«¿Cómo se ha hecho tan tarde tan pronto?»
La famosa cita del Dr. Seuss era obvia en su momento y ahora lo parece aún más.
Las redes sociales quieren tu opinión.
Hay otro artículo a la vuelta de la esquina en Internet.
Cada pitido y cada vibración de tu teléfono reclaman tu atención.
En poco tiempo, tus dos horas de trabajo ininterrumpido en la oficina se habrán reducido a 2 minutos.
«Otra vez no», te dices a ti mismo. Pero ha vuelto a pasar. Todos los caminos han llevado a la procrastinación y la distracción.
¿Hay alguna esperanza para nosotros?
Ha habido períodos en mi vida en los que el tiempo ha pasado volando porque estaba muy concentrado o inmerso en actividades fantásticas y de alta productividad. Otros días, en cambio, se me han escapado por completo.
La gestión del tiempo consiste en utilizar nuestro tiempo de forma inteligente para terminar las tareas y actividades que necesitamos realizar.
Y el tiempo sigue avanzando independientemente de lo que hagamos con él. Depende de nosotros utilizarlo de forma más productiva.
Echa un vistazo a nuestros blogs sobre técnicas y consejos para la gestión del tiempo.
¿Cuáles son las estrategias esenciales de gestión del tiempo que podemos implementar para recuperar nuestro tiempo?
1. Establece metas diarias
Si no sabes lo que vas a hacer hoy, ¿cómo puedes enfadarte contigo mismo por no gestionar bien tu tiempo? Parte del problema son las falsas expectativas. Si no te fijas ninguna meta ni haces una lista de tareas pendientes, no te enfades contigo mismo por no haber hecho «nada».
Tener una idea vaga de lo que hay que hacer en lugar de revisar y elaborar una lista de tareas pendientes solo conduce a un agujero negro de improductividad y mala gestión del tiempo.
En ClickUp, enumeramos nuestras metas y tareas en las que trabajamos cada día como parte de una reunión diaria. También enumeramos en qué trabajamos el día anterior. No siempre coinciden perfectamente (y, sinceramente, acabamos haciendo más de lo que pensábamos).
2. Haz primero las tareas más importantes
Una forma de controlar tu tiempo es intentar hacer primero las tareas más difíciles. Otros sugieren «comerse la rana», es decir, hacer primero lo que no te apetece hacer. Entiendo el valor de esto, pero trabajar primero en lo más importante te libera a partir de ese momento.
Para ser sincero, yo alterno entre «comerme la rana» y poner primero lo más importante. Depende de la agenda y de cómo se presente el día, pero es un buen valor que conviene tener en cuenta.
3. Haz un seguimiento del tiempo que te lleva completar una tarea
Una buena gestión del tiempo consiste en saber cuánto tiempo llevará una tarea concreta. Para aprovechar al máximo tu tiempo, debes limitar las distracciones y, al mismo tiempo, controlar cuánto tiempo te lleva hacer algo. ¿Cómo se consigue este equilibrio?
Dos estrategias para lograrlo:
- Pomodoro: llamado así por un cronómetro con forma de tomate, consiste en trabajar en intervalos más cortos de 25 minutos, tomar un breve descanso y luego trabajar otros 25 minutos. Después de varios intervalos, se toma un descanso más largo. Utilizar la técnica Pomodoro es una forma estupenda de mantener la concentración.
- Control de tiempo : Si utilizas la técnica Pomodoro, también puedes registrar el tiempo para anotar cuánto tiempo te lleva una tarea concreta. Así, la próxima vez que tengas que realizar una tarea similar, tendrás una idea más clara de cuánto tiempo te va a llevar.
¡Echa un vistazo a estas plantillas de registro de tiempo!
4. Dedica tiempo de tu jornada a tus tareas, no solo a las reuniones
Tu día puede llenarse de reuniones, especialmente si tu empresa no es tan productiva y eficiente como podría ser. Es fácil decir «sí» a las reuniones. Lo difícil es adaptar tu trabajo a esas reuniones. Es posible que tengas que reservar tiempo y, sí, incluso rechazar algunas reuniones de vez en cuando.
La vista temporal de ClickUp es ideal para esto, ya que puedes programar tus tareas con precisión horaria y no es necesario que aparezcan en tu Calendario.
5. Prioriza tu trabajo y tu lista de tareas pendientes
Al crear una lista de tareas pendientes o comprobar qué hacer a continuación en tu sistema de gestión de proyectos, es importante establecer prioridades. Esto significa no solo definir qué hacer primero como lo más importante, sino también priorizar el resto de tus tareas.
Existe todo un sistema para decidir cómo priorizar tu trabajo, pero una conclusión clave es pensar en lo que es importante frente a lo que es urgente. No siempre son lo mismo. Hacer esa distinción te ahorrará mucho tiempo.
6. Planifica tu trabajo para hacerlo mejor en el mejor momento.
Creo que este punto se suele pasar por alto. Cada uno de nosotros tiene un ritmo diferente en su día a día. Algunos somos madrugadores, otros noctámbulos, y las tardes son malas para todos (es broma). Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a hacerlo: Sigue un horario.
Si conoces tus ritmos, planifica tu trabajo más difícil para tus momentos de mayor rendimiento. Este puede ser el momento de comerte la rana.
7. Realiza el trabajo a fondo, no a medias.
El trabajo profundo consiste en reservar tiempo en tu agenda para trabajar de forma concentrada. Este tiempo no tiene por qué dedicarse necesariamente a tus tareas más urgentes, sino a la planificación estratégica.
Algunos ejemplos pueden ser desarrollar un nuevo plan de negocio o un calendario de marketing, o planificar los lanzamientos de tus principales funciones para el próximo trimestre.
El investigador en productividad James Clear denomina «medio trabajo» a cualquier trabajo entorpecido por mensajes de texto, revisar el correo electrónico y las redes sociales . Eliminar el medio trabajo de tu rutina te ayuda a ahorrar tiempo a largo plazo , ya que te centras en las tareas pendientes.
8. Organiza tu entorno de trabajo para tener lo que necesitas
Tener un escritorio y un entorno de trabajo organizados te permitirá tener las herramientas que necesitas al alcance de la mano. Buscar material adicional, buscar una memoria USB o buscar notas adhesivas son distracciones que rompen tu concentración.
Además, organizar tu entorno de trabajo digital también es importante. Utilizar herramientas funcionales de gestión del tiempo es una excelente técnica de gestión del tiempo, ya que puedes realizar la automatización de recordatorios, notificaciones y priorizar tus tareas.
9. Revisa tu rendimiento en relación con esas metas
Es el final del día, ¿cómo has gestionado tu tiempo? Si has creado una lista de tareas pendientes, te has centrado en las tareas que tenías entre manos y has utilizado el control de tiempo, deberías saber lo bien que has gestionado tu tiempo.
¿Y sabes qué? No pasa nada si no lo has hecho todo a la perfección. Con el tiempo desarrollarás mejores hábitos para aprender a trabajar de forma más eficiente.
10. Crea un gran equipo
Los compañeros de trabajo pueden ser una bendición... y una maldición.
Si formas parte de un equipo que te hace responsable y quiere que hagas un trabajo increíble, entonces alcanzarás ese nivel.
Los buenos compañeros pueden impulsarte a un nivel superior y esto podría traducirse en una mejora de tus estrategias de gestión del tiempo.
Conclusión
Las estrategias eficaces de gestión del tiempo no surgen por casualidad.
Requieren trabajo y dedicación. En realidad, es una habilidad.
Las estrategias de gestión del tiempo son como un árbol. Comienzan con una semilla, luego echan raíces y finalmente florecen hasta convertirse en un hábito y un estilo de vida completos.
Eso es lo que buscas. Teniendo esto en cuenta, puedes mejorar tu productividad y aprovechar mejor tu tiempo que en el pasado.
Una vez que hayas adquirido estos hábitos, podrás establecer mejores metas a largo plazo. El tiempo dedicado a estos hábitos vale la pena.
Sabrás más sobre lo que puedes lograr y no te frustrarás por metas poco realistas. Las estrategias de gestión del tiempo optimizan no solo tu tiempo para hoy, sino también tu tiempo en el futuro.