Cómo redactar una propuesta de proyecto (Ejemplos & Plantillas)

Cuando empiezas un nuevo proyecto con un cliente, una de las primeras cosas en las que debes centrarte es en ganarte su confianza. Tranquiliza a tus clientes con una propuesta de proyecto sólida, una declaración que aclare lo que tu agencia hará para ayudar al cliente a alcanzar sus metas.

Esta propuesta es básicamente un «diagnóstico» y un «plan de tratamiento». Le muestra al cliente que usted comprende su situación y describe los resultados del proyecto que su agencia creará para ayudarle a alcanzar su objetivo.

Aumente la confianza de los clientes en su proyecto propuesto con esta guía. Está repleta de buenas prácticas para redactar propuestas, ejemplos de propuestas de proyectos y una plantilla gratuita de propuesta de proyecto que le ayudará a reforzar sus argumentos.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Una propuesta de proyecto es un documento que describe los resultados que su agencia creará y los objetivos que planea alcanzar a través del trabajo. Es un documento esencial del proyecto, y su objetivo principal es conseguir la aceptación de las partes interesadas.

La propuesta de proyecto resume los detalles de su proyecto y despierta el interés de las partes interesadas internas y externas. Debe describir su enfoque diagnóstico y prescriptivo para ayudarles a alcanzar sus objetivos.

Antes de profundizar en el tema, aclaremos la confusión que existe en torno a algunos tipos comunes de documentación de proyectos que pueden parecer iguales a una propuesta de proyecto.

Propuesta de proyecto frente a carta del proyecto

Una propuesta de proyecto es como una presentación: se crea antes de que se apruebe un proyecto y tiene como objetivo convencer a las partes interesadas o a los responsables de la toma de decisiones para que den luz verde al proyecto.

Ejemplo de propuesta de proyecto: Una propuesta para desarrollar una aplicación móvil destinada a mejorar la productividad de los empleados podría destacar el problema de los flujos de trabajo ineficientes, la solución propuesta (una aplicación móvil) y los beneficios esperados.

Una vez aprobado el proyecto, el pliego de condiciones formaliza la decisión. Es como el contrato o la declaración de intenciones del proyecto, que otorga al director del proyecto la autoridad para proceder.

Ejemplo de carta del proyecto: Una vez aprobado el proyecto de la aplicación, la carta del proyecto podría definir el alcance de la aplicación (por ejemplo, funciones como la gestión de tareas y el control de tiempo), identificar al director del proyecto y establecer hitos de alto nivel como «Finalización del prototipo en 2 meses».

Propuesta de proyecto frente a plan de proyecto

El plan y la propuesta del proyecto tienen algunos elementos en común, lo que puede generar confusión. Sin embargo, el plan del proyecto solo entra en juego después de que se haya aprobado la propuesta del proyecto.

El plan es como un anteproyecto: detalla cómo se ejecutará, supervisará y cerrará el proyecto.

Ejemplo de plan de proyecto: El plan de proyecto para la app podría incluir tareas específicas como «Diseñar la interfaz de usuario», recursos asignados, un cronograma detallado y estrategias de mitigación de riesgos (por ejemplo, formación de los usuarios para impulsar la adopción).

Propuesta de proyecto frente a caso de negocio

Las empresas utilizan los casos de negocio para justificar la necesidad de un proyecto o para dar prioridad a un proyecto sobre otro. Por lo tanto, aunque está relacionado con la propuesta de proyecto, se presenta antes que la propuesta (o junto con ella) y se centra en el porqué del proyecto.

Piense en el caso de negocio como una justificación detallada que muestra cómo el proyecto se alinea con los objetivos estratégicos y por qué vale la pena llevarlo a cabo.

Ejemplo de caso de negocio: El caso de negocio de la app podría incluir datos sobre cuánto tiempo pierden los empleados en procesos manuales, el retorno de la inversión previsto de la app y riesgos como las bajas tasas de adopción.

Veamos estas comparaciones de documentos de proyecto en una tabla para mayor claridad. Seguiremos con nuestro ejemplo de un proyecto para una aplicación de productividad.

Componentes de una propuesta de proyecto

Una buena propuesta de proyecto debe incluir el quién, el qué, el dónde, el cuándo y el cómo de la solución que ofreces. A continuación te ofrecemos un resumen de lo que debe incluir tu propuesta de proyecto:

¿No sabe cómo unir todo esto? No se preocupe, ¡lo veremos más adelante!

Tipos de propuestas de proyectos

Hay varias situaciones en las que se puede enviar una propuesta de proyecto a un cliente:

Las ventajas de redactar propuestas para proyectos

Una propuesta de proyecto bien redactada es una herramienta poderosa para mostrar a los clientes por qué contratar a su agencia es su mejor oportunidad para alcanzar el éxito.

En concreto, las propuestas de proyectos tienen algunas ventajas clave:

Cómo redactar una propuesta de proyecto en 8 pasos (ejemplos incluidos)

Una propuesta de proyecto puede ser un gran argumento de venta o una oportunidad perdida; la diferencia radica en el proceso que sigas para desarrollarla. Antes de empezar a redactar una propuesta de proyecto, centraliza la comunicación de tu equipo. A continuación, puedes establecer un proceso de planificación claro para que no se pase nada por alto.

Paso 1: Empieza por comprender el público y los objetivos de la propuesta.

Antes de escribir, pregúntese quién leerá la propuesta del proyecto y qué es lo que les interesa: ¿la viabilidad, el retorno de la inversión u otra cosa?

Piensa en lo que quieres conseguir con la propuesta: ¿quieres que aprueben el proyecto o que un patrocinador se comprometa con él? ¿Estás buscando financiación?

Adapta tu tono, enfoque y nivel de detalle para satisfacer sus expectativas. Por ejemplo, es posible que los ejecutivos quieran conocer los beneficios y riesgos generales, mientras que a los patrocinadores les interesen los detalles del presupuesto y el cronograma.

Paso 2: Redacte un resumen ejecutivo atractivo.

Un resumen ejecutivo es una breve descripción general de su propuesta de proyecto en solo un par de párrafos. Su objetivo es llamar la atención.

Elabore el resumen ejecutivo en torno al problema que se debe resolver, la solución que propone y los beneficios que se esperan obtener. Haga que sea atractivo: ¡es posible que el resumen sea lo único que lean algunas de las partes interesadas!

Veamos un ejemplo de resumen ejecutivo de una propuesta de proyecto utilizando el mismo concepto de una aplicación de productividad.

Ejemplo:

«Las ineficiencias del flujo de trabajo manual le cuestan a nuestra organización unas 500 horas al mes. Esta propuesta describe un plan para desarrollar una aplicación móvil de productividad que pueda realizar la automatización del seguimiento de tareas y mejorar la eficiencia. Con una inversión de 50 000 dólares, prevemos un retorno de la inversión del 120 % en dos años gracias al aumento de la productividad de los empleados».

Paso 3: Establezca los ajustes para los antecedentes del proyecto.

Explique el problema u oportunidad que impulsa el proyecto. Hable sobre:

Si ya se ha intentado una solución anteriormente, incluya información sobre lo que se hizo y lo que se aprendió de ese esfuerzo.

Ejemplo: Volviendo al ejemplo de la aplicación de productividad, escribamos los antecedentes.

«La gestión actual de tareas depende en gran medida de procesos manuales, lo que da lugar a ineficiencias y errores. Los estudios demuestran que el 70 % de los empleados pierden una media de 3 horas semanales en tareas redundantes. La automatización de estos flujos de trabajo supone una oportunidad significativa para aumentar la productividad».

Paso 4: Proponga su solución

Describa claramente lo que propone y por qué es la mejor solución. Este paso le permite explicar en detalle su enfoque del proyecto.

Incluya:

Ejemplo:«Proponemos desarrollar una aplicación móvil de productividad con funciones de gestión de tareas y control de tiempo. La aplicación reducirá el esfuerzo manual, mejorará la precisión del seguimiento y proporcionará información útil a través de análisis».

Paso 5: Destaque los posibles beneficios

Enumere las razones por las que su público debería aprobar el proyecto. Céntrese en los beneficios y resultados cuantificables, utilizando métricas y proyecciones siempre que sea posible.

Si esta sección es muy larga, asegúrate de añadir también una breve lista con viñetas con los puntos más importantes para que resulte más fácil de leer.

Ejemplo:

Paso 6: Proporcione un calendario o plan de alto nivel.

Describa cómo ejecutará el proyecto. Considérelo como una pequeña hoja de ruta que incluye los hitos principales, un cronograma aproximado y un presupuesto aproximado para el proyecto.

Puede utilizar un cronograma o un diagrama de Gantt para presentar esta información de forma visual.

Ejemplo:

Paso 7: Evaluar los riesgos y proporcionar estrategias de mitigación

Todos los proyectos conllevan riesgos; en su propuesta, debe demostrar que ha pensado en los posibles retos y que tiene un plan para afrontarlos.

Ejemplo:

«Para abordar los posibles retos de adopción, incluiremos sesiones de formación y un programa piloto con 10 empleados antes del lanzamiento completo».

Paso 8: Termine con fuerza con una llamada a la acción.

Una vez expuesto su caso, concluya con una petición clara y convincente.

Repita sus observaciones sobre el valor esperado del proyecto, especifique lo que busca (aprobación, financiación, etc.) y sugiera un cronograma.

Ejemplo:

«Creemos que este proyecto representa una oportunidad única para mejorar la productividad y alinearnos con nuestras metas estratégicas. Solicitamos su aprobación para un presupuesto de 50 000 dólares con el fin de iniciar la fase 1 antes del 1 de febrero del próximo año».

Consejos para redactar una propuesta de proyecto ganadora

A continuación, le ofrecemos algunos consejos y sugerencias de expertos que le ayudarán a crear la propuesta de proyecto perfecta:

a. Investigue el producto y el sector de su posible cliente

Tu cliente potencial quiere una declaración que demuestre que comprendes su historia, su marca, su sector y sus clientes. Demuéstrale que lo entiendes y que sabes lo que le importa realizando una investigación para tu propuesta de proyecto.

Mientras realiza su investigación, tenga en cuenta lo siguiente:

Descargar esta plantilla

No olvide documentar todos sus hallazgos en la plantilla del plan de investigación de usuarios de ClickUp para poder consultar fácilmente su análisis en la propuesta del proyecto.

b. Haga una lluvia de ideas con su equipo interno.

¡Armado con su investigación, reúna a las tropas! Es hora de colaborar con su equipo interno sobre cómo puede resolver las necesidades del cliente antes de ponerlo por escrito.

Hagan una lluvia de ideas juntos utilizando herramientas que permitan a los equipos compartir ideas y debatir cada una de sus perspectivas únicas sobre el proyecto, para finalmente dar con las mejores ideas.

Los mapas mentales de ClickUp y las pizarras virtuales de ClickUp son ideales para este fin.

Pruebe las pizarras blancas de ClickUp.

c. Utilice herramientas de gestión de proyectos.

Podrá crear su propuesta de proyecto de forma más eficiente utilizando una herramienta de gestión de proyectos. Aquí tiene algunas herramientas de gestión de proyectos de ClickUp que le serán de ayuda:

d. Sea claro, conciso y visual.

Los patrocinadores y las partes interesadas del proyecto están muy ocupados y agradecerán la brevedad.

Limite su propuesta a un par de páginas y redacte un texto sencillo y conciso. Además, dé a su equipo de proyecto interno la oportunidad de revisar y señalar cualquier modificación necesaria antes de enviar la propuesta de proyecto.

Utilice gráficos, infografías o tablas para dividir el texto visualmente y hacer que los datos sean más fáciles de digerir.

e. Utilice plantillas de propuestas de proyectos.

Ahorre tiempo y mantenga sus propuestas de proyectos acordes con la marca gracias a las plantillas estandarizadas. Puede crear su propia plantilla o simplemente utilizar la plantilla de propuesta de proyecto de ClickUp. Le ayudará a organizar, priorizar y gestionar las propuestas de sus clientes en un solo lugar.

Descargar esta plantilla

f. Seguimiento

No deje escapar a los clientes potenciales. Realice el seguimiento de cada fase de sus propuestas de proyecto para saber quién es el responsable de ponerse en contacto con el cliente potencial y cuándo fue la última vez que su equipo se comunicó con él.

Con ClickUp, es fácil realizar el seguimiento del ciclo de vida del cliente en tiempo real gracias a los campos personalizados. Puede definir las fases de sus propuestas de proyecto mediante campos personalizados, asignar roles, establecer fechas límite para los seguimientos rutinarios y etiquetar a los miembros del equipo.

También puede enviar correos electrónicos y comentarios a los clientes directamente desde la ventana de tareas, lo que le proporciona un registro claro de cada comunicación con el cliente.

Utilice ClickUp para su próxima propuesta de proyecto.

Esperamos que estos ejemplos, plantillas y consejos sobre propuestas de proyectos le ayuden a sentirse más seguro a la hora de crear un documento ganador.

La clave del éxito de las propuestas de proyectos es contar con un equipo que colabore de forma eficaz. Y eso es precisamente lo que ClickUp le permite hacer.

Reunimos todas sus herramientas, documentos, equipos, paneles, presupuestos y flujos de trabajo en un único software de gestión de proyectos. Todo ello como esfuerzo para poner fin a los cambios de contexto y a los flujos de trabajo aislados que se producen al trabajar con múltiples herramientas.

¿Qué es mejor?

Contamos con más de 1000 integraciones de aplicaciones y una biblioteca completa de plantillas gratuitas creadas por expertos en gestión de proyectos que facilitan la creación de flujos de trabajo. Ya no tendrá que dedicar su valioso tiempo a crear cada proceso y procedimiento desde cero.

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