Puede haber cientos de procesos involucrados en la preparación de un producto o servicio para el cliente; algunos son esenciales, mientras que otros son totalmente evitables. La pregunta fundamental es: ¿Cómo se diferencia entre los procesos que añaden valor y los que no lo añaden?
El mapeo del flujo de valor puede ayudarle a profundizar y obtener una visión clara de su ciclo de entrega. Implementada por primera vez por Toyota, esta herramienta le ayuda a crear un diagrama que representa los flujos de materiales, información y procesos para identificar las áreas que no están optimizadas.
Se trata de una tarea ardua y complicada, especialmente si su ciclo de producción es largo y cuenta con muchos componentes móviles. Por eso, los altos directivos confían en las plantillas para visualizar fácilmente los flujos de los procesos.
En este artículo, le presentaremos las mejores plantillas de mapeo de flujo de valor para mejorar la eficiencia, reducir el desperdicio y ofrecer un mejor valor a sus clientes. ?
¿Qué es una plantilla de mapeo de flujo de valor?
El mapeo de la cadena de valor (VSM) es una herramienta visual para analizar los flujos de trabajo actuales que le llevan desde el pedido del producto hasta su entrega. Esto implica representar el movimiento de la información, los materiales y los procesos a través de su empresa utilizando técnicas complejas de diagrama de flujo.
Una plantilla de mapeo de flujo de valor simplifica el ejercicio de diagramación al proporcionar un marco preestablecido para ilustrar, examinar y mejorar sus procesos de producción. La idea es identificar y minimizar los pasos ineficientes o que desperdician recursos y optimizar su logística de producción para alcanzar metas como un mejor rendimiento, una reducción del tiempo de comercialización o una mayor satisfacción del cliente.
Los mapas de flujo de valor son adecuados para visualizar procesos a cualquier escala, ya sea en la creación de prototipos o en la producción en masa. Además de ajustar su sistema de producción, pueden fomentar:
- Colaboración interfuncional
- Reducción de costes
- Toma de decisiones basada en datos
- Medidas de satisfacción del cliente
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de mapeo de flujo de valor?
Dado que hay miles de plantillas de mapeo de flujo de valor disponibles, encontrar la adecuada no es tarea fácil. Estas son algunas de las características que debe tener una buena plantilla:
- Interfaz fácil de usar: una plantilla de calidad debe ofrecer una interfaz sencilla que permita su uso a usuarios con diferentes niveles de formación y experiencia (gestores de producto, técnicos, operadores, etc.).
- Opciones de colaboración: el mapeo del flujo de valor suele implicar la colaboración de personas de varios equipos. La plantilla adecuada debe ofrecer funciones de colaboración que lo hagan posible, como pizarras digitales, edición en tiempo real y herramientas para tomar notas y añadir comentarios.
- Herramientas visuales: la plantilla debe permitirle utilizar figuras específicas del mapa de flujo de valor para visualizar procesos y flujos (como un icono de fábrica para proveedores o clientes y rayas para procesos compartidos).
- Diseño de arrastrar y soltar: debe tener conectores y un editor de arrastrar y soltar para establecer relaciones entre los diferentes elementos del diagrama de flujo.
- Soporte a la asignación de recursos: la plantilla debe ofrecer una vista clara de las restricciones de tiempo, personal y presupuesto para facilitar las decisiones de asignación de recursos respaldadas por datos.
10 plantillas de mapeo de flujo de valor para usar
Hemos analizado cientos de plantillas de mapeo de flujo de valor y hemos seleccionado las 10 mejores de ClickUp, 24Slides y VisualParadigm, que ofrecen la mayor funcionalidad. ¡Échales un vistazo y encuentra la que mejor se adapte a tus preferencias de mapeo de flujo de valor! ?
1. Plantilla de mapeo de flujo de valor de ClickUp
Es difícil no ser subjetivo a la hora de identificar el desperdicio en su empresa: está acostumbrado a los procesos actuales y es posible que no vea margen para ajustes. La plantilla de mapeo de flujo de valor de ClickUp le permite obtener una perspectiva objetiva de los flujos de trabajo al reunir a personas de varios equipos y utilizar ayudas visuales.
Se trata de una plantilla de pizarra blanca, es decir, un lienzo digital en el que tus compañeros de equipo pueden compartir sus puntos de vista y trabajar juntos para visualizar y resolver problemas. Las pizarras blancas de ClickUp cuentan con herramientas integradas para conectar ideas y enlazarlas a tareas, documentos y archivos con el fin de centralizar el trabajo.
Con esta plantilla, obtendrá un mapa listo para analizar el estado actual de sus procesos. La vista de pizarra ofrece cuatro secciones codificadas por colores: Definir familia de productos, Documentación del estado actual, Diseño del estado futuro e Implementación del plan. Personalice los nodos de inicio y fin del proceso (los rombos amarillos indican los puntos finales del proveedor y el cliente) y defina el cronograma entre las distintas fases.
La herramienta le permite dejar notas, adjuntar archivos y definir objetivos para esbozar su logística de suministro y entrega. Puede crear y asignar tareas de mejora directamente en la plantilla.
Las pizarras de ClickUp incluyen funciones de seguimiento de tareas y elaboración de informes, lo que facilita establecer la responsabilidad de corregir una determinada ineficiencia en el proceso del mapa de flujo de valor. ?
2. Plantilla automatizada de pizarra para mapas de flujo de valor de ClickUp
¿Quiere identificar con precisión las oportunidades de mejora y eliminar las conjeturas de la ecuación del mapeo del flujo de valor? ¡Confíe en la plantilla automatizada de pizarra para mapas de flujo de valor de ClickUp para que le eche una mano!
Dado que se trata de una plantilla de análisis de mapeo de flujo de valor similar a la opción anterior, incluye numerosas ventajas que fomentan la colaboración y el trabajo en equipo. Opciones como la edición en tiempo real, la posibilidad de dejar notas y la conexión con tareas y documentos dejan mucho margen para la lluvia de ideas sobre los cuellos de botella del proceso.
Se trata de una plantilla estándar del sector con los símbolos habituales de fábrica para el mapeo del flujo de valor, bloques de datos y conectores de cronograma y flujo de información para posicionar sus procesos de principio a fin. Involucre a sus gerentes de operaciones en la plantilla para visualizar y discutir los últimos elementos de su ciclo de procesamiento.
De forma predeterminada, la plantilla tiene nueve campos personalizados para añadir atributos a sus procesos:
- Segundos disponibles
- Departamento
- Duración del ciclo (minutos)
- Tiempo de procesamiento (días)
- Tiempo de valor añadido (minutos)
- Tiempo de actividad (%)
- Trabajador
- Cambios
- Cambio en horas extras (minutos)
La plantilla tiene dos vistas: la vista Pizarra, para la lluvia de ideas, y la vista Procesos, para registrar y supervisar todos los procesos en curso en un solo lugar.
3. Plantilla de pizarra para la cadena de valor de ClickUp
Una red de cadena de valor representa la progresión de las actividades principales y secundarias que aportan valor a un producto. Puede hacerlo con la plantilla de pizarra de cadena de valor de ClickUp, que permite realizar un microanálisis de procesos como las compras, el almacenamiento, las actividades de RR. HH. e incluso el servicio posventa.
La plantilla, convenientemente codificada por colores, proporciona un marco para construir una cadena de valor completa. Utilice las cajas cuadradas para definir las actividades principales y los rectángulos para las secundarias.
Su trabajo consiste en hacer una lluvia de ideas sobre todos los procesos necesarios para crear su producto y clasificarlos en la categoría adecuada utilizando notas adhesivas. Personalice el flujo de la cadena de valor conectando los procesos de distintos departamentos, como diseño, producción, distribución, marketing y atención al cliente.
Una vez hecho esto, eche un vistazo a su mapa y señale las áreas que no aportan tanto valor a su empresa, como por ejemplo, un anuncio poco eficaz, un programa obsoleto o unos costes de transporte elevados. Documente sus conclusiones en la sección «Resumen» de la plantilla.
Utilice la vista Guía de inicio para obtener consejos y sugerencias sobre el uso de la plantilla. Asegúrese de actualizar el estado de las tareas dentro de la plantilla para mantener informadas a las partes interesadas cada vez que implemente un cambio en el proceso.
4. Plantilla de matriz de riesgo de valor de ClickUp
A la hora de decidir si emprender un nuevo proyecto o realizar un cambio significativo en su empresa, debe tener en cuenta los riesgos junto con el valor añadido potencial. Aproveche la plantilla de matriz de riesgo-valor de ClickUp para tomar decisiones inteligentes y dar prioridad a los proyectos y actividades de relativamente bajo riesgo y alto valor.
La plantilla cuenta con una matriz de riesgo de valor para definir el nexo entre el valor y la complejidad de las tareas de producción. Cambie entre las vistas Lista y Tablero para organizar sus iniciativas de bajo riesgo y alto riesgo.
La vista Lista principal resume todas sus ideas en forma de tareas. Añada una persona asignada a cada tarea utilizando uno de los campos personalizados de categoría denominados Empleado, Producto, Administrador, Empresa y Cliente. Determine los niveles de valor, riesgo y prioridad para clasificar sus tareas.
Utilice las otras dos vistas Lista, Lista de bajo valor y Lista de alto valor, para ordenar sus ideas de la vista anterior. Son muy útiles cuando se trabaja con docenas de tareas.
La vista Tablero es un tablero Kanban que muestra las tareas como tarjetas y las clasifica según su categoría. Puede utilizar otros criterios para agrupar las tarjetas seleccionando el campo Agrupar por en la esquina superior derecha de la pantalla.
Una vez que haya esbozado todas las tareas, colóquelas en la matriz para obtener una visión general clara de las tareas de prioridad alta y el orden preferible en el que deben ejecutarse.
5. Plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp
A medida que su empresa evoluciona, los flujos de trabajo que antes eran eficientes pueden quedar obsoletos. Si desea reevaluar los procesos en términos de rentabilidad y productividad, comience a realizar auditorías con la plantilla de auditoría y mejora de procesos de ClickUp.
Con esta herramienta, puede realizar un análisis imparcial de sus procesos actuales, detectar inconvenientes y redundancias que reducen la eficiencia o la rentabilidad, e introducir medidas correctivas.
La plantilla divide el plan de auditoría en cuatro secciones:
- Análisis CATWOE: siglas en inglés de «cliente, actor, transformación, visión del mundo, propietario y entorno». Se utiliza para armonizar las perspectivas de las partes interesadas en situaciones conflictivas.
- Concepción del modelo: Define el plan de auditoría.
- Análisis de procesos: lista de los procesos que auditará y los criterios orientativos.
- Gestión del cambio: describe los enfoques (métodos y formas) que utilizará para realizar la transición hacia procesos mejores.
Cada sección le permite crear tareas, añadir personas asignadas y establecer sus fechas límite y prioridades. Utilice los campos personalizados de ClickUp para añadir categorías de procesos o tareas en función de su línea de trabajo. Puede realizar un seguimiento de los cambios propuestos a través de nueve etiquetas de estado: No iniciado, En curso, Completada, Pendiente, Aprobada, Rechazada, Pendiente, Cancelada y Archivada*.
6. Plantilla de ClickUp para el proyecto de mejora de los procesos empresariales de la empresa
Para los gestores de proyectos, la mejora continua de los procesos es fundamental para mantenerse por delante de la competencia y mejorar las estrategias de éxito de los clientes. La plantilla de carta del proyecto de mejora de procesos empresariales de ClickUp le proporciona un documento organizado para planificar e implementar flujos de trabajo perfeccionados.
Esta plantilla tiene un formato tabular sin adornos. Comience una nueva iniciativa proporcionando detalles sobre la organización, el proyecto y los responsables. Dispondrá de tablas específicas para definir los roles y responsabilidades de las partes interesadas y del equipo del proyecto.
El núcleo de esta plantilla de carta del proyecto es la sección «Panorámica». Aquí es donde incluirá el alcance del proyecto, los riesgos y problemas del proceso, las métricas de progreso, los entregables y los hitos.
Para optimizar los procesos, puede profundizar en detalles como la duración del ciclo, las tasas de error o los comentarios de los clientes para identificar los puntos débiles que frenan su eficiencia. Documentar estas complejidades facilitará a su equipo de toma de decisiones sugerir mejoras realistas.
Si está gestionando dependencias de proyectos complejos, le recomendamos utilizar las vistas Calendario o Diagrama de Gantt en ClickUp para trazar un cronograma estructurado de iniciativas de mejora en los mapas de flujo de valor.
7. Plantilla de mapeo de procesos de ClickUp
La plantilla de mapeo de procesos de ClickUp es su atajo para reducir costes, mejorar la eficiencia y reducir el desperdicio. Esta plantilla le ofrece información detallada sobre la relación entre los diferentes pasos que componen sus procesos, lo que le ayuda a detectar y solucionar los cuellos de botella. ✔️
Esta plantilla de tareas es esencialmente una lista de tareas pendientes que comprende 22 subtareas. Cada una representa una meta de mapeo de procesos y proporciona instrucciones breves sobre cómo lograrlo. Por ejemplo, la primera subtarea selecciona el proceso que necesita mejorar, mientras que la segunda requiere identificar a los trabajadores involucrados en la entrega.
Puede dejar notas explicativas, añadir adjuntos y crear una lista de acciones para usted y su equipo. Aproveche los siguientes cinco Campos personalizados para añadir estructura a su proceso y a sus mapas de flujo de valor:
- Tasa de finalización
- Tipo de mapa de procesos
- Agenda de procesos
- Enlace al mapa de procesos
- Persona(s) responsable(s)
La ventaja de esta plantilla es que admite dependencias entre tareas: con solo unos clics, puede asegurarse de que una tarea específica no se pueda iniciar o completar antes que otra.
Cualquier tipo de mapeo de procesos o conceptos resulta complicado sin una estructura visual. Pruebe la vista Tablero en ClickUp para crear representaciones visuales enriquecidas de las relaciones entre conceptos, procesos e ideas.
8. Plantilla de carta de proyecto de mejora de procesos de ClickUp
Los proyectos de mapeo del flujo de valor operativo y de fabricación pueden descender rápidamente al caos sin la documentación adecuada. ¡Pero no cuando tienes la plantilla de estatutos del proyecto de mejora de procesos de ClickUp para respaldarte! ?
Esta sencilla plantilla se centra en detallar quién debe hacer qué y medir el éxito a través de métricas establecidas. Veamos cómo.
Por ejemplo, consideremos un fabricante de comida para perros que se enfrenta a frecuentes casos de contaminación de la carne. La mejora del proceso en este caso consiste en instalar una estación de lavado de manos para los manipuladores de carne y trabajar en la mejora del flujo de aire.
En este caso, el gerente (llamémosle Tim) utilizará la plantilla para definir primero las partes interesadas, como inversores, proveedores, operadores de máquinas, ingenieros de calidad alimentaria y repartidores. A continuación, Tim propondrá la solución, describiendo las métricas de éxito, el alcance del trabajo y los resultados esperados.
La plantilla ayuda a enumerar los hitos para los logros progresivos. En nuestro ejemplo, el primer hito puede ser optimizar los tiempos de suministro de carne para minimizar la exposición ambiental. Tim puede establecer quién está a cargo del proceso dentro de la plantilla para mantener la transparencia del equipo.
Independientemente de su sector, considere la posibilidad de incluir en el plan hipótesis y posibles riesgos de implementación. Active la función Tareas periódicas de ClickUp para realizar comprobaciones periódicas y asegurarse de que los procesos propuestos se están desarrollando según lo previsto.
9. Plantilla de mapeo de flujo de valor de 24Slides
¿Busca una estructura sencilla que le permita mostrar los procesos necesarios para llevar su producto al cliente final? Esta plantilla para mapas de flujo de 24Slides es justo lo que necesita.
Esta plantilla de PowerPoint no cuenta con herramientas avanzadas de colaboración y comunicación, pero puede ser más que suficiente para visualizar sus flujos e identificar cuellos de botella en una presentación.
La plantilla consta de ocho diapositivas, cada una de las cuales incluye un mapa de flujo de valor para representar diferentes aspectos de sus procesos. Cree cronogramas para definir cuánto tiempo se tarda en entregar su producto, mostrar las mejoras en porcentajes y determinar qué procesos aportan más valor.
Esta plantilla se caracteriza por su gran capacidad de personalización. Cambie el orden de las diapositivas, realice la edición de la paleta de colores, cambie la fuente y añada componentes visuales atractivos para adaptar la presentación a su público.
10. Plantilla de mapa de flujo de valor de VisualParadigm
Mejorar la eficiencia de sus procesos no es tarea fácil: debe examinar detenidamente sus flujos de trabajo y supervisar hasta el más mínimo detalle, ya sea el pedido de suministros o la ubicación de sus instalaciones. La plantilla de VisualParadigm para crear un mapa de flujo de valor le permite hacerlo sin tener que empezar desde cero.
La plantilla incluye mapas de flujo de valor prefabricados y coloridos que le permiten visualizar sus procesos con solo añadir la información correcta en la casilla adecuada. Obtendrá una panorámica en una sola hoja de los procesos críticos, las áreas de recursos y las estimaciones de producción.
Esta plantilla es lo suficientemente versátil como para adaptarse a todos los sectores. El editor en línea ofrece numerosas opciones de personalización: cambie las figuras, los colores, las fuentes y las flechas para adaptar el diseño a sus necesidades.
Una vez que haya terminado, puede guardar la plantilla en varios formatos, incluidos JPG, PDF, PNG y SVG.
Plantillas de mapeo de la cadena de valor: el diablo está en los detalles
Piense en el mapeo de la cadena de valor como si estuviera observando sus procesos con un microscopio: se fija en cada pequeño detalle para detectar irregularidades e ineficiencias y ver cómo solucionarlas. Las plantillas que hemos comentado ofrecen un sólido campo de pruebas para regular y mejorar sus procesos con un enfoque realista.
El análisis de procesos requiere otras herramientas, como diagramas de flujo y plantillas de planes de trabajo, que puede encontrar en ClickUp, ya que cuenta con más de 1000 opciones de plantillas para diversos departamentos. ?