Cómo crear una base de datos en Excel (con plantillas y ejemplos)
Microsoft Excel

Cómo crear una base de datos en Excel (con plantillas y ejemplos)

Como propietario de una empresa o gestor de proyectos, al principio tienes que ocuparte de casi todo tú solo. Marketing, estrategia de marca, comunicación con el cliente... ¡y la lista continúa! Pero hay algo que debes tener a escala: la gestión de datos.

Las bases de datos no son sólo para las grandes empresas con cientos o miles de clientes y productos. Son para cualquiera que quiera poner el trabajo manual en piloto automático, para poder rastrear, recuperar y proteger todo tipo de información.

Si utiliza Excel como herramienta temporal para importar y exportar trabajo, ¡pruebe ClickUp! Tendrá acceso gratuito a informes procesables, registros de cambios y potentes integraciones, sin quebraderos de cabeza tecnológicos. Más información sobre la vista de tabla clickup es la alternativa nº 1 a una base de datos excel para la gestión de clientes y proyectos

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Cómo crear una base de datos en Excel

Si usted ha luchado con la creación o el mantenimiento de una base de datos, usted puede sentir que cada día es el primer día porque el seguimiento es un tarea laboriosa en Excel .

Así que vamos a aprender a crear una base de datos en Excel para evitar las complejidades y llegar a la parte buena: ¡interactuar con nuestros datos!

En esta guía, utilizamos Microsoft Word para Mac Versión 16.54 para demostrar una base de datos de Gestión de Clientes. El sitio presenta mencionado puede parecer diferente si estás en otra plataforma o versión.

Paso 1: Configurar un marco de hoja de cálculo de datos

Abre una hoja de cálculo Excel, coloca el cursor en la celda A1 y escribe el título de tu base de datos.

Pasa a la siguiente fila y, de izquierda a derecha, utiliza el tabulador para desplazarte por la base de datos en blanco y añadir los encabezados de columna. Siéntete libre de utilizar esta lista como inspiración para tu hoja de cálculo:

  • Nombre del cliente
  • Nombre del contacto
  • Correo electrónico
  • Nivel de salud (desplegable)
  • Nivel de asistencia (desplegable)
  • Nivel de compromiso (desplegable)
  • Último punto de contacto
  • Puntuación NPS

Añadir encabezados de columna a la segunda fila de la tabla de la base de datos excel

Creado en Microsoft Excel

Vuelve al título de tu base de datos y resalta la primera fila hasta la última columna de tu tabla. En la pestaña Inicio de la barra de herramientas del menú, haz clic en Fusionar y centrar.

Centra el título de la base de datos excel en la primera fila

Creado en Microsoft Excel

Paso 2: Añadir o importar datos

Tiene la opción de introducir datos manualmente o importar datos de una base de datos existente utilizando la pestaña Datos externos. Tenga en cuenta que tendrá un campo de base de datos para ciertas columnas. Aquí tienes otra lista para inspirarte:

  • Nombre del cliente
  • Nombre del contacto
  • Correo electrónico
  • Nivel de salud (desplegable: En riesgo de cancelación, Medio, Muy Bueno)
  • Nivel de asistencia (desplegable: Oro, Plata)
  • Nivel de compromiso (desplegable: Alto, Medio, Bajo)
  • Último punto de contacto
  • Puntuación NPS

Introduzca los datos en la base de datos excel bajo el título de la primera fila

Creado en Microsoft Excel

La edición masiva puede dar miedo en Excel, ¡así que tómate esta parte con calma!

Paso 3: Convertir los datos en una tabla

Ahora vamos a convertir sus datos en una tabla de modelo de datos

Haz clic dentro de cualquier celda con datos (evita las filas en blanco), y desde la barra de herramientas del menú, ve a la pestaña Insertar > Tabla. Se seleccionarán todas las filas y columnas con datos. No queremos que el título se incluya en la tabla, así que tenemos que resaltar manualmente la tabla sin el título. A continuación, haz clic en Aceptar.

Utilice las funciones de Excel como el cuadro de diálogo de tabla para crear campos de base de datos

Creado en Microsoft Excel

Paso 4: Formatear la tabla

En la pestaña Tabla de la barra de herramientas del menú, elija cualquier diseño de tabla que se ajuste a sus preferencias. Saber dónde se mostrará su tabla le ayudará a decidir. Si mira una hoja de cálculo en una pantalla grande en una sala de conferencias frente a un portátil de 16 pulgadas, ¡eso marca la diferencia en la experiencia de una persona con los datos!

Formatear el tipo de datos en la base de datos Excel para crear un menú desplegable

Creado en Microsoft Excel

Paso 5: Guardar la hoja de cálculo de la base de datos

Por último, guarde su hoja de cálculo porque tendrá que volver y editar manualmente su base de datos varias veces al día o a la semana con la información más reciente. Prepare Future You para el éxito, ¡así no se arriesgará a empezar de nuevo!

Vaya a Archivo > Guardar Como > Asigne un nombre a su base de datos > haga clic en Guardar.

crear base de datos excel plantilla o libro de trabajo

Creado en Microsoft Excel

Plantillas gratuitas de bases de datos

Eche un vistazo a estas plantillas de bases de datos para poner en marcha su tarea de creación de bases de datos

1.

Plantilla de éxito del cliente de ClickUp las herramientas de base de datos de clickup en la vista de tabla le permiten filtrar los datos para que funcionen mejor para usted

Seguimiento de la actividad más reciente de un cliente, contactos, renovaciones de cuenta y riesgos en ClickUp Descargar esta plantilla

2. Plantilla de lista de inventario de Excel

plantilla excel para hacer el seguimiento del inventario

vía Plantillas Excel Descargar esta plantilla

3. Plantilla Excel de Inventario de Almacén

plantilla excel para inventario de almacén

vía Plantillas Excel Descargar esta plantilla

4. Plantilla de lista de contactos de Excel

Plantilla excel para base de datos de empleados

vía Plantillas Excel Descargar esta plantilla **Recursos relacionados

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Cómo crear una base de datos con la vista de tabla de ClickUp

Si se encuentra en una posición en la que utilizará la base de datos a diario, es decir, si se trata de una herramienta esencial para realizar su trabajo, Excel no le ayudará a crecer a largo plazo.

Excel no es software de base de datos diseñado para el lugar de trabajo moderno. Los trabajadores son móviles y están en movimiento. Un flujo de trabajo en Excel absorbe un tiempo que debería dedicarse a establecer contactos con los clientes y a centrarse en las tareas más importantes.

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Exportar una vista de tabla en ClickUp como base de datos Excel

El nombre de la base de datos y los cálculos de las columnas se incluyen en la exportación desde ClickUp

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Crear plantilla excel de base de datos a partir de una vista de tabla clickup

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Esperamos que se sienta más cómodo en el proceso de creación de bases de datos. Tienes otras opciones además de Excel para acercar tu negocio a tus objetivos.