¿Cómo redactar una Carta de Equipo? Con ejemplos y plantillas

Como gestor de proyectos o jefe de equipo, usted sabe que la colaboración, la comunicación y la eficacia son las piedras angulares del trabajo en equipo con éxito. Pero, ¿cómo poner en práctica esas prácticas para lograr el intento correcto del equipo?

Ahí es donde entra en juego una carta de equipo.

No sólo es una herramienta útil que ajusta la fase para ajuste de metas con todo el equipo pero una carta de equipo también actúa como una estrella polar para todas sus actividades y responsabilidades. En esta completa guía, nos adentraremos en los pormenores de la creación de una carta de equipo eficaz y ofreceremos ejemplos y buenas prácticas que todo jefe de equipo debería conocer.

¿Listo para mejorar el rendimiento de tu equipo?

¿Qué es una Carta de Equipo?

Un estatuto de equipo es un acuerdo documentado en el que se describen la finalidad, los objetivos y las directrices de un equipo que trabaja en un proyecto. Aclara roles y responsabilidades, establece metas claras y fija expectativas para los miembros del equipo.

Piense en ella como una hoja de ruta del proyecto guiar a su equipo por los vericuetos de cualquier proyecto.

Ventajas de utilizar una Carta de Equipo

¿Se pregunta por qué una carta de equipo es esencial para los gestores de proyectos y los jefes de equipo? He aquí algunas razones de peso por las que los estatutos de equipo son cruciales en el lugar de trabajo:

• Mejora de la comunicación: Una carta de equipo garantiza que todos los miembros actuales y nuevos del equipo están en la misma página, lo que reduce los malentendidos y fomenta el diálogo abierto
• Mayor eficacia del equipo: Elimine cualquier obstáculo, cuello de botella o pérdida de tiempo documentando los procesos y las operaciones diarias para que su equipo no pierda tiempo ni energía
• **Cuando los roles y las responsabilidades están claramente definidos, los miembros del equipo saben lo que se espera de ellos y pueden ser considerados responsables de sus expectativas individuales y de su rendimiento general. Esto evita las evasivas y proporciona un punto de referencia claro para todos los responsables
• **Al establecer directrices para la toma de decisiones y la resolución de conflictos, los estatutos del equipo mantienen la atención en el proyecto. Es una forma estupenda de evitar disputas y de mantener la dirección general del equipo porque todo el mundo sabe cuál es su rol y quién es responsable de qué
• Conseguir y mantener la alineación: Una carta de equipo bien elaborada alinea el enfoque y los esfuerzos del equipo con las metas generales del proyecto, aumentando la probabilidad de alcanzar con éxito su meta.

Riesgos de trabajar sin una carta de equipo

Aunque las ventajas de contar con un estatuto de equipo son numerosas, también existen riesgos asociados a la falta de uno. Algunos problemas comunes que surgen de la falta de una carta de equipo incluyen:

• Confusión y malentendidos: Sin unas directrices y expectativas claras, los miembros del equipo pueden tener ideas diferentes sobre sus roles y responsabilidades, lo que provoca conflictos y retrasos.
• Falta de concentración: Sin un propósito y unas metas definidos, los miembros del equipo pueden perder de vista el panorama general y estancarse en tareas sin importancia.
• **La falta de procesos claros y de directrices para la toma de decisiones puede llevar a la pérdida de tiempo, a la duplicación de esfuerzos o incluso al fracaso del proyecto.
• Dificultad para gestionar conflictos: Sin métodos establecidos para la resolución de conflictos, los desacuerdos pueden agravarse y volverse perjudiciales para la cohesión del equipo y el intento correcto del proyecto.

Los 6 elementos principales de la carta de constitución de un equipo de proyecto

¿Qué incluye exactamente la carta de constitución de un equipo y cómo saber si va a funcionar? No se preocupe He aquí una lista exhaustiva de los principales elementos de los estatutos de equipo que tienen éxito:

1. Propósito y objetivos del equipo

Defina claramente el propósito del proyecto y esboce los objetivos que persigue su equipo. Recuerde ser específico: metas vagas como "mejorar la satisfacción del cliente" no son suficientes cuando se trata de metas de equipo realistas y alcanzables.

En su lugar, opte por Metas SMART (Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantes, Limitados en el tiempo), como "aumentar las valoraciones de satisfacción de los clientes en un 20% en seis meses" Esto proporciona a su equipo de proyecto un número concreto que seguir, así como un cronograma claramente definido para alcanzar el objetivo. ¡Ahora ya tienes algo con lo que tu equipo puede trabajar! 💪

2. Miembros y roles del equipo

Todos deben conocer el propósito de su equipo. Por eso debe hacer una lista de los miembros del equipo y asignarles sus roles y responsabilidades. Los estatutos del equipo garantizan que todos sepan lo que se espera de ellos y evitan que las tareas se queden en el tintero.

Estos tipos de cartas de proyecto también ofrecen a las partes interesadas clave un entendimiento compartido de las responsabilidades para que el proceso de colaboración siga siendo abierto y comunicativo.

3. Directrices de comunicación

Establezca directrices claras sobre cómo se comunicará su equipo, incluidos los canales preferidos, las expectativas de tiempo de respuesta y los horarios de las reuniones importantes del equipo. Por ejemplo, puede decidir que los miembros del equipo respondan a los correos electrónicos en un plazo de 24 horas y que celebren reuniones semanales por videoconferencia.

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En última instancia, tú decides los detalles. La cuestión es que esos detalles deben exponerse claramente por escrito, de modo que se establezcan las normas básicas para todas las comunicaciones de ajuste de equipos y grupos.

4. Procesos de toma de decisiones

¿Qué proceso seguirá tu equipo a la hora de tomar decisiones? Describa cómo se hará para un proyecto concreto. Ya sea por consenso, por mayoría de votos o a discreción del director del proyecto, es algo que su equipo no debe ignorar.

¿Por qué? Es un paso importante para evitar posibles malentendidos y garantizar que todos estén de acuerdo con la decisión final. La opinión de todos es valiosa, pero a la hora de la verdad hay que tomar decisiones.

5. Estrategias de resolución de conflictos

Los desacuerdos son inevitables, pero unos estatutos de equipo bien elaborados ofrecen estrategias para resolver los conflictos de forma constructiva. Al fin y al cabo, lo que quieres es un entorno de trabajo positivo porque eso siempre conducirá a un equipo de alto rendimiento.

Considere la posibilidad de incluir directrices y recursos para la comunicación abierta, la escucha activa y la búsqueda de mediación. Cuanto más proactivo sea a la hora de detallar posibles estrategias de resolución, mejor le irá cuando surjan los problemas.

6. Métricas de rendimiento y evaluación

Defina las métricas que utilizará su equipo para evaluar el rendimiento y hacer un seguimiento del progreso hacia los objetivos. Esto podría incluir KPI (indicadores clave de rendimiento) como:

• Tasa de finalización de proyectos: El porcentaje de proyectos completados a tiempo ydentro del alcance *Cumplimiento del presupuesto: Porcentaje de proyectos completados dentro del presupuesto y los recursos asignados
• Frecuencia de cambios en el alcance: Número de cambios en el alcance por proyecto, lo que indica el nivel de claridad y estabilidad en el alcancerequisitos del proyecto *Satisfacción de las partes interesadas: Medida cualitativa de la satisfacción de las partes interesadas, incluidos clientes y miembros del equipo, normalmente con evaluación del rendimiento mediante encuestas o sesiones de feedback
• Uso de recursos: Eficaciaasignación de recursoscomo el tiempo de los miembros de un equipo y los recursos materiales o presupuestarios de un proyecto
• Productividad del equipo: La producción oresultados del proyecto completada por los equipos del proyecto, medida en función de los objetivos fijados para medir eficazmente el éxito

Cómo redactar la carta de constitución de un equipo

¿Está listo para crear su propia carta de equipo? Siga estos pasos:

1. Comience con una plantilla personalizable de carta de equipo

La buena noticia es que no tiene que crear una carta de equipo desde cero. Todo jefe de equipo debe tener en su bolsillo un documento de carta de equipo personalizable.

Documente y autorice a todo el proyecto desde el inicio hasta el cierre Tanto si va a crear un estatuto general de equipo como si va a redactar uno específico para un departamento, como su equipo de marketing, el estatuto general de equipo es una herramienta muy útil Plantilla de Carta de Proyecto ClickUp ayuda a los equipos a mantenerse organizados con una plantilla fácil de compartir Documento ClickUp para que todo el mundo esté en la misma página. Free, gratuito/a y muy útil plantilla de carta de equipo te ayudará a empezar en un abrir y cerrar de ojos.

2. Reúna al equipo

Una vez iniciada la plantilla de la carta del equipo, reúna a todos los miembros del equipo que vayan a participar en el proceso de planificación o ejecución del proyecto. Esto incluye a los responsables de llevar a cabo las tareas, así como a las partes interesadas que tengan un interés personal en el intento correcto del proyecto.

Al implicar a todos desde el principio, se asegurará de que se tienen en cuenta todas las perspectivas y fomentará un sentimiento de propiedad y confirmación de la carta.

3. Definir la finalidad y los objetivos del equipo Colabora con tu equipo para establecer el propósito de su equipo y

metas del proyecto . Este paso es crucial porque sienta las bases para todo lo demás en la carta del equipo.

Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos con cronogramas claros, metas cuantificables y seguimiento automático del progreso

Empiece por definir y redactar el objetivo general del proyecto. Por ejemplo, si su equipo de proyecto está desarrollando una nueva campaña de marketing, el propósito podría ser aumentar la notoriedad de la marca e impulsar las ventas. A continuación, desglosa la finalidad en objetivos SMART más pequeños, por ejemplo

• Aumentar el tráfico del sitio web en un 20% en los próximos tres meses
• Aumentar el número de seguidores en las redes sociales en un 15% en un plazo de seis meses
• Generar un 10% más de oportunidades de ventas en el próximo trimestre

Asegúrese de que todos los miembros del equipo entienden y están de acuerdo con el flujo de trabajo, las metas y la dirección del proyecto. Esta alineación sentará las bases para mantener al equipo centrado y motivado durante todo el proyecto.

4. Identifique a los miembros del equipo y asígneles roles

Trabaje con sus equipos para identificar el rol y las responsabilidades de cada miembro dentro del proyecto. Esta es una gran oportunidad para aprovechar las habilidades individuales y las áreas de especialización.

Roles RACI en la vista de pizarra de ClickUp via Alladdine Djaidani

Al asignar roles en función de los puntos fuertes y los intereses, se crean equipos completos y preparados para el trabajo. Además, una vez terminada esta tarea, es más fácil detectar las carencias de competencias, lo que permite abordarlas de forma proactiva.

Por ejemplo, si su proyecto consiste en implantar software de gestión de proyectos en una organización, los roles y responsabilidades podrían ser los siguientes:

• Director de proyecto: Responsable de supervisar todo el proyecto, asegurándose de que se cumplen los hitos, se gestionan los riesgos y se completa el trabajo del equipo
• Especialista en TI: Encargado de evaluar los requisitos técnicos, configurar el software e integrarlo con los sistemas existentes
• Coordinador de formación: Encargado de desarrollar un programa de formación para los miembros actuales y nuevos del equipo para que puedan aprender el software
• Experto en gestión del cambio: Desarrolla estrategias para hacer frente a la resistencia al cambio y garantizar unauna transición fluida al nuevo sistema *Líder en comunicación: Crea un sistema deplan de comunicación para mantener informados a todos los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto y resolver cualquier duda

5. Establecer directrices de comunicación

En colaboración con su equipo para evitar malentendidos, establezca directrices de comunicación en los estatutos de su equipo. Ser proactivo a la hora de abordar este factor le ayudará a mantener el impulso del proyecto en caso de que surja algún contratiempo.

Tenga en cuenta algunos elementos clave a la hora de redactar sus directrices de comunicación:

• Canales de comunicación preferidos: Analiza qué canales funcionan mejor para tu equipo, ya sea el correo electrónico, la mensajería instantánea o una plataforma de gestión de proyectos. Por ejemplo, puedes decidir utilizar el correo electrónico para las actualizaciones formales y la mensajería instantánea para preguntas rápidas o sesiones de intercambio de ideas.
• Calendario de reuniones: Establece un calendario regular de reuniones para mantener a todo el mundo al día y abordar cualquier problema que surja. Puede tratarse de una reunión semanal de actualización del estado, un control quincenal o una revisión mensual del progreso. Recuerde respetar el tiempo de todos y mantener las reuniones centradas y productivas.
• Tiempos de respuesta previstos: Establezca los tiempos de respuesta previstos, teniendo en cuenta la urgencia del asunto y la carga de trabajo de los miembros del equipo. Por ejemplo, puedes acordar que los correos electrónicos requieran una respuesta en 24 horas, mientras que los mensajes instantáneos deben contestarse en 2 horas, si es posible.
• Uso compartido de la información: Determina cómo y cuándo se actualiza la información del proyecto,documentacióny otros recursos entre los miembros del equipo. Esto podría implicar el ajuste de una unidad de disco compartida, el uso de una herramienta de gestión de proyectos o el envío periódico de informes de progreso.

6. Determinar los procesos de toma de decisiones

Discute y acuerda con tu equipo los procesos de toma de decisiones que seguiréis a lo largo del proyecto. Establecer un proceso claro en la carta del proyecto no sólo ayuda a evitar conflictos, sino que también garantiza que se escuche la voz de todos.

Ten en cuenta estos factores a la hora de determinar los procesos de toma de decisiones:

• Modelo de toma de decisiones: Decida el modelo que mejor se adapte a su equipo, como el consenso, la votación por mayoría o la designación de un responsable de la toma de decisiones. Por ejemplo, puede optar por el consenso para las decisiones importantes del proyecto y por el voto mayoritario para las más pequeñas y menos críticas.
• Proceso de escalada: Defina un proceso de escalada claro para cuando surjan desacuerdos u obstáculos. Esto puede implicar la intervención de un tercero neutral o el traslado del problema a un responsable de mayor nivel dentro de la organización.
• Estructura de la reunión:Establezca una estructura para la toma de decisiones reuniones que fomenten un debate abierto y una toma de decisiones eficaz. Esto podría incluir el ajuste de una Agenda, la asignación de un facilitador y la creación de un proceso para la captura y seguimiento de las decisiones.
• Inclusividad y participación: Animar a todos los miembros del equipo a que participen activamente en las reunionesproceso de toma de decisionesasegurándose de que se tienen en cuenta las distintas perspectivas. Para ello, se puede solicitar la opinión de los miembros más discretos del equipo o crear un canal de información anónimo.

7. Crear y documentar estrategias de resolución de conflictos

Contar con un plan facilitará la superación de situaciones difíciles y el mantenimiento de una dinámica de equipo positiva, una parte clave del intento correcto del proyecto.

Ajuste de prioridades en ClickUp para distinguir mejor lo que hay que hacer ahora mismo y lo que puede esperar

Comience discutiendo los tipos de conflictos más comunes que pueden surgir en el proyecto. Desacuerdos sobre prioridades del proyecto las diferencias de opinión sobre cómo abordar una tarea o los choques en los estilos de comunicación son sólo algunos ejemplos. A continuación, explore posibles soluciones y estrategias para abordar estos conflictos.

Por ejemplo, puede acordar utilizar la escucha activa y la comunicación abierta como primer paso para resolver los conflictos. Anime a los miembros del equipo a expresar abiertamente sus sentimientos y opiniones, y a ser receptivos a los puntos de vista de los demás.

Otra estrategia podría consistir en recurrir a un mediador neutral, ya sea del propio equipo o externo, que ayude a facilitar los debates y guíe al equipo hacia una resolución mutuamente aceptable. El rol del mediador es garantizar que se escuche la voz de todos y promover una toma de decisiones justa y equilibrada.

Asegúrese de documentar sus estrategias de resolución de conflictos en los estatutos del equipo, para que todos conozcan el enfoque acordado para gestionar los conflictos.

8. Ajuste las métricas de rendimiento y los criterios de evaluación

En estrecha colaboración con su equipo, acuerde las métricas que se utilizarán para medir el progreso y evaluar el rendimiento. 📈

Comience por revisar la finalidad y los objetivos de su proyecto y, a continuación, identifique los indicadores clave de rendimiento (KPI) que se ajustan a dichos objetivos. Por ejemplo, si uno de sus metas del proyecto es mejorar la satisfacción del cliente, puede elegir métricas como la valoración de los clientes, el Net Promoter Score o el número de tickets de compatibilidad resueltos en un plazo determinado.

Una vez que haya establecido sus indicadores clave de rendimiento, discuta con su equipo cómo realizará el seguimiento y medirá el progreso. Puede que decida utilizar un herramienta de gestión de proyectos con funciones de seguimiento como ClickUp o crear un panel personalizado que muestre las métricas más importantes.

Seguimiento y monitorización de tareas, recursos y progreso del proyecto en la vista del Panel de Control de ClickUp

Recuerde que la visibilidad es clave: asegúrese de que todos los miembros del equipo tengan acceso a esta información y sepan cómo contribuye su trabajo al proyecto en su conjunto.

Por último, establezca intervalos regulares para revisar el rendimiento de su equipo, como evaluaciones mensuales o trimestrales. Esto le permitirá estar al tanto de los progresos, hacer los ajustes necesarios y celebrar los logros de su equipo.

Ejemplo de Carta de Equipo

Para ayudar a ilustrar los conceptos que hemos tratado, veamos un ejemplo hipotético de estatutos de equipo para un equipo de diseño de páginas web.

• Propósito del equipo: Mejorar la experiencia del usuario y aumentar las ventas en línea mediante el rediseño del sitio web.
• Objetivos: Aumentar la tasa de conversión del sitio web en un 15% y reducir la tasa de rebote en un 10% en un plazo de tres meses.
• Miembros del equipo y roles
  • Gestor de proyectos: Supervisa los proyectos y coordina los esfuerzos del equipo
  • Diseñador web: Crea los diseños visuales y el diseño del sitio web
  • Desarrollador web: Implementa los diseños y la funcionalidad del sitio web
  • Redactor de contenidos: Elabora textos atractivos para cada sitio web
  • Especialista en UX: Realiza pruebas de usuario y ofrece recomendaciones para optimizar la experiencia del usuario.
• Directrices para reuniones: Reuniones semanales por videoconferencia, actualizaciones diarias a través de Slack y correo electrónico para comunicaciones no urgentes.
  Procesos de toma de decisiones: Las decisiones se toman por consenso, y el gestor de proyectos tiene la última palabra en caso de desacuerdo.
  Estrategias de resolución de conflictos: Comunicación abierta, escucha activa y mediación cuando sea necesario.
  Métricas de rendimiento: Tasa de conversión del sitio web, tasa de rebote y puntuaciones de satisfacción de los usuarios en encuestas posteriores al lanzamiento.

Consejos para implantar y mantener una Carta de Equipo

Una vez que haya redactado los estatutos de su equipo, es importante asegurarse de que sigan siendo un documento vivo que guíe a su equipo a lo largo del proyecto. He aquí algunos consejos que le ayudarán a conseguirlo:

1. **Asegúrese de que todos los miembros del equipo comprenden y compatibilizan los estatutos del equipo. Fomente el diálogo abierto y responda a cualquier duda o pregunta que surja.
2. Revisar y actualizar periódicamente los estatutos: A medida que el proyecto progresa, es importante revisar periódicamente los estatutos del equipo para garantizar que siguen siendo pertinentes. Actualice el documento cuando sea necesario para reflejar los cambios en el alcance, los objetivos o la composición del equipo del proyecto.
3. **Anime a su equipo a consultar los estatutos a lo largo del proyecto, especialmente en momentos de incertidumbre o desacuerdo. Esto ayudará a mantener la alineación con las metas del proyecto y a garantizar que todos colaboran eficazmente.
4. **Fomente una cultura de comunicación abierta en su equipo, en la que los miembros se sientan cómodos compartiendo sus opiniones y preocupaciones sobre el proyecto. Esto no sólo ayudará a abordar cualquier problema que surja, sino que también creará un entorno de confianza y colaboración.

Crear una Carta de Equipo Eficaz con ClickUp

El desarrollo de una carta de equipo eficaz es un paso crucial para garantizar el intento correcto de su equipo. Al proporcionar una hoja de ruta clara que describe roles, responsabilidades y expectativas, una carta de equipo bien elaborada mejora notablemente la comunicación, la colaboración y los resultados del proyecto.

Utilice ClickUp Docs para crear una carta de equipo completa o cree un Tablero de carta de equipo en Pizarras para una representación más visual o cronograma. Deje que ClickUp le guíe en la creación de su propia carta de equipo y sea testigo del impacto positivo que tiene en el rendimiento de su equipo y en el intento correcto del proyecto.