Si confías en Excel para gestionar tus proyectos y necesitas ayuda con el cálculo del tiempo, no estás solo. Averiguar el tiempo transcurrido de un proyecto o tarea es crucial para los jefes de equipo que necesitan saber qué trabajo debe priorizarse y cómo asignar recursos .
En pocas palabras, los valores de tiempo son complicados en Excel, especialmente cuando se calcula la diferencia de tiempo, las horas trabajadas o la diferencia entre dos empleados.
Por suerte para usted, hemos terminado todo el trabajo duro para ayudarle a dar formato a las celdas y calcular el tiempo transcurrido en Excel más rápidamente. Vamos a confiar en el uso de Excel para control de tiempo de proyectos y descubra las distintas formas de calcular el tiempo.
Tipos de cálculos de tiempo en Excel
No existe una única fórmula o formato para calcular el tiempo en Excel. Depende de tu conjunto de datos y de la meta que quieras alcanzar. La mayoría utiliza un formato personalizado (función de número sobre texto) para entender los valores de hora y fecha, o el valor de la diferencia horaria.
Pero hay dos tipos de cálculos para empezar, que incluyen:
- Sumar tiempo: Si necesita obtener la suma de dos valores de tiempo para obtener un total
- Sumar menos de 24 horas: Cuando necesites saber cuántas horas y minutos tardarás en completar dos tareas sencillas
- Suma de más de 24 horas: Cuando necesitas sumar el tiempo transcurrido estimado o real de múltiples tareas lentas y complejas
- Restar tiempo: Si necesitas obtener el tiempo total entre una hora de inicio y otra de finalización
- Restar tiempos cuya diferencia es inferior a 24 horas: Cuando necesitas averiguar las horas transcurridas desde que un miembro del equipo empezó a ejecutar una tarea sencilla
- Restar tiempos cuya diferencia es superior a 24 horas: Cuando necesitas saber las horas transcurridas desde que comenzó tu proyecto
Cómo calcular el tiempo en Excel
Vamos a repasar algunas fórmulas para calcular el tiempo en Excel, para que puedas obtener las horas, minutos y segundos exactos en tu formato de tiempo personalizado.
Diferencia de Tiempo en Excel
Antes de que te enseñemos cómo calcular el tiempo en Excel, debes entender qué son los valores de tiempo en primer lugar. Los valores de tiempo son el número decimal al que Excel ha aplicado un formato de tiempo para que parezcan horas (es decir, las horas, minutos y segundos).
Como las horas de Excel son números, puedes sumarlas y restarlas. Y la diferencia entre una hora de inicio y una hora de fin se llama "diferencia de tiempo" o "tiempo transcurrido"
Estos son los pasos para restar tiempos cuya diferencia es inferior a 24 horas:
1. Introduce la fecha de inicio y la hora en la celda A2 y pulsa Intro. No olvides escribir "AM" o "PM" 2. Introduce la hora de finalización en la celda B2 y pulsa Intro 3. Introduce la fórmula =B2-A2 en la celda C2 y pulsa Intro.
Un ejemplo de restar la hora del mismo día en Excel
**ADVERTENCIA Como puedes ver en la figura, esta fórmula no funciona para horas que pertenecen a días diferentes. Este ejemplo muestra la diferencia de tiempo entre dos valores de tiempo dentro de un periodo de 24 horas.
4. Haz clic con el botón derecho en C2 y selecciona Formato de Celdas.
El valor personalizado se puede ajustar en varias opciones de formato de fecha
5. Elija la categoría Personalizado y escriba "h:mm"
NOTA ADICIONAL Es posible que desee obtener la diferencia horaria expresada en horas o en horas, minutos y segundos. Si es así, escriba "h" o "h:mm:ss", respectivamente. Esto le ayudará a evitar valores horarios negativos.
6. Haga clic en OK para ver el cambio total a un formato que describe sólo el número de horas y minutos en el tiempo transcurrido entre A2 y B2.
Ejemplo de formato de horas y minutos
en nuestro blog encontrará una lista detallada de los formatos de hora y minuto
de los formatos de hora y minuto https://clickup.com/blog/time-management-strategies/ estrategias de gestión del tiempo /%href/
estrategias de gestión del tiempo
Fecha y hora en Excel
En la sección anterior aprendiste a calcular horas en Excel. Pero la fórmula que aprendiste sólo se aplicaba a diferencias horarias de menos de 24 horas.
Si necesitas restar horas cuya diferencia es superior a 24 horas, necesitas trabajar con fechas además de con horas. Hazlo así (cuadro de diálogo Formato de celdas):
1. Introduce la hora de inicio en la celda A2 y pulsa Intro.
2. Introduce la hora de finalización en la celda B2 y pulsa Intro.
3. Haz clic con el botón derecho en A2 y selecciona Formato de celdas.
4. Elija la categoría Personalizado y escriba "m/d/aaaa h:mm AM/PM"
5. Haz clic en OK para que A2 cambie a un formato que empiece por "1/0/1900" y ajusta la fecha.
6. Utilice el Copiar formato para copiar el formato de A2 a B2 y ajustar la fecha.
7. Introduce la fórmula =(B2-A2)*24 en la celda C2 y pulsa Intro para ver el cambio total a un formato que describa el número de horas del tiempo transcurrido entre A2 y B2.
Ejemplo de cambio total para restar tiempos en Excel
**ADVERTENCIA Debe aplicar el formato "Número" a C2 para obtener el valor correcto en la fórmula anterior.
Suma de tiempos en Excel
Supongamos que desea sumar la diferencia de tiempo entre los miembros de su equipo que trabajan en varias tareas de un proyecto. Si esas duraciones suman menos de 24 horas, sigue estos pasos:
1. Introduce una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulsa Intro.
2. Introduzca la otra duración en la celda B3 y pulse Intro.
3. Introduce la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulsa Intro.
Ejemplo de combinación de tiempos inferiores a 24 horas en fórmulas Excel (columna B)
**CONSEJO PROFESIONAL Si prefieres pulsar un solo botón en lugar de introducir una fórmula, puedes situar el cursor en B4 y pulsar el botón Σ (o Autosuma) en la pestaña Inicio. El botón aplicará la fórmula =SUMA(B2:B3) a la celda del ejemplo anterior.
Si la duración total de las tareas de tu proyecto suma más de 24 horas, sigue estos pasos en su lugar:
1. Introduce una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulsa Intro. (Advertencia: Ten en cuenta que la duración máxima es de 23 horas y 59 minutos)
2. Introduce la otra duración en la celda B3 y pulsa Intro.
3. Introduce la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulsa Intro.
4. Haz clic con el botón derecho en B4 y selecciona Formato de celdas.
5. Elija la categoría Personalizado y escriba "[h]:mm;@"
6. Pulse OK para ver que B4 muestra correctamente la suma de los tiempos en B2 y B3.
Ejemplo de combinación de valores de más de 24 horas (columna B)
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Lista completa de fórmulas para calcular el tiempo en Excel
Vale la pena conocer las fórmulas para calcular la diferencia horaria en Excel. Para configurar correctamente la diferencia horaria y el valor, le ofrecemos una lista de fórmulas que le facilitarán los cálculos.
Una alternativa más fácil para calcular el tiempo en Excel
Aunque las fórmulas de este artículo funcionan, hay una forma mejor que Excel para calcular el tiempo: ¡ClickUp!
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