A medida que Pontica Solutions crecía hasta contar con un equipo de más de 800 personas, garantizar que cada traspaso se realizara sin problemas se volvió cada vez más importante.
En lugar de incorporar a más personal para gestionar la creciente carga de trabajo, automatizaron más de 25 procesos. Hoy en día, ejecutan 60 000 automatizaciones al año, lo que les permite ahorrar más de 2 000 horas. Los cambios de turno, las actualizaciones de progreso y los informes para los clientes ahora se ejecutan automáticamente en ClickUp, lo que proporciona al equipo más tiempo para dedicarse a tareas creativas y estratégicas.
En la actualidad, ejecutan 60 000 automatizaciones al año, lo que les permite ahorrar más de 2 000 horas. Los cambios de turno, las actualizaciones de progreso y los informes para los clientes ahora se ejecutan automáticamente en ClickUp. Ese tiempo ahorrado se destina ahora a tareas creativas y estratégicas.
Puedes hacer lo mismo a cualquier escala. Cada vez que reasignas una tarea o avisas a un compañero manualmente, estás realizando un trabajo que podría hacer una máquina. En este artículo se comparten 20 ejemplos de automatización en ClickUp. Cada uno te muestra qué crear y cómo configurarlo sin necesidad de escribir código.
En resumen
Cada automatización sigue una fórmula: desencadenante + condición + acción. Si puedes nombrar el paso manual que sustituye, merece la pena crear esa regla.
- Las automatizaciones de tareas cotidianas se encargan de las reasignaciones, las plantillas, los comentarios, el archivo y las fechas límite, para que nadie tenga que hacer de «agente de tráfico». El estado desencadena las revisiones, la creación fija los plazos y las condiciones de los campos detectan los briefings incompletos antes de que comience el trabajo.
- Las automatizaciones de aprobaciones y traspasos mantienen el trabajo entre las personas sin necesidad de avisos manuales. Los valores de los campos canalizan las aprobaciones presupuestarias, los desencadenantes de dependencias desbloquean la siguiente tarea de la lista y los desencadenantes de subtareas avisan al gestor de proyectos cuando un entregable está listo.
- Las automatizaciones de equipo e integración conectan ClickUp con herramientas externas e inteligencia artificial. Los acuerdos de HubSpot se convierten en tareas asignadas, las confirmaciones de GitHub actualizan el estado de las tareas y ClickUp Brain crea reglas complejas a partir de descripciones en lenguaje natural.
El marco de trabajo: Ponle nombre al paso manual que vas a sustituir, escribe una regla específica de «desencadenante-condición-acción», configúrala primero a nivel de lista y, una vez que confíes en ella, realiza su promoción a niveles superiores.
Automatiza las tareas de coordinación que, sin que te des cuenta, te quitan horas de trabajo, para que tu equipo dedique su tiempo a tomar decisiones en lugar de a actualizaciones de estado.
¿Qué son las automatizaciones en ClickUp?
Una automatización de ClickUp es un flujo de trabajo basado en reglas que se encarga de las tareas rutinarias por ti. En lugar de reasignar tareas y enviar notificaciones manualmente, solo tienes que definir una regla una vez. A continuación, ClickUp ejecuta esa regla cada vez que se produce el evento.
Cada automatización sigue una fórmula estricta:
Automatización = Desencadenante + Condición + Acción
- El desencadenante es el evento que activa la regla (por ejemplo, un cambio de estado o una nueva tarea).
- La Condición es un filtro opcional que debe cumplirse para que se ejecute la regla (por ejemplo, la prioridad debe ser «Urgente»).
- La Acción es el cambio automático que realiza ClickUp (por ejemplo, reasignar la tarea).
Por ejemplo, supongamos que una tarea pasa al estado «Revisión» y su prioridad es «Urgente». ClickUp la asigna automáticamente al miembro del equipo correspondiente. En este caso, el desencadenante es el cambio al estado «Revisión», mientras que la condición es la prioridad «Urgente». Y la acción es la reasignación. Una sola automatización admite hasta 1 desencadenante, 15 condiciones y 6 acciones. Esto permite que una sola regla gestione un flujo de trabajo complejo.
Las automatizaciones de ClickUp tienen en cuenta la jerarquía. Esto determina su alcance. Una automatización configurada en una lista solo afecta a las tareas de esa lista. Si se configura en una carpeta, afecta a todas las listas que contiene. Si se configura en un espacio, rige todas las tareas que se encuentran bajo él. Se crea la regla en el nivel que se ajusta a su ámbito de aplicación, en lugar de copiar la misma lógica en los proyectos.
Puedes crear una automatización de tres formas diferentes.
- Elige entre más de 100 plantillas prediseñadas organizadas por casos de uso, como marketing o gestión de proyectos.
- Describe lo que quieres en un lenguaje sencillo y deja que ClickUp Brain genere la lógica de desencadenantes y acciones.
- Crea una regla totalmente personalizada desde cero en el generador de automatizaciones
¿En qué se diferencia la automatización de los agentes de IA?
Tanto una automatización como un agente de IA trabajan en tu nombre. Sin embargo, procesan las decisiones de forma diferente.
Una automatización sigue una regla rígida y fija. Comprueba si el desencadenante y las condiciones coinciden. Si es así, ejecuta exactamente la misma acción cada vez. Nunca se desvía, lo que la hace perfecta para tareas predecibles y repetitivas.
Por el contrario, un agente de IA analiza el contexto completo de una tarea antes de actuar. En lugar de comprobar un filtro preestablecido, interpreta los datos —por ejemplo, lee un informe de error para decidir qué equipo debe solucionarlo—. Es una herramienta para cuando una tarea requiere un juicio similar al humano que no puede reducirse a una regla del tipo «si esto, entonces aquello».
Regla práctica: recurre a una automatización cuando puedas describir el resultado como una regla fija. Elige un agente de IA cuando la tarea requiera interpretación.
| Función | Automatización | Agente de IA |
|---|---|---|
| Lógica de decisión | Sigue una regla fija y preestablecida | Se basa en razones más que en el contexto y toma decisiones |
| Ideal para | Pasos predecibles y repetibles | Trabajos que requieren interpretación |
| Ejemplo | Mueve una tarea a «Terminada» cuando se hayan completado todas las subtareas | Lee un informe de error y reenvíalo al equipo adecuado |
¿En qué se diferencian las automatizaciones de ClickUp de las integraciones?
Es fácil confundir las automatizaciones con las integraciones, ya que aparecen en el mismo flujo de trabajo. Sin embargo, realizan funciones opuestas.
- Una automatización es la capa lógica: decide qué ocurre cuando se produce un evento dentro de ClickUp.
- Una integración es la capa de conexión: enlaza ClickUp con una herramienta externa para que los datos puedan pasar de una a otra.
En la práctica, estas dos funciones trabajan conjuntamente. La integración conecta ClickUp con aplicaciones como GitHub, Slack, HubSpot, Google Calendar o el correo electrónico para sincronizar eventos externos. A continuación, la automatización toma ese evento y decide cómo debe responder ClickUp. Por ejemplo, actualizando automáticamente el estado de una tarea cuando un desarrollador fusiona una solicitud de validación.
| Función | Automatización | Integración |
|---|---|---|
| Empleo | Decide qué ocurre cuando se produce un evento | Conecta ClickUp con una aplicación externa |
| Dónde se encuentra | Dentro de un espacio, una carpeta o una lista | Entre ClickUp y herramientas como GitHub o HubSpot |
| Ejemplo | Establece una fecha límite al crear una tarea | Actualiza el estado de una tarea cuando se combine una solicitud de validación |
A continuación te ofrecemos una panorámica de cómo los equipos de marketing, ingeniería, gestión de proyectos y agencias pueden aprovechar las automatizaciones para aumentar la productividad.
20 ejemplos de automatizaciones en ClickUp por tipo de flujo de trabajo
Cada uno de los ejemplos de automatización que se muestran a continuación incluye una fórmula, un tipo de desencadenante y una guía de configuración paso a paso.
Comparativa rápida: los 20 ejemplos de automatización en ClickUp
Utiliza la tabla siguiente para echar un vistazo a los 20 ejemplos de automatización de una sola vez. A continuación, ve directamente a la sección que se ajuste a lo que estás intentando automatizar.
| Tipo de flujo de trabajo | Automatización | Desencadenante | Acción | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Tareas cotidianas | Reasigna una tarea cuando su estado cambie a «Revisar» | Estado | Cambiar la persona asignada por el revisor | Traspasos de contenido, diseño y revisión técnica |
| Tareas cotidianas | Aplica una plantilla cuando una tarea pase a una nueva lista | Tarea trasladada | Aplicar plantilla | Incorporación de nuevos empleados, lanzamientos, planificación de sprints |
| Tareas cotidianas | Deja un comentario cuando un campo de aprobación cambie a «Aprobado». | Campo | Etiqueta al próximo propietario en los comentarios | Flujos de trabajo de carácter jurídico y con un elevado número de aprobaciones |
| Tareas cotidianas | Archiva una tarea cuando la prioridad baje a «Baja» | Prioridad | Mover a la lista de archivos | Clasificación y organización de la lista de tareas pendientes |
| Tareas cotidianas | Establece una fecha límite automáticamente al crear una tarea | Creación | Cambiar la fecha límite | Soporte, atención al cliente, cumplimiento normativo |
| Tareas cotidianas | Cambia el estado a «Completada» cuando la fase alcance el estado «Publicado» | Campo | Cambiar estado | Equipos de contenido de marketing |
| Tareas cotidianas | Marca una tarea cuando falte un campo obligatorio | Estado + condición | Deja un comentario solicitando información | La IA redacta un resumen en tiempo real |
| Aprobaciones y traspasos | Envía una solicitud para que el responsable la apruebe en función del valor de un campo | Campo | Cambiar la persona asignada y el estado | Finanzas y compras |
| Aprobaciones y traspasos | Bloquea la finalización cuando no se haya superado el control de calidad | Estado + condición | Revertir estado + comentario | Control de calidad en ingeniería y fabricación |
| Aprobaciones y traspasos | Desencadena la siguiente tarea cuando se resuelva una dependencia | Dependencia | Cambiar estado + notificar | Proyectos secuenciales y ordenados |
| Aprobaciones y traspasos | Envía un correo electrónico a un cliente cuando el trabajo pase al estado «En curso» | Estado | Enviar correo electrónico | Agencias y empresas de consultoría |
| Aprobaciones y traspasos | Notifica a las partes interesadas cuando cada subtarea esté terminada | Subtarea | Comenta y notifica a los observadores que siguen la publicación | Gestores de proyectos de gestión de proyectos |
| Aprobaciones y traspasos | Aplica plantillas específicas para cada fase a medida que avanza el proyecto | Estado | Aplicar plantilla | Proyectos en varias fases (incorporación, construcción) |
| Equipo e integración | Convierte los acuerdos de HubSpot en tareas de ventas asignadas | Integración | Crear tarea + asignar responsable | Equipos de ventas |
| Equipo e integración | Inicia el proceso de incorporación cuando un candidato acepte una oferta | Estado | Crear tarea + aplicar plantilla | Recursos humanos y selección de personal |
| Equipo e integración | Envía el borrador al editor cuando el redactor lo haya terminado | Estado | Cambiar la persona asignada y el estado | Equipos de contenido |
| Equipo e integración | Envía las incidencias notificadas por los clientes a la lista de tareas pendientes de ingeniería | Campo + condición | Crear una tarea enlazada | Soporte técnico ↔ ingeniería |
| Equipo e integración | Actualiza las tareas automáticamente a partir de las confirmaciones de GitHub | Integración | Cambiar estado + comentario | Equipos de ingeniería |
| Equipo e integración | Crea automatizaciones en lenguaje sencillo con ClickUp Brain | Generador de IA | La IA redacta la regla | Compañeros de equipo sin conocimientos técnicos |
| Equipo e integración | Genera automáticamente resúmenes de tareas con un campo de IA | IA siempre activa | Crea una tarea enlazada | Preparación de reuniones diarias, soluciones sobre la marcha |
Ejemplos de automatización de tareas cotidianas en ClickUp
Estas siete automatizaciones de tareas se encargan del trabajo repetitivo que todo equipo realiza a diario: reasignar, crear plantillas, comentar, archivar y fijar fechas. Mantienen tu entorno de trabajo ordenado, para que nadie tenga que hacer de «policía de tráfico».
1. Reasignar una tarea cuando el estado cambie a «Revisar»
Los equipos de contenido, diseño e ingeniería envían cada entrega a un revisor específico. Normalmente, este traspaso depende de que los creadores se acuerden de informar a la persona asignada. Cuando se olvidan, las tareas quedan estancadas en el limbo.
Esta regla traslada la tarea a la cola del revisor cuando cambia el estado. El revisor recibe una notificación al instante; el creador sigue adelante.
Fórmula: Cuando el estado cambie a «Revisión», cambia la persona asignada por tu revisor.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Ve a la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran las tareas
- Haz clic en el botón Automatizar (icono del rayo) en la barra superior
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», realiza la selección de Cambios de estado → realiza el ajuste en «Revisión»
- En «Acción», selecciona Cambiar personas asignadas → elige al revisor designado
- (Opcional) Añade una condición si quieres que esto se active solo para determinados tipos de tareas o personas asignadas, p. ej., «La persona asignada es cualquiera de [Equipo de contenido]».
- Haz clic en Crear
La automatización se activará en todas las tareas de esa ubicación a partir de ese momento. Si la configuras a nivel de lista, solo se verán afectadas las tareas de esa lista. A nivel de carpeta, abarca todas las listas que contiene.
2. Aplica una plantilla cuando una tarea pase a una nueva lista
La incorporación de nuevos empleados, el lanzamiento de campañas y la planificación de sprints requieren que las tareas tengan listas de control o estructuras de subtareas idénticas. Adjuntar manualmente esas plantillas da lugar a que se omitan pasos y a flujos de trabajo inconsistentes en todo el equipo.
Esta regla aplica la plantilla en cuanto una tarea entra en la lista. Cada tarea llega totalmente estructurada, lo que garantiza que el trabajo comience sobre una base completa en lugar de partir de cero.
Fórmula: Cuando una tarea se traslade a tu lista, aplica tu plantilla de tarea.
Tipo de desencadenante: Tarea trasladada a esta ubicación
A continuación te explicamos la configuración:
- Abre la lista de destino (aquella a la que se trasladan las tareas).
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Tarea trasladada a esta ubicación
- En «Acción», selecciona Aplicar plantilla → elige la plantilla de tarea que quieras adjuntar
- Haz clic en Crear
Cada tarea que se añada a esta lista recibirá automáticamente la plantilla. Configura esta regla a nivel de lista para que solo se aplique a ese punto de entrada específico.
3. Añade un comentario cuando un campo de aprobación cambie a «Aprobado»
Los flujos de trabajo con muchas aprobaciones, como las revisiones legales, requieren traspasos inmediatos. De esta forma, la siguiente persona sabe que le toca actuar. Esta regla publica un comentario y etiqueta al siguiente propietario en cuanto cambia el campo. Crea un registro de aprobación con fecha y hora y traspasa el trabajo en un solo paso.
Fórmula: Cuando el campo «Estado de aprobación» cambie a «Aprobado», publica un comentario que etiquete al siguiente propietario.
Tipo de desencadenante: Campo
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran las tareas de aprobación.
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios en campos personalizados → elige el campo «Estado de aprobación» → configúralo como «Aprobado»
- En «Acción», selecciona Añadir un comentario → escribe tu mensaje y utiliza el token dinámico de la persona asignada para realizar una mención al siguiente propietario (p. ej., «Aprobado. @[Siguiente propietario], ya está listo para ti»).
- (Opcional) Añade una segunda acción, como Cambiar las personas asignadas, si quieres transferir la tarea de forma oficial.
- Haz clic en Crear
El comentario aparece en el registro de actividad de la tarea con una marca de tiempo. Proporciona un registro de auditoría integrado de la aprobación sin necesidad de un sistema de seguimiento independiente.
4. Archivar una tarea cuando su prioridad baje a «Baja»
Los equipos de clasificación deben revisar periódicamente su lista de tareas pendientes para que el tablero se centre en el trabajo de mayor impacto. Los elementos de baja prioridad saturan las vistas activas y ocultan las tareas urgentes.
Esta regla traslada las tareas a una lista de archivo cuando su prioridad baja a «Baja». De este modo, tu tablero activo se mantiene ordenado, mientras que las tareas archivadas siguen estando disponibles para su búsqueda en caso de que las necesites en el futuro. Combina esta regla con una revisión periódica de la lista de tareas pendientes para asegurarte de que no se te pasen por alto los elementos importantes.
Fórmula: Cuando la prioridad cambie a «Baja», mueve la tarea a tu lista de archivo.
Tipo de desencadenante: Prioridad
Esta es la configuración:
- Abre la lista, la carpeta o el espacio al que quieras aplicar esto.
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de prioridad → configúralo en «Baja».
- En «Acción», selecciona Mover a lista → elige la lista de archivo que hayas designado
- Haz clic en Crear
Esto traslada la tarea (incluidas todas las subtareas) a la lista «Archivo». Por lo tanto, sus estados se ajustarán a los que utilice dicha lista. Asegúrate de que la lista «Archivo» tenga un estado predeterminado adecuado o añade una segunda acción para establecer el estado de forma explícita (por ejemplo, «Archivado»). También cabe destacar que las tareas trasladadas siguen siendo totalmente localizables y pueden volver a su ubicación original si se les reasigna prioridad.
5. Establece una fecha límite automáticamente al crear una tarea
Los equipos de soporte, atención al cliente y cumplimiento normativo deben cumplir los plazos cuando llega una solicitud. Esta regla asigna una fecha límite a cada tarea tan pronto como se crea. De este modo, tus paneles y vistas de Carga de trabajo se mantienen precisos desde el primer día.
Fórmula: Cuando se crea una tarea en tu lista, ajusta su fecha límite a un número fijo de días a partir de ese momento.
Tipo de desencadenante: Creación
Esta es la configuración:
- Abre la lista donde se recogen las tareas entrantes (por ejemplo, tu lista de recepción o de solicitudes).
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Tarea creada
- En «Acción», selecciona Cambiar fecha límite → elige «Días después de la fecha desencadenante» e introduce el número correspondiente
- Haz clic en Crear
Esto garantiza que no aparezcan tareas sin fecha y que tu planificación de capacidad no se vea sesgada.
6. Cambiar el estado a «Completada» cuando la fase alcance el estado «Publicado»
Los equipos de marketing realizan un seguimiento del campo «Fase» (Borrador, En edición, Publicado) de forma independiente del estado principal de la tarea. Esta regla mantiene ambos campos sincronizados al cerrar la tarea cuando la fase alcanza el estado «Publicado».
Fórmula: Cuando el campo «Fase» cambie a «Publicado», cambia el estado a «Completada».
Tipo de desencadenante: Campo
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas de contenido
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios en campos personalizados → elige tu campo «Fase» → configúralo como «Publicado»
- En «Acción», selecciona Cambiar estado → elige «Completada»
- Haz clic en Crear
Asegúrate de que «Completo» figure como estado en el flujo de trabajo de esa lista. Si tu lista utiliza un nombre diferente, como «Terminada», selecciona ese en su lugar. Esta regla garantiza la precisión de las vistas Tablero, los paneles y las vistas filtradas sin que los usuarios tengan que actualizar dos campos distintos.
7. Marcar una tarea cuando falte un campo obligatorio
Los pliegos de condiciones, las especificaciones técnicas y los datos del cliente deben estar listos antes de comenzar el trabajo. Sin unas pautas claras, los compañeros de equipo empiezan tareas que carecen de contexto clave. Desperdician esfuerzos en prioridades equivocadas.
Esta regla comprueba si falta información al inicio del trabajo y la solicita automáticamente. Detecta a tiempo las tareas incompletas, lo que reduce la necesidad de volver a trabajar en ellas y las idas y venidas en la comunicación.
Fórmula: Cuando el estado cambie a «En curso» y el campo «Enlace al resumen» esté vacío, publica un comentario solicitando el resumen.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran estas tareas
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo)
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → configúralo en «En curso».
- Añade una Condición (haz clic en el signo + debajo del «Desencadenante») → selecciona tu campo personalizado «Enlace breve» → establece el operador en no está definido (vacío/nulo)
- En «Acción», selecciona Añadir un comentario → escribe algo como: «A esta tarea le falta el enlace breve. Por favor, añádelo antes de empezar el trabajo. @[Creador de la tarea o persona asignada]».
- Haz clic en Crear
Esta regla se activa solo cuando se cumplen ambas condiciones: el estado cambia a «En curso» y el campo está vacío. Las tareas cuyo resumen esté completado avanzan de forma automática. También puedes añadir o cambiar la acción para volver a poner el estado en «Pendiente» si quieres bloquear el trabajo hasta que se rellene el campo.
¿Qué ocurre cuando una automatización se ejecuta más rápido de lo que nadie puede detenerla?
Las automatizaciones eliminan las tareas rutinarias que ralentizan a los equipos. Pero esa misma rapidez implica que una regla errónea puede causar daños antes de que una persona pueda reaccionar.
Eso es lo que le ocurrió a Knight Capital en agosto de 2012. El nuevo software de negociación de la empresa sufrió un fallo. Sus ordenadores comenzaron a comprar y vender rápidamente millones de acciones de más de un centenar de valores. La negociación descontrolada se prolongó durante 45 minutos antes de detenerse.
- Qué falló: El nuevo software desencadenaba operaciones automáticamente a la velocidad de una máquina. Las pérdidas se acumularon a un ritmo de aproximadamente 10 millones de dólares por minuto mientras la empresa se apresuraba a solucionarlo. Un sistema automatizado a toda velocidad multiplica los errores mucho más rápido de lo que una persona puede detectarlos.
- Las consecuencias: Knight perdió unos 440 millones de dólares. Esa cifra superaba los ingresos totales de la empresa en el trimestre anterior (289 millones de dólares). Sus acciones se desplomaron más de un 60 % el día en que se hizo pública la pérdida. La empresa declaró que su base de capital había quedado gravemente dañada, lo que ponía en duda su supervivencia.
Una regla que se aplica en todo tu entorno de trabajo conlleva el mismo riesgo a pequeña escala. Una automatización mal concebida no falla solo una vez. Falla en todos los lugares donde está activa, de forma instantánea.
Tu mejor medida de seguridad: haz que el alcance sea lo suficientemente reducido como para poder revertirlo en cinco minutos. Eso significa añadir una condición para que la regla solo afecte a las tareas a las que debe afectar. Y nunca apliques una regla sin haber comprobado primero cómo funciona en al menos una tarea real. La rapidez es la esencia misma de la automatización. El alcance es lo que evita que esa rapidez se convierta en un lastre.
Ejemplos de automatización de aprobaciones y traspasos en ClickUp
Las aprobaciones y los traspasos son los puntos en los que los flujos de trabajo se retrasan. Los compañeros de equipo terminan su parte, pero la siguiente persona no sabe que le toca el turno. Peor aún, las tareas quedan en suspenso porque nadie las ha marcado para su revisión. Estas seis automatizaciones eliminan la espera entre que una persona termina y la siguiente empieza.
8. Envía una tarea para que la apruebe el responsable en función del valor de un campo
Los equipos de finanzas y compras deben autorizar los gastos que superen un importe determinado. Este proceso suele depender de que alguien señale manualmente los elementos de mayor cuantía. Si se les pasa alguno por alto, la tarea se aprueba en el nivel equivocado.
Esta regla lee el valor de un campo personalizado y redirige automáticamente la tarea.
Fórmula: Cuando el campo «Presupuesto» supere el umbral establecido, cambia la persona asignada por el director y cambia el estado a «Pendiente de aprobación».
Tipo de desencadenante: Campo
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas de finanzas o compras.
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios en campos personalizados → elige tu campo «Presupuesto»
- Añade una condición → configúrala en «Presupuesto» superior a tu umbral (por ejemplo, 5.000 $)
- En «Acción», añade dos acciones: Cambiar las personas asignadas → selecciona al responsable de la aprobación Cambiar el estado → establece el estado en «Pendiente de aprobación»
- Cambiar las personas asignadas → selecciona al responsable encargado de la aprobación
- Cambiar estado → establecer en «Pendiente de aprobación»
- Haz clic en Crear
- Cambiar las personas asignadas → selecciona al responsable encargado de la aprobación
- Cambiar estado → establecer en «Pendiente de aprobación»
Esta regla se activa cuando alguien introduce o actualiza un valor en el campo «Presupuesto» que supere tu umbral. Las tareas que estén por debajo del umbral no se ven afectadas y siguen su curso en el flujo de trabajo sin retrasos. Si tienes varios niveles de aprobación, crea automatizaciones independientes con condiciones y personas asignadas distintas para cada nivel.
9. Bloquear la finalización cuando no se haya superado el control de calidad
Las comprobaciones de calidad deben superarse antes de que una tarea pueda darse por terminada. Si te fías solo de la memoria, es posible que la gente marque las tareas como terminadas demasiado pronto. Esta regla evita ese error.
Si alguien cierra una tarea antes de que pase el control de calidad, la regla la vuelve a abrir y publica un comentario. Así mantienes unos altos estándares de calidad sin tener que confiar en la memoria.
Fórmula: Cuando el estado cambie a «Completado» y el campo «Estado de control de calidad» no sea «Aprobado», cambia el estado de nuevo a «En curso». A continuación, publica un comentario explicando el bloqueo.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas de ingeniería o fabricación.
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → configúralo en «Completado»
- Añade una Condición → selecciona tu campo personalizado «Estado de control de calidad» → establece el operador en no es «Aprobado»
- En «Acción», añade dos acciones: Cambiar estado → volver a «En curso» Añadir un comentario → p. ej., «La tarea no se puede completar hasta que pase el control de calidad. Por favor, actualiza el campo «Estado del control de calidad» una vez borradas las comprobaciones y, a continuación, vuelve a marcarla como «Completada».»
- Cambiar estado → volver a «En curso»
- Añade un comentario → p. ej., «La tarea no puede ser completada hasta que pase el control de calidad. Por favor, actualiza el campo «Estado del control de calidad» una vez que las comprobaciones estén borradas y, a continuación, vuelve a marcarla como «Completada».»
- Haz clic en Crear
- Cambiar estado → volver a «En curso»
- Añade un comentario → p. ej., «La tarea no se puede completar hasta que pase el control de calidad. Por favor, actualiza el campo «Estado del control de calidad» una vez superadas las comprobaciones y, a continuación, vuelve a marcarla como «Completada».»
Esto crea un control estricto: la tarea no puede permanecer en «Completada» hasta que el departamento de control de calidad la apruebe. Se devuelve al instante con una explicación, como forma de estandarización del proceso. La persona sabe qué debe corregir, en lugar de preguntarse por qué se ha movido su tarea.
10. Desencadenar la siguiente tarea cuando se resuelva una dependencia
A veces, los proyectos se desarrollan siguiendo un orden estricto, como redactar antes de la edición o diseñar antes de crear. En estas cadenas de tareas, la siguiente tarea queda en suspenso porque el propietario no sabe que se ha eliminado el obstáculo. Esta regla establece la siguiente tarea como «Lista» y avisa al propietario.
Fórmula: Cuando el estado de una tarea bloqueante cambie a «Completada», cambia el estado de la tarea dependiente a «Lista» y notifica a la persona asignada.
Tipo de desencadenante: Dependencia
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas secuenciales
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Tarea desbloqueada (esto ocurre cuando todas las dependencias que bloquean una tarea se marcan como completadas).
- En «Acción», añade dos acciones: Cambiar estado → establece en «Listo» Añadir un comentario → p. ej., «Las barreras borradas. Esta tarea está lista para comenzar. @[Persona asignada]»
- Cambiar estado → establecer en «Listo»
- Añade un comentario → p. ej., «Todos los obstáculos han sido borrados. Esta tarea está lista para comenzar. @[La persona asignada]»
- Haz clic en Crear
- Cambiar estado → establecer en «Listo»
- Añade un comentario → p. ej., «Todos los obstáculos han sido borrados. Esta tarea está lista para comenzar. La persona asignada es @[persona asignada]»
Si una tarea tiene tres obstáculos, permanecerá bloqueada hasta que se resuelvan los tres. Ten en cuenta que, para que esto funcione, tus tareas deben utilizar los ajustes de dependencias de ClickUp. La regla lee esos enlaces, no solo los nombres de los estados de las tareas.
11. Enviar un correo electrónico a un cliente cuando el trabajo pase al estado «En curso»
Las agencias y las consultoras deben mantener informados a sus clientes sin concederles acceso completo al entorno de trabajo. Por lo general, esto implica interrumpir el trabajo para redactar un correo electrónico de actualización manualmente.
Esta regla envía ese correo electrónico por ti cuando comienza el trabajo. Los clientes se mantienen informados automáticamente y tu equipo sigue centrado en el proyecto.
Fórmula: Cuando el estado cambie de «Pendiente» a «En curso», envía un correo electrónico al cliente.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran las tareas relacionadas con los clientes
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo)
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → establece el cambio de «Pendiente» a «En curso».
- En «Acción», selecciona Enviar un correo electrónico → configura: Para: utiliza el token dinámico de un campo personalizado (por ejemplo, tu campo «Correo electrónico del cliente») o escribe una dirección estática Asunto: algo como «Se ha iniciado el trabajo en: [Nombre de la tarea]» Cuerpo: escribe tu mensaje dirigido al cliente. Puedes insertar variables dinámicas como el nombre de la tarea, la fecha límite y la persona asignada.
- Para: Utiliza el token dinámico para un campo personalizado (por ejemplo, el campo «Correo electrónico del cliente») o escribe una dirección estática.
- Asunto: Algo como «Se ha empezado a trabajar en: [Nombre de la tarea]»
- Cuerpo: Escribe tu mensaje dirigido al cliente. Puedes insertar variables dinámicas como el nombre de la tarea, la fecha límite y la persona asignada.
- Haz clic en Crear
- Para: Utiliza el token dinámico para un campo personalizado (por ejemplo, el campo «Correo electrónico del cliente») o escribe una dirección estática.
- Asunto: Algo como «Se ha empezado a trabajar en: [Nombre de la tarea]»
- Cuerpo: Escribe tu mensaje dirigido al cliente. Puedes insertar variables dinámicas como el nombre de la tarea, la fecha límite y la persona asignada.
El correo electrónico se envía desde tu cuenta conectada a través de la ClickApp Correo electrónico, así que primero actívala en tu Espacio. Al configurar tanto el estado «de» como el «a» en el desencadenante, evitas falsas alarmas provocadas por tareas que pasan al estado «en curso» desde estados como «En espera».
12. Notifica a las partes interesadas cuando cada subtarea esté terminada
Los gestores de proyectos realizan el seguimiento de entregables compuestos por varias partes, como una campaña con cinco elementos. Revisar cada subtarea para ver cuándo se termina el conjunto completo es un proceso lento y tedioso.
Esta regla envía una alerta en cuanto se cierra la última subtarea. El gestor de proyectos sabe que el producto final está listo sin necesidad de comprobar cada elemento por separado.
Fórmula: Cuando todas las subtareas estén marcadas como «Completadas», notifica a la lista de observadores y publica un comentario indicando que el entregable está listo para su revisión.
Tipo de desencadenante: Subtarea
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas principales
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Todas las subtareas resueltas
- En «Acción», añade dos acciones: Añadir un comentario → p. ej., «Todas las subtareas completadas. Este entregable está listo para la revisión final. @[Seguidores/PM]» Cambiar seguidores → añade al gestor de proyectos (PM) o a las partes interesadas como seguidores (o Cambiar personas asignadas utilizando un token de observador) si quieres enviarlo directamente a su bandeja de entrada.
- Añade un comentario → p. ej., «Todas las subtareas completadas. Este entregable está listo para la revisión final. @[Observadores/PM]»
- Cambiar seguidores → añade al gestor de proyectos y a las partes interesadas como seguidores (o cambia las personas asignadas utilizando un token de observador) si quieres que les llegue directamente a su bandeja de entrada.
- Haz clic en Crear
- Añade un comentario → p. ej., «Todas las subtareas completadas. Este entregable está listo para la revisión final. @[Observadores/PM]»
- Cambiar seguidores → añade al gestor de proyectos y a las partes interesadas como seguidores (o cambia las personas asignadas utilizando un token de observador) si quieres que les llegue directamente a su bandeja de entrada.
Este desencadenante supervisa las subtareas de la tarea principal. Se activa solo una vez, cuando finaliza la última subtarea, en lugar de cada vez que se actualiza una subtarea. Si un compañero de equipo vuelve a abrir una subtarea y la cierra de nuevo, la regla se ejecuta de nuevo, lo que la convierte en autocorrectiva.
13. Aplica plantillas específicas para cada fase a medida que avanza el proyecto
Los proyectos con varias fases, como la incorporación de clientes y los hitos de construcción, requieren listas de control y documentos específicos. Esta regla carga la plantilla de lista de control correcta cuando una tarea entra en una nueva fase. Cada fase comienza con la estructura adecuada, sin dejar nada al azar.
Fórmula: Cuando el estado cambie a «Fase 2: Ejecución», aplica la plantilla de lista de control de la Fase 2.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran las tareas de tu proyecto por fases.
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo)
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → configúralo en «Fase 2: Ejecución».
- En «Acción», selecciona Aplicar plantilla → elige tu plantilla de lista de control o de tareas de la Fase 2
- Haz clic en Crear
Para proyectos de varias fases, crea una automatización por cada fase (Fase 1 → plantilla de la Fase 1, Fase 2 → plantilla de la Fase 2). Cada regla es un desencadenante cuando una tarea alcanza ese estado. Las plantillas son acumulativas, lo que significa que no sobrescribirán el texto existente. En su lugar, añaden nuevas listas de control o subtareas a las actuales. Una tarea que avance por todas las fases recopilará todos los archivos necesarios sin perder los datos de las etapas anteriores.
¿Puede la automatización de una tarea afianzar tus peores hábitos?
En 2014, Amazon creó una herramienta de IA para examinar currículos y realizar la valoración de los candidatos de uno a cinco asteriscos. La empresa esperaba automatizar la búsqueda de los mejores talentos. Sin embargo, el sistema se entrenó con currículos de los últimos diez años, la mayoría de los cuales procedían de hombres.
Como resultado, la IA aprendió por sí misma que los candidatos masculinos eran mejores. Penalizó los currículos de las candidatas. Y rebajó la calificación de las graduadas de dos universidades exclusivamente femeninas. Amazon acabó cerrando el proyecto.
Recuerda que una automatización solo reproduce el proceso que le indiques. Repetirá exactamente tus patrones actuales, incluidas aquellas partes que ya fallaban de por sí.
Por eso, la lógica que hay detrás de una regla es tan importante como la propia regla.
- Añade una condición o un comentario para que siempre haya una forma clara de detectar una decisión errónea.
- Comprueba el paso manualmente antes de realizar la automatización.
- Mantén un control humano sobre todo lo que tenga que ver con personas, dinero o prioridades.
Ejemplos de automatización de equipos e integraciones en ClickUp
Las automatizaciones de ClickUp conectan tu entorno de trabajo con otras herramientas y equipos. De esta forma, no tendrás que copiar datos manualmente. Estos siete ejemplos abarcan flujos de trabajo con HubSpot y GitHub, colaboración interfuncional y reglas creadas con ClickUp Brain.
14. Convierte los acuerdos de HubSpot en tareas de ventas asignadas
El equipo de ventas utiliza HubSpot para los acuerdos y ClickUp para las tareas. Cuando vinculan ambos sistemas manualmente, dependen de su memoria, y a menudo se pierden buenos clientes potenciales.
Esta regla crea una tarea de ClickUp cuando un acuerdo entra en HubSpot y la asigna a un comercial. Cada cliente potencial recibe una tarea en cuestión de segundos, lo que mantiene en marcha tu proceso de ventas.
Fórmula: Cuando se cree un nuevo acuerdo en HubSpot, crea una tarea en tu lista de ventas con los detalles del acuerdo y asígnala a un comercial.
Tipo de desencadenante: Integración
Esta es la configuración:
- Abre la lista donde deben aparecer tus tareas de seguimiento de ventas
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En la barra lateral izquierda, en la sección Integraciones, realiza la selección de HubSpot
- Elige la plantilla «Cuando se cree un acuerdo en HubSpot, crear una tarea» o crea una personalizada: en «Desencadenante», selecciona HubSpot: Acuerdo creado. Conecta o autoriza tu cuenta de HubSpot si aún no está enlazada.
- En «Desencadenante», selecciona HubSpot: Oportunidad creada
- Conecta o autoriza tu cuenta de HubSpot si aún no está enlazada.
- En «Acción», selecciona Crear una tarea → configura: Lista: tu lista de seguimiento de ventas Nombre de la tarea: utiliza la variable de nombre del acuerdo de HubSpot Persona asignada: asigna un comercial específico o utiliza un campo dinámico como «propietario del acuerdo» si está correlacionado Descripción: incorpora los detalles del acuerdo utilizando variables de HubSpot
- Lista: Tu lista de seguimiento de ventas
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la oportunidad de HubSpot
- Persona asignada: Asigna la tarea a un comercial concreto o utiliza un campo dinámico, como el «propietario del acuerdo», si está correlacionado.
- Descripción: Incorpora los detalles de las operaciones utilizando variables de HubSpot
- Haz clic en Crear
- En «Desencadenante», realiza la selección de HubSpot: Oportunidad creada
- Conecta o autoriza tu cuenta de HubSpot si aún no está enlazada.
- Lista: Tu lista de seguimiento de ventas
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la oportunidad de HubSpot
- Persona asignada: Asigna la tarea a un comercial concreto o utiliza un campo dinámico, como el «propietario del acuerdo», si está vinculado.
- Descripción: Incorpora los detalles de las operaciones utilizando variables de HubSpot
Debes autorizar el enlace de HubSpot a nivel del entorno de trabajo una sola vez antes de utilizarlo. Para asignar diferentes tipos de oportunidades o regiones a comerciales específicos, crea automatizaciones independientes con condiciones basadas en las propiedades de las oportunidades de HubSpot.
15. Inicia el proceso de incorporación cuando un candidato acepte una oferta
Los equipos de RR. HH. se encargan del traspaso desde la selección de personal hasta la incorporación. Si tienen que crear nuevas tareas manualmente, el papeleo y la configuración técnica se retrasan. Esta regla pone en marcha el flujo de trabajo de incorporación cuando un candidato acepta una oferta. Crea la tarea, aplica la plantilla y asigna al coordinador.
Fórmula: Cuando una tarea de tu lista de selección de personal cambie a «Oferta aceptada», crea una tarea en tu lista de incorporación con la plantilla de incorporación aplicada y asígnala al coordinador de RR. HH.
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre tu Lista de selección de personal (donde se encuentran las tareas de los candidatos)
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → realiza el ajuste como «Oferta aceptada»
- En «Acción», selecciona Crear una tarea → configura: Lista: tu lista de incorporación Nombre de la tarea: utiliza la variable del nombre de la tarea desencadenante (por ejemplo, «Incorporación: [Nombre de la tarea]») Plantilla: selecciona tu plantilla de incorporación (esta opción se encuentra dentro de la configuración de «Crear una tarea») Persona asignada: tu coordinador de RR. HH.
- Lista: Tu lista de incorporación
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la tarea desencadenante (p. ej., «Incorporación: [Nombre de la tarea]»)
- Plantilla: Selecciona tu plantilla de incorporación (esta opción se encuentra en la configuración de «Crear una tarea»).
- Persona asignada: Tu coordinador de RR. HH.
- Haz clic en Crear
- Lista: Tu lista de incorporación
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la tarea desencadenante (p. ej., «Incorporación: [Nombre de la tarea]»)
- Plantilla: Selecciona tu plantilla de incorporación (esta opción se encuentra en la configuración de «Crear una tarea»).
- Persona asignada: Tu coordinador de RR. HH.
La acción «Crear una tarea» cuenta con un campo «Plantilla» integrado, por lo que la nueva tarea llega a la «Lista de incorporación» completamente estructurada en un solo paso. Si, en cambio, añadieses «Aplicar plantilla» como una acción independiente, se aplicaría a la tarea desencadenante (la tarea de «Contratación»), y no a la recién creada. Mantén todo dentro de la única acción «Crear una tarea» para obtener el resultado correcto.
16. Entregar un borrador al editor cuando el redactor termine
Los equipos de contenido siguen un proceso que va del redactor al editor y, de ahí, al editor responsable de la publicación. Estos traspasos pueden fallar si un redactor se olvida de reasignar la tarea.
Esta regla envía el borrador al editor y cambia el estado a «En edición» cuando el redactor termina. Utilizamos esta regla concreta para empezar a realizar la edición antes y mantener el Calendario al día.
Fórmula: Cuando el estado cambie a «Borrador completado», cambia la persona asignada por el editor y cambia el estado a «En edición».
Tipo de desencadenante: Estado
Esta es la configuración:
- Abre tu lista de contenidos (donde se encuentran las entradas del blog, los artículos, etc.)
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo)
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Cambios de estado → configúralo como «Borrador completado».
- En «Acción», añade dos acciones: Cambiar personas asignadas → selecciona a tu editor Cambiar estado → establécelo en «En edición»
- Cambiar personas asignadas → selecciona tu editor
- Cambiar estado → ajustar a «Edición»
- Haz clic en Crear
- Cambiar personas asignadas → selecciona tu editor
- Cambiar estado → establecer en «Edición»
Las acciones se ejecutan de arriba abajo. Primero cambia la persona asignada y, a continuación, se actualiza el estado. Esto garantiza que el editor encuentre la tarea en su cola con el estado correcto de inmediato. Si tienes varios editores, utiliza un campo personalizado de «Personas» para la acción de asignación en lugar de seleccionar un nombre concreto. De esta forma, la regla deriva el trabajo a quien haya sido asignado previamente para esa tarea.
17. Incorporar las incidencias notificadas por los clientes a la lista de tareas pendientes del equipo de ingeniería
Los equipos de soporte y de ingeniería trabajan en listas diferentes. Un informe de error solo resulta útil para los ingenieros si incluye el contexto adecuado. Sin embargo, pedir a los agentes de soporte que naveguen por el entorno de trabajo de ingeniería hace que se pierdan detalles.
Esta regla crea una tarea enlazada en la lista de tareas pendientes de ingeniería cuando el equipo de soporte técnico registra una incidencia. Los ingenieros reciben informes estructurados y ambos equipos realizan el seguimiento del progreso desde sus propias vistas.
Fórmula: Cuando se cree una tarea en tu «Lista de soporte» y el campo «Tipo» sea igual a «Error», crea una tarea enlazada en el «Backlog de ingeniería» con los detalles copiados.
Tipo de desencadenante: Campo
Esta es la configuración:
- Abre tu Lista de soporte (donde se recogen los informes de errores)
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo)
- Haz clic en Crear automatización
- En «Desencadenante», selecciona Tarea creada
- Añade una Condición → selecciona tu campo personalizado «Tipo» → configúralo como «Error»
- En «Acción», selecciona Crear una tarea → configura: Lista: tu lista de tareas pendientes de ingeniería Nombre de la tarea: utiliza la variable de nombre de la tarea desencadenante Descripción: incluye la variable de descripción de la tarea desencadenante para que se transfiera el informe completo del error Persona asignada: déjalo en blanco para la clasificación, o asignalo a tu jefe de ingeniería
- Lista: Tu lista de tareas pendientes de ingeniería
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la tarea desencadenante
- Descripción: Incorpora la variable de descripción de la tarea desencadenante para que se transfiera el informe completo del error.
- Persona asignada: Déjalo en blanco para la clasificación, o ajusta la tarea a tu jefe de ingeniería
- (Opcional) Añade una segunda acción → Añadir un enlace a una tarea entre la tarea desencadenante y la tarea recién creada, para que ambos equipos puedan hacer referencias cruzadas.
- Haz clic en Crear
- Lista: Tu lista de tareas pendientes de ingeniería
- Nombre de la tarea: Utiliza la variable de nombre de la tarea desencadenante
- Descripción: Incorpora la variable de descripción de la tarea desencadenante para que se transfiera el informe completo del error.
- Persona asignada: Déjalo en blanco para la clasificación inicial o realiza el ajuste y asignalo a tu jefe de ingeniería
Ten en cuenta que esta regla utiliza un desencadenante de «Creación» con una condición basada en un campo. La condición garantiza que solo se active para las incidencias, y no para todos los tickets de asistencia. Ambos equipos mantienen sus propias tareas conectadas mediante un enlace. Esto permite que el equipo de asistencia realice el seguimiento del problema y que el equipo de ingeniería lo solucione sin duplicar esfuerzos.
18. Actualiza tareas automáticamente a partir de confirmaciones de GitHub
Los equipos de ingeniería necesitan que la actividad de código se refleje en ClickUp sin tener que actualizar las tareas manualmente. Esta regla lee el ID de tarea en una confirmación de GitHub y la traslada al estado «En desarrollo». A continuación, publica el enlace de la confirmación como comentario.
Funciona gracias a la integración nativa de ClickUp con GitHub. Los desarrolladores suben el código como de costumbre y los gestores de proyectos ven el progreso en tiempo real sin tener que solicitar actualizaciones de estado.
Fórmula: Cuando una confirmación de GitHub haga referencia a un ID de tarea de ClickUp, cambia el estado de la tarea a «En desarrollo» y publica un comentario con el mensaje de la confirmación y el enlace.
Tipo de desencadenante: Integración
Esta es la configuración:
- Abre la lista (o carpeta/espacio) donde se encuentran tus tareas de ingeniería
- Haz clic en el botón Automatización (icono del rayo).
- Haz clic en Crear automatización
- En la barra lateral izquierda, en la sección Integraciones, realiza la selección de GitHub
- Conecta o autoriza tu repositorio de GitHub si aún no está enlazado.
- En «Desencadenante», selecciona GitHub: Commit (se activa cuando un mensaje de confirmación hace referencia a un ID de tarea de ClickUp utilizando el formato CU-[task_id]).
- En «Acción», añade dos acciones: Cambiar estado → configúralo en «En desarrollo» Añadir un comentario → utiliza variables de GitHub para insertar el mensaje de la confirmación, el autor y el enlace a la confirmación
- Cambiar estado → establecer en «En desarrollo»
- Añade un comentario → utiliza variables de GitHub para insertar el mensaje de la confirmación, el autor y el enlace a la confirmación
- Haz clic en Crear
- Cambiar estado → establecer en «En desarrollo»
- Añade un comentario → utiliza variables de GitHub para insertar el mensaje de la confirmación, el autor y el enlace a la confirmación
Para que esto funcione, los desarrolladores deben incluir el ID de tarea de ClickUp en sus mensajes de commit. La integración lee ese enlace y localiza la tarea correcta. Esto no requiere ningún paso adicional por parte de los desarrolladores, solo un sencillo hábito a la hora de nombrar las tareas.
19. Crea automatizaciones en lenguaje sencillo con ClickUp Brain
Los generadores tradicionales te obligan a aprender los términos exactos de «desencadenante», «condición» y «acción» antes de poder crear una regla. Esta curva de aprendizaje disuade a la mayoría de la gente de utilizarlos. ClickUp Brain elimina esta barrera.
Describe lo que quieres en un lenguaje sencillo y la IA configurará la regla para que la revises. Los compañeros de equipo sin conocimientos técnicos pueden crear reglas complejas sin necesidad de un tutorial, lo que ayuda a todo el equipo a ahorrar tiempo.
Cómo funciona:
- Abre el generador de automatizaciones y realiza la selección «Crear con IA».
- Escribe una descripción del tipo: «Si la persona asignada no ha iniciado una tarea marcada como urgente en un plazo de 24 horas, reasignala al jefe del equipo. Añade un comentario explicando el motivo».
Brain elabora el borrador de la regla para que tú lo revises y lo actives. Nunca implementa nada sin preguntarte primero.
Resulta útil para reglas complejas con múltiples condiciones en las que sabes qué quieres, pero no quieres tener que rebuscar en menús desplegables para configurarlas. También es ideal para compañeros de equipo con menos conocimientos técnicos que piensan en términos de resultados en lugar de en la sintaxis de «desencadenante/acción».
20. Genera automáticamente resúmenes de tareas con un campo de IA
Los compañeros de equipo que heredan tareas con largos hilos de comentarios se enfrentan a una tarea tediosa. Deben leer cada una de las actualizaciones para ponerse al día. Un «campo de IA» resuelve este problema.
Cuando añades este campo a una lista, ClickUp Brain elabora un resumen dinámico de la descripción, los comentarios y la actividad de la tarea. A continuación, actualiza el resumen a medida que la tarea cambia, lo que proporciona contexto al instante sin necesidad de profundizar en el historial de la tarea.
Cómo funciona: Esta función no utiliza una regla tradicional de «desencadenante-condición-acción». En su lugar, se trata de un campo de IA siempre activo que condensa automáticamente el contexto. Mientras que el ejemplo anterior utiliza la IA para crear reglas, este utiliza la IA para realizar trabajos de forma continua dentro de un campo. Ambos se ejecutan de forma nativa en ClickUp Brain.
Esta es la configuración:
- Abre la lista en la que quieres que aparezcan los resúmenes
- Haz clic en el + para añadir una nueva columna (o ve a Ajustes de la lista → Campos personalizados)
- Añade un campo personalizado de Área de texto (Texto largo) (los campos de IA se encuentran dentro de los tipos de campo «Texto largo» y «Desplegable»).
- Activa el interruptor de IA y selecciona Resumen (ClickUp Brain resumirá la descripción, los comentarios y la actividad).
- Configura el alcance del campo: aplícalo a esta lista o a la carpeta/espacio si quieres que se aplique en todas partes.
- Guardar (el campo se rellena automáticamente en las tareas nuevas y existentes)
No es necesario crear una automatización para esta función. El campo se actualiza automáticamente. A medida que se producen nuevos comentarios, modificaciones o cambios de estado, ClickUp Brain actualiza el texto. Puedes ver este resumen como una columna en la vista Lista, dentro del panel de detalles de la tarea o en los paneles de control. Es ideal para preparar reuniones diarias, revisar la lista de tareas pendientes o para cualquiera que se incorpore a una tarea a mitad de camino.
Las automatizaciones funcionan mejor con un sistema de control. Cada regla que agiliza el trabajo debe ir acompañada de una condición o un punto de control. De lo contrario, lo único que se consigue es acelerar los errores.
| Automatización | Cuando las cosas salen mal | Cuando se hace bien |
| Reasignar al cambiar el estado a «Revisar» | Se desencadena cada vez que cambia el estado y envía el trabajo a medio hacer a la cola del revisor. | Una condición lo limita a los traspasos, por lo que el revisor solo ve el trabajo que está listo. |
| Archivar cuando la prioridad baje a «Baja» | Oculta tareas que siguen siendo importantes, y nunca más se vuelven a ver | Combinado con una revisión periódica de la lista de tareas pendientes, para que los elementos archivados sigan siendo localizables y se les dé una segunda oportunidad. |
| Establece una fecha límite al crear una tarea | Estampa una fecha arbitraria que distorsiona las vistas Carga de trabajo y hace que la gente se acostumbre a ignorar los plazos. | El margen refleja el SLA real, por lo que la planificación de la capacidad sigue siendo precisa |
| Cambia el estado a «Completada» cuando la fase alcance el estado «Publicado» | Cierra las tareas que aún tienen controles de calidad pendientes o cabos sueltos, ocultando el trabajo sin terminar tras un rótulo verde. | Con acceso restringido, de modo que la fase solo avanza cuando el trabajo está terminado, lo que garantiza la fiabilidad de los paneles. |
| Bloquea la finalización hasta que se apruebe el control de calidad | Se convierte en un obstáculo sin explicación alguna, y la gente tiene que realizar un trabajo para sortearlo. | Devuelve la tarea con un comentario en el que se indica qué hay que corregir, de modo que el filtro enseña |
| Envía un correo electrónico a un cliente cuando el trabajo pase al estado «En curso» | Se activa cada vez que se realiza una entrada (incluso desde «En espera») y bombardea al cliente con falsas alarmas. | Fija el desencadenante a una transición específica «de → a», para que el cliente reciba noticias tuyas |
| Crea una tarea a partir de un acuerdo de HubSpot | Genera duplicados sin detalles, lo que genera más trabajo de clasificación del que ahorra. | Incluye los detalles de la operación y los redirige según las condiciones, de modo que cada cliente potencial se convierte en una tarea asignada y lista para actuar. |
Cómo crear una automatización que sea realmente útil
Ya has visto 20 ejemplos. A continuación te explicamos cómo crear los tuyos propios para que cada uno te ahorre tiempo.
Ya hemos hecho una mención anteriormente sobre que toda automatización sigue una fórmula: Automatización = Desencadenante + Condición + Acción
Antes de crear una regla, hazle una prueba: nombra la tarea manual a la que sustituye. Si puedes señalar un paso que alguien realiza manualmente hoy en día, merece la pena crear la automatización. Si no puedes nombrar ese paso, estás automatizando algo que, de todos modos, nadie hacía. Por lo tanto, la regla solo aporta desorden.
La diferencia entre una regla que ayuda y otra que molesta radica en el grado de especificidad. Compara estas dos:
| Vago (se ignora) | Específico (cumplir su trabajo) |
|---|---|
| Avisa al equipo cuando haya algún cambio | Cuando el estado cambie a «Bloqueado», deja un comentario y etiqueta al responsable del proyecto. |
| Mueve las tareas cuando estén terminadas | Cuando falte un día para la fecha límite y el estado siga siendo «Pendiente», avisa a la persona asignada. |
| Da un recordatorio a los usuarios de las fechas límite | Cuando falte un día para la fecha límite y el estado siga siendo «Pendiente», avisa a la persona asignada. |
| Asigna el trabajo a la persona adecuada | Cuando el campo «Tipo» sea «Incidencia», asigna la tarea al ingeniero de guardia. |
Las versiones imprecisas de la izquierda no funcionan porque no indican qué evento, qué tarea ni quién actúa a continuación. La versión específica nombra un desencadenante exacto, señala con precisión a qué tareas afecta y termina con un traspaso claro a una persona concreta.
Rellena los tres campos y la regla se ejecutará automáticamente. Si dejas alguno sin completar, recibirás alertas sobre tareas que no son relevantes o la automatización se desencadenará solo para generar confusión.
Como dijo Bill Gates en su libro Business @ the Speed of Thought:
La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente multiplicará dicha eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente multiplicará dicha ineficiencia.
La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará dicha eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará dicha ineficiencia.
La clave para ti: una automatización reproduce tu proceso exactamente tal y como es, errores incluidos. Si tu paso de revisión cuenta con tres personas encargadas de la aprobación que no son necesarias, automatizarlo hará que el trabajo pase por las tres más rápido. Primero, correlaciona el flujo de trabajo que deseas, elimina lo que sea redundante y, a continuación, automatiza los pasos restantes.
Dónde se encuentran las automatizaciones: espacio, carpeta o lista
Una vez que hayas definido una regla específica, el nivel en el que la configures determinará su alcance. Elige el nivel adecuado y evitarás tener que repetir la misma lógica en todos los proyectos.
| Ámbito de aplicación | A qué afecta | Ideal para |
|---|---|---|
| Espacio | Todas las carpetas y listas del espacio | Reglas para toda la organización, como notificar al gestor de proyectos cuando una tarea se retrasa. |
| Carpeta | Todas las listas de la carpeta | Reglas para todo el proyecto, como aplicar la lista de control de calidad en la fase de pruebas |
| Lista | Solo esa lista | Reglas de equipo, como reasignar al editor cuando el borrador esté completado |
Una regla de nivel superior se aplica de forma cascada, pero una regla a nivel de lista puede anularla. Empieza por la lista, comprueba que funciona y, a continuación, aplícala a niveles superiores. De esta forma, una regla errónea no afectará a todo tu entorno de trabajo antes de que la hayas probado.
Documentar tus procesos antes de crear la automatización garantiza que cada desencadenante, condición y acción se corresponda con un paso real que da tu equipo.
La plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp te ayuda a dividir cada flujo de trabajo en fases claras y ordenadas con propietarios asignados. Puedes determinar con precisión dónde debe ejecutarse una automatización y quién debe recibir el traspaso.
Cómo crear y ampliar automatizaciones en ClickUp
Los 20 ejemplos anteriores muestran qué se puede automatizar. ClickUp te ofrece el sistema para crear esas reglas y hacer un seguimiento de su impacto. Conecta tus flujos de trabajo con resultados reales, todo en un único entorno de trabajo.
Paneles: realiza un seguimiento de lo que hacen tus automatizaciones
Cada automatización ahorra tiempo que no se aprecia a menos que se mida. Los paneles de control de ClickUp extraen datos directamente de las tareas activas para mostrar qué está cambiando.
Utiliza una tarjeta de cálculo para agregar el tiempo registrado antes y después de que una regla entrara en vigor. Añade un gráfico de estado para ver con qué rapidez avanzan las tareas por las fases de traspaso. Los datos se actualizan automáticamente, por lo que no tendrás que preparar una presentación cada viernes para demostrar que tus automatizaciones funcionan.
Campos personalizados: la capa de datos que impulsa tus desencadenantes
La precisión de una automatización depende de la precisión de los datos que lee. Los campos personalizados almacenan valores estructurados, como menús desplegables, números y rótulos, directamente en las tareas.
Cuando configuras un desencadenante para que se active ante un «presupuesto superior a 5.000 $» o una condición que compruebe que el «estado de control de calidad no es "aprobado"», esos valores proceden de los Campos personalizados. Los datos se mantienen actualizados en tiempo real porque las personas que realizan el trabajo los actualizan sobre la marcha.
ClickUp Brain: crea y revisa reglas con IA
No hace falta que te aprendas de memoria la sintaxis «desencadenante-condición-acción». Describe lo que quieres en lenguaje sencillo y Brain redacta la regla. Además de crear flujos de trabajo, Brain puede detectar oportunidades de automatización respondiendo a preguntas como «¿Qué flujos de trabajo siguen teniendo traspasos manuales?», directamente a partir de los datos de tu entorno de trabajo.
Y cuando un flujo de trabajo requiere algo más que una regla fija, los «Superagentes» de ClickUp toman el relevo donde las automatizaciones se quedan cortas. Analizan el contexto, interpretan los detalles de las tareas y actúan con un criterio similar al humano. De esta forma, las automatizaciones se encargan del trabajo predecible, mientras que los agentes se ocupan del resto.
Nota rápida: Las automatizaciones nativas de ClickUp están diseñadas para flujos de trabajo que se desarrollan dentro de tu entorno de trabajo. Si tu entorno depende de la sincronización de docenas de aplicaciones externas con transferencias de datos complejas, combina ClickUp con una plataforma de integración especializada como Make o Zapier.
Empieza poco a poco y amplía de forma inteligente
Cada automatización de estas sustituye un paso manual. Soluciona un traspaso olvidado, una alerta no vista o un campo de tarea desactualizado. Ahí es donde reside el verdadero valor. No hace falta automatizarlo todo. En su lugar, céntrate en el trabajo de coordinación invisible que le quita horas a tu equipo cada semana.
El procedimiento es sencillo. Elige un traspaso que suela fallar. Crea la regla a nivel de lista. Observa cómo se aplica a tareas reales. Una vez que confíes en ella, trasládala al nivel de carpeta o espacio. A continuación, elige el siguiente.
Los equipos que consideran las automatizaciones como un sistema vivo crean entornos de trabajo que se vuelven más inteligentes con el tiempo. Los 20 ejemplos anteriores no son teóricos. Se correlacionan con flujos de trabajo que equipos reales utilizan a diario, y todos y cada uno de ellos están disponibles en ClickUp.
Empieza a utilizar ClickUp de forma gratuita.
Preguntas frecuentes sobre las automatizaciones en ClickUp
¿Las automatizaciones de ClickUp se ejecutan en tareas existentes o solo en las nuevas?
Las automatizaciones solo se activan en acciones que tienen lugar después de crear la regla. No modifican las tareas que ya se encuentran en la Lista. Si necesitas aplicar la lógica a tareas anteriores, debes desencadenar el evento manualmente o utilizar una acción masiva. Probar una nueva regla en una tarea nueva es la forma más segura de confirmar que funciona tal y como esperas.
¿Por qué no funciona mi automatización de ClickUp?
Las causas más habituales son una condición no cumplida, un desencadenante que no coincide con el evento o una acción que entra en conflicto con los estados de tu lista. Comprueba que los nombres de los estados o campos de tu regla coincidan exactamente con los de esa lista. Por ejemplo, una regla que haga referencia a «Terminada» no se activará en una lista que solo utilice «Completada». También puedes consultar el registro de actividad de la automatización para ver si se ha ejecutado y qué ha hecho.
¿Puede una automatización ser el desencadenante de otra en ClickUp?
Sí, una acción de una automatización puede activar otro desencadenante. Esto te permite encadenar reglas entre listas o fases. Se trata de una función muy potente, pero debes supervisarla de cerca. Las cadenas mal planificadas pueden crear bucles infinitos o dar lugar a resultados indeseados. Por eso, crea y prueba cada regla por separado antes de conectarlas entre sí.
¿Quiénes de mi equipo pueden crear o editar automatizaciones?
Los permisos de automatización dependen del rol del usuario y de su acceso al Espacio, la Carpeta o la Lista concretos. Los invitados no pueden crear automatizaciones. Los miembros necesitan acceso de edición a la ubicación para crear o modificar reglas. Para mantener la coherencia de las reglas en todo el equipo, haz que un administrador las configure a nivel de Carpeta o Espacio, de modo que los usuarios individuales no puedan modificarlas.
¿Puedo pausar una automatización sin eliminarla?
Sí, puedes desactivar y volver a activar una automatización sin perder su configuración. Esto resulta útil durante los periodos de mayor actividad, las auditorías o la resolución de problemas. Pausar una regla es mucho más inteligente que eliminarla cuando estás buscando incidencias. Revisa con frecuencia tus reglas activas y pausa aquellas que ya no necesites.
¿Una automatización revertirá un cambio si cometo un error?
No, las automatizaciones no tienen un botón para deshacer. Una acción se ejecuta de inmediato, como por ejemplo mover 50 tareas a otra lista. Si una regla falla, debes revertir los cambios manualmente o crear una nueva regla para solucionarlo. Por eso es importante ser riguroso con el alcance. Prueba primero a nivel de lista, para que una regla errónea solo afecte a unas pocas tareas.
¿Son gratuitas las automatizaciones de ClickUp? ¿Y cuántas puedo utilizar?
Sí, las automatizaciones están disponibles en todos los planes, incluido el plan «Free Forever», que incluye 5 automatizaciones activas y 100 acciones al mes. Los planes de nivel superior aumentan ese número con cada nivel. Cada vez que se ejecuta una regla cuenta como una acción, y tu límite se restablece el día 1 de cada mes (hora del Pacífico). Puedes comprar más acciones en los planes superiores si te quedas sin ellas. Consulta todos los detalles a continuación: