A medida que los equipos de proyecto se vuelven más globalizados y multifuncionales, los gestores de proyectos reevalúan continuamente los procesos. ¡Y es una tarea delicada! Demasiados cambios a la vez pueden perturbar la productividad de un equipo y, por otro lado, las mejoras lentas perjudican inevitablemente la innovación.
Ha encontrado herramientas sofisticadas como los diagramas de Gantt y los tableros Kanban, pero no está del todo convencido de que sean la solución adecuada para las necesidades de su proyecto y su equipo.
Esta guía explica las diferencias entre los diagramas de Gantt y los tableros Kanban, cómo utilizarlos para la gestión de proyectos y qué aspectos debes tener en cuenta a la hora de elegir.
Diagrama de Gantt frente a tablero Kanban: un análisis en profundidad
Es importante señalar que ninguna de estas dos herramientas de gestión de proyectos es mejor que la otra. La diferencia entre el éxito y el fracaso radica en cómo se introduce, se enseña a utilizar y se adopta una herramienta de gestión de proyectos. La mejor forma de decidir entre un diagrama de Gantt o un tablero Kanban para su proyecto es la siguiente:
Los diagramas de Gantt son ideales para realizar el seguimiento de proyectos complejos y relacionados entre sí que duran semanas, meses e incluso años. Un caso de uso cotidiano es el de un gestor de proyectos que visualiza el progreso de sus campañas en varios equipos.
Los tableros Kanban son ideales para centrarse en el flujo de trabajo continuo, la priorización de tareas individuales y los límites del trabajo en curso. Un caso de uso cotidiano es el de los equipos de desarrollo de software, que visualizan todo el trabajo en curso a medida que las tareas avanzan por cada fase hasta su finalización.
Ahora veamos en detalle cada uno de ellos mientras continuamos con nuestro enfrentamiento entre gráficos de Gantt y tableros Kanban.
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras horizontales que ilustra las fechas de inicio y fecha límite del calendario de un proyecto. Los gráficos de Gantt también muestran los hitos importantes del proyecto y cómo las tareas dependen unas de otras. Estas funciones ayudan a los equipos a planificar proyectos detallados y complejos en cualquier periodo de tiempo.
Los seis componentes principales de un diagrama de Gantt típico son:
- Hitos: ilustra las fechas cruciales para la finalización puntual y el éxito de un proyecto identificadas con un símbolo.
- Flechas/líneas: indican qué tareas están bloqueando y esperando a otras (lo que se denomina dependencia ).
- Marcador de línea: especifica la fecha actual para ver de un vistazo cuánto trabajo queda pendiente.
- Barras horizontales: representan el periodo de tiempo de las tareas individuales del proyecto.
- Barra lateral izquierda: muestra la lista de todas las tareas del proyecto.
- Escala de tiempo: muestra las categorías de fechas en días, semanas o meses.
¿Busca una alternativa al diagrama de Gantt? Eche un vistazo a nuestras 10 mejores alternativas a los gráficos de Gantt.
5 razones para elegir un diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos
Básicamente, un diagrama de Gantt configurará y respaldará las actividades de su equipo, de modo que las tareas individuales cuenten con el tiempo y los recursos necesarios para completarse. Aquí hay cinco razones para elegir un diagrama de Gantt en lugar de un tablero Kanban:
1. Las tareas y subtareas tienen plazos específicos para entregar todo el proyecto a tiempo.
Al igual que la metodología en cascada, los diagramas de Gantt describen claramente el orden de las tareas, de modo que los miembros del equipo saben si una tarea debe esperar a que otra tarea comience o finalice antes de poder empezar. Por ejemplo, la tarea de un diseñador de crear los activos creativos de la campaña no puede comenzar si no dispone del borrador del contenido del redactor. El gestor del proyecto debe ser consciente de este plazo, ya que si el trabajo se entrega tarde, todo el calendario del proyecto se ve comprometido.
Bonificación: Pruebe nuestras plantillas de diagramas de Gantt para diseñadores.
2. Quieres realizar el seguimiento de las tareas más importantes para que tu proyecto no se retrase.
La ruta crítica en un diagrama de Gantt es la cadena de tareas cruciales para completar su proyecto a tiempo. Con la ruta crítica, puede eludir las tareas no críticas. Esto le ayudará a asignar más recursos a las tareas críticas y acortar los tiempos de finalización.
3. Quieres dividir un proyecto complejo en partes más manejables.
Un diagrama de Gantt es la panorámica perfecta para ver el panorama completo y, al mismo tiempo, ofrecer información sobre las partes de una tarea. Responde a preguntas clave como:
- ¿En qué fase entra el departamento XYZ en el proyecto?
- ¿Cuáles son los requisitos para cada proyecto/tarea?
- ¿Qué proyectos o tareas son hitos?
- ¿XYZ es un proyecto, una tarea o una subtarea?
Si necesita ajustar las fechas de inicio y fecha límite de un proyecto, ¡es muy sencillo hacerlo en un diagrama de Gantt moderno! Arrastre y suelte una tarea o* todo el calendario para reflejar las nuevas fechas de inicio/fecha límite.
*¡Un diagrama de Gantt moderno está a solo unos clics de distancia! Planifica el tiempo, gestiona los recursos, visualiza las dependencias y mucho más con la plantilla de diagrama de Gantt simple de ClickUp.
✅ Ventajas de los diagramas de Gantt
- Los diagramas de Gantt ayudan a gestionar múltiples calendarios desde una única vista.
- Los diagramas de Gantt ofrecen una vista general del proyecto.
- Los gráficos de Gantt resaltan las dependencias y la ruta crítica.
❌ Desventajas de los diagramas de Gantt
- Las barras horizontales de un diagrama de Gantt pueden llevar a confusión a la hora de determinar los recursos o la cantidad de trabajo necesarios para completar
- Colaborar con equipos para crear un diagrama de Gantt puede resultar difícil para los usuarios novatos.
- Con el tiempo, los diagramas de Gantt pueden resultar difíciles de mantener.
¡Echa un vistazo a nuestra lista completa de plantillas de diagramas de Gantt!
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta de visualización del flujo de trabajo ideal para proyectos que no requieren estrategias de priorización o dependencia. En cambio, los tableros Kanban ayudan a limitar el trabajo en curso por estado del flujo de trabajo. Una tarjeta (que representa la tarea) se mueve a través de cada columna (que representa el estado del flujo de trabajo) de izquierda a derecha hasta que alcanza el estado TERMINADO.
Los tableros Kanban están diseñados para la entrega continua, por lo que las fechas de inicio y fecha límite no son tan estrictas en estos tableros en comparación con los gráficos de Gantt.
Los tres componentes principales de un tablero Kanban son:
- Tarjetas: las tareas necesarias para completar un proyecto se separan en tarjetas individuales que comienzan en la primera columna y avanzan por el flujo de trabajo hasta llegar a la columna «Terminada». Cada tarjeta contiene la información necesaria sobre la tarea, como la descripción, las personas asignadas y la fecha límite.
- Columnas: en su forma más simple, un tablero Kanban se compone de tres columnas. Los nombres tradicionales de las columnas son «Pendiente», «Haciendo» y «Terminada». Se pueden añadir más columnas Kanban para un flujo de trabajo detallado y definirlas como fases, equipos específicos o miembros individuales del equipo.
- Límites de trabajo en curso: un límite de trabajo en curso (WIP) es el número de tarjetas de tareas que puede tener una columna del tablero Kanban en un momento dado. No existe un número «perfecto» para establecer los límites de trabajo en curso. Los números dependen de la capacidad y las habilidades de su equipo.
5 razones para elegir un tablero Kanban como herramienta de gestión de proyectos
Los tableros Kanban son perfectos para equipos de proyecto que necesitan estandarizar procesos para mantener la eficiencia a medida que las tareas avanzan por cada fase. Aquí tienes cinco razones para elegir un tablero Kanban en lugar de un diagrama de Gantt:
1. Quieres un sistema de gestión fiable para medir el compromiso y los puntos de entrega de todo el trabajo.
¿Una tarea comienza cuando se recibe la solicitud o cuando el equipo empieza a realizar el trabajo? La persona que realiza la solicitud podría decir que es lo primero, pero en un sistema Kanban se prefiere lo segundo.
El punto de compromiso es el acto de introducir una tarjeta Kanban en el flujo de trabajo para comenzar el trabajo. Esto significa que se ha recopilado toda la información, la persona asignada está bien preparada para iniciar la tarea y el reloj comienza a correr. Cuando se completa una tarea, se ha alcanzado el punto de entrega.
Entonces, ¿dónde se guardan las tareas cuando no están listas para comprometerse? Se almacenan en una columna especial al principio del tablero Kanban llamada backlog. El backlog es un espacio para que los gestores de proyectos seleccionen el trabajo en función de la prioridad, la claridad y la viabilidad. Esto ayuda al equipo a planificar, asignar y supervisar lo que está sucediendo en un momento dado. (¡Más información al respecto en el n.º 3!)
2. Desea identificar los cuellos de botella y las pérdidas de tiempo en las fases de un flujo de trabajo.
Los enfoques ágiles o predictivos de los proyectos funcionan mejor con un sistema Kanban, ya que mejora la entrega constante. Por ejemplo, un gestor de proyectos puede ver fácilmente dónde se acumulan demasiadas tareas en una columna o dónde las tareas están llevando demasiado tiempo. Cuando se detecta el cuello de botella, el gestor de proyectos toma medidas para eliminarlo y tal vez descubrir también una posible mejora del proceso:
- Jamie solo puede completar tres revisiones de tareas en un día. ¿Podemos incorporar a otro miembro del equipo para que nos ayude con las revisiones adicionales?
- ¿Podría automatizarse esta fase del flujo de trabajo para ahorrarnos tiempo y recursos humanos?
- Hemos subestimado el tiempo que lleva recopilar información sobre una tarea. Creemos un margen antes de esta fase para dar un respiro a nuestro equipo. ¿Qué tal un nuevo estado personalizado?
3. Desea controlar la cantidad de trabajo en curso en un momento dado.
A todos nos pasa: aceptamos todas las solicitudes que nos llegan sin comprender del todo el alcance del trabajo. Si necesita una forma educada de decir «no», ¡aquí es donde los tableros Kanban resultan útiles!
Los límites de trabajo en curso (WIP) facilitan la gestión de recursos, es decir, el proceso de planificar, asignar y supervisar sus recursos de la forma más eficiente posible. En un tablero Kanban intuitivo*, los límites WIP establecen el número máximo de tareas permitidas en una columna y avisan cuando se supera el límite.
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✅ Ventajas de los tableros Kanban
- Los tableros Kanban acortan la duración del ciclo dentro del flujo de trabajo del proyecto.
- Los tableros Kanban aumentan las posibilidades de obtener resultados más rápidos.
- Los tableros Kanban limitan el trabajo en curso en un momento dado.
❌ Contras del tablero Kanban
- No se establecen ni se asocian plazos con cada fase.
- Riesgo de una mala priorización
- No es apto para iteraciones
Con tus nuevos conocimientos sobre diagramas de Gantt y tableros Kanban, ahora es el momento de decidir qué software de gestión de proyectos hará que el proceso de flujo de trabajo sea una experiencia sin estrés. Otras plataformas te obligarían a elegir entre diagramas de Gantt o tableros Kanban, pero en ClickUp te decimos: «¡Quédate con todo!».
Uso de la vista Gantt y la vista Tablero en ClickUp para la gestión de proyectos.
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Las vistas son como las lentes de tus gafas. Cada vista ofrece una perspectiva única y también se puede ajustar para adaptarse a las preferencias individuales y del equipo. Con diferentes formas de agrupar, ordenar y filtrar, obtienes un control total sobre cómo ves tus tareas.
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