La organización del escritorio siempre ha sido difícil para muchos de nosotros que trabajamos desde casa o en una oficina.
Por ejemplo, cuando era periodista, apilaba periódicos viejos, páginas impresas y diseños de maquetación por todo mi gran escritorio y la mesa de reuniones.
Mi método preferido era apilar todos los papeles, folletos y notas antiguas en un archivador junto a mi escritorio y luego no mirarlos durante mucho tiempo.
Buena suerte encontrando mi lista de tareas pendientes o un archivo en un momento dado.
Aquí tienes la buena noticia: hay una forma mejor de mantener tu escritorio organizado (¡15 formas, para ser precisos!).
Aquí tienes nuestros 15 consejos y trucos para organizar tu escritorio, que te ayudarán a mantenerte al día con el trabajo y a encontrar cualquier cosa en un santiamén.
⏰ Resumen de 60 segundos
- El desorden en el escritorio es un problema muy extendido que afecta negativamente a la productividad y a la claridad mental, tanto si trabajas desde casa como en una oficina.
- Un entorno de trabajo bien organizado, tanto físico como digital, es fundamental para mantener la concentración, reducir el estrés y maximizar la eficiencia.
- Mantener solo los elementos necesarios en el escritorio y asegurarse de que haya suficiente espacio libre permite revisar los documentos de inmediato y reduce el desorden.
- Codifica los archivos por colores, agrupa los elementos similares y utiliza herramientas digitales como ClickUp para gestionar y organizar las tareas y optimizar los flujos de trabajo.
- Limitar los elementos personales, controlar las notificaciones y evitar el uso excesivo de notas adhesivas ayuda a mantener la concentración y a evitar el desorden mental.
- La limpieza regular y la reevaluación de los sistemas de organización son esenciales para evitar la acumulación de desorden y garantizar una eficacia continua.
- Utilizar armarios o espacios de almacenamiento para guardar los elementos innecesarios y ocultar los cables eléctricos crea un entorno de trabajo visualmente limpio y seguro.
- Equilibrar la organización física del escritorio con herramientas digitales eficaces mejora la productividad general, creando un entorno de trabajo fluido y eficiente.
15 ideas y consejos para organizar el escritorio
1. Mantén el espacio del escritorio despejado
Mantén el área inmediatamente adyacente a tu ordenador libre de desorden. De esta manera, podrás revisar papeles o documentos de inmediato sin tener que despejar el escritorio o el espacio de la oficina.
Y no dejes las cosas aquí demasiado tiempo.
Revísalos, realiza la edición, apruébalos y envíalos.
¡Es algo parecido al flujo de trabajo Kanban!
Esta es otra área en la que las aplicaciones de organización y el software de gestión de proyectos son recursos muy útiles. En muchas herramientas, como ClickUp, puedes revisar y adjuntar documentos directamente, lo que te permite mantener tu espacio digital también organizado.
¿Te interesa probar un flujo de trabajo al estilo Kanban? ¡Echa un vistazo a la plantilla de tablero Kanban simple de ClickUp!
2. Mantén tu ordenador de escritorio frente a ti.
Mantener tu ordenador de escritorio o portátil delante de ti te ayuda a mantener la concentración.
Sin embargo, también debe ser cómodo, así que asegúrate de que el monitor esté colocado de manera que puedas sentarte frente a él con la espalda recta. Deja suficiente espacio, aproximadamente 45 cm delante de ti.
¿Y qué hay de los cables del ordenador?
Guárdalos detrás del escritorio y utiliza bridas para cables de ordenador para mantener a raya los cables y los cargadores.
Si lo prefieres, también puedes colocar un organizador de escritorio.
3. Coloca las cosas que más utilizas cerca de tu mano dominante.
Tener a mano los elementos que utilizas con más frecuencia puede ayudarte a evitar movimientos innecesarios que pueden provocar molestias o fatiga. Por ejemplo, estirarte repetidamente para coger un elemento al otro lado del escritorio puede provocar dolor de hombros y cuello con el tiempo, lo que reduce la productividad y provoca molestias.
Consejo rápido: Aprovecha el espacio de la pared. Si no tienes mucho espacio de almacenamiento en tu oficina o tu escritorio es pequeño, la solución podría ser una estantería flotante. Sin embargo, si no tienes espacio libre en la pared, compra una bandeja apilable para escritorio.
4. Guarda solo lo que necesitas en tu escritorio
Mantener solo lo que necesitas en tu escritorio es una forma excelente de mantenerte organizado y con alta productividad. Un entorno de trabajo desordenado puede distraerte y dificultar la concentración en la tarea que estás realizando. Al mantener solo los elementos esenciales al alcance de la mano, crearás un entorno de trabajo más limpio y optimizado que te permitirá concentrarte mejor.
5. Clasifica tus archivos por colores
Sí, guarda las cosas urgentes y esenciales.
Pero puedes ir un paso más allá y separarlos en diferentes secciones con archivadores de colores, organizadores de archivos o clasificadores. 📂
Digamos que:
- El rojo es para el marketing
- El verde es para el equipo de ventas
- El azul es para la creatividad y el diseño.
- El amarillo es para la elaboración de informes, y así sucesivamente.
De esta manera, reconocerás rápidamente un color cuando necesites un elemento en particular.
¡Aplica este mismo nivel de coordinación de colores a tu oficina virtual con ClickUp! Prueba a utilizar la plantilla de matriz de prioridades de ClickUp para organizar tus tareas con diferentes colores y prioridades.
💡 Consejo profesional: Pide ayuda a ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en ClickUp, para codificar por colores las tareas relacionadas con la organización. 👇🏼
6. Agrupa los elementos similares
A menos que seas un artista que utiliza pinturas acrílicas, pinceles y muchos otros materiales, la probabilidad es que todos tus materiales de oficina quepan en un solo cajón.
Guarda en un solo cajón de la oficina los materiales de oficina que sean multifuncionales.
Y no pasa nada si guardas allí tus tijeras, junto con tus notas adhesivas, chinchetas y tu cinta Washi favorita.
Ahora puedes usar los demás cajones para otras cosas, como esos cables que nunca te olvidaste de tirar o incluso para guardar comida basura. 😉
En ClickUp, también puedes incorporar la agrupación en tu oficina virtual.
Utiliza nuestra jerarquía de proyectos organizada para agrupar tareas relacionadas y colocar cada cosa en su sitio.
Bonus: ¡Software de planificación del espacio!
7. Deshazte de las notas adhesivas
¿Eres de los que llenan toda la pantalla del monitor con notas adhesivas y luego lo consideran todo «importante»?
En lo que respecta a ideas para organizar la oficina, probablemente esa no sea la mejor opción.
No solo podría caerse alguna de esas notas y acabar en la papelera, sino que colocar tantas notas en el monitor da una imagen cutre y desordenada.
Sería mejor que recibieras las notificaciones en tu plataforma de gestión de proyectos o de productividad, donde estarían a salvo de los peligros de la aspiradora de la oficina.
Guarda las notas adhesivas solo para las tareas más urgentes o para esa última idea loca que no quieres olvidar durante el almuerzo.
Recuerda que las notas adhesivas son solo para recordatorios urgentes. No son una lista de tareas pendientes.
📮ClickUp Insight: El 92 % de los trabajadores utiliza métodos inconsistentes para realizar el seguimiento de los elementos pendientes, lo que resulta en decisiones erróneas y retrasos en la ejecución.
Ya sea que envíes notas de seguimiento o utilices hojas de cálculo, el proceso suele ser disperso e ineficiente. La solución de gestión de tareas de ClickUp garantiza una conversión fluida de las conversaciones en tareas, para que tu equipo pueda actuar con rapidez y mantenerse alineado.
¿Quieres saber más sobre opciones para organizar la oficina? Echa un vistazo a las 30 mejores herramientas que te ayudarán de inmediato .
8. Establece un límite para los elementos personales
Limitar los elementos personales, como fotos y adornos, en tu escritorio puede ser muy útil para mantener el orden y la productividad. Aunque puede resultar tentador decorar tu entorno de trabajo con elementos personales, el desorden excesivo puede convertirse rápidamente en una distracción y restar funcionalidad a tu escritorio.
9. Controla tus notificaciones
La sobrecarga de notificaciones es algo real. Aunque solo ocurra en el ámbito digital, puede afectar a tu estado de ánimo en el escritorio.
Si guardas tu teléfono móvil en un cajón o lo colocas a un lado en un soporte para teléfonos, no te distraerás tanto.
También puedes optar por herramientas como ClickUp, que te permiten personalizar tus notificaciones.
Las notificaciones inteligentes te permiten decidir qué tipo de acciones son los desencadenantes de las notificaciones. Ya sea un nuevo comentario, una tarea creada o un cambio de estado, ClickUp puede enviarte notificaciones para lo que tú quieras.
💡 Consejo profesional: considera automatizar algunas tareas rutinarias para liberar más tiempo. Descubre cómo. 👇🏼
10. Mantén solo los documentos relevantes y urgentes en tu escritorio.
¿Recuerdas cómo empecé este artículo hablando de todo ese papel?
¿Cuánto de eso era necesario?
¿Cuánto de eso era extremadamente urgente?
No todo, eso está claro.
Una vez revisado un documento, debería haberlo tirado o archivado para conservarlo a largo plazo.
¿Sueñas con una oficina sin papeles? Echa un vistazo a estos 11 consejos para hacerlo realidad.
11. Utiliza tus libros o llévatelos a casa
En uno de los sitios donde trabajé, teníamos un club de lectura en el que los miembros del equipo leían diferentes libros cada mes y luego los compartían.
También intercambiábamos libros con bastante frecuencia, e incluso traje algunos de casa.
En teoría era una idea estupenda, hasta que empecé a apilarlos en una estantería. 📚
Los usaba como referencia solo de vez en cuando, no con la frecuencia suficiente como para tenerlos a mano.
Si no quieres deshacerte de tus libros, cómprate una estantería o una estantería para ellos en lugar de esparcirlos por tu escritorio.
¿Te sientes creativo? Prueba a hacer tus propios sujetalibros para mantener los libros en su sitio.
12. Limpia antes de irte
Un buen hábito es limpiar tu entorno de trabajo antes de irte.
Intenta limpiar todos los días, para poder empezar de cero al día siguiente. Y ordena todo el entorno de trabajo o la oficina en casa cada semana o cada mes.
En cuanto a tu espacio de escritorio virtual en ClickUp, ¡puedes ser igual de productivo! Asegúrate de borrar las notificaciones de tu bandeja de entrada antes de cerrar sesión.
¡Así podrás empezar cada día con buen pie!
13. Crea un calendario para reevaluar
Reserva un tiempo cada día para quitar esas notas adhesivas que ya no tienen sentido y vuelve a pensar en cómo estás utilizando realmente tu sistema.
¡Una tarea periódica para proporcionarte un recordatorio es perfecta para esto!
También puedes utilizar la plantilla de calendario de ClickUp para programar tus eventos y realizar el seguimiento de todo.
14. Guarda el desorden en un armario organizado
Los entornos de trabajo desordenados pueden provocar distracciones, estrés y una disminución de la productividad. Al retirar los elementos innecesarios de tu escritorio y guardarlos en un armario o espacio de almacenamiento, crearás un entorno de trabajo más limpio y enfocado que te ayudará a mantenerte concentrado en tus tareas y a ser más productivo.
Es posible que descubras que el simple hecho de tener un espacio designado para guardar elementos te ayuda a sentirte menos abrumado por el desorden, lo que te proporciona una mayor sensación de calma y control en tu entorno de trabajo.
15. Oculta los cables eléctricos
Ocultar los cables eléctricos es una estrategia útil para mantener el escritorio organizado y aumentar la productividad. Los cables y cordones expuestos pueden crear un entorno de trabajo visualmente desordenado, lo que provoca distracciones y una sensación de desorganización.
Además, tener cables enredados y expuestos puede suponer un riesgo para la seguridad, ya que aumenta la probabilidad de tropezar con ellos o enredarse.
Descubre cómo la organización del escritorio puede maximizar tu productividad.
Puedes utilizar estas ideas de organización para mantener la concentración, aumentar la productividad y evitar el desorden en tu escritorio y en tu mente.
Por no mencionar que la organización de tu escritorio afecta a tu capacidad para contribuir en el trabajo. Tu entorno de trabajo tiene un efecto dominó en tus proyectos, tareas y colaboración con tu equipo.
Y cuando te liberas del desorden, te liberas para crear.
Te ayudará a eliminar distracciones y crear un entorno ideal para escribir, realizar el trabajo sobre tu próxima gran idea o crear algo nuevo.
Limpiar tu escritorio puede ser lo mejor que hayas hecho nunca. Tanto si eres estudiante como profesional, utiliza estos consejos para mejorar tu rendimiento.
Así que, algún día, cuando te aburras en el trabajo, ¡asegúrate de limpiar tu escritorio!