Seamos realistas: la mayoría de nosotros olvidamos el nombre de un nuevo compañero de trabajo minutos después de escucharlo. A medida que la empresa se expande y da la bienvenida a caras nuevas, se hace más difícil llevar a cabo el seguimiento de todos.
Con un gráfico de organigrama a tu lado, ¡no tendrás que recordar todo de memoria! 🤯
Los organigramas son una forma sencilla pero eficaz de comprender quién hace qué dentro de una organización. Además, no podrían ser más fáciles de crear. Programas muy utilizados y polivalentes, como el buen viejo Microsoft Word, ofrecen esta opción.
En este artículo, explicaremos cómo crear un gráfico en Word en cinco sencillos pasos. También te presentaremos alternativas como ClickUp que pueden ahorrarte tiempo y revolucionar tu forma de crear gráficos. 🙌
¿Qué es un organigrama gráfico?
Un organigrama, o diagrama organizativo, es un diagrama que representa la estructura de una organización, incluida la jerarquía de roles y sus relaciones. Puede ser amplio, abarcando toda la plantilla de una empresa, o centrarse en departamentos y equipos específicos.
Los gráficos organizacionales pueden tener muchos usos, como por ejemplo:
- Analizar la estructura para la reorganización y la planificación estratégica
- Identificar las carencias de habilidades
- Gestión de proyectos y asignación de trabajos
- Comprender la posición de cada empleado en relación con los demás
- Averiguar a quién acudir para problemas específicos
- Incorporación de nuevos empleados
No hay una forma correcta o incorrecta de crear y utilizar organigramas. Por lo general, consisten en figuras que representan a personas y flechas que simbolizan sus conexiones.
Las figuras, normalmente círculos o rectángulos, suelen contener el nombre, el título, la imagen y la información de contacto. Siempre puedes personalizar el aspecto del gráfico y la información que se muestra para representar con precisión la estructura de tu organización.
Los tipos más comunes de gráficos organográficos
Los gráficos organizacionales pueden adoptar muchas formas. Echa un vistazo a algunos de los más destacados a continuación:
- Jerarquico: es, con diferencia, el tipo gráfico más común y tiene forma triangular. En él aparecen las personas de mayor rango en la parte superior, con los ejecutivos de alto nivel, los gerentes y el resto de empleados representados en orden descendente.
- Plano: también conocido como «organigrama horizontal», sitúa a todos los empleados en el mismo nivel, lo que indica igualdad de poder. Se utiliza habitualmente en startups y pequeñas empresas, donde todas las personas desempeñan roles cruciales y toman decisiones de forma independiente.
- Matriz: opción más adecuada para empresas con estructuras complejas. Clasifica a los empleados según diferentes criterios, como el departamento o las habilidades. En particular, permite representar las relaciones interfuncionales entre empleados que trabajan en varios proyectos o en varios equipos simultáneamente.
- Divisional: destinado a grandes organizaciones con muchas divisiones que operan de forma independiente. Por ejemplo, estas divisiones pueden basarse en la ubicación, el mercado o el tipo de producto. En cuanto a la estructura, es similar al organigrama clásico.
- Red: te permite representar las estructuras internas y externas de tu organización. Las ramas externas pueden incluir proveedores, contratistas, socios o cualquier otra parte interesada. Con su configuración descentralizada de múltiples ramas, se asemeja a un mapa conceptual.
Cómo crear un gráfico de organigrama en Microsoft Word en 5 pasos
Aunque se trata principalmente de un programa de edición de texto, Microsoft Word ofrece algunas herramientas básicas de dibujo y diagramación para crear un gráfico sencillo.
A continuación, te explicamos la forma más fácil de crear un gráfico de organigrama en Word paso a paso. El proceso es más o menos el mismo con otros programas de la suite Office, por lo que puedes repetir estos pasos en Excel y PowerPoint.
Ten en cuenta que este tutorial solo es válido para las versiones 2010 y posteriores. Para empezar, abre Word y crea un nuevo documento en blanco, luego sigue los siguientes pasos.
Paso 1: Insertar un gráfico SmartArt
Ve a la pestaña Insertar y selecciona la opción SmartArt para abrir el panel de selección de plantillas. Los organigramas se encuentran en la carpeta Jerarquía. Puedes elegir entre 15 plantillas prediseñadas, entre las que se incluyen:
- Imagen gráfica del organigrama
- Nombre y título del organigrama gráfico
- Organigrama gráfico horizontal
- Organigrama gráfico con rótulos
A modo de demostración, utilizaremos la opción de gráfico de organigrama predeterminada. Después de pulsar Aceptar, el gráfico de organigrama aparecerá en la página.
Paso 2: Realiza la edición del texto
Haz clic en el nodo o en el elemento de la lista adyacente en el panel de texto para empezar a escribir los nombres y otra información de los empleados. Contrae y expande el panel haciendo clic en la pequeña flecha situada en el borde izquierdo del cuadro de selección del organigrama en Microsoft Word.
Paso 3: Añadir, eliminar y reposicionar nodos
Para insertar más nodos, selecciona uno de los existentes y haz clic en la opción Añadir figura en la pestaña Diseño SmartArt. Elige la opción adecuada en el menú desplegable e inserta la nueva figura debajo, encima o a ambos lados del nodo seleccionado. También hay una opción específica para asistentes.
Eliminar un nodo es sencillo. Solo tienes que seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir para tu diseño de organigrama.
Cambia la posición de un nodo seleccionándolo y eligiendo una de las opciones del grupo Crear gráfico (Promoción, Descenso, Subir, Bajar). Para cambiar la forma en que se muestran los nodos, haz clic en el menú desplegable Diseño y selecciona una de las cuatro opciones:
- Estándar
- En suspenso
- Colgado a la derecha
- Ambos
Ten en cuenta que primero debes realizar la selección del nodo superior del gráfico para habilitar esta opción en el organigrama dinámico. También puedes cambiar de opinión sobre la plantilla y seleccionar otra diferente en el panel superior.
Ten cuidado, ya que cambiar las plantillas podría alterar la jerarquía establecida en tu organigrama gráfico.
Paso 4: Personaliza la apariencia
Selecciona una nueva combinación de colores para el diagrama en el menú desplegable Cambiar colores. Para dar un nuevo aspecto a los nodos, elige uno de los Estilos SmartArt que se ofrecen en el panel. Edita el diseño del organigrama moviendo una nueva figura en el documento.
Para modificar cada nodo individualmente, ve a la pestaña Formato. En ella encontrarás una amplia gama de opciones de personalización. Cambia manualmente el relleno y el contorno, y añade efectos a una nueva figura y texto. También hay muchos estilos preestablecidos y opciones de plantillas de organigramas entre los que elegir.
Paso 5: Guardar, uso compartido y imprimir
Una vez que hayas completado tu organigrama en Word, ve a Archivo y guarda el documento en tu dispositivo. En la misma pestaña, puedes:
- Exporta el archivo a otro formato, como PDF.
- Imprímelo (y luego realiza la distribución en formato papel).
- Sube el archivo a la nube.
- Compártelo por correo electrónico, preséntalo en línea o publícalo en un blog.
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3 alternativas para plantillas de organigramas gráficas en Word
En lugar de crear un organigrama en Word desde cero, utiliza una plantilla de ClickUp para ahorrar tiempo y esfuerzo. Estas tres plantillas te dan una ventaja a la hora de crear diagramas organizativos funcionales y estéticamente agradables. 🏃
1. Plantilla de organigrama gráfico de ClickUp
La plantilla de organigrama de ClickUp es una forma sencilla y práctica de llevar un registro de todos los miembros de tu equipo o empleados. Es fácil de usar y ampliar, con funciones intuitivas que se aprenden a dominar en muy poco tiempo.
Cada nodo te permite escribir el nombre del empleado (rectángulo amarillo) y su título (rectángulo azul). Añade la foto de cada persona en el pequeño círculo de la derecha para facilitar su identificación. En la parte superior, inserta tu logotipo y el nombre de la empresa para reflejar tu marca.
Después de ejecutar la plantilla, sustituya el texto de ejemplo por la información real. Para añadir más nodos, duplique los existentes (Ctrl+Supr o haga clic con el botón derecho y seleccione Duplicar). Añada conectores seleccionando la opción en el menú de la izquierda y, a continuación, arrastrando y soltando de un nodo a otro.
Esta plantilla está en vista de pizarra, lo que significa que puedes dar rienda suelta a tu creatividad. Cambia el diseño, añade más secciones como información de contacto, introduce una nueva combinación de colores e incrusta documentos, vídeos y tarjetas de sitios web para llevar tu organigrama al siguiente nivel. 🎚️
A diferencia de un organigrama en Word, que a menudo resulta engorroso y requiere introducir muchas entradas manualmente, ClickUp hace la mitad del trabajo por ti. Es flexible y te permite manipular todos los elementos (panel de texto o estructura organizativa de líneas) sin esfuerzo y sin preocuparte por estropearlo todo.
2. Plantilla de lista de personal de ClickUp
La plantilla de lista de personal de ClickUp puede que no se parezca al típico organigrama de Word, pero cumple la misma función. Te ofrece espacio ilimitado para supervisar a tus trabajadores y sus responsabilidades. También puedes estar al tanto de sus horarios, carga de trabajo, salario y otra información importante.
Se trata de una plantilla de flujo de trabajo versátil que consta de varias vistas, tales como:
- Vista Lista de personal: una lista maestra de tus empleados y su información clave.
- Vista de calendario semanal: una vista para programar y planificar.
- Vista del tablero de pagos del personal: vista tablero estilo Kanban para ayudarte con la gestión de nóminas.
- Vista del equipo de progreso del trabajo: un desglose de las tareas y su progreso.
Empieza introduciendo los nombres de todos los empleados en la vista Lista. En los campos predefinidos o personalizados, introduce sus datos de contacto, departamento, tarifa por hora, horas extras, niveles de satisfacción y cualquier otra información que necesites tener a mano. Agrúpalos por departamento, responsable u otros criterios relevantes para tu estructura organizativa.
Asigna tareas en la vista Calendario, realiza el seguimiento del progreso de cada tarea en la vista Equipo y supervisa los pagos en la vista Tablero. Al igual que con cualquier otra plantilla de ClickUp, no dudes en personalizarla y añadir vistas para adaptarla a tus necesidades y hacerla tuya.
¿Te sientes abrumado con todas las funciones? Siempre puedes volver al documento de la guía de introducción y refrescar tus conocimientos. 📚
3. Plantilla de directorio de fotos del equipo de ClickUp
Utiliza la plantilla de directorio de fotos del equipo de ClickUp para mostrar a tu personal y su buen aspecto. Perfecta para equipos remotos, esta plantilla ayuda a tus empleados a conocer a sus compañeros de equipo o de la empresa. Es una forma fácil de presentarlos y fomentar el compañerismo. 🤝
A diferencia de un gráfico tradicional, esta plantilla no sigue la jerarquía dentro de tu empresa. Por otro lado, te ofrece más espacio para incluir información adicional, como los datos de contacto de tus empleados o incluso una breve biografía creativa.
Si lo necesitas, puedes especificar la jerarquía con conectores, ya que la plantilla está en vista de pizarra y, por lo tanto, es muy adaptable. En lugar de crear una jerarquía, considera agrupar las fotos por equipos o departamentos para proporcionar estructura.
Los nuevos empleados también pueden beneficiarse de otros tipos de fotos. Aprovecha la plantilla para presentarles las diferentes ubicaciones de la empresa, los espacios de oficina, los equipos u otros elementos de tu negocio.
Limitaciones de la creación de un organigrama gráfico en Word
Aunque es una solución aceptable para casos de última hora, Word dista mucho de ser ideal para crear gráficos organizativos. A continuación, te explicamos sus principales deficiencias:
1. Ofrece una funcionalidad limitada.
Word es principalmente un programa de procesamiento de texto. En comparación con el software especializado en organigramas, se queda corto en cuanto a funciones y opciones de personalización. Si necesitas un organigrama pequeño y básico, Word te servirá. Pero si quieres un organigrama gráfico interactivo y atractivo para representar estructuras y relaciones organizativas complejas, tendrás que buscar otra cosa.
2. Los gráficos son difíciles de escalar
Word ofrece un espacio de trabajo limitado: estás restringido a una sola página A4. Para ampliar tu diagrama, tendrás que buscar soluciones alternativas. Aunque esto puede funcionar para equipos y organizaciones pequeñas, a las corporaciones les resultará difícil adaptarse.
3. Lleva mucho tiempo
Dar formato a un organigrama en Word es una tarea manual, repetitiva y tediosa. Debes preocuparte por alinear figuras, ajustar tamaños y organizar conectores. Una vez más, esto puede no ser un problema para organigramas pequeños y ocasionales, pero crear organigramas elaborados requiere un enfoque más intuitivo y eficiente.
4. No tiene compatibilidad para la colaboración
Aunque cuenta con control de versiones, Word no permite la comunicación y la colaboración en tiempo real. Puede resultar difícil realizar el seguimiento de los cambios o recibir comentarios inmediatos. Por eso, crear un gráfico de organigrama en Word puede no ser tan eficiente como con aplicaciones como ClickUp.
¡Crea mejores gráficos organizativos en ClickUp!
Crear un organigrama, un mapa mental o un diagrama de flujo puede ser pan comido con las potentes funciones de pizarra de ClickUp. 🚶
Alerta de spoiler: ¡el proceso solo consta de tres sencillos pasos!
Recuerda que siempre puedes contar con la plantilla gratuita de organigrama de ClickUp para guiarte en el proceso de visualización de la estructura de tu organización.
Paso 1: Añade una nueva vista de pizarra
En la carpeta del entorno de trabajo que elijas, añade una nueva Vista de pizarra. La opción se encuentra junto a la vista Carga de trabajo predeterminada. Selecciona la pizarra en el menú desplegable.
Paso 2: Crea la estructura
Elige la figura que desees en el menú de la izquierda. Recomendamos utilizar rectángulos, ya que ofrecen más espacio para añadir texto. Haz clic en el Tablero para colocar la figura.
El menú de edición aparecerá encima de la figura. Te da acceso a opciones como:
- Cambiar el contorno y el relleno de la figura
- Convertir la figura
- Enviar la figura hacia delante o hacia atrás
- Insertar un enlace
- Añadir texto y cambiar su color, posición y formato
- Convertir la figura en una tarea interactiva de ClickUp si el texto está presente.
Añade todas las figuras, desde las que representan las posiciones de mayor rango hasta las de menor rango. Para ello, duplica las figuras existentes y añade conectores por separado. También puedes hacer clic en los puntos azules que rodean la figura para insertar una nueva junto con la flecha de conexión.
Haz clic y arrastra las figuras para reorganizarlas. Aquí tienes un consejo profesional: mantén pulsada la barra espaciadora del teclado y haz clic con el botón izquierdo del ratón para moverte dentro de la plantilla del organigrama de Pizarra.
Paso 3: Añade el texto y las fotos
Selecciona la opción cuadro de texto en el menú y colócalo en el tablero como lo harías con una figura. Escribe el texto que desees en el panel de texto, cambia su formato y coloca el cuadro dentro de la figura. 🔠
Sube las imágenes y utiliza los puntos de sus bordes para cambiar su tamaño y ajustarlas a la figura. 🖼️
Puedes darle un toque especial cambiando los colores para indicar los diferentes niveles jerárquicos o departamentos, o añadiendo un panel de texto con encabezados de diferentes tamaños. 🎨
Repite el proceso hasta que hayas incluido a todas las personas de la organización y hayas visualizado sus relaciones. Y voilà, ¡ya tienes un magnífico gráfico de organigrama!
Creación de un gráfico organigráfico en Word: reflexiones finales
Microsoft Word puede ser una solución fácil si necesitas un organigrama sencillo rápidamente. En cualquier otro caso, es mejor optar por una herramienta que ofrezca funciones más especializadas y flexibilidad, como ClickUp u otra plantilla de organigrama o software de mapeo.
Esta herramienta te ofrece más espacio, funciones útiles que realmente necesitas y te permite navegar de forma intuitiva para alcanzar tu meta final: crear organigramas de forma rápida y sin esfuerzo. 🛠️