Contratar a un equipo de expertos no garantiza el intento correcto si no se han establecido con precisión los roles y responsabilidades del equipo. 🧑🤝🧑
Una mala definición de los puestos de trabajo puede dar lugar a malentendidos, falta de concentración, entregas fallidas, solapamientos de trabajo, errores en la planificación, etc utilización de recursos e insatisfacción de los empleados. Según una encuesta realizada por Effectory el 75% de los empleados que tienen claro su rol en el trabajo declaran estar más satisfechos con su trabajo.
Definir roles, responsabilidades e incluso procedimientos forma parte del manual de todo líder. Pero el proceso puede ser agotador y llevar mucho tiempo, sobre todo si diriges un equipo grande. Por suerte, gracias a las plantillas de roles y responsabilidades, no tienes que empezar de cero.
Le presentamos las 10 mejores plantillas para establecer funciones y flujos jerárquicos dentro de su organización. Nuestros análisis le ayudarán a encontrar la plantilla adecuada en un abrir y cerrar de ojos
¿Qué es una plantilla de funciones y responsabilidades?
El intento correcto de cualquier empresa, independientemente de su tamaño y línea de trabajo, depende de lo bien que sus empleados entiendan y lleven a cabo sus funciones. Los líderes y Responsables de RRHH pueden utilizar una plantilla de funciones y responsabilidades para presentar un intervalo completo de deberes, responsabilidades laborales y expectativas de entrega del rol.
Sus secciones predeterminadas suelen venir con directrices para ayudarle a clarificar:
- El título del puesto con las competencias y habilidades deseadas
- Departamento(s) de informes o gestores de proyectos con los que alinearse
- Flujos jerárquicos de comunicación (es decir, a quién informa el empleado)
- Desglose de las responsabilidades clave y los roles de otros miembros del equipo
- KPI y métricas para la evaluación
Una plantilla de responsabilidades le ayuda a diseñar las tareas de acuerdo con metas y objetivos del equipo . Además de evitar la falta de comunicación, es útil para:
- Evaluación del rendimiento: Las métricas de rendimiento definidas le ayudan a medir el rendimiento de los miembros del equipo con respecto a los roles marcados
- RRHH: Las descripciones precisas de los puestos de trabajo ayudan al departamento de RR.HH. a encontrar candidatos adecuados
- Desarrollo de los empleados: Los compañeros de equipo conscientes de sus obligaciones tienen más probabilidades de desarrollar sus habilidades y participar enprocesos de toma de decisiones con confianza
- Baja rotación: Los roles claramente definidos eliminan el elemento de confusión de la ecuación, fomentando la sensación de seguridad en el empleo y reduciendo la rotación de personal
¿En qué consiste una buena plantilla de funciones y responsabilidades?
Una buena plantilla de roles y responsabilidades debe tener las siguientes características:
- Estructura clara: La plantilla debe ser fácil de seguir y tener secciones claras en las que se traten los distintos aspectos de un rol laboral, desde las responsabilidades hasta los preajustes jerárquicos
- Seguimiento del progreso: Muchas de las mejores plantillas ofrecen opciones paraseguimiento del progreso de los empleadoshaciendo que el documento sea útil para ejercicios de evaluación
- Funciones personalizadas: Dado que el perfil del puesto puede cambiar debido a eventos de expansión o reestructuración, la plantilla debe tener espacio para actualizar las secciones sin esfuerzo
- Accesibilidad: Los compañeros de equipo pertinentes, como los evaluadores del rendimiento y los jefes de equipo, deben poder acceder al documento
- Soporte colaborativo: La plantilla debe permitir las aportaciones de distintos jefes de proyecto, sobre todo si el puesto implica funciones que abarcan varios departamentos
10 plantillas de funciones y responsabilidades para 2024
Hemos revisado docenas de plantillas de roles y responsabilidades y seleccionado las 10 mejores opciones que pueden aplicarse a una gran variedad de roles modernos. ¡Manos a la obra! 🤩
1. Plantilla de roles y responsabilidades para la gestión de proyectos de ClickUp
Utilice la plantilla de funciones y responsabilidades de gestión de proyectos de ClickUp para organizar a su equipo y definir sus tareas
El intento correcto de cualquier proyecto depende de la organización: debe haber un esquema claro de quién hace qué, cómo y cuándo. En Plantilla de roles y responsabilidades para la gestión de proyectos de ClickUp le ayuda a crear un resumen conciso pero exhaustivo de la participación de cada empleado en un proyecto y a garantizar la máxima transparencia.
El encanto de la plantilla reside en su versatilidad: puede utilizarse para todos los nichos, desde el desarrollo de software de IA hasta la fabricación de muñecas Barbie. 💗
Sus secciones cuidadosamente creadas te ayudan a definir roles, asignar responsabilidades y planificar proyectos. Empiezas con una sección general Nombre del proyecto en la que se esboza el metas y objetivos del proyecto .
Algunas de las secciones más destacadas para proyectos son:
- Reunión con el equipo: Aquí es donde mencionarás a las personas que participan en el proyecto y hablarás de sus responsabilidades. Puedes ser todo lo detallado que quieras: no hay límite de caracteres
- Cronograma del proyecto :Desglose del trabajo en trozos más pequeños y fáciles de gestionar (tareas), fijar objetivos y representarlos en un cronograma
- Presupuesto y recursos: Estima cuánto costará cada actividad y deja espacio para presentar los gastos generales reales. Puedes comparar ambos paraasignación de recursos en el futuro
Adjunte la plantilla a las tareas y cree un repositorio centralizado de información sobre el proyecto para su equipo. Puede utilizar esta plantilla como un documento externo-compartirlo con las partes interesadas y socios para informarles de tus últimos proyectos, presentarles a tu equipo y mantenerlos al tanto de las novedades.
2. Plantilla de matriz de roles y permisos de ClickUp
La plantilla de la matriz de roles y permisos de ClickUp le ayuda a crear una cadena de mando y asignar tareas a las personas adecuadas en unos pocos clics
Definir las responsabilidades de cada persona de su equipo no es suficiente: debe describir cómo interactúan los distintos roles y explicar el nivel de acceso y permisos de cada empleado.
Pendiente de esto con la plantilla Plantilla de roles y matriz de permisos de ClickUp y garantizar un trabajo en equipo eficiente y una comunicación de primera que fluya en la dirección correcta. 🌊
La plantilla garantiza que cada miembro del equipo sepa a quién rinde cuentas y evita confusiones ajustando una cadena jerárquica de mando transparente. Ofrece dos vistas Lista (Tareas internas y Tareas externas) y una vista Tablero (Tareas de departamento).
La vista de tareas internas define las tareas junto con los roles internos necesarios para flujos de trabajo basados en aprobaciones . Proporcione información sobre el departamento (como Ventas, Operaciones o Marketing) y marque los roles implicados en una tarea. Determine la persona responsable y deje comentarios adicionales en el campo Observaciones. La vista Tareas externas es similar a la anterior, sólo que en este caso se centra en roles externos como mayoristas, autónomos y minoristas.
La vista Tareas del departamento es una vista similar a la anterior Tablero Kanban donde las tareas de las vistas anteriores se muestran como tarjetas y se agrupan por el departamento responsable (como Marketing, RRHH o Atención al cliente ). Utilícelo para visualizar las cargas de trabajo de los equipos.
La plantilla ofrece varios roles de trabajo por defecto, como director general, vicepresidente, jefe de equipo y jefe de RR.HH., pero puede actualizar la base de datos para adaptarla a la estructura de su empresa.
3. Plantilla de matriz de control de acceso basado en roles ClickUp
Defina los roles de los usuarios y determine el nivel de acceso de cada uno de sus empleados con la plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp
La implementación de protocolos de seguridad es una parte fundamental de la protección de los activos digitales de una organización, pero puede resultar agotador definir los niveles de acceso de los empleados. La plantilla Plantilla de matriz de control de acceso basado en roles de ClickUp simplifica el proceso de asignación de controles de acceso adecuados.
La plantilla está diseñada manteniendo el control de acceso basado en roles (RBAC) en mente. Puede definir el nivel de acceso de cada empleado a la información confidencial para evitar infracciones de seguridad y mejorar los procesos de toma de decisiones basados en datos.
Esta plantilla ayuda principalmente a ajustar estos protocolos con la ayuda de tres vistas.
La vista más práctica es la vista de matriz de control de acceso. Aquí es donde se definen los elementos específicos de su línea de trabajo y se personalizan los niveles de acceso para cada uno de ellos. ClickUp proporciona siete niveles de control de acceso:
- Autorizar
- Crear
- Vista
- Actualizar
- Volver a
- Borrar
- Configurar
Elija lo que cada rol de usuario puede hacer con elementos específicos seleccionando uno o más niveles de control de acceso de la lista desplegable.
Las otras dos vistas (vista Usuarios externos y vista Usuarios internos) le permiten ver las tareas agrupadas según el tipo de rol. Personalice los roles en función de la jerarquía de su organización.
4. ClickUp Plantilla de matriz de asignación de responsabilidades
Utilice la plantilla de matriz de asignación de responsabilidades de ClickUp para visualizar los procesos de su empresa y determinar el rol de cada empleado
Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) es una gráfico de gestión de proyectos que describe los roles de todas las personas implicadas en una iniciativa. El Plantilla de matriz de asignación de responsabilidades de ClickUp le proporciona un gráfico que le ayuda a visualizar la contribución de cada miembro del personal a un proyecto.
Se trata de una plantilla de Pizarra. Para los no iniciados, Pizarras ClickUp son herramientas digitales altamente personalizables, ideales para visualizar ideas, realizar lluvias de ideas y trabajar con su equipo en tiempo real, independientemente de su ubicación.
Esta plantilla le ofrece una Pizarra con una matriz elaborada por expertos. Sus columnas representan diferentes procesos, mientras que las filas muestran a empleados individuales. Sólo tiene que descargar la plantilla gratuita y cambiar el nombre de las columnas y filas según sus necesidades.
Añade un toque visual a tu RAM con la ayuda de emojis. De forma predeterminada/a, ClickUp ofrece cuatro emojis para describir quién es:
- Responsable ⚒️
- Responsable 🦾
- Consultado 💼
- Informado 🤳
Una vez completada, la cuadrícula visual se convierte en una fuente común de identificación del personal clave y de ejercicios de comunicación.
5. Plantilla de matriz RACI de ClickUp
Utilice la plantilla de la matriz RACI de ClickUp para definir los roles de los miembros de su personal en las diferentes tareas y actividades
Lo ha adivinado Plantilla de matriz RACI de ClickUp se basa en la matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado). Fundamentalmente, su espíritu es similar al de la plantilla anterior. Pero ésta tiene un diseño más intrincado para compatibilidad con el seguimiento de tareas.
Utilizando la Plantilla RACI es bastante sencilla, incluso si no conoce la filosofía RACI. Le recomendamos que empiece por la vista Matriz, que es donde asignará los roles de equipo a los cuatro elementos de la RACI. Edite los roles para que se ajusten a la estructura de su empresa.
La plantilla ofrece diferentes configuraciones de vista para supervisar las tareas. Por ejemplo, la vista Estado del proyecto es ideal para ajustar plazos realistas y supervisar el progreso de cada tarea. Puede crear y asignar tareas para cada rol y añadir atributos de estado como Bloqueado, Completado, En curso, Revisión interna y Pendiente.
La vista Equipo de proyecto es más apropiada para el seguimiento de asignaciones de tareas individuales. La vista Liderazgo del proyecto ofrece a los miembros de su equipo una visión rápida de quién es el responsable de una tarea o subtarea concreta. En cuanto a la vista Recursos externos, recopila todos los activos externos que necesitas para entregar tu trabajo.
6. Plantilla del modelo ClickUp DACI
La plantilla del modelo DACI de ClickUp permite definir la implicación de cada miembro del equipo en las diferentes tareas y mejorar los procesos de toma de decisiones
El modelo DACI es un marco de toma de decisiones basado en la asignación de roles específicos a los miembros del equipo para acelerar y agilizar los procesos y evitar confusiones. dACI' es el acrónimo de Driver, Approver, Contributor, and Informed. En
/ref/ https://clickup.com/templates/daci-model-t-194515444 Plantilla del modelo DACI de ClickUp /%href/
sigue este marco al pie de la letra.
Sus múltiples vistas le permiten asignar los rótulos adecuados a su equipo y correlacionar la línea de responsabilidad. Comience con la vista Lista para añadir tareas a los miembros del equipo, definir un estado de prioridad y la fase de toma de decisiones. Otras vistas prácticas son:
- Vista de prioridades: Para definir qué tareas deben completarse en primer lugar. Puede añadir notas para obtener explicaciones adicionales o consejos valiosos
- Vista Tablero DACI: Se trata de un Tablero Kanban que muestra las tareas de la vista Lista DACI en forma de tarjetas. Ordena las tarjetas de tareas en función de la fase de toma de decisiones (como Antecedentes, Recopilación de datos y Alternativas). Cambie los criterios de clasificación pulsando el botón Agrupar por situado en la esquina superior derecha de la pantalla
- Vista Tablero: Este Tablero Kanban ordena las tareas en función de su estado, que puede ser No Iniciado, En Curso y Completado
Al igual que otras plantillas de ClickUp, ésta es 100% personalizable Campos personalizados puede añadir nuevas vistas y editar secciones para asegurarse de que su ejercicio de DACI se ajusta a su empresa.
7. Plantilla de planificación ClickUp RACI
La plantilla de planificación RACI de ClickUp le ayuda a visualizar los roles de su equipo para cada actividad relacionada con el proyecto
Si le encantan los diseños RACI para definir los roles del equipo, ¡tenemos otra opción estelar para usted! La plantilla Plantilla de planificación RACI de ClickUp puede ser su herramienta de referencia para proporcionar claridad de roles, visualizar y mejorar los procesos e identificar a las personas responsables de completar tareas, asesorar o tomar decisiones.
Se trata de una plantilla de documento y no viene con múltiples vistas, pero no por ello es menos valiosa. Es una herramienta ideal para los responsables que deseen crear un esquema visual de una sola fuente de las actividades del proyecto y los roles de los usuarios. Como se basa en el enfoque RACI, puedes clasificar a los usuarios en función de las siguientes categorías:
- Responsable: Es el propietario de la tarea, la persona responsable de completarla
- Responsable: Para los usuarios que se espera que participen en la toma de decisiones básicas
- Consultado: Utilice esta clasificación para usuarios que aportan información pero no participan en la toma de decisiones. No serán responsables de que el proyecto se complete o tenga éxito
- Informado: Usuarios que se mantienen al día sobre el progreso del proyecto pero no suelen participar en la toma de decisiones
Esta plantilla ofrece una tabla de posiciones y actividades del proyecto. Determine el rol de cada persona implicada en el proyecto colocando R, A, C o I en el campo correspondiente. Coloree los campos para distinguirlos más fácilmente y comparta la tabla con su equipo para que todos estén de acuerdo.
8. ClickUp Plantilla POE de responsabilidad laboral
Agilice el proceso de formación y garantice la coherencia en toda la organización con la plantilla de POE de formación y desarrollo de empleados de ClickUp
Para la mayoría de las empresas, los procedimientos operativos estándar (POE) son los mapas del tesoro hacia el intento correcto. 🪙
En Plantilla de POE de responsabilidad laboral de ClickUp le permite crear un POP detallado basado en roles. Puede contener instrucciones sobre cómo completar diferentes tareas, mantener la calidad del trabajo y ser eficiente. La plantilla garantiza que sus empleados adopten un enfoque estandarizado de su trabajo, minimizando el riesgo de errores.
En Plantilla POE ofrece secciones prefabricadas con textos estándar del sector para definir los POE con claridad. Rellene las secciones de propósito, alcance y procedimiento y añada recursos adicionales al final del documento (si es necesario).
Si es la primera vez que redacta POE, siga la guía integrada en la plantilla para proceder. Puedes esbozar fácilmente cadenas de delegación e incluye precursores de comunicación que esperas que sean seguidos.
Para que su POE esté más orientado a la acción, modifique la sección del propósito de la plantilla y utilícela como un declaración de trabajo (SOW) . Defina el pliego de condiciones añadiendo el alcance del proyecto, los objetivos, los plazos y el proyecto entregables del proyecto y explicando quién hace qué y cuándo.
9. Plantilla de descripción de puesto de Microsoft Word por Betterteam
Cree descripciones de puesto perfectas para documentación interna o anuncios de empleo con la plantilla de descripción de puesto de Microsoft Word de Betterteam
¿Tiene una posición vacante que cubrir? La plantilla de descripción de puestos de Microsoft Word de Betterteam le ayuda a describir la posición en detalle mediante una estructura organizada.
Dispone de cuatro secciones: Presenta informes a, Panorámica del puesto, Responsabilidades y obligaciones, y Cualificaciones. Cada sección viene con directrices sobre qué escribir y cómo. Por ejemplo, en la parte de Cualificaciones, la plantilla le indica que incluya viñetas como el nivel educativo, la experiencia o las habilidades específicas que busca para atraer a los candidatos adecuados.
El formato Microsoft Word de la plantilla la hace 100% personalizable. Añada secciones adicionales, cambie las fuentes y ajuste la plantilla para que coincida con la marca de su empresa.
10. Plantilla de funciones y responsabilidades de Microsoft Word por Template.net
La plantilla de funciones y responsabilidades de Microsoft Word de Template.net te ayuda a describir las obligaciones que conlleva un puesto de trabajo en tu organización
Aclare las posiciones de trabajo dentro de su empresa y facilite la transparencia de roles con la Plantilla de Funciones y Responsabilidades de Microsoft Word de Template.net.
La plantilla proporciona el marco perfecto para crear anuncios de empleo: define el título del puesto, el tipo de posición, el departamento y la cadena de mando. La parte principal de la plantilla se centra en la descripción detallada del puesto. Aquí es donde incluyes toda la información sobre el puesto que te ayudará a atraer a los candidatos adecuados.
La plantilla del documento de funciones y responsabilidades está disponible en formato Microsoft Word y Documentos de Google, así que puedes elegir el que prefieras. Aunque puede que no cuente con opciones avanzadas de colaboración y visualización, la plantilla es ideal para quienes desean una solución sin campanas ni silbatos. 🔔
Puedes modificar sus secciones para obtener los resultados deseados. Por ejemplo, incluye una sección sobre las habilidades especiales que requiere el puesto, ya sea poseer un certificado específico o hablar un idioma extranjero.
Crea tu equipo perfecto con estas plantillas de roles y responsabilidades
Los Teams perfectos no se forman aleatoriamente, sino con mucho cuidado.
Sin roles y responsabilidades definidos para los empleados, su empresa es como un barco en alta mar sin brújula y con una cubierta llena de marineros sin formación. Por mucho que se esfuercen, el barco nunca llegará a su destino. ⛴️
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