Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo que se utiliza generalmente para organizar y dar formato a grandes cantidades de datos, pero también incluye una galería de figuras diversas para crear diagramas de flujo.
Un gráfico SmartArt es la ilustración ideal para crear cualquier diagrama en Excel. Sin embargo, necesitas un diagrama de flujo más atractivo para la colaboración y la comunicación. En esta guía, repasaremos la función de los diagramas de flujo, cómo crear un diagrama de flujo en Excel y dos alternativas a Excel para dar vida a tus diagramas de flujo. (Spoiler: ¡las dos alternativas están en el mismo software!)
⏰ Resumen de 60 segundos
- Considere el uso de herramientas como ClickUp para mejorar la creación de diagramas de flujo y la gestión de tareas.
- Los diagramas de flujo visualizan los flujos de trabajo y los procesos.
- Las figuras clave incluyen el óvalo (terminador), el rectángulo (proceso) y el rombo (decisión).
- Cree diagramas de flujo en Excel utilizando Insertar > Figuras.
- Personalice el tamaño de las figuras y el texto para mayor claridad.
- Conecta las figuras con flechas para mostrar las relaciones.
- Excel no es ideal para la colaboración entre equipos.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un diagrama compuesto por figuras conectadas por flechas para visualizar un flujo de trabajo, un proceso o cualquier procedimiento de toma de decisiones. Los diagramas de flujo son para todos porque, a diferencia de los documentos con mucho texto, condensan la información para que el público pueda asimilarla más rápidamente. Los diagramas de flujo convierten las ideas en acciones meditadas para resolver problemas y, en última instancia, aumentan la productividad porque las cosas funcionan sin problemas. Piense, por ejemplo, en cualquier evento que haya vivido en algún momento en su organización. Podría ser la incorporación de un nuevo empleado, la solicitud de vacaciones o la organización de una reunión para poner en marcha un proyecto. Estos eventos tienen un proceso establecido para que todo el mundo siga los pasos adecuados hacia el intento correcto. Los diagramas de flujo ayudan a la persona que crea estos procesos a visualizar el alcance, la secuencia, las fases y las partes interesadas involucradas.
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Figuras básicas utilizadas en los diagramas de flujo de Excel
No es necesario ser un experto en programación de diagramas de flujo. Solo necesita conocer los bloques básicos para que su diagrama de flujo sea fácil de entender. Las cuatro figuras principales de diagrama de flujo que utilizaremos en este tutorial son:
| Símbolo | Función | Cómo añadir |
|---|---|---|
| Oval | Terminal: el punto de inicio y el punto final de un diagrama de flujo. | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Terminador |
| Rectángulo | Proceso: representa un solo paso del procedimiento. | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Proceso |
| Diamante | Decisión: representa una acción de decisión. | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Decisión |
| Flecha | Flecha: conecta figuras para mostrar la relación. | Pestaña Insertar > Ilustración > Figuras > Diagrama de flujo > Flecha |
¿Listo para crear tu propio diagrama de flujo? Elige una de tus ideas o tareas y sigue nuestra guía paso a paso para crear este diagrama de flujo. ⬇️
Cómo crear un diagrama de flujo en Excel con figuras personalizadas
Nota: En este tutorial utilizamos Microsoft Excel para Mac, versión 16. 60. Los pasos y las funciones pueden variar si utiliza otra versión.
Excel es una aplicación grande con cientos de funciones. Las dos funciones más importantes para utilizar y acelerar la creación de diagramas de flujo son: copiar y pegar. Así que, en lugar de añadir figuras una por una a la hoja de cálculo, primero daremos formato a las figuras. A continuación, podrá copiar y pegar las figuras en el proceso del diagrama de flujo. ¡Allá vamos!
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1. Añada las figuras de diagrama de flujo de terminador, proceso y decisión.
Vaya a la pestaña Insertar > Ilustración > Formas > Diagrama de flujo > seleccione una figura > haga clic en la parte superior de la hoja de cálculo para añadirla.
2. Ajuste el tamaño de las figuras del diagrama de flujo.
Queremos añadir texto dentro de las figuras, así que vamos a hacerlas más grandes. Seleccione una de las figuras > pulse Comando + A en el teclado para seleccionar todas las figuras > mantenga pulsada la tecla Mayús > vaya a una esquina de la figura y arrastre para expandir las tres figuras del diagrama de flujo.
3. Personalice cada figura del diagrama de flujo
Usaremos la función de copiar y pegar para personalizar las figuras, pero hay un práctico icono de Formato que nos ayudará con esto.
- Haga doble clic dentro de la figura Proceso para mostrar un cursor, añada un rótulo a la figura y centre el texto.
- Cambie el nombre y el tamaño de la fuente según sus preferencias.
- Seleccione la figura Proceso > haga clic en el icono Formato en la pestaña Inicio > haga clic en las otras figuras para pegar el formato.
- Ponga un rótulo a la figura de diamante como «Decisión» y a la figura ovalada como «Terminador».
A continuación, seleccione los colores de fondo y fuente para cada figura. Haga clic en una figura > vaya a la pestaña Formato de figura > Relleno de figura y Relleno de texto.
Consejo profesional: Para eliminar el contorno de las figuras y conseguir un aspecto más limpio, seleccione todas las figuras > pestaña Formato de figura > Contorno de figura > Sin contorno.
4. Comience a añadir los pasos de su diagrama de flujo.
Con sus figuras totalmente personalizadas (y coherentes), copie y pegue la figura del diagrama de flujo de Excel para trazar sus pasos.
5. Inserte la pestaña para añadir los conectores que muestran la relación entre cada figura.
Vaya a la pestaña Insertar > Figuras > Líneas > Flecha.
Utilice los círculos verdes como guía para dibujar las flechas y realizar la conexión entre las figuras.
6. Añade un título a tu diagrama de flujo.
Elimine las figuras de la parte superior de la hoja de cálculo y añada un título.
Consejo: para obtener un aspecto más limpio, elimine las líneas de cuadrícula de su diagrama de flujo de Excel. Vaya a la pestaña Diseño de página > desmarque la casilla Ver en Líneas de cuadrícula.
Bonificación: las mejores herramientas de software para diagramas de flujo para Mac
8. Guarde su diagrama de flujo de Excel como plantilla.
Vaya a Archivo > Guardar como plantilla. Asigne un nombre a su plantilla de diagrama de flujo y haga clic en Guardar. (Compruebe que el Formato de archivo esté configurado como Plantilla de Excel).
¡Ya está! ¡Ahora ya sabe cómo crear un diagrama de flujo en Excel! Disponemos de otros recursos y recomendaciones de Microsoft Office si busca otras alternativas para mejorar sus necesidades de planificación. ⬇️
Limitaciones de los diagramas de flujo de Excel
Aunque es útil saber cómo crear diagramas de flujo en una herramienta tan popular como Microsoft Excel, las hojas de cálculo no son fáciles de usar para colaborar. Las personas que no están tan familiarizadas con la navegación de Excel tendrán más dificultades y necesitarán más tiempo para aprender a completar el trabajo.
Como todos sabemos (y experimentamos), los proyectos cambian a diario. Así que, mientras estás ocupado creando manualmente diagramas de flujo en Excel, los datos, las personas y las circunstancias pueden cambiar, y tendrás que empezar de nuevo. Sin embargo, eso no es lo ideal para las sesiones creativas de lluvia de ideas.
Esta situación inevitable es la razón por la que es esencial utilizar una herramienta de software de diagramas de flujo intuitiva para eliminar el trabajo manual y actualizar en tiempo real. Con ClickUp, una potente alternativa a Microsoft Excel, ¡no necesitará crear múltiples versiones de plantillas de diagramas de flujo!
Cree diagramas de flujo con alternativas a Excel.
ClickUp es una plataforma de productividad todo en uno donde los equipos se reúnen para planificar, organizar y colaborar en el trabajo utilizando tareas, documentos, mapas mentales, metas, pizarras y mucho más. Fácilmente personalizable con solo unos clics, ClickUp permite a equipos de todo tipo y tamaño realizar su trabajo de forma más eficaz, impulsando la productividad a nuevas cotas.
Los diagramas de flujo de ClickUp hacen lo que las hojas de cálculo de Excel no pueden: convertir cada proceso empresarial en tareas viables.
Los diagramas de flujo no están hechos para crearse y almacenarse en algún lugar de una unidad compartida. Están pensados para ser una solución o un flujo de trabajo útil. Con ClickUp, las tareas se crean directamente desde el diagrama de flujo, de modo que todo el mundo conoce los roles, las tareas y los plazos.
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Mapas mentales en ClickUp
Los mapas mentales de ClickUp son perfectos para descargar un flujo de conciencia o información planificada. Con los mapas mentales, no tendrá que preocuparse por los detalles de formato de cada figura o paso. Tendrá más capacidad intelectual para dedicarla al trabajo real.
Es fácil crear un mapa mental de ClickUp y empezar a trabajar en sus proyectos, ideas e incluso tareas existentes para obtener el mejor esquema visual. Para empezar, descargue la plantilla de mapa mental con dos tipos diferentes de mapas mentales:
- Mapa mental en modo tarea: organice sus ideas y conviértalas en tareas de ClickUp que se pueden seguir.
- Mapa mental en modo en blanco: cree diagramas de forma libre para organizar sus ideas.
Pizarras en ClickUp
Anteriormente hicimos una mención sobre que las hojas de cálculo de Excel no son ideales para talleres creativos de lluvia de ideas. Entonces, ¿cuál es la alternativa? ¡Las pizarras de ClickUp!
Al igual que los mapas mentales, la función de pizarras ofrece más funcionalidades, como dibujo a mano alzada, formato de texto enriquecido, imágenes y enlaces web para crear más contexto mientras planifica. Las pizarras son la forma más rápida de colaborar con su equipo y salvar la distancia entre la lluvia de ideas y la realización del trabajo.
Un lienzo en blanco y un cursor parpadeante pueden resultar intimidantes si eres nuevo en las herramientas de colaboración visual. ¡ClickUp también incluye plantillas para poner en marcha tus sesiones de brainstorming! ¡Empieza con la plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp que encontrarás a continuación ⬇️!
Cree diagramas de flujo memorables en ClickUp.
Las hojas de cálculo sirven para almacenar datos. Sin embargo, necesitas un software intuitivo para realizar el seguimiento de tus tareas y proyectos en constante evolución. Las funciones de colaboración y personalización de la plataforma ClickUp son todo lo que necesitas en un solo lugar.