A principios de esta década, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU que la pérdida acumulada de producción en el sector empresarial no agrícola de EE.UU. debida a la ralentización de la productividad laboral ascendió a la friolera de 10,9 millones de dólares. McKinsey este crecimiento de la productividad "anémico en el mejor de los casos"
Años después, el escenario ha cambiado. Por primera vez en décadas, estamos viendo un crecimiento de la productividad a medida que las organizaciones descubren cómo aprovechar las herramientas modernas de teletrabajo, colaboración, inteligencia artificial y gestión de proyectos para satisfacer sus necesidades.
Mantener y aprovechar este fenómeno reciente requiere un enfoque estratégico de la gestión del trabajo. En esta entrada del blog, le mostramos cómo utilizar estrategias de gestión de proyectos probadas con el tiempo y herramientas digitales de última generación para elevar los resultados de su empresa.
¿Qué son las estrategias de gestión de proyectos?
Las estrategias de gestión de proyectos son el conjunto de metas, enfoques, procesos, buenas prácticas y herramientas utilizadas para ejecutar la entrega de proyectos de empresa. Una buena estrategia de gestión de proyectos se caracteriza por:
- Pensamiento global: Esboza el panorama general, las metas y la visión
- Vista a largo plazo: Adopta una vista de los proyectos a lo largo de 3-5 años
- Aplicabilidad a toda la organización: Normalmente, las estrategias de gestión de proyectos se ajustan al nivel de la organización o del departamento para mejorar la eficacia
- Alineación: Se alinea con las metas y procesos de la organización
- Coherencia: Como base, es poco probable que estas estrategias cambien a corto plazo
Estrategia de proyectos frente a estrategia de gestión de proyectos
Para ser claros, una estrategia de proyecto describe cómo ejecuta su trabajo el equipo del proyecto. Se limita al nivel del proyecto y describe qué, por qué y cómo deben hacerse las cosas. El director/líder del proyecto decide y finaliza la estrategia, con las aportaciones y comentarios de los patrocinadores.
Por ejemplo, una estrategia de proyecto puede incluir cuánto tiempo de amortiguación hay que añadir a cada fase del proyecto o cómo reaccionar ante la ampliación del alcance a lo largo del proyecto.
La estrategia de gestión de proyectos es la forma en que toda la organización gestiona sus proyectos. Suele aplicarse a nivel organizativo, diseñada por la alta dirección, con una inversión significativa en procesos y herramientas de gestión de proyectos.
En una estrategia de gestión de proyectos, las decisiones giran en torno a si se elige una software gratuito, gratuito/a de gestión de proyectos cómo establecer sistemas de seguimiento, fijar prácticas de revisión, etc.
Tanto si gestiona un proyecto pequeño como uno enorme, las estrategias eficaces de gestión de proyectos pueden marcar la diferencia. Veamos cómo.
La importancia de una gestión de proyectos eficaz
El desarrollo ágil de software hace hincapié en la necesidad de "equipos autogestionados"
Podría preguntarse: 'Si he contratado a miembros del equipo cualificados y les he facultado para tomar decisiones, ¿para qué necesito la gestión de proyectos?
He aquí cómo una gestión de proyectos eficaz compatibiliza los cimientos de toda empresa.
Gestión del cambio
Las empresas necesitan cambios. Los mercados evolucionan. Los clientes exigen nuevos productos y servicios. Es posible que la metodología de gestión de proyectos que eligió al inicio de su empresa ya no sea pertinente. Incluso puede que le estén frenando.
Las herramientas eficaces de gestión de proyectos ayudan a hacer un seguimiento del pasado y prever el futuro.
Gestión de tareas
Un proyecto puede implicar desde unas pocas docenas hasta muchos miles de tareas que hay que completar. Y lo que es más importante, estas tareas están interconectadas: completar una repercute en la siguiente y agrava la siguiente.
Una buena estrategia de gestión de proyectos evita que los pequeños detalles se queden en el tintero.
Gestión de personal
Empleados, contratistas, recursos compartidos, altos directivos, principiantes y mandos intermedios, consultores, patrocinadores, auditores, clientes... en cada proyecto intervienen muchos tipos de personas.
Una gestión de proyectos eficaz garantiza que todos contribuyan a su rol sin entrar en conflicto unos con otros.
Si aún no está convencido, aquí tiene las ventajas cotidianas de la gestión de proyectos estratégicos.
Ventajas clave de la gestión de proyectos estratégicos
Dirección: Una buena gestión de proyectos orienta a todos los miembros del equipo. Dirige a cada miembro del equipo hacia metas comunes por el camino correcto.
**Control: Un proyecto gestionado con eficacia tiene más probabilidades de llegar a tiempo y ajustarse al presupuesto. La gestión de proyectos elimina el despilfarro y mejora la eficiencia la utilización de los recursos .
Agilidad: Cuando el gestor de proyectos tiene visibilidad de todos los aspectos del proyecto, puede prever los riesgos y responder mejor a ellos. Permite al equipo adaptarse a situaciones cambiantes.
Satisfacción de los empleados: Una gestión de proyectos eficaz da claridad a los equipos. Conocen su trabajo y cómo contribuye a la organización. Esto evita confusiones y mejora la experiencia de los empleados.
Satisfacción de las partes interesadas: Cuando un proyecto se gestiona bien, es predecible. Los gestores de proyectos pueden comunicarse con confianza con las partes interesadas.
Para conseguir todo esto y más, se necesitan estrategias sólidas de gestión de proyectos. Aquí están.
Estrategias esenciales de gestión de proyectos
Cada organización es única. Tome la estrategia que figura a continuación como pauta general y adáptela a sus necesidades. Para un mayor intento correcto y mejores resultados, utilice ClickUp para equipos de gestión de proyectos aplicar estas estrategias. En esta sección le mostramos cómo.
1. Definir claramente los objetivos y el alcance del proyecto
"¿Podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir a partir de aquí?" Preguntó Alicia al gato de Cheshire. "Eso depende mucho de adónde quieras llegar", respondió el Gato.
Lewis Caroll, Alicia en el País de las Maravillas
La estrategia de gestión de proyectos más básica y crítica es definir los objetivos del proyecto. Pendiente de ello, concéntrese en lo que significa para usted el intento correcto del proyecto y defínalo como el resultado.
Sus objetivos podrían ser: "desarrollar una aplicación móvil para reservar citas" o "diseñar una campaña de marketing para Acción de Gracias"
Para evitar los retos de la gestión de proyectos más adelante, establezca sus objetivos:
- Equilibrados: No sea demasiado vago, como "simplificar la vida", que puede provocar parálisis por análisis. O sea demasiado específico para que el equipo del proyecto no tenga espacio para la creatividad
- Limitados: Esboce elalcance del trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos. Trazar límites claros en torno a las inclusiones y exclusiones
- SMART: Establecer objetivos específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART).
gestión de los objetivos del proyecto con ClickUp_
Una vez ajustados los objetivos y definido el alcance del proyecto, hágalos visibles para todas las partes interesadas. Metas de ClickUp es una forma sencilla y visual de hacerlo. Cree grandes metas, establezca objetivos, organícelos en carpetas, asígnelos a personas, realice un seguimiento del progreso en tiempo real y ajuste los proyectos a medida que avanza, ¡todo en un solo lugar!
Si no estás seguro de los objetivos que estás ajustando, explora algunos ejemplos de gestión de proyectos . Vea cómo ajustan sus metas las organizaciones de éxito e inspírese en ellas.
2. Desarrollar un plan de proyecto integral
Ahora que ya sabe adónde ir, es hora de hacer sus planes de viaje ✈️. Para cualquier gestor de proyectos, ésta es una de las partes del trabajo que más tiempo consume. Implica hacer malabarismos con múltiples aspectos del proyecto y reunirlos todos para una ejecución cohesionada.
Pero no se preocupe. Tenemos ayuda.
Comienza con una recopilación de ideas
Antes de sentarte a planificar, reúne todos los aspectos del proyecto en un solo lugar. Anota las metas, los requisitos, los recursos, los presupuestos, los intentos correctos y cualquier otra cosa que consideres importante en una ubicación centralizada. Una buena análisis de las partes interesadas también es útil en este caso.
No intentes darle sentido todavía. De momento, únelo todo. Si te gusta el formato de esquema de lista, Documentos de ClickUp es una buena forma de documentar esto. Si eres una persona visual, ClickUp Mapas mentales tiene un gran lienzo para que puedas lanzar cosas.
Con ClickUp Docs, la lluvia de ideas puede ser colaborativa y los documentos, claros
Organiza tus ideas
El ejercicio de brain dump debe darte una idea más clara de todo lo que necesitas para planificar tu proyecto. Ahora, a ponerse a organizarlo. Organizar tu proyecto te ayuda a tomar decisiones sobre quién trabajará en qué, cuánto tiempo llevará algo, etc.
Ajuste el trabajo en su software de gestión de tareas . En ClickUp, puede crear tareas directamente desde documentos y mapas mentales, lo que facilita la transición de la idea a la acción. Si prefieres empezar de cero, no te preocupes. Crea tus proyectos y añade tareas a medida que se te ocurran.
de la idea a la acción con los mapas mentales de ClickUp
Introduzca los detalles
Para cada tarea, incluya toda la información necesaria, como por ejemplo
- Cualquier subtarea que deba completarse en el transcurso de esa tarea
- Plazo en el que debe estar completada
- Dependencias, tanto ascendentes como descendentes
- Usuarios responsables de la tarea
- Listas de control de los criterios de aceptación
Automatizaciones a nivel de espacio con ClickUp
Utilice cualquiera de las docenas de Automatizaciones ClickUp para facilitar este trabajo. Por ejemplo, puede establecer personas asignadas a todas las tareas nuevas en una ubicación, como una carpeta o un entorno de trabajo.
Cristalizar el plan del proyecto
Una vez que haya completado los detalles, es hora de ver si su plan es realmente práctico. Los gestores de proyectos que utilizan ClickUp prefieren hacer esto con la vista Calendario.
gestión visual de la agenda con ClickUp_
En Vista del Calendario ClickUp proporciona una visión limpia y visual de lo que ocurre en cada momento. Si hay solapamientos, dependencias, días festivos, etc., puede verlos todos aquí. ¿Y qué más? Puedes arrastrar y soltar tareas o ampliarlas para ajustar sus plazos desde aquí mismo.
De paso, agiliza la asignación de recursos. Utilice ClickUp Vistas Carga de trabajo para asegurarse de que el equipo que está reuniendo para este proyecto está disponible.
Si todo esto le parece que está arreando gatos, lo entendemos. Aquí tienes algunas de las estrategias más eficaces combinadas en un completo Plantilla ClickUp para la gestión de proyectos .
Esta plantilla de nivel avanzado permite a los gestores de proyectos planificar eficazmente proyectos complejos en los que participan equipos multifuncionales. Con varias vistas, estados personalizados y campos personalizados, esta plantilla es la base de un potente sistema de gestión de proyectos.
Si eso es demasiado complejo para usted, pruebe cualquiera de estos otros plantillas de gestión de proyectos o plantillas de planes de proyectos .
3. Comunicación y colaboración eficaces
Todo proyecto es un conjunto de piezas móviles. Para trabajar como una máquina bien engrasada, lo único que hay que evitar absolutamente es lagunas de comunicación en el lugar de trabajo . Cuando elabore su estrategia de gestión de proyectos, invierta en fomentar la comunicación positiva y la colaboración.
Procesos: Establezca protocolos de comunicación claros y ajuste las herramientas de colaboración para la gestión de proyectos .
Por ejemplo, si sus equipos necesitan discutir cosas relacionadas con una tarea en particular, anímelos a utilizar la sección de comentarios en Tareas de ClickUp. Esto crea contexto y ayuda a la transferencia de conocimientos.
Para evitar la molestia de ir a cada tarea para comprobar si hay un comentario, utilice Chat ClickUp . Consiga todos los Mensajes en un solo lugar, listos para que sus equipos tomen medidas al respecto.
El nuevo chat de ClickUp
Recursos: Ponga todos los recursos del proyecto a disposición de todo el equipo. Ya sea el documento de requisitos, el plan, el calendario o los conocimientos de proyectos anteriores. Consolidar todos los recursos en ClickUp documentos para facilitar el acceso.
Esto no significa que deba llevar todos sus datos a ClickUp, al contrario, puede simplemente integrar sus herramientas existentes y habilitar Búsqueda conectada de ClickUp ¡!
búsqueda conectada a través de docenas de apps dentro de ClickUp_
Mindset: Este es un aspecto clave para fomentar una colaboración eficaz. Es posible que los miembros introvertidos o tímidos de su equipo no pidan ayuda activamente. Es posible que ni siquiera hablen hasta que se les hable. Invítales a compartir su opinión en un formato con el que se sientan cómodos y demuéstrales que lo valoras.
4. Practicar la gestión y mitigación de riesgos
Hoy en día, todos los proyectos corren el riesgo de desviaciones presupuestarias, retrasos, interrupciones tecnológicas, indisponibilidad de mano de obra, incertidumbre del mercado, etc. Adelántese a ellos adoptando medidas paliativas o preparando sus respuestas.
Evaluar
Realice evaluaciones de riesgos exhaustivas. Incluya factores de riesgo financieros, operativos, organizativos, normativos y externos. Cuando identifique los riesgos, cuantifique también el impacto potencial.
Mitigar
Ajuste los sistemas para evitar por completo estos riesgos. Incluya el cumplimiento como parte de su proyecto. Si prevé quedarse sin fondos a mitad del proyecto, busque un pago por adelantado, un préstamo o una inversión adicional.
Cree un lista de control para la gestión de proyectos para identificar y mitigar los riesgos de forma coherente.
Plan
Algunos riesgos son difíciles de mitigar, aunque se sepa que pueden ocurrir. Por ejemplo, la indisponibilidad de un miembro importante del equipo por motivos de salud o personales es un riesgo habitual. Pero contratar recursos de copia de seguridad puede resultar demasiado caro.
Para estas situaciones, tenga un plan. Puede que quiera crear una lista de contratistas a los que recurrir o redistribuir el trabajo entre los miembros del equipo. Piensa en lo que vas a hacer.
5. Seguimiento y control del progreso del proyecto
Una buena estrategia de gestión de proyectos abarca todo el ciclo de vida del proyecto: planificación, ejecución y evaluación. Como parte de su estrategia, ajuste medidas para supervisar y controlar el progreso.
Fije indicadores clave de rendimiento: Dentro de los objetivos del proyecto, establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada individuo.
Supervise los resultados: Utilice un sistema de (elaboración de) informes del tipo Paneles de ClickUp para supervisar el rendimiento del proyecto a través de los KPI en tiempo real.
seguimiento de la gestión de proyectos con los cuadros de mando de ClickUp
Realice revisiones: Mantener conversaciones periódicas con el equipo sobre el progreso del proyecto. Puede tratarse de retrospectivas, revisiones de sprint o reuniones individuales. Utilícelo para identificar problemas y realizar ajustes.
6. Evaluación y aprendizaje posteriores al proyecto
El proyecto no termina con la entrega. Un proyecto se completa con éxito cuando se aprende algo significativo que se puede utilizar en el futuro. Haga que el proceso de evaluación y aprendizaje (también conocido como mejora continua) forme parte de su estrategia de gestión de proyectos.
Vea los números: Una vez finalizado el proyecto, realice una evaluación cuantitativa. Haga las siguientes preguntas y anote los números.
- ¿Conseguiste tus metas?
- ¿Llegaste a tiempo?
- ¿Se ajustó al presupuesto?
- ¿Perdió alguna parte del presupuesto por riesgos no mitigados?
Encuentre el significado: Además, busque también información cualitativa. Utilice las siguientes preguntas para guiar esa conversación.
- ¿Están satisfechos los patrocinadores del proyecto?
- ¿Están agotados los miembros del equipo?
- Si tuvieran la oportunidad, ¿qué les gustaría hacer de otra manera?
- ¿Qué han aprendido de este proyecto que puedan utilizar en el futuro?
Documéntelo cuidadosamente para poder consultarlo más adelante. Prueba Cerebro ClickUp para combinar los poderes de gestión de proyectos e IA . Utilícelo para obtener información, automatizar la cumplimentación de datos, ayudar en la redacción, corrección ortográfica, transcripción y mucho más.
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Ahorre tiempo y sea más productivo con ClickUp
La productividad en el trabajo del conocimiento es una bestia extraña. Los intentos correctos de proyectos reconocen que las reuniones son una parte integral del trabajo del conocimiento porque ayuda a crear ideas y luego refinarlas para aplicaciones prácticas.
Comprobación de hechos: Desde la pandemia, las reuniones, correos electrónicos y otras actividades de colaboración asociadas al trabajo teletrabajo han dado como resultado equipos que trabajan 48 minutos más al día . Sin embargo, la mayoría de la gente considera que las reuniones son un lastre para la productividad.
En una Encuesta de HBR , el 71% de los encuestados dijo que las reuniones les parecen "improductivas e ineficaces" el 64% dijo que les cuesta tiempo mejor empleado en pensar en profundidad.
Una de las razones clave es la falta de una forma sencilla de aprovechar el contexto. El problema se agrava cuando gestión de múltiples proyectos .
Por ejemplo, un traspaso de diseño a desarrollo lleva infinitamente más tiempo en lugares de trabajo remotos si la documentación no está clara. Los analistas de calidad pueden tener problemas más adelante si no tienen acceso a todo el contexto del proyecto.
ClickUp permite exactamente eso. Como espacio de trabajo virtual y herramienta de gestión de proyectos todo en uno, ClickUp consolida todo su conocimiento organizativo en un único lugar al que todos los miembros del equipo pueden acceder con sólo pulsar un botón. Ofrece una herramienta única para la gestión de proyectos, la gestión de personal, la gestión del conocimiento y mucho más.
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