El software gratis de Google es omnipresente en el mundo empresarial actual, tanto si trabajas en una empresa grande como pequeña. Entonces, ¿por qué aún no eres un experto en su uso?
En 2020, Google reveló que su suite de herramientas de productividad, que incluye Gmail, Documentos de Google y Hojas de cálculo de Google (el competidor del software Excel de Microsoft), había superado los 2000 millones de usuarios mensuales. Al igual que el resto de la suite de software de Google, Google Sheets se sincroniza automáticamente con varios usuarios para que tú y los demás podáis colaborar sin problemas. Es quizás el software más accesible y potente que existe en la actualidad para los trabajadores que desean manejar grandes conjuntos de datos.
Ya sea para el trabajo o simplemente para gestionar tu presupuesto personal, conocer mejor los atajos disponibles en las Hojas de cálculo de Google es una forma fácil de ahorrar tiempo que podrás dedicar a otras cosas que no sean estar encorvado sobre el teclado.
ClickUp ha analizado a los influencers más seguidos en las redes sociales que tienen un uso compartido de consejos y trucos sobre hojas de cálculo, incluidos CheatSheets y Your Excel Dictionary, para recopilar esta lista de diez trucos de Hojas de cálculo de Google que deberías poner en práctica.
Empieza por marcar como favorito esta herramienta basada en inteligencia artificial llamada Excel Formulator, que permite a los usuarios dictar lo que quieren que haga una función de Hojas de cálculo de Google y esta les da la función. Sigue leyendo para descubrir más consejos útiles.
20 TRUCOS DE PRODUCTIVIDAD PARA SER MÁS EFICIENTETrabaja de forma más inteligente, no más dura, con estos trucos de productividad de ClickUp que te permitirán ahorrar tiempo.
1. Gráficos rápidos y sencillos
¿Vas a una reunión y necesitas obtener rápidamente una línea de tendencia para saber de qué estás hablando? En Excel, utilizarías Alt + F1, o Opción + F1 en un Mac, después de realizar una selección de una tabla de datos para generar un gráfico rápido de los datos que has seleccionado. En Hojas de cálculo de Google, tendrás que utilizar el ratón no solo para realizar la selección de la tabla, sino también para seleccionar «Gráfico» en el menú desplegable «Insertar».
GUÍA RÁPIDA DE PANELES DE CONTROL DE PROYECTOS Aprende a crear un panel de control en las Hojas de cálculo de Google para aumentar fácilmente la productividad de tu empresa.
2. Suma todo en un segundo
En Excel, al realizar una selección de los datos con Ctrl + A y luego usar Alt + =, se ejecutará la función Suma para toda la tabla de datos si esta tiene un formato estándar. El software de procesamiento de hojas de cálculo de Google intenta facilitar esta tarea detectando cuándo debe rellenar automáticamente una función.
Solo tendrás que introducir una función una vez antes de que aparezca la indicación de autocompletar. Esto resulta útil para la función =SUM, de uso común, que sumará todos los valores de las filas anteriores por ti.
Las Hojas de cálculo de Google funcionan de forma un poco diferente, y puede que te resulte más fácil activar las funciones de autocompletado después de crear una vista de filtro. Para ello, solo tienes que hacer clic en el botón de filtro situado en el extremo derecho de la barra de herramientas y seleccionar «Crear nueva vista de filtro».
3. Divide los datos o listas desordenados en columnas ordenadas.
La función =SPLIT te permite dividir los datos de una celda en función del carácter que pongas entre comillas.
4. Oculta esos feos errores
La función =IFERROR te permite indicar a las hojas de cálculo que reconozcan cualquier error y muestren los valores que coloques entre comillas, incluyendo espacios en blanco si lo prefieres. Para ello, debes escribir todas tus fórmulas anidadas dentro de los paréntesis de la expresión =IFERROR().
5. Ajusta automáticamente el tamaño de tus datos
¿Tus columnas y filas te impiden ver el valor completo de cada celda? Las Hojas de cálculo de Google nos ofrecen dos formas de solucionar esto. En primer lugar, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en una columna o fila y seleccionar «Cambiar tamaño de columna» o «Cambiar tamaño de fila», luego elegir «Ajustar a los datos» y hacer clic en «Aceptar».
Un atajo más rápido es hacer doble clic en la línea que separa la fila o columna, y se ajustará al tamaño perfecto para los valores que contiene.
Bonus: ¡Herramientas de IA para Hojas de cálculo de Google!
6. Rellena tus columnas automáticamente
La próxima vez que necesites introducir una serie de fechas o copiar una fórmula, introduce las dos primeras y luego detente. Utiliza la combinación de teclas Ctrl + D, o Comando + D si utilizas un Mac, para rellenar una columna hacia abajo. Hojas de cálculo de Google adivinará y rellenará el resto de las fechas u otras cifras basándose en los patrones que reconoce en tu fila o columna. También puedes usar Ctrl + R o Comando + R para rellenar una columna a la derecha. Esto también se denomina «relleno rápido».
Lee también: Guía paso a paso para crear una tabla dinámica en Hojas de cálculo de Google
7. Importa datos directamente desde páginas web
Deja de copiar y pegar tablas mal formateadas de páginas web.
Puedes introducir la función =IMPORTHTML en las Hojas de cálculo de Google para importar una tabla o lista desde una página web cuya URL hayas copiado. Incluye «table/list», «1» en la función para obtener la primera tabla. Es importante tener en cuenta que no todas las fuentes de datos se importarán correctamente. Si la importación no funciona a la primera, asegúrate de que cada componente, incluida la URL, esté entre comillas.
VISUALIZA EL PROGRESO CON UN DIAGRAMA DE GANTTCrea un diagrama de Gantt en las Hojas de cálculo de Google para correlacionar el progreso de tu proyecto de una forma sencilla pero eficaz.
8. Crea botones para ocultar y mostrar determinados elementos.
Puedes utilizar la función Slicer para ver «porciones» de tu conjunto de datos. Resalta los datos y selecciona «Añadir un slicer» en el menú desplegable «Datos». Desde allí, puedes elegir qué identificadores quieres mostrar al activar y desactivar el slicer con un clic.
¡Aprende a crear un gráfico de organigrama en Hojas de cálculo de Google!
9. Limpia las mayúsculas y los espacios
Prueba a utilizar =PROPER(inserta aquí la celda que contiene los valores) para poner en mayúsculas el texto mal formateado en un instante. También puedes anidar la función trim aquí como =TRIM(PROPER(inserta aquí la celda que contiene los valores) para eliminar los molestos espacios no deseados.
10. Cambia automáticamente el color de una celda en función del valor
Utiliza el formato condicional para crear reglas para una columna o fila de datos. Puedes hacer que las celdas del intervalo cambien de color en función de una palabra, un carácter o un valor positivo o negativo. Una de las aplicaciones más obvias de esto es codificar las celdas para que se vuelvan verdes o rojas según los cambios positivos o negativos en los conjuntos de datos.
10 PLANTILLAS INCREÍBLES PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOSAcelera la gestión de proyectos en las Hojas de cálculo de Google con estas plantillas fáciles de usar.
Trabaja de forma más inteligente y rápida con trucos y herramientas de productividad.
El uso de herramientas de productividad como los atajos y ClickUp puede transformar por completo tu experiencia laboral, permitiéndote alcanzar mucho más que nunca.
Al integrar estos trucos y herramientas, los equipos pueden optimizar sus flujos de trabajo, eliminar actividades que consumen tiempo y aumentar su productividad. Utiliza estos trucos de Hojas de cálculo de Google para acelerar y automatizar los procesos manuales, y ClickUp para mantener tus tareas y proyectos organizados en un solo lugar. Además, los equipos pueden utilizar la vista «Embed» (Incrustar) en ClickUp para incrustar Hojas de cálculo de Google en las tareas de ClickUp, lo que crea una mejor visibilidad del proyecto, mejora la responsabilidad y da como resultado una mejor colaboración y comunicación.
Elimina las partes tediosas y libera más espacio y energía para las partes más creativas de tus proyectos. ¡Prueba ClickUp gratis hoy mismo!
Escritor invitado: