El lugar de trabajo moderno se ahoga en su propia conexión (a internet).
Aunque los trabajadores del conocimiento están más enlazados digitalmente que nunca, cada vez están más alejados de los flujos de trabajo productivos y de la auténtica colaboración en equipo.
Hemos realizado una encuesta sobre la comunicación en equipo para identificar las tendencias clave que configuran la comunicación en el lugar de trabajo en 2025. Nuestra investigación revela cómo la sobrecarga de comunicaciones -desde la saturación de la bandeja de entrada hasta el coste cognitivo de cambiar constantemente de app- erosiona silenciosamente la productividad.
⏰ Resumen de 60 segundos
La brecha de comunicación en el lugar de trabajo es real.
Nuestros datos muestran que casi el 40% de los profesionales se sienten obligados a hacer un seguimiento de los elementos de acción inmediatamente después de cada reunión. Sin embargo, con los canales de comunicación actuales divididos entre correo electrónico (42%) y mensajería instantánea (41%), estos elementos de acción suelen estar dispersos por el lugar de trabajo.
He aquí otra estadística preocupante del sector para poner estos resultados en contexto: Más de 60% del tiempo de un equipo se dedica a buscar contexto, información y elementos de acción.
⚠️ Esto expone un problema sistémico más profundo: El trabajo no funciona.
Los trabajadores del conocimiento se ven obligados a compensarlo creando soluciones personales, lo que genera costes de tiempo ocultos y posibles desajustes.
Este es el tema de nuestra investigación. Mientras investigamos e identificamos las lagunas de comunicación, abordaremos las tendencias clave que están remodelando el lugar de trabajo moderno y sus consecuencias para los trabajadores del conocimiento.
Nuestros datos revelan tres temas centrales:
1️⃣ Paisaje fragmentado de la comunicación interna: Los equipos pierden valiosas horas saltando entre diferentes herramientas, creando bolsas de información dispersas en múltiples plataformas desconectadas
2️⃣ Sobrecarga cognitiva por exceso de comunicación: El bombardeo constante de mensajes y notificaciones obliga a los trabajadores a cambiar repetidamente de enfoque, lo que conduce a una menor concentración y al posible agotamiento
3️⃣ Recuperación de información y seguimiento de acciones ineficientes: Las decisiones y tareas clave quedan enterradas en interminables hilos de chateo, lo que provoca trabajo redundante, falta de comunicación y plazos incumplidos
Metodología y datos demográficos de la encuesta
ClickInsights encuesta cada mes a miles de trabajadores del conocimiento y entusiastas de la productividad para ofrecerle las últimas tendencias en el lugar de trabajo a nivel mundial.
Nuestra investigación profundiza en la forma en que los profesionales gestionan su tiempo, afrontan las exigencias del lugar de trabajo y aplican estrategias de productividad. Mediante el análisis de las respuestas de los participantes de todo el mundo, tratamos de descubrir los retos y patrones universales de productividad, ayudando a las organizaciones y a los individuos a tomar decisiones más informadas en su vida laboral diaria.
5 costes ocultos de la sobrecarga de comunicación digital
Las lagunas en la comunicación no sólo afectan a la productividad, sino que modifican la función de los equipos.
Nuestro estudio revela cinco retos críticos a los que se enfrentan los Teams modernos y ofrece soluciones prácticas que pueden transformar el modo en que sus equipos colaboran y obtienen resultados.
1. El mito de los mensajes: más no siempre es mejor
📮ClickInsight: Los trabajadores del conocimiento gastan una media de 25 mensajes diarios buscando información, y casi 1 de cada 5 empleados envía más de 50 mensajes.
El volumen diario de mensajes puede variar drásticamente entre equipos, con un 20% de miembros del equipo que envían hasta 50 mensajes diarios para localizar información esencial.
Los resultados de nuestra encuesta revelan un amplio espectro de patrones de mensajería, lo que pone de manifiesto la ineficacia de los métodos actuales de recuperación de información:
- el 43,28% de los empleados son comunicadores de bajo volumen, que envían menos de 10 mensajes
- el 19,4% de los trabajadores son comunicadores de alto volumen, que envían más de 50 mensajes
- el 37,32% de los profesionales envían un número moderado de mensajes, entre 11 y 20
- Un grupo más pequeño, el 14,18% de los equipos, envía una media de 21-30 mensajes al día
Objetivos clave
📌 Patrones de mensajería dispares indican un acceso incoherente a la información en toda la organización
📌 Altos volúmenes de mensajes sugieren una ineficiente recuperación de información, uso compartido de información, actualizaciones y anuncios, y seguimiento de tareas que podrían racionalizarse
📌 Las estrategias de comunicación unificadas pueden ayudar a reducir el volumen innecesario de mensajes haciendo que los documentos, los datos y el contexto sean accesibles en un solo lugar
2. Cuando las respuestas rápidas matan la productividad: un punto de control
📮ClickInsight: El 60% de los trabajadores responde a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos, pero cada interrupción cuesta hasta 23 minutos de tiempo de concentración, lo que crea una paradoja de productividad.
Mientras que las respuestas rápidas mantienen el trabajo en movimiento, el coste oculto de las interrupciones constantes resta concentración y eficiencia.
Los trabajadores pierden un enorme 23 minutos de tiempo de concentración después de cada interrupción.
Esto subraya la necesidad de soluciones de comunicación más inteligentes que preserven tanto la capacidad de respuesta como la concentración. Descubrimos que:
- Más del 60% de los trabajadores son comunicadores rápidos y responden en menos de 10 minutos
- el 15% de los trabajadores tarda varias horas en responder
- Otro 15% responde con lentitud y tarda más de 8 horas
Si la rapidez de respuesta es un atributo clave de la cultura de su empresa, es hora de plantearse un enfoque basado en resultados y vinculado a metas y KPI claros.
Consejos clave
📌 La cultura de respuesta rápida crea continuas interrupciones de la productividad a lo largo de la jornada laboral
📌 El tiempo de recuperación de la atención supera significativamente el tiempo real dedicado a las respuestas a los mensajes
📌 Las funciones de comunicación centralizada, como el chat integrado, permiten a los profesionales mantener un contexto relevante a la vez que reducen los interruptivos cambios de plataforma, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los empleados a nivel organizativo
3. Perdidos en el silo: recuperar la productividad
📮ClickInsight: El 83% de los trabajadores del conocimiento confían principalmente en el correo electrónico y el chat para comunicarse en equipo, lo que dispersa la información vital a través de canales desconectados y limita la colaboración eficaz.
Los equipos pierden más de la mitad de su jornada laboral cambiando de herramienta y buscando información, mientras la comunicación sigue fragmentada.
Esta fragmentación, que implica mensajes dispersos a través de múltiples canales, obstaculiza la productividad y la innovación. Nuestros datos subrayan la gravedad de este problema:
- el 42,08% de los equipos sigue dependiendo en gran medida del correo electrónico para comunicarse, a pesar de su carácter aislado
- El 40,83% de los equipos utiliza la mensajería instantánea como canal principal, pero este medio carece a menudo de la estructura y la organización necesarias para proyectos complejos
- El 17,1% prefiere una combinación de llamadas de voz, videollamadas y herramientas de gestión de proyectos para obtener la información que necesita
Objetivos clave
📌 Un panorama de comunicación fragmentado es un importante obstáculo para la productividad, ya que los equipos deben dividir su tiempo entre el correo electrónico, la mensajería instantánea y las llamadas
📌 Los métodos de comunicación tradicionales siguen dominando las interacciones en el lugar de trabajo, creando a menudo silos en lugar de alineación
📌 Una plataforma centralizada aborda estos retos integrando la gestión de proyectos, la colaboración y la comunicación
4. Sobrecomunicación vs. hiperconexión: trazando la línea
📮ClickInsight: El 17% de los trabajadores del conocimiento son "superconectores", que gestionan más de 15 relaciones diarias en el lugar de trabajo, mientras que la mayoría mantiene cerca de 6 conexiones básicas de media.
Los trabajadores del conocimiento se enfrentan a demandas de colaboración abrumadoras, ya que muchos gestionan
más de 15 conexiones (a internet) diarias en el lugar de trabajo.
Navegar por múltiples relaciones y conversaciones simultáneamente en el trabajo hace que gestionar el contexto y mantener flujos de trabajo productivos sea mucho más difícil. Este drenaje constante de la atención conduce a un aumento de la carga cognitiva e incluso al agotamiento a largo plazo.
Esto es lo que hemos encontrado:
- Un tercio de las personas trabajan estrechamente con sólo 1-3 compañeros al día
- 1 de cada 5 miembros de un equipo mantiene entre 4 y 6 relaciones diarias en el lugar de trabajo
- El 17% son superconectores que se coordinan con más de 15 compañeros de equipo cada día
Consejos clave
📌 El alto volumen de comunicación crea una importante carga cognitiva, ya que los trabajadores gestionan múltiples conversaciones simultáneamente
📌 Los costes de cambio de contexto se multiplican a medida que los trabajadores navegan entre conversaciones e hilos a través de múltiples herramientas
📌 Las soluciones de espacios de trabajo inteligentes como la búsqueda integrada, la documentación centralizada y un gestor de conocimientos de IA pueden ayudar a mantener el contexto, reducir la sobrecarga cognitiva y aumentar el compromiso general de los empleados
5. Del chatear a la tarea: cerrando la brecha
📮ClickInsight: Aproximadamente el 93% de los trabajadores del conocimiento corren el riesgo de perder decisiones importantes debido a la dispersión de la documentación, y sólo el 8% utiliza herramientas de gestión de proyectos para el seguimiento de los elementos de acción.
Existe una enorme brecha entre la discusión y la acción, lo que crea ineficiencias significativas en la forma en que los equipos realizan el seguimiento y la ejecución del trabajo.
Hemos descubierto que la mayoría de los equipos dedican un tiempo valioso a documentar manualmente los elementos de acción o corren el riesgo de perder decisiones importantes entre el chateo, el correo electrónico y otras herramientas.
- Casi el 40% de los profesionales realizan un seguimiento manual de las acciones, un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores
- el 14,2% de los encuestados no siente la necesidad de realizar un seguimiento de los elementos de acción
- Más del 36,44% de los trabajadores del conocimiento confían en métodos de seguimiento incoherentes, lo que puede dar lugar a errores de comunicación y al incumplimiento de plazos
- Sólo el 7,75% utiliza herramientas de gestión de proyectos para el seguimiento de los elementos de acción
Objetivos clave
📌 Los procesos de conversión manual crean trabajo redundante y aumentan el riesgo de que se pierdan elementos de acción
📌 Los métodos de seguimiento incoherentes provocan la pérdida de información y reducen la responsabilidad
📌 Las herramientas de entorno de trabajo unificadas con herramientas integradas de conversación a tarea eliminan el trabajo duplicado al permitir elementos de acción instantáneos a partir de hilos de conversación
Nuestras 4 recomendaciones estratégicas
Si cada interrupción reduce nuestro tiempo de concentración en 23 minutos, el drenaje en cualquier día de trabajo es enorme.
Como hemos visto, los principales retos de la comunicación en el lugar de trabajo son la falta de contexto, los seguimientos redundantes y la sobrecarga cognitiva resultante de la multiplicidad de herramientas.
Las organizaciones necesitan una estrategia procesable para cubrir estas lagunas de comunicación de forma eficaz. He aquí cuatro recomendaciones estratégicas basadas en los resultados de nuestra encuesta para ayudar a su organización a alcanzar y mantener una productividad de primer orden:
corregir el chat y la mensajería
La comunicación suele estar aislada y separada de los flujos de trabajo reales. Integre la mensajería en sus flujos de trabajo.
✅ Incorporar la IA
Elimine tareas repetitivas como el seguimiento, la creación de resúmenes y la asignación de elementos de acción mediante la automatización y los asistentes de IA incorporados.
✅ Haga que el contexto esté disponible al instante
Invierta en flujos de trabajo de conocimiento impulsados por IA y potentes funciones de búsqueda en el entorno de trabajo que unen documentos, tareas y personas.
✅ Aprovecha la rendición de cuentas integrada
Cree flujos de trabajo que asignen la propiedad desde el principio para que nunca se pierda una tarea o elemento de acción.
¿Cómo puede ayudarle ClickUp?
Seamos realistas. El trabajo no funciona.
Nuestros proyectos, documentación y comunicación están dispersos en herramientas desconectadas que merman la productividad.
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Siguientes pasos
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