A principios de esta década, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. descubrió que la pérdida acumulada de producción en el sector empresarial no agrícola de EE. UU. debido a la ralentización de la productividad laboral ascendía a la friolera de 10,9 millones de dólares. McKinsey calificó este crecimiento de la productividad como «anémico en el mejor de los casos».
Años más tarde, el panorama ha cambiado. Por primera vez en décadas, estamos asistiendo a un crecimiento de la productividad a medida que las organizaciones descubren cómo aprovechar las herramientas modernas en el teletrabajo, la colaboración, la inteligencia artificial y la gestión de proyectos para satisfacer sus necesidades.
Para mantener y aprovechar este fenómeno reciente, es necesario adoptar un enfoque estratégico de gestión del trabajo. En esta entrada del blog, le mostramos cómo utilizar estrategias de gestión de proyectos probadas y herramientas digitales de última generación para mejorar los resultados de su empresa.
¿Qué son las estrategias de gestión de proyectos?
Las estrategias de gestión de proyectos son el conjunto de metas, enfoques, procesos, buenas prácticas y herramientas que se utilizan para ejecutar la entrega de proyectos de empresa. Una buena estrategia de gestión de proyectos se caracteriza por:
- Pensamiento global: describe el panorama general, las metas y la visión.
- Visión a largo plazo: ofrece una vista de los proyectos a lo largo de 3-5 años.
- Aplicabilidad en toda la organización: Por lo general, las estrategias de gestión de proyectos se ajustan a nivel organizativo o departamental para mejorar la eficiencia.
- Alineación: está alineada con las metas y procesos de la organización.
- Coherencia: como base, es poco probable que estas estrategias cambien a corto plazo.
Estrategia de proyecto frente a estrategia de gestión de proyectos
Para ser claros, una estrategia de proyecto describe cómo el equipo del proyecto ejecuta su trabajo. Se limita al nivel del proyecto y describe qué, por qué y cómo se deben hacer las cosas. El director/líder del proyecto la decide y la finaliza, con las aportaciones y comentarios de los patrocinadores.
Por ejemplo, una estrategia de proyecto podría incluir cuánto tiempo de margen añadir a cada fase del proyecto o cómo reaccionar ante los cambios de alcance a lo largo del proyecto.
La estrategia de gestión de proyectos es la forma en que toda la organización gestiona sus proyectos. A menudo se aplica a nivel organizativo, la diseñan los altos directivos y requiere una inversión significativa en procesos y herramientas de gestión de proyectos.
En una estrategia de gestión de proyectos, las decisiones giran en torno a si se elige un software de gestión de proyectos gratuito, cómo se establecen los sistemas de supervisión, se fijan las prácticas de revisión, etc.
Tanto si gestiona un proyecto pequeño como uno enorme, las estrategias eficaces de gestión de proyectos pueden marcar una gran diferencia. Veamos cómo.
La importancia de una gestión de proyectos eficaz
El desarrollo ágil de software hace hincapié en la necesidad de contar con «equipos autogestionados».
Quizás se pregunte: «Si he contratado a miembros del equipo cualificados y les he dado poder para tomar decisiones, ¿por qué necesito la gestión de proyectos?».
Así es como la gestión de proyectos eficaz sustenta los cimientos de cualquier empresa.
Gestión del cambio
Las empresas necesitan cambiar. Los mercados evolucionan. Los clientes demandan nuevos productos y servicios. Es posible que la metodología de gestión de proyectos que eligió al inicio de su empresa ya no sea relevante. Es posible que incluso le esté frenando.
Las herramientas eficaces de gestión de proyectos ayudan a realizar el seguimiento del pasado y a realizar la previsión del futuro.
Gestión de tareas
Un proyecto puede implicar desde unas pocas docenas hasta miles de tareas que deben completarse. Y lo que es más importante, estas tareas están interconectadas, la finalización de una afecta a la siguiente y se suma a la siguiente.
Una estrategia adecuada de gestión de proyectos evita que se pasen por alto los pequeños detalles.
Gestión de personas
Empleados, contratistas, recursos compartidos, directivos sénior, directivos junior y mandos intermedios, consultores, patrocinadores, auditores, clientes... En cada proyecto intervienen muchos tipos de personas.
Una gestión eficaz de proyectos garantiza que todos contribuyan a su rol sin entrar en conflicto entre sí.
Si aún no está convencido, aquí tiene las ventajas cotidianas de la gestión de proyectos estratégica.
Ventajas clave de la gestión de proyectos estratégica
Orientación: una buena gestión de proyectos proporciona orientación a todos los miembros del equipo. Une a cada miembro del equipo en torno a metas comunes por el camino correcto.
Control: un proyecto gestionado de forma eficaz tiene más probabilidades de cumplirse a tiempo y dentro del presupuesto. La gestión de proyectos elimina el desperdicio y mejora la utilización de los recursos.
Agilidad: cuando el gestor de proyectos tiene visibilidad de todos los aspectos del proyecto, puede prever los riesgos y responder mejor a ellos. Esto permite al equipo adaptarse a situaciones cambiantes.
Satisfacción de los empleados: una gestión eficaz de proyectos aporta claridad a los equipos. Estos conocen su trabajo y saben cómo contribuye a la organización. Esto evita confusiones y mejora la experiencia de los empleados.
Satisfacción de las partes interesadas: cuando un proyecto se gestiona bien, es predecible. Los gestores de proyectos pueden comunicarse con confianza con las partes interesadas.
Para lograr todo esto y mucho más, necesita estrategias sólidas de gestión de proyectos. Aquí las tiene.
Estrategias esenciales de gestión de proyectos
Cada organización es única. Tome la estrategia que se describe a continuación como una guía general y personalícela según sus necesidades. Para obtener mejores resultados y alcanzar un mayor éxito, utilice ClickUp para que los equipos de gestión de proyectos implementen estas estrategias. En esta sección, le mostramos cómo hacerlo.
1. Definir objetivos y alcance claros para el proyecto
«¿Podría decirme, por favor, qué camino debo seguir desde aquí?», preguntó Alicia al gato de Cheshire. «Eso depende en gran medida de adónde quieras llegar», respondió el gato.
«¿Podría decirme, por favor, qué camino debo seguir desde aquí?», preguntó Alicia al gato de Cheshire. «Eso depende en gran medida de adónde quieras llegar», respondió el gato.
La estrategia de gestión de proyectos más básica, pero también la más importante, es definir los objetivos del proyecto. Al hacerlo, céntrese en lo que significa para usted el éxito del proyecto y defínalo como el resultado.
Sus objetivos podrían ser: «desarrollar una aplicación móvil para la reserva de citas» o «diseñar una campaña de marketing para Acción de Gracias».
Para evitar problemas de gestión de proyectos más adelante, establezca sus objetivos:
- Equilibrado: No sea demasiado vago, como «simplificar la vida», lo que puede provocar un bloqueo analítico. Tampoco sea demasiado específico, ya que el equipo del proyecto no tendría margen para la creatividad.
- Limitado: describa el alcance del trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos. Establezca límites claros en torno a lo que se incluye y lo que se excluye.
- SMART: Establezca objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART).
Una vez que haya establecido sus objetivos y definido el alcance del proyecto, hágalos visibles para todas las partes interesadas. ClickUp Goals es una forma sencilla y visual de hacerlo. Cree grandes metas, establezca objetivos, organícelos en carpetas, asígnelos a personas, realice el seguimiento del progreso en tiempo real y ajuste los proyectos sobre la marcha, ¡todo en un solo lugar!
Si no está seguro de los objetivos que está estableciendo, explore algunos ejemplos de gestión de proyectos. Vea cómo las organizaciones exitosas establecen sus metas y déjese inspirar por ellas.
2. Desarrollo de un plan de proyecto completo
Ahora que ya sabe adónde ir, es hora de hacer sus planes de viaje ✈️. Para cualquier gestor de proyectos, esta es una de las partes del trabajo que más tiempo consume. Implica hacer malabarismos con múltiples aspectos del proyecto y reunirlos todos para una ejecución cohesionada.
No se preocupe todavía. Tenemos la solución.
Empiece por vaciar su mente
Antes de sentarse a planificar, reúna todos los aspectos del proyecto en un solo lugar. Anote las metas, los requisitos, los recursos, los presupuestos, los criterios de éxito y cualquier otra cosa que considere relevante en una ubicación centralizada. Un buen análisis de las partes interesadas también resulta útil en este caso.
No intente darle sentido todavía. Por ahora, limítese a reunir toda la información. Si le gusta el formato de esquema con listas, ClickUp Docs es una excelente manera de documentarlo. Si es una persona visual, ClickUp mapas mentales tiene un excelente lienzo para que pueda plasmar sus ideas.
Organice sus ideas
El ejercicio de volcado de ideas debe proporcionarle una imagen más clara de todo lo que necesita para planificar su proyecto. Ahora, póngase manos a la obra con la organización. Organizar su proyecto le ayudará a tomar decisiones sobre quién realizará el trabajo en qué área, cuánto tiempo llevará cada tarea, etc.
Configura el trabajo en tu software de gestión de tareas. En ClickUp, puedes crear tareas directamente desde documentos y mapas mentales, lo que facilita la transición de la idea a la acción. Si prefieres empezar desde cero, no te preocupes. Crea tus proyectos y añade tareas a medida que se te ocurran.
Introduzca los detalles
Para cada tarea, incluya toda la información necesaria, como por ejemplo:
- Cualquier subtarea que deba completarse durante el transcurso de esa tarea.
- Fecha límite en la que debe completarse
- Dependencias, tanto ascendentes como descendentes.
- Usuarios responsables de la tarea
- Listas de control de criterios de aceptación
Utilice cualquiera de las docenas de automatizaciones de ClickUp para facilitar esta tarea. Por ejemplo, puede asignar personas asignadas a todas las tareas nuevas en una ubicación, como una carpeta o un entorno de trabajo.
Cristalice el plan del proyecto
Una vez que hayas rellenado los detalles, es hora de ver si tu plan es realmente práctico. Los gestores de proyectos que utilizan ClickUp prefieren hacerlo con la vista del calendario.
La vista de calendario de ClickUp ofrece una panorámica clara y visual de lo que ocurre y cuándo. Si hay solapamientos, dependencias, días festivos, etc., aquí podrás verlo todo. ¿Y qué más? Puedes arrastrar y soltar tareas o ampliarlas para ajustar tus plazos desde aquí mismo.
Y ya que está, optimice la asignación de recursos. Utilice las vistas de Carga de trabajo de ClickUp para asegurarse de que el equipo que está formando para este proyecto está disponible.
Si todo esto le parece una tarea imposible, lo entendemos. Aquí tiene algunas de las estrategias más eficaces reunidas en una completa plantilla de gestión de proyectos de ClickUp.
Esta plantilla de nivel avanzado permite a los gestores de proyectos planificar de forma eficiente proyectos complejos en los que participan equipos multifuncionales. Con varias vistas, estados personalizados y campos personalizados, esta plantilla es la base de un potente sistema de gestión de proyectos.
Si le resulta demasiado complejo, pruebe cualquiera de estas otras plantillas de gestión de proyectos o plantillas de planes de proyectos.
3. Facilitar una comunicación y colaboración eficaces
Cada proyecto es un conjunto de partes móviles. Para que todo funcione como una máquina bien engrasada, lo único que hay que evitar a toda costa son las fallas de comunicación en el lugar de trabajo. Mientras desarrolla su estrategia de gestión de proyectos, invierta en fomentar la comunicación y la colaboración positivas.
Procesos: establezca protocolos de comunicación claros y ajuste las herramientas de colaboración adecuadas para la gestión de proyectos.
Por ejemplo, si sus equipos necesitan discutir cuestiones relacionadas con una tarea concreta, anímeles a utilizar la sección de comentarios de las tareas de ClickUp. Esto crea contexto y ayuda a la transferencia de conocimientos.
Para evitar la molestia de tener que ir a cada tarea para comprobar si hay algún comentario, utiliza ClickUp Chat. Reúne todos los mensajes en un solo lugar, listos para que tus equipos tomen medidas.
Recursos: Ponga todos los recursos del proyecto a disposición de todo el equipo. Ya se trate del documento de requisitos, el plan, el calendario o los conocimientos adquiridos en proyectos anteriores. Consolide todos los recursos en ClickUp Docs para facilitar el acceso.
Eso no significa que debas transferir todos tus datos a ClickUp. Al contrario, ¡puedes simplemente integrar tus herramientas existentes y habilitar la búsqueda conectada de ClickUp!
Mentalidad: este es un aspecto clave para fomentar una colaboración eficaz. Es posible que los miembros introvertidos o tímidos de su equipo no pidan ayuda de forma activa. Es posible que ni siquiera hablen hasta que se les dirija la palabra. Asegúrese de estar pendiente de ellos. Invíteles a compartir su opinión en un formato con el que se sientan cómodos y demuéstreles que la valora.
4. Practicar la gestión y mitigación de riesgos
Hoy en día, todos los proyectos corren el riesgo de sufrir desviaciones presupuestarias, retrasos, interrupciones tecnológicas, indisponibilidad de personal, incertidumbre del mercado, etc. Adelántese a ellos tomando pasos paliativos o preparando sus respuestas.
Evaluar
Realice evaluaciones de riesgos exhaustivas. Incluya factores de riesgo financieros, operativos, organizativos, normativos y externos. Cuando identifique los riesgos, cuantifique también su impacto potencial.
Mitigar
Establezca sistemas para evitar estos riesgos por completo. Incluya el cumplimiento normativo como parte de su proyecto. Si prevé quedarse sin fondos a mitad del proyecto, solicite un pago por adelantado, un préstamo o una inversión adicional.
Cree una lista de control para la gestión de proyectos con el fin de identificar y mitigar los riesgos de forma sistemática.
Planificar
Algunos riesgos son difíciles de mitigar, incluso si sabes que pueden ocurrir. Por ejemplo, que un miembro clave del equipo no esté disponible por motivos de salud o personales es un riesgo común. Pero contratar recursos de respaldo puede resultar demasiado caro.
Para este tipo de situaciones, tenga un plan. Es posible que desee crear una lista de contratistas a los que recurrir o redistribuir el trabajo entre los miembros actuales del equipo. Piense en lo que va a hacer.
5. Supervisión y control del progreso del proyecto
Una buena estrategia de gestión de proyectos abarca todo el ciclo de vida del proyecto: planificación, ejecución y evaluación. Como parte de su estrategia, establezca medidas para supervisar y controlar el progreso.
Ajuste indicadores clave de rendimiento (KPI): dentro de los objetivos del proyecto, ajuste indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada persona.
Supervise los resultados: utilice un sistema de elaboración de informes como ClickUp Dashboards para supervisar el rendimiento de los proyectos a través de los KPI en tiempo real.
Realice revisiones: mantenga conversaciones periódicas con el equipo sobre el progreso del proyecto. Pueden ser retrospectivas, revisiones de sprints o reuniones individuales. Utilícelas para identificar problemas y realizar ajustes.
6. Evaluación y aprendizaje posteriores al proyecto
El proyecto no termina con la entrega. La finalización satisfactoria de un proyecto se produce cuando se aprende algo significativo que se puede utilizar en el futuro. Incorpore el proceso de evaluación y aprendizaje, también conocido como mejora continua, a su estrategia de gestión de proyectos.
Consulte los números: una vez finalizado el proyecto, realice una evaluación cuantitativa. Haga las siguientes preguntas y anote los números.
- ¿Ha alcanzado sus metas?
- ¿Entregaste a tiempo?
- ¿Se ajustó al presupuesto?
- ¿Ha perdido alguna parte del presupuesto debido a riesgos no mitigados?
Encuentre el significado: además, busque también aportaciones cualitativas. Utilice las siguientes preguntas para guiar la conversación.
- ¿Están satisfechos los patrocinadores del proyecto con los resultados?
- ¿Los miembros del equipo están agotados?
- Si tuvieran la oportunidad, ¿qué les gustaría hacer de manera diferente?
- ¿Qué aprendieron de este proyecto que puedan utilizar en el futuro?
Documenta todo esto cuidadosamente para poder consultarlo más adelante. Prueba ClickUp Brain para combinar el poder de la gestión de proyectos y la IA. Úsalo para obtener información, automatizar el rellenado de datos, ayudarte a escribir, revisar la ortografía, transcribir y mucho más.
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Ahorra tiempo y aumenta tu productividad con ClickUp
La productividad en el trabajo intelectual es algo extraño. Los gestores de proyectos exitosos reconocen que las reuniones son una parte integral del trabajo intelectual, ya que ayudan a generar ideas y luego perfeccionarlas para aplicaciones prácticas.
Dato verificado: desde el inicio de la pandemia, las reuniones, los correos electrónicos y otras actividades de colaboración asociadas al teletrabajo han supuesto que los equipos trabajen 48 minutos más al día. Sin embargo, la mayoría de las personas consideran que las reuniones reducen la productividad.
En una encuesta de HBR, el 71 % de los encuestados afirmó que las reuniones les parecen «improductivas e ineficaces». El 64 % dijo que les quita tiempo que podrían dedicar a reflexionar en profundidad.
Una de las razones clave es la falta de una forma sencilla de aprovechar el contexto. El problema se agrava cuando se gestionan varios proyectos.
Por ejemplo, el traspaso del diseño al desarrollo requiere mucho más tiempo en los lugares de trabajo remotos si la documentación no es clara. Los analistas de calidad pueden tener dificultades más adelante si no tienen acceso a todo el contexto del proyecto.
ClickUp le permite hacer precisamente eso. Como entorno de trabajo virtual y herramienta de gestión de proyectos todo en uno, ClickUp consolida todo el conocimiento de su organización en un solo lugar al que todos los miembros del equipo pueden acceder con solo hacer clic en un botón. Ofrece una herramienta única para la gestión de proyectos, la gestión de personas, la gestión del conocimiento y mucho más.
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