Guía de orden digital para crear un entorno de trabajo productivo

Ordenar tu entorno de trabajo digital puede ser una experiencia que te cambie la vida… siempre que cuentes con las herramientas y los hábitos adecuados para organizarlo de forma eficaz. Si has estado posponiendo la organización de cientos o incluso miles de archivos, ¡no estás solo!

La tarea de crear un sistema de archivo sostenible y digno de Pinterest me parecía una pesada. Eso cambió después de llevar a cabo unos cuantos proyectos sencillos de ordenación. Ahora me siento inspirada por mi entorno de trabajo, ¡y eso es lo que quiero para ti!

Quizás te sientas atascado sin saber por dónde empezar y te preguntes: «¿Qué significa realmente “limpio”?». Te guiaré a través de ocho proyectos de orden digital fáciles de llevar a cabo y te mostraré cómo ClickUp puede ayudarte a crear hábitos de organización al instante. 🌱

El camino hacia una mentalidad de orden digital

Es nuestra responsabilidad alejarnos de la tecnología de vez en cuando para evaluar nuestro bienestar. La verdad es que esta mentalidad de «guárdalo o te arrepentirás» es la que fomenta nuestra tendencia a acumular cosas digitales, que es el villano en nuestro camino hacia la productividad en el trabajo.

Para poner en orden nuestros dispositivos desordenados, primero tenemos que saber qué es lo que contribuye a ese desorden.

Escritorio del ordenador

Aplicaciones de trabajo

Móvil/Tableta

¡La buena noticia es que, una vez que empieces a crear hábitos de organización, la cantidad de orden que tendrás que hacer irá disminuyendo con el tiempo! ✨

Ahora bien, ¿qué puedes esperar sentir al empezar el proceso de ordenar tus dispositivos? Al principio, agobio:

A continuación, unas cuantas risas recordando viejos tiempos:

Por fin, te quitarás un gran peso de encima cuando el proyecto esté terminado.

Antes de empezar, es importante señalar que no tienes que seguir esta guía al pie de la letra para conseguir un flujo de trabajo de ordenación perfecto. Siéntete libre de organizar las cosas como lo harías normalmente, ¡pero te animo a que experimentes un poco! 🧠💡

Aquí tienes ocho proyectos de orden digital que puedes llevar a cabo para dar los primeros pasos en tu proceso de orden digital.

8 proyectos de orden digital

1️⃣ Vacía la carpeta de descargas

Descargas aleatorias de PDF y capturas de pantalla duplicadas: ¡tienen que desaparecer! Empieza por organizar esta carpeta en una lista y clasifica los archivos por tipo para eliminarlos fácilmente por grupos. Esto me ayuda a encontrar y eliminar rápidamente todos los archivos PNG, archivos ZIP, GIF y carpetas HTML de mis proyectos anteriores que sé que ya no necesito. Una vez completada esta limpieza inicial, pasa al resto de archivos que requieren una atención especial. 🔎

Consejo: Si utilizas un Mac, selecciona un archivo (o un grupo de archivos) y pulsa la barra espaciadora para previsualizarlo. A continuación, vuelve a pulsar la barra espaciadora para cerrarlo. ¡Así podrás revisar el desorden más rápido, en lugar de abrir y cerrar archivos uno por uno!

2️⃣ Organiza tu Google Drive

Google Drive es similar a la carpeta de Descargas, ya que se puede llenar rápidamente de «copias de copias de copias» de documentos a medio hacer. Organiza tus archivos en la vista de cuadrícula o de lista y elimina todo lo que no sirva para nada. 🗑

Consejo n.º 1: Lleva la organización de tu Google Drive un paso más allá cambiando tu página de inicio predeterminada de Mi unidad a Prioridad. Esto te ayudará a sentirte menos abrumado, ya que verás lo que es importante en lugar de toda tu biblioteca cuando abras Google Drive.

En la parte superior de la página Prioridad hay un carrusel de acceso rápido a los archivos individuales que se han abierto con frecuencia. ¡En la parte inferior de la página es donde ocurre la verdadera magia! Puedes crear Entornos de trabajo para acceder a los archivos más esenciales o activos sin moverlos de su ubicación original. 📍

Consejo n.º 2: Si casi nunca utilizas el panel Sugerencias situado en la parte superior de Google Drive, puedes desactivar esta función haciendo clic en el icono de engranaje > Ajustes > desmarca Sugerencias.

3️⃣ Agrupa los marcadores y las extensiones del navegador

Los marcadores y las extensiones deberían ayudarnos a sacar el máximo partido a nuestra experiencia en línea. Si esta parte de tu espacio digital está saturada, aquí tienes algunas sugerencias para simplificarla:

Consejo: Sin exagerar, la extensión de ClickUp para Chrome es revolucionaria. Cuando estoy investigando para mi próximo proyecto, añado a mis marcadores entre 8 y 12 sitios web en cada sesión. Es una recopilación de fuentes de texto, vídeos de YouTube e inspiración. En lugar de guardarlos en una carpeta de Chrome y olvidarme de ellos, ¡los añado a mis marcadores a través de la extensión de ClickUp para Chrome! Se sincroniza con mi cuenta de ClickUp junto con el resto de mi trabajo, además de una nota rápida que le dejé a mi yo futuro explicando su propósito. Si solo te quedas con una cosa de esta guía, que sea esta: ¡descarga la extensión de ClickUp para Chrome! 🆓

4️⃣ Vacía las bandejas de entrada de tu correo electrónico

Es seguro asumir que cada persona tiene entre tres y cinco cuentas de correo electrónico:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com o Yahoo! Mail de tu juventud 2. Gmail (porque no era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ni Yahoo! Mail de tu juventud) 3. Una cuenta de trabajo 4 y 5. Cuentas con diferentes versiones de tu nombre

Empieza por una cuenta de correo electrónico, ya sea la personal o la del trabajo, clasificando, eliminando o archivando los mensajes. Si no sabes por dónde empezar, aquí tienes algunas opciones:

Consejo: Si utilizas Gmail, ve a la barra de búsqueda y haz clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda. Busca todos los correos electrónicos de más de 5 MB o 10 MB y elimínalos o archívalos.

Una vez que hayas eliminado el desorden, ¡es hora de organizarse! Con unas cuantas técnicas, puedes empezar a desarrollar habilidades de gestión del correo electrónico y del tiempo, y sacar más partido a tu día. A continuación te explicamos cómo:

1. Evita utilizar una estructura de carpetas de varios niveles para archivar los correos electrónicos. Con el tiempo, acabarás añadiendo más subcarpetas que crearán más desorden. Perderás tiempo ajustando tu sistema cada dos meses para dar cabida a nuevas tareas, proyectos y correspondencia entrante. En su lugar, utiliza categorías y rótulos para los correos electrónicos y sácalos de tu bandeja de entrada. Cuando necesites buscar un correo electrónico específico, simplemente busca por el nombre de la etiqueta o el rótulo.

2. Crea una rutina para el correo electrónico. Antes de ClickUp, un día de trabajo «normal» para mí consistía en dejar la bandeja de entrada a cero. Cada dos horas iba a reuniones, pero luego volvía a mi bandeja de entrada. Hacia el final de la jornada, sobre las 3 de la tarde, empezaba con mis tareas reales, pero para entonces mi cerebro estaba agotado de revisar correos electrónicos todo el día. Esto no es posible para todo el mundo, pero si te acostumbras a revisar el correo electrónico un par de veces al día, puedes crear bloques de tiempo en tu jornada para terminar el trabajo.

3. Utiliza las funciones de tu proveedor de correo electrónico para optimizar tu productividad. Atajos, categorías, etiquetas, reglas, rótulos, todo. Vale la pena aprender a usar y aplicar estas funciones, ya que te ahorran esfuerzo mental y tiempo, dos recursos importantes que necesitas cada día.

Si tienes interés en los consejos de productividad para Outlook o Gmail, ¡háznoslo saber en los comentarios a continuación!

5️⃣ Sube fotos y capturas de pantalla a la nube

Ahorra espacio en tu dispositivo trasladando las fotos a un almacenamiento en la nube, como iCloud o Google Fotos. En cuanto a las fotos que quieras conservar en tu teléfono, revisa tu biblioteca y elimina los duplicados, las imágenes de memes graciosos y las capturas de pantalla accidentales de la alarma.

Consejo: Google Fotos tiene una función que clasifica las fotos y vídeos de gran tamaño, las fotos borrosas, las capturas de pantalla y otras aplicaciones para que puedas revisar y eliminar rápidamente esos archivos. Si tienes un dispositivo Apple, puedes filtrar por tipo de archivo multimedia.

6️⃣ Limpia tus redes sociales

¿Aportan valor a tu vida las redes sociales? ¿Te enseñan algo, te inspiran o te hacen sentir conectado con gente positiva? Este podría ser el proyecto de orden más importante de esta lista porque todo el mundo puede hacerlo. Hay todo un mundo sin redes sociales esperándote para que dediques tiempo a hacer cosas por ti mismo o con otras personas.

Si para ti ordenar significa desactivar tus cuentas durante unas semanas o unos meses, ¡eso depende totalmente de ti! Pero si te parece demasiado drástico, una simple sesión de orden cada mes más o menos empezará a beneficiar tu salud mental:

Si gestionas las cuentas de redes sociales de tu empresa, plantéate utilizar una bandeja de entrada social unificada. Con una herramienta de este tipo, ahorrarás el tiempo que normalmente dedicas a cambiar entre pestañas, cuentas y dispositivos, y evitarás caer en numerosas distracciones.

7️⃣ Organiza las pantallas de Inicio

Elimina cualquier nota o aplicación que ya no te sirva y, a continuación, organiza lo que queda. Dependiendo de cómo prefieras organizar tus aplicaciones, aquí tienes algunas sugerencias de estructura:

1. Organiza por tipo de carpeta. Agrupa las aplicaciones según su finalidad (productividad, redes sociales, trabajo, fotografía, viajes).

2. Piensa en cómo sujetas el teléfono o la tableta. Coloca las aplicaciones a las que necesitas acceder rápidamente en los bordes de la pantalla.

3. Destaca tus aplicaciones más utilizadas o imprescindibles. Limita lo que se ve en las páginas de tu pantalla de Inicio sin necesidad de buscar.

8️⃣ Optimiza tu herramienta de gestión de proyectos

Si utilizas una herramienta de gestión de proyectos para los estudios o el trabajo, es probable que tengas un tesoro de información y notas esparcidas por todos los rincones del software. ¡No pasa nada! Todos sufrimos esta desorganización porque estamos constantemente pasando a lo nuevo y a lo siguiente. Nos decimos a nosotros mismos: «Bah, lo haré más tarde». 🤷‍♀️

Empieza el proceso de ordenación despejando el panel de control de tu casa y archivando trabajos anteriores:

1. Termina las tareas pendientes

2. Archiva la correspondencia

3. Archiva los documentos importantes (facturas, resúmenes de proyectos)

4. Elimina los informes obsoletos

Consejo: La clave para que tus proyectos salgan bien (y sin estrés) es seguir un sistema escalable y fiable. Si dispones de una herramienta de gestión de proyectos u organización completa, aprovecha las funciones disponibles y organiza tu trabajo.

¡Ahí lo tienes: ocho proyectos para liberarte del desorden!

¿Listo para llevar el orden y la organización al siguiente nivel? Te presentamos ClickUp, un entorno de trabajo personalizable y todo en uno para simplificar el trabajo y ser más productivo. 👋

Cómo usar una cuenta gratuita de ClickUp para desarrollar hábitos de organización al instante

¡Nunca es demasiado pronto para empezar a organizar tus archivos y mejorar tu productividad! En lugar de esperar a que se acumule el desorden, dedica un tiempo cada mes a ordenar tus dispositivos. Aquí es donde ClickUp lo pone todo en orden:

1. Configura una tarea periódica mensual en ClickUp para limpiar tus entornos de trabajo digitales. Comprométete a seguir un calendario de limpieza digital una vez al mes con listas de control para que, cuando llegue el momento, sepas exactamente qué hacer.

2. Ahorra espacio en tus dispositivos utilizando los recordatorios y las tareas de ClickUp. Mueve las capturas de pantalla, las notas y los archivos relacionados con los proyectos a tu entorno de trabajo de ClickUp para que nada se te pase por alto.

3. Accede a las funciones clave de ClickUp desde fuera de la plataforma en cualquier dispositivo. Libérate de la molestia de tener que cambiar entre múltiples aplicaciones para mantenerte organizado y sacar el trabajo terminado

4. Usa la extensión de ClickUp para Chrome mientras navegas por Internet. En serio, ¡te cambiará la vida!

Si eres nuevo en ClickUp, echa un vistazo a esta sencilla lección del curso de ClickUp University para crear con confianza tu tarea de orden digital. ⬇️

Una reflexión final

¿Qué podrías hacer con ese tiempo extra que te queda en el día? ¿Aprender algo nuevo? ¿Pasar tiempo con tus seres queridos? ¿Echar una siesta?

Sea cual sea tu respuesta, todos estamos de acuerdo en una cosa: crear hábitos positivos y sostenibles nos permite sentirnos inspirados, tener productividad y tener confianza en nosotros mismos. No necesitamos los sistemas más avanzados ni una configuración perfecta que nos motive temporalmente a hacer las cosas.

Puedes llevar a cabo todos los proyectos de orden que se describen en este artículo sin ellos. Tómatelo con calma y recuerda que, si haces este trabajo ahora, te sentirás menos abrumado con el tiempo. 😌 🖥 📱

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