Si ha estado confiando en Excel para gestionar sus proyectos y necesita ayuda con los cálculos de tiempo, no está solo. Averiguar el tiempo transcurrido de un proyecto o tarea es crucial para los jefes de equipo que necesitan saber qué trabajo debe priorizarse y cómo asignar adecuadamente los recursos.
En pocas palabras, los valores de tiempo son complicados en Excel, especialmente cuando se calcula la diferencia de tiempo, las horas trabajadas o la diferencia entre dos empleados.
Por suerte para usted, hemos terminado todo el trabajo duro para ayudarle a dar formato a las celdas y calcular el tiempo transcurrido en Excel más rápidamente. Vamos a confiar en el uso de Excel para control de tiempo de proyectos y descubra las distintas formas de calcular el tiempo.
Tipos de cálculos de tiempo en Excel
No existe una única fórmula o formato para calcular el tiempo en Excel. Depende de tu conjunto de datos y de la meta que quieras alcanzar. La mayoría utiliza un formato personalizado (función de número sobre texto) para entender los valores de hora y fecha, o el valor de la diferencia horaria.
Pero hay dos tipos de cálculos para empezar, que incluyen:
- Sumar tiempo: Si necesita obtener la suma de dos valores de tiempo para obtener un total
- Sumar menos de 24 horas: Cuando necesites saber cuántas horas y minutos tardarás en completar dos tareas sencillas
- Suma de más de 24 horas: Cuando necesitas sumar el tiempo transcurrido estimado o real de múltiples tareas lentas y complejas
- Restar tiempo: Si necesitas obtener el tiempo total entre una hora de inicio y otra de finalización
- Restar tiempos cuya diferencia es inferior a 24 horas: Cuando necesitas averiguar las horas transcurridas desde que un miembro del equipo empezó a ejecutar una tarea sencilla
- Restar tiempos cuya diferencia es superior a 24 horas: Cuando necesitas saber las horas transcurridas desde que comenzó tu proyecto
Cómo Calcular Tiempo y Horas en Excel
Vamos a repasar algunas fórmulas para el cálculo de tiempo en Excel para que puedas obtener las horas, minutos y segundos exactos en tu formato de tiempo personalizado.
Diferencia de Tiempo en Excel
Antes de que te enseñemos cómo calcular el tiempo en Excel, debes entender qué son los valores de tiempo en primer lugar. Los valores de tiempo son el número decimal al que Excel ha aplicado un formato de tiempo para que parezcan horas (es decir, las horas, minutos y segundos).
Como las horas de Excel son números, puedes sumarlas y restarlas. Y la diferencia entre una hora de inicio y una hora de fin se llama "diferencia de tiempo" o "tiempo transcurrido"
Estos son los pasos para restar tiempos cuya diferencia es inferior a 24 horas:
1. Introduce la fecha de inicio y la hora en la celda A2 y pulsa Intro. No olvides escribir "AM" o "PM" 2. Introduce la hora de finalización en la celda B2 y pulsa Intro 3. Introduce la fórmula =B2-A2 en la celda C2 y pulsa Intro.
Un ejemplo de restar la hora del mismo día en Excel
**ADVERTENCIA Como puedes ver en la figura, esta fórmula no funciona para horas que pertenecen a días diferentes. Este ejemplo muestra la diferencia de tiempo entre dos valores de tiempo dentro de un periodo de 24 horas.
4. Haz clic con el botón derecho en C2 y selecciona Formato de Celdas.
El valor personalizado se puede ajustar en varias opciones de formato de fecha
5. Elija la categoría Personalizado y escriba "h:mm"
NOTA ADICIONAL Es posible que desee obtener la diferencia horaria expresada en horas o en horas, minutos y segundos. Si es así, escriba "h" o "h:mm:ss", respectivamente. Esto le ayudará a evitar valores horarios negativos.
6. Haga clic en OK para ver el cambio total a un formato que describe sólo el número de horas y minutos en el tiempo transcurrido entre A2 y B2.
Ejemplo de formato de horas y minutos
en nuestro blog encontrará una lista detallada de los formatos de hora y minuto
de los formatos de hora y minuto https://clickup.com/es-ES/blog/5053/estrategias-de-gestion-del-tiempo/ estrategias de gestión del tiempo /%href/
estrategias de gestión del tiempo
Fecha y hora en Excel
En la sección anterior aprendiste a calcular horas en Excel. Pero la fórmula que aprendiste sólo se aplicaba a diferencias horarias de menos de 24 horas.
Si necesitas restar horas cuya diferencia es superior a 24 horas, necesitas trabajar con fechas además de con horas. Hazlo así (cuadro de diálogo Formato de celdas):
1. Introduce la hora de inicio en la celda A2 y pulsa Intro.
2. Introduce la hora de finalización en la celda B2 y pulsa Intro.
3. Haz clic con el botón derecho en A2 y selecciona Formato de celdas.
4. Elija la categoría Personalizado y escriba "m/d/aaaa h:mm AM/PM"
5. Haz clic en OK para que A2 cambie a un formato que empiece por "1/0/1900" y ajusta la fecha.
6. Utilice el Copiar formato para copiar el formato de A2 a B2 y ajustar la fecha.
7. Introduce la fórmula =(B2-A2)*24 en la celda C2 y pulsa Intro para ver el cambio total a un formato que describa el número de horas del tiempo transcurrido entre A2 y B2.
Ejemplo de cambio total para restar tiempos en Excel
**ADVERTENCIA Debe aplicar el formato "Número" a C2 para obtener el valor correcto en la fórmula anterior.
Suma de tiempos en Excel
Supongamos que desea sumar la diferencia de tiempo entre los miembros de su equipo que trabajan en varias tareas de un proyecto. Si esas duraciones suman menos de 24 horas, sigue estos pasos:
1. Introduce una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulsa Intro.
2. Introduzca la otra duración en la celda B3 y pulse Intro.
3. Introduce la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulsa Intro.
Ejemplo de combinación de tiempos inferiores a 24 horas en fórmulas Excel (columna B)
**CONSEJO PROFESIONAL Si prefieres pulsar un solo botón en lugar de introducir una fórmula, puedes situar el cursor en B4 y pulsar el botón Σ (o Autosuma) en la pestaña Inicio. El botón aplicará la fórmula =SUMA(B2:B3) a la celda del ejemplo anterior.
Si la duración total de las tareas de tu proyecto suma más de 24 horas, sigue estos pasos en su lugar:
1. Introduce una duración en la celda B2 (con el formato h:mm) y pulsa Intro. (Advertencia: Ten en cuenta que la duración máxima es de 23 horas y 59 minutos)
2. Introduce la otra duración en la celda B3 y pulsa Intro.
3. Introduce la fórmula =B2+B3 en la celda B4 y pulsa Intro.
4. Haz clic con el botón derecho en B4 y selecciona Formato de celdas.
5. Elija la categoría Personalizado y escriba "[h]:mm;@"
6. Pulse OK para ver que B4 muestra correctamente la suma de los tiempos en B2 y B3.
Ejemplo de combinación de valores de más de 24 horas (columna B)
si desea más información gestión de proyectos con Excel , nuestro blog es el lugar perfecto para empezar!**_
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Lista completa de fórmulas para calcular el tiempo en Excel
Vale la pena conocer las fórmulas para calcular la diferencia horaria en Excel. Para configurar correctamente la diferencia horaria y el valor, le ofrecemos una lista de fórmulas que le facilitarán los cálculos.
| Fórmula | Descripción | **Diferencia horaria |
|---|---|---|
| Diferencia entre los dos valores de tiempo en las celdas A2 y B2 | ||
| =(B2-A2)*24 | Horas entre el valor de las celdas A2 y B2 (siendo 24 el número de horas de un día) Advertencia: Si la diferencia es de más de 24 horas, debe aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "m/d/aaaa h:mm AM/PM" a A2 y B2. También debes aplicar el formato "Número" a la celda que contiene la fórmula de la diferencia horaria. | |
| =TIMEVALUE("8:02 PM")-TIMEVALUE("9:15 AM") | Atención: La diferencia debe ser inferior a 24 horas. | |
| =TEXT(B2-A2, "h") | Horas entre los valores de las celdas A2 y B2 Atención: Debe aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "h" a A2 y B2. Además, el valor en B2 no puede ser menor que A2 y la diferencia debe ser menor que 24 horas para evitar un valor negativo. Y la función TEXTO devuelve un valor textual. | |
| =TEXT(B2-A2, "h:mm") | Minutos y horas entre los valores horarios de las celdas A2 y B2. Advertencia: Debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "h:mm" a A2 y B2. Además, el valor en B2 no puede ser menor que A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas. | |
| =TEXT(B2-A2, "h:mm:ss") | Horas, minutos y segundos entre los valores horarios de las celdas A2 y B2. Advertencia: Debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "h:mm:ss" a A2 y B2. Y el valor en B2 no puede ser menor que A2 y la diferencia debe ser inferior a 24 horas. | |
| =INT((B2-A2)*24) | Número de horas completas entre los valores de tiempo en las celdas A2 y B2 (siendo 24 horas en un día). Advertencia: Si la diferencia es de más de 24 horas, debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "m/d/aaaa h:mm AM/PM" a A2 y B2. Y debes aplicar el formato "Número" a la celda que contiene la fórmula de la diferencia horaria. | |
| =(B2-A2)*1440 | Minutos entre los valores horarios de las celdas A2 y B2 (siendo 1440 minutos en un día). Advertencia: Si la diferencia es de más de 24 horas, debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "m/d/aaaa h:mm AM/PM" a A2 y B2. Y debes aplicar el formato "Número" a la celda que contiene la fórmula de la diferencia horaria. | |
| =(B2-A2)*86400 | Segundos entre los valores horarios de las celdas A2 y B2 (siendo 86400 los segundos de un día).Advertencia: Si la diferencia es de más de 24 horas, debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "m/d/aaaa h:mm AM/PM" a A2 y B2. Y debes aplicar el formato "Número" a la celda que contiene la fórmula de la diferencia horaria. | |
| = HORA(B2-A2) | Horas entre los valores horarios de las celdas A2 y B2.Advertencia: El valor en B2 no puede ser menor que el valor en A2 y la diferencia debe ser menor de 24 horas. Además, la función HORA devuelve un valor numérico. | |
| = MINUTO(B2-A2) | Minutos entre los valores de la hora en las celdas A2 y B2. Advertencia: El valor en B2 no puede ser menor que el valor en A2 y la diferencia debe ser menor que 60 minutos. Además, la función MINUTO devuelve un valor numérico. | |
| =SECOND(B2-A2) | Segundos entre los valores de tiempo en las celdas A2 y B2. Advertencia: El valor en B2 no puede ser menor que el valor en A2 y la diferencia debe ser menor que 60 segundos. Además, la función SEGUNDO devuelve un valor numérico. | |
| Tiempo transcurrido entre la fecha y hora de la celda A2 y la fecha y hora actuales. Advertencia: Si el tiempo transcurrido es de más de 24 horas, debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "d "días" h:mm:ss" a la celda que contiene la fórmula de diferencia horaria. Además, Excel no actualiza el tiempo transcurrido en tiempo real. Pendiente, debe pulsar Mayús+F9. | ||
| =TIME(HOUR(NOW()),MINUTE(NOW()),SECOND(NOW()))-A2 | Tiempo transcurrido entre el valor de la celda A2 y la fecha y hora actuales. Advertencia: Excel no actualiza el tiempo transcurrido en tiempo real. Pendiente, debes pulsar Shift+F9. | |
| =INT(B2-A2)&" días, "&HOUR(B2-A2)&" horas, "&MINUTE(B2-A2)&" minutos, y "&SECOND(B2-A2)&" segundos" | Tiempo transcurrido entre los valores de fecha y hora o tiempo en las celdas A2 y B2, expresado en el formato "dd días, hh horas, mm minutos, y ss segundos." Advertencia: Esta fórmula devuelve un valor textual. Si necesitas que el resultado sea un valor, utiliza la fórmula =B2-A2 y aplica el formato "Personalizado" con el tipo "d "días", h "horas", m "minutos" y s "segundos"" a la celda que contiene la fórmula de diferencia horaria. | |
| =IF(INT(B2-A2)>0,INT(B2-A2)&" días,","")&IF(HOUR(B2-A2)>0,HOUR(B2-A2)&" horas,","")&IF(MINUTE(B2-A2)>0,MINUTE(B2-A2)&" minutos, y ","")&IF(SECOND(B2-A2)>0,SECOND(B2-A2)&" segundos","") | Tiempo transcurrido entre la fecha y la hora o los valores de las celdas A2 y B2, expresado en el formato "dd días, hh horas, mm minutos, y ss segundos" con los valores cero ocultos. Advertencia: Esta fórmula devuelve un valor textual. Si necesitas que el resultado sea un valor, utiliza la fórmula =B2-A2 y aplica el formato "Personalizado" con el tipo "d "días", h "horas", m "minutos" y s "segundos"" a la celda que contiene la fórmula de diferencia horaria. | |
| =A2+TIME(1,0,0) | Valor en la celda A2 más una hora. Advertencia: Esta fórmula sólo permite añadir menos de 24 horas a un valor. | |
| Valor en la celda A2 más 30 horas (24 son las horas de un día). Advertencia: Esta fórmula permite añadir cualquier número de horas a un valor. | ||
| =A2-TIME(1,0,0) | Valor de la hora en la celda A2 menos una hora. Advertencia: Esta fórmula sólo permite restar menos de 24 horas a un valor. | |
| =A2-(30/24) | Valor del tiempo en la celda A2 menos 30 horas. Advertencia: Esta fórmula permite restar cualquier número de horas a un valor. | |
| =A2+TIME(0,1,0) | Valor de la hora en la celda A2 más un minuto. Advertencia: Esta fórmula sólo permite añadir menos de 60 minutos a un valor. | |
| =A2+(100/1440) | Valor del tiempo en la celda A2 más 100 minutos (siendo 1440 minutos en un día). Advertencia: Esta fórmula permite añadir cualquier número de minutos a un valor. | |
| Valor de la hora en la celda A2 menos un minuto. Advertencia: Esta fórmula sólo permite restar menos de 60 minutos a un valor. | ||
| =A2-(100/1440) | Valor del tiempo en la celda A2 menos 100 minutos. Advertencia: Esta fórmula permite restar cualquier número de minutos a un valor. | |
| =A2+TIME(0,0,1) | Valor del tiempo en la celda A2 más un segundo. Advertencia: Esta fórmula sólo permite añadir menos de 60 segundos a un valor. | |
| =A2+(100/86400) | Valor del tiempo en la celda A2 más 100 segundos (86400 son segundos en un día).Advertencia: Esta fórmula permite añadir cualquier número de segundos a un valor. | |
| =A2-TIME(0,0,1) | Valor de la hora en la celda A2 menos un segundo. Advertencia: Esta fórmula sólo permite restar menos de 60 segundos a un valor. | |
| =A2-(100/86400) | Valor del tiempo en la celda A2 menos 100 segundos. Advertencia: Esta fórmula permite restar cualquier número de segundos de un valor. | |
| =A2+B2=SUMA(A2:B2) | Total de horas, horas y minutos, u horas, minutos y segundos en los valores de las celdas A2 y B2, dependiendo del formato que hayas aplicado a dichas celdas. Advertencia: Si el total suma más de 24 horas, debes aplicar el formato "Personalizado" con el tipo "[h]:mm;@" a la celda que contiene la fórmula SUMA. |
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