir intervención.
- Gestión del equipo y la infraestructura de TI para que el proyecto siempre avance.
- Cree un panel de control de alto nivel para poder ver rápidamente lo que está sucediendo en cada aspecto del proyecto.
- Colabore fácilmente con su equipo mediante chat en tiempo real, comentarios asignados y procesos documentados.
Limitaciones de ClickUp:
- Con la multitud de funciones disponibles, hay una curva de aprendizaje para conocerlas todas.
- El tiempo de respuesta del sistema puede ser a veces un poco lento.
Precios de ClickUp:
- Free Forever
- Ilimitado: 5 $ al mes por usuario.
- Empresas: 12 $ al mes por usuario.
- Business Plus: 19 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de ClickUp:
- G2: 4,7/5 (más de 8000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 3700 opiniones)
2. Freshservice
El software de gestión de cambios de Freshservice forma parte de la amplia plataforma Freshworks. Está dirigido a la gestión de servicios de TI y a los cambios en las operaciones de TI. ?️
Las mejores funciones de Freshservice:
- Utilice los datos de su servicio de asistencia técnica para informar de cualquier cambio necesario.
- Cree plantillas para nuevos proyectos a partir de tickets o problemas existentes, o empiece desde cero.
- Utilice Workflow Automator para crear un proyecto o una tarea cuando se cumplan determinadas condiciones desencadenantes.
- Elija si desea utilizar un modelo en cascada, ágil o híbrido.
- Las múltiples vistas le ayudan a visualizar fácilmente cada fase de su proyecto de gestión del cambio.
- Personalice sus informes para obtener la información que necesita para tomar buenas decisiones.
Limitaciones de Freshservice:
- Algunos usuarios consideran que la interfaz de usuario está un poco desfasada y podría mejorarse.
- Las limitaciones de la función de elaboración de informes pueden resultar frustrantes.
Precios de Freshservice:
- Prueba gratuita: durante 21 días.
- Starter: 15 $ al mes por agente
- Crecimiento: 40 $ al mes por agente.
- Ventaja: 80 $ al mes por agente.
- Enterprise: 105 $ al mes por agente
Valoraciones y reseñas de Freshservice:
- G2: 4,6/5 (más de 900 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 500 opiniones)
3. Whatfix
Whatfix es una plataforma de adopción digital (DAP) que ayuda a su equipo a aceptar las nuevas tecnologías y les enseña a utilizarlas. ?
Las mejores funciones de Whatfix:
- Acelere la incorporación de clientes y empleados, ya que los usuarios se familiarizan rápidamente con el nuevo sistema a través de consejos, visitas al producto, ventanas emergentes, menús de autoayuda y tutoriales.
- Utiliza los flujos de trabajo existentes para mejorar los conocimientos y desarrollar la experiencia.
- Fomenta la autosuficiencia cuando los usuarios se encuentran con un problema, lo que reduce la demanda de su servicio de asistencia técnica informática.
- No se requiere código para crear contenido como guías interactivas, por lo que cualquiera puede utilizar el sistema.
- Compatible con muchos navegadores diferentes.
- Esta herramienta de gestión del cambio proporciona tecnología accesible para adaptarse a las personas con discapacidades.
Limitaciones de Whatfix:
- La integración CRM aún no es perfecta y necesita más trabajo.
- Algunos usuarios prefieren un poco más de flexibilidad en la forma de completar las tareas.
Precios de Whatfix:
- Versión de prueba gratuita
- Web–Standard, Premium o Pro: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- Escritorio–Premium: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- Móvil: estándar o pro: póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- Enterprise–Standard o Premium: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Whatfix:
- G2: 4,6/5 (más de 250 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 70 opiniones)
4. Gensuite
El software Gensuite Management of Change (MOC) forma parte del amplio Benchmark Gensuite, una solución basada en la nube que tiene como objetivo optimizar los procesos de la empresa y mejorar el compromiso, la responsabilidad y la toma de decisiones.
Las mejores funciones de Gensuite:
- Diseñado para gestionar mejor los cambios en los procesos, los equipos y las instalaciones.
- Registre, realice el seguimiento y evalúe las solicitudes de cambio.
- Tiene en cuenta los riesgos de seguridad, funcionales y de cumplimiento.
- Facilita la revisión y aprobación de los cambios sugeridos.
- Le ayuda a gestionar la ejecución y el seguimiento, manteniendo a su equipo informado en todo momento.
Limitaciones de Gensuite:
- Algunos usuarios han informado de que el sistema no es lo suficientemente flexible y les gustaría poder personalizarlo más.
- La curva de aprendizaje puede ser pronunciada, especialmente para comprender cómo interactúan los diferentes módulos.
Precios de Gensuite:
- Todos los planes: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Gensuite (no específico del software MOC):
- G2: 4,2/5 (más de 11 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 70 opiniones)
5. WalkMe
Las herramientas de gestión del cambio de WalkMe están diseñadas para gestionar el cambio tanto para sus clientes como para su equipo, guiando a los usuarios a través de los flujos de trabajo empresariales. ?
Las mejores funciones de WalkMe:
- Facilita la incorporación con una lista de incorporación a tu propio ritmo.
- Ayuda a los usuarios a alcanzar sus metas fomentando los comportamientos deseados, utilizando información sobre el comportamiento digital y notificaciones personalizadas en el escritorio.
- Reduce las solicitudes de soporte al cliente y empleados, lo que mejora la satisfacción del cliente y ahorra horas de trabajo a su servicio de asistencia técnica.
- Ofrece incorporación para un intervalo amplio de software, incluyendo Salesforce, Talentsoft, Workday y Jira.
Limitaciones de WalkMe:
- Si su empresa es bastante compleja, puede llevarle algún tiempo familiarizarse con el sistema y configurarlo según sus necesidades.
- Su soporte al cliente puede tardar en responder a las consultas.
Precios de WalkMe:
- Todos los planes: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de WalkMe:
- G2: 4,5/5 (más de 250 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 60 opiniones)
6. SysAid
SysAid es una herramienta de gestión de servicios de TI (ITSM) que ayuda a gestionar las solicitudes de cambio desde su inicio hasta su implementación. ?️
Las mejores funciones de SysAid:
- Ofrece automatización de los procesos del servicio de asistencia técnica para mejorar la eficiencia desde la solicitud inicial hasta cualquier trabajo terminado por su equipo de desarrollo.
- Basado en las buenas prácticas de la biblioteca de infraestructura de TI (ITIL).
- Incluye la función de base de datos de gestión de la configuración (CMDB), que garantiza que todos los activos de TI estén configurados correctamente para prestar sus servicios.
- Las plantillas de flujo de trabajo están preconfiguradas para diferentes escenarios de cambio o se pueden personalizar según las necesidades del usuario.
- Los usuarios pueden evaluar el riesgo de cualquier cambio sugerido, involucrando a las partes interesadas externas cuando sea necesario.
- A continuación, se lleva a cabo el proceso de aprobación en diferentes niveles para garantizar que las soluciones sugeridas se ajustan a las políticas de la empresa antes de implementar los cambios.
Limitaciones de SysAid:
- Algunos usuarios consideran que la personalización es más compleja de lo necesario y no siempre funciona bien.
- La interfaz de usuario está pendiente de una actualización.
Precios de SysAid:
- Versión de prueba gratuita
- Todos los planes: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de SysAid:
- G2: 4,5/5 (más de 600 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 400 opiniones)
7. ChangeGear
ChangeGear es una plataforma de inteligencia artificial (IA) con un motor de aprendizaje automático que utiliza datos históricos para recomendar soluciones y acelerar la toma de decisiones. ?
Las mejores funciones de ChangeGear:
- Crea un repositorio central que almacena todos los cambios realizados en toda la empresa por el equipo de DevOps.
- Ofrece múltiples vistas de usuario en función de las necesidades del usuario.
- Automatización del flujo de trabajo que reduce las tareas repetitivas, minimiza los riesgos y agiliza los procesos de gestión de cambios y lanzamientos.
- Configure un portal de autoservicio para que su empresa pueda gestionar las consultas y solicitudes de servicio más habituales.
- Estas herramientas de gestión del cambio facilitan la auditoría y la elaboración de informes de cumplimiento.
Limitaciones de ChangeGear:
- Algunos usuarios se han quejado de que no hay suficiente soporte formativo mientras aprenden a utilizar el sistema.
- La configuración del backend no es tan fácil de usar como podría ser para los usuarios.
Precios de ChangeGear:
- Todos los planes: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de ChangeGear:
- G2: 3,8/5 (más de 80 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (50 opiniones)
8. La tienda del cambio
Dicen que son «la plataforma de gestión del cambio en el lugar de trabajo más útil del planeta». Este software de gestión del cambio consta de seis herramientas diferentes diseñadas para recopilar comentarios, evaluar la preparación para el cambio y, a continuación, poner en marcha las medidas necesarias.
Las mejores funciones de Change Shop:
- La herramienta Organización le ayuda a evaluar si su empresa está preparada para el próximo cambio y le proporciona un recordatorio sobre las buenas prácticas para la gestión del cambio.
- La herramienta Team facilita el intercambio de opiniones entre equipos.
- El simulador de cambios le ayuda a analizar diferentes escenarios y evaluar los posibles riesgos.
- El líder del cambio recopila comentarios de los gerentes sobre cómo va el cambio y genera informes personalizados.
- La herramienta Personal permite al gestor de la gestión de proyectos de cambio realizar la valoración del progreso del cambio.
- El panel de control del compromiso con el cambio le ofrece una panorámica del proceso de gestión del cambio y de cómo está avanzando.
Las limitaciones de Change Shop:
- Aún no se ha determinado.
Precios de Change Shop:
- Change Leader: Gratis para hasta 2500 miembros del equipo.
- Corporación: 180 $ al mes para un máximo de 10 000 miembros del equipo.
- Grandes corporaciones: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Change Shop:
- G2: Aún no hay reseñas.
- Capterra: Aún no hay reseñas.
9. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus es una plataforma de gestión de servicios de TI que le ayuda a visualizar su proceso de gestión de cambios. ✨
Las mejores funciones de ServiceDesk Plus:
- La gestión de activos de TI (ITAM) y la base de datos de gestión de configuraciones (CMDB) integradas evalúan los riesgos y le ayudan a planear los cambios.
- Utilice un diseñador de flujos de trabajo visual para ayudarle a diseñar procesos de cambio, realizar automatización de flujos de trabajo y configurar notificaciones para que todos estén al tanto.
- Ayuda a la automatización de los procesos de revisión y aprobación de la gestión de servicios de TI.
- Roles y estados personalizables para que pueda diseñar el proceso que mejor se adapte a su empresa.
- Registre y realice un seguimiento de los cambios, y obtenga opiniones y aprobaciones sobre sus planes.
- Recopila comentarios sobre la satisfacción de los clientes y ayuda a identificar áreas de formación y cómo se puede mejorar el soporte.
Limitaciones de ServiceDesk Plus:
- No es muy flexible y algunos usuarios desearían poder hacerlo más personalizado.
- El soporte al cliente puede ser lento cuando necesitas ayuda.
Precios de ServiceDesk Plus:
- Estándar: desde 10 $ al mes por técnico.
- Profesional: desde 21 $ al mes por técnico.
- Enterprise: desde 50 $ al mes por técnico.
Valoraciones y reseñas de ServiceDesk Plus:
- G2: 4,2/5 (más de 200 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 190 opiniones)
10. Howspace
Howspace es una herramienta que ayuda a los equipos a colaborar en los procesos de gestión del cambio, respaldada por la funcionalidad de la IA.
Las mejores funciones de Howspace:
- Utilice el entorno de trabajo para recabar opiniones de todas las partes interesadas antes de iniciar el proceso de gestión del cambio.
- Super Chat permite a muchos participantes chatear al mismo tiempo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
- Utilice plantillas para procesos como la lluvia de ideas, la planificación y la gestión del flujo de trabajo.
- Todas las ideas de las partes interesadas se centralizan en un solo lugar para que todos puedan verlas.
- Intégrelo con otras herramientas como MS Teams, Zapier, pizarras Miro y Hojas de cálculo de Google.
Limitaciones de espacio:
- La plataforma de reuniones virtuales aún no funciona a la perfección.
- No hay un catálogo de plantillas, por lo que puede ver fácilmente lo que hay disponible.
Precios de Howspace:
- Free Forever: para 20 usuarios y tres entornos de trabajo.
- Ilimitado: 13 $ al mes por usuario para entornos de trabajo ilimitados.
- Equipo: 400 $ al mes para 50 usuarios.
- Empresas: 700 $ al mes para 100 usuarios.
- Personalizado: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Howspace:
- G2: 4,9/5 (5 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (9 opiniones)
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión del cambio
¿Cuáles son las claves de utilizar un software de gestión del cambio?
El software de gestión del cambio ofrece ventajas como procesos de cambio optimizados, mejora de la colaboración, mayor visibilidad de los cambios, reducción de las interrupciones y cumplimiento de las normas reglamentarias.
¿Cómo facilita el software de gestión del cambio la comunicación durante el proceso de gestión del cambio?
El software de gestión del cambio facilita la comunicación a través de herramientas colaborativas, notificaciones y alertas, actualizaciones en tiempo real, asignación y seguimiento de tareas, y funciones de elaboración de informes y análisis.
¿El software de gestión del cambio es adecuado para todo tipo de organizaciones?
Sí, el software de gestión del cambio es adecuado para organizaciones de todos los tamaños y sectores. Simplifica procesos complejos, mejora la colaboración, aumenta la eficiencia, garantiza el cumplimiento normativo y es escalable y personalizable para satisfacer las diferentes necesidades de las organizaciones.
Las mejores herramientas de gestión del cambio para ayudar a que el cambio organizativo sea un éxito
En un mundo que cambia tan rápidamente, las empresas deben evolucionar continuamente si quieren seguir siendo relevantes, lo que significa lidiar con una gestión del cambio constante.
Si bien la gestión de proyectos puede ocuparse del aspecto práctico de la gestión del cambio, también hay un elemento humano. Debe considerar cómo involucrará a su equipo y a sus clientes en el proceso de cambio.
Aprovechar una solución de software de gestión del cambio ya preparada puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Es posible que encuentre una que haga lo que necesita nada más instalarla, pero si no es así, muchas de ellas son altamente personalizables.
ClickUp ofrece múltiples plantillas personalizables que se adaptan a todas sus necesidades, todas ellas fáciles de usar y muy eficaces. ?
Investigue para identificar el mejor software de gestión del cambio para usted y, a continuación, utilícelo para gestionar el cambio de forma fluida siempre que sea necesario. Sus resultados se lo agradecerán.