Muchas empresas modernas abogan por una jerarquía plana. Y aunque eso hace que parezca que casi no existe, las organizaciones y los proyectos siempre tienen algún tipo de jerarquía.
Cuando se despliegan los diferentes estilos y formas de estructurar los proyectos, se evita que se conviertan en un caos. Con la estructura de gestión de proyectos adecuada, todos los miembros de su equipo, y los equipos que le rodean, sabrán exactamente quién es quién.
Será mucho más fácil controlar el trabajo y tomar las mejores decisiones para el proyecto y, en última instancia, para la empresa.
En este artículo, aprenderás qué define una estructura de gestión de proyectos y cómo elegir una. Pero lo más importante es que te daremos instrucciones sobre cómo crear fácilmente esas estructuras en ClickUp.
¡Siga leyendo!
¿Para qué se utilizan las estructuras de gestión de proyectos?
Una estructura de gestión de proyectos se utiliza para aclarar la jerarquía y, en consecuencia, las líneas de informe en un proyecto. La estructura describe la función y la autoridad de cada participante en el proyecto para supervisar y tomar decisiones.
Estas estructuras organizativas adoptan la figura de gráficos. Su valor reside en que sirven de referencia a los miembros del equipo durante la ejecución del proyecto.
Después de todo, con la rotación y el desgaste de los empleados, las estructuras de gestión de proyectos cambian. Y lo mismo puede ocurrir durante las vacaciones y cuando se contrata a muchos trabajadores nuevos.
Pero es posible que el proyecto acabe de empezar y sea necesario definir su estructura organizativa. O tal vez sea tan antiguo que su estructura organizativa haya cambiado con el tiempo.
Es más rápido y cómodo consultar un gráfico en un repositorio accesible que molestar a (a veces varios) compañeros de trabajo preguntándoles con quién hablar para resolver un asunto urgente.
¿GESTIÓN DE PROYECTOS O ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE PROYECTOS? Algunos se refieren a estas estructuras como «estructuras organizativas de proyectos» en lugar de «estructuras de gestión de proyectos». Esto se debe a que representan la organización de las personas en torno a un proyecto. Y, dependiendo de la estructura, cambia el estilo de coordinación y gestión del trabajo y la comunicación del equipo del proyecto.
No obstante, cualquier estructura de gestión de proyectos sirve como base para:
- Comunicación clara: ponga de acuerdo a todos los miembros del equipo antes y durante el proyecto sobre el tipo de contribución que se espera de cada uno para minimizar los conflictos.
- Colaboración eficaz en equipo: roles y responsabilidades claramente definidos, y las conexiones entre ellos.
- Optimización de los flujos de trabajo : Se definen el personal, los sistemas tecnológicos y los materiales dentro de los proyectos y entre ellos.
- Eliminación de posibles obstáculos: Estos pueden existir debido a una asignación excesiva o deficiente de recursos y a la carga de trabajo.
Y todas las características anteriores son, de alguna manera, principios de gestión de proyectos.
Diferentes tipos de estructuras organizativas de proyectos
Echemos un vistazo a los tres tipos principales de estructuras de gestión de proyectos. Cada uno tiene una configuración diferente de los roles de los miembros del equipo dentro de los proyectos y la empresa.
Y eso determina las responsabilidades y la autoridad de cada individuo en el contexto de un proyecto o de la empresa. Ten en cuenta que te mostraremos plantillas que quizá tengas que personalizar según tu realidad.
Pero, mientras tanto, comprueba las diferencias entre los tipos de estructura en estos niveles:
- El rol del gestor de proyectos
- La coordinación del trabajo y las personas, que puede ser vertical u horizontal.
- Los puestos de línea frente a los puestos de personal, teniendo en cuenta que un puesto de línea representa a un miembro del equipo directamente involucrado con el producto. Un puesto de personal representa a alguien que apoya el trabajo de los que ocupan puestos de línea sin involucrarse directamente con el producto.
- Una posición de línea representa a un miembro del equipo directamente involucrado con el producto.
- Un puesto de personal representa a alguien que apoya el trabajo de los que ocupan posiciones de línea sin involucrarse directamente con el producto.
- La concentración de la toma de decisiones, que puede estar en manos de unos pocos miembros del equipo o tener una distribución por toda la empresa.
- Una posición de línea representa a un miembro del equipo directamente involucrado con el producto.
- Una posición de personal representa a alguien que apoya el trabajo de los que ocupan posiciones de línea sin involucrarse directamente con el producto.
Estructura organizativa funcional
La estructura organizativa funcional de gestión de proyectos organiza a los miembros del personal en departamentos. Cada uno de esos departamentos representa una función dentro de la empresa, como RR. HH., finanzas o marketing.
Un gestor funcional es responsable de cada uno de los departamentos. Y un ejecutivo supervisa su trabajo.
Los gerentes funcionales son los responsables de la toma de decisiones y coordinan los proyectos de forma horizontal. Para cada proyecto, seleccionan a los miembros del equipo entre el personal del departamento correspondiente. Esos miembros del equipo acumulan sus responsabilidades dentro del departamento —por ejemplo, el procesamiento de nóminas— con el trabajo del proyecto.
Recomendado para: proyectos multifuncionales que el personal puede acumular con sus responsabilidades departamentales.
Estructura organizativa por proyectos
En la estructura organizativa de gestión de proyectos (o basada en proyectos), las divisiones más grandes de personas dentro de la empresa son los proyectos (no los departamentos). Del mismo modo, la coordinación del trabajo se orienta hacia los proyectos, por lo que es vertical.
Además, la autoridad para supervisar el trabajo recae en los gestores de proyectos, uno por proyecto. Y ellos asignan a los miembros del personal a los proyectos, lo que significa que esos miembros se dedican a los proyectos (en lugar de a los departamentos).
Recomendado para: pequeñas agencias y startups jóvenes.
Estructura organizativa de matriz
Una estructura matricial es una red en la que los miembros del equipo del proyecto tienen dos líneas jerárquicas. Existen variaciones de esta estructura, entre las que se incluyen:
Estructura débil
A primera vista, esta estructura matricial de gestión de proyectos parece igual que la estructura organizativa funcional. Pero hay una diferencia: en esta estructura matricial, los miembros del personal coordinan el trabajo del proyecto entre departamentos (en lugar de un gestor funcional).
Estructura equilibrada
Las estructuras matriciales equilibradas no cuentan con gestores de proyectos a tiempo completo. En su lugar, el gestor de proyectos es también un miembro del personal y acumula el trabajo del departamento con las responsabilidades de la gestión de proyectos a tiempo parcial. Además, el gestor funcional sigue siendo el que toma las decisiones sobre los presupuestos de los proyectos, la asignación de recursos y otros aspectos.
Estructura sólida
La estructura matricial sólida contiene un departamento especial dedicado exclusivamente a la gestión de proyectos. Y los miembros de ese departamento son todos gestores de proyectos a tiempo completo y multifuncionales (supervisados por un gestor funcional).
Un director de todos los gestores de proyectos tiene el título de director del departamento de gestión de proyectos. Y cada gestor de proyectos tiene autoridad sobre sus propios proyectos.
Cómo elegir la mejor estructura organizativa para su equipo
¿No sabe qué estructura organizativa de gestión de proyectos es la más adecuada para usted? ¡No se preocupe! A continuación le ofrecemos algunas ideas y pautas que le ayudarán a decidirlo:
Analice sus limitaciones para la asignación de recursos.
Cuando evalúe sus limitaciones de recursos, piense en el personal y la mano de obra, pero también evalúe recursos como el software, las herramientas y otros gastos del equipo.
Su presupuesto de contratación afecta a la asignación de recursos humanos. Y determina las funciones que asume cada empleado. Además, el presupuesto influye en el tiempo que cada miembro del equipo tiene disponible para trabajar en el proyecto.
- Una estructura organizativa funcional es adecuada para el personal que debe acumular trabajo de proyectos con responsabilidades departamentales.
- En las estructuras de matriz débil, los miembros del equipo coordinan el proyecto junto con el trabajo del departamento.
- Las estructuras de matrices equilibradas hacen que algunos miembros del personal acumulen la coordinación de proyectos con el trabajo departamental.
- Las estructuras basadas en proyectos requieren que planifique contar con un gestor de proyectos dedicado exclusivamente a supervisar el trabajo del proyecto.
- Las estructuras de matriz fuerte requieren un presupuesto suficiente para un gestor de proyectos a tiempo completo y un departamento de gestión de proyectos con un responsable dedicado.
Dese cuenta de qué autoridad necesitan sus gestores de gestión de proyectos.
Esa es su autonomía de decisión, que depende en gran medida de la estructura de gestión de proyectos que seleccione. Pero el poder de decisión también depende de la existencia de gerentes funcionales, además del gerente de proyectos.
Además, la estructura organizativa del proyecto influye en la comunicación entre el personal y los gestores de proyectos. En otras palabras, define las líneas jerárquicas dentro de los proyectos.
- En una estructura de matriz equilibrada, el gestor de proyectos no toma decisiones sobre el presupuesto ni la contratación de personal.
- Un gestor de proyectos en estructuras por proyectos no comparte la autoridad en los proyectos.
- Las estructuras matriciales hacen que los miembros del equipo del proyecto rindan cuentas tanto al director del proyecto como al director funcional.
Evalúa el tamaño y la complejidad de tus proyectos.
Cuando un proyecto es menos complejo o más pequeño, el gestor del proyecto puede desempeñar otras funciones además de coordinar el trabajo del proyecto. Puede acumular la coordinación del proyecto con el trabajo del proyecto y/o del departamento.
Los proyectos más pequeños funcionan mejor con estructuras funcionales, de matriz débil y de matriz equilibrada.
Por otro lado, los proyectos más grandes o complejos se adaptan a estructuras organizativas con gestores de proyectos que no realizan el trabajo departamental o del proyecto. Una estructura organizativa que funciona mejor en este caso incluye estructuras por proyectos y estructuras de matrices fuertes.
Evalúa la madurez de tu empresa.
Si una organización aún no está madura, es posible que no tenga departamentos. Esto significa que las tareas departamentales son residuales, por lo que el personal se dedica al trabajo del proyecto casi todo el tiempo. Esto funciona mejor para las startups jóvenes.
5 ejemplos y plantillas de estructuras de gestión de proyectos para diferentes equipos
Una vez que elijas una estructura organizativa de gestión de proyectos, es posible que tengas que personalizarla para tu equipo. Pero nosotros vamos un paso por delante y tenemos algunos ejemplos que te permitirán ahorrar tiempo. Echa un vistazo a los cinco ejemplos diferentes de estructuras de gestión de proyectos con los que te puedes encontrar:
1. Estructura de gestión de proyectos del equipo de marketing
Este sencillo ejemplo de estructura organizativa se aplica a los equipos de marketing de contenidos. En el ejemplo, el gestor del blog es el gestor del proyecto. Los blogs son tareas del proyecto, y los miembros del equipo son los estrategas de contenidos, los redactores del blog y los ilustradores que participan en la creación de las entradas.
Los ilustradores no solo dependen del gestor del blog, sino también del director creativo. Este último decide el presupuesto y la asignación de ilustradores y otras posiciones creativas al proyecto del blog y a otros proyectos, como las campañas en redes sociales.
Por lo general, el gestor del blog y, en ocasiones, el gestor creativo dependen del director de contenido (o jefe de creatividad). Y este director depende del vicepresidente de marketing o del director de marketing.
2. Diseñar la estructura de gestión de proyectos del equipo
Una estructura organizativa puede funcionar mejor para un equipo que para otro, por lo que una estructura organizativa funcional es importante para los equipos de diseño. Pero solo le hemos mostrado una de las posibilidades, que incluye un jefe de diseño entre los miembros del equipo del proyecto.
En este ejemplo de estructura, cada gestor de proyectos supervisa un equipo de proyecto. Y el coordinador de los gestores de proyectos es el gestor de productos, que define la hoja de ruta que rige todos los proyectos relacionados con un producto.
El equipo de proyecto 1 desarrolla el sitio web. El equipo 2 crea los componentes de diseño que aparecen en el sitio web. Y el equipo 3 crea los componentes de software que utiliza el programador informático del equipo 1.
Esto significa que los equipos pueden ser multidisciplinares, pero tener su propio diseñador visual. Sin embargo, un jefe de diseño coordina el trabajo de esos diseñadores para que se ajuste a las mismas directrices de diseño.
3. Estructura de gestión de proyectos del equipo de ventas
Es habitual organizar los equipos de ventas y los proyectos de forma geográfica, ya que un director de ventas suele supervisar a varios directores regionales de ventas, y cada uno de estos supervisa a los directores de ventas de distrito.
Dependiendo del tamaño del distrito, cada gerente de ventas del distrito coordina el trabajo de uno o más equipos de representantes de ventas. La meta de cada equipo es aumentar la base de clientes y los ingresos dentro del distrito correspondiente.
4. Estructura de gestión de proyectos del equipo de RR. HH.
Para los equipos de recursos humanos, un proyecto consiste en un trabajo de RR. HH. grande o complejo que requiere la supervisión de un gestor de proyectos. Algunos ejemplos de estos proyectos serían la creación de una experiencia de incorporación de empleados, un manual o el desarrollo de un programa de indemnizaciones por despido.
Una configuración del departamento de RR. HH. con un director de RR. HH. que supervisa a un gerente de RR. HH. podría ser una estructura organizativa funcional para una empresa. A veces, los gerentes de RR. HH. son responsables de sus propios equipos, organizados según la naturaleza de su trabajo: contratación, remuneración, prestaciones y aprendizaje y desarrollo (L&D).
Por ejemplo, para diseñar un curso de formación inicial, el diseñador instruccional podría desempeñar el rol de gestor de proyectos, además de desarrollar el curso en sí. Y contaría con la colaboración de los miembros del personal de los otros dos equipos para crear el curso, siempre que estos mantuvieran sus funciones departamentales habituales, como las entrevistas o la gestión de nóminas.
Bonificación: ¡Software para manuales de empleados!
5. Estructura de gestión de proyectos del equipo de construcción
Los equipos de construcción pueden tener estructuras de proyecto bastante elaboradas. Y para crear una estructura, debe comprender qué significa cada rol dentro de un proyecto de construcción:
- Un gestor de gestión de proyectos sénior supervisa el trabajo de los gestores de proyectos y los superintendentes.
- Los gestores de proyectos permanecen en la oficina, planifican las metas del proyecto con el director sénior y se aseguran de que el equipo alcance dichas metas. Supervisan tanto a los superintendentes (al menos uno por proyecto) como a los administradores de proyectos (normalmente uno por proyecto, si este es lo suficientemente grande).
- Los superintendentes son los gerentes en la obra responsables de definir los calendarios y supervisar al capataz general.
- El capataz general, uno por cada obra, supervisa a los capataces de cada oficio y la ejecución del trabajo por parte de todos los demás trabajadores de campo, como carpinteros, pintores, profesionales de paneles de yeso, electricistas y fontaneros.
- Los administradores de proyectos se encargan de todo el papeleo necesario para que un proyecto se desarrolle sin problemas. Esto puede incluir, por ejemplo, solicitar y realizar el seguimiento de los pagos a proveedores y subcontratistas.
Cómo crear una estructura organizativa en ClickUp
Las dos formas más sencillas de crear una estructura de gestión de proyectos en ClickUp son a través de nuestras funciones ClickUp Mapa Mental y ClickUp Pizarra.
Uso de los mapas mentales de ClickUp para definir las estructuras de los proyectos
Lo primero es lo primero: ¿qué es un mapa mental? En el contexto de este artículo, un mapa mental es una representación visual de la estructura interna de su organización.
Se trata de un diagrama que representa las relaciones jerárquicas y de autoridad entre los miembros del personal del proyecto, los gerentes y otros ejecutivos. Puede utilizarlo para planificar y configurar su proyecto y comunicar la estructura de gestión de proyectos a las partes interesadas.
Ahora, en ClickUp, puedes crear un mapa mental de formato libre, ya sea en una vista de mapa mental o en pizarras. En el primer caso, añade una vista Mapa a tu entorno de trabajo de ClickUp. Y en el segundo caso, añade un mapa mental a una pizarra.
Nota: Puede convertir los elementos del mapa mental en tareas de ClickUp. Pero si es la primera vez que trabaja en una vista de mapa mental, le recomendamos que elija el modo en blanco (en lugar del modo de tareas).
Veamos los pasos que debe seguir para crear un mapa mental, ya sea en una vista de mapa mental o en una pizarra.
Paso 1: Establezca la máxima autoridad
Dado que los mapas mentales son estructuras jerárquicas, comience por representar la posición de mayor autoridad en su proyecto. Esa posición es un nodo raíz en el diagrama.
Paso 2: Representar el primer nivel de nodos secundarios
Dependiendo del tipo de estructura organizativa del proyecto que haya seleccionado, dibuje los nodos secundarios del nodo raíz. Estos pueden ser gerentes funcionales, gerentes de proyectos o gerentes de gerentes de proyectos. Y, si le resulta útil, asigne a cada posición el nombre de la persona que la ocupa.
Paso 3: Ramificar los nodos secundarios
En este punto, dependiendo de la estructura de gestión de proyectos, haga una de estas cosas:
- Añada miembros del personal y gestores de proyectos a los departamentos funcionales separándolos de los gestores funcionales.
- Añada miembros del personal a los equipos de proyecto separándolos de los gestores de proyectos.
Y si tiene un departamento de gestión de proyectos, añada gestores de proyectos a ese departamento separándolos del gestor de gestores de proyectos.
Paso 4: Destacar los equipos de proyecto
Delimite cada equipo de proyecto. Puede hacerlo, por ejemplo, utilizando colores diferentes para cada equipo de proyecto. En Pizarra hay otras formas de diferenciarlos mediante figuras o colores.
Paso 5: Marcar a los gestores de la gestión de proyectos
Señale a los gestores de la gestión de proyectos a tiempo completo y a tiempo parcial. Por ejemplo, etiquete los nodos con símbolos para hacer esa distinción.
¿Quiere una forma más rápida de empezar? Utilice la plantilla Simple Mind Map de ClickUp para poner en marcha la estructura de gestión de proyectos.
Y si no estás seguro de si ClickUp es la herramienta adecuada para diseñar mapas mentales, ¡echa un vistazo a nuestro artículo sobre las mejores opciones de software de mapas mentales disponibles en el mercado!
Uso de las pizarras de ClickUp para definir las estructuras de los proyectos
Las pizarras blancas son especialmente adecuadas para colaborar de forma remota y en tiempo real con gerentes y otros ejecutivos mientras se determina una estructura de gestión de proyectos.
Los pasos para crear mapas mentales siguen siendo válidos para diseñar estructuras organizativas en pizarras. Sin embargo, en lugar de crear un mapa mental en una pizarra, puede darle vida a sus estructuras con otros elementos visuales y restricciones de diagramación.
En ClickUp Pizarras, puedes dibujar figuras y enlazarlas con conectores. También puedes añadir notas adhesivas y texto a tus estructuras de gestión de proyectos y cargar archivos de imagen, como retratos o símbolos, para distinguir las posiciones.
Consejo profesional: utilice la plantilla Introducción a las pizarras de ClickUp para empezar.
Ideas que hay que tener siempre presentes
Cuando eliges la mejor estructura organizativa para tu proyecto, estás optimizando el talento y los recursos. Y estás sentando las bases para una gestión eficiente del flujo de trabajo y equipos de alto rendimiento.
Porque sin esos dos ingredientes, unas metas claras y una visión, no hay forma de obtener los resultados y la calidad deseados.
¡Póngase en contacto con nosotros! Le ayudaremos a establecer una estructura de gestión de proyectos que tenga el mejor impacto en sus proyectos.