Cómo implantar la gestión ajustada de proyectos

Como gestor de proyectos, probablemente ya esté familiarizado con el reto que pueden suponer algunos problemas, como la gestión de tareas atrasadas sin sentirse abrumado y sin presionar indebidamente a su equipo.

Cuando estás haciendo cien cosas a la vez para garantizar la entrega a tiempo, necesitas estrategias prácticas para gestionar tu carga de trabajo.

La gestión ajustada de proyectos consiste en trabajar de forma más inteligente que más dura. Se centra en ser más eficiente y reducir los procesos que generan despilfarro. A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, que tiene fases fijas, este enfoque hace hincapié en la flexibilidad y la adaptación, lo que le da más control sobre los resultados del proyecto.

Además de Agile, Lean es una de las metodologías de gestión de proyectos más populares en la actualidad. ¿En qué se diferencian? ¿Se puede decir que una es mejor que la otra?

Exploremos rápidamente las diferencias entre la gestión de proyectos Lean y Agile antes de profundizar en la primera y su aplicación.

Lean frente a la gestión ágil de proyectos

Ambos

Lean y Agile gestión de proyectos

se aplican sobre todo al desarrollo de software, la fabricación, la producción y las TI.

La gestión de proyectos Lean exige sacar el máximo partido de lo que se tiene. Examina constantemente la forma de hacer las cosas para encontrar y deshacerse de pasos innecesarios, asegurándose de que el producto final tiene valor para el cliente.

Sin embargo, Agile entiende que los planes de los proyectos no están grabados en piedra. Los gestores de proyectos ágiles saben que los planes pueden descarrilar y son expertos en gestionar las demandas cambiantes de los proyectos. Entregan los proyectos en trozos pequeños e iterativos, probando y ajustando constantemente su enfoque basándose en los comentarios de los clientes para que el proyecto sea un intento correcto.

Entender la gestión de proyectos Lean

La gestión ajustada de proyectos no consiste sólo en ahorrar dinero y recursos. Utiliza la cantidad perfecta de herramientas y mano de obra para ofrecer exactamente lo que el cliente necesita en el momento en que lo necesita. Se trata de utilizar el número adecuado de personas y herramientas para terminar el trabajo.

Lean le ayuda a deshacerse de procesos inútiles [como periodos de espera o funciones innecesarias]:

• Reducir los costes y los cronogramas de los proyectos
• Aumentar la satisfacción del cliente mediante un mejor servicio
• Aprovechar el potencial de su equipo con mayor productividad y eficiencia
• Obtener una visibilidad del proyecto cristalina a nivel de equipo
• Entregar trabajo de mayor calidad con más valor para el cliente
• Dominar el arte de priorizar tareas con eficacia

Veamos ahora cuáles son los principios básicos que hacen que la gestión de proyectos Lean sea tan eficaz.

Pilares de Lean

Independientemente de dónde utilice Lean, el principio básico sigue siendo el mismo:Ofrecer el máximo valor eliminando los procesos que generan despilfarro.

Pero, ¿qué es el despilfarro?

Lean utiliza tres términos japoneses clave, Muda, Mura y Muri, desarrollados por el Sistema de Producción Toyota (SPT), para identificar el despilfarro. Desglosémoslos.

• Muda es cualquier actividad que consume recursos sin aportar nada al cliente. Aferrarse a un trabajo inacabado, producir demasiado o crear defectos son ejemplos de ello. Imagínese que prepara un sándwich para un amigo. Cortar todas las verduras y utilizar sólo la mitad sería Muda
• Mura [むら] se refiere a la irregularidad en tu flujo de trabajo, como cargas de trabajo desequilibradas. Piensa en esperar en la cola de la tienda: un minuto es rápido, al siguiente es lento. Mura crea retrasos y frustración para todos los implicados
• Muri [無理] es sobrecargar a tu equipo o equipamiento para cumplir objetivos poco realistas. Es como empujar una máquina más allá de su capacidad. Muri puede resultar en agotamiento y errores

Supongamos que tu equipo tiene siete programadores trabajando en funciones, pero sólo tres probadores para revisar su trabajo [Mura]. Esto crea un cuello de botella donde las funciones se amontonan a la espera de ser probadas [Muri], sobrecargando a sus probadores [Muri]. Pruebas apresuradas debido a esta sobrecarga puede dar lugar a errores de deslizamiento a través \ [Muda], en última instancia, la entrega de software defectuoso para el cliente \ [más Muda]. Si aborda las tres M, podrá simplificar su flujo de trabajo y alcanzar la máxima eficacia.

Cómo el Instituto de Gestión de Proyectos [PMI] fomenta la adopción de Lean para flujos de trabajo eficientes

El Project Management Institute [PMI] es la asociación profesional líder mundial en gestión de proyectos.

Fundada en 1969

presta servicio a más de 3 millones de profesionales en casi todos los países.

PMI reconoce que Lean es una herramienta eficaz para aumentar la eficiencia de los proyectos y aportar valor. He aquí cómo PMI promueve una cultura lean:

• Principios Lean integrados: PMI ha incorporado principios Lean clave, como la eliminación de desperdicios y la maximización del aprendizaje, en sus marcos y buenas prácticas de gestión de proyectos. Piense en ello como una eficiencia preinstalada para sus proyectos
• Lean para todos los proyectos: PMI aboga por la aplicación del pensamiento Lean en todo el espectro de proyectos. ¿Está construyendo un rascacielos? ¿Desarrollando una app de última generación? Lean puede ayudarle a ofrecer el máximo valor, independientemente del proyecto
• Recursos lean del PMI: El PMI ofrece recursos de aprendizaje, seminarios web y programas de formación específicos sobre la aplicación de los principios Lean en la gestión de proyectos. Esto le equipará a usted y a su equipo con el conocimiento y las habilidades para adoptar una mentalidad Lean y optimizar realmente sus procesos
• Certificación Lean: PMI ofrece certificaciones especializadas como el PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP] que reconocen la experiencia en metodologías Agile y Lean para la entrega de proyectos

PMI considera que las herramientas de gestión de proyectos Lean son un elemento clave para impulsar el rendimiento de los proyectos y proporcionar el máximo valor al cliente. Sus programas de formación y certificación proporcionan a los profesionales de proyectos las herramientas que necesitan para utilizar Lean

principios de gestión de proyectos

y lograr resultados correctos del proyecto.

Metodología Lean y Toyota way

Ya sabe que la metodología Lean no se formuló como una teoría en un laboratorio. Fue una solución práctica a las necesidades y problemas del mundo real a los que se enfrentaban los Sistema de producción Toyota [TPS] .

Tras la Segunda Guerra Mundial, los recursos de Japón eran limitados. Toyota tenía que ser eficiente con materiales y mano de obra limitados. Empezaron a replantearse los procesos de fabricación tradicionales. **Taiichi Ohno, ingeniero industrial de Toyota **desarrolló los principios básicos de Lean. Se centraba principalmente en aportar valor al cliente y eliminar todo lo que no contribuyera, es decir, los residuos.

Pero no todos los residuos son iguales. Existen diferentes formas de clasificar el Muda en la gestión de proyectos Lean.

• Los Muda de tipo 1 son actividades que siguen siendo necesarias para completar el proyecto. Algunos ejemplos son las inspecciones de seguridad o los procedimientos de cumplimiento normativo. Aunque no añaden directamente valor al producto, no pueden cancelarse por completo
• Muda de tipo 2 son actividades que deben cancelarse porque no añaden nada de valor. **Algunos ejemplos son las reuniones innecesarias, la comunicación poco clara que da lugar a repeticiones o las esperas debidas a una planificación deficiente

Otro principio básico que complementa este enfoque es Kaizen, la filosofía japonesa de mejora continua. Aboga por el análisis constante de los procesos, la identificación de áreas de reducción de residuos y el intento permanente de ser más eficientes.

En 1990, el libro de James Womack ' La máquina que cambió el mundo popularizó el término y ayudó a difundir los principios Lean y Kaizen de Toyota más allá de la industria de fabricación de automóviles.

Los cinco principios y fases clave de la gestión de proyectos Lean

vía

PMI

La gestión ajustada de proyectos no es una solución rápida; es un viaje que se desarrolla en cinco fases, también conocidas como los cinco núcleos principales de la metodología Lean .

1. Definir valor

Antes de construir nada, entienda qué significa "valor" para su cliente.

Supongamos que eres un equipo de desarrollo de software que está creando una nueva app de fitness. ¿Es "valor" un rastreador de calorías de lujo o una app sencilla y fácil de usar que ayude a la gente a mantenerse motivada? Hable con los usuarios potenciales, recabe sus opiniones y defina qué funciones son realmente importantes para sus metas.

2. Correlaciona el flujo de valor

vía

PMI Correlación de valores : Analizar cada paso implicado en la entrega de ese valor. Identificar y deshacerse de cualquier desperdicio.

Digamos que el proceso de desarrollo de tu proyecto de app implica múltiples rondas de revisiones del diseño y largas revisiones del código. Esto puede provocar cuellos de botella y retrasos. Mapa de todo el proceso, identificar los pasos que no contribuyen directamente a una mejor aplicación [como demasiadas revisiones de diseño], y simplificar el flujo de trabajo.

3. Crear flujo

Piensa en tu proyecto como en una cadena de montaje. Organice las actividades que añaden valor en un flujo fluido y continuo.

Por ejemplo, descomponga el desarrollo de su app en tareas más pequeñas y manejables. Utiliza tableros Kanban para visualizar el flujo de trabajo, priorizar tareas e identificar cualquier obstáculo que pueda ralentizar el progreso.

4. Establecer pull

Responda a la demanda real de los clientes, no a tendencias o predicciones. Producir sólo lo que se necesita cuando se necesita.

Por ejemplo, haga las cosas paso a paso. En lugar de intentar hacerlo todo a la vez, lance primero un producto mínimo viable y recabe opiniones. Utiliza los comentarios para averiguar en qué función de la aplicación tienes que trabajar a continuación. De esta manera, te asegurarás de que estás creando funciones que la gente realmente quiere y evitarás perder el tiempo en campanas y silbatos potencialmente innecesarios.

5. Busca la perfección

La mejora continua es el corazón de Lean, y la eficiencia es su cerebro. Busca siempre formas de simplificar los procesos de los proyectos.

Por ejemplo, celebre debates periódicos en equipo para determinar qué funciona bien en la app y qué hay que mejorar. Anima a los miembros del equipo a sugerir nuevas ideas para mejorar la app, por pequeñas que sean. Sigue ajustando el flujo de trabajo para mejorar la velocidad, la eficacia y la precisión de cara al futuro.

Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma

Aunque Lean, Agile y Scaled Agile se centran en la mejora, difieren en sus objetivos. Lean aborda el despilfarro en cualquier proceso; Agile prospera adaptándose a las necesidades cambiantes del proyecto; y Scaled Agile coordina las prácticas Agile para grandes proyectos. Lean Six Sigma combina el enfoque de minimización de residuos de Lean con el análisis estadístico de Six Sigma para optimizar los procesos existentes.

Veamos más de cerca estas diferencias.

Desglosemos cada uno de estos modelos y aprendamos a aplicarlos.

1. Gestión de proyectos Lean

**Lean se centra en evitar el despilfarro y maximizar la entrega de valor al cliente

• Ejemplo: Un hospital implanta lean para simplificar los procesos de admisión de pacientes, reduciendo los tiempos de espera y mejorando la satisfacción de los pacientes
• Por qué elegir Lean: Ideal para proyectos con una propuesta de valor clara y cambios de requisitos mínimos. Lean es bueno para mejorar los flujos de trabajo y sacar el máximo partido de proyectos bien definidos

2. Gestión ágil de proyectos

Agile consiste en adaptarse y responder a las necesidades cambiantes de los clientes **mediante ciclos de desarrollo cortos y flexibles |[sprints]

• Ejemplo: Un equipo de desarrollo de software utiliza Agile para desarrollar una nueva app, aplicación móvil. Recogen los comentarios de los usuarios después de cada sprint y adaptan las funciones en función de esos comentarios
• Por qué elegir Agile: Excelente para proyectos con requisitos cambiantes o resultados inciertos. Agile le permite ajustar su curso en función de la nueva información, por lo que es perfecto para proyectos en entornos cambiantes

3. Gestión ágil de proyectos a escala

Asegurarse de que los grandes equipos y proyectos de una empresa trabajan juntos mientras se adhieren a los principios ágiles

• Ejemplo: Un gran banco implementa un marco ágil a escala para gestionar el desarrollo de una nueva plataforma de banca online entre varios equipos
• Por qué elegir Agile a escala: Cuando se tienen grandes proyectos con muchos equipos y piezas móviles, se necesita una forma de gestionarlo todo. Los métodos ágiles tradicionales pueden no ser suficientes, por lo que hay que adaptarse y escalar para que todo funcione sin problemas

4. Lean Seis Sigma

Un enfoque basado en datos que combina los principios Lean de reducción de residuos con el enfoque Six Sigma de reducción de defectos y mejora de procesos. Utiliza el ciclo DMAIC [Definir-Medir-Analizar-Mejorar-Controlar] para la mejora continua.

• Ejemplo: Una empresa de fabricación utiliza Lean Seis Sigma para identificar y eliminar defectos en su línea de producción, reduciendo los residuos y mejorando la calidad del producto
• Por qué elegir Lean Seis Sigma: Es ideal para procesos existentes que necesitan optimizarse para mejorar la calidad. El enfoque basado en datos facilita la detección de problemas y el seguimiento del progreso

¿Cuál elegir?

Necesita un modelo de gestión de proyectos que se ajuste a sus necesidades. A continuación le explicamos cómo definir sus necesidades:

• Alcance y requisitos del proyecto: Para proyectos bien definidos con cambios mínimos, Lean puede ser la mejor opción. Para proyectos con requisitos cambiantes, Agile se adapta mejor
• Tamaño y complejidad del proyecto: Para proyectos grandes y complejos con varios equipos, Scaled Agile proporciona un marco para la coordinación
• Enfoque en la mejora de procesos: Si sus principales metas son reducir los errores y mejorar la eficacia, Lean Six Sigma es una buena elección

A veces, un enfoque híbrido que combine elementos de distintos procesos de gestión de proyectos puede ser la estrategia más eficaz para su plan de gestión de proyectos.

Implantación de Lean en el mundo real

Elegir simplemente cualquier método de gestión de proyectos no garantiza el intento correcto, ya sea Agile o Lean. Para gestionar proyectos de forma eficaz utilizando estos enfoques, se necesita una gestión de proyectos software que ofrece funciones específicas:

• Gestión de tareas y proyectos: Debe ser capaz de dividir proyectos complejos en pasos manejables, bien definidos, medibles y controlables. El software debe gestionar la creación, asignación y seguimiento de tareas para sus proyectos
• Automatización del flujo de trabajo: Automatice las tareas repetitivas para simplificar su flujo de trabajo y liberar el tiempo de su equipo
• Colaboración remota: Promover la comunicación y la colaboración sin esfuerzo dentro de su equipo, incluso si todo el mundo no está en la misma ubicación
• Flexibilidad de integración: Integre con otras herramientas que su equipo utiliza para evitar silos de información y mantener todo centralizado Metodologías de gestión de proyectos no son universales. Los equipos pueden utilizar Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma o incluso un enfoque híbrido, dependiendo del proyecto.

Veamos algunas herramientas y metodologías Lean:

• Kanban: Un sistema visual de gestión del flujo de trabajo que utiliza tableros y tarjetas para representar el estado actual de las tareas, lo que permite a los equipos ver su flujo de trabajo con claridad, identificar las áreas en las que las tareas se atascan y mejorar su eficiencia global
• PDCA [Planificar-Hacer-Verificar-Actuar]: Un enfoque recurrente utilizado para la resolución de problemas y la mejora continua, PDCA implica cuatro pasos: planificar [definir el problema y desarrollar una estrategia de mejora], hacer [aplicar la estrategia], verificar [evaluar los resultados de la estrategia] y actuar [tomar medidas basadas en la evaluación]
• Correlacionar flujos de valor: Técnica utilizada para documentar, analizar y mejorar el flujo de materiales e información dentro de un proceso: el Mapeo del flujo de valor ayuda a identificar las áreas de desperdicio y las oportunidades de mejora
• Optimización del flujo de trabajo: El proceso de identificar y solucionar los cuellos de botella en un flujo de trabajo para mejorar la productividad. Para optimizar el flujo de trabajo pueden utilizarse herramientas como los Tableros Kanban, los ciclos PDCA y el mapa de flujo de valor

¿Qué utilidad específica tienen estas metodologías para el desarrollo de software? El enfoque Lean puede aplicarse al desarrollo de software de varias maneras:

• Desarrollo de software ágil: Un enfoque flexible para el desarrollo de software que se centra en el trabajo en equipo, la adaptabilidad y la mejora continua
• **Desarrollo de operaciones: Un conjunto de prácticas que combina el desarrollo de software y las operaciones de TI para mejorar la velocidad y la calidad de la entrega de software
• **Scrum: Un marco ágil que utiliza sprints cortos y revisiones periódicas para entregar el software de una manera flexible

Lean apoya los esfuerzos de mejora continua mediante el aumento de la eficiencia y la productividad, la reducción de residuos y costes, la mejora de la satisfacción del cliente y la participación productiva de los empleados.

**En 2009

los investigadores estudiaron un pequeño equipo de desarrollo de software

**en la BBC Worldwide de Londres para comprobar la eficacia de los métodos Lean. Examinaron el trabajo del equipo, los Tableros de tareas y las reuniones, entrevistaron a los miembros del equipo e hicieron números

Tras un año de aplicación de Lean, las cosas iban mucho mejor: Los lanzamientos de software eran un 37% más rápidos y coherentes, y los clientes encontraban un 24% menos de incidencias.

Unas versiones más rápidas, centradas en lo que más valoraban los clientes, también implicaban menos riesgos derivados de los cambios tecnológicos o del mercado.

Aunque este estudio se terminó hace años, demuestra que Lean es un modelo de gestión de proyectos que merece la pena probar, sobre todo por el enorme ahorro de tiempo y dinero que puede suponer.

¿Cómo empezar con Lean? Existen varias plataformas o combinaciones de herramientas que puede utilizar.

Pero, ¿cuál es la mejor?

Aunque no hay una respuesta única porque cada equipo tiene un conjunto único de flujos de trabajo y requisitos, la adaptabilidad es clave. Por suerte, tienes

ClickUp

, una plataforma de gestión de proyectos que puede ayudarle a cambiar de metodología en función de las necesidades del proyecto y del equipo. Esto permite a su equipo centrarse en lo que importa: realizar proyectos con éxito.

ClickUp puede simplificarle la gestión de proyectos Lean:

1. Uso de herramientas de visualización

ClickUp le proporciona potentes herramientas para integrar a la perfección los principios Lean y Agile en su flujo de trabajo de gestión de proyectos.

Kanban

Obtenga una Panorámica de las fases del proyecto en la vista Tablero Kanban de ClickUp

Crear visual Tableros Kanban ClickUp con los Tableros representando las fases del proyecto [como "Pendiente", "En curso", "En revisión", "Terminada"]. Divide las tareas grandes en subtareas más pequeñas y manejables dentro de cada sección. Así mantendrás organizado tu flujo de trabajo y te asegurarás de que todos los miembros del equipo comprenden sus roles y responsabilidades.

Arrastre y suelte tareas entre Tableros para visualizar el progreso del flujo de trabajo y priorizar tareas. Utilice códigos de color para resaltar las tareas urgentes o las tareas que requieren habilidades específicas.

Establezca límites de WIP en cada fase para evitar cuellos de botella y garantizar un flujo fluido. El WIP limita el número de tareas que pueden terminarse en una fase determinada en un momento dado. Esto ayuda a evitar que los equipos asuman demasiado trabajo a la vez, garantizando que las tareas se terminen a través del flujo de trabajo sin atascarse.

PDCA [Planificar-Hacer-Verificar-Actuar]

Ajuste los puntos de sprint dentro de las Tareas de ClickUp y asígnelos a los respectivos miembros del equipo

Utilice Tareas de ClickUp y Campos personalizados de ClickUp para combinar PDCA en su flujo de trabajo de gestión de proyectos Lean. A continuación le explicamos cómo:

• Planifique: Defina las metas de su proyecto y divídalas en tareas procesables dentro de las Tareas de ClickUp. Asigne tareas a miembros específicos del equipo, fije fechas límite y establezca expectativas claras añadiendo dependencias claras
• Pendiente:Asigne tareas a los miembros del equipo, establezca plazos realistas y realice un seguimiento del progreso en tiempo real mediante la interfaz intuitiva de ClickUp. Utilice funciones comodependencias de tareas para asegurarse de que las tareas se completan en el orden correcto y evitar bloqueos
• Comprobación: Durante esta fase, las capacidades de recopilación de datos de ClickUp pasan a ser fundamentales. Crea campos personalizados específicos de tu proyecto para recopilar datos valiosos sobre el rendimiento. Estos datos podrían incluir duraciones del ciclo, tasas de defectos o métricas de satisfacción del cliente
• Actuar: Los datos sólo son útiles si se analizan y se actúa en consecuencia. ClickUp facilita la colaboración y el uso compartido del conocimiento. UtiliceClickUp Asignar comentarios oDocumentos de ClickUp para registrar las conclusiones clave, identificar áreas de mejora e intercambiar ideas sobre soluciones en equipo. Documentar el aprendizaje garantiza que la mejora continua se integre en su sistema de gestiónciclo de vida de la gestión de proyectos #### Correlacionar el flujo de valor

El Mapeo del Flujo de Valor (VSM) es una herramienta útil para identificar los residuos y optimizar los procesos. Sin embargo, crear un VSM claro y procesable puede ser todo un reto.

Cree mapas mentales en ClickUp para visualizar el flujo de valor de su proyecto y dar pasos para reducir los residuos

Haga una lluvia de ideas y correlacione visualmente todo el flujo de valor del proyecto, identificando todos los pasos que intervienen en la entrega de valor al cliente. Mapas mentales de ClickUp son perfectos para capturar todas las ideas y pasos implicados en su flujo de valor. Comience por crear un nodo central que represente el valor final entregado al cliente.

A continuación, rama hacia fuera para correlacionar todos los procesos, subprocesos y actividades que contribuyen a la entrega de ese valor.

Utilice subnodos para representar decisiones, aprobaciones, traspasos o cualquier otro paso que contribuya al flujo global de trabajo. Los códigos de color pueden ayudar a diferenciar entre los distintos tipos de actividades o departamentos implicados.

Cree un espacio dedicado a Pizarra ClickUp para correlacionar en colaboración el estado actual y el estado futuro deseado de su flujo de valor. Tenemos una gran plantilla para esto, así que no tienes que empezar desde cero.

Plantilla de Pizarra del Mapa de Flujo de Valor Automatizado de ClickUp

es su ventanilla única para simplificar el análisis de su flujo de valor:

• Estados personalizables: Siga el progreso de cada paso en su flujo de valor con estados personalizados. Esto le da una imagen clara de dónde están las cosas y dónde pueden estar los cuellos de botella
• Campos personalizados ricos en datos: Vaya más allá de los VSM básicos. Utilice nueve campos personalizados diseñados específicamente para correlacionar flujos de valor. Capture información vital como la duración del ciclo, los tiempos de procesamiento y el tiempo de valor añadido para cada paso. Estos puntos de datos se convierten en bloques de construcción para un enfoque basado en datos para la mejora de procesos
• La vista Pizarra proporciona un lienzo visual para correlacionar todo su flujo de valor, lo que le permite ver el panorama general e identificar posibles áreas de mejora. Cambie a la vista Procesos para obtener un desglose detallado de cada paso, completado con Campos personalizados para capturar datos granulares
• Potente gestión de proyectos: Utilice las reacciones a los comentarios para proporcionar retroalimentación, fomente la edición colaborativa para actualizaciones en tiempo real e implemente automatizaciones para facilitar las tareas relacionadas con su análisis VSM
• Mejoras impulsadas por la IA: Saque partido deCerebro ClickUpque ayudan con el análisis de datos dentro de su VSM, simplificando aún más su flujo de trabajo y proporcionando una visión aún más profunda

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Optimización del flujo de trabajo

Combinar Automatizaciones ClickUp con Paneles de ClickUp para automatizar tareas y generar informes detallados de cualquier tarea, hito o meta a alcanzar, optimizando en última instancia su flujo de trabajo.

Cree automatizaciones personalizadas con ClickUp Automations

Las Automatizaciones de ClickUp le permiten establecer reglas personalizadas para automatizar tareas repetitivas en todos sus proyectos. Aquí tiene algunos ejemplos:

• **Cuando una tarea se marca como completada en una Lista, se mueve automáticamente a la siguiente Lista de su Tablero Kanban. Esto mantiene su flujo de trabajo sin problemas y asegura que todos en el equipo sabe lo que hay que trabajar a continuación
• Asignar revisores: Automáticamente asignar tareas para su revisión a miembros específicos del equipo o grupos una vez que una tarea llega a una fase designada en su flujo de trabajo. Esto simplifica el proceso de revisión y evita cuellos de botella
• Establecer fechas de vencimiento en función de las dependencias: establecer automáticamente las fechas de vencimiento para las tareas dependientes en función de la fecha de finalización de una tarea principal. Esto garantiza un cronograma realista del proyecto y evita retrasos
• Asignación automática basada en habilidades: Cuando se crea una nueva tarea con requisitos de habilidades específicas, asignarla automáticamente al miembro del equipo con la experiencia más relevante
• Creación de tareas periódicas: Automatización de la creación de tareas periódicas, como reuniones semanales del equipo o informes mensuales.
• Obtenga una ventaja con las secuencias de automatización prediseñadas: ClickUp ofrece una biblioteca de más de 100 automatizaciones prediseñadas que abordan escenarios comunes de flujo de trabajo. Estas plantillas pueden personalizarse fácilmente o servir de inspiración para crear sus propias automatizaciones

Cree paneles personalizados para medir KPI específicos de los miembros de su equipo dentro de los Paneles de ClickUp

Los Cuadros de Mando de ClickUp actúan como sus centros de comandos personalizables para proporcionar una vista en tiempo real de su equipo gestión de proyectos . Con la función de arrastrar y soltar, puede crear paneles específicos para sus necesidades, mostrando métricas clave y perspectivas que le ayudarán a identificar áreas de mejora.

Puede crear paneles para los siguientes fines:

• Análisis del Tablero Kanban: Seguimiento del número de tareas en cada fase de su Tablero Kanban a lo largo del tiempo. Identificar los cuellos de botella por visualizar donde las tareas se están atascando y tomar más tiempo de lo esperado
• Gestión de la carga de trabajo: Supervisar la carga de trabajo de los miembros del equipo visualizando el número de tareas asignadas a cada individuo. Esto ayuda a garantizar una distribución equitativa del trabajo y a evitar el agotamiento
• Tasa de tareas completadas: Analice el porcentaje de tareas completadas a tiempo o atrasadas. Esto ayuda a identificar las áreas en las que los plazos se incumplen sistemáticamente y permite realizar ajustes en los cronogramas del proyecto o en la asignación de recursos
• Seguimiento de la duración del ciclo: Mida el tiempo medio que tardan las tareas en pasar de una fase a otra en su flujo de trabajo. Esto ayuda a identificar ineficiencias y oportunidades para racionalizar los procesos
• Gráficos de agotamiento: Visualice la carga de trabajo restante de un proyecto a lo largo del tiempo. Seguimiento del progreso hacia las metas del proyecto e identificación de posibles obstáculos que podrían impedir la finalización a tiempo

2. Uso de soluciones Lean de gestión de proyectos para el desarrollo de software

Las numerosas soluciones de gestión de proyectos de ClickUp le permiten establecer métodos flexibles para gestionar el desarrollo de software en su organización.

Desarrollo ágil de software

Veamos primero Software de gestión de proyectos ClickUp Agile , especialmente prediseñado para Teams ágiles que desean utilizar herramientas Agile-first junto a otras.

Cree flujos de trabajo personalizables en el software de gestión ágil de proyectos ClickUp

A continuación le mostramos cómo puede poner ClickUp al servicio de las metodologías ágiles:

• Utilice las herramientas de IA de ClickUp Brain: Cree documentación técnica en documentos y deje que la IA la escriba, reformule, edite, resuma y corrija. Generar plantillas para realizar cualquier tarea y establecer automatizaciones dentro de ellas para que el trabajo se asigne sin problemas
• Gestione y evalúe las tareas pendientes: Utilice campos personalizados y fórmulas para medir el impacto y las ventajas y desventajas de los problemas, ideas de productos y nuevas funciones, de modo que pueda establecer prioridades más inteligentes
• Visualice sus flujos de trabajo: Utilice vistas flexibles comoClickUp vista diagrama de Gantt,Vista TablerooVista del cronograma y asignar fechas límite, establecer niveles de prioridad, realizar el seguimiento con estados personalizados
• Automatización de (de) informes: AjusteMetas ClickUp y KPI para seguir el progreso de los proyectos

Realiza tus tareas con el seguimiento automático del progreso con Metas ClickUp

La (elaboración de) informes automática permite a los equipos de software mantener al día a las partes interesadas sin ninguna intervención manual. Controle su progreso mediante objetivos numéricos, financieros, binarios (verdadero/falso) y basados en tareas. Combine tareas de varios Teams para crear metas, como objetivos de sprint u objetivos semanales de ventas

• Utilice plantillas: Utiliza más de 1000 plantillas predefinidas para Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprints, desarrollo de productos o cualquier caso de uso que se te ocurra

Por ejemplo Plantilla ClickUp de gestión ágil de proyectos está diseñada para ayudarle a implantar prácticas ágiles de forma eficaz.

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Implemente metodologías ágiles de forma eficaz con la plantilla de gestión de proyectos ágiles ClickUp

Utilice esta plantilla para:

• Agilizar las solicitudes entrantes utilizando un Formulario ClickUp. Capture todos los detalles relevantes y canalícelos en su backlog
• Elija entre un Tablero Kanban o Sprints para gestionar y ejecutar el trabajo. Visualice el progreso y mantenga el avance de las tareas
• Realice reuniones ágiles periódicas para revisar el rendimiento de los sprint y mejorar continuamente sus procesos

DevOps Integraciones ClickUp conecta todas sus herramientas externas en un solo lugar para crear el hub perfecto de gestión ágil de proyectos.

Integre ClickUp y GitHub para realizar el seguimiento de solicitudes de extracción, errores, ramas y confirmaciones con ClickUp Integrations

Por ejemplo Integración ClickUp-GitHub le ayuda a

• Ver toda la actividad de GitHub relacionada con cualquier tarea directamente desde ClickUp
• Vincular solicitudes de extracción, confirmaciones y ramas a tus tareas de GitHub
• Uactualizar los estados de las tareas en GitHub; mientras tanto, ClickUp actualiza lo mismo en su flujo de trabajo

Scrum

También puedes ajustar Sprints de ClickUp en la vista Tablero y aplicar la metodología scrum para cualquier proyecto que lo requiera.

Automatización de ClickUp Sprints y añadirlo a su vista Tablero Scrum

Aquí está un desglose de cómo implementar eficazmente ClickUp Sprints dentro de su flujo de trabajo Scrum en ClickUp:

• Crear una nueva lista para su sprint backlog: Esta Lista contiene todas las posibles historias de usuario y tareas para el próximo Sprint
• Utilice varias listas para las fases del sprint: Cree listas separadas dentro de su vista Tablero para representar las diferentes fases de su flujo de trabajo, tales como 'Pendiente', 'En curso', 'En revisión', y 'Terminado
• Mueva las tareas dentro de las listas: A medida que su equipo trabaja en las historias de usuario, arrastre y suelte las tareas entre las listas para reflejar su progreso a través de las fases del flujo de trabajo. Divida las historias de usuario en tareas más pequeñas y procesables dentro de cada Lista. Asigna tareas a los miembros del equipo, ajusta fechas límite y utiliza comentarios y adjuntos para la colaboración
• Revise el progreso: Utilice la vista Tablero para visualizar el progreso. Identifique cualquier obstáculo en la tarea completada
• **Adaptar y ajustar: ClickUp permite realizar ajustes en tiempo real durante todo el sprint. Si es necesario, las tareas se pueden volver a priorizar o mover entre las Listas para reflejar los cambios en el panorama del proyecto

En

Plantilla de plan Business de ClickUp Lean

simplifica la incorporación de esta metodología en su organización.

Esta completa plantilla le proporciona las herramientas necesarias para hacer realidad sus ideas de negocio de forma eficiente y asequible:

• Estados personalizados de ClickUp : Realice un seguimiento del progreso de cada paso de su plan de empresa con estados personalizados como Necesita investigación, En desarrollo y Listo para ejecución. De este modo, se mantendrá organizado y se asegurará de que avanza con paso firme
• Campos personalizados de ClickUp Campos personalizados de ClickUp para obtener información más detallada: Vaya más allá de la planificación básica con los campos personalizados de ClickUp. Cree campos para captar detalles específicos relevantes para su modelo de negocio, como datos demográficos del mercado objetivo, análisis de la competencia o proyecciones financieras clave. Estos detalles enriquecen su plan y proporcionan una imagen más clara del potencial de su empresa
• Vistas de ClickUp Para una planificación simplificada: ClickUp ofrece múltiples vistas para adaptar su experiencia de planificación. Navegue entre los nombres de los proyectos, los resúmenes desglosados y una vista dedicada al modelo Lean Canvas. Esta flexibilidad le permite enfocar su plan Business de la forma que más le convenga

Descargar esta plantilla

Estudio de caso

Examinemos

cómo ClickUp ayudó a Lids

una empresa de ropa deportiva que presta sus servicios en Norteamérica, Europa y Australia.

Lids, un minorista con más de 1.200 tiendas, se enfrentaba a retos a la hora de gestionar su rápida expansión debido a la desorganización de sus flujos de trabajo. Dependían de varias herramientas dispersas, como hojas de cálculo y correo electrónico, lo que provocaba lagunas de comunicación e ineficacia.

Incorporaron ClickUp para centralizar la comunicación y las tareas. Ahora, los distintos departamentos colaboran a la perfección dentro de ClickUp, lo que redujo el tráfico de correo electrónico y acortó las reuniones en un 66%, liberando tiempo valioso.

ClickUp también ha mejorado la gestión del inventario de Lids. Anteriormente, realizaban un seguimiento manual de los costes de inventario, lo que dificultaba la elaboración de presupuestos. ClickUp les permite hacer un seguimiento de los costes unitarios y elaborar presupuestos más precisos para las nuevas tiendas. En general, ClickUp ha aumentado la productividad y ha ahorrado a Lids más de 100 horas en todos los equipos.

Con ClickUp, nuestros equipos colaboran más, son más eficientes y todos estamos más pendientes de nuestro trabajo. Ha mejorado mucho nuestra forma de trabajar

Molly Quella, gestora de proyectos de Lids

El rol y las responsabilidades de los gestores de proyectos Lean

Como gestor de proyectos lean, debe dar prioridad a la entrega del máximo valor al cliente, eliminando al mismo tiempo los residuos a lo largo de todo el proyecto.

Responsabilidades y expectativas clave

• Enfoque centrado en el cliente: Identificar y satisfacer los requisitos del cliente de forma eficaz, evitando pérdidas de tiempo, recursos y esfuerzo
• Eliminación de residuos: Identificar y eliminar continuamente las actividades que no añaden valor como el transporte innecesario, la acumulación de inventario, el movimiento excesivo, los periodos de espera, el exceso de procesamiento y el exceso de producción
• Optimización del flujo de trabajo: Asegúrese de que las tareas fluyen sin problemas de una fase a la siguiente eliminando obstáculos y cuellos de botella. Implantar sistemas de extracción basados en la demanda de los clientes en lugar de empujar el trabajo a través de la tubería
• Ajuste de metas realistas: Establezca metas exigentes pero alcanzables y gestione las expectativas de las partes interesadas mediante herramientas Lean como el control estadístico de procesos. Esto permite la identificación temprana de problemas y su rápida resolución, minimizando la repetición del trabajo
• Perspectiva general: Guiar al equipo para crear soluciones que se ajusten a la estrategia general de la empresa, garantizando que el proyecto contribuya a los objetivos generales

El equipo en el marco de gestión ajustada de proyectos y su importancia

Los Teams de proyectos Lean están estructurados específicamente para lograr la máxima eficiencia y entrega de valor. He aquí un desglose de los roles clave y cómo contribuyen al intento correcto global:

• Líder del equipo: Son el mariscal de campo de la operación, dirigiendo al equipo hacia las metas del proyecto. Poseen una gran experiencia en Lean para gestionar el cronograma y los recursos del proyecto y garantizar el éxito de los resultados
• Patrocinador del proyecto: Un patrocinador es un defensor dentro de la dirección que aboga por el intento correcto del proyecto. Eliminan los obstáculos, garantizan la seguridad de los recursos y tienen un sólido conocimiento de los principios Lean para compatibilizar los esfuerzos del equipo
• Miembros del equipo: Forman la columna vertebral del equipo y participan activamente en las iniciativas de mejora. Están concienciados y aplican activamente las herramientas y procesos Lean en su área de especialización
• Propietario del proceso: Se trata de un líder que supervisa el proceso específico que se aborda en el proyecto. Es responsable de implantar y mantener el proceso mejorado una vez completado con éxito
• **Experto en la materia: Un experto en la materia es un profesional cualificado que aporta conocimientos especializados a la tabla. Las PYME pueden proceder de diversas funciones, como TI, RRHH, Finanzas, etc., en función del enfoque del proyecto, lo que garantiza una perspectiva completa
• Socio financiero [PYME]: Aportan conocimientos financieros, analizando el rendimiento de la inversión del proyecto [ROI] y verificando el posible ahorro de costes de las soluciones propuestas por el equipo

Combinando la herramienta adecuada con la filosofía Lean, los equipos pueden mejorar los resultados de los proyectos y el rendimiento global de la empresa.

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Empresas como Amazon, Nike y Caterpillar Inc. han integrado con éxito los principios Lean en sus prácticas de gestión de proyectos, ¡y usted también puede hacerlo!

Sin embargo, la implementación de Lean requiere un cambio en la mentalidad y en la cultura de la empresa, lo cual puede ser un reto. Cuando se trata de proyectos grandes y complejos, el enfoque de Lean en la simplicidad puede ser menos aplicable. Pero con la herramienta adecuada, esta transición resulta más fácil.

¿Con qué no debe transigir? Según una encuesta estadounidense 36% del software de gestión de proyectos usuarios consideraron la funcionalidad el factor más importante a la hora de elegir su software.

La flexibilidad de ClickUp le proporciona el músculo que necesita para todo el trabajo pesado que conllevan los proyectos complejos. Priorice las tareas en función de lo que más importa, visualice los flujos de trabajo para obtener la máxima eficacia, colabore sin problemas a través de las herramientas de comunicación integradas y siga el progreso con la máxima atención. El camino hacia el intento correcto de un proyecto está despejado con ClickUp, ¿está listo para tomar el timón? Registrarse en ClickUp ¡hoy mismo!

Preguntas Frecuentes [FAQs]

1. ¿Cuáles son las cinco reglas de la gestión Lean?

Las cinco reglas del Lean management son

• Definir el valor: Identificar lo que realmente importa al cliente
• Mapear el flujo de valor: Visualizar todos los pasos del proceso
• Crear flujo: Eliminar los cuellos de botella y mantener el trabajo en movimiento
• Establecer el tirón: Producir en función de la demanda real del cliente, no de las previsiones
• Perseguir la perfección: Esforzarse continuamente por mejorar y eliminar los residuos

2. ¿Forma parte Lean de SAFe?

Sí, Lean es uno de los pilares fundamentales de SAFe [scaled agile framework] junto con el pensamiento ágil y sistémico. SAFe integra estos principios para ayudar a las grandes organizaciones a escalar las prácticas ágiles.

3. ¿Qué es la metodología Lean 5?

El término "Lean 5" probablemente se refiera a la metodología 5S, uno de los fundamentos de las prácticas Lean. Se centra en la creación de un entorno de trabajo limpio, organizado y eficiente a través de cinco pasos: Clasificar, Ordenar, Brillar, Estandarizar y Mantener.