Ya se trate de un proyecto doméstico o empresarial, sencillo o complejo por naturaleza, el secreto para llevar a cabo proyectos con éxito es empezar con buen pie, con la estrategia y el plan de ejecución adecuados.
Puedes hacerlo (y hacerlo bien) con una mentalidad emprendedora, enfoques adecuados de gestión de proyectos y las herramientas adecuadas.
En este artículo, aprenderás los fundamentos de la gestión de proyectos, incluidos los factores clave para el éxito y las fases, así como la forma en que las herramientas de gestión de proyectos pueden mantenerlos unidos. A continuación, te mostraremos cómo funciona todo esto en la práctica con cinco ejemplos reales de gestión de proyectos. 👌
⏰ Resumen de 60 segundos
- El ciclo de vida de la gestión de proyectos consta de cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre.
- Los factores clave para el éxito incluyen metas SMART, gestión del alcance, planificación de riesgos, roles claros, comunicación eficaz y visibilidad del proyecto.
- El software de gestión de proyectos como ClickUp ayuda a los equipos a mantenerse al día con vistas personalizables, automatización, estados de tareas y mucho más.
- Los ejemplos reales muestran los principios de gestión de proyectos en marketing, SEO, capacitación de clientes, educación y lanzamientos de productos.
- Las funciones de ClickUp ofrecen compatibilidad con diversas metodologías de gestión de proyectos y facilitan la colaboración, la gestión de riesgos y los flujos de trabajo eficientes.
Las cuatro fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos de principio a fin puede implicar procesos largos y complejos. Por eso, para facilitar el trabajo de todos, se introdujo el concepto de ciclo de vida del proyecto.
El ciclo de vida del proyecto, o proceso de gestión de proyectos, consta de cuatro fases: inicio, planificación, ejecución y cierre. Se trata de una ruta estructurada por la que pasan tus proyectos para ayudarles a pasar de la concepción a la finalización y garantizar que los objetivos del proyecto se cumplan en cada fase.
Echemos un vistazo a las responsabilidades del gestor de proyectos en cada fase:
1. La fase de inicio
Consigue que todos se sumen al proyecto. El gestor de proyectos define la meta de la organización, el cliente o el consumidor, identifica a las partes interesadas clave, el equipo del proyecto y el alcance del trabajo, y determina objetivos medibles para el equipo.
2. La fase de planificación
Prepara y planifica el proyecto de forma estratégica. El gestor de proyectos es responsable de crear un plan detallado y esbozar el calendario del proyecto, que incluye los principales hitos y describe las tareas o entregables que componen cada hito. Esto es importante porque el plan del proyecto proporciona una estrategia y una lista de control que ayudan a gestionar adecuadamente los recursos, el presupuesto y el cronograma a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
3. La fase de ejecución
Es hora de ponerse en marcha. En esta fase, la tarea principal del gestor de proyectos es supervisar el esfuerzo del equipo y asegurarse de que todos entienden lo que se espera de ellos, qué tareas deben realizar y cómo y cuándo completarlas para garantizar que todo se haga dentro del calendario del proyecto.
4. La fase de cierre
Es hora de concluir el proyecto. El gestor del proyecto debe identificar que su equipo ha completado todos los resultados solicitados y, a continuación, presentar el producto final a las partes interesadas para que lo aprueben y cierren oficialmente el proyecto.
📌 Conclusión clave:
Al seguir el ciclo del proyecto, te aseguras de:
- Captar las expectativas de tu cliente
- Prepara tu proyecto para el éxito con un plan
- Ejecutar las tareas del proyecto y abordar cualquier problema o riesgo que surja.
- Cierre su proyecto para capturar las lecciones aprendidas y mejorar los próximos proyectos.
Metodologías de gestión de proyectos entre las que elegir 💪🏻
- Cascada: un proceso lineal y secuencial en el que cada fase (por ejemplo, planificación, diseño, implementación, pruebas, despliegue) debe completarse antes de pasar a la siguiente.
- Ágil: un enfoque iterativo en el que los equipos trabajan en ciclos cortos (Sprints), entregando con frecuencia pequeños incrementos y adaptándose en función de los comentarios recibidos.
- Scrum: utiliza roles definidos ( Scrum Master, Product Owner, equipo de desarrollo), Sprints con plazos fijos (normalmente de 2 a 4 semanas) y reuniones diarias para mantener el progreso.
- Kanban: utiliza un tablero visual con columnas (Pendiente, En curso, Terminada) para realizar el seguimiento de las tareas y limitar el trabajo en curso (WIP).
- Lean: se centra en aportar valor con el mínimo desperdicio, optimizando los flujos de trabajo y mejorando la eficiencia.
- Six Sigma: utiliza la toma de decisiones basada en datos y el análisis estadístico para reducir los defectos y las ineficiencias ( DMAIC: definir, medir, analizar, mejorar, controlar ).
- PRINCE2: un método estructurado con roles y fases definidas, centrado en la gobernanza y la gestión de riesgos.
- Método del camino crítico (CPM): Identifica la secuencia más larga de tareas con dependencia para determinar el tiempo más corto para completar el proyecto.
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Factores clave para una gestión de proyectos exitosa
Los factores críticos para una gestión de proyectos exitosa pueden variar de un proyecto a otro, pero aquí hay algunos factores que deben permanecer constantes independientemente del tipo de proyecto o del sector en el que trabajes:
- Establece metas SMART
- Comprenda el alcance del proyecto y evite que se desvíe del objetivo inicial.
- Identifica los riesgos del proyecto y crea un plan de gestión de riesgos.
- Roles y responsabilidades claramente definidas
- Comunicación eficaz en equipo
- Mantén un alto nivel de visibilidad del proyecto
Cómo el software de gestión de proyectos aporta flexibilidad a los equipos
Hay tantos factores que pueden influir en el éxito de un proyecto que el uso de un software de gestión de proyectos puede ayudar a mantener a todo el mundo y todo bajo control y adelantarse a los imprevistos.
Una buena aplicación de gestión de proyectos puede aliviarte gran parte de la carga que supone gestionar proyectos, ya que proporciona a los equipos las herramientas que necesitan para obtener una panorámica general de alto nivel de su trabajo, optimizar los procesos empresariales, crear flujos de trabajo eficientes, comunicarse de forma más eficaz y hacer que la colaboración sea fluida y más agradable.
ClickUp, por ejemplo, ayuda a los gestores de proyectos y a los equipos a planificar, gestionar y realizar el seguimiento de los proyectos, así como a colaborar entre ellos, todo en un solo lugar. Su plataforma totalmente personalizable ofrece a los equipos la flexibilidad y las herramientas avanzadas que necesitan para crear el flujo de trabajo más eficiente que mejor se adapte a las necesidades y preferencias de sus proyectos.
Con las tareas del proyecto, la documentación y la comunicación, todo en una plataforma conectada impulsada por IA, ClickUp es la aplicación definitiva para los gestores de proyectos.
Y como la plataforma es totalmente personalizable, los equipos de ClickUp están perfectamente equipados para gestionar cualquier tipo de proyecto y admitir cualquier metodología de gestión de proyectos, incluidos los enfoques más comunes, como Waterfall, Agile (Scrum y Kanban), Lean, Six Sigma y muchos más.
Las funciones clave de ClickUp para una gestión eficaz de proyectos incluyen:
- Vistas personalizables: ve tus proyectos a tu manera; elige entre más de 15 vistas, incluyendo el diagrama de Gantt, el cronograma y la vista de Carga de trabajo.
- Automatización personalizada: ahorra tiempo, mantén la coherencia de tus procesos y optimiza tu flujo de trabajo.
- Estados de tareas personalizados: añade y asigna diferentes fases a tus tareas para mejorar la visibilidad del proyecto.
- Campos personalizados: añade más contexto a tus tareas y muestra información importante.
- Comunicación contextual: chat integrado con tareas y documentos, para que todos sepan lo que está pasando.
- Metas: mantén el rumbo para alcanzar tus metas SMART con cronogramas claros, objetivos cuantificables y seguimiento automático del progreso.
- Hitos del proyecto: establece fácilmente hitos que te ayuden a controlar los plazos importantes y a realizar el seguimiento del progreso de tu equipo en relación con los principales puntos de control.
- Dependencias: añade dependencias de «bloqueo» o «espera» entre tareas para establecer un orden claro de operaciones, de modo que tu equipo siempre sepa en qué debe trabajar primero.
- Lista de control de tareas pendientes: crea una lista de tareas pendientes dentro de cada tarea para asegurarte de que se completan todos los pasos antes de avanzar en la tarea.
- Paneles de control: crea un centro de control de misiones para cada proyecto, miembro del equipo y mucho más, con el fin de garantizar que todas las partes interesadas dispongan de la información necesaria para controlar cualquier riesgo y mantener el proyecto dentro del cronograma previsto.
- Control de tiempo global: realiza el seguimiento del tiempo dedicado a las tareas, establece estimaciones, añade notas y consulta informes de tu tiempo desde cualquier lugar.
- Colaboración: trabaja con el equipo en documentos y pizarras en tiempo real.
- Comentarios asignados: crea y asigna elementos directamente en un comentario.
- Aplicación móvil: mantén tus proyectos accesibles dondequiera que vayas con la aplicación móvil ClickUp.
- Integración: conecta ClickUp con más de 1000 de tus herramientas de trabajo favoritas para optimizar tu flujo de trabajo.
Ahora, echemos un vistazo a algunos ejemplos reales de gestión de proyectos y aprendamos cómo otros expertos del sector han llevado a cabo proyectos con éxito utilizando la metodología y las herramientas adecuadas.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que resulta en decisiones erróneas y retrasos en la ejecución.
Ya sea que envíes notas de seguimiento o utilices hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
5 ejemplos de gestión de proyectos y consejos para llevar a cabo proyectos con éxito
1. Ejemplo de proyecto de marketing: creación de un flujo de trabajo interfuncional
Jakub Grajcar, director de marketing de STX Next, dirige un equipo de especialistas en contenidos y redes sociales, lidera la estrategia de generación de clientes potenciales y reconocimiento de marca del departamento de marketing y colabora con varios departamentos para llevar a cabo proyectos. Un día típico para el equipo incluye la ejecución de más de cinco entregables de contenido, y Jakub suele revisar más de 10 proyectos diferentes a la vez.
¿Cuál es el problema?
Trabajar con nuestro departamento de Diseño de Productos era un proceso caótico. Nuestros equipos tenían dificultades para comunicarse porque carecíamos de visibilidad del proyecto: a menudo no teníamos información clara sobre si las tareas aún estaban en revisión o si necesitaban más trabajo.
Necesitábamos urgentemente un sistema que nos permitiera al jefe de diseño de productos y a mí obtener una panorámica general de todo el proceso y controlar todo el trabajo en curso y las tareas pendientes.
Trabajar con nuestro departamento de Diseño de Productos era un proceso caótico. Nuestros equipos tenían dificultades para comunicarse porque carecíamos de visibilidad del proyecto: a menudo no teníamos información clara sobre si las tareas aún estaban en revisión o si necesitaban más trabajo.
Necesitábamos urgentemente un sistema que nos permitiera al director de diseño de productos y a mí obtener una panorámica de todo el proceso y controlar el trabajo en curso y las tareas pendientes.
¿La meta? Ayudar a mejorar la colaboración global entre departamentos y los procesos de marketing de contenidos, acelerar la finalización y entrega de proyectos, y mantener a los equipos alineados con las metas, los cronogramas de los proyectos, etc., mediante la creación de un flujo de trabajo interfuncional y la estandarización de los procesos en ClickUp.
Así es como Jakub y su equipo llevaron a cabo esta iniciativa:
Fase de inicio
- Identifica el proyecto: para crear plantillas de Marketing Sprints y paneles de control para el equipo.
- Define el resultado deseado: gestiona varios proyectos, optimiza la comunicación con los socios y acelera el proceso de producción de contenidos.
Fase de planificación
- Metodología de gestión de proyectos: Ágil
Fase de ejecución
Lista de control de tareas:
- Configura una jerarquía en ClickUp Crea carpetas para cada departamento y configura listas dentro de cada carpeta Dentro de cada lista, crea tareas y subtareas para desglosar aún más el trabajo Guarda las tareas como una plantilla que se puede reutilizar tantas veces como sea necesario
- Crea carpetas para cada departamento y configura listas dentro de cada carpeta.
- Dentro de cada lista, crea tareas y subtareas para desglosar aún más el trabajo.
- Guarda las tareas como plantillas que se pueden reutilizar tantas veces como sea necesario.
- Configura estados de tareas personalizados para asignar un nombre específico a cada fase del proyecto.
- Añade campos personalizados a cada lista para mostrar y mantener la información clave fácilmente accesible.
- Se ha añadido automatización personalizada como desencadenante para activar automáticamente una acción y pasar el proyecto al siguiente paso.
- Guarda la carpeta como plantilla para reutilizarla en el próximo Sprint y mantener la coherencia de los procesos.
- Crea un panel personalizado con la elaboración de informes en tiempo real para mostrar datos clave y mejorar la visibilidad de las tareas.
- Crea carpetas para cada departamento y ajusta listas dentro de cada carpeta.
- Dentro de cada lista, crea tareas y subtareas para desglosar aún más el trabajo.
- Guarda las tareas como plantillas que se pueden reutilizar tantas veces como sea necesario.
Fase de cierre
Al final del proyecto, Jakub y los equipos de STX Next probaron la nueva plantilla Marketing Sprints y el panel para asegurarse de que el proceso fuera fluido para todos los participantes en el proyecto y de que toda la automatización personalizada en ClickUp estuviera configurada correctamente.
📌 Utiliza esta plantilla de carpeta Sprint de marketing para ayudarte con la planificación del proyecto, mantener las actividades del proyecto visibles y organizadas, y optimizar tus procesos. ¡Empieza con buen pie con vistas Tablero y Lista preestablecidas, capacidades de estimación de tareas y automatización personalizable!
2. Ejemplo de proyecto de SEO: ampliación de la producción de contenidos
Adele Payant, especialista en SEO de ClickUp, es responsable de investigar oportunidades y crear resúmenes de contenido para que los redactores los utilicen como guía a la hora de redactar artículos para la página del blog. Y para escribir resúmenes de contenido convincentes, tiene que realizar investigaciones de palabras clave, análisis de la competencia y otras tareas importantes relacionadas, y asegurarse de que el resumen de contenido sea detallado y fácil de seguir para los redactores.
¿Cuál es el problema?
El mayor reto en el flujo de trabajo de nuestro blog de SEO era centrarnos en ampliar nuestra producción de contenido sin afectar a la calidad de cada entrada.
El mayor reto en el flujo de trabajo de nuestro blog de SEO era centrarnos en ampliar nuestra producción de contenido sin afectar a la calidad de cada entrada.
¿La meta?
Crear un sistema claro y repetible que ayude a nuestro equipo de SEO a aumentar el volumen de informes sin comprometer la calidad de los mismos y reducir las comunicaciones innecesarias.
Así es como Adele llevó a cabo este proyecto:
Fase de inicio
- Identifica el proyecto: crea una plantilla detallada y estructurada con un resumen del contenido SEO.
- Define el resultado deseado: crea un flujo de trabajo estructurado y coherente para investigar y crear resúmenes de contenido, y acelera el proceso de aprobación.
Fase de planificación
- Metodología de gestión de proyectos: Ágil
Fase de ejecución
Lista de control de tareas:
- Ponte en contacto con el equipo de redacción para recabar opiniones sobre el proceso actual.
- Crea una lista de control para blogs SEO en ClickUp Docs. Abre un nuevo documento y utiliza las herramientas de edición avanzada para estructurar tu página. Añade encabezados para definir claramente las secciones de tu documento. Incorpora enlaces a artículos de ejemplo y otros datos clave de la investigación de palabras clave. Añade páginas anidadas para capturar notas que el redactor asignado pueda revisar antes de redactar el artículo. Guarda el documento como plantilla.
- Crea un nuevo documento y utiliza las herramientas de edición avanzada para estructurar tu página.
- Añade encabezados para definir claramente las secciones de tu documento.
- Incluye enlaces a artículos de ejemplo y otros datos clave de la investigación de palabras clave.
- Añade páginas anidadas para capturar notas que el redactor asignado pueda revisar antes de redactar el artículo.
- Guarda el documento como plantilla.
- Crea un nuevo documento y utiliza las herramientas de edición avanzada para estructurar tu página.
- Añade encabezados para definir claramente las secciones de tu documento.
- Incluye enlaces a artículos de ejemplo y otros datos clave de la investigación de palabras clave.
- Añade páginas anidadas para capturar notas que el escritor asignado pueda revisar antes de redactar el artículo.
- Guarda el documento como plantilla.
Fase de cierre
- Para garantizar que el resumen del blog de contenido esté a la altura, el director sénior de SEO, el especialista sénior de SEO y los directores sénior de contenido revisaron el documento y presentaron la plantilla a los redactores de contenido para que la revisaran en cuanto a legibilidad y recabaran comentarios. El proyecto se cierra oficialmente después de que todas las partes interesadas lo hayan aprobado.
📌 Utiliza esta plantilla de resumen de contenido SEO para establecer claramente tus metas y objetivos, y compártela con tus redactores para mejorar la entrega de contenido.
Para obtener más consejos sobre gestión de proyectos SEO, consulta el artículo del director sénior de SEO de ClickUp: Consejos para optimizar tu flujo de trabajo .
3. Proyecto de capacitación de clientes: lanzamiento de un nuevo programa
Robin Wisner, administrador del LMS de ClickUp, es responsable de poner en marcha una nueva iniciativa para ofrecer a los clientes de ClickUp una forma divertida e interactiva de aprender a utilizar ClickUp y sacar el máximo partido a las funciones de la plataforma.
El equipo de habilitación de clientes, del que Robin es miembro, lanzó ClickUp University (CUU) en noviembre de 2021. El nuevo programa recibió una respuesta abrumadoramente positiva por parte de los usuarios de ClickUp y, en última instancia, dio luz verde al equipo para lanzar otra opción que ayudara a mejorar aún más la experiencia del usuario.
Para lograrlo, lideró la iniciativa de lanzar los Certificados CUU, un programa destinado a reconocer los conocimientos sobre el producto de los usuarios de ClickUp y recompensarlos por completar los exámenes del curso.
¿Cuál es el problema?
El mayor reto de un proyecto de esta envergadura era gestionar tantos equipos con prioridades contrapuestas.
El mayor reto de un proyecto de esta envergadura era gestionar tantos equipos con prioridades contrapuestas.
¿La meta?
Delegar el trabajo de forma eficaz y lanzar el nuevo programa de certificación a tiempo para proporcionar un proceso medible que permita a los clientes incorporarse con éxito y mejorar su experiencia como usuarios de ClickUp.
Así es como Robin y los miembros del equipo del proyecto lo hicieron realidad:
Fase de inicio
- Identifica el proyecto: Lanzar y realizar la promoción del nuevo programa de certificación.
- Define el resultado deseado: Colaborar con diferentes equipos para diseñar y lanzar el nuevo programa de certificación.
Fase de planificación
- Metodología de gestión de proyectos: Waterfall
Fase de ejecución
Lista de control de tareas:
- Esboza los objetivos para cada nivel de certificación y curso en ClickUp Documentos.
- Desarrolla un grupo de pruebas beta y un POE para realizar pruebas en ClickUp Docs.
- Esboza la taxonomía del diagrama y el recorrido del cliente en ClickUp Pizarras.
- Crea tareas de ClickUp para el desarrollo de contenido y asígnalas a los miembros del equipo designados.
- Utiliza el formulario ClickUp para enviar una solicitud de diseño para los certificados.
- Envía una solicitud para crear un nuevo artículo de panorámica del Centro de ayuda.
- Colabora con el equipo de Dev Ops para escribir código y gestionar el diseño del sitio web.
- Realiza pruebas con el grupo de pruebas beta y recopila comentarios.
- Crea materiales de capacitación internos y externos.
- Envía una solicitud de materiales de promoción de marketing.
Fase de cierre
- Para finalizar y cerrar este proyecto, las partes interesadas revisaron los diseños creativos y probaron el rendimiento y la experiencia del usuario del sitio web. La aprobación se concedió una vez que se cumplieron los requisitos del proyecto.
📌 Utiliza esta plantilla de formulario de comentarios para personalizar la recopilación de comentarios, ver todos tus comentarios en un solo lugar y mejorar tus productos y servicios.
Bonificación: software de gestión de proyectos para autónomos
4. Ejemplo de proyecto educativo: Creación de paneles para la elaboración de informes de datos para toda la empresa
Morey Graham, director de Servicios para Antiguos Alumnos y Donantes (ADS) de la Universidad de Wake Forest, dirige y gestiona campañas de recaudación de fondos, relaciones con antiguos alumnos, identidad de marca y publicaciones dentro de la comunidad de Wake Forest.
¿Cuál es el problema?
Como los equipos trabajaban en plataformas separadas, se crearon silos de trabajo que provocaron la duplicación de esfuerzos y una comunicación deficiente entre los equipos. También carecíamos de visibilidad sobre nuestros datos, lo que afectaba a nuestra capacidad para tomar decisiones empresariales sólidas para la organización.
Como los equipos trabajaban en plataformas separadas, se crearon silos de trabajo que provocaron la duplicación de esfuerzos y una comunicación deficiente entre los equipos. También carecíamos de visibilidad sobre nuestros datos, lo que afectaba a nuestra capacidad para tomar decisiones empresariales sólidas para la organización.
¿La meta?
Encontrar una nueva herramienta de gestión de proyectos que sea fácil de usar para todos los departamentos y crear un panel de control empresarial que muestre y actualice los datos en tiempo real para ayudar a mejorar la visibilidad de los proyectos en toda la organización.
Así es como Morey y el departamento de ADS llevaron a cabo este proyecto:
Fase de inicio
- Identifica el proyecto: crea un panel de control preciso y fiable del proyecto para los responsables y los miembros del equipo.
- Define el resultado deseado: mejorar la elaboración de informes de datos y la visibilidad de las tareas en todos los departamentos, y alinear las metas del equipo.
Fase de planificación
- Metodología de gestión de proyectos: Ágil
Fase de ejecución
Lista de control de tareas
- Consolida las herramientas de trabajo e integra las aplicaciones para optimizar el proceso de elaboración de informes de datos.
- Convoca una reunión con todo el departamento para recabar opiniones sobre el proceso actual y documenta las notas de la reunión en un documento o en el Bloc de notas.
- Configura tu entorno de trabajo y establece un lugar específico para cada departamento. Crea un entorno de trabajo para cada departamento para organizar el trabajo por departamentos. Dentro de cada entorno de trabajo, crea una carpeta para cada proyecto. Dentro de cada carpeta, crea una lista para cada miembro del equipo.
- Crea un espacio para que cada departamento organice el trabajo por departamentos.
- Dentro de cada espacio, crea una carpeta para cada proyecto.
- Dentro de cada carpeta, crea una lista para cada miembro del equipo.
- Personaliza las vistas de tus proyectos y añade información clave a cada tarea. Crea estados personalizados para cada fase del proyecto. Configura y añade etiquetas a las tareas para clasificarlas y vincular las tareas relacionadas entre sí.
- Crea estados personalizados para cada fase del proyecto.
- Configura y añade etiquetas a las tareas para clasificarlas y vincular las tareas relacionadas entre sí.
- Establece metas y documenta los objetivos para cada uno de ellos en ClickUp Metas.
- Cree un panel personalizado para toda la organización, cada departamento y cada proyecto. Defina el público y la historia de datos de su panel. Elija los KPI adecuados para respaldar la historia de datos. Seleccione el widget que se ajuste a sus requisitos de elaboración de informes.
- Define la audiencia de tu panel y la historia de datos
- Elige los KPI adecuados para proporcionar soporte a la historia de los datos.
- Seleccione el widget que se ajuste a sus requisitos de elaboración de informes.
- Crea un espacio para que cada departamento organice el trabajo por departamentos.
- Dentro de cada espacio, crea una carpeta para cada proyecto.
- Dentro de cada carpeta, crea una lista para cada miembro del equipo.
- Crea estados personalizados para cada fase del proyecto.
- Configura y añade etiquetas a las tareas para clasificarlas y enlazar las tareas relacionadas entre sí.
- Define la audiencia de tu panel y la historia de datos
- Elige los KPI adecuados para proporcionar soporte a la historia de los datos.
- Seleccione el widget que se ajuste a sus requisitos de elaboración de informes.
Fase de cierre
- Presenta el proyecto al jefe del departamento y a las partes interesadas clave para su revisión y aprobación, con el fin de cerrar el proyecto.
📌 Crea paneles personalizados en ClickUp para obtener una panorámica de alto nivel de todas tus iniciativas, destacar los KPI, el estado de los proyectos y el progreso, y mantener a todo el mundo al día y coordinado en todo momento.
5. Ejemplo de proyecto de lanzamiento de producto: lanzamiento de una nueva función de producto
Para ampliar aún más la lista de funciones de ClickUp para la gestión de proyectos, la empresa puso en marcha una gran iniciativa para crear y lanzar con éxito una nueva función del producto, ClickUp Whiteboards. Al frente del proyecto se encuentra el director de productos del grupo de ClickUp, Zach Blodgett.
La visión de la empresa era crear una herramienta de colaboración digital potente y fácil de usar que los gestores de proyectos, ejecutivos y miembros del equipo pudieran utilizar para mejorar sus procesos de brainstorming, planificación y ejecución.
¿Cuál es el problema?
El mayor reto era el tamaño del equipo y una fecha límite que se acercaba rápidamente. La fecha límite era inamovible y teníamos un montón de partes interesadas de GTM, equipo de ventas, precios y embalaje, crecimiento, soporte, CSM, EPD. Teníamos que asegurarnos de que supieran qué se iba a publicar, qué era lo siguiente y cómo hablar de Pizarras.
El mayor reto era el tamaño del equipo y una fecha límite que se acercaba rápidamente. La fecha límite era inamovible y teníamos un montón de partes interesadas de GTM, equipo de ventas, precios y embalaje, crecimiento, soporte, CSM, EPD. Teníamos que asegurarnos de que supieran qué se iba a publicar, qué vendría después y cómo hablar de Pizarras.
¿La meta?
Utiliza una herramienta de gestión de proyectos para gestionar tareas, comunicarte con las partes interesadas de todo el mundo y minimizar los riesgos y los cuellos de botella para entregar la nueva y esperada función del producto dentro del cronograma acordado.
Así es como Zach y la empresa lanzaron con éxito un proyecto:
Fase de inicio
- Identifica el proyecto: Lanzamiento de una nueva función.
- Define el resultado deseado: entregar con éxito una nueva función receptiva y funcional y crear campañas GTM para el día del lanzamiento.
Fase de planificación
- Metodología de gestión de proyectos: Lean
Fase de ejecución
Lista de control de tareas:
- Delega tareas a los miembros correspondientes del equipo de Producto e Ingeniería.
- Utiliza la integración ClickUp-GitHub para obtener una vista previa de las ramas rellenadas en las tareas.
- Crea vídeos Clip para la elaboración de informes sobre incidencias en el desarrollo y la transmisión fácil de problemas complejos a otros equipos.
- Ponte en contacto con el equipo creativo para grabar vídeos promocionales y anuncios.
- Conéctate con toda la empresa para realizar pruebas beta y recopilar comentarios.
- Realiza pruebas con el equipo de seguridad.
- Colabora con el equipo de ventas para determinar el modelo de precios.
- Trabaja con el equipo de marketing de productos GTM para crear un plan de campaña de marketing para el lanzamiento.
- Establece hitos importantes y programa el lanzamiento de la versión beta.
Fase de cierre
- El director general, el vicepresidente sénior de ingeniería y otras partes interesadas clave del proyecto revisaron las funciones del producto y aprobaron el producto final antes del día del lanzamiento.
Este es el resultado final, ¡échale un vistazo!
📌 Crea un enfoque paso a paso sobre cómo tu organización lanzará un producto al mercado y utiliza esta plantilla de estrategia de comercialización para ayudarte a enviarlo más rápido.
Otras plantillas útiles para la gestión de proyectos
- Plantilla de propuesta de proyecto para agencias
- Plantilla para recopilar requisitos de ClickUp
- Plantilla de pizarra para plan de comunicación
- Plantilla de mapa de partes interesadas de ClickUp
- Plantilla de plan de tareas de gestión de proyectos de ClickUp
- Plantilla de análisis de ruta crítica de ClickUp
Gestiona cualquier proyecto con confianza utilizando ClickUp.
Una gestión de proyectos exitosa comienza por comprender cuál es la meta final del proyecto, entender los elementos clave que conforman un plan de proyecto inteligente y crear una estrategia fluida y viable para alcanzarla. Consulte los ejemplos de gestión de proyectos anteriores para inspirarse.
También deberá asegurarse de implementar la metodología adecuada que le guíe a lo largo de todo el proceso y utilizar el ciclo de vida del proyecto para mantenerlo por el buen camino.
Y para que tu vida como gestor de proyectos sea lo más fácil posible, necesitas utilizar una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp, que te ayudará a mantener todo en orden y a centralizar todo tu trabajo en un solo lugar. Úsala para realizar el seguimiento del progreso de los proyectos, gestionar los riesgos y los recursos de forma eficaz, colaborar con toda tu organización y mucho más.
ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, combina proyectos, conocimientos y chat en un solo lugar, todo ello impulsado por IA que te ayuda a trabajar más rápido y de forma más inteligente.
Con su amplia lista de funciones personalizables y funcionales, estarás totalmente equipado para manejar cualquier tipo de enfoque de gestión de proyectos, gestionar múltiples proyectos complejos a la vez, configurar el flujo de trabajo más optimizado, dar soporte a tus equipos remotos e híbridos y entregar con confianza proyectos de calidad a tiempo, siempre.
(efecto de sonido «Ha sido fácil» 😉)