No sabemos si ya te has dado cuenta, pero el tiempo casi nunca está de tu lado cuando hay montones de plazos y fechas límite. 😠
Sin embargo, con un plan adecuado y un diagrama de Gantt, puede evitar que esto suceda.
Los diagramas de Gantt (que reciben su nombre de su creador, Henry Gantt) son herramientas que le ayudan a planificar recursos, establecer cronogramas realistas, gestionar las dependencias entre tareas, identificar obstáculos y mantener a todo el mundo en sintonía. Proporcionan una visión clara del plan y el progreso del proyecto, lo que le permite garantizar su entrega puntual.
Pero, ¿cómo se crean diagramas de Gantt eficaces?
En esta entrada del blog, le mostraremos cómo crear un diagrama de Gantt en Excel. Además, tenemos algunas plantillas y un software alternativo para diagramas de Gantt.
¡No se vaya hasta el final!
TL;DR: Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel
Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel
A continuación, encontrará instrucciones paso a paso sobre cómo crear un diagrama de Gantt en Excel en cuestión de minutos. 👇
Paso 1: Introduce los datos del proyecto.
Empieza por introducir todos los datos del proyecto en una hoja de Excel: tareas, fecha de inicio, fecha de finalización y duración. Una vez introducidas las fechas, puedes calcular la duración utilizando cualquiera de las dos fórmulas de Excel:
Duración = Fecha de finalización – Fecha de inicio
O
Duración = Fecha de finalización – Fecha de inicio + 1
Paso 2: Cree un gráfico de barras de Excel basado en las fechas de inicio.
En este paso, cree un gráfico de barras apiladas típico. A continuación le mostramos cómo hacerlo:
- Seleccione la columna Fecha de inicio. Recuerde seleccionar las celdas con datos y no toda la columna.
- Haga clic en la pestaña Insertar.
- Añadir elemento gráfico
- Seleccione Barra.
- Seleccione el tipo de barra apilada 2D.
Una vez que siga estos pasos, tendrá listo su gráfico de barras como se muestra a continuación:
Paso 3: Añadir la duración al gráfico
Ahora, su gráfico de barras apiladas de Excel necesita una serie para convertirse en un diagrama de Gantt. Para ello, haga lo siguiente:
- Haga clic con el botón derecho del ratón dentro del área gráfica.
- Seleccione Seleccionar datos.
Cuando se abra la ventana Seleccionar datos, verá que la fecha de inicio ya está añadida en Entradas de leyenda (Serie). Solo tiene que añadir la duración.
- Haga clic en el botón Añadir para seleccionar los datos que desea incluir en su gráfico de Gantt de Excel. Una vez que haga clic, se abrirá la ventana Editar serie.
- Escriba Duración en el campo Nombre de la serie o simplemente haga clic en el encabezado de la columna de la hoja para añadir el nombre de la serie.
- Haga clic en el icono de selección de intervalo que se encuentra junto al campo Valores de serie.
- Elija los datos de duración de su proyecto. Asegúrese de no realizar ninguna selección en el encabezado ni en ninguna celda vacía.
- Haga clic en Aceptar para volver a la ventana Editar serie anterior, donde ya ha introducido los datos. Ahora verá que su Fuente de datos tiene la fecha de inicio y la duración en la sección Entradas de leyenda (serie).
- Haga clic en Aceptar. Obtendrá un gráfico de barras como este👇.
Paso 4: Añada descripciones de las tareas al gráfico de Excel.
Ahora, debe añadir las tareas en su diagrama de Gantt de Excel. A continuación le indicamos cómo hacerlo:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en el área gráfica.
- Haga clic en Seleccionar datos para volver a abrir la ventana Seleccionar fuente de datos.
- Haga clic en Editar debajo de Rótulos del eje horizontal (categoría) y asegúrese de que la fecha de inicio debajo de Entradas de leyenda (serie) esté seleccionada.
- Seleccione las tareas del proyecto en su hoja de cálculo de Excel. Le enviamos un recordatorio para que seleccione solo las celdas que contengan datos.
- Ahora haga clic dos veces en Aceptar y cierre las ventanas.
En este punto, su gráfico de barras tendrá un aspecto similar al siguiente después de eliminar el título del gráfico 👇
Paso 5: Convertir el gráfico de barras de Excel en un diagrama de Gantt de Excel
El gráfico que ve arriba sigue siendo su gráfico de barras de Excel, aún por convertirse en un gráfico de Gantt.
Ahora, siga estos pasos finales para lograr la transformación definitiva del diagrama de Gantt:
- Haga clic en la barra azul (fecha de inicio) de su gráfico. Cuando todas las áreas azules estén seleccionadas, haga clic con el botón derecho del ratón para seleccionar la opción Formato de serie de datos. Se abrirá la ventana Formato de serie de datos.
- Vaya a la pestaña Rellenar y seleccione Sin color.
- Vaya a la pestaña «Borde» y seleccione «Sin línea».
Como puede ver, las tareas del proyecto aparecen en orden inverso. Siga estos pasos para solucionarlo:
- Haga clic en el área de tareas de su gráfico (lado izquierdo). Verá que se abre la ventana de formato del eje.
- Seleccione Categorías en orden inverso en las opciones del eje.
- Haga clic en Cerrar para guardar automáticamente los cambios.
En este punto, su gráfico de barras se parecerá a un diagrama de Gantt. Así es como se ve nuestro gráfico de barras convertido en diagrama de Gantt.
Paso 6: Diseña tu gráfico de Gantt en Excel
¡Uf! Tu diagrama de Gantt está listo, pero necesita un pequeño cambio de imagen para que se vea mejor.
Consejos para cambiar el estilo de su gráfico:
En primer lugar, elimine el espacio en blanco para acercar las barras naranjas a las tareas. Para ello, siga estos pasos:
- Haga clic con el botón derecho del ratón en la primera fecha de inicio de la tabla, es decir, el 10-04-2024.
- Seleccione Formato de celdas y, a continuación, haga clic en General.
- Haga una nota del número que ve. Aquí está: 45569.
- Haga clic en Cancelar, ya que no desea realizar cambios en las fechas.
- Haga clic en las fechas del diagrama de Gantt y haga clic con el botón derecho para realizar la selección de Formato del eje.
- Cambie el valor Mínimo en las Opciones del eje escribiendo el número que aparece en el paso anterior: 45569.
Nota: Si utiliza Excel 2010-2013, encontrará dos opciones: Automático y Fijo. Elija Fijo y, a continuación, escriba el número.
- Ajuste los valores Mayor y Menor escribiendo los intervalos que prefiera. Por lo general, se utilizan números más pequeños para cronogramas de proyectos más cortos. Por ejemplo, puede elegir 2 o 3 en el valor Mayor para mostrar cada dos fechas en su gráfico de Gantt. Sin embargo, asegúrese de que su gráfico no parezca demasiado recargado.
- Ajuste el valor menor según sus preferencias.
- Modifique el espacio y el ancho de las barras para que se vean más compactas. Haga clic con el botón derecho del ratón en las barras para abrir la ventana «Formato de serie de datos» y realizar los ajustes necesarios.
Consejos para cambiar el aspecto de tu gráfico de Gantt en Excel:
- Seleccione las barras azules y haga clic con el botón derecho para abrir la ventana Formato de serie de datos. En Opciones de serie, encontrará varios ajustes para cambiar el aspecto de las barras: color, 3D, preajustes, opciones de brillo, transparencia, tamaño, etc.
- Elija los ajustes que prefiera para darle un cambio de imagen rápido a su diagrama de Gantt.
Después de aplicar el formato, así es como queda nuestro diagrama de Gantt final:
Si utiliza las opciones 3D, su gráfico tendrá este aspecto👇
La idea es experimentar y ver qué es lo que mejor le funciona. Por lo tanto, realice cambios en su gráfico y restablezca si no le gustan.
Una vez que el gráfico esté listo, puede cambiar las descripciones de las tareas y las fechas según sus necesidades. Su gráfico de Gantt de Excel cambiará de tamaño en consecuencia. Sin embargo, las funciones estándar permanecerán iguales hasta que realice cambios.
Por último, puede guardar el gráfico como imagen o como plantilla de gráfico de Gantt de Excel para utilizarlo en el futuro.
Más información: Cómo crear gráficos de Gantt en Hojas de cálculo de Google
Plantillas de diagramas de Gantt para Excel
En cuanto a plantillas, Microsoft Excel no ofrece muchas opciones para diagramas de Gantt. Sin embargo, hay algunas plantillas de cronograma de proyectos que vienen con las versiones 2013-2021.
1. Plantilla de planificador de proyectos de Gantt
vía Microsoft
La plantilla Project Planner es una sencilla plantilla de diagrama de Gantt en Excel para realizar el seguimiento de las actividades de su proyecto. Le ayuda a supervisar las fechas de inicio y de finalización de las tareas y su porcentaje de finalización.
Esta plantilla no requiere ningún proceso de aprendizaje. Solo tiene que introducir los datos y empezar a utilizarla.
2. Plantilla de diagrama de Gantt para seguimiento ágil
vía Microsoft
Puede encontrar esta plantilla de proyecto de diagrama de Gantt en Excel en la sección Archivo > Más plantillas > Gráficos. Le permite crear un cronograma visual para los proyectos y realizar el seguimiento de las personas asignadas a las tareas y los hitos de cada tarea.
Además, puede realizar el seguimiento del progreso del proyecto en la columna de porcentaje.
3. Plantilla de diagrama de Gantt para seguimiento de fechas
vía Microsoft
Esta plantilla de diagrama de Gantt para seguimiento de fechas es un poco más completa que las otras dos. Incluye tres pestañas: hitos, tareas y diagrama de Gantt.
La plantilla también incluye una pestaña con instrucciones para principiantes. Para utilizar esta plantilla, solo tiene que introducir las tareas del proyecto con las fechas de inicio y finalización, así como los hitos de las tareas con sus fechas, y el diagrama de Gantt se creará automáticamente.
Limitaciones de la creación de un diagrama de Gantt en Excel
Por muchas plantillas de diagramas de Gantt de Excel que pruebes, los resultados finales no serán tan satisfactorios como los de otras herramientas de gestión de proyectos. ¿Por qué? Porque Excel tiene ciertas limitaciones inherentes que afectan a la forma de trabajar con diagramas de Gantt.
Estas son algunas de las limitaciones de crear un diagrama de Gantt en Excel:
- Automatización limitada: Excel restringe los pasos que se pueden automatizar en un diagrama de Gantt. Las tablas del proyecto son estáticas y deben crearse desde cero introduciendo los datos manualmente. Esto hace que Excel requiera mucho tiempo.
- Visualización de datos ineficaz: con Excel, su equipo de proyecto no puede visualizar las actividades interconectadas de un vistazo. Deben correlacionar las dependencias manualmente. Además, si se pospone la fecha de finalización de una tarea específica, los miembros del equipo deben actualizar manualmente todas las tareas dependientes. Esto aumenta el riesgo de errores y hace que la herramienta sea ineficaz para la gestión del tiempo del proyecto.
- Sin escalabilidad: gestionar proyectos grandes en Excel puede resultar complicado. Esto se debe a que, a medida que aumentan los datos y los recursos, la herramienta se vuelve más lenta. Además, puede bloquearse si hay demasiadas cosas sucediendo simultáneamente.
- Falta de colaboración en tiempo real: con Excel, los miembros del equipo no pueden trabajar simultáneamente en el mismo archivo. Cada vez que se realiza un cambio en el diagrama de Gantt, es necesario realizar el uso compartido del archivo con el equipo por correo electrónico u otras plataformas de comunicación. Esto hace que todo el proceso resulte confuso, lo que da lugar a malentendidos y retrasos en las tareas.
- Características básicas: Excel no ofrece funciones avanzadas para simplificar la gestión de proyectos. No se integra con otras herramientas, carece de notificaciones para los próximos plazos y ofrece una personalización limitada. Además, hay una curva de aprendizaje para sacar el máximo partido a las funciones de Excel.
Crear diagramas de Gantt con ClickUp
Como hemos visto, Excel no es la mejor herramienta para trabajar con diagramas de Gantt. Por eso necesitas una herramienta de gestión de proyectos eficiente como ClickUp.
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que también funciona como software gratuito de diagramas de Gantt. Facilita enormemente la gestión de cronogramas y recursos.
La vista Gantt de ClickUp le permite visualizar los flujos de trabajo y los cronogramas de los proyectos. Puede ver tareas, subtareas, carpetas, listas y espacios. A diferencia de los gráficos de Excel, ClickUp también le permite gestionar las dependencias automáticamente. Puede eliminar obstáculos enlazando tareas dependientes y reprogramando cadenas de tareas.
👉 Para obtener más información sobre los gráficos de Gantt de ClickUp, echa un vistazo a nuestro análisis detallado de la vista Gantt de ClickUp en este breve vídeo.
Los gráficos de Gantt de ClickUp, fáciles de crear mediante la función de arrastrar y soltar, permiten supervisar el progreso en tiempo real. Puede realizar el seguimiento de los cronogramas y garantizar entregas puntuales con alertas automáticas y mediante la identificación de rutas críticas y el margen de demora.
¿No nos cree? Compruebe usted mismo cómo ClickUp funciona mejor que Excel para los diagramas de Gantt:
Pero eso no es todo: ClickUp te facilita el trabajo con plantillas de diagramas de Gantt. Estas plantillas con múltiples funciones se pueden personalizar para adaptarse a diferentes proyectos, desde la construcción y la gestión de proyectos hasta el marketing, la planificación de eventos, la incorporación de empleados y mucho más.
Aquí tienes tres plantillas gratuitas de diagramas de Gantt de ClickUp que te ayudarán a planificar los cronogramas de tus proyectos.
Plantilla sencilla de diagrama de Gantt de ClickUp
La plantilla ClickUp Simple Gantt le ofrece una visión general del proyecto. Le permite visualizar los cronogramas y las dependencias, e identificar posibles obstáculos antes de que interrumpan su flujo de trabajo.
Además, la plantilla le permite ver los cronogramas semanales, mensuales e incluso anuales de sus proyectos, lo que la hace ideal para proyectos a largo plazo.
Plantilla de cronograma de Gantt de ClickUp
La planificación y el seguimiento de proyectos nunca han sido tan fáciles. Con la plantilla de línea de tiempo de Gantt de ClickUp, no solo puede visualizar los cronogramas, sino también colaborar con los equipos de manera eficiente. Esta plantilla gratuita de diagrama de Gantt le ayuda a:
- Cree tareas de proyecto con barras de cronograma que se actualizan automáticamente.
- Organice las tareas y ajuste sus cronogramas.
- Realice un seguimiento del calendario del proyecto de un vistazo con estados codificados por colores.
- Identifique y programe los recursos
- Realice un seguimiento del progreso real del proyecto en comparación con el planificado.
- Reduzca el riesgo de retrasos.
💡Consejo profesional: Antes de crear tareas de proyecto con esta plantilla, aprovecha ClickUp Docs para crear una lista de tareas y partes interesadas clave, y capturar los detalles del proyecto.
Plantilla de diagrama de Gantt para hoja de ruta de TI
Si eres un profesional de TI que utiliza Excel para la gestión de proyectos, esta plantilla es para ti. La plantilla gráfica de diagrama de Gantt de ClickUp IT Roadmap es la herramienta perfecta para simplificar los procesos de desarrollo de software.
Esta plantilla le ayuda a crear una hoja de ruta en la que se describen las tareas, los cronogramas y los recursos. Le permite realizar el seguimiento del progreso de su equipo hacia las metas del proyecto. Además, incluye indicadores clave de rendimiento (KPI) para facilitar la evaluación del rendimiento.
👉¿Quiere saber más sobre cómo utilizar estas plantillas para diferentes tipos de proyectos? Lea 20 ejemplos de diagramas de Gantt para la gestión de proyectos.
Obtenga una visión completa de sus proyectos con ClickUp.
Puede utilizar los gráficos de Gantt de Microsoft Excel para proyectos individuales o pequeños con datos limitados. Sin embargo, cuando se trata de gestionar proyectos más grandes, los gráficos de Gantt de Excel no son suficientes. Carecen de funciones importantes como la colaboración en tiempo real, la personalización y la automatización. Como resultado, no garantizan una gestión de proyectos y entrega fluidas.
Por otro lado, la flexible plataforma de gestión de proyectos de ClickUp te permite crear diagramas de Gantt personalizados mediante la captura de datos, la visualización de tareas, el seguimiento de cronogramas, la gestión de recursos, la identificación de rutas críticas y mucho más.
Además, también puede utilizar las plantillas de ClickUp y otras funciones, como documentos, paneles y automatizaciones, para gestionar proyectos y crear un diagrama de Gantt eficaz.
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