Si ha estado utilizando Excel para gestionar sus proyectos y necesita ayuda con los cálculos de tiempo, no es el único. Calcular el tiempo transcurrido de un proyecto o tarea es fundamental para los jefes de equipo que necesitan saber qué trabajo debe priorizarse y cómo asignar adecuadamente los recursos.
En pocas palabras, los valores de tiempo son complicados en Excel, especialmente cuando se calcula la diferencia de tiempo, las horas trabajadas o la diferencia entre dos empleados.
Por suerte para usted, hemos terminado todo el trabajo duro para ayudarle a establecer el formato en las celdas y calcular el tiempo transcurrido en Excel más rápidamente. Adquiramos confianza en el uso de Excel para el control de tiempo de los proyectos y descubramos las diversas formas de calcular el tiempo.
⏰ Resumen de 60 segundos
- Excel puede calcular el tiempo transcurrido para el seguimiento de proyectos, lo que ayuda a los jefes de equipo a priorizar el trabajo y asignar los recursos de forma eficaz.
- El tiempo en Excel se almacena como números decimales con formato de hora, lo que hace que los cálculos sean complejos pero flexibles.
- Cálculos de tiempo clave Sumar tiempo: para sumar la duración de las tareas (< or > 24 horas) Restar tiempo: para calcular la diferencia de tiempo (< or > 24 horas)
- Añadir tiempo: para sumar la duración de las tareas (< or > 24 horas)
- Restar tiempo: para calcular la diferencia horaria (< or > 24 horas)
- Fórmulas para calcular el tiempo: Algunos ejemplos son: =B2-A2 para la diferencia horaria =(B2-A2)*24 para las horas
- =B2-A2 para la diferencia horaria
- =(B2-A2)*24 para horas
- Los formatos personalizados como h:mm o [h]:mm;@ ajustan los resultados para duraciones superiores a 24 horas.
- Utilice el formato «Personalizado» en las celdas para mostrar el tiempo correctamente y evitar valores negativos.
- Utilice fórmulas como =SUM(B2:B3) para las duraciones totales y ajuste los formatos para los resultados superiores a 24 horas.
- Excel no ofrece compatibilidad con actualizaciones en tiempo real ni con un seguimiento intuitivo de las tareas.
- La vista Tabla y las funciones de tiempo de ClickUp simplifican el seguimiento de tareas y los cálculos con la facilidad de arrastrar y soltar, tablas compartibles y campos de fecha/hora. También puede utilizar la plantilla de análisis de tiempo de ClickUp para optimizar el control de tiempo.
- ClickUp supera a Excel como herramienta todo en uno para el control de tiempo, la organización de tareas y la gestión de proyectos, ya que ofrece una experiencia más fluida.
- Añadir tiempo: para sumar la duración de las tareas (< or > 24 horas)
- Restar tiempo: para calcular la diferencia horaria (< or > 24 horas)
- =B2-A2 para la diferencia horaria
- =(B2-A2)*24 para horas
Tipos de cálculos de tiempo en Excel
No existe una única fórmula o formato para calcular el tiempo en Excel. Depende de su conjunto de datos y de la meta que desee alcanzar. La mayoría utiliza un formato personalizado (función de número sobre texto) para comprender los valores de hora y fecha o el valor de la diferencia horaria.
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Pero hay dos tipos de cálculos para empezar, que incluyen:
- Sumar tiempo: si necesita obtener la suma de dos valores de tiempo para obtener un total Sumar menos de 24 horas: cuando necesite saber cuántas horas y minutos se tardará en completar dos tareas sencillas Sumar más de 24 horas: cuando necesite sumar el tiempo estimado o real transcurrido de varias tareas lentas y complejas
- Suma menos de 24 horas: cuando necesites saber cuántas horas y minutos se tardará en completar dos tareas sencillas.
- Suma más de 24 horas: cuando necesites sumar el tiempo estimado o real transcurrido de varias tareas lentas y complejas.
- Restar tiempo: si necesita obtener el tiempo total entre una hora de inicio y una hora de finalización. Restar tiempos cuya diferencia sea inferior a 24 horas: cuando necesite calcular las horas transcurridas desde que un miembro del equipo comenzó a ejecutar una tarea sencilla. Restar tiempos cuya diferencia sea superior a 24 horas: cuando necesite saber las horas que han transcurrido desde que comenzó su proyecto.
- Reste los tiempos cuya diferencia sea inferior a 24 horas: cuando necesite calcular las horas transcurridas desde que un miembro del equipo comenzó a ejecutar una tarea sencilla.
- Reste los tiempos cuya diferencia sea superior a 24 horas: cuando necesite saber las horas que han transcurrido desde que comenzó su proyecto.
- Suma menos de 24 horas: cuando necesites saber cuántas horas y minutos se tardará en completar dos tareas sencillas.
- Suma más de 24 horas: cuando necesites sumar el tiempo estimado o real transcurrido de varias tareas lentas y complejas.
- Reste los tiempos cuya diferencia sea inferior a 24 horas: cuando necesite calcular las horas transcurridas desde que un miembro del equipo comenzó a ejecutar una tarea sencilla.
- Reste los tiempos cuya diferencia sea superior a 24 horas: cuando necesite saber las horas que han transcurrido desde que comenzó su proyecto.
¡Diga adiós a las complejas fórmulas de Excel y al trabajo manual!
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Cómo calcular el tiempo y las horas en Excel
Repasemos algunas fórmulas para calcular el tiempo en Excel, de modo que pueda obtener las horas, minutos y segundos exactos en su formato de tiempo personalizado.
Diferencia horaria en Excel
Antes de enseñarle cómo calcular el tiempo en Excel, debe comprender qué son los valores de tiempo. Los valores de tiempo son los números decimales a los que Excel aplica un formato de tiempo para que parezcan horas (es decir, horas, minutos y segundos).
Dado que los tiempos de Excel son números, puede sumarlos y restarlos. Y la diferencia entre una hora de inicio y una hora de finalización se denomina «diferencia de tiempo» o «tiempo transcurrido».
Estos son los pasos para restar tiempos cuya diferencia es inferior a 24 horas:
1. Introduzca la fecha de inicio y la hora en la celda A2 y pulse Intro. No olvide escribir «AM» o «PM»2. Introduzca la hora de finalización en la celda B2 y pulse Intro3. Introduzca la fórmula =B2-A2 en la celda C2 y pulse Intro.
ADVERTENCIAComo se puede ver en la figura, esta fórmula no funciona para tiempos que pertenecen a días diferentes. Este ejemplo muestra la diferencia de tiempo entre dos valores de tiempo dentro de un período de 24 horas.
4. Haga clic con el botón derecho en C2 y seleccione Formato de celdas.
5. Seleccione la categoría Personalizada y escriba «h:mm».
NOTA AL MARGEN Es posible que desee obtener la diferencia horaria expresada en horas o en horas, minutos y segundos. Si es así, escriba «h» o «h:mm:ss», respectivamente. Esto le ayudará a evitar valores de tiempo negativos.
6. Haga clic en Aceptar para ver el cambio total a un formato que describe solo el número de horas y minutos transcurridos entre A2 y B2.
¡Echa un vistazo a nuestro blog detallado para encontrar una lista de estrategias de gestión del tiempo que puedes utilizar de inmediato!
Fecha y hora en Excel
En la sección anterior, aprendió a calcular horas en Excel. Sin embargo, la fórmula que aprendió solo se aplica a diferencias de tiempo inferiores a 24 horas.
Si necesita restar tiempos cuya diferencia es superior a 24 horas, deberá trabajar con fechas además de con horas. Hágalo de la siguiente manera (cuadro de diálogo Formato de celdas):
1. Introduzca la hora de inicio en la celda A2 y pulse Intro. 2. Introduzca la hora de finalización en la celda B2 y pulse Intro. 3. Haga clic con el botón derecho en A2 y seleccione Formato de celdas. 4. Elija la categoría Personalizado y escriba «m/d/aaaa h:mm AM/PM». 5. Haga clic en Aceptar para ver cómo A2 cambia a un formato que comienza por «1/0/1900» y ajuste la fecha. 6. Utilice el Copiador de formato para copiar el formato de A2 a B2 y ajuste la fecha. 7. Introduzca la fórmula =(B2-A2)*24 en la celda C2 y pulse Intro para ver cómo el total cambia a un formato que describe el número de horas transcurridas entre A2 y B2.
ADVERTENCIADebe aplicar el formato «Número» a C2 para obtener el valor correcto en la fórmula anterior.
Sumar tiempo en Excel
Supongamos que desea sumar la diferencia de tiempo entre los miembros de su equipo que trabajan en varias tareas de un proyecto. Si la suma de esas duraciones es inferior a 24 horas, siga estos pasos:
1. Introduzca una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulse Intro. 2. Introduzca la otra duración en la celda B3 y pulse Intro. 3. Introduzca la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulse Intro.
CONSEJO PROFESIONALSi prefiere hacer clic en un solo botón en lugar de introducir una fórmula, puede colocar el cursor en B4 y pulsar el botón Σ (o Autosuma) en la pestaña Inicio. El botón aplicará la fórmula =SUM(B2:B3) a la celda del ejemplo anterior.
Si la duración total de las tareas de su proyecto suma más de 24 horas, siga estos pasos:
1. Introduce una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulsa Intro. (Advertencia: ten en cuenta que la duración máxima es de 23 horas y 59 minutos). 2. Introduce la otra duración en la celda B3 y pulsa Intro. 3. Introduzca la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulse Intro. 4. Haga clic con el botón derecho en B4 y seleccione Formato de celdas. 5. Elija la categoría Personalizado y escriba «[h]:mm;@». 6. Haga clic en Aceptar para ver que B4 muestra correctamente la suma de los tiempos de B2 y B3.
Si desea obtener más información sobre la gestión de proyectos en Excel , ¡nuestro blog es el lugar perfecto para empezar!
Más recursos de Excel:
Lista completa de fórmulas para calcular el tiempo en Excel
Vale la pena conocer las fórmulas cuando se calcula la diferencia horaria en Excel. Para configurar correctamente la diferencia horaria y el valor, le proporcionamos una lista de fórmulas que le facilitarán los cálculos.
| Fórmula | Descripción |
| =B2-A2 | Diferencia entre los dos valores de tiempo en las celdas A2 y B2 |
| =(B2-A2)*24 | Horas entre el valor de las celdas A2 y B2 (siendo 24 el número de horas en un día) Advertencia: Si la diferencia es superior a 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «m/d/aaaa h:mm AM/PM» a A2 y B2. También debe aplicar el formato «Número» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =TIMEVALUE(«8:02 PM»)-TIMEVALUE(«9:15 AM») | Advertencia: la diferencia debe ser inferior a 24 horas. |
| =TEXTO(B2-A2,"h") | Horas entre los valores de las celdas A2 y B2 Advertencia: Debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «h» a A2 y B2. Además, el valor de B2 no puede ser inferior al de A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas para evitar un valor negativo. Y la función TEXTO devuelve un valor textual. |
| =TEXTO(B2-A2,”h:mm”) | Minutos y horas entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2. Advertencia: Debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «h:mm» a A2 y B2. Además, el valor de B2 no puede ser inferior al de A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas. |
| =TEXTO(B2-A2,"h:mm:ss") | Horas, minutos y segundos entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2. Advertencia: Debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «h:mm:ss» a A2 y B2. Además, el valor de B2 no puede ser inferior al de A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas. |
| =INT((B2-A2)*24) | Número de horas completas entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2 (24 son las horas de un día). Advertencia: Si la diferencia es superior a 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «m/d/aaaa h:mm AM/PM» a A2 y B2. Y debe aplicar el formato «Número» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =(B2-A2)*1440 | Minutos entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2 (1440 son los minutos de un día). Advertencia: Si la diferencia es superior a 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «m/d/aaaa h:mm AM/PM» a A2 y B2. Y debe aplicar el formato «Número» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =(B2-A2)*86400 | Segundos entre los valores de tiempo en las celdas A2 y B2 (86 400 son los segundos de un día). Advertencia: Si la diferencia es superior a 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «m/d/aaaa h:mm AM/PM» a A2 y B2. Y debe aplicar el formato «Número» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =HOUR(B2-A2) | Horas entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2. Advertencia: El valor de B2 no puede ser inferior al valor de A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas. Además, la función HOUR devuelve un valor numérico. |
| =MINUTO(B2-A2) | Minutos entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2. Advertencia: El valor de B2 no puede ser inferior al valor de A2 y la diferencia debe ser inferior a 60 minutos. Además, la función MINUTE devuelve un valor numérico. |
| =SEGUNDO(B2-A2) | Segundos entre los valores de tiempo de las celdas A2 y B2. Advertencia: El valor de B2 no puede ser inferior al valor de A2 y la diferencia debe ser inferior a 60 segundos. Además, la función SEGUNDO devuelve un valor numérico. |
| =AHORA()-A2 | Tiempo transcurrido entre la fecha y la hora de la celda A2 y la fecha y hora actuales. Advertencia: si el tiempo transcurrido es superior a 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «d «días» h:mm:ss» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. Además, Excel no actualiza el tiempo transcurrido en tiempo real. Para ello, debe pulsar Mayús+F9. |
| =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))-A2 | Tiempo transcurrido entre el valor de la celda A2 y la fecha y hora actuales. Advertencia: Excel no actualiza el tiempo transcurrido en tiempo real. Para hacerlo, debe pulsar Mayús+F9. |
| =INT(B2-A2)&” días, “&HOUR(B2-A2)&” horas, “&MINUTE(B2-A2)&” minutos y “&SECOND(B2-A2)&” segundos” | Tiempo transcurrido entre la fecha y la hora o los valores de tiempo en las celdas A2 y B2, expresado en el formato «dd días, hh horas, mm minutos y ss segundos». Advertencia: esta fórmula devuelve un valor textual. Si necesita que el resultado sea un valor, utilice la fórmula =B2-A2 y aplique el formato «Personalizado» con el tipo «d días», «h horas», «m minutos» y «s segundos» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =IF(INT(B2-A2)>0,INT(B2-A2)&” días,”,””)&IF(HOUR(B2-A2)>0,HOUR(B2-A2)&” horas,”,””)&IF(MINUTE(B2-A2)>0,MINUTE(B2-A2)&” minutos, y “,””)&IF(SECOND(B2-A2)>0,SECOND(B2-A2)&” segundos”,””) | Tiempo transcurrido entre la fecha y la hora o los valores de las celdas A2 y B2, expresado en el formato «dd días, hh horas, mm minutos y ss segundos» con los valores cero ocultos. Advertencia: esta fórmula devuelve un valor textual. Si necesita que el resultado sea un valor, utilice la fórmula =B2-A2 y aplique el formato «Personalizado» con el tipo «d «días», h «horas», m «minutos y» s «segundos»» a la celda que contiene la fórmula de diferencia de tiempo. |
| =A2+TIME(1,0,0) | Valor de la celda A2 más una hora. Advertencia: esta fórmula solo permite añadir menos de 24 horas a un valor. |
| =A2+(30/24) | Valor en la celda A2 más 30 horas (24 son las horas de un día). Advertencia: esta fórmula permite añadir cualquier número de horas a un valor. |
| =A2-TIME(1,0,0) | Valor de tiempo en la celda A2 menos una hora. Advertencia: esta fórmula solo permite restar menos de 24 horas de un valor. |
| =A2-(30/24) | Valor de tiempo en la celda A2 menos 30 horas. Advertencia: esta fórmula permite restar cualquier número de horas de un valor. |
| =A2+TIME(0,1,0) | Valor de tiempo en la celda A2 más un minuto. Advertencia: esta fórmula solo permite añadir menos de 60 minutos a un valor. |
| =A2+(100/1440) | Valor de tiempo en la celda A2 más 100 minutos (1440 son los minutos de un día). Advertencia: esta fórmula permite añadir cualquier número de minutos a un valor. |
| =A2-TIME(0,1,0) | Valor de tiempo en la celda A2 menos un minuto. Advertencia: esta fórmula solo permite restar menos de 60 minutos de un valor. |
| =A2-(100/1440) | Valor de tiempo en la celda A2 menos 100 minutos. Advertencia: esta fórmula permite restar cualquier número de minutos de un valor. |
| =A2+TIME(0,0,1) | Valor de tiempo en la celda A2 más un segundo. Advertencia: esta fórmula solo permite añadir menos de 60 segundos a un valor. |
| =A2+(100/86400) | Valor de tiempo en la celda A2 más 100 segundos (86 400 son los segundos que tiene un día). Advertencia: esta fórmula permite añadir cualquier número de segundos a un valor. |
| =A2-TIME(0,0,1) | Valor de tiempo en la celda A2 menos un segundo. Advertencia: esta fórmula solo permite restar menos de 60 segundos de un valor. |
| =A2-(100/86400) | Valor de tiempo en la celda A2 menos 100 segundos. Advertencia: esta fórmula permite restar cualquier número de segundos de un valor. |
| =A2+B2=SUM(A2:B2) | Total de horas, horas y minutos, u horas, minutos y segundos en los valores de las celdas A2 y B2, dependiendo del formato que haya aplicado a esas celdas. Advertencia: Si el total supera las 24 horas, debe aplicar el formato «Personalizado» con el tipo «[h]:mm;@» a la celda que contiene la fórmula SUMA. |
Una alternativa más sencilla para calcular el tiempo en Excel
Aunque las fórmulas de este artículo funcionan, hay una forma mejor que Excel para calcular el tiempo: ¡ClickUp!
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