¿Cómo crear un gráfico desplegable en Excel? (Con Plantillas)

¿Quieres crear un gráfico de burndown en Excel?

Los gráficos de burndown son una de las formas más intuitivas de medir el progreso de tu proyecto en relación con los objetivos y los plazos.

Y realizar su seguimiento en Microsoft Excel es la opción preferida por muchos equipos.

¿Las filas y columnas de Excel te dan vértigo?

No temas más.

Este artículo explica qué es un gráfico de burndown, los tres pasos para crear uno en Excel y una alternativa mejor a este proceso en Excel.

¿Qué es un gráfico de burndown?

Un gráfico de burndown es una representación visual de la cantidad de trabajo que queda por hacer en comparación con la cantidad de trabajo completado en un sprint o un proyecto.

En un proyecto típico de Agile Scrum, puede haber dos tipos de gráficos de burndown:

Seguro que te estás preguntando: «Todo eso está muy bien, pero ¿cómo puedo reconocer un gráfico de burndown?».

Así es como se ve un gráfico burndown de sprint típico.

Ahora vamos a analizarlo.

El eje «X» (horizontal) representa el tiempo reservado para un sprint concreto o la finalización de un proyecto.

El eje «Y» (vertical) representa el trabajo restante.

La esquina superior izquierda es donde comienza el proyecto (o sprint), y la esquina inferior derecha es donde termina.

En cuanto a las dos líneas que discurren entre los dos puntos, esto es lo que representan:

Esto representa cómo el equipo «quemará» todo el trabajo restante si todo sale según el plan. Es una estimación ideal que sirve de referencia para todos los cálculos del proyecto.

Se trata de una representación del trabajo real terminado y de lo que queda pendiente. Por lo general, no es una línea recta, ya que está sujeta a eventos de la vida real y a retrasos en el trabajo del equipo. Lo ideal es que la línea del trabajo real se mantenga por debajo de la línea ideal.

Pero, ¿cómo se crea este gráfico?

Siempre puedes utilizar prácticas herramientas de gestión de proyectos que generan automáticamente estos gráficos tan esenciales. Por otro lado, puedes optar por un enfoque más manual con el buen viejo Microsoft Excel.

Cómo crear un gráfico de burndown en Excel

A continuación, le mostramos cómo puede crear un gráfico de burndown en Excel en tres sencillos pasos.

En este artículo, nos centraremos en la creación de un gráfico de burndown de trabajo para un sprint.

Este sprint de ejemplo tiene una duración de 10 días y contiene 10 tareas.

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Paso 1: Crear una tabla

Sentaremos las bases para el gráfico de burndown de trabajo con una tabla. Esta contendrá tu información básica sobre el tiempo y las tareas pendientes.

Para las tareas, divídalas en dos columnas, que representen el número de tareas restantes que estima que tendrá (su esfuerzo planificado) y las tareas reales restantes en ese día.

Abra una nueva hoja en Excel y cree columnas según las necesidades de su proyecto.

Puede añadir detalles a esta tabla para su gráfico de burndown de trabajo, tales como:

Paso 2: Añadir datos en la columna «planificado».

Ahora, añadimos nuestros valores a la columna «planificado», que representa cuántas tareas idealmente queremos que queden al final de cada día del sprint de 10 días.

Recuerde que se trata de un escenario ideal.

Por lo tanto, los números que añadas aquí no tienen en cuenta las complicaciones reales a las que se puede enfrentar tu equipo durante la duración del sprint.

En nuestro ejemplo, hemos supuesto una tasa de burndown ideal de una tarea o historia de usuario por día laborable. No hemos tenido en cuenta los fines de semana, por lo que el número de tareas no se reduce los sábados y domingos en esta tabla.

Nota: Tendrás que actualizar manualmente la columna Real al final de cada día para reflejar el número de tareas que realmente quedan pendientes.

Paso 3: Generar un gráfico

Una vez que hayas reunido todos tus datos en un solo lugar, ¡Excel se encargará del resto del proceso!

Para ello, siga estos pasos:

Una vez que hayas generado tu gráfico, puedes cambiar los valores de la columna «Real» para realizar la edición del gráfico.

El gráfico de burndown final que obtendrá en Excel puede ser similar a este:

¿Qué opinas? Es bastante fácil crear un gráfico burndown en Excel, ¿verdad?

Después de todo, solo son tres sencillos pasos.

Pero si también quieres saltártelos, tenemos una solución que te ayudará a ir al grano.

4 plantillas de gráficos de burndown para Excel

Seamos realistas. Entre el día cero y la fecha límite de tu proyecto, apenas tendrás tiempo para respirar.

Por lo tanto, crear un gráfico de burndown para un proyecto desde cero es prácticamente imposible.

Por eso hemos recopilado tres sencillas plantillas de burndown en Excel para facilitarte la vida, de modo que puedas centrarte en lo que mejor sabes hacer.

También es productivo, ¡pero ser fabuloso nunca está de más!

Solo tienes que elegir una plantilla de gráfico de burndown para Excel aquí.

1. Plantilla sencilla de gráfico de burndown

Utiliza esta plantilla de pizarra de gráfico de burndown de ClickUp para visualizar tus puntos de «Sprint» esperados y la tasa de consumo real.

2. Plantilla de gráfico de burndown con horas reales y estimadas

3. Plantilla de Excel para gráficos de burndown de Agile Scrum

4. Plantilla de diagrama de Gantt + diagrama de burndown

Sin embargo, incluso con plantillas que nos sacan del apuro, no todo es coser y cantar con los gráficos de burndown del trabajo de Excel.

Las tres limitaciones de Excel para los gráficos de burndown

En lo que respecta a la gestión de datos, Excel tiene muchas ventajas. Hace que los datos sean sencillos, fiables y fácilmente accesibles. Sin embargo, hay algunos aspectos que te harán sentir como las hermanastras de Cenicienta probándose los zapatos de cristal.

Porque Excel nunca será suficiente para todas tus necesidades de gráficos de burndown.

Echa un vistazo a sus evidentes defectos.

1. Proceso tedioso y manual

El objetivo de un gráfico de burndown es ofrecerte información rápida y visual sobre el progreso del sprint.

Pero el trabajo en Excel va en contra de este propósito.

Piénsalo.

Cada sprint o proyecto es diferente.

¿Qué vas a hacer?

¿Crear una tabla diferente para cada uno de ellos?

Por favor, eso es demasiado esfuerzo.

Incluso si decides trabajar con plantillas, ¿cómo presentarás estos gráficos?

Según lo que sabemos, si eres un Scrum Master, presentar una hoja de cálculo de MS Excel o Google en tu scrum diario no es realmente la mejor idea.

Esto significa que tendrás que migrar los gráficos y las tablas a la intranet de tu empresa o a cualquier otro lugar donde los vayas a presentar.

2. No colaborativo

Si trabajar en un equipo Agile Scrum es como tener un uso compartido de una pizza grande, familiar, MS Excel es como una porción solitaria. 🍕

Es genial, siempre y cuando solo sea una fiesta para uno. 👀

Excel ofrece compatibilidad básica para la edición colaborativa.

Simplemente no es lo suficientemente fluido para todo un equipo ágil.

3. Soporte móvil inadecuado

La compatibilidad con dispositivos móviles es uno de los 10 aspectos más importantes a tener en cuenta en cualquier software.

Pero mirar tu gráfico de burndown de Excel en tu teléfono será como intentar encajar el mapa del mundo en la palma de tu mano.

Esto es solo la punta del iceberg de por qué Excel es inadecuado para la mayoría de los equipos. Echa un vistazo a lo que hace que Excel sea realmente inadecuado para la gestión de proyectos .

Básicamente, Excel es como un juego de ruedines para tu bicicleta.

Todo el mundo los necesita. Pero, con el tiempo, también se quedan obsoletos.

¡Y ese es el punto!

Aprenderás los conceptos básicos de la gestión de datos en MS Excel.

Pero a medida que asciendes en la escala de la gestión de proyectos, es hora de pasar a herramientas más significativas, mejores y más potentes.

Como ClickUp, la herramienta de productividad con la mejor valoración del mundo.

Crea gráficos de burndown sin esfuerzo con ClickUp.

ClickUp es tu solución integral para todas tus necesidades de gestión de proyectos.

Desde establecer metas hasta realizar el seguimiento del tiempo dedicado a los proyectos, ClickUp te ofrece todo lo que necesitas.

En cuanto a los gráficos de burndown, ¡también son algo que se nos da muy bien!

Los paneles de ClickUp te ofrecen información actualizada en tiempo real sobre el estado de tu proyecto de un solo vistazo.

¡Y puedes completar tu panel con widgets de Sprint, como gráficos de burndown!

Para configurar uno, primero habilita la aplicación Sprints ClickApp, que te permite establecer y medir sprints en tu proyecto.

Puedes personalizar tus widgets de Sprint de la siguiente manera:

Ahora que ya tiene los datos, aquí le mostramos cómo puede añadir un gráfico de burndown (o cualquier otro widget de Sprint) a su panel:

Y así, sin más, tendrás el gráfico de burndown que te mantendrá al día del progreso del proyecto en tiempo real. Bastante ingenioso, ¿verdad?

Pero fíjate en cómo hemos dicho «Sprint Widgets».

¡Sí, hay más!

Estos son otros widgets ágiles útiles que puedes añadir a tu panel:

¡Y eso no es todo!

ClickUp está repleto de funciones más adecuadas para proyectos, tales como:

Recursos relacionados:

Quema tus problemas de seguimiento de proyectos 🔥

Microsoft Excel sentó las bases para la gestión avanzada de datos tal y como la conocemos hoy en día.

Pero seamos realistas. Tu proyecto no es un proyecto de historia.

Crear gráficos de burndown en una hoja de cálculo de Excel te mantendrá atrapado en la edad media de la gestión de proyectos.

Para ejecutar un proyecto ágil, de gran potencia y ritmo rápido, necesitarás un software igualmente ágil.

Excel puede seguir desempeñando un rol secundario. Pero para destacar, necesitas ClickUp.

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