Es probable que lleves años utilizando Google Workspace. Pero, ¿sabías que puedes crear fácilmente plantillas y horarios en Hojas de cálculo de Google?
A algunos nos sorprendió descubrir cómo se puede crear un calendario como este:
- Una plantilla de horario diario para tus rutinas matutinas y vespertinas ideales.
- Plantilla de calendario para los empleados de su equipo con una semana laboral de 4 días.
- Un calendario escolar y de entrenamientos para la temporada de fútbol de su hijo.
Suena bastante útil, ¿verdad?
En este artículo, le mostraremos los sencillos pasos para crear un calendario diario en Hojas de cálculo de Google, guardarlo como plantilla y crear reglas para resaltar automáticamente determinadas tareas y eventos. Y si se siente limitado por Hojas de cálculo de Google, también le presentaremos una alternativa superior y más potente: ¡ClickUp!
¡Empecemos! 🏁
⏰ Resumen de 60 segundos
- Las Hojas de cálculo de Google se pueden utilizar para crear diversas plantillas de planificación, como rutinas diarias, horarios de empleados y horarios de prácticas escolares.
- Pasos para crear un calendario en Hojas de cálculo de Google: Abre una plantilla de calendario desde la galería de plantillas de Hojas de cálculo de Google. Elige la plantilla «Calendario» y establece la fecha de inicio. Personaliza el aspecto de la plantilla cambiando los colores de fondo y el texto. Añade elementos al calendario y utiliza el formato condicional para codificar las tareas por colores. Guarda el calendario personalizado como una nueva plantilla para utilizarlo en el futuro.
- Abre una plantilla de calendario desde la galería de plantillas de Hojas de cálculo de Google.
- Elige la plantilla «Calendario» y realiza el ajuste de la fecha de inicio.
- Personaliza el aspecto de la plantilla cambiando los colores de fondo y el texto.
- Añada elementos a la agenda y utilice el formato condicional para codificar por colores las tareas.
- Guarde el calendario personalizado como una nueva plantilla para utilizarlo en el futuro.
- Utiliza el formato condicional para resaltar tareas específicas, como reuniones o actividades personales, y haz que el calendario sea práctico y fácil de seguir.
- Las hojas de cálculo de Google carecen de funciones de gestión de tareas, integraciones nativas y escalabilidad en comparación con el software de calendario moderno.
- Las herramientas de calendario modernas ofrecen actualizaciones en tiempo real, estimaciones de tareas, múltiples vistas de calendario y mejores funciones de planificación de proyectos.
- ClickUp ofrece una plataforma de productividad completa con funciones como vistas de múltiples proyectos, integraciones nativas, acceso móvil y control de tiempo.
- La vista de calendario de ClickUp permite visualizar el trabajo, reprogramar tareas y gestionar el cronograma de proyectos con flexibilidad y facilidad.
- ClickUp también incluye diagramas de Gantt, tableros Kanban, tareas periódicas y calendarios compartibles para la colaboración del equipo.
- Abre una plantilla de calendario desde la galería de plantillas de Hojas de cálculo de Google.
- Elige la plantilla «Calendario» y realiza el ajuste de la fecha de inicio.
- Personaliza el aspecto de la plantilla cambiando los colores de fondo y el texto.
- Añada elementos a la agenda y utilice el formato condicional para codificar por colores las tareas.
- Guarde el calendario personalizado como una nueva plantilla para utilizarlo en el futuro.
Cómo crear un calendario diario en Hojas de cálculo de Google
1. Abra una plantilla de calendario semanal desde la galería de plantillas de Hojas de cálculo de Google seleccionando Nuevo > Google Sheets > Desde una plantilla.
2. Elige la plantilla Calendario.
3. Haz doble clic en la celda C2 y cambia la fecha de inicio que desees. Aunque la plantilla de calendario de las Hojas de cálculo de Google tiene como fecha de inicio el lunes, ¡puedes elegir cualquier día de la semana!
4. El siguiente paso es opcional. Resalte las celdas superior e inferior para cambiar el color de fondo de la plantilla. A continuación, haga lo mismo con las celdas de texto (Notas, Tareas pendientes).
5. Añade tus elementos de programación
6. Crea reglas de formato condicional para codificar por colores citas, eventos, reuniones y recordatorios haciendo clic en el botón Seleccionar Todo situado debajo de la barra de fórmulas.
7. Haz clic con el botón derecho en cualquier parte de la hoja > Vista de más acciones de celda > Formato condicional
Si te cuesta crear categorías de colores, ¡haz una breve pausa aquí! No te preocupes demasiado por hacer que tu calendario parezca digno de Pinterest. La clave es que sea práctico.
En el ejemplo siguiente, he creado cinco reglas con tres categorías de colores (reuniones, personal y sesiones de concentración):
- Si el texto contiene «mtg», resalte la celda en verde.
- Si el texto contiene «trabajo profundo», resalte la celda en azul.
- Si el texto contiene «almuerzo», resalte la celda en morado.
- Si el texto contiene «appt», resalte la celda en color púrpura.
- Si el texto contiene «pasear al perro», resalte la celda en color púrpura.
¡Ahora es tu turno!
8. Abra el menú desplegable debajo de Reglas de formato para aplicar cualquier regla. A continuación, ajuste el estilo que desee en Estilo de formato.
9. Guárdalo como una nueva plantilla añadiendo Plantilla al título de la hoja.
10. Haz clic en el icono de la carpeta junto al título de la hoja > icono Nueva carpeta.
11. Asigne un nombre a la carpeta y haga clic en el icono Marca de verificación para guardar.
12. Haga clic en Mover Aquí para guardar la plantilla de calendario en la carpeta que ha creado.
¡Éxito! Un nuevo calendario diario que puedes reutilizar y modificar a tu gusto.
¡Tenemos más recursos y recomendaciones de Google Workspace si buscas otras alternativas para mejorar tus necesidades de planificación! ⬇️
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Plantillas de calendario de Hojas de cálculo de Google
• Planifica a través de las Hojas de cálculo de Google • Planificación diaria a través de template.net • Planificación diaria para trabajar desde casa a través de template.net
Hojas de cálculo de Google frente al software de calendario moderno
Lo entiendo, la vida es así: tu portátil se estropea. Riley te envía un texto diciendo que su entrenador de fútbol cambia los días de entrenamiento de los martes a los jueves. El proyecto que está a semanas de cerrarse se retrasa.
No sé tú, pero a mí solo pensar en la edición de filas y columnas de una hoja de cálculo ya me da dolor de cabeza. Lo que debería llevar menos de un minuto actualizar, de alguna manera lleva tanto tiempo como un episodio de The Great British Bake Off.
En comparación con el software de calendario moderno, que puede transformar un calendario estático en un recurso en tiempo real, las Hojas de cálculo de Google tienen tres desventajas evidentes:
- No hay funciones de gestión de tareas para comunicarse o colaborar con otras personas.
- Sin integración nativa con sistemas de gestión de proyectos.
- Sin potencial de escalabilidad
Si estás pensando: «Pero las Hojas de cálculo de Google son gratuitas y no tengo tiempo para aprender a usar un nuevo software», lo entiendo perfectamente. Teniendo en cuenta todo esto, ¿qué te parecería que un software de calendario moderno pudiera hacer esto por ti?
- ¿Funciones de elaboración de informes para una mejor planificación de proyectos en el futuro? Preparado.
- ¿Estimaciones de tareas para planificar con antelación los obstáculos imprevistos? Activado.
- ¿Varios calendarios en una sola pantalla? Terminado.
Por cierto, si tienes curiosidad por saber cómo gestionar varios calendarios, echa un vistazo a esta útil guía con nuestros mejores consejos.
En retrospectiva, el software de calendario moderno es una necesidad que ahorra tiempo. ¡Y tienes alternativas gratuitas a las Hojas de cálculo de Google! ¿El mejor software gratuito? Me alegro de que lo preguntes.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores del conocimiento utilizan estrategias personalizadas de gestión del tiempo. Sin embargo, la mayoría de las herramientas de gestión del flujo de trabajo aún no ofrecen funciones integradas sólidas de gestión del tiempo o priorización, lo que puede dificultar una priorización eficaz.
Las funciones de programación y control de tiempo de ClickUp pueden ayudarte a transformar estas conjeturas en decisiones basadas en datos. Incluso puede sugerirte los momentos óptimos para concentrarte en las tareas de tu Calendario. ¡Crea un sistema de gestión del tiempo personalizado que se adapte a tu forma de trabajar!
Bonificación: ¡Plantillas de calendario mensual de Hojas de cálculo de Google!
ClickUp: una alternativa gratuita a las Hojas de cálculo de Google.
ClickUp es la plataforma de productividad definitiva que permite a los equipos gestionar proyectos, colaborar de forma más inteligente y reunir todo el trabajo en una sola herramienta. Tanto si eres nuevo en las aplicaciones de productividad como si eres un planificador de horarios experimentado, la personalización de ClickUp puede ayudarte a dar forma a tus mejores días. ✨
Un software de calendario moderno como ClickUp ofrece mucho más que la creación de una plantilla de calendario diario:
- Múltiples vistas de proyectos, incluyendo diagramas de Gantt, tableros Kanban y tablas ClickUp.
- Integraciones nativas con otras aplicaciones para mantener tu flujo de trabajo actual.
- Descripciones de tareas/eventos para comprender rápidamente su significado.
- Acceso móvil para que siempre estés al tanto mientras te desplazas.
- Tareas periódicas para que nada se pase por alto.
- Se puede compartir con los miembros del equipo y los invitados.
- Control de tiempo y estimación por horas
Bonus: ¡Aplicaciones de planificación digital!
¿Qué te gustaría lograr en el trabajo o en casa si tuvieras más horas libres a la semana? Con la vista Calendario de ClickUp, ¡todo es posible! 🔮