Cómo utilizar Excel para la gestión de proyectos

¿Quieres saber más sobre la gestión de proyectos con Excel?

¿O está buscando una plantilla útil para la gestión de proyectos en Excel?

¡Ha venido al lugar adecuado!

Microsoft Excel es una herramienta increíblemente versátil que puede utilizar para realizar un número diverso de tareas. Sin embargo, no está exenta de inconvenientes.

En este artículo, revisaremos el uso de Excel para la gestión de proyectos y le proporcionaremos algunas plantillas útiles de Excel para la gestión de proyectos que podrá utilizar de inmediato. Y si se siente limitado por las capacidades de Excel, también le presentaremos una alternativa superior y más potente: ¡ClickUp!

¿Es útil la gestión de proyectos con Excel?

Microsoft Excel es una herramienta muy útil que puede hacer muchas cosas diferentes para ayudarle a usted y a su equipo de proyecto. Y en sus mejores días, Excel puede funcionar como una herramienta básica de gestión de proyectos.

Esto es lo que puede ofrecerte:

1. Hojas de cálculo detalladas

Esta es la razón más obvia para recurrir a Excel.

Excel es ideal para crear hojas de cálculo detalladas con gran cantidad de datos de proyectos. Clasifique la información fácilmente, resalte las secciones importantes e incluso cree hojas separadas dentro de una hoja de cálculo.

Por ejemplo, Excel es perfecto para el seguimiento detallado de una larga lista de clientes potenciales.

También puede crear una hoja de horas en Excel para que su equipo rinda cuentas o llevar un control de los gastos en una plantilla de presupuesto.

Cuando se trata del registro de datos, Excel sigue siendo una de las mejores herramientas de la empresa.

2. Formato condicional

Otra gran función de Excel es el formato condicional.

Puede convertir datos de proyectos sencillos en información valiosa.

Existen numerosas fórmulas de Excel que puede emplear para automatizar el proceso de registro de datos y crear cálculos detallados. Con la fórmula adecuada, puede organizar grandes cantidades de datos en cuestión de segundos.

¡Diga adiós a esa complicada calculadora científica!

Por ejemplo, Excel puede gestionar el presupuesto o la hoja de horas de tu proyecto con gran facilidad gracias a sus avanzadas fórmulas matemáticas.

El único problema con el formato condicional es que lleva algún tiempo acostumbrarse a él.

3. Almacenamiento y recuperación de datos

Excel puede gestionar todos los datos relacionados con los proyectos.

Desde el presupuesto de tu proyecto hasta tu cronograma, puedes almacenarlo en Excel sin preocuparte por perderlo.

Además, al igual que la mayoría de las demás herramientas de Microsoft, Excel tiene una función integrada de copia de seguridad de datos. Así, si, por ejemplo, los datos de su cronograma se borran accidentalmente, ¡siempre podrá recuperarlos!

10 plantillas y casos de uso de gestión de proyectos en Excel

Excel es prácticamente el Superman de la gestión básica de proyectos, lo suficientemente potente como para asumir la mayoría de las tareas con las que, de otro modo, tendría que lidiar manualmente.

A continuación se muestran algunos ejemplos de plantillas de gestión de proyectos en Excel y casos de uso:

1. Plantilla de diagrama de Gantt de Excel

Tu cerebro responde mejor a los estímulos visuales, ¡y un diagrama de Gantt no es más que eso!

Le ofrece una visión general completa de un proyecto, todo de una sola vez.

Una plantilla de proyecto con diagrama de Gantt facilita la planificación del curso de un proyecto.

Úsala para estar al tanto de todos los hitos, dependencias y tareas del proyecto que quedan antes de las fechas de finalización.

2. Plantilla de cronograma de proyectos de Excel

Una vez que el proyecto comienza, lo único en lo que todos pensarán es en los plazos.

Pero, ¿cómo se realiza el seguimiento?

Una plantilla de cronograma de proyecto es similar a una hoja de hitos del proyecto.

Úsala para realizar el seguimiento del progreso del proyecto a medida que avanza hacia su finalización. Con un cronograma preciso del proyecto, podrás saber en qué fase se encuentra el plan del proyecto en todo momento.

3. Plantilla de lista de tareas o seguimiento de proyectos de Excel

No irás de compras sin una lista de la compra.

¿Por qué no llevar también contigo una lista de tareas para tu proyecto?

Una lista de tareas le proporciona una lista de los entregables que debe completar, junto con sus plazos de entrega.

Utilice esta plantilla de seguimiento de tareas para realizar un seguimiento de la estructura de desglose del trabajo (WBS) y las fases del proyecto, y así controlar el calendario de su proyecto.

Pero, ¿qué es el WBS? Consulte este desglose detallado de un documento sobre el alcance del proyecto para obtener más información sobre su WBS.

4. Plantilla de Excel para el seguimiento de múltiples proyectos

Esta plantilla de seguimiento de múltiples proyectos en Excel le permite obtener una panorámica de todos los proyectos actuales en curso.

¡Muy útil para gestionar la cartera de proyectos de una empresa o implementar la gestión de proyectos de su organización!

Puede introducir todos los datos del proyecto en la hoja de datos y ver el progreso general del plan del proyecto en un panel. Además, puede filtrar por columnas individuales y ver todas las tareas en un diagrama de Gantt.

5. Plantilla de análisis DAFO de Excel

Las listas simples de pros y contras pueden ayudarte a decidir tus próximas vacaciones.

Pero se necesita más cuando se trata de la gestión de proyectos.

En la gestión de proyectos, ¡necesitas hacer un análisis DAFO!

Se utiliza una plantilla de análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) para realizar el seguimiento de las fortalezas y debilidades de un proyecto al evaluar su plan de proyecto.

Después de realizar este análisis, reformule las actividades, las fases y los resultados del proyecto para alinearlos con sus conclusiones.

6. Plantillas de presupuesto de proyectos en Excel

Esta plantilla de presupuesto de proyecto detalla su WBS. Puede introducir el coste previsto de cada tarea en función de la columna en la que encaje.

Con esta plantilla, puede realizar el seguimiento de la mano de obra, los materiales y los costes fijos, así como controlar el gasto real.

Cuando se incurra en el coste real, las prácticas fórmulas de esta plantilla le permitirán saber si se ha excedido o no el presupuesto.

7. Plantilla de gestión de costes y beneficios de Excel

La plantilla de gestión de coste-beneficio le permite evaluar el éxito de un proyecto antes de iniciarlo. Porque si algo cuesta más de lo que genera, ya es una pérdida.

Recuerde que no es necesario realizar un análisis de coste-beneficio para todos los proyectos de desarrollo de software.

Sin embargo, tiene aplicaciones en algunos sectores que utilizan la gestión ágil de proyectos. Además, este gráfico en Excel es importante para los altos directivos encargados de las cuentas y los presupuestos de los proyectos.

Calcule el valor de los entregables de un proyecto en comparación con el presupuesto del proyecto y utilice esta información para programar una estructura de desglose del trabajo ( WBS ) rentable con las fases correctas del proyecto.

8. Plantilla de planificación ágil de proyectos en Excel

¿Quiere decir adiós a los métodos tradicionales de gestión de proyectos como Waterfall y entrar en el Ágil reino?

Bien por usted. Está a punto de obtener mejores resultados, más rápidamente.

¿No es eso lo que todo planificador de proyectos desea?

Sin embargo, eso solo es posible si lo hace en una herramienta de gestión de proyectos que respalde y mejore la agilidad de su equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Aunque nunca recomendaríamos hacerlo en Excel, la plantilla adecuada podría ser justo lo que necesita.

Póngase al día con la gestión de proyectos ágil y el desarrollo ágil de software.

9. Plantilla de gráfico de burnup de Excel

En un proyecto ágil, un gráfico de burnup es una parte esencial de su arsenal.

Te ayuda a realizar el seguimiento de todo lo que has logrado en cada sprint y te mantiene dentro del alcance del proyecto.

Pero aquí está el problema.

Configurar un gráfico de burnup requiere cálculos cuidadosos sobre cada aspecto de su sprint.

Así que puede empezar a reservar algo de tiempo cada día para ocuparse de los números.

O bien, puede descargar una sencilla plantilla de gráfico de burn up para Excel.

10. Plantilla de flujo de trabajo de Excel

La plantilla de diagrama de flujo SmartArt de Microsoft Excel es una útil lista instructiva de gráficos que puede manipular y personalizar sin esfuerzo para crear su diagrama. Al seleccionar la pestaña Insertar, los usuarios desbloquean una matriz de elementos visuales codificados por colores vivos a los que pueden añadir texto, figuras y otros elementos de formato para desarrollar las secuencias de flujo de trabajo deseadas de forma rápida y eficaz.

Retos del uso de plantillas de Excel para la gestión de proyectos

Aunque las plantillas de Excel añaden algunas funciones a tu archivo estándar de Excel, no son soluciones ideales para la gestión de proyectos.

Aquí tienes tres razones importantes por las que hacerlo:

A. No es un software específico para la gestión de proyectos.

Recuerda que Excel no se diseñó para la gestión de proyectos.

Se trata de una excelente herramienta de gestión de datos que puede complementar su gestión de proyectos.

Pero eso es todo.

¿Por qué utilizar una plantilla de informe de Excel cuando tienes acceso a herramientas mucho mejores para la gestión de proyectos gratis?

Desde la creación de la carta del proyecto hasta la gestión de proyectos y el análisis de la estructura de desglose, ¡la herramienta de gestión ClickUp puede encargarse de todo!

B. Una plantilla de gestión de proyectos de Excel es difícil de personalizar.

Trabajar con plantillas de Excel es como comprar zapatos.

Una vez compradas, no se pueden personalizar.

Por lo tanto, no tienes mucha flexibilidad a la hora de personalizar las plantillas de Excel según las necesidades de tu proyecto.

Por ejemplo, es posible que esté utilizando una plantilla de factura de ventas o una plantilla de informe presupuestario, pero no pueda modificarla para que refleje con precisión la interfaz de presupuestación de proyectos que desea.

C. No hay entrada automática de datos.

Todas las plantillas de Excel requieren entradas manuales en todos los puntos.

No hay forma de programar actualizaciones automatizadas ni de crear notificaciones para todo el equipo, como sí permiten las herramientas de gestión de proyectos.

Por ejemplo, si utiliza una plantilla de calendario de Excel, no podrá reajustar automáticamente las dependencias y los plazos de las tareas después de los cambios en el calendario.

Recuerde que las plantillas de Excel pueden ser útiles, pero no pueden resolver todos los problemas asociados con la gestión de proyectos en Excel.

Bonificación: software de introducción de entradas

Exploremos estas limitaciones y las soluciones con una herramienta gratuita dedicada a la gestión de proyectos: ClickUp

Alternativas a las plantillas de gestión de proyectos de Excel

Excel no siempre es la forma ideal de gestionar las tareas de tus proyectos.

Echa un vistazo a estas plantillas de gestión de proyectos de ClickUp:

1. Plantilla de gestión de proyectos ClickUp

Esta plantilla de gestión de proyectos de ClickUp es una forma estupenda de empezar rápidamente con sus proyectos y tareas. Siguiendo las plantillas prediseñadas, puede optimizar su proceso y asegurarse de que todas sus tareas estén organizadas y se realice un seguimiento de ellas de manera eficiente. La plantilla incluye pasos para crear un plan de proyecto, asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso, supervisar los plazos y mucho más.

La plantilla también incluye vistas útiles, como la vista Tablero, el diagrama de Gantt y la vista Lista. Todos los componentes son fáciles de personalizar, por lo que puede adaptar el sistema de gestión de proyectos a sus necesidades.

2. Plantilla de gestión de proyectos ágil de ClickUp

La plantilla de gestión ágil de proyectos ClickUp es la opción perfecta para cualquiera que desee gestionar proyectos ágiles de forma eficiente. Abarca todos los aspectos de la gestión de proyectos, desde la planificación de sprints y el mapeo de historias hasta la creación de historias de usuarios y el seguimiento del progreso de las tareas. Esta plantilla no solo optimiza su flujo de trabajo, sino que también le ayuda a priorizar las solicitudes con claridad, organizar sprints en múltiples vistas y colaborar con los miembros del equipo y las partes interesadas sin problemas.

Recursos relacionados con Excel:

Libérate de la gestión de proyectos con Excel

Aunque Excel tiene muchos usos, la gestión de proyectos no es algo que se le dé muy bien.

Incluso con las plantillas de Excel, te seguirá resultando difícil gestionar tus proyectos en Excel.

Aunque hay muchas alternativas a Excel que se pueden considerar, la opción más inteligente sería utilizar una herramienta especializada en gestión de tareas como ClickUp.

Esto se debe a que ClickUp es una herramienta diseñada para la gestión de proyectos. Sus funciones se han diseñado para ayudarle a gestionar sus proyectos de forma más eficiente a un precio muy asequible.

¿Por qué no prueba ClickUp gratis y lo comprueba usted mismo?