Muchas empresas modernas abogan por una jerarquía plana. Y aunque parezca que no la hay, las organizaciones y los proyectos siempre tienen algún tipo de jerarquía.
Cuando despliegas los distintos estilos y formas de estructurar los proyectos, evitas que se conviertan en un caos. Con la estructura adecuada de gestión de proyectos, todos los miembros de tu equipo -y de los equipos que te rodean- sabrán exactamente quién es qué.
Será mucho más fácil controlar el trabajo y tomar las mejores decisiones para el proyecto y, en última instancia, para la empresa.
En este artículo, aprenderás qué define una estructura de gestión de proyectos y cómo elegir una. Pero lo más importante es que le daremos indicaciones sobre cómo crear fácilmente esas estructuras en ClickUp¡!
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¿Para qué sirven las estructuras de gestión de proyectos?
Una estructura de gestión de proyectos sirve para aclarar la jerarquía y, en consecuencia, las líneas de informes de un proyecto. La estructura describe la función de cada interviniente en el proyecto y su autoridad para supervisar y tomar decisiones.
Estas estructuras organizativas adoptan la forma de gráficos. Su valor radica en que sirven de referencia a los miembros del equipo durante el proceso ejecución del proyecto .
Después de todo, con desgaste de los empleados y la rotación de personal, las estructuras de gestión de proyectos cambian. Y lo mismo puede ocurrir durante las vacaciones y cuando se contrata a muchos trabajadores nuevos.
Pero puede que el proyecto acabe de empezar, lo que exige definir su estructura organizativa. O puede que sea tan antiguo que su estructura organizativa haya cambiado con el tiempo.
Es más rápido y cómodo consultar un gráfico en un repositorio accesible que molestar a colegas (a veces varios) preguntando con quién hablar para resolver un asunto urgente.
¿GESTIÓN DE PROYECTOS O ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PROYECTOS? Algunos se refieren a estas estructuras como "estructuras organizativas de proyectos" en lugar de "estructuras de gestión de proyectos" Esto se debe a que representan la organización de las personas en torno a un proyecto. Y dependiendo de la estructura, cambia el estilo de coordinar y gestionar el trabajo y la comunicación del equipo del proyecto.
No obstante, cualquier estructura de gestión de proyectos sirve de base para:
- Una comunicación clara: Alinear a todos los miembros del equipo antes y durante un proyecto sobre el tipo de contribución que se espera de cada uno para minimizar los conflictos
- Colaboración eficaz en equipo : Roles, responsabilidades y conexiones (a internet) claramente definidos
- **Optimización de los flujos de trabajo : Se definen el personal, los sistemas tecnológicos y los materiales dentro de los proyectos y entre ellos
- Supresión de posibles obstáculos: Estos pueden existir debido a una excesiva o deficiente asignación de recursos y carga de trabajo
Y todas las características anteriores son de alguna manera principios de gestión de proyectos .
Diferentes tipos de estructuras organizativas de proyectos
Veamos los tres tipos principales de estructuras de gestión de proyectos. Cada una tiene una configuración diferente de los roles de los miembros del equipo dentro de los proyectos y de la empresa.
Y eso determina las responsabilidades y la autoridad de cada individuo en el contexto de un proyecto o de la empresa. Tenga en cuenta que le mostraremos plantillas que quizá deba personalizar a su realidad.
Pero mientras tanto, comprueba las diferencias entre los tipos de estructura en estos niveles:
- Rol del gestor de proyectos
- La coordinación del trabajo y de las personas, que puede ser vertical u horizontal
- Las posiciones de línea frente a las de staff, teniendo en cuenta que
- Una posición de línea representa a un miembro del equipo directamente implicado en el producto.
- Una posición de personal representa a alguien que da compatibilidad al trabajo de los que ocupan posiciones de línea sin implicarse directamente en el producto.
- La concentración de la toma de decisiones, que puede estar en manos de unos pocos miembros del equipo o distribuida por toda la empresa
Estructura organizativa funcional
Ejemplo de estructura de organización funcional de un proyecto en ClickUp
La estructura organizativa funcional de gestión de proyectos organiza a los miembros del personal en departamentos. Y cada uno de esos departamentos representa un área funcional dentro de la empresa, como RRHH, finanzas o marketing.
Un director funcional es responsable de cada uno de los departamentos. Y un ejecutivo supervisa su trabajo.
Los directores funcionales son los responsables de la toma de decisiones y coordinan los proyectos horizontalmente. Y para cada proyecto, seleccionan a los miembros del equipo entre el personal del departamento respectivo. Esos miembros del equipo acumulan sus responsabilidades dentro del departamento -por ejemplo, el procesamiento de nóminas- con el trabajo del proyecto.
Recomendado para: Proyectos interfuncionales que el personal puede acumular con sus responsabilidades departamentales
Estructura organizativa basada en proyectos
Estructura organizativa orientada a proyectos en ClickUp
En la estructura organizativa orientada a proyectos (o basada en proyectos), las mayores divisiones de personas dentro de la empresa son los proyectos (no los departamentos). Y del mismo modo, la coordinación del trabajo está orientada a los proyectos, por tanto, es vertical.
Además, la autoridad para supervisar el trabajo corresponde a los jefes de proyecto, uno por proyecto. Y asignan miembros del personal a los proyectos, lo que significa que esos miembros se dedican a los proyectos (en lugar de a los departamentos).
Recomendado para: Agencias pequeñas y nuevas empresas jóvenes
Estructura organizativa matricial
Una estructura matricial es una cuadrícula en la que los miembros de un equipo de proyecto tienen dos líneas de informes. Existen variaciones de esta estructura que incluyen:
Estructura débil
Ejemplo de débil estructura organizativa matricial en ClickUp
A primera vista, esta estructura organizativa matricial de gestión de proyectos tiene el mismo aspecto que la estructura organizativa funcional. Pero hay una diferencia: En esta estructura matricial, los miembros del personal coordinan el trabajo del proyecto en todos los departamentos (en lugar de un gestor funcional).
Estructura equilibrada
Ejemplo de estructura organizativa equilibrada de gestión de proyectos en ClickUp
Las estructuras matriciales equilibradas no tienen gestores de proyectos a tiempo completo. En su lugar, un gestor de proyectos es también un miembro del personal y acumula el trabajo departamental con las responsabilidades de tiempo parcial coordinación de proyectos . Además, un director funcional sigue siendo el que toma las decisiones sobre presupuestos de proyectos , asignación de recursos y otros aspectos.
Estructura sólida
Ejemplo de estructura organizativa fuerte en ClickUp
La estructura de matriz fuerte contiene un departamento especial dedicado exclusivamente a la gestión de proyectos. Y los miembros de ese departamento son todos gestores de proyectos multifuncionales a tiempo completo (supervisados por un director funcional).
Un gestor de todos los gestores de proyectos dirige el departamento de gestión de proyectos. Y cada gestor de proyectos tiene autoridad sobre sus propios proyectos.
Cómo elegir la mejor estructura organizativa para su equipo
¿No sabe qué estructura organizativa de gestión de proyectos es la mejor para usted? No se preocupe Aquí tiene algunas ideas y directrices que le ayudarán a averiguarlo:
Analice sus limitaciones para la asignación de recursos
Cuando considere sus limitaciones de recursos piense en el personal y la mano de obra, pero también querrá evaluar recursos como software, herramientas y otros gastos del equipo.
Su presupuesto de contratación afecta a la asignación de recursos humanos. Y determina las funciones que asume cada empleado. Además, el presupuesto influye en el tiempo disponible de cada miembro del equipo para el trabajo del proyecto.
- Una estructura organizativa funcional conviene al personal que debe acumular el trabajo del proyecto con las responsabilidades departamentales
- En las estructuras de matriz débil, los miembros del equipo coordinan el proyecto junto con el trabajo departamental
- en las estructuras de matriz equilibrada, algunos miembros del personal acumulan la coordinación del proyecto con el trabajo departamental
- Las estructuras proyectizadas requieren que planifiques tener un gestor de proyectos dedicado únicamente a supervisar el trabajo del proyecto
- Las estructuras de matriz fuerte requieren presupuesto suficiente para un gestor de proyectos a tiempo completo y un departamento de gestión de proyectos con un título propio
Darse cuenta de qué autoridad necesitan sus gestores de proyectos
Es su autonomía de decisión, que depende en gran medida de la estructura de gestión de proyectos que seleccione. Pero el poder de decisión también depende de la existencia de responsables funcionales además de un jefe de proyecto.
Además, la estructura organizativa del proyecto influye en la comunicación entre el personal y los gestores del proyecto. En otras palabras, define las líneas de informes dentro de los proyectos.
- En una estructura matricial equilibrada, un gestor de proyectos no toma decisiones sobre el presupuesto o la contratación de personal
- Un gestor de proyectos en estructuras proyectizadas no comparte la autoridad en los proyectos
- en las estructuras matriciales, los miembros de un equipo de proyecto dependen tanto de un jefe de proyecto como de un jefe de función
Evalúe el tamaño y la complejidad de sus proyectos
Cuando un proyecto es menos complejo o más pequeño, el gestor del proyecto puede tener otras funciones además de la coordinación del trabajo del proyecto. Pueden acumular la coordinación del proyecto con el trabajo del proyecto y/o del departamento.
Los proyectos más pequeños funcionan mejor con estructuras funcionales, de matriz débil y de matriz equilibrada.
En cambio, los proyectos más grandes o complejos encajan mejor en estructuras organizativas con jefes de proyecto que no hacen el trabajo departamental o de proyecto. La estructura organizativa que mejor funciona en este caso es la de proyectos y la de matriz fuerte.
Evalúe la madurez de su empresa
Si una organización aún no está madura, puede que no tenga departamentos. Y esto significa que las tareas departamentales son residuales, por lo que el personal se dedica al trabajo por proyectos casi todo su tiempo. Esto funciona mejor para las nuevas empresas jóvenes.
5 Ejemplos y plantillas de estructuras de gestión de proyectos para diferentes equipos
Una vez que elijas una estructura organizativa de gestión de proyectos, puede que necesites personalizarla para tu equipo. Pero vamos un paso por delante y tenemos algunos ejemplos para ahorrarte tiempo. Eche un vistazo a los cinco ejemplos de estructuras de gestión de proyectos que puede encontrar:
1. Estructura de gestión de proyectos de equipos de marketing
Este sencillo ejemplo de estructura organizativa se aplica a equipos de marketing de contenidos . En el ejemplo, el gestor del blog es un gestor de proyectos. Los blogs son tareas del proyecto, y los miembros del equipo son los estrategas de contenidos, los redactores del blog y los ilustradores que participan en la creación de las entradas.
La plantilla de Calendario de Contenidos de ClickUp organiza todo su contenido en un espacio manejable para que los equipos trabajen sincronizados Descargar la plantilla del Calendario de contenidos Los ilustradores no sólo dependen del responsable del blog, sino también del responsable creativo. Este último decide el presupuesto y las asignaciones de ilustradores y otras posiciones creativas al proyecto del blog y a otros proyectos, como por ejemplo medios sociales campañas.
Normalmente, el responsable del blog y, a veces, el responsable creativo dependen del director de contenidos (o jefe creativo). Y este director informa al vicepresidente de marketing o al director de marketing.
2. Estructura de gestión de proyectos de equipos de diseño
Una estructura organizativa puede funcionar mejor para un equipo que para otro, por eso es importante una estructura organizativa funcional para equipos de diseño . Pero acabamos de mostrarle una de las posibilidades, que contiene un jefe de diseño entre los miembros del equipo del proyecto.
En este ejemplo de estructura, cada gestor de proyecto supervisa a un equipo de proyecto. Y el coordinador de los jefes de proyecto es el jefe de producto, que define los hoja de ruta que rige todos los proyectos relacionados con un producto.
Cree un flujo de trabajo completo para sus equipos creativos y de diseño con esta útil plantilla de ClickUp Descargar la plantilla de flujo de trabajo creativo El equipo de proyecto 1 desarrolla el sitio web. El equipo 2 crea los componentes de diseño que aparecen en el sitio web. Y el equipo 3 construye los componentes de software que utiliza el programador informático del equipo 1.
Esto significa que los equipos pueden ser multidisciplinares y tener su propio diseñador visual. Pero luego un jefe de diseño coordina los resultados de esos diseñadores, para que se ajusten a las mismas directrices de diseño.
3. Estructura de gestión de proyectos del equipo de ventas
Es habitual organizar equipos de ventas y proyectos geográficamente, ya que un director de ventas suele supervisar a varios directores de ventas regionales, y cada uno de estos últimos supervisa a los directores de ventas de distrito.
Organice a su equipo de ventas y proporcióneles un punto de referencia sobre cómo alimentar a un cliente potencial desde la perspectiva de cliente hasta la de cliente Descargar la plantilla del proceso de ventas En función del tamaño del distrito, cada jefe de ventas coordina el trabajo de uno o varios equipos de representantes de ventas. La meta de cada equipo es ampliar la base de clientes y aumentar los ingresos en el distrito correspondiente.
4. HR team estructura de gestión de proyectos
Para equipos de recursos humanos un proyecto consiste en un trabajo de recursos humanos grande o complejo que exige un gestor de proyectos para supervisarlo. Ejemplos de estos proyectos serían la creación de un incorporación de empleados experiencia, un manual o desarrollar un programa de indemnización por despido.
Utilice la plantilla de manual del empleado de ClickUp para documentar y finalizar todos los procedimientos organizativos Descargar la plantilla del Manual del empleado La configuración de un departamento de RR.HH. con un director de RR.HH. que supervisa a un director de RR.HH. podría ser una estructura organizativa funcional utilizada para una empresa. A veces, los directores de RR.HH. son responsables de sus propios equipos, organizados según la naturaleza de su trabajo: contratación, compensación, beneficios y aprendizaje y desarrollo (L&D).
Por ejemplo, para diseñar un curso de formación onboarding, el diseñador instruccional podría desempeñar el rol de gestor de proyectos, además de desarrollar el curso en sí. Y contaría con las aportaciones de miembros del personal de los otros dos equipos para crear el curso, siempre que estos últimos mantuvieran sus funciones departamentales recurrentes, como las entrevistas o la tramitación de nóminas.
Bonificación: **Software del manual del empleado !
5. Estructura de gestión de proyectos de equipos de construcción Equipos de construcción pueden tener estructuras de proyecto bastante elaboradas. Y para crear una estructura, hay que entender qué significa cada rol dentro de un proyecto de construcción:
- Un jefe de proyecto senior supervisa el trabajo de los jefes de proyecto y los superintendentes
- Los gestores de proyectos permanecen en la oficina, planificanmetas del proyecto supervisan tanto a los superintendentes -al menos uno por proyecto- como a los administradores del proyecto -normalmente uno por proyecto si éste es lo suficientemente grande-
- Los superintendentes son los jefes de obra responsables de definir los plazos y supervisar al capataz general
- El capataz general -uno por obra- supervisa a los capataces y la ejecución del trabajo por parte de todos los demás trabajadores del campo, como carpinteros, pintores, profesionales de la tabiquería seca, electricistas y fontaneros
- Los administradores de proyectos se encargan de todo el papeleo necesario para que un proyecto funcione sin problemas. Puede tratarse, por ejemplo, de solicitar yseguimiento de los pagos a proveedores y subcontratistas
Sincronice los recursos de equipos y contratistas, realice un seguimiento del progreso y visualice los proyectos con esta plantilla de gestión de la construcción de ClickUp Descargar la plantilla de gestión de la construcción
Cómo crear una estructura organizativa en ClickUp
Las dos formas más sencillas de crear una estructura de gestión de proyectos en ClickUp son a través de nuestra herramienta Mapa mental de ClickUp y Pizarras ClickUp funciones.
Uso de los mapas mentales de ClickUp para definir las estructuras de los proyectos
Visualice su flujo de trabajo en un diagrama flexible con el Simple Plantilla de mapas mentales por ClickUp
Lo primero es lo primero, qué es un Mapa mental ? En el contexto de este artículo, un mapa mental es una representación visual de la estructura interna de su organización.
Es un diagrama que representa las relaciones de informes y autoridad entre los miembros del personal del proyecto, los directivos y otros ejecutivos. Puede utilizarlo para planificar y ajustar su proyecto y comunicar el proyecto estructura de gestión del proyecto a las partes interesadas .
Ahora en ClickUp, puede crear un mapa mental de forma libre, ya sea en una vista Mapa mental o sobre Pizarras . En el primer caso, añada una vista Mapa mental a su entorno de trabajo de ClickUp. Y en el segundo caso, añada un mapa mental a una pizarra.
Un ejemplo de nodo en blanco y nodo tarea dentro de la vista Mapas mentales de ClickUp
Nota: Puede convertir elementos de mapas mentales en tareas de ClickUp. Pero si es la primera vez que trabaja en una vista de mapas mentales, le recomendamos que elija el modo en blanco (en lugar del modo de tareas).
Repasemos los pasos que debe seguir para crear un mapa mental, ya sea en una vista de mapa mental o en una Pizarra.
Paso 1: Dibujar la máxima autoridad
Planifique y organice proyectos, ideas o tareas existentes en ClickUp para obtener el esquema visual definitivo
Dado que los mapas mentales son estructuras jerárquicas, comience por representar la posición de mayor autoridad en su proyecto. Esa posición es un nodo raíz en el diagrama.
Paso 2: Representar el primer nivel de nodos hijos
Añada fácilmente nodos, tareas y correlaciones a su intuitivo Mapa Mental ClickUp
Dependiendo del tipo de estructura organizativa del proyecto que haya seleccionado, dibuje los nodos hijos del nodo raíz. Pueden ser directores funcionales, directores de proyecto o directores de directores de proyecto. Y si le resulta útil, nombre cada posición con el nombre de la persona.
Paso 3: Rama de nodos hijos
Dentro de los Mapas mentales de ClickUp, puede correlacionar fácilmente los nodos en función de su estructura jerárquica
En este punto, dependiendo de su estructura de gestión de proyectos, realice una de las siguientes acciones:
- Añada miembros del personal y gestores de proyectos a los departamentos funcionales ramificándolos a partir de los gestores funcionales.
- Añada miembros del personal a los equipos de proyecto separándolos de los directores de proyecto.
Y si tiene un departamento de gestión de proyectos, añada gestores de proyectos a ese departamento derivándolos del gestor de gestores de proyectos.
Paso 4: Destacar los equipos de proyecto
Añadir colores a sus Mapas mentales en ClickUp ayuda a que las tareas importantes destaquen en sus cronograma del proyecto Delimite cada equipo del proyecto. Puede hacerlo, por ejemplo, utilizando colores diferentes para los distintos equipos del proyecto. En las Pizarras también hay otras formas de indicar mediante figuras o colores.
Paso 5: Marcar a los gestores de proyectos
Guardar rápidamente un Mapa mental como plantilla de diagrama de flujo en ClickUp
Señale los gestores de proyectos a tiempo completo y a tiempo parcial. Por ejemplo, etiquete los nodos con símbolos para hacer esa distinción.
¿Quiere empezar más rápido? Utilice Plantilla de Mapa mental simple de ClickUp para establecer la estructura de gestión de proyectos.
y si no está seguro de si ClickUp es la herramienta adecuada para diseñar mapas mentales, consulte nuestro artículo sobre las mejores_
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Uso de las Pizarras ClickUp para definir las estructuras de los proyectos
Arrastre y suelte figuras en su lienzo, conecte su flujo de trabajo y trabaje simultáneamente con su equipo en ClickUp Pizarra
Las Pizarras son especialmente adecuadas para colaborar de forma remota y en tiempo real con gerentes y otros ejecutivos mientras se determina la estructura de gestión de proyectos.
Los pasos para crear mapas mentales siguen siendo válidos para diseñar estructuras organizativas en las Pizarras. Sin embargo, en lugar de crear un Mapa mental en una Pizarra, puede condimentar sus estructuras con otros elementos visuales y restricciones de diagramación.
En las Pizarras ClickUp, puede dibujar figuras y enlazarlas con conectores. También puede añadir notas adhesivas y texto a sus estructuras de gestión de proyectos y cargar archivos de imagen, como retratos o símbolos, para distinguir posiciones.
Consejo profesional: Utilice Plantilla de Introducción a las Pizarras de ClickUp para empezar.
Pensamientos a tener en cuenta
Cuando eliges la mejor estructura organizativa para tu proyecto, estás optimizando el talento y los recursos. Y está sentando las bases de una organización eficiente gestión del flujo de trabajo y equipos de alto rendimiento.
Porque sin esos dos ingredientes, unas metas claras para el proyecto y una visión, es imposible obtener los resultados y la calidad deseados. Conecta con nosotros ¡! Y le ayudaremos a ajustar una estructura de gestión de proyectos que tenga el mejor impacto en sus proyectos.