Los proyectos tienen la mala costumbre de desbordarse y crecer hasta alcanzar proporciones monstruosas. Por eso es tan importante que los equipos definan exactamente en qué debe consistir un proyecto antes de que se dé luz verde a su ejecución.
Una forma de mantener los proyectos por buen camino es crear un alcance de trabajo. La mejor manera de hacerlo es con una plantilla de alcance de trabajo. Estas plantillas ayudan a los gestores de proyectos o a los propietarios de empresas a esbozar fácilmente todos los aspectos de un proyecto, desde las metas y los recursos hasta los requisitos legales y los hitos.
Ya sea para diseñar un sitio web o proponer un proyecto a la alta dirección, una plantilla de alcance de trabajo le ayuda a explicar su idea y a que todos estén en sintonía con respecto a su futuro proyecto.
En este artículo, veremos 10 plantillas gratuitas de alcance de trabajo de Microsoft, Hojas de cálculo de Google y ClickUp, perfectas para cualquiera que desee mantener sus proyectos directos y eficientes.
⏰ Resumen de 60 segundos
Aquí tiene 10 plantillas gratuitas para mantener sus proyectos claros, organizados y eficientes:
- Plantilla de alcance de trabajo de ClickUp
- Plantilla de alcance de trabajo de ClickUp Pizarra
- Plantilla de alcance del trabajo del sitio web de ClickUp
- Plantilla de alcance de trabajo de la aplicación ClickUp
- Plantilla de propuesta de cambio de ClickUp
- Plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp
- Plantilla de propuesta comercial de ClickUp
- Plantilla de acuerdo de servicios de alcance de trabajo de ClickUp
- Plantilla de alcance de trabajo de Microsoft Word
- Plantilla de alcance de trabajo de Hojas de cálculo de Google
¿Qué es un alcance de trabajo?
Un alcance del trabajo (SOW) es un documento detallado que describe el trabajo necesario para un proyecto y establece expectativas claras para todas las partes interesadas.
El objetivo de un documento de alcance del trabajo es crear un único lugar para que los equipos se mantengan organizados y al día durante un proyecto. Por este motivo, los equipos deben convertir la creación de un documento de alcance del trabajo en un paso preliminar en toda la planificación del proyecto para evitar pérdidas de tiempo, malentendidos y tareas fuera del alcance del proyecto.
Dedicar tiempo a crear un documento con el alcance del trabajo también le garantiza que no se verá envuelto en una desviación del alcance. La desviación del alcance se produce cuando el alcance del proyecto crece y crece lentamente hasta que se vuelve mucho más grande de lo que nadie había previsto.
Al escribir los detalles específicos de lo que es (y lo que no es) su proyecto, reduce las posibilidades de que este cobre vida propia.
Una plantilla de alcance de trabajo es una herramienta para crear un documento detallado del alcance del trabajo y planificar los detalles de un proyecto futuro. Le ayudará a esbozar factores importantes como los requisitos legales, los recursos asignados y los resultados del proyecto.
Lea también: 5 pasos para una gestión eficiente del tiempo en los proyectos de gestión de proyectos
Cuándo utilizar un alcance de trabajo
Un documento de alcance del trabajo ayuda a los profesionales de múltiples sectores. Algunos usos comunes del SoW son:
- Los gestores de proyectos que necesitan supervisar y alinear un proyecto con sus entregables y recursos.
- Las partes interesadas o los clientes de los proyectos que deseen comprender el alcance del proyecto y cómo se ajusta a sus expectativas.
- Miembros del equipo del proyecto que deseen comprender sus roles y responsabilidades y planificar sus actividades diarias en el proyecto.
- Proveedores o contratistas que participan en el proyecto y desean saber qué espera su cliente del proyecto.
- Equipos jurídicos o de compras que tienen que redactar y aprobar contratos y pedidos de trabajo basándose en el alcance del proyecto acordado.
- Equipos de control de calidad que desean garantizar que los resultados del proyecto cumplan con los criterios de aceptación deseados.
- Equipos de alta dirección que deben garantizar que todos los proyectos se ajusten a los objetivos de la organización y a la estrategia empresarial.
Cómo crear un alcance de trabajo
Para diseñar un documento de alcance del trabajo completo, siga estos pasos:
- Reúna los requisitos: realice una reunión con las partes interesadas para comprender las metas y los resultados del proyecto.
- Decida los objetivos del proyecto: aclare el problema que está resolviendo y establezca objetivos que se ajusten a las metas de la organización o a las expectativas de las partes interesadas. Además, asegúrese de que estos objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART).
- Defina el alcance del proyecto, los entregables y los criterios de aceptación: Especifique claramente qué forma parte del proyecto (funciones, tareas, entregables, etc. ) y qué queda fuera del alcance. Lista todos los entregables y sus características específicas (como la calidad, el tamaño, el formato, los estándares, etc. ) y acuerde también el proceso para evaluarlos.
- Desglose las tareas y actividades con sus responsables: Cree una estructura de desglose del trabajo (WBS) en la que se incluye una lista de todas las tareas y subtareas que se deben llevar a cabo, y asigne cada una de ellas a responsables específicos. Defina los roles de los miembros del equipo, las partes interesadas y los contratistas externos, si procede.
- Cree un cronograma: desarrolle un cronograma del proyecto con fechas clave, hitos y plazos. Esto le ayudará a realizar el seguimiento del progreso del proyecto y a garantizar que cualquier retraso se identifique rápidamente. Utilice herramientas como diagramas de Gantt o software de gestión de proyectos para visualizar el cronograma y realizar su uso compartido con todas las partes interesadas.
- Establezca un presupuesto: Evalúe todos los recursos necesarios para el proyecto y decida el presupuesto del mismo. Asegúrese de que este presupuesto se ajusta a las limitaciones del proyecto y a las aprobaciones de financiación.
- Identifique las limitaciones y dependencias: Reconozca las dependencias de factores externos (por ejemplo, entregas de proveedores o permisos) que puedan afectar al proyecto. Enumere también cualquier limitación interna, como el presupuesto, los recursos, el tiempo o las lagunas de conocimientos específicos. Elabore planes de mitigación para estos riesgos identificados.
- Desarrolle un plan de comunicación del proyecto: Especifique cómo se realizará el seguimiento del progreso del proyecto y cómo se comunicará a las partes interesadas, así como con qué frecuencia.
- Establezca un proceso de gestión de cambios: Asegúrese de que las partes interesadas sepan cómo se solicitarán y evaluarán los cambios en el alcance, el presupuesto, el calendario, etc. del proyecto.
- Consiga la aprobación: comparta el borrador del alcance del trabajo con las partes interesadas para obtener comentarios y consiga la aprobación tras incorporar sus aportaciones. Comparta el documento final del alcance del trabajo con el equipo del proyecto y las partes interesadas, y correlacione todo el progreso con respecto al mismo.
Lea también: Cómo establecer las metas de un proyecto y los errores que hay que evitar (+ plantillas)
10 plantillas gratuitas para el alcance del trabajo
Si hay algo que no falta en Internet, es contenido. Busque en línea y encontrará varias plantillas de alcance de trabajo disponibles para su uso gratis.
Para ahorrarle el tiempo de buscar por su cuenta una buena plantilla gratuita para el alcance del trabajo, hemos recopilado estas 10, para que pueda ponerse a trabajar de inmediato.
1. Plantilla de alcance de trabajo de ClickUp
Si busca una plantilla de alcance de trabajo general que se pueda utilizar para todo tipo de proyectos, la plantilla de alcance de trabajo estándar de ClickUp es lo que necesita.
Esta plantilla es una herramienta increíble para las empresas que buscan acelerar y simplificar su proceso de planificación de proyectos, independientemente del tipo de trabajo que realicen.
Esta plantilla incluye varias secciones prellenadas que la mayoría de los proyectos querrán incluir en su alcance de trabajo. Estas secciones incluyen las metas del proyecto, los recursos, los requisitos legales, los hitos y mucho más.
Con ClickUp, es fácil añadir o eliminar secciones según tus necesidades. Además, puedes guardar los cambios, lo que facilita la creación regular de este tipo de documentos de alcance del trabajo.
Además, cada sección se ha rellenado previamente con muestras de redacción, por lo que tendrá un modelo en el que basarse a la hora de realizar la edición. De este modo, personalizar su plantilla de alcance del trabajo será un proceso más rápido y sencillo, incluso para las personas que no estén familiarizadas con este tipo de documentos.
Si está buscando una plantilla todo en uno que le ayude a mantener a su equipo más organizado, comience por el enlace que aparece a continuación.
Ideal para: Gestores de proyectos que necesitan crear rápidamente un documento detallado y estandarizado con el alcance del trabajo.
2. Plantilla de alcance de trabajo de ClickUp Pizarra
Uno de los mayores inconvenientes del teletrabajo es que resulta más difícil colaborar en equipo.
Antes, podías reunirte en una sala de conferencias y definir el alcance de tu nuevo proyecto, pero ahora tienes que depender de intercambios de correos electrónicos y llamadas de Zoom.
La plantilla de alcance de trabajo de pizarra de ClickUp pretende cambiar todo eso.
Trabajando desde la pizarra de ClickUp, los equipos pueden colaborar en tiempo real para definir el alcance del proyecto y luego dividirlo en partes manejables que cada persona pueda liderar. Esto permite el intercambio espontáneo de ideas y la planificación entre varias personas, de modo que los proyectos se terminan a tiempo con las aportaciones de todos los miembros del equipo.
Esta plantilla de pizarra tiene varias secciones, incluyendo un espacio para definir supuestos, justificaciones, objetivos del proyecto y resultados esperados.
No es necesario que empieces desde cero. Las secciones más importantes ya están ahí; lo que queda pendiente es que tú y tu equipo aportéis vuestras ideas personales y vuestra genialidad.
El mejor trabajo se realiza cuando todo el equipo contribuye. Haga que su alcance de trabajo sea un verdadero esfuerzo de equipo probando nuestra plantilla de pizarra diseñada específicamente para este fin.
Ideal para: equipos remotos que trabajan juntos para decidir el alcance de un proyecto.
3. Plantilla de alcance del trabajo del sitio web de ClickUp
Si está creando un sitio web, necesitará un documento de alcance del trabajo para asegurarse de que tanto usted como su cliente tengan claros los detalles del proyecto. La plantilla de alcance del trabajo para sitios web de ClickUp facilita ese proceso.
Esta plantilla de gestión de proyectos web te permite definir precios, exclusiones, fechas de finalización y mucho más. También incluye consejos para rellenar estas secciones y causar una buena impresión a tus futuros clientes.
Por ejemplo, si no está seguro de cómo redactar una declaración de propósito y problema, esta plantilla le explicará cómo es este tipo de declaración y qué debe incluir para que resulte útil para su cliente.
También puede modificar fácilmente esta plantilla para personalizarla, de modo que los clientes dispongan de un documento único cuando finalicen el proyecto.
Ideal para: Contratistas que redactan un alcance de trabajo para un proyecto de desarrollo de sitios web.
Bonificación: ¡Plantillas de declaración de trabajo!
4. Plantilla de alcance de trabajo de la aplicación ClickUp
Hoy en día, muchas empresas utilizan algún tipo de app para interactuar con sus clientes a través del móvil. Sin embargo, el hecho de que necesiten una app no significa necesariamente que sepan qué tipo de app quieren.
Si está creando una app para un cliente, necesitará la plantilla de alcance de trabajo de aplicaciones de ClickUp para describir exactamente lo que va a crear, de modo que nadie se lleve una sorpresa cuando se entregue.
Esta plantilla facilita la explicación de la funcionalidad prevista de la aplicación y ofrece a sus clientes una panorámica del proyecto en la que se detallan los plazos y los recursos necesarios. Lo último que desea es pasar meses desarrollando algo y luego descubrir que el cliente tenía una visión completamente diferente del producto final.
Además, si eres un desarrollador de aplicaciones independiente, es posible que no estés muy familiarizado con la redacción de este tipo de documentos. Nuestra plantilla facilita al máximo la redacción, ya que proporciona frases de ejemplo y consejos a lo largo de todo el proceso de creación del documento.
Así que, seas quien seas, esta plantilla te garantizará que no haya malentendidos entre tú y el cliente en lo que respecta a tu trabajo.
Ideal para: Equipos que crean un alcance de trabajo para un proyecto de desarrollo de aplicaciones.
5. Plantilla de propuesta de cambio de ClickUp
Todos sabemos que no existe un sistema perfecto: de vez en cuando, es necesario realizar cambios. Si está proponiendo cambios en un proyecto o proceso en curso en el trabajo, utilice la plantilla de propuesta de cambio de ClickUp para asegurarse de que su mensaje se transmite de forma clara y rápida.
Para ayudarle a hacerlo, nuestra plantilla incluye una subpágina «Cambio de caso» en la que puede explicar por qué es tan necesario el cambio. Este es el lugar perfecto para añadir detalles que respalden su punto de vista, incluyendo las métricas y los datos que lo avalan.
Esta plantilla también incluye un espacio para que añadas un cronograma y una lista de los recursos necesarios para completar el cambio. Al incluir estos elementos, tus gerentes podrán comprender la magnitud de los cambios que propones.
Por último, nuestra plantilla incluye una página de firmas en la que las partes interesadas deben firmar el documento antes de implementar cualquier medida. Puede que esto no parezca crucial a primera vista, pero disponer de este tipo de documentación siempre es una buena idea si estas decisiones se revisan en el futuro.
Ideal para: Personas y equipos que planifican un cambio en el alcance del trabajo de un proyecto existente.
6. Plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp
Conseguir que un proyecto sea aprobado puede ser una tarea difícil, pero puede facilitar el proceso con la plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp. Esta plantilla le proporciona un espacio para planificar su propuesta en una única pizarra digital interactiva.
En este tablero, podrás añadir información como las metas del proyecto, el presupuesto, el plazo y los miembros del equipo. Además, al estar en formato de pizarra, es fácil que todo el equipo colabore. Eso significa que más mentes pueden trabajar juntas para crear una propuesta que realmente cambie la empresa.
Si ha dedicado tiempo y esfuerzo a crear el mejor equipo posible, se debe a sí mismo y a ellos crear un espacio en el que puedan dar lo mejor de sí mismos. Una pizarra interactiva es un lienzo en blanco que permitirá el tipo de pensamiento libre que su equipo necesita para sobresalir y crecer.
Mejore sus propuestas de proyectos con una de nuestras plantillas de propuestas de proyectos.
Ideal para: equipos que desean crear una propuesta de proyecto de forma colaborativa.
7. Plantilla de propuesta comercial de ClickUp para empresas
Vender nunca es fácil. Las personas suelen mostrarse reticentes ante las propuestas comerciales, por lo que debes darles todas las razones para que digan que sí.
Una forma de convertir una propuesta en ROI para su empresa es con la plantilla profesional de propuesta comercial de ClickUp. Esta plantilla le ayuda a definir con precisión qué trabajo hay que completar y cuánto costará. Nuestra plantilla también incluye una guía paso a paso que le indica qué hacer para crear la mejor propuesta posible.
Esto incluye listas de tareas predefinidas que puede asignar a su equipo para que la propuesta esté lista para la reunión inicial con el cliente. Por último, dé a su propuesta las mejores posibilidades de éxito con nuestra plantilla de correo electrónico lista para usar. Solo tiene que añadir detalles sobre quién es usted y por qué deberían echar un vistazo a la propuesta adjunta.
¿Está listo para crear propuestas comerciales de aspecto profesional con menos complicaciones y menos dolores de cabeza? Empiece a optimizar su proceso de propuestas con nuestra plantilla de propuesta comercial.
Ideal para: equipos de ventas que trabajan en la creación de propuestas comerciales eficaces.
8. Plantilla de acuerdo de servicios de alcance de trabajo de ClickUp
La plantilla de acuerdo de servicios de alcance de trabajo de ClickUp es una herramienta excelente para quienes desean formalizar su relación laboral con un cliente.
La plantilla incluye secciones sobre condiciones de pago, entregables y, por supuesto, el propio contrato de servicios. Rellene cada sección y obtendrá un contrato comercial sólido entre usted y su socio.
No es necesario que escribas el tuyo propio, con el riesgo de cometer errores, faltas ortográficas u omisiones que podrían causarte problemas más adelante. Además, una vez que hayas trabajado con esta plantilla, te resultará fácil reutilizarla cada vez que necesites incorporar un nuevo cliente.
Dado que se trata de un acuerdo general estándar, solo tendrá que realizar cambios mínimos para que sea aplicable a cada situación. No pierda tiempo reescribiendo una y otra vez un documento legal estándar. Utilice esta plantilla para centrar sus esfuerzos en lo que realmente importa.
Ideal para: Consultores o emprendedores individuales que deseen crear un alcance de trabajo estándar para sus servicios.
9. Plantilla de alcance de trabajo de Microsoft Word
Microsoft Word ha sido el programa de referencia para la creación de documentos durante décadas. Por lo tanto, no es de extrañar que cuente con su propia plantilla de alcance de trabajo que puede utilizar gratis.
Aunque esta plantilla de Microsoft Word para el alcance del trabajo puede parecer un poco anticuada, sigue teniendo espacio para toda la información más importante que querrás incluir en tu documento de alcance del trabajo. Esto incluye secciones como Alcance, Entregables del proyecto y Partes afectadas.
Una de las mayores ventajas de esta plantilla es que es muy sencilla. Si ya utiliza Microsoft Office, será como cualquier otro documento de Word que cree.
Así que, si solo quieres una solución rápida y fácil, esta plantilla de Word podría ser la opción adecuada.
Ideal para: personas que se sienten cómodas con el entorno de Microsoft Office.
10. Plantilla de alcance de trabajo de Hojas de cálculo de Google
Por último, pero no menos importante, tenemos la plantilla de alcance de trabajo de las Hojas de cálculo de Google. La mayor ventaja de esta plantilla es que forma parte del ecosistema del entorno de trabajo de Google Workspace.
Si está familiarizado con el funcionamiento de Sheets y no cree que vaya a necesitar este tipo de plantillas a menudo, esta podría ser su opción más inteligente.
Si está trabajando en un proyecto de construcción, solo tendrá que añadir sus datos específicos. Sin embargo, si no es así, deberá estar preparado para realizar una serie de ajustes personalizados para adaptarlo a sus necesidades.
Ideal para: Contratistas generales o comerciantes que necesiten un ejemplo de alcance de trabajo.
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de alcance de trabajo?
Una buena plantilla de alcance de trabajo debe ser fácil de leer y comprender. De esta manera, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden leer fácilmente el documento y saber en qué consiste el proyecto, cuánto tiempo llevará y qué se espera de ellos.
Lo ideal es que las plantillas de alcance de trabajo también incluyan las buenas prácticas y consejos para rellenar cada sección. Aunque los expertos en redactar alcances de trabajo no necesitarán estos consejos, pueden ayudar a las personas que se inician en este tipo de trabajo a crear un documento de alcance de trabajo eficaz por primera vez.
Además, ahorra tiempo y esfuerzo a todos a la hora de decidir qué incluir en cada sección.
Por último, cualquier plantilla que utilice debe ser versátil. Las necesidades de cada persona son diferentes, por lo que es conveniente disponer de una plantilla que se adapte fácilmente a su situación. Esto significa crear secciones lo suficientemente generales como para que cualquiera pueda utilizarlas y utilizar una plataforma que permita realizar cambios sencillos para que el redactor pueda ajustarlas sobre la marcha según sea necesario.
Buenas prácticas para crear un alcance de trabajo
- Conviértalo en un esfuerzo de equipo: para garantizar que el alcance del trabajo tenga en cuenta todos los requisitos del proyecto, involucre a todas las partes interesadas en el ejercicio de estimación. Esto le ayudará a obtener aportaciones de todos los equipos afectados y a planificar de forma exhaustiva.
- Céntrese en ser claro, conciso y específico: para evitar confusiones durante la fase de ejecución del proyecto, describa detalladamente los requisitos, los objetivos y los procesos del proyecto. Sin embargo, utilice un lenguaje sencillo y fácil de entender.
- Defina el éxito y el fracaso: establezca puntos de referencia que indiquen cuándo y en qué medida el proyecto tiene éxito. Esto ayudará a orientar todos los esfuerzos y a mantener a todas las partes interesadas del proyecto en sintonía.
Empiece sus proyectos con buen pie.
Independientemente del proyecto en el que esté trabajando, disponer de un documento claro con el alcance del trabajo puede marcar la diferencia. Tanto si lo necesita para un proyecto de desarrollo de una app o un sitio web, como para una propuesta de cambio o un acuerdo de servicios, seguro que hay una plantilla que se adapta a sus necesidades.
Además, si decide utilizar una de nuestras plantillas de ClickUp, obtendrá la ventaja de trabajar dentro de la plataforma ClickUp. Esto significa creación inteligente de tareas, uso compartido de datos y acceso a toda una serie de plantillas gratuitas destinadas a todo tipo de casos de uso empresarial.
¿A qué esperas? ¡Empieza ahora con una cuenta gratuita de ClickUp y la plantilla de alcance de trabajo que más te convenga!