Los clientes son, sin duda, la fuerza motriz de cualquier empresa. El CRM y la gestión de proyectos mantienen ambos aspectos bajo control. Garantizan un funcionamiento fluido y una alta satisfacción del cliente.
Tomemos Amazon como instancia. ¿Su capacidad para recomendar productos que ni siquiera sabías que necesitabas? Eso es CRM en acción. Mientras tanto, el software de gestión de proyectos garantiza que tu pedido esté siempre en stock y se entregue a tiempo, porque un mensaje de «Lo sentimos, este elemento no está disponible» es un gran error para cualquier empresa.
Y no es solo algo que está bien tener. Según Capterra, el 45 % de las empresas experimentaron un aumento de los ingresos por ventas tras la implementación eficaz de un software de CRM.
Así que analicemos estos dos aspectos: de forma objetiva, subjetiva y, lo más importante, de una manera que funcione a su favor.
⏰ Resumen de 60 segundos
Descubra cómo la integración de una solución de CRM y gestión de proyectos mejora la eficiencia siguiendo estos pasos:
- El CRM ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los clientes potenciales y gestionar los datos de los clientes y los proyectos, lo que garantiza que no se pierda ninguna oportunidad
- El software de gestión de proyectos mantiene a los equipos organizados mediante la estructuración de tareas, plazos y el progreso de los proyectos
- La integración de ambos reduce los malentendidos, mejora la eficiencia del flujo de trabajo y automatiza las tareas repetitivas
- Las buenas prácticas, como la participación de los usuarios, la limpieza de los datos y el seguimiento de los KPI, ayudan a las empresas a sacar el máximo partido a sus sistemas
- ClickUp combina CRM y gestión de proyectos en una sola plataforma, lo que reduce los costes y aumenta la productividad
¿Qué es un CRM y para qué sirve?
En 2000, Paul Fulchino tenía grandes planes para Aviall, un distribuidor de piezas de aviones con sede en Dallas. Su meta era convertirlo en el proveedor de gestión de la cadena de suministro de referencia para la industria de la aviación.
Pero surgieron algunos problemas en el camino: datos de clientes caóticos y procesos obsoletos:
Sabía que era el momento de introducir el CRM, y eso es exactamente lo que hizo:
En cuatro meses, las llamadas de ventas se triplicaron, la base de clientes creció un 33 % y los pedidos diarios pasaron de 1000 a 2500, sin aumentar la plantilla.
Se podría decir que este momento marcó el inicio del auge del CRM en la estrategia corporativa. Hoy en día, el 97 % de los equipos de ventas de EE. UU. y Canadá afirman que su sistema CRM es fundamental para cerrar acuerdos.
Pero, ¿qué es un CRM y qué hace?
Un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes) es una solución de software que ayuda a las empresas a gestionar las interacciones con los clientes, realizar un seguimiento de los clientes potenciales y facilitar los esfuerzos de ventas, marketing y soporte.
📌 Ejemplo: Martin, propietario de una pequeña empresa de Los Ángeles, está creando su primera empresa. Esto es lo que CRM hace por él:
- Almacena y organiza los datos de los clientes (nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono) para que nunca tenga que buscar la información de contacto
- Realiza un seguimiento de los clientes potenciales desde el primer contacto hasta la conversión, lo que garantiza que no se pierda ningún cliente potencial
- Registra todas las interacciones con los clientes (correos electrónicos, llamadas, chats) para que siempre tenga contexto antes de ponerse en contacto con ellos
- Gestiona el proceso de ventas, lo que le ofrece una vista clara del estado de cada acuerdo
📮 ClickUp Insight: El 92 % de los profesionales tiene dificultades para realizar un seguimiento de las decisiones clave.
Según una investigación realizada por ClickUp, una gran parte de los trabajadores del conocimiento pierden decisiones clave en hilos de chat, correos electrónicos y hojas de cálculo dispersas. Sin un sistema centralizado, la información crítica de la empresa se olvida para siempre. ClickUp ofrece una herramienta de gestión de tareas que te permite crear tareas al instante a partir de mensajes, comentarios, documentos y correos electrónicos, para que nada importante se pierda en el proceso. ¿Listo para probarlo?
¿Qué es el software de gestión de proyectos?
Ahora, imagina que has conseguido todos los datos de tus clientes, tu sistema CRM funciona a pleno rendimiento y tu canal de ventas está en auge. Pero sin gestión de proyectos, sigues teniendo un gran problema entre manos: parece que no puedes delegar las tareas de forma eficaz.
Los proyectos se alargan, los plazos se incumplen y tu equipo se ve atrapado en un ciclo interminable de falta de comunicación. Aquí es donde el software CRM de gestión de proyectos puede intervenir y ayudarte a delegar tareas de forma eficaz. Estas son algunas de las ventajas que puedes esperar del software de gestión de proyectos una vez que lo pongas en marcha:
📊 Mayor visibilidad de los proyectos: si varios departamentos trabajan en el mismo proyecto, una plataforma de gestión de proyectos garantiza que los equipos estén coordinados y que los plazos no se conviertan en «Pensaba que tú te encargabas de eso»
🖇️ Gestión centralizada de tareas: cada uno tiene su propia forma de realizar el seguimiento de las tareas: notas adhesivas, hojas de cálculo o simplemente la memoria (arriesgado). Una herramienta de gestión de tareas lo reúne todo en un solo lugar e incluso envía alertas cuando se completan tareas dependientes
🔍 (Elaboración de) informes precisos: A los líderes les encantan los números. Un sistema de gestión de proyectos recopila datos en tiempo real en paneles e informes, lo que ofrece una visión clara del progreso del proyecto, la rentabilidad y el rendimiento general del equipo
⌛ Control de tiempo global: si facturas a tus clientes por horas trabajadas, necesitas un seguimiento preciso. Un CRM de gestión de proyectos registra las horas facturables y no facturables, lo que te ayuda a establecer tarifas precisas y a facturar a los clientes sin confusiones
➡️ Lea también: Cómo elegir un sistema CRM para su empresa
Por supuesto, estas son solo algunas de las razones por las que las empresas invierten en software de gestión de proyectos. Pero, a riesgo de sonar cursi, es más que una simple lista de tareas pendientes: es la columna vertebral que permite que los proyectos, los equipos de atención al cliente y las relaciones con los clientes funcionen sin problemas.
💡 Consejo profesional: ¿Busca un enfoque más eficaz? Pruebe a combinar estas estrategias clásicas de gestión de proyectos con herramientas digitales modernas para obtener resultados significativamente mejores
Las ventajas de integrar CRM y gestión de proyectos
No hace falta decirlo: combinar el software de CRM y de gestión de proyectos te ahorra tiempo y automatiza las tareas tediosas para que puedas centrarte en el crecimiento real de tu empresa. Pero, ¿cómo funciona exactamente? Analicémoslo con algunos ejemplos reales.
1. Una única fuente de información veraz
Cambiar entre varios sistemas provoca la dispersión de los datos de los clientes, la pérdida de actualizaciones y la duplicación del trabajo. Con una plataforma integrada de CRM y gestión de proyectos, todo, desde las interacciones con los clientes hasta los detalles de los proyectos, queda centralizado.
📌 Ejemplo: Una empresa de consultoría realiza el seguimiento de las solicitudes de los clientes, los proyectos y las facturas en un solo sistema, lo que evita malentendidos y retrasos.
2. Ejecución más rápida de los proyectos
El tiempo es dinero, y los retrasos cuestan ambos. Con el software de gestión de proyectos CRM, los equipos pueden asignar tareas, establecer plazos y automatizar aprobaciones, lo que reduce los cuellos de botella y mantiene todo según lo previsto.
📌 Ejemplo: Una empresa de desarrollo de software acelera el lanzamiento de productos al alinear a su equipo de ventas y a los desarrolladores en un sistema unificado. Básicamente, funciona como un software de gestión de proyectos para el portal de clientes, lo que garantiza una comunicación clara sobre las necesidades de los clientes.
3. Mayor satisfacción de los clientes
Los clientes quieren actualizaciones, pero no 20 correos electrónicos al día. Un sistema de CRM y gestión de proyectos les da acceso controlado al progreso del proyecto, lo que reduce las idas y venidas innecesarias y mantiene la transparencia.
📌 Ejemplo: Una agencia de marketing permite a sus clientes realizar un seguimiento del estado de las campañas en tiempo real, lo que reduce la necesidad de reuniones constantes para conocer el estado de las mismas.
4. Mayor colaboración entre equipos
Los equipos de ventas, marketing y atención al cliente suelen trabajar de forma aislada. Cuando se combinan los sistemas de gestión de proyectos y CRM, los equipos trabajan en sintonía, lo que garantiza traspasos fluidos y menos oportunidades perdidas.
📌 Ejemplo: Un equipo de ventas transfiere fácilmente un acuerdo al equipo de implementación una vez firmado el contrato, lo que reduce la fricción en la incorporación.
5. Los flujos de trabajo automatizados ahorran tiempo
El trabajo manual repetitivo ralentiza a los equipos. Las herramientas de gestión de proyectos CRM automatizan procesos clave, como la asignación de clientes potenciales, los seguimientos y las aprobaciones de tareas, para que los empleados puedan centrarse en tareas más valiosas.
6. Toma de decisiones basada en datos
Sin información, las empresas funcionan a base de conjeturas. La implementación de un software integrado de CRM y gestión de proyectos proporciona paneles e informes en tiempo real para realizar un seguimiento de los ingresos, el rendimiento del equipo y la eficiencia de los proyectos.
🧠 ¿Sabías que: El 48 % de las organizaciones se identifican como impulsadas por datos, lo que supone el doble que el 24 % del año anterior, lo que pone de relieve el rápido cambio hacia la toma de decisiones basada en la analítica.
➡️ Lea también: 5 integraciones CRM imprescindibles para su empresa
Funciones clave a tener en cuenta
Genial, ahora que ya conoce la importancia de incorporar un sistema de CRM y gestión de proyectos, estas son las funciones que debe buscar:
- Flujos de trabajo personalizables: adapte el CRM y el sistema de gestión de proyectos a los procesos de su empresa, desde los embudos de ventas hasta el seguimiento de proyectos
- Escalabilidad: asegúrese de que la herramienta crece con su empresa, gestionando proyectos complejos y ampliando la colaboración en equipo sin interrupciones
- Interfaz fácil de usar: un sistema debe ser fácil de navegar y requerir una formación mínima para que los equipos puedan gestionar los proyectos de forma eficiente
- Herramientas de colaboración: mensajería integrada, paneles compartidos y portales para clientes mantienen a los equipos de proyectos y a las partes interesadas en la misma página
- Gestión centralizada de documentos: almacene, comparta y organice archivos dentro de la plataforma de CRM y gestión de proyectos para reducir la dispersión de la información
- Notificaciones automatizadas: mantenga informados a los equipos con alertas sobre actualizaciones de tareas, aprobaciones y plazos de proyectos, evitando que se pasen por alto acciones importantes
💡 Consejo profesional: Pruebe estos consejos y trucos de CRM probados y comprobados para personalizar las interacciones con los clientes, profundizar la lealtad e impulsar un crecimiento sostenible.
Cómo trabajan juntos el CRM y la gestión de proyectos
Ahora, imagina combinar todas las funciones que acabamos de mencionar con una gestión de tareas excepcional: eso es ClickUp.
Como app, aplicación para todo el trabajo, reúne dos potentes funciones para consolidar tu CRM y la gestión de proyectos en un único entorno de trabajo: ClickUp CRM y ClickUp Project Management.
Empecemos por el lado del CRM. ClickUp CRM es un sistema altamente adaptable. No estás atado a una estructura rígida y preestablecida.
En primer lugar, tienes procesos personalizables. Esto significa que puedes crear fases que se adapten perfectamente a tu proceso de ventas, desde «Contacto inicial» hasta «Cerrada ganada». Ahora, para la visualización, tienes opciones. La vista Lista es ideal para obtener una visión general rápida, los tableros Kanban te permiten arrastrar y soltar acuerdos a través de tu proceso, y la vista Tabla te permite ver todos tus datos en un formato similar a una hoja de cálculo.
Además, puedes crear campos personalizados para realizar un seguimiento de la información específica que es importante para tu empresa, como el sector, la fuente del cliente potencial o el valor del acuerdo. Muchos gestores de proyectos dedican demasiado tiempo a perseguir relaciones y dependencias entre tareas, pero ClickUp resuelve este problema con más de 15 vistas personalizadas.
Además, cuenta con una base de datos de contactos centralizada. Se trata de un espacio dinámico donde puedes almacenar información detallada, el historial de comunicaciones y los archivos relacionados con cada cliente potencial o cliente. ClickUp estructura la información de tus proyectos y clientes en un formato limpio y jerárquico a través de espacios, carpetas, listas, tareas y subtareas.
En cuanto a las tareas, ClickUp Tasks mejora significativamente la funcionalidad del CRM al proporcionar un enlace directo entre las interacciones con los clientes y los pasos a seguir.
Cada cliente potencial o cliente puede tener tareas asociadas, lo que garantiza que nunca se pierdan los seguimientos, las reuniones y los entregables. Puede asignar tareas a los miembros del equipo, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso en el contexto de la relación con el cliente. Esta integración permite una colaboración fluida, lo que garantiza que se registre y se actúe sobre cada punto de contacto.
Para potenciar tu flujo de trabajo CRM, aprovecha las dependencias y la automatización de tareas. Desde la creación automática de tareas de seguimiento después de una reunión hasta la actualización del estado de los acuerdos en función de la finalización de las tareas, estas funciones te ayudan a gestionar los clientes de forma eficiente y a mejorar las tasas de conversión.
📌 Ejemplo: supongamos que gestionas una campaña de boletines informativos. En lugar de realizar un seguimiento manual de cada cliente potencial:
Nuevo registro de cliente potencial → Etiqueta automática en CRM → Asignar tarea de seguimiento → Programar boletín informativo
Y para realizar un seguimiento de tu rendimiento, puedes crear paneles con widgets personalizados para visualizar métricas clave como las tasas de conversión, los ingresos por ventas y el rendimiento del equipo. En esencia, ClickUp CRM te ofrece la flexibilidad de crear un CRM que funcione exactamente como tú lo necesitas.
Si quieres obtener una instantánea visual de tus tasas de finalización de tareas, el rendimiento del equipo o la eficiencia de la automatización, solo tienes que crear un panel personalizado de ClickUp.
Puedes elegir entre más de 50 tarjetas para realizar el seguimiento del progreso de las tareas, la distribución de la carga de trabajo y el seguimiento de las metas, y luego compartir el panel con tu equipo o clientes para una total transparencia.
Los equipos de intentos correctos de los clientes suelen crear paneles de CRM para supervisar el estado de los clientes, identificar riesgos y realizar un seguimiento de las oportunidades de crecimiento potenciales.
💡 Consejo profesional: Con ClickUp Brain, tu panel se vuelve aún más inteligente. En lugar de buscar manualmente entre los datos, solo tienes que preguntarle a la IA y esta recuperará al instante información de tu sistema de gestión de proyectos.
Si está empezando desde cero, la plantilla CRM de ClickUp le ofrece un sistema de gestión de relaciones con los clientes ligero pero potente.
Esto es todo lo que puede hacer con la plantilla:
- Realice un seguimiento de los clientes potenciales, las transacciones, las cuentas y los contactos
- Califique a los clientes potenciales, cierre acuerdos más rápido y fortalezca las relaciones con los clientes
- Gestione las fases del proceso de ventas con flujos de trabajo claros y visuales
Ahora, pasemos al corazón de la gestión de proyectos: la colaboración. ClickUp permite a los equipos trabajar juntos en tiempo real en:
Documentos de ClickUp
ClickUp Docs te permite crear perfiles detallados de clientes, notas de reuniones y documentos de propuestas, y editarlos en tiempo real para garantizar que todos estén en sintonía. La posibilidad de asignar elementos de acción directamente dentro de los documentos transforma estas notas en tareas procesables, lo que garantiza que nunca se pierda el seguimiento. En la gestión de proyectos, Docs facilita la creación de especificaciones de proyectos, agendas de reuniones y bases de conocimientos, lo que fomenta una comunicación clara y la responsabilidad.
Pizarras ClickUp y mapas mentales ClickUp
Las pizarras de ClickUp y los mapas mentales de ClickUp pueden ayudar a los equipos a visualizar los recorridos de los clientes, trazar estrategias de ventas y generar ideas para resolver los retos de los clientes. Para la gestión de proyectos, estas herramientas facilitan la planificación de proyectos, el desglose de tareas y la generación de ideas, lo que permite a los equipos organizar visualmente proyectos complejos e identificar dependencias. Al proporcionar un espacio visual compartido, estas funciones mejoran la colaboración, facilitan la comprensión y agilizan la resolución creativa de problemas
Por último, una buena solución de CRM y gestión de proyectos no debería requerir cambiar constantemente de app, aplicación. Las integraciones de ClickUp con más de 1000 herramientas, entre las que se incluyen Slack, Gmail, Zoom, Outlook y HubSpot, garantizan que todo fluya sin problemas en todo el proceso empresarial.
Como lo expresa Arnold Rogers, gerente de soporte al cliente de Launch Control:
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar un seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los detalles de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas
Nos hemos integrado con Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Esto nos permite realizar un seguimiento de las finanzas, la retención, la elaboración de informes y los detalles de los clientes en un solo espacio, ya que podemos extraer información de todas las herramientas que utilizamos y recopilarla en ClickUp para facilitar su uso sin involucrar a todos los departamentos y sin restar tiempo a sus agendas
Y si aún te cuesta mantener todo en un solo lugar, simplemente cambia a la plantilla de gestión de proyectos de ClickUp.
Ayuda a los gestores de proyectos, programas y carteras a romper silos, eliminar cuellos de botella y ejecutar proyectos de manera eficiente con el seguimiento de tareas integrado.
Buenas prácticas para la integración de CRM y gestión de proyectos
Integrar correctamente el CRM y las mejores herramientas de gestión de proyectos puede resultar complicado en ocasiones. A continuación te explicamos cómo hacerlo bien:
- Participación de los usuarios: Involucre a su equipo desde el principio del proceso de integración. Las personas que utilizan el sistema a diario deben tener voz y voto en su funcionamiento
- Calidad de los datos: limpie los duplicados, las entradas obsoletas y las inconsistencias para evitar problemas futuros
- Defina claramente las fases del proyecto: correlacione hitos, cronogramas y dependencias dentro del CRM para proporcionar una visibilidad clara del progreso del proyecto
- Proporcione la formación adecuada: incluso la mejor plataforma de CRM y gestión de proyectos es inútil si su equipo no sabe cómo utilizarla
- Supervise los KPI: mantenga un ojo en las métricas de CRM como las tasas de finalización de tareas, el movimiento del canal de ventas y las puntuaciones de satisfacción del cliente para medir los intentos correctos
- Sincronización de datos de clientes: garantice actualizaciones en tiempo real en ambos sistemas para que nadie trabaje con información obsoleta
Elija ClickUp para una eficiencia fan-tástica
Gestionar las relaciones con los clientes y mantener los proyectos en marcha puede hacer que sienta que siempre tiene las manos ocupadas.
Por eso ClickUp es tan bueno para quitarte peso de encima, simplificando y centralizando la gestión de tareas, la automatización, el CRM y la buena gestión de proyectos en un solo lugar.
- QubicaAMF ahorró más de 5 horas a la semana que antes se perdían buscando información
- RevPartners redujo los costes en un 50 % al consolidar tres herramientas en una sola
- Lulu Press ahorró 1 hora al día por empleado con las automatizaciones de ClickUp, lo que aumentó la eficiencia del trabajo en un 12 %
No son coincidencias, son la prueba de que ClickUp es la solución integral para el éxito del CRM y la gestión de proyectos.
Regístrese ahora en ClickUp y haga que la vida de su equipo sea más fácil y productiva.