¿Sabía que una pequeña empresa noruega está a punto de lanzar el producto más rápido del mundo? de detección de daños en automóviles en la historia para cuando se publique este artículo?
Por término medio, este proceso tarda 15 minutos en completarse, pero gracias a la tecnología de IA y la Automatización de Procesos de Negocio (BPA), Wenn ha conseguido reducir ese número a 6 segundos, un 99,33% menos que la norma actual del sector.
Aunque pueda parecer sacado de una película de ciencia ficción, este tipo de interrupciones se están convirtiendo en algo habitual gracias a la automatización de procesos de negocio (BPA).
Sin embargo, la relación entre automatización y procesos de negocio no siempre está clara, y una de las mejores formas de entenderla es a través de ejemplos, que es exactamente lo que haremos en este artículo. Verá ejemplos reales de automatización de procesos de negocio impulsados por herramientas de gestión de procesos de negocio que cualquiera puede implantar en cuestión de minutos.
Ahora, definamos la Automatización de Procesos de Negocio para que todos estemos en la misma página antes de sumergirnos en los ejemplos
¿Qué es la Automatización de Procesos de Negocio?
En términos generales, la automatización de procesos de negocio (BPA) se refiere al uso de la tecnología para automatizar y agilizar los procesos de la empresa con el fin de aumentar la eficacia operativa, reducir los errores humanos y los costes, y mejorar la productividad general.
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En definitiva, la meta principal de BPA es la eficiencia. ⚡️
BPA es un esfuerzo planificado y de alto nivel para automatizar múltiples tareas manuales dentro de una empresa un proceso para mejorar la productividad y la eficacia . Esa es la estrella polar de toda estrategia de BPA, el principal motor de todos los esfuerzos por automatizar procesos en una empresa.
¿Cómo ayuda la Automatización de Procesos de Negocio a las empresas?
Al mejorar la eficiencia de los procesos de negocio, la BPA aumenta la productividad, reduce los costes y permite a las personas centrarse en actividades de alto valor que requieren experiencia y creatividad humanas.
Esto se traduce en múltiples beneficios, como:
- Reducción decostes operativos* Menor dependencia de recursos humanos intensivos en capital
- Escalabilidad del proceso
- Menos errores por entradas manuales
- Mejor servicio al cliente
- Agilización de las operaciones de la empresa
- Y más
Además de estas ventajas tangibles y cuantificables, el BPA puede mejorar la satisfacción de los empleados al eliminar de sus manos las tareas más repetitivas y dejarles responsabilidades que exigen pensamiento crítico, creatividad y capacidad para resolver problemas.
En general, las ventajas del BPA son muy claras: ayuda a las organizaciones a lograr una mayor eficacia, precisión y coherencia en sus operaciones, al tiempo que reduce costes y mejora la satisfacción de clientes y empleados.
**CONSEJO PROFESIONAL Correlacionar procesos es un elemento crucial para ejecutar flujos de trabajo y procesos de empresa eficientes. Utilizar sistemas fiables y altamente funcionales herramientas correlacionadoras de procesos y el Plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp para crear una representación visual de sus procesos. Crear un diagrama de flujo detallado antes de ajustar su automatización puede ayudar a asegurar que el proceso sea fluido y libre de errores.
Utilice la Plantilla de Diagrama de Flujo de Procesos de ClickUp para correlacionar sus procesos y personalizar la plantilla según sus necesidades
¿Incluye la BPA soluciones de software?
La respuesta es sí. La automatización de los procesos de negocio se termina, en la mayoría de los casos, con productos de software dedicados o códigos personalizados, por lo general, aunque no exclusivamente, una combinación de ambos.
El software de BPA puede incluir diversas tecnologías, como código, automatización robótica de procesos (RPA), automatización de flujos de trabajo basada en la nube, aprendizaje automático, inteligencia artificial y procesamiento del lenguaje natural.
Además, se puede utilizar más de una herramienta para automatizar los procesos de la empresa al mismo tiempo. Por ejemplo, una empresa puede utilizar herramientas de RPA para automatizar procesos relacionados con aplicaciones heredadas/a o alojadas por ella misma y, a continuación, utilizar otro conjunto de herramientas para automatizar procesos y flujos de trabajo relacionados con apps basadas en la nube o API internas.
Las herramientas y el software que permiten a las empresas automatizar los procesos de Business incluyen ClickUp y Hacer sobre todo si su pila de aplicaciones está basada en la nube, pero hay otros procesos de empresa que pueden ser de gran utilidad software de automatización también puede considerar en función de sus necesidades, las apps que utiliza y los procesos en marcha.
**CONSEJO PROFESIONAL La página Integración de ClickUp y Make puede ahorrarle tiempo y automatizar cualquier proceso entre ClickUp y otras aplicaciones de trabajo, sin necesidad de conocimientos técnicos. Cuando utilice ClickUp como software BPA y lo conecte a Make, podrá diseñar, crear y automatizar flujos de trabajo sencillos y complejos para agilizar su trabajo. Simplemente establezca desencadenantes y condiciones para automatizar cientos de acciones, y utilice plantillas prediseñadas que le ayudarán a empezar de inmediato.
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¿Qué tipo de procesos entran dentro de la categoría BPA?
Es importante tener en cuenta que la BPA abarca muchas actividades, desde las manuales cotidianas hasta las más complejas entrada de datos a la automatización de procesos, flujos de trabajo y tareas completos. La diferencia radica en la complejidad, el número de tareas o pasos y las subtareas implicadas.
Por ejemplo, su estrategia de BPA podría contemplar la automatización de todo un proceso de contratación de candidatos o de incorporación de empleados. Ese proceso incluiría también tareas y flujos de trabajo específicos. Un ejemplo de flujo de trabajo dentro de ese proceso sería la coordinación de la proceso de entrevista con los candidatos y programar las sesiones de formación.
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Y dentro de ese flujo de trabajo, también se pueden automatizar tareas específicas, como la creación de reuniones de Zoom, el envío de invitaciones a dichas reuniones por correo electrónico, el almacenamiento de las grabaciones de las reuniones para su posterior análisis, etc. La automatización de procesos digitales simplificará y agilizará todas estas tareas, flujos de trabajo y procesos.
¿Qué procesos de negocio deben automatizarse?
El número de procesos de empresa que pueden automatizarse se cuenta por miles. De hecho, la mayoría de los procesos de la empresa pueden automatizarse, total o parcialmente, independientemente del área o el departamento.
Por ejemplo, RRHH puede automatizar procesos tales como reclutamiento de los empleados. El marketing puede automatizar casi todos los procesos manuales, desde la búsqueda de palabras clave y la producción de contenidos hasta las campañas publicitarias y la gestión de contenidos gestión de redes sociales . La informática, por supuesto, es otra área que puede agilizar los procesos con automatización, incluido el seguimiento de errores y la supervisión, desarrollo de apps gestión de bases de datos y otros procesos manuales.
Prácticamente no hay límites a lo que puedes hacer con las herramientas y plataformas adecuadas, y eso es lo que te vamos a mostrar a continuación: Ejemplos de automatización de BPA que puedes implementar de inmediato con la integración de Make y ClickUp.
Para ayudarle a decidir si debe automatizar un proceso , hágase estas preguntas:
- ¿Requiere mucho tiempo el proceso para su equipo?
- ¿Implica tareas repetitivas o la entrada manual de datos?
- ¿Involucra múltiples pasos y partes dentro de su organización?
- ¿Es el error humano un factor en este proceso?
Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, es un claro indicio de que BPA puede ayudarle a mejorar la eficacia y precisión de ese proceso.
**CONSEJO PROFESIONAL Aprenda a crear automatización en ClickUp y eche un vistazo a 10 ejemplos de automatización para ayudarle a crear flujos de trabajo automatizados, aumentar la productividad y aprovechar las plantillas para ahorrar tiempo.
15 Ejemplos Reales de Automatización de Procesos de Negocio
Ejemplo 1: Documentación de procesos de empresa #### Idea de automatización: Flujo de trabajo de revisión de documentos
La revisión de documentos es una tarea que puede encontrarse en múltiples procesos en la mayoría de las organizaciones.
Desde contratos y acuerdos de nivel de servicio hasta entradas de blog y comunicados de prensa, las empresas dedican incontables horas a asegurarse de que los documentos se revisan antes de que cumplan su propósito. Y aunque la parte de la revisión puede ser delicada, todos los pasos que la rodean pueden automatizarse fácilmente con herramientas como Make.
Automatización del proceso de revisión de documentos: Crear tareas de ClickUp a partir de nuevas cargas de Google Drive y enviar un mensaje de Slack
Esta plantilla incluye Google Drive, ClickUp, Make y Slack y le permite automatizar el proceso de revisión de documentos en general "vigilando" los nuevos Documentos de Google en una carpeta de Google Drive.
Una vez subido un archivo a Google Drive, Make creará y asignará una tarea en ClickUp, y enviará el archivo en cuestión a través de Slack a la persona asignada para revisarlo.
El resultado es un proceso ágil de revisión de documentos que los entrega a los revisores y crea el rastro documental necesario, todo ello sin intervención humana.
Ventajas ***Reingeniería de procesos de negocio* !
Ejemplo 2: Ventas
Idea de automatización: Tareas desencadenantes para nutrir y convertir nuevos clientes potenciales
Las oportunidades de Salesforce suelen desencadenar una serie de tareas relacionadas que son fundamentales para cerrar un posible acuerdo. Estas tareas pueden ser desde el envío de documentos con información adicional hasta la asignación de un especialista y, a menudo, el ajuste de estas tareas requiere la acción manual de la persona que creó la oportunidad de Salesforce en primer lugar.
Esto dista mucho de ser ideal, ya que consume recursos y es propenso a errores (normalmente, alguien se olvida de asignar las tareas necesarias). Sin embargo, también se puede evitar y es fácil de automatizar.
Proceso automatizado de lead nurturing: Utilice esta plantilla para crear automáticamente una tarea de ClickUp y enviar una notificación a Slack cuando se cree una nueva oportunidad en Salesforce
Esta plantilla, que incluye ClickUp, Make, Salesforce, Slack y control de flujo, es increíblemente útil para ello, ya que le permite automatizar el proceso de lead nurturing -desencadenar cualquier tarea que pueda imaginar tras la creación de una oportunidad en Salesforce.
Imaginemos un caso de uso sencillo: Tienes un eBook para generar leads y lo ofreces gratis/a a quienes te faciliten sus datos de contacto.
Una vez que aparece un nuevo cliente potencial, creas la oportunidad en Salesforce y necesitas nutrirlo por correo electrónico y reorientarlo con Facebook Ads.
Con la plantilla anterior, puede desencadenar estas (y otras) tareas automáticamente cada vez.
Ejemplo 3: Análisis web
Idea de automatización: Seguimiento y agregación de datos de rendimiento web
Al igual que ocurre con la revisión de documentos, hacer un seguimiento del rendimiento del sitio web es algo que la mayoría de las empresas, si no todas, tienen que hacer constantemente.
Sin embargo, hay un problema: Google Analytics no es precisamente una app que funcione a la velocidad del rayo, y conectarse todos los días para obtener los datos supone una enorme pérdida de tiempo.
Pero, por otra parte, puede automatizar todo el proceso y empezar a recibir los datos en lugar de buscarlos.
Automatización de la analítica: Cada vez que se genere un nuevo informe en Google Analytics, Make añadirá automáticamente los datos a una Hoja de Google y creará una nueva tarea en una Lista de ClickUp de su elección
Además de agregación de datos analíticos en una hoja de cálculo , Make puede asignar a cualquier persona la tarea de revisarlo creando una tarea en ClickUp - de esta manera, ningún evento clave quedará sin ser visto.
Ejemplo 4: Marketing de influencia #### Idea de Automatización: Crear tareas de difusión de influencers
El proceso manual de ponerse en contacto con personas influyentes, hacer un seguimiento de sus respuestas y realizar un seguimiento puede llevar mucho tiempo. La automatización de este proceso puede ahorrar a su equipo una cantidad significativa de tiempo y recursos.
Ejemplo 5: Soporte al cliente
Idea de automatización: Auto-respuesta a tickets de soporte al cliente
La automatización de la respuesta inicial a las consultas de los clientes puede garantizar un rápido acuse de recibo y también puede categorizar los problemas en función de su naturaleza para una resolución eficaz.
Ejemplo 6: Gestión de proyectos
Idea de automatización: Asignación de roles y responsabilidades
La asignación automática de roles y la delegación de tareas dentro de un proyecto pueden aumentar la productividad al eliminar la delegación manual y el seguimiento de responsabilidades.
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Ejemplo 7: Contabilidad
Idea de automatización: Automatización de la generación de facturas
La generación de facturas por servicios completados o productos entregados puede automatizarse, lo que reduce los errores manuales y garantiza el envío puntual de las facturas. Automatización de procesos como la contabilidad no sólo elimina el riesgo de error humano, sino que también garantiza una gestión precisa y puntual de los registros financieros, lo que contribuye a mejorar la toma de decisiones de la empresa.
Ejemplo 8: Garantía de calidad
Idea de automatización: Pruebas desencadenantes automáticas
La automatización del desencadenamiento de comprobaciones y pruebas de calidad tras cada actualización o cambio ayuda a mantener la calidad del producto de forma constante.
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Ejemplo 9: RRHH
Idea de automatización: Automatización de la recogida de opiniones de los empleados
Disponer de un sistema automático para recoger y analizar las opiniones de los empleados puede ayudar a los departamentos de RR.HH. a comprender los sentimientos de los empleados de forma eficaz y oportuna.
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Ejemplo 10: Marketing
Idea de automatización: Programación de contenidos
La automatización de la programación de contenidos para diferentes plataformas puede ayudar a los equipos de marketing a garantizar una presencia de marca y un compromiso coherentes en varios canales.
Check out these plantillas de calendarios de contenido para empezar a automatizar el calendario de contenidos de tu equipo.
Ejemplo 11: TI
Idea de automatización: Informes autogenerados
La automatización de la elaboración y el envío de informes informáticos puede ahorrar mucho tiempo y, al mismo tiempo, garantizar el seguimiento y la elaboración de informes periódicos sobre la infraestructura informática.
Ejemplo 12: Operaciones
Idea de automatización: gestión de inventarios Automatización de la gestión de inventarios puede ayudar a realizar un seguimiento de los niveles de existencias, desencadenando nuevos pedidos cuando sea necesario y reduciendo las posibilidades de que se agoten las existencias o haya un exceso de inventario.
Ejemplo 13: Logística
Idea de automatización: Optimización automatizada de rutas
La automatización de la planificación y optimización de las rutas de entrega puede ayudar a las empresas de logística a reducir el tiempo y los costes de combustible al tiempo que aumentan la eficiencia. Ejemplo 14: captación de clientes
Ejemplo 14: captación de clientes
Idea de automatización: Contenido personalizado generado automáticamente
Automatización de la personalización de comunicación con el cliente puede garantizar una experiencia más personalizada para los clientes, aumentando el compromiso y la fidelidad.
Ejemplo 15: Finanzas
Idea de automatización: Automatización de la elaboración de informes financieros
La automatización de la creación de informes financieros puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo a los equipos de finanzas, al tiempo que reduce las posibilidades de que se produzcan errores en los informes financieros.
Cómo utilizar el software de automatización de procesos de negocio
Hay dos formas sencillas de empezar a automatizar los procesos de ClickUp.
La primera opción es confiar en Automatización ClickUp una serie de soluciones nativas ofrecidas por ClickUp.
Encontrará mucho valor en esta oferta si confía en ClickUp para ejecutar y realizar un seguimiento de los procesos centrales de su empresa.
Las automatizaciones se utilizan para desencadenar resultados cuando se produce una acción de forma automática. Por ejemplo, mediante la automatización "cuando cambia el estado", aplicamos una plantilla a una tarea para garantizar que no se pierda información valiosa durante el traspaso de clientes
La segunda opción es incorporar una plataforma de automatización como Hacer que le permite diseñar, construir y automatizar cualquier cosa en una plataforma visual.
Si tienes una pila de apps en crecimiento, cloud-first y quieres escalar tu estrategia de automatización, encontrarás en Make una solución única capaz de gestionar cualquier tipo de proceso.
Optimice los flujos de trabajo con la automatización de procesos de empresa
Una de las cosas más interesantes de la automatización es que, según el informe sobre el estado de SaaSOps 2023 7 de cada 10 corporaciones ya han automatizado al menos un proceso clave, y 4 de cada 10 cuentan con roles de automatización específicos.
Esto dice mucho de la automatización de los procesos de negocio: No es sólo una posibilidad, como algo que puede suceder o no.
Por el contrario, es algo que ya se está implantando en las principales empresas.
En vista de ello y de lo fáciles de usar que son hoy en día las herramientas de automatización, es sólo cuestión de tiempo que todas las empresas empiecen a deshacerse de lo aburrido y repetitivo y a cambiar a actividades satisfactorias para impulsar su negocio y reducir los riesgos debidos a errores humanos.
Y la mejor forma de poner en marcha esos esfuerzos es utilizar dos potentes software de automatización de procesos de negocio juntos: ClickUp y Hacer . Con estas herramientas, podrá crear fácilmente procesos de empresa automatizados con un mínimo de intervención humana y esfuerzo.
Ha llegado el momento de potenciar su empresa. Inicie hoy mismo su transformación digital con el software BPA: automatice los procesos manuales para
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que nunca. ⚡️
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Escritor invitado:_
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es gestor de contenidos y editor jefe en Make. Le gusta leer y escribir sobre historia, ciencia y tecnología