¿Quieres saber más sobre la gestión de proyectos con Google Sheets?
Google Sheets es una software de hojas de cálculo .
Así que, ¿por qué no intentarlo y convertirlo en una parte permanente de su proceso de gestión de proyectos?
Detengámonos aquí.
El hecho de que Google Sheets pueda manejar toneladas de datos de forma gratuita no significa que pueda resolver todos tus problemas.
En este artículo, vamos a explorar los beneficios de llevar a cabo la gestión de proyectos en Google Sheets, las limitaciones de hacerlo, y una mejor manera de hacerlo.
Empecemos por el principio.
¿Qué es la gestión de proyectos de Google Sheets?
Google Sheets es un programa de hojas de cálculo en línea gratuito, como la mayoría de las demás aplicaciones de Google.
Y a menos que hayas estado viviendo bajo una roca, estamos bastante seguros de que estás familiarizado con la interfaz de Google Sheets.
Es básicamente una gran hoja de cálculo, como Excel
¿Quieres conocer las diferencias entre ambas?
Echa un vistazo a nuestro *Guía Google Sheets vs Excel* y artículo sobre Gestión de proyectos en Excel . Uso de Google Sheets para la gestión de proyectos es la solución a la que recurren los profesionales que desean crear conjuntos de datos de código abierto, realizar análisis de datos básicos y otros problemas complicados relacionados con las matemáticas que te hacen ir. 😵
Por ejemplo, puede incluso manualmente crear un calendario de Google Sheets ¡!
Google Sheets ofrece múltiples características para la gestión de proyectos, tales como:
- Plantillas básicas para un calendario de proyecto, planes, rastreadores, etc
- Diagrama de Gantt para realizar un seguimiento de la fecha de inicio del proyecto, la duración de las tareas y la fecha de finalización
- Gráficos como un gráfico de barras, gráfico de barras apiladas, gráfico de líneas, etc, para la visualización
- **Formato condicional, validación de datos y tablas dinámicas para el análisis avanzado de datos
- **Soporte para compartir y colaborar en tiempo real
Y lo que es más importante, Google Sheets se complementa a la perfección con otras herramientas de gestión de proyectos de Google, como Slides, Docs y Gmail.
Así que una vez que estés en el Espacio de Trabajo, Google es tu ostra.
Bonus: Más información sobre Gestión de proyectos de Google .
3 Beneficios De La Gestión De Proyectos Con Google Sheets
Una hoja de cálculo puede cambiarte la vida.
¿Y cuando se trata de una hoja de cálculo de Google? Bueno, ¡te espera un montón de productividad!
Estas son, en nuestra opinión, las tres principales ventajas de utilizar Google Sheets para la gestión de proyectos.
1. Facilidad de uso
Google Sheets tiene todo el encanto del bricolaje.
Siempre que estés familiarizado con el formato de hoja de cálculo, te harás con Google Sheets en un abrir y cerrar de ojos.
Sin embargo, Google no se detiene ahí.
También ofrece plantillas para una serie de proyectos personales y profesionales.
¿Aún crees que te vas a atascar?
Siempre puedes "buscar en Google"
Las detalladas guías de usuario en línea de Google y su comunidad de usuarios siempre estarán ahí para ayudarte.
2. Colaboración sin esfuerzo
Google Sheets es un lugar estupendo para colaborar con datos.
Puede manejar fácilmente hasta 100 usuarios a la vez, mientras que el propietario de la hoja de cálculo conserva los derechos para editar su acceso.
Incluso si un usuario no tiene un ID de Google o está fuera de tu red, Google Sheets lo mostrará como "Anónimo inserte el nombre del animal exótico"
una imagen de un icono anónimo en Google Sheets /%img/
3. Software gratuito
A nadie le gustaría tanto Google Sheets si fuera de pago.
Claro, puede que tengas que pagar por el almacenamiento en Google Drive si superas el límite personal de 15 GB. Sin embargo, hasta entonces, todo el espacio de trabajo de Google es gratuito para todos
¿No sabes cómo utilizar Google Sheets para la gestión de proyectos?
Deja que estas plantillas lo hagan por ti:
10 plantillas de Google Sheets para la gestión de proyectos
Acelera la gestión de tus proyectos de Google Sheets con estas plantillas.
1. Google Sheets Rastreador de Gastos Mensuales
Cada céntimo cuenta. Pero no si no llevas un registro claro de tus gastos.
Alivia tus problemas con esta práctica plantilla de seguimiento de gastos mensuales en Google Sheets.
Descargar Seguimiento de gastos mensuales en Google Sheets para crear una lista de precios para su equipo
2. Plantilla de Carta de Proyecto de Google Sheets
La ficha de proyecto es un documento fundamental de cualquier nueva empresa.
Asegúrate de que los detalles son correctos con este plantilla de carta del proyecto en Google Sheets.
Descargar Plantilla de carta de proyecto de Google Sheets .
3. Plantilla de plan de proyecto de Google Sheets
No llenes varios cuadernos con tus grandes planes de proyecto.
Aquí tienes una completa plantilla de plan de proyecto que cubre casi todo lo que necesitas.
Descargar Plantilla de gestión de proyectos de Google Sheets .
4. Google Sheets Plantilla Simple Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt pueden ser una buena forma de seguir visualmente el progreso de un proyecto.
Esta plantilla de diagrama de Gantt simple es un buen punto de partida si no conoces los diagramas de Gantt.
Descargar esta plantilla de diagrama de Gantt simple
.
5. Plantilla de diagrama de Gantt de planificación de eventos de Google Sheets
Planificar un evento puede ser estresante
Utiliza esta plantilla de diagrama de Gantt de planificación de eventos de Google Sheets para gestionar todas las partes móviles de tu evento
Descargue esta plantilla de diagrama de Gantt de planificación de eventos de Google Sheets
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6. Plantilla de tablero de control de seguimiento de proyectos de Google Sheets
Es importante tener un lugar para ver todo el proyecto de un vistazo.
Este tablero de seguimiento de proyectos de Google Sheets le permite ver cada parte de su proyecto en una sola vista.
Descargar Plantilla de panel de seguimiento de proyectos de Google Sheets .
7. Plantilla de horario de Google Sheets
Tener un horario diario puede ayudar a su equipo a mantener el rumbo.
Este Programa de Google Sheets te facilita la planificación de tu día.
Descargar Plantilla de programación de Google Sheets .
8. Plantilla de diagrama de Gantt de construcción de Google Sheets Si diriges un equipo de construcción utilizar un diagrama de Gantt para gestionar tus proyectos es una gran opción.
Descargar esta plantilla de diagrama de Gantt de construcción de Google Sheets
.
9. Plantilla de seguimiento de tráfico de sitios web de Google Sheets
Si usted administra un sitio web es importante mantenerse al día sobre el tráfico y el análisis de su sitio.
Esta plantilla de tráfico web de Google Sheets muestra el tráfico de tu sitio web en un panel de control fácil de entender.
Descargar esta plantilla de panel de tráfico de sitios web de Google Sheets
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10. Plantilla CRM de Google Sheets
Este plantilla de gestión de proyectos le permite organizar y actualizar fácilmente los contactos de su empresa.
Descargar esta plantilla CRM de Google Sheets
.
Plantillas o no, Google Sheets es bastante grande.
Sin embargo, todavía tiene un largo camino por recorrer.
Si bien podría ser la herramienta adecuada para tu proyecto personal y apasionado, la gestión de proyectos profesionales a gran escala es un juego de pelota completamente diferente.
Ahí es donde Google Sheets se queda corto.
Limitaciones de Google Sheets como herramienta de gestión de proyectos (con soluciones)
Por mucho que lo intentes, Google no puede extender sus hojas para cubrir todas tus necesidades de gestión de proyectos.
Pero no te preocupes.
ClickUp, el software de gestión de proyectos mejor valorado del mundo está aquí para cubrir las lagunas de Google Sheets ' gestión de proyectos.
¿Por qué?
Sencillamente porque su proyecto no puede funcionar sólo con hojas de cálculo.
Vea lo que Google Sheets no puede hacer y cómo ClickUp llena los vacíos.
1. Sin funcionalidad de asignación de tareas
Claro que puedes utilizar las celdas y filas de Google Sheets para llevar a cabo la planificación básica de datos y proyectos.
Sin embargo, después de eso... no mucho más.
Es decir, ¿quién va a ejecutar el plan si no puedes asignar tareas a las personas desde la hoja de cálculo de Google?
Sólo tienes dos formas de solucionar esto:
- Asignar tareas manualmente (a través de alguna interacción uno-a-uno), O
- Utilizar otro software de gestión de tareas de proyectos.
Y, en nuestra opinión, eso son demasiados pasos.
Soluciones ClickUp: Tareas, subtareas y comentarios asignados
ClickUp no se limita a soñar. Trabaja tanto como usted.
¿Listo para la acción?
Sólo tiene que pulsar el signo "+" en su espacio de trabajo de ClickUp e iniciar una tarea.
Dentro de la tarea, puede añadir una descripción de la tarea, subtareas, listas de comprobación, y tareas Dependencias .
Ahora sólo tienes que asignar tareas a las personas (o equipo) pertinentes y dejar que se hagan cargo.
Pruebe Plantilla de gestión de tareas de ClickUp para gestionar sus tareas
Mantenga todas sus tareas organizadas en un solo lugar con esta plantilla Descargar esta plantilla Cada tarea tiene su propia sección Comentarios destinada a conversaciones específicas de la tarea.
También puede etiquetar a una parte interesada en un comentario y convertirlo en una tarea para que la realice. Eso sí que es una conversación fructífera
2. Los cuadros de mando son complicados de construir
Un cuadro de mando es como un marcador para tu proyecto.
Sin uno, ¿cómo sabrás lo lejos que has llegado?
Sin embargo, es más fácil crear un cuadro de mando físico en lugar de pasar por el aro en Panel de Google Sheets ¡!
Tendrías que=construir por completo los datos backend del cuadro de mando y actualizarlos manualmente. E incluso entonces, el problema de conseguir que la gente actualice el progreso de sus tareas persiste.
Una vez más, Google Sheets - 0, ClickUp - 1.
Soluciones de ClickUp: Cuadros de mando y widgets Sprint Cuadros de mando de ClickUp muestran todas las métricas importantes del proyecto de un vistazo.
Desde lo cerca que está de alcanzar sus objetivos hasta el tiempo total invertido, puede verlo todo en su panel.
¿Y está ejecutando un Proyecto ágil ?
Estás de suerte.
Utiliza el espacio del Dashboard para incrustar Sprint Widgets como:
- Gráfico de velocidad : capacidad del equipo de pista
- Gráfico de Burnup : visualizar el trabajo realizado
- Gráfico de Burndown : visualizar el trabajo restante
- Diagrama de flujo acumulativo : seguimiento de los cuellos de botella del proyecto
Pruebe Plantilla de gestión ágil de proyectos de ClickUp ¡! Esta plantilla le ayudará a planificar sus sprints, planificar las próximas tareas y realizar un seguimiento del progreso de cada característica. Con esta plantilla, podrá identificar rápidamente cualquier problema o retraso en el proceso y realizar los ajustes necesarios. Gestiona tu backlog, priorizar tareas y asegurarse de que todos colaboran para cumplir los plazos. Empiece con la gestión ágil de proyectos de ClickUp
Plantilla de gestión de proyectos ágiles de ClickUp Descargar esta plantilla
3. Necesita actualizaciones manuales de tareas
¿Los miembros de su equipo de proyecto suelen bailar para celebrar que han completado una tarea?
Oye, no nos juzgues. Creemos que es una forma perfectamente sensata de decir que has terminado
Pero en caso de que quieras una ruta un poco más... tradicional, Google Sheets no te ofrece ninguna.
Y sin esas actualizaciones, no hay forma de saber hacia dónde se dirige el proyecto.
Una vez más, tendrías que hacerlo manualmente. O..
Solución ClickUp: Estados de tareas personalizados Estados de tareas personalizados de ClickUp son el paquete completo.
No sólo le permite actualizar el estado de las tareas sobre la marcha, sino que también le permite diseñar estos estados para que se adapten a cualquier proyecto complejo.
Por ejemplo, si eres un ejecutivo de RRHH que gestiona el proceso de contratación, puedes etiquetar tus tareas con estados personalizados como "Solicitado", "Entrevistado", "Contratado", etc.
Siempre puede elegir entre las plantillas ya preparadas de ClickUp o crear su propio flujo de trabajo personalizado.
4. No hay espacio para documentación larga
Con el tiempo, incluso el más avezado nativo de las hojas de cálculo se sentirá un poco perdido en Google Sheets. Porque, a veces, necesitas algo más que filas y columnas para tus ideas.
Cuando eso ocurra, te vas a sentir como los personajes de Westworld... todos atrapados en el laberinto. 👀
Pero así está la cosa,
No hace falta que empieces a escribir en un nuevo Google Doc. Sólo tienes que probar ClickUp.
Soluciones ClickUp: Docs, Bloc de notas y Mapas mentales
Redacte todo lo que quiera en Documentos de ClickUp .
Cree documentos detallados que contengan ideas en bruto o planes totalmente desarrollados con potentes funciones de escritura.
Obtendrá:
- Edición de texto enriquecido para documentos con un formato atractivo
- Opciones flexibles de uso compartido para proteger tus documentos
- Opciones de importación en formato PDF, Markdown y HTML
- Páginas anidadas para facilitar la organización
Quizá no siempre necesites redactar una obra maestra.
A veces basta con una nota rápida.
No corras a buscar papel y bolígrafo la próxima vez que estés en plena ebullición creativa.
Utiliza Bloc de notas de ClickUp .
Haga clic en el símbolo de los cuatro puntos de su área de trabajo y empiece a tomar notas. Le ofrece todas las opciones de edición de texto enriquecido que tiene el resto de ClickUp, en una función del tamaño de un bocado.
Y gracias a la potente función de búsqueda de ClickUp, podrá encontrar fácilmente sus notas antiguas.
Por último, para las ideas aún en proyecto, puede utilizar Mapas mentales de ClickUp .
Cree una simple cadena de eventos o una complicada red de pensamientos e ideas, todo en un día de trabajo con los intuitivos Mapas Mentales de ClickUp
5. No hay seguimiento del tiempo
¿Oyes el tictac del reloj hacia la fecha límite ⏰?
No en Google Sheets.
Porque no mide el tiempo
Si cobras a los clientes por horas o simplemente quieres hacer un seguimiento de los recorridos de los proyectos para medir la eficiencia, no tienes suerte en Google Sheets.
Aunque puedes establecer límites de tiempo, necesitarás una herramienta completamente nueva para ver si estás trabajando dentro de esos límites.
A menos que utilices..
solución ClickUp: Control de tiempo nativo
¿Pierde un tiempo precioso en su proyecto? ¡No con nuestro watch 😉! Porque Temporizador nativo de ClickUp te sigue allá donde vayas.
Active la ClickApp de seguimiento del tiempo para añadir el icono del temporizador en la parte superior de cada tarea del área de trabajo. Cada vez que inicies una tarea, sólo tienes que pulsar el botón de inicio para registrar el tiempo que tardas en completarla.
Y puesto que se trata de un temporizador global, puede realizar un seguimiento del tiempo en nuestra aplicación web, ponerlo en pausa y, a continuación, reanudar el seguimiento del tiempo en nuestra aplicación móvil o de escritorio
ClickUp recopila información sobre el tiempo empleado para generar informes de uso detallados que puede utilizar para recompensar y mejorar el rendimiento de su equipo.
Si ya utiliza un cronómetro de terceros, sincronícelo con su espacio de trabajo de ClickUp mediante una de nuestras muchas integraciones para Time Doctor, Clockify, Pomodoro Timer, etc
6. Integraciones limitadas
Google Workspace es un universo en sí mismo.
¿Necesitas un gráfico? Elige uno entre las decenas de variedades que ofrece.
¿Buscas una ilustración? Google Sheets también puede ayudarte.
Sin embargo, al final vas a necesitar más.
Más herramientas. Más funciones.
Google hará todo lo posible por satisfacerte con sus numerosas extensiones. Son geniales, sin duda.
Pero eso es todo lo que son... sólo extensiones.
No un software completo capaz de realizar tareas complejas.
Solución ClickUp: Integraciones
En ClickUp, nos enorgullecemos de satisfacer todas las necesidades de gestión de proyectos.
Por eso ofrecemos una de integraciones increíbles .
Fusione su Conversaciones de Slack grabaciones de pantalla de Loom, y mucho más con su espacio de trabajo ClickUp.
Aquí está una lista de algunas de las opciones de integración más populares de ClickUp:
- GitHub
- Toggl
- OneDrive
- Outlook
- Google Calendar
- Zendesk
- Calendly
Y la lista continúa
7. Funcionalidad limitada de la aplicación móvil
Algunas cosas no están pensadas para la pantalla del móvil, como ese selfie durante un mal día capilar o las hojas de cálculo de la aplicación móvil de Google Sheets.
Buena suerte accediendo a tus datos en una pequeña pantalla de móvil cuando estás en el coche o en el metro.
Entrecierra los ojos. Desplázate. Repite. 🙄
Hay que reconocer que Google ha hecho mucho para que su aplicación sea lo suficientemente ligera sin comprometer las funciones básicas. Pero sigue siendo una sombra de su versión de escritorio.
Y estamos teniendo un #FOMO importante.
Por suerte, hay una solución sin compromisos para trabajar sobre la marcha:
Solución ClickUp: Aplicaciones móviles
La aplicación ClickUp para teléfonos es ligera y completa.
De hecho, no echará nada en falta de la versión de escritorio.
Es igual de eficaz en plataformas Android e iOS y está totalmente optimizada para funcionar en tu dispositivo móvil. Es la herramienta de productividad completa
Ahora bien, ClickUp no será una herramienta completa de gestión de proyectos con sólo estas muchas funciones, ¿verdad?
He aquí una lista de algunas de nuestras otras funciones favoritas:
- Automatización: elija una de las más de 50 formas de automatizar tareas repetitivas de ClickUp
- Pulso: controle la actividad de su equipo a lo largo del día
- Vista de diagrama de Gantt: construya una línea de tiempo completa del proyecto
- Perfiles: observe las tareas pasadas, presentes y futuras de los miembros de su equipo
- Vistas ClickUp: gestione su proyecto a través de múltiples vistas como Lista de tareas, Tablero y más
- Estimaciones de tiempo: calcule las fechas de finalización del proyecto con estimaciones de tiempo por tarea
Ventajas *Herramientas de Inteligencia Artificial de Google Sheets* !
Jet Set Hacia El Futuro De La Gestión De Proyectos
Las hojas de cálculo de Google son como ruedas de entrenamiento para principiantes.
Es la base para la gestión básica de datos y sienta las bases para una planificación compleja.
Pero no se puede ir demasiado lejos con las ruedas de entrenamiento, ¿verdad?
Si quieres convertirte en un gestor de proyectos superestrella, necesitarás los caballos de fuerza de una herramienta potente.
Y eso es lo que ofrece ClickUp.
Aproveche las ventajas de ClickUp en cuanto a gestión de tareas, comunicación y gestión de proyectos Gestión ágil de proyectos características para empujar hacia la línea de meta.
¿Aún tiene dudas?
Sólo consigue ClickUp gratis y gestionar proyectos y comunicarse eficazmente con las partes interesadas a la velocidad de la luz.