Gestores de gestión de proyectos: ¿están buscando un sistema organizativo para priorizar sus tareas y solicitudes? ¡Prueben los tableros Kanban!
Los tableros Kanban son perfectos para gestionar la atención, ya que permiten saber en todo momento qué tareas están en cola, en curso y completadas. Estas herramientas visuales, en el software Kanban adecuado, funcionan a la vez como tablero de estado e informe.
Y, según algunas fuentes, el uso de un informe de estado del proyecto completamente automatizado favorece una mayor productividad para todos los miembros del proyecto.
Para poner en marcha tu organización, descarga la plantilla gratuita Simple Kanban Board de ClickUp y añade tus tareas. ¡Ahorrarás un tiempo valioso al no tener que crear manualmente un tablero Kanban en Google Workspace!
¿Quieres elegir entre otras plantillas?
Tenemos más plantillas de tableros Kanban esenciales para todos los gestores de proyectos que prefieren visualizar su trabajo (y si gestionas campañas, no te puedes ir sin la plantilla n.º 3).
Cómo crear un tablero Kanban en Hojas de cálculo de Google
Ahora pasemos al evento principal: ¡crear un tablero Kanban en Hojas de cálculo de Google!
Paso 1: Crea cada columna de estado.
En la primera fila, añade cada paso de tu proceso de trabajo como una celda de encabezado independiente: Backlog, Pendiente, En curso y Terminada. Si hay otros estados en tu flujo de trabajo, ¡asegúrate de añadirlos también!
A continuación, resalte un grupo de celdas (incluidas las columnas de encabezado) y, en la barra de menú, haga clic en Bordes y seleccione Todos los bordes.
Paso 2: Dar formato a las celdas
El tablero Kanban parece un poco soso. No se acerca ni de lejos a la potente herramienta de visualización que queremos que sea, así que vamos a añadir color para categorizar los estados.
Seleccione las celdas (incluidas las columnas de encabezado) y vaya a la pestaña Formato. Seleccione Colores alternos y elija el tema cromático que más le guste.
Paso 3: Cambia el color de fondo de todos los encabezados.
A continuación, seleccione una celda de encabezado y, en la barra de menú, haga clic en Color de relleno y elija un color de fondo claro. Repita este paso para el resto de las celdas de encabezado.
Paso 4: Crear una tarjeta de tarea
Ahora vamos a crear una plantilla de tarjeta de tarea que podrás copiar y pegar para nuevas tareas. En una celda fuera de tu tablero Kanban, escribe la información necesaria, por ejemplo:
Nombre de la tarea:Descripción:Fecha límite:Duración estimada:Persona asignada:Prioridad:
Consejo profesional: Las Hojas de cálculo de Google no tienen la función de arrastrar y soltar para mover fácilmente las tareas a través de un flujo de trabajo, así que usa una celda para cada tarjeta de tarea. De lo contrario, corres el riesgo de dejar atrás las celdas que no hayas copiado y pegado al mover tu tarjeta de tarea de un estado al siguiente. En las Hojas de cálculo de Google, así es como se añade una nueva línea dentro de la celda:
- Atajo de teclado para Mac: Comando + Intro
- Atajo de teclado para Windows, Linux y Chromebook: Ctrl + Intro
Paso 5: Guarde la plantilla del tablero Kanban en su Google Drive.
¿Columnas? Listo. ¿Tarjetas de tareas? Listo. ¡Guardemos esto como plantilla!
Cambia el título de tu hoja de cálculo y añade la palabra «Plantilla». Haz clic en el icono de la carpeta junto al título y mueve tu plantilla a una carpeta existente en tu Google Apps Drive o crea una nueva carpeta Plantilla.
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Plantillas de tableros Kanban para resolver los retos habituales de la gestión de proyectos
Ha creado un buen tablero Kanban, pero ¿es adecuado para el lugar de trabajo moderno? Es probable que desee permitir el uso compartido del tablero con los miembros de su proyecto y sus clientes. Y los productos de Google, como Hojas de cálculo de Google, no están diseñados para la gestión de proyectos avanzada.
Como gestor de proyectos, eres como una linterna en la niebla que ayuda a todos a ver el progreso general del proyecto. Pero entre gestionar solicitudes y elaborar informes de estado varias veces al día, te ves constantemente obligado a responder a prioridades contradictorias. Gestionar proyectos en Hojas de cálculo de Google no es la mejor solución.
¡Y no es la única solución!
Con una plataforma de proyectos y productividad como ClickUp, solo necesitas la versión gratuita para disfrutar de las ventajas de los potentes tableros Kanban y recuperar el tiempo perdido en los retos de los proyectos.
Todas las funciones mencionadas están disponibles en ClickUp con o sin la plantilla, pero hemos seleccionado los tableros Kanban esenciales que debes tener en tu caja de herramientas tecnológicas.
1. Plantilla de tablero Kanban para gestión ágil de ClickUp
La gestión de proyectos ágil no es un concepto nuevo, pero es necesario que los equipos quieran visibilidad para mejorar sus flujos de trabajo. Para los gestores de proyectos que crean nuevos informes para cada reunión diaria de puesta al día del equipo... ¡esto es para vosotros!
En las reuniones de puesta al día, la gente evita mirar fijamente una hoja de cálculo estática en sus pantallas. Prefieren ver la información que les resulta relevante, ¡y por eso es tan útil utilizar ClickUp! Con unos pocos clics, crea tableros Kanban para diferentes públicos o criterios una sola vez. Estas vistas Tablero públicas se convertirán en un recurso cotidiano antes, durante y después de las reuniones.
Observe cómo las tareas se actualizan automáticamente en todas las vistas para ofrecer a sus equipos visibilidad en tiempo real del estado de las mismas, ¡estén donde estén!
2. Plantilla de tablero Kanban para solicitudes del equipo de ClickUp
¿Llevas el seguimiento de todas las solicitudes del equipo, desde operaciones generales hasta artículos promocionales de la empresa? Esto nos encanta. Nos encantan los procesos optimizados para estas tareas pequeñas pero que requieren mucho tiempo. Por eso hemos creado esta plantilla para que puedas mantener todas las tareas en marcha y al solicitante fuera de tus mensajes directos de Slack.
Añade al solicitante como observador de su solicitud de tarea y mantén la comunicación centralizada con comentarios. Con los tableros Kanban de ClickUp, tendrás un contenedor hermético para todas las solicitudes que puedas gestionar a tu ritmo.
3. Plantilla de tablero Kanban para seguimiento de campañas de ClickUp
¿Podemos hablar de cómo la naturaleza de las campañas se mueve más rápido que un niño pequeño que acaba de aprender a correr? Si no estás utilizando ningún tipo de plantilla de gestión de proyectos, ¡esta plantilla de ClickUp será la primera y la última! Todos los departamentos de proyectos involucrados en tu campaña apreciarán la flexibilidad de los tableros Kanban de ClickUp:
- Añade archivos para dar más contexto a la tarea (¡también tenemos plantillas de ClickUp para resúmenes de proyectos!).
- Fija una imagen de portada para obtener una vista previa rápida de los recursos creativos.
- Realice actualizaciones de tareas de forma masiva con la barra de acciones en lote.
- Mueva la tarea hacia arriba o hacia abajo para cambiar la prioridad.
4. Plantilla de tablero Kanban para gestión de proyectos de ClickUp
Por último, pero no menos importante, un reto común en la gestión de proyectos es el exceso de trabajo solicitado o en curso. Los límites de WIP (trabajo en curso) en ClickUp son el mejor aliado de cualquier gestor de proyectos para proteger la capacidad de la carga de trabajo de todos los miembros del proyecto.
Así es como funciona: establece límites flexibles y obtén indicadores visuales cuando alcances o superes el límite WIP. ClickUp no bloqueará la creación, el traslado o la actualización de tareas, incluso si eso hace que la columna supere el límite definido.
¿Quién se beneficia del uso de los tableros Kanban?
Los tableros Kanban se han vuelto cada vez más populares en los últimos años, y muchas empresas y organizaciones han adoptado esta herramienta visual de gestión de proyectos. Pero, ¿quién se beneficia exactamente del uso de los tableros Kanban? A continuación, te mostramos un par de ejemplos y plantillas de equipos que pueden beneficiarse enormemente del uso de los tableros Kanban:
Equipos de gestión de proyectos: Los equipos de gestión de proyectos suelen tener mucho trabajo, con múltiples proyectos y tareas que compaginar simultáneamente. Los tableros Kanban proporcionan a los gestores de proyectos una forma clara y organizada de realizar el seguimiento del progreso de cada proyecto y garantizar que todas las tareas se completan de manera eficiente.
Equipos de marketing: Los equipos de marketing están constantemente generando ideas, creando campañas y realizando el seguimiento de los análisis. Con tanto trabajo, es fácil que algunas tareas se pasen por alto. Un tablero Kanban permite a los equipos de marketing ver de forma visual todos sus proyectos y tareas en un solo lugar, lo que facilita la priorización y el seguimiento.
Cómo los tableros Kanban de ClickUp ayudan a los equipos
ClickUp ha ayudado a innumerables equipos a optimizar sus procesos de gestión de proyectos. Descubre cómo estos equipos reales han utilizado los tableros Kanban en ClickUp para alcanzar sus metas:
Adhere Creative
Adhere Creative es una agencia de marketing entrante con sede en Houston, Texas, que ofrece servicios completos de desarrollo de marcas B2B y es socio platino de HubSpot. Esto es lo que opinan sobre ClickUp:
«La vista Tablero ha sido muy útil, ya que imita un tablero Kanban. Cada mañana, durante nuestras reuniones de puesta al día, movemos todos los proyectos de los clientes por el tablero. Es una representación visual de dónde nos encontramos actualmente y hacia dónde queremos ir, además de un útil recordatorio para todos los departamentos.
El diseño de las ventanas individuales de tareas pendientes también ha sido de gran ayuda. En solo unos segundos podemos identificar en qué estado se encuentra la tarea, a quién se le ha asignado, cuál es la duración estimada para completarla, las fechas límite, los adjuntos y las conversaciones relacionadas con el proyecto sin tener que buscar ni desplazarnos excesivamente. Antes utilizábamos Basecamp, y nada de esto era fácilmente accesible, si es que lo era. »
5 Star Commerce
Five Star Commerce es una empresa de marketing que se centra en la plataforma Amazon para ayudar a aumentar las ventas de productos físicos y marcas. Esto es lo que opinan sobre ClickUp:
«En otra empresa de marketing en la que trabajé, utilizábamos Trello, que ahora no soporto. No se adaptaba en absoluto a nuestro tipo de empresa. No tenía tareas periódicas y, para mí, la vista Tablero no es una buena forma de clasificar grandes volúmenes de tareas. Hacía muy difícil que los empleados vieran exactamente lo que tenían que hacer cada día y muchas tareas se quedaban sin hacer».