La elaboración de un manual del empleado es imprescindible para cualquier empresa.
Sirve de referencia tanto para los empresarios como para los empleados, y contribuye a garantizar que todos comprendan sus derechos, responsabilidades y expectativas en el lugar de trabajo. Un manual del empleado eficaz debe ser exhaustivo, pero conciso, y debe abarcar temas como el comportamiento aceptable, los procedimientos de seguridad, las directrices sobre remuneración y las políticas de permisos.
Aunque estos documentos son una parte fundamental de la gestión de una empresa, puede resultar complicado saber qué deben incluir y por dónde empezar. Por suerte para ti, ya hemos terminado todo el trabajo pesado.
En esta entrada, hablaremos de qué es una plantilla de manual del empleado y qué características debe tener una buena plantilla. A continuación, compartiremos nuestras 10 plantillas favoritas de manuales del empleado, para que puedas ponerte manos a la obra y crear el tuyo propio.
¿Qué es una plantilla de manual del empleado?
Antes de hablar de plantillas, asegurémonos de que todos tenemos claro qué es un manual del empleado.
Los manuales de empleados son documentos que transmiten información fundamental a los empleados sobre las políticas y los procedimientos de la organización, así como sobre sus derechos y responsabilidades en el lugar de trabajo.
Sirven de guía para que todo el personal comprenda su rol y cumpla con la normativa de la empresa, y abarcan temas como la estructura organizativa, los procedimientos operativos estándar, el código de conducta, las vacaciones, las bajas por enfermedad y otras prestaciones para los empleados, los procedimientos disciplinarios y mucho más.
Un manual del empleado eficaz es esencial para crear un entorno de trabajo saludable y de alta productividad, ya que ayuda a definir las expectativas, fomenta la confianza entre los empleados y sus empleadores, aclara los roles y las responsabilidades, fomenta una cultura de respeto y garantiza el cumplimiento de la legislación pertinente. Se debe informar a los empleados del contenido del manual en las primeras etapas de su contratación para garantizar que comprendan las políticas y los procedimientos de la empresa, y cualquier cambio debe comunicarse sin indicación para evitar confusiones.
Con un manual del empleado completo y actualizado, las empresas pueden garantizar que sus empleados se sientan informados y respetados mientras trabajan juntos para alcanzar el éxito.
Crear tu manual del empleado utilizando una plantilla es la forma más sencilla de empezar.
Las plantillas son, sencillamente, guías predefinidas que te indican qué debe incluir tu manual del empleado. Una plantilla suele contener secciones como la estructura organizativa, la gestión del rendimiento, los planes de remuneración, la política de prestaciones, los protocolos de seguridad y el procedimiento disciplinario. Además, se puede personalizar para incluir información específica de cada empresa, como su misión y sus valores, las directrices de atención al cliente y las iniciativas de diversidad.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de manual del empleado?
Una buena plantilla de manual del empleado es aquella que es completa, fácil de entender y se ajusta a la cultura y los valores de tu empresa. Estas son algunas de las características clave de una buena plantilla:
- Detallado: Una buena plantilla debe incluir todas las secciones que es fundamental incluir en un manual del empleado. Siempre puedes eliminar las secciones que no se apliquen a tu empresa, pero es mejor tener una plantilla demasiado detallada que una en la que falte información importante.
- Personalizable: Una buena plantilla de manual del empleado debe ser personalizable, permitiéndote añadir o eliminar políticas en función de tus necesidades específicas. También debe permitirte adaptar el lenguaje y el tono para que se ajusten a la cultura y los valores de tu empresa, y ser fácil de actualizar para garantizar que siga siendo preciso y cumpla con la normativa.
- Accesible: Una buena plantilla de manual debe dar como resultado un producto final que sea fácilmente accesible para todos los empleados, tanto en las instalaciones de la empresa como a distancia. Debe estar disponible tanto en formato impreso como digital, y debe ser fácil de consultar y navegar por él.
- Coherencia: Una buena plantilla debe ser coherente en cuanto a formato, diseño, lenguaje y tono. Esto ayuda a garantizar que todos los empleados reciban la misma información y que no haya confusión ni malentendidos.
A la hora de elegir una plantilla, ten en cuenta estas consideraciones. En definitiva, debes elegir la plantilla que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa y de tus empleados, en un formato que resulte adecuado para tu plantilla.
10 plantillas de manuales para empleados en Word y ClickUp
Hemos recopilado diez de nuestras plantillas favoritas para manuales de empleados con el fin de ayudarte a crear, de forma rápida y sencilla, un manual completo, bien redactado y que cumpla con la legislación vigente. Estas plantillas te ahorrarán tiempo y esfuerzo, al tiempo que garantizan que tus empleados dispongan de toda la información necesaria para desempeñar con éxito sus roles.
1. Plantilla avanzada de manual del empleado de ClickUp
A veces, un manual del empleado de alto nivel que se centra únicamente en la información más importante no es suficiente. Si tu empresa necesita un manual más completo y que lo abarque todo, la plantilla avanzada de manual del empleado de ClickUp es lo que necesitas.
Esta plantilla de manual del empleado incluye:
- Una guía detallada de introducción que define cada sección y ofrece consejos y recursos para recopilar y redactar la información11 secciones de información, entre las que se incluyen secciones sobre la incorporación de nuevos empleados, la cultura empresarial, las políticas del lugar de trabajo (como el código de vestimenta, los permisos remunerados y los conflictos de intereses), información sobre tu empresa, políticas de teletrabajo, código de conducta estándar, prácticas empresariales, políticas de asistencia, evaluaciones de rendimiento, beneficios de la empresa y procedimientos de salida de la empresa
Esta plantilla está diseñada pensando en la experiencia del usuario y ofrece prácticamente todo lo que un nuevo empleado podría querer (o necesitar) saber sobre tu empresa, desde su primer día hasta el último.
2. Plantilla de manual del empleado de ClickUp
No cometas el error de elaborar un manual aburrido. No es ningún secreto que los manuales básicos para empleados pueden resultar soporíferos, y tus nuevos empleados perderán rápidamente el interés. En cambio, nuestra plantilla de manual para empleados de ClickUp te muestra cómo dotar a tu manual de personalidad y hacerlo más ameno utilizando gráficos, emojis o incluso gifs.
Esta plantilla de manual del empleado incluye:
- 8 secciones de información, que incluyen la historia de la empresa, el código de conducta, las políticas de comunicación, las prestaciones y el seguro médico, las políticas de equipo, las políticas de oficina, las políticas de remuneración y evaluación del rendimiento, y las políticas de despido. Un diseño digital totalmente personalizable que se puede actualizar y ampliar en cualquier momento. Consejos y sugerencias sobre cómo hacer que tu manual resulte más ameno y atractivo para los empleados.
Recuerda que un manual del empleado es una forma estupenda de comunicar información y políticas importantes a los miembros de tu equipo. Así que dedica un poco de tiempo a hacer que sea único y atractivo, ¡y tus nuevas incorporaciones te lo agradecerán!
3. Plantilla de cultura empresarial de ClickUp
La cultura empresarial es la forma en que tu empresa y su personal actúan y se comportan.
Se trata de cómo se tratan los empleados entre sí, los valores morales que defienden y las decisiones que toman. Si quieres establecer una cultura de empresa sólida, la plantilla de cultura de empresa de ClickUp puede serte de gran ayuda. Estas páginas te ofrecen orientación e inspiración para construir la identidad de tu empresa.
Esta plantilla de cultura empresarial incluye:
- 4 secciones principales con 12 subsecciones que detallan quiénes sois como empresa (incluyendo historia, equipo, premios y prensa), vuestra declaración de misión, valores y promesa de marca, los valores de vuestra empresa y los imperativos estratégicos, así como las soluciones y servicios que ofrecéis.
Utiliza esta plantilla para redactar la sección sobre la cultura de la empresa de tu manual general para empleados, o utilízala como una guía independiente.
4. Plantilla de ClickUp para el manual del empleado y las políticas de la empresa
Si necesitas un manual más profesional que se centre principalmente en las políticas de empleo, los procedimientos, las estructuras de gestión y el código de conducta de tu empresa, te recomendamos la plantilla de ClickUp «Manuales, políticas y procedimientos para empleados » .
Esta plantilla de manual del empleado incluye:
- 17 secciones de información, que incluyen una nota de bienvenida, una descripción de «nuestro miembro ideal del equipo», información sobre la incorporación, una sección sobre la cultura de la empresa, cómo gestionar las preguntas, políticas del lugar de trabajo, todo sobre tu empresa, política de teletrabajo, cómo trabajamos, política de asistencia, plan de actuación en caso de emergencia, código de conducta estándar, prácticas empresariales, políticas y procedimientos, evaluaciones de rendimiento, ventajas de la empresa y prácticas de salida de la empresa.
- Una portada personalizable para que puedas imprimir o guardar fácilmente el manual en formato PDF
- Un panel en la página de inicio que muestra todas las subpáginas y te permite asignar propietarios y colaboradores a cada sección
Esta plantilla se divide en cuatro secciones principales («Todo sobre», «Cómo trabajamos», «Código de conducta estándar» y «Políticas y procedimientos»), cada una de ellas con subsecciones para garantizar que no se pase por alto ninguna política.
5. Plantilla de manual del empleado de ClickUp
Si estás poniendo en marcha una empresa pero aún no dispones de una guía de formación para empleados, necesitas crear un manual para el personal. Y esta plantilla de manual para el personal de ClickUp es el punto de partida perfecto. Rellena esta plantilla para mostrar a tus empleados cómo tener éxito y crecer en sus roles.
Esta plantilla de manual del empleado incluye:
- Una guía de introducción que explica qué es un manual del empleado, por qué es beneficioso contar con uno y cómo utilizar la plantilla de manual del empleado de ClickUp.
- 2 secciones principales con 19 subsecciones que incluyen información sobre tu empresa, detalles sobre el rol específico del empleado y políticas y procedimientos como el control de horarios, el derecho a horas extras, los días de pago, los descansos, las deducciones salariales, la programación de turnos, las prestaciones, los días festivos, las vacaciones, las medidas disciplinarias, las restricciones por la COVID, la higiene y la seguridad.
- Notas, indicaciones de redacción, preguntas orientativas y consejos en cada sección para guiarte en la creación del manual y ayudarte a pensar en qué escribir.
Ten en cuenta que los manuales de empleados y los manuales de trabajo no son lo mismo. Aunque ambos documentos proporcionan información importante para los empleados, un manual de trabajo recoge las políticas y expectativas generales de la empresa, mientras que un manual de empleados se centra en procedimientos y tareas específicos para un rol o departamento concreto.
6. Plantilla de manual de RR. HH. de ClickUp
Algunas plantillas de manuales para empleados pueden incluir una sección dedicada al manual de RR. HH., pero en determinadas situaciones es posible que prefieras mantener ambos documentos separados. En esos casos, utiliza la plantilla de manual de RR. HH. de ClickUp.
Los manuales de recursos humanos pueden adoptar dos formas. O bien son manuales específicos para un departamento, con información sobre el equipo, las metas del equipo de RR. HH., las políticas, los procedimientos y las expectativas, o bien son manuales generales sobre todo lo relacionado con RR. HH. a los que puede recurrir toda la empresa.
Nuestra plantilla está diseñada para crear el manual que abarca «todo lo relacionado con RR. HH.». Los manuales de RR. HH. suelen incluir información sobre la legislación laboral, el empleo a voluntad y la igualdad de oportunidades en el empleo; información sobre cumplimiento normativo, como la indemnización por accidente laboral, la clasificación entre jornada completa y a tiempo parcial; políticas contra el acoso y la discriminación; y políticas de permisos específicas de la empresa, como el servicio como jurado, las vacaciones pagadas, el permiso por fallecimiento y la Ley de Permiso Médico Familiar (FMLA).
Esta plantilla de manual de RR. HH. incluye:
- 3 secciones principales con 12 subsecciones que abarcan la misión y los valores de la empresa, información sobre la misma —como su historia, servicios, estructura, equipo directivo y cultura— y políticas de RR. HH. relacionadas con la incorporación y la salida de empleados, la conducta en el lugar de trabajo, la asistencia y las prestaciones de la empresa.
Puede que haya cierto solapamiento entre tu manual del empleado y los manuales de RR. HH., como en las secciones de información de la empresa o de valores fundamentales. ¡No pasa nada! Reiterar esos mensajes en varios documentos garantiza que todas tus políticas y mensajes estén alineados.
7. Plantilla de acuerdo operativo de ClickUp
¿Vas a crear tu propia sociedad de responsabilidad limitada (LLC)? Necesitarás un acuerdo de funcionamiento para cumplir con la ley, y la plantilla de acuerdo de funcionamiento de ClickUp puede ayudarte a dar los primeros pasos.
Un acuerdo de funcionamiento es un documento jurídico importante que establece el marco organizativo de una empresa, su estructura de propiedad, las obligaciones de los miembros, los procedimientos operativos estándar y mucho más. Para los propietarios que operan como sociedad de responsabilidad limitada (LLC), este documento es esencial y obligatorio en la mayoría de los países a la hora de constituir su empresa.
Esta plantilla de acuerdo operativo incluye:
- 11 secciones de información sobre la empresa, entre las que se incluyen: información sobre la organización; definiciones; capital y financiación; asignación de beneficios y pérdidas netas; distribuciones; gastos de la empresa; facultades y responsabilidades de los miembros; cesión de intereses de los miembros; registros, auditorías e informes; disolución y extinción de la empresa; y una sección de «Varios».
- Redacción jurídica que cumple con los contratos habituales en cada sección, lo que te proporciona un contrato de referencia sobre el que trabajar
Nota: Aunque esta es una plantilla estupenda para empezar a redactar el acuerdo de funcionamiento de tu sociedad de responsabilidad limitada (LLC), siempre que utilices un documento con fines legales, debes consultar con tu abogado especializado en derecho mercantil antes de presentarlo.
8. Plantilla de nota informativa sobre políticas de ClickUp
Ser capaz de comunicar de forma eficaz los cambios en las políticas a tus empleados es fundamental para el éxito de tu empresa. La plantilla de nota informativa sobre políticas de ClickUp te ayuda a desarrollar un formato y una estructura coherentes para estas notas, con el fin de garantizar que todos los miembros de tu equipo estén informados y al día de los últimos cambios.
Esta plantilla de nota informativa sobre políticas incluye:
- Guía introductoria en la que se explica qué es un memorándum de política, qué hace que un memorándum sea eficaz y las secciones que debe incluir (es decir, encabezado, resumen, antecedentes, recomendación y llamada a la acción).
- Consejos y recursos adicionales que te ayudarán a completar la información de cada sección y a obtener más información sobre cómo redactar notas informativas eficaces
El uso de esta sencilla plantilla de nota informativa sobre políticas te ayuda a garantizar que todos tus empleados comprendan las expectativas y las normas de tu empresa.
Extra: Echa un vistazo a las 10 plantillas gratuitas de notas de servicio en Word y ClickUp
9. Informe diario de actividades de los empleados de ClickUp
La gestión del rendimiento de los empleados es un aspecto crucial de la gestión de una empresa, y una forma de mantenerlo bajo control es llevar un informe diario de actividades. Ahí es donde resulta muy útil la plantilla de informe diario de actividades de los empleados de ClickUp. Es como un pequeño informe diario de rendimiento para cada uno de los miembros de tu equipo.
Esta plantilla de informe de actividades diarias de los empleados incluye:
- 3 secciones principales que los empleados deben rellenar a diario, incluyendo logros (proyectos completados y el tiempo que ha llevado cada uno), actividades en curso (proyectos en curso) y actividades futuras (prioridades para los próximos días o la próxima semana, además de cualquier ayuda que necesites).
Esta plantilla ofrece información valiosa sobre los hábitos de trabajo diarios de tu equipo. Úsala para identificar los logros, las dificultades y las áreas de mejora, al tiempo que mantienes a todo el mundo en sintonía.
10. Plantilla de manual del empleado de Microsoft de TemplateLab
Aunque nos decantamos por la amplia variedad de ejemplos y plantillas de manuales para empleados que ofrece ClickUp, sabemos que, en ocasiones, tu organización te exige utilizar herramientas de una empresa o suite concreta.
Los usuarios de Microsoft pueden utilizar la plantilla de manual del empleado de Template Lab para diseñar rápidamente un manual del empleado. Este ejemplo de manual del empleado incluye secciones sobre políticas relacionadas con temas como la tecnología, las prestaciones, el seguro médico y mucho más.
📮Dato de ClickUp: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que da lugar a decisiones que se pasan por alto y a retrasos en la ejecución.
Tanto si envías notas de seguimiento como si utilizas hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficaz. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse coordinado.
Cómo redactar manuales para empleados
Ahora que tienes varias plantillas de manuales para empleados entre las que elegir, es hora de empezar a redactar el tuyo propio. Pero, ¿por dónde empezar? A continuación te ofrecemos algunos consejos y buenas prácticas para crear un manual para empleados completo y eficaz:
1. Empieza por lo básico
El primer paso para redactar un manual del empleado es recopilar toda la información necesaria sobre tu empresa y sus políticas. Esto incluye la misión y los valores de tu empresa, la estructura organizativa, las prestaciones para los empleados, el seguro médico, el código de conducta estándar e información legal importante. Asegúrate de consultar con los departamentos pertinentes (Recursos Humanos, jurídico, etc.) para garantizar la exactitud de la información.
2. Sigue una plantilla
Como hemos mencionado anteriormente, utilizar una plantilla de manual del empleado puede ahorrarte tiempo y esfuerzo a la hora de crear tu propio documento. Las plantillas proporcionan una estructura y una organización para tu manual, lo que facilita la inclusión de toda la información necesaria.
3. Sé claro y conciso
Tu manual del empleado debe ser fácil de leer y comprender para todos los empleados. Utiliza un lenguaje sencillo y evita la jerga o los términos técnicos con los que quizá no todos estén familiarizados. Además, procura que cada sección de la política sea breve y vaya al grano.
4. Incluye elementos visuales y ejemplos
Añadir imágenes, gráficos o tablas relevantes puede hacer que tu manual del empleado resulte más atractivo y fácil de asimilar. Además, incluir ejemplos o situaciones de la vida real puede ayudar a los empleados a comprender mejor las políticas y cómo se aplican en diferentes situaciones.
5. Manténlo actualizado
A medida que tu empresa crece y evoluciona, también debe hacerlo tu manual del empleado. Asegúrate de revisar y actualizar tu manual periódicamente para garantizar que refleje tus políticas y procedimientos actuales. Esto también te ayudará a evitar posibles problemas legales.
6. Haz que sea accesible
Tu manual del empleado es un recurso para todos los empleados, así que asegúrate de que les resulte fácil acceder a él. Plantéate crear una versión digital a la que se pueda acceder desde los dispositivos de la empresa o a través de un portal en línea seguro.
7. Consulta con profesionales del ámbito jurídico y de recursos humanos
Como se ha hecho mención anteriormente, es importante que el manual del empleado sea revisado por los departamentos pertinentes, especialmente por RR. HH. y el departamento jurídico. Esto ayudará a garantizar que todas las políticas se ajusten a la legislación y la normativa laboral.
Secciones que debe incluir un manual del empleado
Aunque cada empresa puede tener políticas y procedimientos específicos propios de su organización, hay algunas secciones comunes que deberían incluirse en todo manual del empleado. Entre ellas se encuentran:
1. Días festivos de la empresa
Tu manual del empleado debe incluir una lista exhaustiva de los días festivos reconocidos por la empresa. Debe especificar si se espera que los empleados realicen trabajo en dichos días festivos o no y, en caso afirmativo, a qué tipo de compensación o tiempo libre compensatorio tienen derecho.
2. Seguro médico
Detalla la póliza de seguro médico de tu empresa, incluyendo el alcance de la cobertura, las opciones disponibles para los empleados, su contribución y el proceso para solicitar las prestaciones. En esta sección también se debe explicar cómo los empleados pueden añadir dependencias, así como las implicaciones que cualquier cambio en su estado laboral tiene sobre sus prestaciones.
3. Política sobre bajas por enfermedad
Describe la política de tu empresa sobre las bajas por enfermedad, incluyendo el número de días permitidos, el procedimiento para dar parte de la baja y cualquier documentación necesaria. La política también debe abordar las enfermedades de larga duración y el apoyo que la empresa puede ofrecer en tales instancias. Haz mención de cualquier ley o normativa relevante que regule las bajas por enfermedad y aclara si son remuneradas o no.
4. Vacaciones y días libres
Explica la política de tu empresa en materia de vacaciones y permisos, incluyendo a cuántos días de vacaciones anuales tienen derecho los empleados, el proceso para solicitar permisos y cualquier restricción. También puedes incluir información sobre otros tipos de permisos, como el permiso por fallecimiento de un familiar o el permiso por motivos médicos familiares.
5. Código de conducta
Esta sección marca la pauta en cuanto al comportamiento y las expectativas en el lugar de trabajo. Debe abarcar temas como el código de vestimenta, la profesionalidad, las políticas contra la discriminación, los procedimientos de resolución de conflictos y cualquier otra norma o reglamento específico de la empresa.
6. Evaluaciones de rendimiento
Explica el proceso de evaluación del rendimiento de tu empresa y cómo los empleados pueden esperar recibir comentarios sobre su trabajo. Esta sección también puede incluir información sobre promociones, aumentos salariales y bonificaciones.
7. Política de despido
Aunque quizá no sea agradable pensar en ello, es importante definir la política de tu empresa en materia de despido. Esta sección debe abarcar los motivos de despido, el proceso de despido y cualquier ley o normativa pertinente que regule los despidos de empleados.
8. Acuerdo de confidencialidad (NDA)
Si tu empresa maneja información sensible o datos confidenciales, quizá te interese incluir un acuerdo de confidencialidad en tu manual del empleado. Este documento, de carácter legalmente vinculante, describe las obligaciones de confidencialidad que deben cumplir los empleados y las consecuencias en caso de incumplimiento.
9. Acuse de recibo
Como paso final, pide a los empleados que firmen un acuse de recibo para confirmar que han recibido y leído el manual del empleado. Esto puede servir como prueba de que los empleados conocían las políticas descritas en el manual en caso de que surgiera alguna controversia.
10. Información para empleados no exentos
Si tu empresa cuenta con empleados no exentos (a hora), es importante informarles sobre las políticas de horas extras, las pausas para comer y descansar, y cualquier otra normativa que les pueda afectar. Esto te ayudará a garantizar el cumplimiento de la legislación laboral.
¿A quién le conviene utilizar una plantilla de manual del empleado?
Directivos: Un manual del empleado proporciona a los directivos una estructura clara y unas directrices para gestionar a su equipo. Además, ayuda a garantizar la coherencia de las políticas y los procedimientos en toda la organización. A continuación, te ofrecemos algunas plantillas que pueden resultar útiles para los directivos:
Pequeñas empresas: Las pequeñas empresas suelen carecer de los recursos necesarios para elaborar políticas y procedimientos de RR. HH. exhaustivos. Una plantilla de manual del empleado puede servir de marco de referencia para que los propietarios de pequeñas empresas elaboren su propio manual sin tener que empezar desde cero. A continuación te ofrecemos algunas plantillas que pueden resultar útiles para las pequeñas empresas:
Optimiza hoy mismo tu manual del empleado
Aunque elaborar un manual del empleado quizá no sea tu tarea favorita como propietario o profesional de RR. HH., disponer de todas las políticas internas y de la empresa documentadas para tu personal de forma clara y detallada es fundamental para cumplir con la normativa. El uso de plantillas puede facilitar mucho la creación de este documento, ¡e incluso hacerla divertida si eliges utilizar una solución de ClickUp!
ClickUp es tu solución integral para organizar los documentos de tu empresa, los planes de proyecto, los procesos de flujo de trabajo y, sí, incluso tu manual del empleado.
Nuestra amplia biblioteca de plantillas te ayudará a crear, editar y actualizar prácticamente cualquier tipo de documento que necesites, y nuestras plantillas para manuales aportan un toque de color a una tarea que, de otro modo, resultaría aburrida. Una vez que hayas terminado de crear tu manual del empleado, podrás utilizar fácilmente ClickUp para realizar el uso compartido del documento y actualizarlo según sea necesario.
Empezar a utilizar ClickUp es gratuito, así que pruébalo hoy mismo .