En un ordenador Macintosh de alrededor de 1997, Kevan J. Atteberry creó el primer asistente de oficina de la marca Microsoft: Clippy.
Por más que lo intentara, Clippy siempre estaba ahí para decirme que aún no era lo suficientemente bueno. Aparecía de la nada para ofrecerme «ayuda» porque mi trabajo no era lo suficientemente bueno. 😵💫
En la actualidad, tenemos a nuestro alcance una amplia biblioteca de conocimientos gracias a la tecnología y a Internet. Y, afortunadamente para mí, Clippy se ha jubilado.
Según algunas fuentes, Office 365 es utilizado por más de un millón de empresas en todo el mundo, por lo que se puede afirmar que saber utilizar Microsoft Office es imprescindible en un currículum.
Los formularios rellenables son un recurso que casi todo el mundo ha creado o completado en su carrera profesional, ¡y no van a desaparecer! Los formularios recopilan datos, proporcionan vías de comunicación y ahorran tiempo en los flujos de trabajo. ✨
Al final de este artículo, usted será capaz de:
- Utilice los controles de la pestaña Desarrollador de Microsoft Word como un profesional.
- Crear un documento de Word rellenable
- Personalizar un documento de Word rellenable
- Proteja, guarde y comparta un formulario rellenable en Word.
¡Cuando esté listo, comience!
¿Qué es un formulario rellenable?
Un formulario rellenable es un formulario digital que los usuarios pueden completar y enviar. Por supuesto, también puede imprimir un formulario, pero ya no estamos en 1997, ¡dejemos de usar papel! 👩💻
Las organizaciones crean formularios para recopilar datos significativos de empleados y clientes. Además de los beneficios sostenibles y medioambientales, mejora la precisión y la productividad. (¡Por no hablar de la experiencia fácil de usar para los usuarios!)
El nivel de personalización depende de lo simple o complejo que desee que sea su formulario rellenable.
Es posible que haya utilizado algunos controles básicos para escribir cartas de presentación o informes. Sin embargo, cuando se utiliza Microsoft Word para crear formularios rellenables, hay que aprender a utilizar muchos más controles, así que arremánguese.
Controles de la pestaña Desarrollador en Microsoft Word
Antes de sumergirnos en un tutorial paso a paso, vamos a desentrañar este término intimidante: la pestaña Desarrollador.
De acuerdo, no es tan intimidante una vez que le coges el truco. Para conseguir el tipo de formulario que deseas crear, familiarizarte con la sección de controles te ayudará a ahorrar tiempo mientras creas tu formulario.
Estos controles de formulario (cuando se utilizan correctamente) proporcionan un formulario interactivo para que los usuarios comprendan rápidamente lo que se espera de ellos.
🔶La pestaña Desarrollador
Creado en Microsoft Word.
- Visual Basic: registre, cree y realice la edición de macros que pueden realizar la automatización de tareas en aplicaciones de Office.
- Macros: una serie de acciones agrupadas en un único comando para realizar una tarea automáticamente.
- Grabar macros: pequeños programas que graban las pulsaciones del teclado mientras realiza una tarea.
- Pausar grabación: pausa la grabación de la macro.
- Complementos: comandos o funciones personalizados para obtener funcionalidades adicionales.
- Complementos de Word: un programa que se puede adjuntar a Word para proporcionarle funciones adicionales.
- Cuadro de texto: un objeto para colocar y escribir texto en cualquier parte del documento.
- Box de verificación: un objeto que se puede colocar y marcar en cualquier parte del documento.
- Cuadro combinado: un cuadro de texto con un cuadro de lista adjunto.
- Opciones: edición de cuadros de texto, casillas de verificación y personalización de cuadros combinados.
- Marco: un contenedor para texto y objetos.
- Sombreado: un color de fondo que se actualiza al cambiar a un tema de documento diferente.
- Proteger formulario: impide que otras personas modifiquen el formulario.
Bonus: ¡Cómo crear un formulario rellenable en Documentos de Google!
🔷Opciones de campos de formulario
🖋 Control de contenido de texto sin formato
Los cuadros de texto son muy útiles para una amplia gama de posibles respuestas. Estos campos se pueden utilizar para capturar nombres, direcciones de correo electrónico... ¡casi cualquier cosa! Si necesita un campo de fecha, utilice el control de contenido del selector de fechas y personalícelo.
Creado en Microsoft Word.
- Tipo: Texto normal, número, fecha, fecha actual, hora actual, opciones de cálculo.
- Texto predeterminado: instrucciones para los usuarios.
- Longitud máxima: recuento total de caracteres asignados.
- Formato de texto: mayúsculas, minúsculas, primera letra mayúscula, opciones de mayúsculas para títulos.
✔️ Control de contenido de casilla de verificación
Las casillas de verificación son adecuadas para preguntas de sí o no, o para realizar una selección de una o varias opciones de entre un conjunto de opciones.
Creado en Microsoft Word.
- Valor predeterminado: las casillas se pueden marcar previamente si se desea.
- Tamaño de la casilla de verificación: aumentar o disminuir las opciones.
📦 Control de contenido del cuadro combinado
Con el cuadro combinado, los usuarios solo pueden realizar una selección de entre un conjunto de opciones.
Creado en Microsoft Word.
- Elemento desplegable: escriba la lista y haga clic en + para añadir o en – para eliminar.
- Elementos de la lista desplegable: añadir, eliminar y reordenar elementos de la lista.
¿Busca más información sobre herramientas para crear formularios? ¡Eche un vistazo a nuestra guía de alternativas a Jotform ! ⭐️
Cómo crear un formulario rellenable en Word
En este tutorial, utilizo Microsoft Word para Mac, versión 16.54. Los pasos y las funciones pueden variar si utiliza una plataforma o versión diferente. Sin embargo, el resultado final es el mismo, por lo que puede aplicar estos consejos con lo que tenga.
Paso 1: Creación del formulario rellenable
1️⃣ Cree un nuevo documento
- Inicie Microsoft Word.
- Seleccione Documento en blanco > Crear.
Creado en Microsoft Word.
2️⃣ Añadir la pestaña Desarrollador a la cinta
En el menú de Word, realice la selección de Preferencias > Cinta y barra de herramientas > marque Desarrollador > haga clic en Guardar.
Creado en Microsoft Word.
3️⃣ Organice el contenido en secciones
Si solo va a recordar una cosa de lo que aquí se explica, que sea esta: organice el contenido antes de empezar a darle formato.
Ahorrará tiempo y frustraciones si todo su contenido está escrito y organizado. Hoy me siento muy humilde por las horas que perdí empezando de nuevo porque no sabía lo que necesitaba.
Pongamos esto en práctica. Quiero crear un formulario para voluntarios de un museo. Este es el contenido que tengo planificado:
- Título: Formulario para voluntarios del museo
- Sección 1: Información de contacto
- Sección 2: Disponibilidad (días y horas)
- Sección 3: Encuesta (¿Cómo nos ha conocido?)
No está mal para empezar, pero podemos hacerlo mejor:
Versión 2:
| Sección | Contenido | Tipo de relleno |
|---|---|---|
| Información de contacto | Nombre completo Dirección de correo electrónico Número de teléfono Fecha | Cuadro de texto |
| Disponibilidad | Sábado por la mañana Sábado por la tarde Sábado por la noche Domingo por la mañana Domingo por la tarde Domingo por la noche | Casilla de verificación |
| Encuesta | ¿Cómo nos ha conocido? Boca a boca Redes sociales Sitio web de la empresa Motor de búsqueda | Cuadro combinado |
¿Puede detectar la diferencia?
En la versión 2, sé exactamente:
- El número de campos que necesito para cada sección (nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono y fecha es igual a cuatro).
- El tipo de relleno que ayuda a visualizar el formulario mientras lo creo.
Lo difícil ya ha pasado. ¡Ahora vamos a ponerle formato!
4️⃣ Añadir tablas
Sección 1: Información de contacto
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Insertar, seleccione Tabla.
- Pase el cursor por encima de una tabla de 2×2 y haga clic para rellenarla.
- Introduzca texto
Creado en Microsoft Word.
Sección 2: Disponibilidad
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Insertar, seleccione Tabla.
- Pase el cursor sobre una tabla de 2×6 y haga clic para rellenarla.
- Introduzca texto
Creado en Microsoft Word.
Sección 3: Encuesta
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Insertar, seleccione Tabla.
- Pase el cursor sobre una tabla de 2×1 y haga clic para rellenarla.
- Introduzca el texto (¡añadiremos las opciones más adelante, cuando añadamos los controles de contenido!).
Creado en Microsoft Word.
5️⃣ Establecer controles de contenido: cuadro de texto
Cuadro de texto con texto normal
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Desarrollador, seleccione Cuadro de texto.
- Haga doble clic en el Cuadro de texto para revisar el formato > haga clic en Aceptar.
Consejo: copie el cuadro de texto y peguelo en otros campos de texto para acelerar el proceso.
Creado en Microsoft Word.
Cuadro de texto con la fecha actual
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Desarrollador, seleccione Cuadro de texto.
- Haga doble clic en el Cuadro de texto.
- Cambie Tipo por Fecha actual.
- Cambie el formato de Fecha a M/d/aa > haga clic en Aceptar.
Creado en Microsoft Word.
6️⃣ Establecer controles de contenido: casilla de verificación
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Desarrollador, seleccione Casilla de verificación.
- Haga doble clic en la casilla de verificación para revisar el formato > haga clic en Aceptar.
Consejo: copie la casilla de selección y pegue ella en otros campos de casillas de selección para acelerar la creación.
Creado en Microsoft Word.
7️⃣ Establecer controles de contenido: cuadro combinado
- Coloque el cursor en la ubicación deseada.
- En la pestaña Desarrollador, seleccione Cuadro combinado.
- Haga doble clic en el cuadro combinado.
- Añada texto al elemento desplegable > haga clic en Aceptar.
Creado en Microsoft Word.
Aquí tiene una vista previa de los cuadros combinados después de proteger el formulario. ⬇️
Creado en Microsoft Word.
Paso 2: Personalizar el formulario rellenable
¡Diviértase con esta sección! Cambie la fuente, añada bordes a las páginas, aplique temas de MS Word... ¡lo que se le antoje!
A continuación, le ofrecemos algunas recomendaciones para que su formulario sea fácil de usar para los usuarios:
1️⃣ Cambiar la altura de la línea
- Resalte toda la tabla.
- En la pestaña Diseño, haga clic en la flecha hacia arriba para aumentar la altura de la línea.
Creado en Microsoft Word.
2️⃣ Alinear el texto dentro de la tabla
- Resalte toda la tabla.
- En la pestaña Diseño, realice la selección de la opción centro izquierda.
Creado en Microsoft Word.
3️⃣ Dar formato a tablas
- Haga clic y arrastre la línea de la columna hacia la izquierda para mover las casillas de selección.
- Resalte toda la tabla.
- En la pestaña Diseño de tabla, seleccione Sin borde.
Creado en Microsoft Word.
Paso 3: Proteger el formulario rellenable
- En la pestaña Desarrollador, seleccione Proteger formulario.
- En la pestaña Revisar, seleccione Proteger > Proteger documento.
- Seleccione Proteger documento para > Formularios > haga clic en Aceptar.
Creado en Microsoft Word.
Paso 4: Guardar el formulario rellenable como plantilla de formulario
- En el menú Archivo, seleccione Guardar como plantilla.
- Asigne un nombre a la plantilla del formulario > haga clic en Guardar.
Creado en Microsoft Word.
Paso 5: Uso compartido del formulario rellenable
Ahora que tiene una plantilla guardada, al enviar un formulario a los usuarios, se les indicará que guarden el formulario completado con un nuevo nombre y como .docx.
Creado en Microsoft Word.
¡Éxito! ¡Ahora ya sabe cómo crear un formulario rellenable en Word! ¡Buen trabajo! 🥳
Limitaciones de los formularios rellenables en MS Word
Aunque ahora puede añadir formularios rellenables de Microsoft Word a su currículum, no es el mejor software para crear y enviar formularios, por lo que es posible que necesite una alternativa a MS Word. He aquí algunas razones:
- Si no está familiarizado con Microsoft Word, es necesario un proceso de aprendizaje.
- Crear y dar formato manualmente a todas las secciones lleva mucho tiempo.
- No es fácil de usar para usuarios sin experiencia en Word (además, si el documento tiene un formato deficiente, les llevará mucho tiempo completarlo).
- Muchas de las funciones de los formularios de Word no se pueden trasladar a otras aplicaciones, lo que provoca que el formato se altere.
- Debe utilizar herramientas de MS Office o soluciones alternativas para extraer los datos.
- Los formularios de los destinatarios se envían por correo electrónico, lo que no es fiable y además requiere mucho tiempo para revisarlos.
Las respuestas al formulario comienzan a llegar. ¿Qué hacer? 🤔
Es un proceso complicado que incluye Microsoft Excel para extraer los datos de las respuestas del formulario de MS Word. Ha creado este formulario para ahorrar tiempo, ¡así que no hagamos trabajo al revés!
Recursos relacionados:
- Cómo crear un cronograma de proyecto en Excel (Guía 2022)
- Cómo crear un cronograma en Word
- Cómo crear un calendario en Word
- Cómo crear un cronograma en Documentos de Google
- Cómo crear un mapa mental en Word
- Cómo crear un diagrama de Gantt en Word
- Cómo crear un diagrama de flujo en Word
- Cómo crear un diagrama de Gantt en PowerPoint
La mejor alternativa a los formularios rellenables en Word
Los formularios de ClickUp son el futuro. ¿La buena noticia? ¡Puede empezar a utilizarlos hoy mismo!
Y como ClickUp funciona en todos los dispositivos, los usuarios pueden completar y enviar fácilmente un formulario desde un enlace, ¡y sobre la marcha! 📲🌐
Cambie rápidamente entre la edición y la vista de su formulario ClickUp.
Aunque existen varios programas de creación de formularios en línea, solo ClickUp Forms le permite convertir las respuestas recopiladas en tareas procesables.
Revise los envíos y tome decisiones rápidas en la vista Lista de ClickUp.
Los formularios de ClickUp son fáciles de crear, personalizar, proteger y compartir en ClickUp. Además, hay más de una forma de compartir un enlace:
- Enlaces caducados: establezca una fecha para que el enlace se desactive (disponible en el plan Enterprise ).
- Enlaces para el uso compartido: permite que este enlace sea indexado por los motores de búsqueda.
- Código de inserción: insértelo en cualquier sitio web pegando el código (en su creador de sitios web o CMS).