A veces, las compras parecen un complicado laberinto. Las empresas tienen que navegar entre numerosas opciones para llegar a la meta, es decir, elegir al proveedor perfecto. Sin plantillas de RFQ, los responsables de la toma de decisiones se perderían fácilmente y se sentirían abrumados. 😵
Una plantilla de petición de oferta estandariza el proceso y le ayuda a reunir la información pertinente para decidirse por un proveedor. Aunque rara vez se les da crédito, son una parte esencial de la contratación y de la empresa en general.
Para rendir homenaje a estos héroes anónimos, hemos elaborado una lista de nuestras 10 plantillas de RFQ favoritas. Son las mejores de la empresa, y la buena noticia es quela mayoría son gratuitas
¿Qué son las plantillas de petición de oferta?
Una RFQ o solicitud de presupuesto es un proceso en el que las empresas buscan precios, ofertas y otra información importante de proveedores y contratistas que desean participar en un proyecto. Las plantillas de RFQ son documentos que permiten a las empresas recopilar información de manera uniforme, lo que les ayuda a revisarla y tomar una decisión más fácilmente.
El proceso de petición de oferta puede ser más o menos específico, en función de las necesidades de la empresa. Además del presupuesto, suelen incluir información de contacto, condiciones de pago, cronograma y expectativas del proyecto.
Son una parte importante de todo Business, independientemente de su sector y tamaño, pero son especialmente significativas para las empresas que necesitan un suministro constante de determinados productos.
No hay que confundir una RFQ con una RFP (solicitud de propuesta). Aunque similares, estos documentos tienen finalidades distintas. Mientras que las RFQ tienen como objetivo proporcionar información sobre precios, las RFP suelen incluir otros detalles no relacionados con los precios. Las RFQ pueden preceder o seguir a las RFP.
¿En qué consiste una buena plantilla de petición de oferta?
No hay una fórmula universal. Una buena solicitud de plantilla de presupuesto o una plantilla de precios es la que hace el trabajo terminado y permite que una comunicación eficaz entre usted y el proveedor . Pero, en general, una plantilla de petición de oferta debe:
- Contener toda la información necesaria: Información de contacto, especificaciones exactas, información de entrega y condiciones
- Incluir directrices de envío: Fecha límite, formato preferido y método de entrega
- Ser clara y concisa: Con tablas y otros elementos visuales que faciliten la lectura
- Ser flexible: Los proveedores deben tener margen de maniobra en suslista de proveedores por si quieren proponer soluciones alternativas
- Apariencia profesional: Uniforme y visualmente atractivo
10 plantillas de RFQ para usar en 2024
Hágase un favor y utilice una de estas 10 eficaces plantillas de RFQ en ClickUp word o Excel. Proporcionan una base sólida para su proceso de contratación sino también agilizarlo, garantizar la coherencia y, en última instancia, conducir a una colaboración correcta entre usted y los proveedores. 🤝
Recuerde que siempre puede modificar las plantillas para adaptarlas a las necesidades particulares de su empresa
1. Plantilla de solicitud de presupuesto ClickUp
Plantilla de solicitud de presupuesto ClickUp
En Plantilla de solicitud de presupuesto ClickUp es lo más sencillo y eficaz que puede ser una plantilla de solicitud de oferta. Es breve, pero cubre todos los aspectos clave de una petición de oferta, exponiéndolos de forma clara y lógica. Una vez que haya proporcionado al proveedor un documento que describa sus plan estratégico presupuesto y cronograma, envíeles este documento de petición de oferta para recabar información específica y evaluar su oferta.
Este documento de oferta de ClickUp comienza con el nombre y el logotipo de su empresa. Para personalizarlo aún más, añada una imagen de portada, cambie la fuente y elija qué elementos desea mostrar.
La siguiente sección contiene la información de contacto de la empresa, la fecha y los números de cliente y de oferta, seguidos de los datos de la persona de contacto responsable, la fecha de validez y la información de la persona que redactó la solicitud.
En la siguiente sección, denominada Instrucciones especiales, puede enumerar requisitos específicos para el proveedor, como la forma de pago o las condiciones. La plantilla termina con dos tablas:
- La primera resume la información más importante del pedido y el envío, incluido el número de apartado de correos, la fecha de envío, la empresa de transporte y el punto F.O.B. (franco a bordo)
- La segunda es una lista de los elementos solicitados, incluida su cantidad y precio
2. Plantilla de Formulario de Presupuesto ClickUp
Plantilla de Formulario de Presupuesto ClickUp
Si se encuentra al otro lado de la cadena de oferta y demanda y necesita una plantilla para cotizar y gestionar clientes solicitudes, consulte la Plantilla de Formulario de Presupuesto ClickUp . Es sencillo y fácil de usar, y una vez que lo abra, recibirá instrucciones detalladas y sugerencias de uso.
Esta plantilla de RFQ gratuita consta de varias vistas, a saber:
- Formulario de oferta: Formulario para recopilar los datos de sus clientes potenciales. Tenga en cuenta que el uso compartido de formularios está disponible para suscriptores del plan Unlimited y superiores
- Lista de solicitudes de presupuesto: La vista base que muestra todas las solicitudes y le permite agruparlas, filtrarlas y ordenarlas. Contiene columnas como nombre de la empresa, fecha límite, estado y coste del proyecto, pero puede personalizarlas según sus preferencias
- Tablero del proceso de creación de presupuestos: Esta vista permite una visualización clara de las tareas. Puede agruparlas y reordenarlas según le convenga
- Tabla de todas las solicitudes: Si eres un entusiasta de Excel, esta vista te resultará familiar. Es sencilla, rápida y permite la edición en bloque y la exportación de datos
Además de estas vistas principales, la plantilla incluye un Tablero simplificado, así como un (diagrama de) Gantt y una vista Carga de trabajo para una gestión de proyectos y del tiempo sin esfuerzo.
3. Plantilla de Formulario de Presupuesto de Servicios ClickUp
Plantilla de Formulario de Presupuesto de Servicio ClickUp
Con el Plantilla de Formulario de Cotización de Servicios con esta plantilla, podrá crear el formulario de solicitud de cliente por excelencia. Tendrá todo lo que necesita para proporcionar a sus clientes presupuestos precisos y llegar rápidamente a un acuerdo de empresa . El Formulario convierte automáticamente las solicitudes en tareas, agilizando el proceso de planificación.
Aunque puede editar el formulario incluso como invitado (siempre que disponga de permiso), debe estar suscrito al servicio Plan Unlimited si quieres compartirlo o hacerlo desde cero.
De forma predeterminada/a, el plan Vista del Formulario contiene los siguientes campos:
- Nombre y razón social
- Servicio elegido
- Número de empleados
- Fecha de inicio
- Información de contacto
Puede editar el texto introductorio y las preguntas individuales y añadir Campos personalizados arrastrándolos y soltándolos desde el menú de la izquierda hasta el formulario. Si elige el plan Business, podrá personalizar el aspecto del formulario, añadir su marca y darle un toque personal. 💫
Al igual que la plantilla de presupuesto anterior de esta lista, contiene otras vistas, como Lista y Tablero Kanban para ayudarle a gestionar solicitudes y tareas.
4. Plantilla de propuesta de presupuesto ClickUp
Plantilla de propuesta de presupuesto ClickUp
Al igual que el pliego de condiciones, la propuesta de presupuesto es otro elemento crucial de la planificación de un proyecto. Ambos están estrechamente relacionados y dependen el uno del otro. La petición de oferta le ayuda a elegir un proveedor y a recopilar información sobre precios. Esto le permite planificar sus recursos y crear un presupuesto eficaz y propuesta de proyecto para presentar a las partes interesadas.
En Plantilla de propuesta de presupuesto de ClickUp es bastante sencilla pero tiene todo lo necesario para un intento correcto de plan financiero, incluyendo diferentes subpáginas y secciones. En su proceso de petición de oferta, este documento puede funcionar como plantilla de precios para gestionar diversos aspectos del presupuesto de su proyecto.
La página de inicio contiene la información básica del proyecto: nombre de la empresa, información de contacto, título del proyecto, descripción y fecha de inicio/finalización. Las subpáginas incluyen:
- Personal, es decir, equipo/participantes en el proyecto
- Materiales y equipos
- Detalles logísticos
- Ejecución del evento
Cada sección tiene una tabla dedicada en la que puede revisar y calcular los costes. Puede editar todos los elementos de la plantilla, como el texto y las columnas de la tabla, y añadir otros nuevos.
La plantilla termina con una subpágina de resumen. Contiene una sección de Desglose del presupuesto con un gráfico circular, los Términos y condiciones del acuerdo y una sección en la que el autor y la persona responsable de la aprobación pueden poner su firma para confirmar la aceptación de la oferta.
5. Plantilla de propuesta de subvención ClickUp
Plantilla de propuesta de subvención ClickUp
Si necesitas ayuda para financiar a proveedores y otros participantes en el presupuesto de tu proyecto, debes presentar el proyecto y solicitar una subvención a las partes interesadas. Para ello, debe elaborar una propuesta de subvención eficaz que convenza por usted. Una vez más, ClickUp se encarga de todo
En Plantilla de propuesta de subvención ClickUp es tu mejor opción cuando se trata de solicitudes de financiación. Es fácil de usar para principiantes y comienza con un documento de instrucciones que sirve de leyenda y explica cómo utilizar mejor todos los elementos.
La vista Lista es donde se desarrolla la mayor parte de la acción. Es una base de datos para todas las demás vistas que contiene todas las partes de la propuesta, organizadas en grupos, como General, Definición del problema y Presupuesto. Puede personalizar estos grupos según sus preferencias.
Las columnas incluyen la persona asignada, la fecha límite, el rótulo de prioridad, el coste del primer año y la medición del rendimiento, pero también puede modificarlas según su proceso de gestión de proyectos. Otras vistas tienen un Tablero Kanban y un Calendario del proyecto Vista Calendario que le ofrece un cronograma general de los elementos programados de la propuesta.
6. Plantilla de propuesta de negocio ClickUp
Plantilla de propuesta de negocio ClickUp
En el mar de propuestas de negocio, la tuya debe destacar para tener éxito y atraer a los clientes correctos. 🎣
En Plantilla de propuesta de negocio de ClickUp incluye herramientas y funciones para agilizar la creación de propuestas y comunicación empresarial . Como todos los Plantillas ClickUp comienza con un documento en el que se describen los elementos más importantes y la mejor manera de utilizarlos.
La plantilla contiene muchas vistas. La principal es la Lista de pasos de la propuesta de negocio, que sirve como recordatorio y lista de control durante el proceso de creación y licitación. Las columnas predeterminadas incluyen:
- Estado
- Fecha de inicio y fecha límite
- Rótulo de prioridad
- Complejidad de la tarea
- Nivel de esfuerzo
- Nivel de compleción
- Últimos comentarios
Al hacer clic en los pasos/tareas individuales, puede ver información adicional sobre ellos, como subtareas, dependencias y adjuntos. Es fácil crear el proceso de licitación con las partes interesadas internas en ClickUp Documentos .
Otras vistas incluyen una Lista de prioridades que agrupa las tareas por sus etiquetas de urgencia, un documento de Plantillas de correo electrónico donde puede almacenar correos electrónicos para más tarde, un Tablero de tareas, un gráfico de Gantt y una vista Carga de trabajo.
ClickUp permite la automatización de la creación de propuestas y muchas otras tareas procesos de empresa . Realiza un seguimiento automático del progreso de las tareas y actualiza la columna de estado. También puede añadir acciones personalizadas de automatización .
7. Plantilla de propuesta de servicios ClickUp
Plantilla de propuesta de servicios ClickUp
Cuando se venden servicios en lugar de elementos, a menudo se requiere un enfoque diferente. En Plantilla de propuesta de servicios ClickUp está diseñada para ayudarle a asegurar a sus clientes potenciales su competencia y capacidad para resolver sus problemas y, en consecuencia, conseguir un contrato.
La plantilla comienza con los datos de contacto de ambas partes. En las dos secciones siguientes, "Descripción del proyecto" y "Antecedentes de la empresa", puedes escribir lo que quieras, describiendo tu empresa y tu proyecto y cómo surgieron. ✍️
La siguiente sección se refiere a los objetivos acordados previamente, los servicios propuestos y una duración estimada aproximada para cada uno de ellos. A continuación, puede definir los alcance del trabajo es decir
- Enfoque y metodología: Lo que hay que terminar
- /ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/46421/resultados-del-proyecto/ Resultados del proyecto /%href/ : Cuánto y cuándo debe estar terminado
- Dependencias: Qué tienen que hacer otras partes para permitir la producción
A continuación, puede listar los honorarios y precios de todos los servicios propuestos y recoger firmas para finalizar el documento.
Al igual que las plantillas anteriores de ClickUp, le permite dar un toque personal incrustando imágenes y modificando la fuente.
8. Plantilla de solicitud de proyecto ClickUp
Plantilla de solicitud de proyecto ClickUp
Mientras que las plantillas anteriores eran fáciles de usar para principiantes, ésta requiere más esfuerzo para dominarla debido a su complejidad. Al fin y al cabo, en cuanto a funciones, la plantilla Plantilla de solicitud de proyecto de ClickUp es como un buffet libre. 🍽️
Cuando le cojas el tranquillo, podrás hacer todo lo que quieras planificación de proyectos en una sola plataforma. Le permite recopilar y gestionar solicitudes, asignarlas como tareas y supervisar su progreso.
Esta plantilla es una carpeta que consta de dos listas: Formulario de solicitud y lista de tareas pendientes y Proyectos aprobados. En la primera, puede encontrar varias vistas:
- Formulario de solicitud de proyecto: Le permite recoger de manera uniforme los comentarios de los clientes
- Lista de solicitudes: Le ofrece un resumen de todas las solicitudes/tareas, agrupadas por estado
- Tablero de peticiones: Permite visualizar y organizar las tareas al estilo ágil
- (diagrama de) Gantt: Crea un cronograma de tareas para una mayor fluidezgestión del tiempo5. Carga de trabajo: Muestra las tareas desde el punto de vista de la persona asignada para una gestión eficazasignación de recursos6. chatear: Facilita la comunicación entre compañeros de equipo
En la Lista de proyectos aprobados, puedes destacar y centrarte en la solicitud (o solicitudes) inicial que está lista para la producción y ver cómo florecen tus proyectos a medida que se hacen realidad. 🌼
9. Plantilla Word RFQ de Template.net
Utilice la plantilla Word RFQ de Template.net para realizar una solicitud sencilla y eficaz
Si Word es su arma preferida, esta opción puede ser adecuada para usted. La plantilla de solicitud de oferta en Word de Template.net es minimalista y directa, y requiere poco esfuerzo tanto por parte de la empresa como del proveedor.
Sólo consta de 3 secciones: información de contacto del remitente y el destinatario, antecedentes y detalles de la solicitud. Los antecedentes son la descripción del documento, y menciona brevemente el producto demandado y el plazo de entrega.
La tabla de detalles de la solicitud le permite entrar en detalles e informar a la otra parte de lo que necesita exactamente. Contiene información como:
- Número de petición de oferta
- Responsable de la instrucción
- Periodo de envío
- Hitos
- Número de personal preferido
- Requisitos legales y de seguridad
- Solicitudes adicionales
Además de en Word, esta plantilla también funciona en Documentos de Google y Apple Pages. Tenga en cuenta que para descargarla debe ser suscriptor de pago de Template.net.
10. Plantilla de solicitud de oferta de Excel por Vertex42
Cree solicitudes profesionales en forma de hoja de cálculo con la plantilla de solicitud de oferta de Excel de Vertex42
Utilice la plantilla de petición de oferta gratuita de Vertex42 en Excel o Google Hojas de cálculo de Google y sea testigo de la transformación de su proceso de adquisición de mundano a excelente.
Dejando a un lado el formato, no difiere mucho de las plantillas que hemos enumerado anteriormente. Contiene secciones para la información de contacto de clientes y proveedores, así como detalles de presupuestos y solicitudes.
La sección de descripción te permite hacer una lista de todos los elementos o servicios que necesitas y sus precios, así como añadir una marca para indicar que el importe es imponible. Una de las ventajas más importantes de Excel es que puede hacer los cálculos por usted, lo que le ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores. También puede generar rápidamente informes detallados.
La última sección de la plantilla son las condiciones. Aprovéchela para especificar detalles técnicos y preferencias. También puede añadir una firma. Como recomienda Vertex42, debería exportarla como archivo PDF antes de distribuirla entre los proveedores.
Panorámica de las 10 mejores plantillas de petición de oferta
Si desea un breve resumen de todas las plantillas y lo que ofrecen, consulte la tabla siguiente:
Elevar el proceso de petición de oferta con plantillas-Pensamientos finales
No deje que sus peticiones de oferta sean una ocurrencia tardía. Póngales un poco de cuidado y abrirá las puertas a numerosas oportunidades de proveedores. 🚪
Por suerte, con estas prácticas plantillas de RFQ, no tienes que dedicar mucho tiempo y esfuerzo para que tengan un aspecto profesional. Solo tiene que rellenar los espacios en blanco y personalizarlos según sea necesario, y ya está: ¡podrá disfrutar de una contratación ágil y con éxito!