Piense en la estructura organizativa de una empresa como la anatomía del cuerpo humano. Está formada por numerosas partes de distintos tamaños, interconectadas de forma compleja. 🧬
Para poder tratar una enfermedad, un médico debe conocer al dedillo la anatomía humana. Del mismo modo, un directivo debe realizar el seguimiento de la estructura de la organización para dirigir la empresa hacia el éxito.
Aquí es donde entran en juego los gráficos de organigramas. Estos visualizan algunos de los aspectos más importantes de cualquier organización: estructuras jerárquicas, responsabilidades clave, líneas jerárquicas y las relaciones entre las diferentes posiciones.
En esta guía, proporcionaremos instrucciones detalladas sobre cómo crear un organigrama en las Hojas de cálculo de Google y analizaremos algunas desventajas de este enfoque. ¡También presentaremos una alternativa más sólida para potenciar sus habilidades en la creación de gráficos organográficos! 🧨
¿Qué es un organigrama gráfico?
Un organigrama (abreviatura de «gráfico organizativo») es un gráfico que representa la estructura organizativa de su empresa. Incluye a todos los empleados y suele tener un diseño jerárquico.
Los organigramas tradicionales tienen una estructura piramidal, con la dirección al frente y los empleados de menor rango en los niveles segundo, tercero, cuarto y siguientes. Aunque este esquema es más fácil de comprender, no responde bien a los cambios frecuentes. También es inadecuado para visualizar jerarquías y relaciones corporativas más complejas o poco ortodoxas que se verían en un organigrama tradicional.
Los gráficos modernos son mucho más ágiles y flexibles. Proporcionan información valiosa sobre las diferentes posiciones y equipos, muestran las correlaciones entre departamentos y permiten a las empresas navegar con facilidad a través de expansiones, cambios de gestión y dinámicas de equipo variables.
Los gráficos modernos también pueden indicar la necesidad de contratar a más personal y ayudarle a desarrollar mejores estructuras de gestión de proyectos. 🏢
Cómo crear un gráfico de organigrama en Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google es una de las herramientas más utilizadas para crear organigramas. Esto no es de extrañar, ya que la plataforma ofrece una experiencia familiar y una práctica barra de herramientas con un sencillo editor de gráficos.
Las hojas de cálculo de Google también están basadas en la nube, lo que significa que puede acceder a ellas desde cualquier lugar y trabajar en ellas con los miembros de su equipo en el mismo organigrama, uno al lado del otro.
¡Empecemos y aprendamos cómo crear un gráfico de organigrama en las Hojas de cálculo de Google en cuatro sencillos pasos!
Paso 1: Introduzca los datos gráficos del organigrama.
Una vez que haya iniciado las Hojas de cálculo de Google en su dispositivo, pulse el signo más para abrir una hoja de cálculo en blanco.
Antes de crear su gráfico, debe introducir los datos necesarios en la hoja de cálculo. 🧠
Los datos que introduzcas dependerán de lo que quieras representar en el editor de gráficos. Por ejemplo, puedes añadir los títulos de trabajo en una columna y especificar a quién reportan en la otra. Si quieres organigramas más personalizados, introduce los nombres de los empleados junto a sus títulos de trabajo.
CONSEJO PROFESIONALCompruebe dos veces los datos antes de convertirlos en un gráfico. Esto le evitará tener que corregir el gráfico de Hojas de cálculo de Google posteriormente y perderse entre columnas y filas.
Paso 2: Crear el organigrama gráfico
¡Ahora viene la parte divertida en la que ocurre la magia! 🪄
En este paso, tomaremos los datos sin procesar que ingresó anteriormente y los convertiremos en un práctico organigrama. Esto es lo que debe hacer para lograrlo: lo pendiente es convertirlos en un gráfico.
- Seleccione los datos que acaba de introducir.
- Pulse «Insertar» en el menú de la parte superior de la pantalla.
- Seleccione «Gráfico».
- De forma predeterminada, las Hojas de cálculo de Google crearán un gráfico de columnas. Cámbielo a un organigrama accediendo al menú desplegable Tipo de gráfico, desplazándose hacia abajo hasta «Otro» y seleccionando «Organigrama».
El gráfico de las Hojas de cálculo de Google que contiene los datos seleccionados aparecerá automáticamente en la hoja, tal y como se muestra en la imagen anterior.
Paso 3: Personalizar el organigrama en Hojas de cálculo de Google
Las Hojas de cálculo de Google establecen el color azul de forma predeterminada para el gráfico. Si desea modificarlo, vaya a la pestaña «Personalizar» del editor de gráficos, situado a la derecha de la pantalla. Aquí podrá ajustar el tamaño y el color de los nodos.
Paso 4: Descargar el organigrama gráfico
Como las Hojas de cálculo de Google son una plataforma basada en la nube, tu gráfico se subirá automáticamente a la nube. ☁️
Sin embargo, es posible que desee realizar la distribución del gráfico fuera del ecosistema de Google. Por ejemplo, tal vez desee añadirlo a una presentación de PowerPoint o incluirlo en un documento impreso.
Seleccione el gráfico haciendo clic en él y pulse los tres puntos situados en la esquina superior derecha. A continuación, seleccione «Descargar» y elija una de las tres opciones:
- Imagen PNG
- Documento PDF
- Gráficos vectoriales escalables
Limitaciones del gráfico de organigrama de las Hojas de cálculo de Google
Los organigramas de las Hojas de cálculo de Google son relativamente fáciles de crear, pero eso no los hace perfectos. A continuación, se indican algunas limitaciones que debe tener en cuenta al utilizar su editor de gráficos:
No hay plantillas gráficas de organigramas.
El mayor problema de los gráficos de organigramas de las Hojas de cálculo de Google es el tiempo y el esfuerzo que se necesita para crearlos.
Debe crear todo desde cero, ya que la plataforma no ofrece plantillas de organigramas integradas. Estos marcos ya preparados pueden marcar una gran diferencia. Además de ahorrar tiempo, garantizan que su organigrama tenga el formato adecuado y cumpla con su propósito.
Opciones de personalización limitadas.
Las Hojas de cálculo de Google son excelentes para crear organigramas tradicionales que describen las relaciones formales entre los empleados. Sin embargo, el problema es que limitan el tipo de gráficos que se pueden crear.
Por ejemplo, no puede utilizar el software para representar equipos multifuncionales ni ninguna otra estructura «inusual» que muchas empresas adoptan para mejorar la eficiencia y la productividad.
Cuando se trata de empresas con cientos o miles de empleados, es posible que las Hojas de cálculo de Google no ofrezcan suficiente espacio para crear documentos prácticos con su editor gráfico.
Colaboración limitada
A diferencia de Excel de Microsoft, Hojas de cálculo de Google es una plataforma basada en la nube que permite la colaboración en tiempo real con otros usuarios. Usted y sus compañeros de trabajo pueden trabajar simultáneamente en el gráfico y aumentar la eficiencia.
Eso es todo lo que obtendrá en términos de opciones de colaboración. No hay chats integrados, asignación de tareas ni opciones de gestión, funciones de control de tiempo, pizarras ni nada más que pueda tener compatibilidad y fomentar el trabajo en equipo en su editor de gráficos.
Falta de funciones avanzadas para crear gráficos.
Las Hojas de cálculo de Google pueden ser una plataforma útil para crear gráficos, pero no olvide que inicialmente no fueron diseñadas para ello. Su función principal es crear y realizar ediciones en hojas de cálculo, y la mayoría de sus funciones giran en torno a ese propósito.
Por eso no hay muchas opciones avanzadas de editor de gráficos. No hay ajustes automáticos de diseño ni funciones de arrastrar y soltar que faciliten la creación de gráficos (incluidos los organigramas).
3 plantillas de organigramas que puede crear en ClickUp Docs
Si busca un software de organigramas robusto y versátil, ClickUp es la mejor opción. La plataforma no solo le permite diseñar todo tipo de gráficos estéticos y funcionales, sino que también le ahorra tiempo.
Esta sencilla solución para crear gráficos ofrece una amplia gama de plantillas que constituyen el punto de partida perfecto para sus proyectos de creación de gráficos.
1. Plantilla de pizarra para organigrama de ClickUp
¿Busca un documento fácil de usar que le sirva de base para una plantilla de organigrama, pero que no limite su creatividad? Entonces, la plantilla de pizarra para organigramas de ClickUp es la elección adecuada.
Esta plantilla no es un documento de ClickUp, pero sin duda merece la pena probarla, ya que ofrece fantásticas opciones de colaboración y personalización, todo ello gracias a la parte «Pizarra » de su nombre.
Las pizarras de ClickUp son lienzos virtuales en los que su equipo puede intercambiar ideas, colaborar y dar vida a sus ideas. Pueden ser un espacio excelente para crear organigramas y representar visualmente quién responde ante quién. Se adaptan a equipos multifuncionales y pueden ajustarse rápidamente a los cambios gracias a su diseño de arrastrar y soltar.
Elija las figuras deseadas, introduzca el texto, dibuje conexiones entre los nodos, encuentre los colores adecuados y cree un gráfico informativo y estéticamente atractivo.
Supongamos que está trabajando en el organigrama con otros miembros del equipo. En ese caso, puede aprovechar funciones como asignar tareas, dejar comentarios e incrustar documentos, y asegurarse de que todos colaboren y hagan lo que deben.
2. Plantilla «Conoce al equipo» de ClickUp
¿Le entusiasma la idea de presentar su equipo al público? Entonces, la plantilla de Word «Conozca al equipo» de ClickUp podría ser justo lo que está buscando.
Al estar en ClickUp Docs, la plantilla incluye numerosas opciones de formato y estilo, lo que la hace adecuada para cualquier tipo de trabajo, incluida la creación de gráficos.
Sin embargo, no se trata del clásico gráfico de organigrama: la plantilla combina fotos y texto para presentar a los miembros de su equipo de la mejor manera posible.
¿Qué debe escribir en los cuadros de texto debajo de las fotos? ¡Lo que quiera! Puede incluir información de contacto, detalles oficiales del puesto y responsabilidades, o bien optar por un enfoque más informal e incluso casual y hablar de los intereses, aficiones o aspectos favoritos del trabajo de sus empleados. El diseño de arrastrar y soltar de la plantilla facilita su personalización y actualización.
Puede enlazar esta plantilla de Docs con tareas, incrustar marcadores, añadir tablas, dejar comentarios, convertir texto en tareas y personalizar widgets para crear un entorno colaborativo que se adapte a los flujos de trabajo de su empresa.
3. Plantilla de plan de gestión de equipos de ClickUp
La plantilla del plan de gestión de equipos de ClickUp puede que no sea lo primero que le venga a la mente cuando piensa en organigramas. Sin embargo, puede cumplir la función de un organigrama, que es, entre otras cosas, gestionar equipos con éxito.
Una gestión adecuada del equipo es fundamental no solo para cumplir con las tareas, sino también para el bienestar de sus empleados, y esta plantilla puede ayudarle en ambos aspectos.
Consiste en una lista de control que le ayuda con diversos aspectos de la gestión de equipos, entre los que se incluyen:
- Metas a 30, 60 y 90 días
- Reunión inicial
- Actividad de formación de equipos
- Retrospectiva del equipo
- Revisión personalizada del bienestar
- Actualizaciones semanales del estado
Cada categoría es personalizable, lo que significa que puede ajustarlas a las necesidades de su empresa y utilizarlas para la gestión de la plantilla. Por ejemplo, supongamos que desea centrarse en la incorporación de un nuevo miembro al equipo. En ese caso, puede mantener la primera y la quinta categoría y añadir otras nuevas como «Presentación de un nuevo empleado» o «Pasos para la incorporación de un nuevo miembro al equipo».
También puede utilizar la plantilla para crear planes de carrera y mejorar las prácticas de gestión de la oficina.
Puede añadir documentos, listas de control, tareas, subtareas y listas de tareas pendientes para personalizar la plantilla y asegurarse de que se ajusta a su meta, ya sea planificar actividades de formación de equipos o ayudar a sus empleados a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Preguntas frecuentes sobre los gráficos de organigramas de las Hojas de cálculo de Google
¿Todavía tiene dudas sobre los tipos de gráficos de organigramas? Es posible que encuentre las respuestas a continuación.
¿Cuál es la forma más fácil de crear gráficos de organigramas en Hojas de cálculo de Google?
Las plantillas facilitan mucho la creación de un organigrama, pero, como hemos mencionado, las Hojas de cálculo de Google no ofrecen ninguna de forma predeterminada. Afortunadamente, existen otras opciones para encontrar el tipo de gráfico perfecto para usted.
Puede encontrar una plantilla de organigrama de Hojas de cálculo de Google en línea o utilizar una alternativa como ClickUp para crear gráficos espectaculares.
¿Cuáles son las principales ventajas de los gráficos organográficos?
Los gráficos organográficos tienen muchas ventajas, entre ellas:
- Descripción detallada de la cadena de mando: los organigramas son, en esencia, mapas de la jerarquía de una empresa. Si están bien diseñados, proporcionan información instantánea sobre quién responde ante quién.
- Información sobre las diferentes posiciones de trabajo: los gráficos representan los diferentes roles dentro de una empresa y subrayan las responsabilidades que conllevan, lo que resulta especialmente beneficioso para los nuevos empleados.
- Mejorar las relaciones entre los empleados: los gráficos pueden contener fotos y detalles interesantes sobre los empleados, tanto relacionados con el trabajo como ajenos a él. Estos detalles pueden ser excelentes temas de conversación y ayudar a las personas a desarrollar relaciones, incluso amistades, con sus compañeros de trabajo.
- Esbozar las oportunidades de crecimiento: dado que ilustran la estructura organizativa de una empresa, los organigramas pueden motivar a todos los empleados que desean ascender. Los empleados pueden detectar oportunidades de crecimiento y comprender lo que deben hacer para obtener una promoción.
¿Cuáles son los diferentes tipos de gráficos organográficos?
1. Organigramas gráficos jerárquicos
Este es el tipo de gráfico de organigrama más tradicional y popular, y también el que hemos utilizado para mostrarle cómo crear un gráfico de organigrama en las Hojas de cálculo de Google. Tiene una estructura jerárquica sencilla. Verá al director general en la parte superior, a los gerentes justo debajo y a los empleados de nivel inferior y nuevos más cerca de la parte inferior.
Los organigramas jerárquicos pueden ser fáciles de crear, pero muchos consideran que su diseño es anticuado y demasiado plano. En los entornos de trabajo modernos, los diferentes roles laborales suelen estar interconectados. Un empleado responde y se comunica con varias personas, y los organigramas jerárquicos no pueden visualizar esto.
2. Gráficos de matrices
Los organigramas de matrices abandonan la estructura piramidal tradicional y adoptan un diseño en forma de cuadrícula. Pueden representar múltiples cadenas de comandos. Por ejemplo, uno puede centrarse en las líneas funcionales, mientras que el otro puede centrarse en las líneas de proyectos.
Los gráficos de matriz también se utilizan para equipos multifuncionales y dinámicos en los que las relaciones entre cada rol no están tan claras.
3. Gráficos planos
Haciendo honor a su nombre, los gráficos planos (también llamados horizontales) se utilizan para representar estructuras organizativas no jerárquicas. Suelen utilizarlos las empresas emergentes y las pequeñas empresas cuando no hay una distinción clara entre el personal sénior y el junior.
Todos los empleados tienen más o menos las mismas responsabilidades y no hay un enfoque particular sobre quién responde ante quién: todos son igualmente responsables. Desafortunadamente, las Hojas de cálculo de Google carecen de las capacidades para crear gráficos planos.
ClickUp: una alternativa mejor que crear un organigrama en Hojas de cálculo de Google.
Utilizar las Hojas de cálculo de Google para crear organigramas puede ser una buena opción, ya que te beneficias de un entorno familiar y fácil de usar. Sin embargo, las Hojas de cálculo de Google dista mucho de ser una plataforma ideal para crear gráficos, lo cual no es de extrañar, ya que ese no es su objetivo principal. Tiene opciones de personalización limitadas, no puede manejar organigramas más complejos y sus funciones de colaboración no son nada impresionantes.
Si busca una alternativa completa, la tiene en ClickUp. Este software de organigramas ofrece la caja de herramientas y el manual de instrucciones para crear organigramas funcionales, visualmente atractivos, personalizables e informativos que pueden utilizar empresas de cualquier tamaño. ⚒️