¿Sabía que una pequeña empresa emergente noruega está a punto de lanzar el proceso de detección de daños en automóviles más rápido de la historia en el momento de la publicación de este artículo?
Por término medio, este proceso tarda 15 minutos en completarse, pero gracias a la tecnología de IA y a la automatización de procesos empresariales (BPA), Wenn ha conseguido reducir ese número a 6 segundos, lo que supone un 99,33 % menos que el estándar actual del sector.
Aunque pueda parecer algo sacado de una película de ciencia ficción, este tipo de disrupciones se están volviendo comunes gracias a la automatización de procesos empresariales (BPA).
Sin embargo, la relación entre la automatización y los procesos empresariales no siempre está clara, y una de las mejores formas de comprenderla es mediante ejemplos, que es precisamente lo que haremos en este artículo. Verá ejemplos reales de automatización de procesos empresariales impulsados por herramientas de gestión de procesos empresariales que cualquiera puede implementar en cuestión de minutos.
Ahora, definamos la automatización de procesos empresariales para que todos estemos en sintonía antes de sumergirnos en los ejemplos.
¿Qué es la automatización de procesos empresariales?
En términos generales, la automatización de procesos empresariales (BPA) se refiere al uso de la tecnología para automatizar y optimizar los procesos empresariales con el fin de aumentar la eficiencia operativa, reducir los errores humanos y los costes, y mejorar la productividad general.
En definitiva, la meta principal de la BPA es la eficiencia. ⚡️
La BPA es un esfuerzo planificado y de alto nivel para automatizar múltiples tareas manuales dentro de un proceso con el fin de mejorar la productividad y la eficiencia. Esa es la estrella polar de toda estrategia de BPA, el principal motor de todos los esfuerzos por automatizar los procesos en una empresa.
¿Cómo ayuda la automatización de procesos empresariales a las organizaciones?
Al mejorar la eficiencia de los procesos empresariales, la BPA aumenta la productividad, reduce los costes y permite a las personas centrarse en actividades de alto valor que requieren experiencia y creatividad humanas.
Esto se traduce en múltiples beneficios, tales como:
- Reducción de los costes operativos
- Menor dependencia de recursos humanos que requieren una gran inversión de capital.
- Escalabilidad de los procesos
- Menos errores por entradas manuales.
- Mejor servicio personalizado al cliente
- Operaciones empresariales optimizadas
- Y mucho más.
Además de estas ventajas tangibles y cuantificables, la BPA puede mejorar la satisfacción de los empleados al liberarlos de las tareas más repetitivas y dejarles responsabilidades que exigen pensamiento crítico, creatividad y capacidad para resolver problemas.
En general, las ventajas de la BPA son muy claras: ayuda a las organizaciones a lograr una mayor eficiencia, precisión y coherencia en sus operaciones, al tiempo que reduce los costes y mejora la satisfacción de los clientes y los empleados.
CONSEJO PROFESIONAL El mapeo de procesos es un elemento crucial para ejecutar flujos de trabajo y procesos empresariales eficientes. Utilice herramientas de mapeo de procesos fiables y altamente funcionales, así como la plantilla de diagrama de flujo de procesos de ClickUp, para crear una representación visual de sus procesos. Crear un diagrama de flujo detallado antes de ajustar la automatización puede ayudar a garantizar que el proceso sea fluido y sin errores.
¿La BPA implica soluciones de software?
La respuesta es sí. La automatización de los procesos empresariales se lleva a cabo principalmente con productos de software específicos y/o código personalizado, normalmente, aunque no exclusivamente, una combinación de ambos.
El software de BPA puede incluir diversas tecnologías, como código, automatización robótica de procesos (RPA), automatización de flujos de trabajo basados en la nube, aprendizaje automático, inteligencia artificial y procesamiento del lenguaje natural.
Además, se puede utilizar más de una herramienta para automatizar los procesos empresariales al mismo tiempo. Por ejemplo, una empresa puede utilizar herramientas de RPA para automatizar procesos que impliquen aplicaciones heredadas o autohospedadas y, a continuación, utilizar otro conjunto de herramientas para automatizar procesos y flujos de trabajo que impliquen aplicaciones basadas en la nube o API internas.
Entre las herramientas y el software que permiten a las empresas automatizar los procesos empresariales se incluyen ClickUp y Make, especialmente si su conjunto de aplicaciones está basado en la nube, pero también hay otros programas de automatización de procesos empresariales que puede considerar en función de sus necesidades, las aplicaciones que utiliza y los procesos que tiene implantados.
CONSEJO PROFESIONAL La integración de ClickUp y Make puede ahorrarle tiempo y automatizar cualquier proceso entre ClickUp y otras aplicaciones de trabajo, sin necesidad de conocimientos técnicos. Cuando utilice ClickUp como software de BPA y lo conecte a Make, podrá diseñar, crear y automatizar flujos de trabajo sencillos o complejos para optimizar su trabajo. Solo tiene que establecer desencadenantes y condiciones para automatizar cientos de acciones, y utilizar plantillas prediseñadas que le ayudarán a empezar de inmediato.
¿Qué tipo de procesos entran dentro de la categoría BPA?
Es importante señalar que la BPA abarca muchas actividades, desde la introducción manual diaria de datos hasta la automatización de procesos, flujos de trabajo y tareas completos. La diferencia entre ellos radica en la complejidad, el número de tareas o pasos y las subtareas que implican.
Por ejemplo, su estrategia de BPA podría prever la automatización de todo el proceso de contratación de candidatos o la incorporación de empleados. Ese proceso incluiría también flujos de trabajo y tareas específicos. Un ejemplo de flujo de trabajo dentro de ese proceso sería coordinar el proceso de entrevistas con los candidatos y programar las sesiones de formación.
Y dentro de ese flujo de trabajo, también se pueden automatizar tareas específicas, como crear reuniones de Zoom, enviar invitaciones a dichas reuniones por correo electrónico, almacenar las grabaciones de las reuniones para su posterior análisis, etc. La automatización de procesos digitales simplificará y optimizará todas estas tareas, flujos de trabajo y procesos.
¿Qué procesos empresariales deben ser objeto de automatización?
El número de procesos empresariales que se pueden automatizar se cuenta por miles. De hecho, la mayoría de los procesos empresariales se pueden automatizar, ya sea total o parcialmente, independientemente del área o departamento.
Por ejemplo, el departamento de RR. HH. puede automatizar procesos como la contratación, la incorporación de empleados y la salida de la empresa. El departamento de marketing puede automatizar casi cualquier proceso manual, desde la investigación de palabras clave y la producción de contenidos hasta las campañas publicitarias y la gestión de las redes sociales. Por supuesto, el departamento de TI es otra área que puede optimizar los procesos mediante la automatización, incluyendo el seguimiento de incidencias, la supervisión, el desarrollo de aplicaciones, la gestión de bases de datos y otros procesos manuales.
No hay prácticamente ningún límite a lo que puede hacer con las herramientas y plataformas adecuadas, y eso es lo que le vamos a mostrar a continuación: ejemplos de automatización de BPA que puede implementar de inmediato con la integración de Make y ClickUp.
Para ayudarle a decidir si debe realizar la automatización de un proceso, hágase las siguientes preguntas:
- ¿El proceso requiere mucho tiempo a su equipo?
- ¿Implica tareas repetitivas o introducción manual de datos?
- ¿Implica múltiples pasos y partes dentro de su organización?
- ¿El error humano es un factor en este proceso?
Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, es una clara indicación de que la BPA puede ayudar a mejorar la eficiencia y la precisión de ese proceso.
CONSEJO PROFESIONALAprenda a crear automatizaciones en ClickUp y eche un vistazo a 10 ejemplos de automatización que le ayudarán a crear flujos de trabajo automatizados, aumentar la productividad y aprovechar las plantillas para ahorrar tiempo.
15 ejemplos reales de automatización de procesos empresariales
Ejemplo 1: Documentación de procesos empresariales
Idea de automatización: flujo de trabajo de revisión de documentos
La revisión de documentos es una tarea que se encuentra en múltiples procesos en la mayoría de las organizaciones.
Desde contratos y acuerdos de nivel de servicio hasta entradas de blog y comunicados de prensa, las empresas dedican innumerables horas a asegurarse de que los documentos se revisen antes de cumplir su propósito. Y aunque la parte de la revisión puede ser delicada, todos los pasos que la rodean se pueden automatizar fácilmente con herramientas como Make.
Esta plantilla incluye Google Drive, ClickUp, Make y Slack, y le permite automatizar el proceso de revisión de documentos en general «vigilando» los nuevos documentos de Google Docs en una carpeta de Google Drive.
Una vez que se sube un archivo a Google Drive, Make creará y asignará una tarea en ClickUp, y enviará el archivo en cuestión a través de Slack a la persona asignada para revisarlo.
El resultado es un proceso ágil de revisión de documentos que entrega los documentos a los revisores y crea el rastro documental necesario, todo ello sin intervención humana.
Bonificación: ¡Reingeniería de procesos empresariales!
Ejemplo 2: Ventas
Idea de automatización: desencadenar tareas para nutrir y convertir nuevos clientes potenciales.
Las oportunidades de Salesforce suelen ser desencadenantes de una serie de tareas relacionadas que son fundamentales para cerrar un posible acuerdo. Estas tareas pueden ser de cualquier tipo, desde enviar documentos con información adicional hasta asignar a un especialista, y, a menudo, ponerlas en marcha requiere una acción manual por parte de la persona que creó la oportunidad de Salesforce en primer lugar.
Esto dista mucho de ser ideal, ya que consume recursos y es propenso a errores (por lo general, alguien olvida asignar las tareas necesarias). Sin embargo, también es evitable y fácil de automatizar.
Esta plantilla, que incluye ClickUp, Make, Salesforce, Slack y Flow Control, es increíblemente útil para ello, ya que le permite realizar la automatización del proceso de captación de clientes potenciales: active cualquier tarea que pueda imaginar después de que se cree una oportunidad en Salesforce.
Imaginemos un caso de uso sencillo: tiene un libro electrónico para generar clientes potenciales y lo ofrece gratis a quienes le proporcionan sus datos de contacto.
Cuando aparece un nuevo cliente potencial, se crea la oportunidad en Salesforce y hay que cultivarla por correo electrónico y volver a dirigirla con anuncios de Facebook.
Con la plantilla anterior, puede ser el desencadenante para activar estas tareas (y muchas más) automáticamente cada vez.
Ejemplo 3: Análisis web
Idea de automatización: realizar el seguimiento y agregar datos de rendimiento web.
Al igual que revisar documentos, realizar el seguimiento del rendimiento del sitio web es algo que la mayoría de las empresas, si no todas, deben hacer de forma constante.
Sin embargo, hay un inconveniente: Google Analytics no es precisamente una aplicación ultrarrápida, y tener que iniciar sesión todos los días para obtener los datos supone una enorme pérdida de tiempo.
Pero, por otra parte, puede realizar la automatización del proceso completo y empezar a recibir los datos en lugar de buscarlos.
Además de agregar datos analíticos en una hoja de cálculo, Make puede asignar a cualquier persona la tarea de revisarlos creando una tarea de ClickUp; de esta manera, ningún evento clave pasará desapercibido.
Ejemplo 4: Marketing de influencers
Idea de automatización: crear tareas de divulgación para influencers.
El proceso manual de contactar con personas influyentes, realizar un seguimiento de sus respuestas y hacer un seguimiento puede llevar mucho tiempo. Automatizar este proceso puede ahorrarle a su equipo una cantidad significativa de tiempo y recursos.
Ejemplo 5: Soporte al cliente
Idea de automatización: respuesta automática a los tickets de soporte al cliente.
Automatizar la respuesta inicial a las consultas de los clientes puede garantizar una rápida respuesta y también permite clasificar los problemas en función de su naturaleza para resolverlos de manera eficiente.
Ejemplo 6: Gestión de proyectos
Idea de automatización: asignación de roles y responsabilidades.
La asignación automática de funciones y la delegación de tareas dentro de un proyecto pueden mejorar la productividad al eliminar la delegación manual y el seguimiento de responsabilidades.
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Ejemplo 7: Contabilidad
Idea de automatización: automatizar la generación de facturas.
La generación de facturas por servicios completados o productos entregados se puede automatizar, lo que reduce los errores manuales y garantiza el envío puntual de las facturas.
La automatización de procesos como la contabilidad no solo elimina el riesgo de errores humanos, sino que también garantiza una gestión precisa y oportuna de los registros financieros, lo que contribuye a una mejor toma de decisiones en la empresa.
Ejemplo 8: Control de calidad
Idea de automatización: pruebas desencadenadas automáticamente.
La automatización del desencadenante de controles y pruebas de calidad tras cada actualización o cambio ayuda a mantener la calidad del producto de forma constante.
¡Eche un vistazo a las herramientas de pruebas de control de calidad!
Ejemplo 9: RR. HH.
Idea de automatización: recopilación automatizada de comentarios de los empleados.
Contar con un sistema automático para recopilar y analizar las opiniones de los empleados puede ayudar a los departamentos de RR. HH. a comprender los sentimientos de los empleados de forma eficaz y oportuna.
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Ejemplo 10: Marketing
Idea de automatización: programación de contenidos.
La automatización de la programación de contenidos para diferentes plataformas puede ayudar a los equipos de marketing a garantizar una presencia y un compromiso coherentes de la marca en diversos canales.
Echa un vistazo a estas plantillas de calendario de contenidos para empezar a realizar la automatización de la programación de contenidos de tu equipo.
Ejemplo 11: TI
Idea de automatización: informes generados automáticamente.
La automatización de la generación y el envío de informes de TI puede ahorrar una cantidad significativa de tiempo, al tiempo que garantiza la supervisión y la elaboración de informes periódicos sobre la infraestructura de TI.
Ejemplo 12: Operaciones
Idea de automatización: gestión de inventario.
La automatización de la gestión de inventario puede ayudar a realizar el seguimiento de los niveles de existencias, desencadenar nuevos pedidos según sea necesario y reducir las posibilidades de agotamiento de existencias o exceso de inventario.
Ejemplo 13: Logística
Idea de automatización: optimización automatizada de rutas.
La automatización de la planificación y optimización de las rutas de entrega puede ayudar a las empresas de logística a reducir el tiempo y los costes de combustible, al tiempo que aumenta la eficiencia. Ejemplo 14: Compromiso con el cliente
Ejemplo 14: Interacción con los clientes
Idea de automatización: contenido personalizado generado automáticamente.
La automatización de la personalización de la comunicación con los clientes puede garantizar una experiencia más personalizada para ellos, lo que aumenta su compromiso y fidelidad.
Ejemplo 15: Finanzas
Idea de automatización: elaboración de informes financieros automatizada.
La automatización de la creación de informes financieros puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo a los equipos financieros, al tiempo que reduce las posibilidades de que se produzcan errores en la elaboración de informes financieros.
Cómo utilizar el software de automatización de procesos empresariales
Hay dos formas sencillas de empezar a realizar la automatización de los procesos de ClickUp.
La primera opción es confiar en ClickUp Automatización, una serie de soluciones nativas ofrecidas por ClickUp.
Encontrará un gran valor en esta oferta si confía en ClickUp para ejecutar y realizar el seguimiento de los procesos básicos de la empresa.
La segunda opción es incorporar una plataforma de automatización como Make, que le permite diseñar, crear y automatizar cualquier cosa en una plataforma visual.
Si tiene una pila de aplicaciones en crecimiento que da prioridad a la nube y desea ampliar su estrategia de automatización, encontrará en Cree una solución única capaz de gestionar cualquier tipo de proceso.
Optimice los flujos de trabajo con la automatización de procesos empresariales.
Uno de los aspectos más interesantes de la automatización es que, según el informe State of SaaSOps 2023, 7 de cada 10 corporaciones ya han automatizado al menos un proceso clave y 4 de cada 10 cuentan con roles dedicados a la automatización.
Esto dice mucho sobre la automatización de procesos empresariales: no es solo una posibilidad, como algo que puede suceder o no.
En realidad, es algo que ya se está implementando en las empresas líderes del sector.
Teniendo esto en cuenta y dado lo fáciles de usar que son hoy en día las herramientas de automatización, es solo cuestión de tiempo que todas las empresas empiecen a deshacerse de las tareas aburridas y repetitivas y pasen a realizar actividades más satisfactorias que impulsen su negocio y reduzcan los riesgos derivados de los errores humanos.
Y la mejor manera de poner en marcha esos esfuerzos es utilizando conjuntamente dos potentes programas de automatización de procesos empresariales: ClickUp y Make. Con estas herramientas, podrá crear fácilmente procesos empresariales automatizados con una intervención y un esfuerzo humanos mínimos.
Es hora de potenciar su empresa. Comience hoy mismo su transformación digital con el software BPA: automatice los procesos manuales para trabajar más rápido y de forma más inteligente que nunca. ⚡️
Escritor invitado:
Martin Etchegaray es gestor de contenidos y editor sénior en Make. Le gusta leer y escribir sobre historia, ciencia y tecnología.