5 ejemplos reales de gestión de proyectos para su equipo

Ya se trate de un proyecto de Inicio o de una empresa, simple o complejo por naturaleza, la salsa secreta para entregar proyectos con éxito es empezar fuerte con el intento correcto estrategia y plan de ejecución .

Pendiente de ello (y de hacerlo bien) con una mentalidad emprendedora, enfoques adecuados de gestión de proyectos y las herramientas adecuadas.

En este artículo, aprenderá los bloques de construcción de la gestión de proyectos, incluidos los factores de intento correctos y las fases, además de cómo gestión de proyectos herramientas pueden mantenerlos unidos. ¡A continuación, te mostraremos cómo funciona todo en la práctica con cinco ejemplos reales de gestión de proyectos! 👌

Las 4 fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos de principio a fin puede conllevar largas y procesos complejos . Así pues, para facilitar el trabajo de todos, se ha creado el concepto de ciclo de vida del proyecto fue introducido.

vía ClickUp

El ciclo de vida de un proyecto, o proceso de gestión de proyectos, consta de cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Se trata de un recorrido estructurado por el que pasan los proyectos para ayudar a llevarlos desde su concepción hasta su finalización y garantizar que objetivos del proyecto en cada fase.

Veamos de qué es responsable el gestor de proyectos en cada fase:

1. La fase de iniciación

Conseguir la participación de todos. El gestor del proyecto define la meta de la organización, el cliente o el usuario, identifica a las partes interesadas clave, el equipo del proyecto y el alcance del trabajo del proyecto y determina objetivos mensurables para el equipo.

2. La fase de planificación

Prepara y correlaciona estratégicamente el proyecto. El gestor del proyecto es responsable de crear un plan detallado del proyecto y esbozar el calendario del proyecto que incluya las principales hitos del proyecto y describe qué tareas o entregables componen cada hito. Esto es importante porque el plan del proyecto proporciona una estrategia y lista de control del proyecto para ayudar a gestionar adecuadamente los recursos, el presupuesto y el cronograma a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

3. La fase de ejecución

Es la hora de la verdad. En esta fase, el trabajo principal del gestor de proyectos es supervisar los esfuerzos del equipo y asegurarse de que todos entienden lo que se espera de ellos, qué tareas hay que hacer y cómo y cuándo completarlas para garantizar que todo se ha terminado dentro del calendario del proyecto.

4. La fase de cierre

Es hora de dar por concluido el proyecto. El director del proyecto debe comprobar que su equipo ha completado todos los resultados solicitados y, a continuación, presentar el producto final a las partes interesadas para que lo aprueben y cierren oficialmente el proyecto.

📌 Conclusión clave:

Al seguir el ciclo de vida del proyecto, te aseguras de que estás:

• Captando las expectativas de tu cliente
• El ajuste de susproyecto para el intento correcto con un plan
• Ejecución de las tareas del proyecto yabordar cualquier problema o riesgo del proyecto que surjan
• Cerrada de su proyecto para capturarlas lecciones aprendidas y mejorar los próximos proyectos

Factores clave para el éxito de la gestión de proyectos

Los factores críticos para una gestión de proyectos exitosa pueden variar de un proyecto a otro, pero aquí hay algunos factores que deben permanecer constantes sin importar el tipo de proyecto o la industria en la que se encuentre:

✅ Ajuste Metas SMART ✅ Comprender los alcance del proyecto y evitar la ampliación del alcance

✅ Identificar los riesgos del proyecto y crear un plan de gestión de riesgos

✅ Definición clara de roles y responsabilidades

✅ Comunicación eficaz entre los equipos

✅ Mantener un alto nivel de visibilidad del proyecto

Cómo el software de gestión de proyectos da flexibilidad a los equipos

Con tantos factores que pueden influir en el intento correcto de un proyecto, utilizar software de gestión de proyectos puede ayudar a mantener todo y a todos en el buen camino y por delante de los imprevistos.

Un buen

/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/46417/software-de-gestion-de-proyectos-mac/ app, gestión de proyectos /%href/

puede quitarle de encima gran parte de la carga que supone gestionar proyectos al proporcionar a los equipos las herramientas que necesitan para obtener una Panorámica de alto nivel de su trabajo, agilizar los procesos empresariales, crear flujos de trabajo eficientes, comunicarse con mayor eficacia y hacer que la colaboración sea fluida y más agradable. ClickUp clickUp, por ejemplo, ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos a planificar, gestionar, realizar el seguimiento de los proyectos y colaborar entre sí, todo en un mismo lugar. Su plataforma totalmente personalizable ofrece a los equipos la flexibilidad y las herramientas avanzadas que necesitan para crear el flujo de trabajo más eficaz que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de sus proyectos.

Y como la plataforma es totalmente personalizable, los equipos de ClickUp están totalmente equipados para gestionar cualquier tipo de proyecto y dar compatibilidad a cualquier tipo de equipo metodología de gestión de proyectos incluyendo los enfoques más comunes, como Waterfall, Agile (Scrum y Kanban), Lean, Six Sigma, etc.

Supervisar las actualizaciones del proyecto gestione los riesgos y trabaje con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp

Entre las funciones clave de ClickUp para una gestión de proyectos eficaz se incluyen:

• Vistas personalizables: Vea sus proyectos a su manera; elija entre más de 15 vistas, incluyendo el (diagrama de) Gantt, Cronograma y vista Carga de trabajo
• Automatización personalizada: Ahorre tiempo, mantenga la coherencia de sus procesos y agilice su flujo de trabajo
• Estados de tareas personalizados: Añada y asigne diferentes fases a sus tareas para mejorar la visibilidad del proyecto
• Campos personalizados: Añada más contexto a sus tareas y muestre información importante
• Metas: Manténgase en el buen camino para alcanzar sus objetivos SMART con cronogramas claros, metas medibles y seguimiento automático del progreso
• Hitos del proyecto: Ajuste fácilmente los hitos para ayudarle a mantenerse al tanto de los plazos importantes y realizar un seguimiento del progreso de su equipo contra los principales puntos de control
• Dependencias: Añada dependencias de "bloqueo" o "en espera" entre tareas para establecer un orden claro de operaciones, de modo que su equipo siempre sepa en qué trabajar primero
• Lista de control de tareas: Crear una lista de tareas pendientes dentro de cada tarea para asegurarse de que todos los pasos se han completado antes de avanzar en la tarea
• Paneles de control: Cree un centro de control para cada proyecto, miembro del equipo, etc., para asegurarse de que todos los miembros del equipo están al tanto de las tareasparte interesada del proyecto tiene la información que necesita para controlar cualquier riesgo del proyecto y mantener la entrega del proyecto dentro de su cronograma
• Control de tiempo global: Controle el tiempo dedicado a las tareas, ajuste las estimaciones, añada notas y vea los informes de su tiempo desde cualquier lugar
• Comentarios asignados: Crear y asignarelementos de acción directamente dentro de un comentario
• App, aplicación móvil : Mantenga sus proyectos accesibles dondequiera que vaya con la aplicación móvil ClickUp
• Integración : Conecte ClickUp a más de 1.000 de sus herramientas de trabajo favoritas para agilizar su flujo de trabajo Ver la lista completa de funciones de ClickUp ahora, veamos algunos ejemplos reales de gestión de proyectos y descubramos cómo otros expertos del sector han llevado a cabo proyectos con éxito utilizando la metodología y las herramientas adecuadas

5 Ejemplos de gestión de proyectos y consejos para entregar proyectos con éxito

1. Ejemplo de proyecto de marketing: Creación de un flujo de trabajo interfuncional Jakub Grajcar director de marketing de STX Next, dirige un equipo de especialistas en contenidos y redes sociales, encabeza la estrategia de generación de contactos y reconocimiento de marca del departamento de marketing y trabaja con varios departamentos para ejecutar proyectos. Un día normal para el equipo incluye la ejecución de más de cinco entregas de contenidos, y Jakub a menudo revisa más de 10 proyectos diferentes a la vez.

**El problema

Trabajar con nuestros Diseño de productos departamento era un proceso caótico. Nuestros equipos tenían problemas de comunicación porque carecíamos de visibilidad del proyecto: a menudo no disponíamos de información clara sobre si las tareas aún se estaban revisando o necesitaban más trabajo.

Necesitábamos un sistema que nos permitiera a mí y al Jefe de Diseño de Producto tener una visión general de todo el proceso y controlar todo el trabajo en curso y las próximas tareas.

Jakub Grajcar, Director de Marketing de STX Next

¿La meta? Ayudar a mejorar la colaboración global entre departamentos y los procesos de marketing de contenidos, acelerar la completada y entrega de proyectos y mantener a los equipos alineados en cuanto a metas, cronogramas de proyectos, etc. mediante la creación de un flujo de trabajo interfuncional y estandarización de procesos en ClickUp.

He aquí cómo Jakub y su equipo llevaron a cabo esta iniciativa:

Fase de iniciación

• Identificar el proyecto: Crear plantillas de Sprints de marketing y paneles de control del equipo
• Definir el resultado deseado: Gestionar múltiples proyectos, agilizar el contacto con los socios y acelerar el proceso de producción de contenidos

Fase de planificación

• Metodología de gestión de proyectos: Agile

Fase de ejecución

Lista de control de tareas:

• Ajuste aJerarquía en ClickUp
  • Cree carpetas para cada departamento y configure listas dentro de cada carpeta
    • Dentro de cada Lista, cree tareas y subtareas para desglosar aún más el trabajo
    • Guardar tareas como plantilla que se puede reutilizar tantas veces como sea necesario
• Configure estados de tarea personalizados para dar a cada fase del proyecto un nombre designado
• Añadir Campos personalizados a cada Lista para mostrar y mantener la información clave de fácil acceso
• Automatización personalizada añadida para desencadenar automáticamente una acción y empujar el proyecto al siguiente paso
• Guardar la carpeta como plantilla para reutilizarla en el siguiente sprint y mantener la coherencia de los procesos
• Construir un panel personalizado con (elaboración de) informes en tiempo real para mostrar los datos clave y mejorar la visibilidad de las tareas

Fase Cerrada

• Al final del proyecto, Jakub y los Teams de STX Next probaron la nueva plantilla de Sprints de Marketing y el panel para asegurarse de que el proceso se realizaba sin problemas para todos los implicados en el proyecto y que toda la automatización personalizada en ClickUp se había configurado correctamente.

📌 Utilice esto Plantilla de carpeta Sprint de marketing para ayudarle a planificar proyectos, mantener las actividades del proyecto visibles y organizadas, y agilizar sus procesos. Póngase manos a la obra con vistas Tablero y Lista preestablecidas, funciones de estimación de tareas y automatización personalizable Descargar la plantilla de carpeta Sprints de marketing de Jakub

2. Ejemplo de proyecto SEO: Ampliación de la producción de contenidos Adele Payant especialista en SEO de ClickUp, se encarga de investigar oportunidades y crear resúmenes de contenido para que los redactores los utilicen como guía a la hora de redactar artículos para la página del blog. Y para redactar resúmenes de contenido convincentes, tiene que realizar una investigación de palabras clave,

análisis de la competencia y otras tareas importantes relacionadas, y asegurarse de que el resumen del contenido sea detallado y fácil de seguir para los redactores.

**El problema

El mayor reto en nuestro flujo de trabajo de blogs SEO era centrarnos en escalar nuestra producción de contenidos sin afectar a la calidad de cada blog.

Adele Payant, especialista en SEO de ClickUp

¿Metas?

Crear un sistema claro y repetible para ayudar a nuestro equipo de SEO a aumentar el volumen de informes sin comprometer la calidad de los mismos y reducir las comunicaciones innecesarias.

Así es como Adele llevó a cabo este proyecto:

Fase de inicio

• Identificar el proyecto: Crear una plantilla detallada y estructurada de resúmenes de contenido SEO
• Definir el resultado deseado: Crear un flujo de trabajo estructurado y coherente para investigar y crear resúmenes de contenido, y acelerar el proceso de aprobación

Fase de planificación

• Metodología de gestión de proyectos: Ágil

Fase de ejecución

Lista de control de tareas:

• Conexión con el equipo de redacción para recabar información sobre el proceso actual
• Crear unBlog de SEO lista de control enDocumentos de ClickUp
  • Inicie un nuevo documento y utilice las herramientas de edición para estructurar su página
    • Añada encabezados para definir claramente las secciones de su documento
    • Incluya enlaces a artículos de ejemplo y otros datos clave de la búsqueda de palabras clave
    • Añada páginas anidadas para capturar notas que el redactor asignado revisará antes de redactar el artículo
    • Guarde el documento como plantilla

Fase de Cerrada

• Para asegurarse de que el resumen del blog de contenidos está a la altura, el gestor SEO principal, el especialista SEO principal y los gestores de contenidos principales revisaron el documento y presentaron la plantilla a los redactores de contenidos para que comprobaran su legibilidad y recabaran sus comentarios. El proyecto queda oficialmente Cerrada después de que todas las partes interesadas lo hayan aprobado.

📌 Utilice este Plantilla breve de contenido SEO para exponer claramente sus metas y objetivos, y compartirla con sus redactores para mejorar la entrega de contenidos. Descargar la plantilla de resumen de contenidos SEO de ClickUp para obtener más consejos sobre la gestión de proyectos de SEO, consulte el artículo de ClickUp's Sr. SEO Manager:%href/95 Consejos para optimizar su flujo de trabajo ._

3. Proyecto de capacitación de clientes: Lanzamiento de un nuevo programa Robin Wisner administrador de LMS de ClickUp, es responsable de una nueva iniciativa para ofrecer a los clientes de ClickUp una forma divertida e interactiva de aprender a utilizar ClickUp y aprovechar al máximo las funciones de la plataforma.

El equipo de Customer Enablement, del cual Robin es miembro, lanzó ClickUp University (Universidad ClickUp) (CUU) en noviembre de 2021. El nuevo programa recibió una respuesta abrumadoramente positiva por parte de los usuarios de ClickUp y, en última instancia, dio luz verde al equipo para lanzar otra opción que contribuyera a mejorar aún más la experiencia de los usuarios.

Para lograrlo, lideró la iniciativa de lanzar los Certificados CUU, un programa destinado a reconocer los conocimientos sobre el producto de los usuarios de ClickUp y recompensarlos por completar los exámenes del curso.

¿El problema?

El mayor reto para un proyecto de esta envergadura era la gestión de tantos equipos con prioridades contrapuestas .

Robin Wisner, Administrador LMS, Customer Enablement en ClickUp

¿La meta?

En delegar eficazmente el trabajo y lanzar el nuevo programa de certificación a tiempo para proporcionar un proceso medible para que los clientes se incorporen con éxito y mejoren su experiencia como usuarios de ClickUp.

He aquí cómo Robin y los miembros del equipo del proyecto lo hicieron posible:

Fase de iniciación

• Identificar el proyecto: Lanzar y promover el nuevo programa de certificación
• Definir el resultado deseado: Colaborar con diferentes equipos para diseñar y lanzar el nuevo programa de certificación.

Fase de planificación

• Metodología de gestión de proyectos: Waterfall

Fase de ejecución

Lista de control de tareas:

• Esbozar los objetivos para cada nivel de certificación y curso en ClickUp Docs
• Desarrollar el grupo de pruebas beta y el POE para las pruebas en ClickUp Docs
• Esbozar la taxonomía de diagramas y el recorrido del cliente en Pizarras ClickUp
• Crear tareas de ClickUp para el desarrollo de contenidos y asígnelas a los miembros del equipo designados
• Utilice la funciónFormulario ClickUp para enviar una solicitud de diseño de los certificados
• Envíe una solicitud para crear un nuevocentro de ayuda Panorámica del artículo Colabora con el equipo de Dev Ops para codificar ygestionar el diseño del sitio web Realizar pruebas con el grupo de pruebas beta y recopilar comentarios
• Crear materiales de habilitación internos y externos
• Presentar una solicitud de materiales promocionales de marketing

Fase Cerrada

• Para finalizar y cerrar este proyecto, se ha creado la base de datospartes interesadas del proyecto revisaron los diseños creativos y probaron el rendimiento del sitio web y la experiencia del usuario. La aprobación se dio una vezrequisitos del proyecto se cumplan.

📌 Utilice este Plantilla del formulario de opinión para personalizar su recopilación de opiniones, ver todas sus opiniones en un solo lugar y mejorar sus productos y servicios. Descargar la plantilla del Formulario de ClickUp Bonus: Software de gestión de proyectos para autónomos

4. Ejemplo de proyecto educativo: Creación de paneles de (elaboración de) informes de datos para toda la empresa Morey Graham director de los Servicios de Antiguos Alumnos y Donantes (ADS) de la Universidad Wake Forest

gestiona las campañas de recaudación de fondos relaciones con los antiguos alumnos, identidad de marca y publicaciones dentro de la comunidad de Wake Forest.

**El problema

Debido a que los equipos trabajaban en plataformas separadas, se crearon silos de trabajo que condujeron a la duplicación de esfuerzos y a una mala comunicación en equipo. También carecíamos de visibilidad de nuestros datos, lo que afectaba a nuestra capacidad para tomar decisiones empresariales sólidas para la organización.

Morey Graham, Director de Servicios para Antiguos Alumnos y Donantes (ADS) de la Universidad Wake Forest

La meta?

Encontrar un nuevo herramienta de gestión de proyectos que sea fácil de usar para todos los departamentos y crear un panel de Business que muestre y actualice los datos en tiempo real para ayudar a mejorar la visibilidad de los proyectos en toda la organización.

He aquí cómo Morey y el departamento ADS llevaron a cabo este proyecto:

Fase de iniciación

• Identificar el proyecto: Crear unpanel del proyecto para la dirección y los miembros del equipo
• Definir el resultado deseado: Mejorar la (elaboración de) informes y la visibilidad de las tareas en todos los departamentos, y alinear las metas del equipo

Fase de planificación

• Metodología de gestión de proyectos: Agile

Fase de ejecución

Lista de control de tareas

• Consolidar herramientas de trabajo e integrar aplicaciones para agilizar el proceso de (elaboración de) informes
• Ajuste unreunión de todos los participantes con el departamento para recoger opiniones sobre el proceso actual y documentar las notas de las reuniones en un documento oBloc de notas Configure su entorno de trabajo y establezca un hogar dedicado para cada departamento Cree un Espacio para cada departamento para organizar el trabajo por departamentos
  • Dentro de cada espacio, cree una carpeta para cada proyecto
  • Dentro de cada carpeta, cree una Lista para cada miembro del equipo
• Personalice las vistas de sus proyectos y añada información clave a cada tarea
  • Cree estados personalizados para cada fase del proyecto
  • Establezca y añada etiquetas a las tareas para categorizarlas y vincularlas entre sí
• Establecer Metas y documentar objetivos para cada una enMetas de ClickUp Cree un panel personalizado para toda la organización, y para cada departamento y proyecto Defina la audiencia y los datos del panel de control
  • Elija los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados para la compatibilidad de los datos
  • Selección del widget que se ajuste a sus requisitos de (elaboración de) informes

Fase Cerrada

• Presente el proyecto al jefe de departamento y a las partes interesadas clave para su revisión y aprobación con el fin de cerrar el proyecto.

📌 Cree paneles personalizados en ClickUp para obtener una visión general de alto nivel de todas sus iniciativas, resalte los KPI, el estado del proyecto y el progreso, para mantener a todos en el camino correcto y alineados en todo momento. Pruebe la función de panel de ClickUp

5. Ejemplo de proyecto de lanzamiento de un producto: Lanzamiento de una nueva función de producto

Para ampliar aún más la lista de funciones de ClickUp para la gestión de proyectos, la empresa puso en marcha una gran iniciativa para crear y lanzar con éxito una nueva función de producto, Pizarras ClickUp . A la cabeza del proyecto está el Director de Producto del Grupo ClickUp, Zach Blodgett .

La visión de la empresa era crear una herramienta de colaboración digital potente y fácil de usar que los gestores de proyectos, ejecutivos y miembros de equipos pudieran utilizar para mejorar sus procesos de lluvia de ideas, planificación y ejecución.

¿El problema?

El mayor reto era el tamaño del equipo y un plazo que se acercaba rápidamente. El plazo era inamovible y teníamos un montón de partes interesadas de GTM, ventas, precios y embalaje, crecimiento, compatibilidad, CSMs, EPD. Teníamos que asegurarnos de que sabían qué iba a salir, qué era lo siguiente y cómo hablar de Pizarra.

Zach Blodgett, Jefe de Producto, Gestión del Trabajo en ClickUp

¿La meta?

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos para ayudar a gestionar las tareas, comunicarse con las partes interesadas de todo el mundo y minimizar los riesgos y los cuellos de botella para entregar la nueva y muy esperada función del producto dentro del cronograma acordado.

He aquí cómo Zach y la empresa llevaron a cabo el lanzamiento de un proyecto con éxito:

Fase de iniciación

• Identificar el proyecto: Lanzamiento de una nueva función
• Definir el resultado deseado: Entregar con éxito una nueva función receptiva y funcional y crear campañas GTM para el día del lanzamiento

Fase de planificación

• Metodología de gestión de proyectos: Lean

Fase de ejecución

Lista de control de tareas:

• Delegar tareas en los respectivos miembros del equipo de ingeniería y producto
• Utilizar laIntegración ClickUp-Github para previsualizar las ramas pobladas en las tareas
• CrearClip de vídeos para informar de errores en el desarrollo y transmitir fácilmente problemas complejos a otros equipos
• Conectar con el equipo creativo para grabar vídeos promocionales y anuncios
• Conectarse con toda la empresa para realizar pruebas beta y recopilar comentarios
• Realizar pruebas con el equipo de seguridad
• Colaborar con el equipo de ventas para determinar el modelo de precios
• Trabajar con el equipo deMarketing de productos GTM para crear un equipo decampaña de marketing plan para el lanzamiento
• Ajuste los hitos importantes y el calendario para el lanzamiento de la versión beta

Fase Cerrada

• El CEO, el Sr. VP de Ingeniería, y otras partes interesadas clave del proyecto revisaron la función del producto, y aprobaron el producto final antes del día de lanzamiento.

Este es el aspecto final: ¡échale un vistazo!

crea un planteamiento paso a paso de cómo tu empresa va a lanzar un producto al mercado y utiliza este método Ir a la plantilla de estrategia de mercado para ayudarle a enviar más rápido Descargue la plantilla de estrategia de salida al mercado de ClickUp

Maneje Cualquier Proyecto Con Confianza Usando ClickUp

El éxito en la gestión de proyectos comienza con la comprensión de cuál es la meta final del proyecto, la comprensión de los elementos clave que entran en un plan de proyecto inteligente, y la creación de una estrategia fluida y procesable para llegar allí - consulte los ejemplos de gestión de proyectos anteriores para ayudar a despertar ideas.

También tendrá que asegurarse de aplicar la metodología adecuada que le guíe a lo largo de todo el proceso y utilizar el ciclo de vida del proyecto para mantener el rumbo.

Y para que tu vida como gestor de proyectos sea lo más fácil posible, tienes que utilizar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp para ayudarle a mantener todo en orden y llevar todo su trabajo a un lugar centralizado. Utilícelo para realizar el seguimiento del progreso de los proyectos, gestionar eficazmente los riesgos y los recursos de los proyectos, colaborar con toda su organización y mucho más.

Con su extensa lista de funciones personalizables y funcionales, estará totalmente equipado para manejar cualquier tipo de enfoque de gestión de proyectos, gestionar múltiples proyectos complejos a la vez, establecer el flujo de trabajo más ágil, dar soporte a sus equipos remotos e híbridos y entregar con confianza proyectos de calidad a tiempo, siempre.

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