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¿Alguna vez ha trabajado en un proyecto en el que alguien no obtiene la información que necesita para completar una tarea o alcanzar un hito? O peor aún, ¿no sabía que se le había asignado algo?
Quizás tú mismo hayas sido esa persona en alguna ocasión. Incluso como gestor de proyectos.
Es fácil decir que estas situaciones se producen debido a objetivos poco claros, recursos limitados o incluso una comunicación deficiente. Pero estas razones son síntomas de un problema mayor.
Casi el 40 % de los proyectos fracasan debido a una planificación deficiente.
Los proyectos complejos en los que participan varios equipos pueden ser aún más difíciles.
Los flujos de trabajo son una solución dinámica a este problema. Esta guía le ayudará a aprender todo lo que necesita saber sobre los flujos de trabajo. Abordaremos qué es un flujo de trabajo en la gestión de proyectos, sus ventajas y cinco ejemplos que le ayudarán a crear el suyo propio.
¡Empecemos!
¿Qué es un flujo de trabajo en la gestión de proyectos?
Una línea de trabajo es una herramienta que permite dividir grandes volúmenes de trabajo para hacer avanzar un proyecto.
Se trata de una serie de tareas o actividades relacionadas que deben completarse para alcanzar una meta específica. Las líneas de trabajo también pueden ser sinónimos de los hitos del proyecto o contenerlos, dependiendo del proyecto. Cuando se utilizan correctamente, las líneas de trabajo ayudan a los equipos a trabajar de forma interfuncional para organizar, planificar y realizar un seguimiento de su progreso en tiempo real.
La idea principal detrás de los flujos de trabajo es que cada equipo involucrado en un proyecto solo tiene que ocuparse de su parte, lo que facilita a los gestores de proyectos la supervisión del progreso.
Como resultado, el proyecto avanza más rápido y sin problemas, con una confusión o retrasos mínimos. Las líneas de trabajo están diseñadas para dividir el trabajo en segmentos, lo que permite a los equipos centrarse en las áreas en las que se especializan, aumentando así la eficiencia.
Un diagrama de Gantt le ayudará a visualizar lo que es un flujo de trabajo. Los proyectos de construcción, por ejemplo, tienen muchas dependencias, es decir, hitos que deben completarse antes de poder avanzar.
El equipo responsable de obtener el permiso debe completar su tarea antes de que el proyecto pueda «pasar» al equipo de demolición.
Es fácil confundir los flujos de trabajo con los flujos de procesos. Un flujo de procesos representa el mapa de procesos de un proyecto (o parte de un proceso), que contiene la secuencia específica de tareas que deben completarse.
Una línea de trabajo no es la secuencia de tareas, sino el resultado de distintos equipos que trabajan juntos en una meta común.
Las ventajas de utilizar flujos de trabajo para la gestión de proyectos
Como gestor de proyectos, puede beneficiarse del uso de flujos de trabajo en lugar de los enfoques tradicionales basados en tareas. Los flujos de trabajo pueden impulsar los proyectos con mayor rapidez y mejorar la visibilidad del progreso.
Aquí tienes cuatro ventajas de las líneas de trabajo.
1. Plan organizado
Al dividir un proyecto en flujos de trabajo más pequeños, los gestores de proyectos pueden diseñar un plan claro y organizado para el proyecto. Esto facilita la asignación de tareas y el seguimiento del progreso, y garantiza que se aborden todos los aspectos del proyecto.
Lo ideal es crear su flujo de trabajo antes de que comience el proyecto. Si lo hace, sabrá a qué limitaciones del proyecto se enfrenta.
Un enfoque basado en flujos de trabajo garantiza que un proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto en cada etapa del proceso, de modo que la ejecución del proyecto nunca se vea comprometida.
2. Elimina los silos organizativos
Cuando hay varios equipos involucrados en un proyecto, es fácil que cada equipo trabaje de forma aislada. Si ha tenido esta experiencia, no es el único.
Los silos en el lugar de trabajo, como se les llama, son comunes. Casi el 55 % de las empresas indican que tienen equipos aislados.
Los flujos de trabajo combaten los silos. Su objetivo es permitir el uso compartido de la información entre departamentos u organizaciones. Esto significa que todo el mundo está al día de las últimas novedades del proyecto, lo que elimina los silos.
Los flujos de trabajo mejoran la colaboración del equipo al proporcionar un marco claro. Los miembros del equipo saben de qué tareas son responsables, pueden visualizarlas mediante las herramientas de comunicación adecuadas y pueden trabajar juntos para completar las tareas relacionadas con su flujo de trabajo específico.
3. Le permite identificar fácilmente las áreas que se pueden mejorar.
El seguimiento de métricas específicas relacionadas con cada componente del proyecto es fundamental para el éxito del mismo. Las líneas de trabajo también ayudan en este sentido. Al analizar estas métricas en cada línea de trabajo, los gestores de proyectos pueden identificar las áreas en las que el rendimiento es bajo y tomar pasos para mejorarlas.
Supongamos que un flujo de trabajo se retrasa constantemente o tiene un problema de calidad. Esta es una oportunidad para que usted, como gestor de proyectos, realice un análisis de las causas fundamentales para encontrar el problema subyacente e identificar soluciones con objetivos específicos ahora, en lugar de cuando sea demasiado tarde.
4. Optimiza los flujos de trabajo y los procesos
Una vez identificadas las áreas de mejora continua, los flujos de trabajo pueden optimizar los procesos y flujos de trabajo estandarizándolos en todo el proyecto, lo que genera una mayor eficiencia. Esto evita que los miembros del equipo dupliquen sus esfuerzos o pierdan tiempo investigando cómo se debe completar una tarea.
Las líneas de trabajo se pueden configurar para implementar la automatización siempre que sea posible, reduciendo la necesidad de intervención manual. La automatización puede ayudar a reducir los errores, mejorar la eficiencia y liberar a los miembros del equipo para que se centren en tareas más estratégicas.
5 ejemplos de flujos de trabajo en la gestión de proyectos
Cuando se piensa en la gestión de proyectos, probablemente se piensa en la construcción de rascacielos y el diseño de software. Pero cualquier cosa que tenga un principio, un desarrollo y un final es un proyecto.
No importa en qué proyecto estés trabajando, los flujos de trabajo pueden ayudarte.
Vamos a compartir cinco ejemplos de flujos de trabajo en la gestión de proyectos. Mientras lee, es importante recordar que la mayoría de los proyectos rara vez, o nunca, son perfectamente lineales.
En todos los proyectos se producen cambios que escapan a su control, como la baja por enfermedad de un miembro clave, un ajuste en el alcance del proyecto o una reducción del presupuesto. Los cronogramas y los procesos pueden descontrolarse. Por eso, es necesario crear flujos de trabajo. Estos cinco ejemplos le ayudarán a ponerse en marcha.
1. Planificación de un evento
La planificación de eventos puede ser una de las formas más sencillas de gestión de proyectos. Pero sencillo no significa insignificante. La planificación de eventos es una industria que mueve 5600 millones de dólares.
Estos son los flujos de trabajo clave que necesitará para planear casi cualquier tipo de evento.
- Defina el propósito del evento, el objetivo del público y las metas.
- Determine los costes de todos los aspectos del evento (lugar, catering, entretenimiento, etc.).
- Investigue y realice la selección de un lugar adecuado para el evento.
- Contrate proveedores para el catering y cualquier otro servicio necesario.
- Diseñe materiales para eventos (invitaciones, carteles, folletos, tiras, etc.).
- Promocione el evento entre el público. ( Añada un código QR en la entrada de su establecimiento, utilice el marketing por correo electrónico, los grupos de redes sociales, sus nuevos folletos y tiras, etc.).
- Ejecute y gestione con éxito el evento.
Puede que esto no sea todo lo que usted hace, pero estas líneas de trabajo son los grandes bloques de resultados que deben lograrse para que un proyecto tenga éxito.
CONSEJO PROFESIONALCree un sistema de planificación de eventos sólido y fluido con la plantilla de gestión de eventos de ClickUp y gestione todas sus operaciones únicas en un solo lugar con vistas predefinidas, estados personalizados, campos personalizados, documentos y mucho más. Utilice esta plantilla para planificar y visualizar todo, desde la búsqueda de ubicaciones hasta la obtención de ofertas, coordinar a su equipo y recursos para una colaboración fluida que permita realizar el trabajo, y realizar un seguimiento del progreso y las metas para garantizar que sus eventos se celebren a tiempo y dentro del presupuesto.
2. Creación de una app móvil
El proceso de desarrollo de una aplicación requiere varios pasos complejos. Estos son los flujos de trabajo que suelen darse en un proyecto de aplicación móvil:
- Determine el propósito de la app.
- Recopile los requisitos técnicos.
- Cree un esquema de navegación y contenido.
- Diseñe la interfaz de usuario/experiencia de usuario (UI/UX).
- Lanzamiento del desarrollo
- Realice pruebas unitarias y de integración.
- Prepárese para la implementación
ClickUp es ideal para la gestión de proyectos ágil y sus pizarras digitales son una herramienta poderosa para planificar proyectos complejos, como la creación de una app o un sitio web. Puede utilizarlo para crear cualquier tipo de lienzo. Como notas adhesivas:
O un diagrama de flujo de dependencias:
CONSEJO PROFESIONAL Al desarrollar un nuevo producto, el diseño y la experiencia del usuario (UX) deben ser una prioridad. Pero, ¿cómo se pueden capturar múltiples construcciones detalladas y flujos de trabajo en un solo lugar? Las pizarras de ClickUp son ideales para trazar flujos de usuarios, crear esquemas funcionales y construir representaciones visuales de diagramas de ingeniería complejos. Añade tareas, documentos, listas e incluso personas a tu pizarra para visualizar prácticamente cualquier cosa. ¡Empieza con la plantilla Introducción a las pizarras de ClickUp! Incluye una guía que te ayudará a sacar el máximo partido a la función de pizarra de ClickUp.
3. Lanzamiento de la marca
El proceso de cambio de marca requiere un plan, ejecución y comunicación cuidadosas entre los equipos de marketing, recursos humanos y dirección ejecutiva. Algunas líneas de trabajo clave son:
- Realice estudios de marca y de mercado.
- Desarrolla una estrategia de marca.
- Cree activos de marca
- Desarrollar directrices de marca
- Implemente la nueva estrategia de marca.
En una pequeña empresa, el departamento de marketing puede tener solo uno o dos empleados que trabajen en muchas de estas líneas. Una empresa más grande puede tener un equipo de investigación y desarrollo, un equipo de diseño gráfico, un equipo de marketing, un equipo de redes sociales, etc., todos trabajando juntos en este proyecto.
CONSEJO PROFESIONALUtilice un software de gestión de marcas para planificar, realizar el seguimiento y gestionar todo lo que necesita para lanzar y mantener una marca de éxito. También puede aprovechar las plantillas personalizables de gestión de marcas para acceder a un marco sólido que le ayudará a mantener la coherencia y el buen funcionamiento de los procesos.
4. Campaña de retención de empleados
El departamento de recursos humanos suele considerarse «operaciones» y verse como algo totalmente separado de la gestión de proyectos. Por lo general, eso es cierto.
A menos que una campaña de RR. HH. tenga un principio, un desarrollo y un final. Entonces es un proyecto.
A continuación se indican flujos de trabajo importantes para una campaña de retención de RR. HH.
- Investigue las estrategias de satisfacción y compromiso de los empleados.
- Determine la estrategia de retención
- Establezca métricas de retención
- Desarrolle un plan de implementación.
- Ejecute y gestione el plan.
- Realice un seguimiento con encuestas periódicas y evaluaciones de rendimiento.
CONSEJO PROFESIONAL Simplifique la gestión de personas y cree la mejor experiencia para los empleados utilizando una plataforma de gestión de RR. HH. para la contratación, la incorporación, la gestión del talento y la gestión de los empleados.
5. Planificación estratégica a largo plazo
Nuestro último ejemplo es otro tipo de proyecto fuera de lo común. La planificación estratégica a largo plazo no es un proyecto en el sentido de que produzca un producto tangible.
Se trata de un proyecto para la dirección de toda la organización, por lo que todos los demás proyectos tienen sentido en el contexto organizativo.
Las líneas de trabajo para la planificación estratégica pueden incluir:
- Realice un análisis de la situación (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).
- Defina la visión de la empresa.
- Defina la misión de la empresa.
- Establezca metas organizativas.
- Determine los requisitos de recursos
- Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas de rendimiento.
- Desarrolle un plan de implementación.
- Supervise y ajuste el plan estratégico.
CONSEJO PROFESIONALEcha un vistazo a las 10 plantillas gratuitas de planificación estratégica para empezar.
Cómo crear su propio flujo de trabajo
En esta sección se presenta una lista de los pasos básicos que hay que seguir para crear un flujo de trabajo que funcione. En el ejemplo 2, se hace hincapié en las funciones de ClickUp que se pueden utilizar para crear flujos de trabajo.
1. Identifique los equipos y las personas involucradas
La creación de flujos de trabajo para proyectos requiere el esfuerzo colaborativo de varios equipos y personas, cada uno con sus roles y responsabilidades específicas. El primer paso es saber exactamente qué equipos y, en concreto, qué personas formarán parte de cada flujo de trabajo.
A continuación se presentan cuatro grandes grupos de equipos que hay que tener en cuenta, aunque estos varían según el sector.
- Grupos de trabajo: son los equipos independientes responsables de completar el trabajo real del proyecto (diseñadores, desarrolladores, probadores de productos, etc.).
- Analistas: este es el equipo responsable de recopilar y analizar los requisitos del proyecto y comunicarlos al equipo del proyecto.
- Responsables técnicos: es el equipo encargado de proporcionar orientación y asesoramiento técnico al equipo del proyecto.
- Garantía de calidad: realizan actividades de prueba y verificación para identificar defectos y garantizar que el proyecto cumple los criterios de aceptación definidos.
Una vez que llegue al paso de visualización, querrá asegurarse de que estos equipos e individuos estén identificados en cada flujo.
2. Elija su herramienta de comunicación
Los flujos de trabajo están diseñados para mejorar el esfuerzo interfuncional. Sin embargo, gestionar varios equipos y trabajadores remotos o híbridos puede dificultar esta tarea. La calidad de su comunicación dependerá de la herramienta que utilice.
Para combatir este problema, lo mejor es utilizar herramientas de gestión de proyectos con funciones de comunicación asíncrona que le permitan colaborar simultáneamente y garantizar que todos trabajen con la versión más actualizada del proyecto.
En última instancia, la herramienta adecuada para sus proyectos dependerá de las necesidades específicas del proyecto y del equipo. Es importante tener en cuenta las funciones, la funcionalidad y la facilidad de uso de cada herramienta antes de tomar una decisión.
3. Visualice su cronograma
Antes de lanzarte a crear un gráfico, empieza por hacer una lista de los hitos importantes que representa o contiene cada flujo de trabajo. No es necesario que seas muy detallista, recuerda que para eso está tu flujo de trabajo.
Cada flujo de trabajo debe tener su propia línea en su calendario, y la duración de cada uno dependerá del tiempo que requiera.
El plazo de este proyecto también debe representarse mediante una línea horizontal en la parte superior del gráfico.
Algunas líneas de trabajo pueden tener dependencias. Identifícalas y asegúrate de que queden reflejadas en tu representación visual. Ahora ya estás listo para crear un cronograma para la línea de trabajo. Solo tienes que elegir la herramienta adecuada. ClickUp tiene todo lo que necesitas en un solo lugar para ayudarte a visualizar tu cronograma.
4. Establezca roles y normas para el equipo del proyecto.
Todas las personas involucradas en el proyecto deben comprender la meta de cada flujo y hacer su parte para alcanzar ese hito. Comience por asignar roles y responsabilidades específicas a cada miembro del equipo en relación con su flujo de trabajo particular.
Esto ayudará a garantizar que todos sepan cuáles son sus responsabilidades y qué se espera de ellos. A continuación, céntrese en estos tres problemas:
- Establezca plazos para cada flujo de trabajo para mantener el seguimiento.
- Establezca canales de comunicación regulares para mantener a todos informados sobre el progreso del proyecto.
- Establezca procedimientos claros para tomar decisiones, resolver conflictos y escalar problemas con el fin de reducir la posibilidad de que un problema descarrile el proyecto.
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5. Realice la automatización donde pueda
Hemos señalado que los flujos de trabajo pueden incorporar la automatización cuando sea necesario. Pregúntese qué se puede automatizar y qué debe terminar una persona. Los procesos automatizados también le ayudan a ampliar o reducir la escala a medida que cambian las necesidades empresariales por mucho menos que el coste de un empleado.
6. Evaluar y perfeccionar
Aquí es donde entra en juego el trabajo duro. Supervise regularmente su flujo de trabajo para asegurarse de que está logrando el progreso deseado hacia sus KPI. Céntrese en el cronograma del proyecto, el presupuesto, la calidad y la satisfacción de las partes interesadas.
Entonces, como gestor de proyectos, su trabajo consiste en realizar los ajustes necesarios para mantener su flujo de trabajo por el buen camino.
Utilice herramientas de gestión de proyectos para llevar a cabo proyectos de gran envergadura.
Los proyectos pueden complicarse. No importa en qué sector trabajes ni en qué proyecto estés trabajando. Si tienes plazos que cumplir o varios equipos involucrados, planifica bien para evitar convertirte en una estadística más.
Ahí es donde entran en juego los flujos de trabajo. Esta guía le ha acercado a mejorar la comunicación y la productividad, perfeccionar sus flujos de trabajo y mejorar la colaboración. Ahora es el momento de ponerlo en práctica.
Cambie la forma en que planifica sus proyectos y comience a crear su flujo de trabajo hoy mismo. ClickUp tiene todas las herramientas que necesita para crear su flujo de trabajo y mantener a su equipo conectado para que nada se le escape. ¡Empiece hoy mismo de forma gratuita!
Invitador:
Freya Laskowski es consultora de SEO y ayuda a las marcas a aumentar su tráfico orgánico mediante la creación y distribución de contenidos. Sus artículos aparecen citados como colaboradores en varias publicaciones online, entre ellas Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance y The Huffington Post.
También es propietaria de CollectingCents, un blog sobre finanzas personales que ha creado desde cero. Puede ponerse en contacto con ella en freya@collectingcents. com