¿Quieres saber más sobre la gestión de proyectos con Excel?
¿O está buscando una guía útil sobre Excel? gestión de proyectos gestión de proyectos
Ha llegado al lugar adecuado Microsoft Excel es una herramienta increíblemente versátil que puedes utilizar para un número de tareas diferentes. Sin embargo, no está exenta de inconvenientes.
En este artículo, repasaremos el uso de Excel para la gestión de proyectos y te daremos algunos consejos útiles Plantillas Excel para la gestión de proyectos para utilizar de inmediato.
Empecemos.
¿Es útil Excel para la gestión de proyectos?
Microsoft Excel es una herramienta práctica que puede hacer muchas cosas diferentes para ayudarte a ti y a tu equipo de proyecto. Y en sus días buenos, Excel puede funcionar como una herramienta básica de gestión de proyectos.
Esto es lo que puede ofrecerte:
1. Hojas de cálculo detalladas esta es la razón más obvia para recurrir a Excel
Excel es ideal para elaborar hojas de cálculo detalladas con toneladas de datos del proyecto. Clasifique la información fácilmente, resalte las secciones importantes e incluso cree hojas separadas dentro de una hoja de cálculo.
Por ejemplo, Excel es perfecto para llevar un seguimiento de los datos de una larga lista de posibles clientes.
También puedes crear una hoja de horas en Excel para que tu equipo rinda cuentas o mantener los gastos en una plantilla de presupuesto.
Cuando se trata de registrar datos, Excel sigue siendo una de las mejores herramientas de la empresa
2. Formato condicional
Otra gran función de Excel es el formato condicional.
Puedes convertir simples datos de proyecto en poderosas perspectivas.
Hay montones de fórmulas de Excel que puedes emplear para automatizar el proceso de registro de datos y crear cálculos detallados. Con la fórmula adecuada, puedes organizar grandes cantidades de datos en cuestión de segundos.
despídete de esa complicada calculadora_ científica
Por ejemplo, Excel puede gestionar tus presupuesto del proyecto u hoja de horas un juego de niños con sus avanzadas fórmulas matemáticas.
El único problema con el formato condicional es que llevará algo de tiempo acostumbrarse
3. Almacenamiento y recuperación de datos
Excel puede manejar todos los datos relacionados con los proyectos.
Desde el presupuesto del proyecto hasta el cronograma, puedes almacenarlos en Excel sin preocuparte de perderlos.
Además, como la mayoría de las herramientas de Microsoft, Excel incorpora una función de copia de seguridad de los datos. Así que si, por ejemplo, los datos de tu cronograma se borran accidentalmente, ¡siempre puedes recuperarlos!
10 plantillas de Excel para la gestión de proyectos y casos de uso
Excel es prácticamente el Superman de la gestión de proyectos básicos, lo suficientemente potente como para encargarse de la mayoría de las tareas que, de otro modo, tendrías que realizar manualmente.
He aquí algunos ejemplos de plantillas y casos de uso de Excel para la gestión de proyectos:
1. Plantilla de Excel para el (diagrama de) Gantt
Su cerebro responde mejor a los estímulos visuales, y un (diagrama de) Gantt no es más que eso ¡!
Le ofrece una panorámica completa de un proyecto, de una sola vez.
Una plantilla de (diagrama de) Gantt facilita correlacionar el curso de un proyecto.
Utilízala para controlar todos los hitos del proyecto, dependencias y las tareas del proyecto que quedan antes de sus fechas de finalización.
2. Plantilla Excel de Cronograma de Proyecto
Una vez que empieza el proyecto, sólo se piensa en los plazos.
Pero, ¿cómo hacer un seguimiento de ellos?
Una plantilla de cronograma de proyecto es similar a un
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/12312/grafico-de-hitos/ hoja de hitos del proyecto /%href/
.
Utilícela para el seguimiento del progreso del proyecto a medida que avanza hacia su finalización. Con un cronograma de proyecto preciso, podrá saber en qué fase se encuentra un proyecto plan del proyecto en todo momento.
3. Excel Lista de tareas o plantilla de seguimiento de proyectos
no irás de compras sin una lista de la compra
entonces, ¿por qué no llevar una _lista de tareas también para tu proyecto?
Una lista de tareas te proporciona una lista de entregables por completar, junto con sus plazos.
Utilice esta plantilla de seguimiento de tareas para controlar la Estructura de desglose del trabajo (EDT) y fases del proyecto para hacer un seguimiento del calendario del proyecto .
¿Pero qué es la EDT? desglose detallado de un documento sobre el alcance de un proyecto para conocer su EDT.
4. Excel Plantilla múltiple de seguimiento de proyectos
Esta plantilla plantilla de seguimiento de proyectos en Excel le permite obtener una visión general de todos los proyectos en curso.
es muy útil para gestionar los proyectos de una empresa cartera de proyectos o aplicar gestión de proyectos Enterprise de su organización !
Puede introducir todos los datos del proyecto en la Hoja de datos y ver el progreso general de el plan del proyecto en un panel. Además, puede filtrar por columnas individuales y ver todas las tareas en un gráfico de Gantt.
5. Plantilla de análisis DAFO en Excel
Unas sencillas listas de pros y contras pueden ayudarle a decidir sus próximas vacaciones.
Pero cuando se trata de la gestión de proyectos se necesita algo más.
en la gestión de proyectos, hay que hacer DAFO
A Plantilla de análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) se utiliza para el seguimiento de los puntos fuertes y débiles de un proyecto a la hora de evaluar su plan de proyecto.
Una vez realizado el análisis, reformule las actividades, fases y resultados del proyecto para adaptarlos a sus conclusiones.
6. Plantillas Excel de presupuesto de proyecto
Este plantilla de presupuesto de proyecto desglosa su EDT. Puede introducir el coste previsto de cada tarea en función de la columna en la que encaje.
Con esta plantilla puede hacer un seguimiento de la mano de obra, los materiales y los costes fijos, así como controlar el gasto real.
Cuando se incurra en el coste real, las prácticas fórmulas de esta plantilla le permitirán saber si está por encima o por debajo del presupuesto.
7. Plantilla Excel de gestión de costes y beneficios
En **Plantilla de gestión de costes y beneficios permite calibrar el intento correcto de un proyecto antes de empezarlo. Porque si algo cuesta más de lo que se gana, ya es una pérdida.
Recuerde que no es necesario hacer un análisis coste-beneficio para todos los proyectos desarrollo de software t proyectos.
Sin embargo, tiene aplicaciones en algunas industrias que utilizan Gestión ágil de proyectos . Además, este gráfico en Excel es importante para los altos cargos encargados de las cuentas y presupuestos de los proyectos.
Calcule el valor de las entregas de un proyecto frente a cuál es el presupuesto del proyecto y utilice esta información del proyecto para programar un proyecto rentable Estructura de desglose del trabajo ( EDT ) con las fases correctas del proyecto.
8. Plantilla Excel Agile para planificar proyectos
Quieres decir adiós a los métodos tradicionales de gestión de proyectos como Cascada y entrar en el Ágil agile
Bien por ti. Estás a punto de obtener mejores resultados, más rápido.
¿Y no es eso lo que quiere todo planificador de proyectos?
Sin embargo, eso sólo es posible si lo haces con una herramienta de gestión de proyectos que compatibilice y mejore la agilidad de tu equipo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Aunque nunca recomendaríamos hacerlo en Excel, la plantilla adecuada podría servirle.
Ponte al día Gestión ágil de proyectos y Desarrollo ágil de software .
9. Plantilla de gráfico Burnup de Excel
En un Proyecto ágil , a
/%href/* https://clickup.com/es-ES/blog/7531/grafico-de-consumo/#burnup-agile Gráfico de quemaduras /%href/
es una parte esencial de tu arsenal.
Te ayuda a llevar un seguimiento de todo lo que has logrado en cada sprint y te mantiene dentro de los alcance del proyecto .
Pero aquí está la cosa.
El ajuste de un gráfico de burnup requiere cálculos cuidadosos sobre cada aspecto de tu sprint.
Así que puedes empezar a reservar algo de tiempo cada día para ocuparte de los números.
También puedes descargar una sencilla plantilla de gráfico para Excel.
10. Plantilla Excel de flujo de trabajo
La plantilla de diagrama de flujo SmartArt de Microsoft Excel es una útil lista instructiva de gráficos que puede manipular y personalizar sin esfuerzo para construir su diagrama. Al seleccionar la pestaña Insertar, los usuarios desbloquean una matriz de vibrantes imágenes codificadas por colores a las que pueden añadir texto, figuras y otros elementos de formato para desarrollar sus secuencias de flujo de trabajo deseadas de forma rápida y eficaz. Descargar esta plantilla
Desafíos del uso de plantillas Excel para la gestión de proyectos
Aunque las plantillas de Excel añaden algunas funciones a su archivo de Excel estándar, no son soluciones ideales para la gestión de proyectos .
He aquí tres razones de peso:
A. No es un software dedicado a la gestión de proyectos
Recuerda, Excel no se creó para la gestión de proyectos.
Es una excelente herramienta de gestión de datos que puede complementar tu gestión de proyectos.
Pero eso es todo.
entonces, ¿por qué usar una plantilla de informes de Excel cuando tienes acceso gratuito/a a herramientas mucho mejores para la gestión de proyectos?
Desde crear tu carta del proyecto a la gestión de proyectos y al análisis su estructura de desglose la herramienta de gestión ClickUp puede encargarse de todo
B. Una plantilla Excel de gestión de proyectos es difícil de personalizar
Trabajar con plantillas de Excel es como comprar zapatos.
No se puede personalizar una vez que los has comprado.
Así que no tienes mucha flexibilidad a la hora de personalizar las plantillas para Excel según las necesidades de tu proyecto.
Por ejemplo, puede estar utilizando una plantilla de factura de ventas o una plantilla de informe presupuestario, pero no puede modificarla para que refleje con precisión la interfaz de presupuestación de proyectos que desea.
C. No hay entrada automática de datos
Todas las plantillas de Excel requieren introducciones manuales en todos los puntos.
No hay forma de programar actualizaciones automatizadas ni de crear notificaciones para todo el equipo como pueden hacer las herramientas de gestión de proyectos.
Por ejemplo, si utilizas una plantilla de programación de Excel, no podrás reajustar las dependencias de las tareas y los plazos automáticamente tras los cambios en la programación.
Recuerda, las plantillas de Excel pueden ayudar, pero no pueden resolver todos los problemas asociados a la gestión de proyectos en Excel.
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Break Free From Excel Gestión de proyectos
Aunque Excel tiene muchos usos, gestión de proyectos no lo es algo que haga muy bien.
Incluso con plantillas de Excel, te va a resultar difícil gestionar tus proyectos en Excel.
Aunque hay muchas Alternativas a Excel que considerar, la opción más inteligente sería utilizar en su lugar una herramienta especializada de gestión de tareas como ClickUp.
Esto se debe a que ClickUp es una herramienta diseñada para la gestión de proyectos. Sus funciones han sido diseñadas para ayudarle a gestionar sus proyectos de forma más eficaz a un precio muy asequible
Así que, ¿por qué no pruebe ClickUp gratis/a y experiméntelo usted mismo?