Independientemente del tipo de empresa, la ubicación, el sector o el departamento, todos los directivos desean:
- Elimine las tareas repetitivas y manuales de su lista (especialmente aquellas que requieren una serie de pasos y decisiones constantes).
- Coordine los flujos de trabajo en piloto automático (evitando retrasos en la asignación de tareas y la entrega de resultados, lo que minimiza la duración y los gastos del proyecto).
Por suerte, hay una respuesta a estas necesidades: ¡las automatizaciones de ClickUp!
A veces, las automatizaciones significan que ya no es necesario consultar con un miembro del equipo antes de reasignar una tarea. Otras veces, las automatizaciones significan solicitar la aprobación de varias partes interesadas antes de completar una tarea.
Pero los cuellos de botella en los procesos adoptan muchas formas y tamaños, en realidad. Y la automatización de tareas le ayuda a controlar esos procesos y protegerlos de los problemas de productividad.
Tanto si eres nuevo en la automatización como si buscas una forma de optimizar la tuya en ClickUp, esta guía es para ti. Sigue leyendo para descubrir nuestra selección de ejemplos de automatización de ClickUp. Déjanos mostrarte exactamente hasta dónde pueden llevarte las automatizaciones.
🧠 Actualización: ¿Sabías que ahora puedes crear automatizaciones en ClickUp utilizando lenguaje sencillo? ¡Esa es la potencia de combinar las automatizaciones de ClickUp con las capacidades de IA de ClickUp Brain! Más información en la sección: Creación de automatizaciones en lenguaje natural con ClickUp Brain.
¿Qué son las automatizaciones en ClickUp?
Las automatizaciones hacen avanzar un proceso en un flujo de trabajo paso a paso para optimizar la repetición de tareas, de modo que puedan ejecutarse de forma lógica sin necesidad de realizar trabajo manual. Si bien no es posible automatizar todas las tareas de su flujo de trabajo, se toman numerosas decisiones en tareas que se repiten o que son exactamente iguales. Y esas tareas podrían automatizarse fácilmente para determinar cuál es el siguiente paso.
Con las automatizaciones, dispone de un software de automatización de tareas que realiza cambios automáticos en su lugar por muchas razones. Esto puede deberse a que:
- No tienes tiempo para hacerlo
- Puede que no sea tan preciso como el software de automatización.
- Necesita aprovechar la automatización para ahorrar mucho tiempo en trabajos repetitivos.
Ahora, puede automatizar solo una parte de un proceso o todo el proceso. Depende de lo adecuadas que sean sus tareas para la automatización.
En ese caso, un proceso altamente manual podría no ser el más adecuado para la automatización. Podría automatizar la parte de aprobación de decisiones de ese proceso.
A menudo, las tareas automatizadas dan inicio a las fases de un proceso. Por ejemplo, cuando un cliente potencial se convierte en cliente o alguien aprueba un documento final.
Además, es posible que algunas partes de la automatización de su flujo de trabajo no sean las más complejas. Sin embargo, con el tiempo se acumulan y le permiten disponer de más tiempo para ocuparse de otras más importantes y complejas.
Ventajas de la automatización del flujo de trabajo
Cuando automatizas los flujos de trabajo en ClickUp, estás allanando el camino para impulsar la productividad de tu equipo. Esto se debe a que las automatizaciones generan impulso para los empleados, aumentan la eficiencia y, lo mejor de todo, reducen los dolores de cabeza causados por los baches en tus procesos.
También ayudan a garantizar que los resultados lleguen a las personas adecuadas en el momento oportuno. Pero vayamos directamente a la motivación principal para configurar automatizaciones en ClickUp.
¡Las tareas rutinarias son tediosas!
¿Por qué perder tiempo y memoria con recordatorios para que alguien realice una tarea tan pronto como ocurra un evento si hay un software que puede hacerlo por usted?
Las funciones de automatización de ClickUp eliminan las tareas repetitivas, bien definidas y constantes para ahorrarle tiempo y esfuerzo. Y lo único que tiene que hacer es resistir la tentación de realizar esas tareas usted mismo.
Automatizar tareas pequeñas y sencillas que a primera vista parecen rápidas de realizar dará sus frutos a largo plazo. Las tareas automatizadas le permiten dedicar su tiempo a tareas más complejas que dependen del factor humano y requieren decisiones caso por caso o trabajo manual.
Por último, los miembros del equipo y los gerentes también pueden utilizar las funciones de automatización de ClickUp para supervisar los procesos. El objetivo es garantizar que el equipo siga los pasos y las instrucciones tal y como se espera y se ha descrito previamente.
Ejemplos de automatizaciones de ClickUp en acción
Estos son ejemplos de automatizaciones que puede configurar en ClickUp independientemente de su caso de uso:
Cambios de estado
En ClickUp, las tareas tienen estados generales, como «En curso», «Revisión», «Aceptado» o «Rechazado». Las automatizaciones le permiten configurar ClickUp para que realice determinadas acciones cuando cambian los estados.
Por ejemplo, una automatización puede asignar al líder del equipo una tarea específica y enviarle un correo electrónico cuando el estado cambie a «Completada». Incluso puede desasignar la tarea o añadir automáticamente un comentario a la tarea para que lo aborde una persona específica.
Cambios en las personas asignadas
Acabamos de ver cómo la automatización de los estados mantiene el trabajo en movimiento a lo largo de su flujo de trabajo. Y lo mismo ocurre con la automatización de ClickUp para las personas asignadas.
Puede configurar ClickUp para que realice una acción cuando cambie la persona asignada a una tarea. Por ejemplo, puede definir que cuando el asignado cambie del líder del equipo a un miembro del equipo, el estado vuelva a «En curso».
Cambios en las prioridades
Al igual que los estados, las tareas de ClickUp tienen prioridades, como «Urgente», «Alta», «Normal» o «Baja». Y puede configurar ClickUp para que reaccione a los cambios de prioridad en las tareas.
Por ejemplo, ClickUp puede archivar una tarea una vez que su prioridad cambia de «Normal» a «Baja». O puede aplicar una plantilla a la tarea, como una plantilla de entrada de blog.
Y un último ejemplo sería añadir una etiqueta a la tarea para poder categorizar las tareas e identificarlas por colores en tu entorno de trabajo.
Llega la fecha límite
En términos generales, las tareas que se acercan a su fecha límite deberían ascender en la pila, ¿verdad? Por eso ClickUp cuenta con automatizaciones para cuando llega la fecha límite de una tarea.
Por ejemplo, ClickUp puede archivar una tarea y eliminar sus observadores una vez que la prioridad cambia de «Normal» a «Baja». También puede aplicar una plantilla a una tarea, como una plantilla de informe de errores o una plantilla de entrada de blog. O añadir una etiqueta a la tarea para que puedas identificarla por color en tu entorno de trabajo.
Tarea creada
Cuando creas una tarea en ClickUp, debes asociarla a una lista, que es un contenedor de tareas. Ahora, imagina que un nuevo procedimiento determina que cada nueva tarea debe asociarse a una lista determinada. ¿Sabías que puedes utilizar ClickUp para hacerlo automáticamente?
¡Así es!
La automatización de la creación de tareas en ClickUp le ayuda a aplicar procedimientos y evitar errores cuando su equipo y usted mismo crean tareas.
Trasladado a esta ubicación
¿Quiere que ClickUp haga algo cuando una tarea se mueva a una ubicación específica? Si es así, entonces necesita una automatización «Movido a esta ubicación».
Se trata de un mecanismo que garantiza que, por ejemplo, cada tarea que se mueva a su lista «Entrada de blog», dentro de su carpeta «Boletín mensual», cree automáticamente una nueva tarea para «Crear entrada de blog».
Elementos de las automatizaciones en ClickUp
Para automatizar tareas en ClickUp, debe seguir la receta de una automatización de ClickUp. Es decir, «Cuando ocurra esto, realice esta acción».
Esto significa que necesita al menos los dos componentes obligatorios de una automatización para crear una: desencadenantes y acciones. Pero también puede aplicar condiciones a la automatización. Repasemos ahora estos tres conceptos, uno por uno.
➡️ En nuestro artículo de ayuda con panorámica sobre automatizaciones, encontrará más información sobre desencadenantes, condiciones y acciones.
Desencadenantes de automatización
Si quieres que tu proceso comience en un momento específico, los desencadenantes son la solución. Son eventos, como un cambio de estado o una fecha límite. Y esos eventos inician ciertas acciones, que también defines en la Automatización.
Si lo prefiere, piense en los desencadenantes como la parte «Cuando esto ocurre» de las automatizaciones de ClickUp. Estos inician la automatización y originan una acción (o una serie de acciones).
Si aún no lo ha notado, los ejemplos genéricos de automatización de ClickUp que mencionamos en la sección anterior son desencadenantes. Pero podemos darle otros ejemplos de desencadenantes que puede configurar en ClickUp.
- La persona asignada ha sido eliminada, por lo que nadie trabajará en la tarea por el momento.
- Cambios en los campos personalizados, como marcar una casilla de selección de verdadero o falso, elegir una opción en un menú desplegable, cargar un archivo, una barra de progreso que alcanza un punto determinado o un elemento que recibe una valoración con un punto en una escala del uno al cinco.
- Listas de control resueltas cuando se marca el último elemento pendiente en la lista de control de una tarea, siempre que todas las demás listas de control ya se hayan completado.
- Subtareas terminadas o el momento en el que se terminan todas las subtareas de una tarea.
- Tarea enlazada o enlazar una tarea a otra similar para dar visibilidad a esta última.
- Control de tiempo cuando una persona específica registra el tiempo dedicado a una tarea de ClickUp, a través de la extensión de Google Chrome o una aplicación integrada, como Toggl.
- Tarea desbloqueada o cuando una tarea deja de tener otras tareas que impiden su inicio o finalización.
Condiciones de automatización
Las condiciones son opcionales en las automatizaciones de ClickUp. Le permiten controlar su flujo de trabajo con más detalle que cuando solo utiliza desencadenantes. Y, a menos que se cumplan los criterios definidos en la condición, ClickUp no ejecutará la automatización.
Por ejemplo, puede definir un desencadenante para reasignar una tarea al jefe de equipo cuando lleve tres días de retraso. A continuación, es fácil añadir una condición a ese desencadenante para determinar que la reasignación solo se produzca cuando la persona asignada actual sea un miembro específico del equipo que lleve algún tiempo entregando las tareas con retraso.
Esta es una condición sobre las personas asignadas para filtrarlas por usuarios concretos, pero hay muchas otras posibilidades. Aquí tienes una lista con algunos ejemplos más de condiciones:
- Si las acciones configuradas en la automatización son desencadenantes antes o después de una fecha determinada
- Si un determinado campo personalizado de la tarea tiene un valor específico
- Si la tarea debe comenzar dentro de un número determinado de días a partir de ahora o tiene una fecha límite un número determinado de días antes de una fecha concreta
- Si la tarea no tiene una prioridad concreta o se encuentra en un estado concreto
- Si la tarea no contiene ninguna etiqueta
- Si la duración estimada de la tarea es superior a un valor específico
- Si ClickUp notifica a todos los miembros de un equipo los cambios en la tarea
Acciones de automatización
¡Ya hemos hablado de las acciones en esta guía! ¿Recuerdas cuando los cambios en las tareas provocaban cambios en su prioridad, persona asignada o estado? ¿O cuando los cambios en una tarea provocaban la aplicación de una plantilla, la adición de una etiqueta o un comentario, o el envío de un correo electrónico?
¡Y eso es todo!
Todo lo que ocurre después de cambiar una tarea son ejemplos de acciones. Es decir, cuando ClickUp desencadena una automatización, ocurre algo. Y ese algo es la acción de automatización (o serie de acciones) o la parte «A continuación, realiza esta acción» de la automatización de tareas de ClickUp.
Las acciones son las tareas que automatiza a través de ClickUp, tales como:
- Cambiar la fecha límite de una tarea a una fecha exacta o a la fecha de desencadenante, por ejemplo.
- Cambiar la fecha de inicio de una tarea para que esta comience, por ejemplo, un determinado número de días después de que ClickUp active la automatización.
- Estimación del tiempo o definición del tiempo que probablemente llevará completar cada tarea, lo que permite a los gerentes comprobar la duración del proyecto y tomar decisiones.
- Mover una tarea a una lista, por ejemplo, separar las tareas de un plan de proyecto en otras listas de su entorno de trabajo, una para cada fase del proyecto o una para cada equipo.
- Configurar un campo personalizado en una tarea con el valor que desea que ClickUp añada automáticamente a la tarea.
- Realizar un seguimiento del tiempo dedicado a una tarea para controlar el tiempo que usted o los miembros de su equipo dedican a las reuniones con los clientes o al trabajo en tareas concretas, por citar un par de posibilidades.
➡️ ¡Lee nuestro artículo sobre cómo utilizar las acciones de automatización!
Creación de automatizaciones de lenguaje natural con ClickUp Brain
Si bien las automatizaciones de ClickUp ya le permiten automatizar tareas repetitivas, ahora ClickUp Brain puede ayudarle a crearlas con lenguaje natural. Cree automatizaciones personalizadas simplemente describiendo el proceso que desea automatizar. Esto hace que sea más fácil que nunca configurar desencadenantes, acciones y condiciones para flujos de trabajo repetitivos.
Por ejemplo, podrías decirle a la IA: «Cuando una tarea con estado Abierta en la lista Mejoras se marque como de alta prioridad, asígnala a Cristina y establece una fecha límite para dentro de dos días».
Es comprensible que no todas las automatizaciones funcionen a la perfección desde el principio. Pero, ¿sabes qué? La IA de ClickUp te guiará a través de cualquier paso que requiera una aclaración adicional para perfeccionar las instrucciones y garantizar que tu automatización funcione sin problemas.
En el ejemplo anterior, su espacio de ClickUp puede tener tres tipos de listas de mejoras: mejoras de aplicaciones, editoriales y de flujo de trabajo. Por lo tanto, la IA no sabe cuál elegir. La IA hace lo siguiente:
- La IA crea la parte de acción de la Automatización: cambiar las personas asignadas a Cristina.
- Para la parte desencadenante de la automatización, la IA abre un menú desplegable para elegir la lista de mejoras adecuada.
- Ahora, el gestor de proyectos sabe cómo completar la automatización manualmente y puede elegir la lista correcta, por ejemplo, mejoras de la aplicación.
- Ahora, cuando una tarea abierta en Mejoras de la aplicación se marca como de alta prioridad, se asigna automáticamente a Cristina.
💡Consejo: Lea nuestra guía paso a paso para crear automatizaciones en ClickUp utilizando IA y empezar a trabajar.
Automatización de resúmenes y actualizaciones de tareas con campos personalizados con IA
Imagina recibir resúmenes instantáneos de tareas o actualizaciones de progreso sin tener que abrir ni una sola tarea. Los campos personalizados con IA de ClickUp, combinados con las automatizaciones, lo hacen realidad.
¿Qué son los campos personalizados con IA?
Estos son dos tipos de campos de texto especiales impulsados por ClickUp AI:
- Resumen de IA: Genera resúmenes rápidos de tus tareas.
- Información sobre el estado de IA: genera actualizaciones sobre el progreso de tus tareas durante un periodo de tiempo determinado (hoy, ayer, esta semana, etc.).
Supongamos que desea que la IA resuma todo el informe de progreso del proyecto una vez que este se haya completado. En ese caso, puede crear una automatización en la que:
- Desencadenante: cuando la tarea se marca como «Completada».
- Acción: Rellene el campo «Resumen de IA» con un resumen del informe del proyecto.
Tipos de automatizaciones de ClickUp
Hay tres tipos de automatizaciones en ClickUp:
Plantillas de automatización
ClickUp ofrece una biblioteca de desencadenantes y acciones que puede explorar y aplicar tal cual. Úselos como punto de partida y personalícelos específicamente para su equipo.
Las plantillas de automatización son una forma eficaz de configurar procesos. Y ClickUp tiene más de 50 de ellas para aplicar a cualquier espacio, carpeta o lista.
Automatizaciones personalizadas
Consejo profesional: con las automatizaciones personalizadas de ClickUp, puede añadir condiciones y definir varias acciones por automatización. Sin embargo, no recomendamos utilizar automatizaciones personalizadas a menos que ya se sienta cómodo aplicando plantillas de automatización y no haya encontrado las automatizaciones que necesita en nuestro repositorio de plantillas de automatización.
Combine los desencadenantes, las acciones y los campos personalizados de ClickUp para crear sus propias automatizaciones. Y personalícelas para que se adapten a los requisitos de su propio flujo de trabajo.
Plantillas de integración
ClickUp se integra con estas aplicaciones externas para que puedas configurar automatizaciones:
- Bugsnag: Por ejemplo, para crear una tarea de ClickUp cuando Bugsnag detecta un nuevo error en su producto.
- Calendly: para la creación de tareas de ClickUp basadas en eventos programados en Calendly.
- Correo electrónico: cuando necesite enviar automáticamente correos electrónicos desde su entorno de trabajo de ClickUp en función de determinados desencadenantes o condiciones, como cuando se desbloquea una tarea.
- GitHub: en caso de que su equipo (de software) necesite cambiar entre GitHub y ClickUp para sincronizar el trabajo, como actualizar el estado de una tarea en ClickUp una vez que alguien realiza una confirmación en la rama principal de un repositorio GitHub determinado, o crear un problema en GitHub cuando un cliente informa de un error.
- Actualizar el estado de una tarea en ClickUp una vez que alguien realiza una confirmación en la rama principal de un repositorio GitHub determinado.
- Crear un problema en GitHub cuando un cliente informa de un error.
- Twilio: Por ejemplo, para enviar automáticamente mensajes de texto a un cliente desde su entorno de trabajo de ClickUp, informándole del estado de un proyecto.
- HubSpot: para automatizar sus flujos de trabajo utilizando desencadenantes basados en acuerdos.
- Actualizar el estado de una tarea en ClickUp una vez que alguien realiza una confirmación en la rama principal de un repositorio GitHub determinado.
- Crear un problema en GitHub cuando un cliente informa de un error.
Estas integraciones incluyen plantillas con desencadenantes, acciones y condiciones nativas que puede adaptar a sus necesidades. También puede utilizar Campos personalizados para ajustar las Automatizaciones.
Cómo realizar la configuración de automatizaciones en los niveles de espacio, carpeta y lista en ClickUp
ClickUp divide el trabajo en elementos procesables para estructurar sus proyectos. De lo contrario, podría tener dificultades con la gestión de proyectos automatizada en la plataforma.
- Entornos de trabajo: represente a su empresa.
- Espacios: corresponden a las unidades de trabajo más grandes de su entorno de trabajo de ClickUp. Por ejemplo, puede utilizar los espacios para dividir su organización en departamentos, equipos, iniciativas o clientes. Eso le permitirá gestionar el trabajo según las diferentes necesidades.
- Carpetas: opcionales y contienen listas y documentos.
- Listas: divide las tareas en Sprints, ubicaciones geográficas o fases de proyectos, por ejemplo, y ayuda a aclarar el propósito de las tareas.
- Tareas: pueden contener subtareas y subtareas anidadas.
Ahora, cada espacio tiene su propio conjunto de ClickApps habilitadas para que puedas gestionar determinadas funciones, como las automatizaciones. Y si defines una automatización de ClickUp a nivel de espacio, todas las tareas dentro de ese espacio heredarán la automatización.
Lo mismo ocurre con las carpetas y las listas.
- Si configura una automatización para una carpeta, todas las tareas de las listas de esa carpeta heredarán la automatización.
- Y si asocia una automatización a una lista, solo las tareas de esa lista heredarán la automatización.
Esto significa que, al crear la automatización, debe elegir el espacio, la carpeta o la lista a la que desea aplicar la automatización.
➡️ ¡Echa un vistazo a nuestro seminario web sobre automatizaciones de ClickUp para obtener más detalles!
Ejemplos de automatización de usuarios de ClickUp
A lo largo de los años, hemos recopilado una extensa lista de ejemplos de automatizaciones de ClickUp de nuestros usuarios. Y nos encantaría compartir contigo algunos de los elementos de esa lista.
1. Construcción
Si eres gestor de proyectos de construcción, puedes utilizar ClickUp para:
- Envíe solicitudes de información a los contratistas un mes antes de la fecha de inicio del proyecto.
- Envíe un mensaje a su arquitecto una vez que apruebe los planos que ha elaborado.
2. Finanzas
Si eres responsable de nóminas, las automatizaciones de ClickUp te permiten:
- Cree una tarea de pago para el mes siguiente cada vez que pague a un contratista con una retribución mensual.
- Reciba una notificación por correo electrónico cuando el gasto real de un empleado supere un umbral determinado.
3. RR. HH.
Si es responsable de RR. HH., automatice su flujo de trabajo de contratación con ClickUp para:
- Notifique al responsable de contratación una vez que el candidato acepte la propuesta.
- Envía una encuesta de compromiso de los empleados justo después de que un nuevo empleado complete la última tarea de incorporación pendiente.
➡️ ¡Lea más sobre cómo nuestro equipo de incorporación utiliza las automatizaciones de ClickUp!
4. Derecho
Si es abogado, puede gestionar su bufete con ClickUp de la siguiente manera:
- Crear una tarea con la información que un cliente potencial acaba de enviar a través de un formulario Jotform integrado en su sitio web.
- Decidir si aceptar o no el caso basándose en la información que ClickUp ha almacenado en la tarea recién creada.
- Compartir documentos con notas de casos (y archivos adjuntos) con los clientes por correo electrónico tan pronto como termine de redactarlos.
5. Soporte al cliente
Si gestionas un equipo de soporte al cliente, puedes definir automatizaciones en ClickUp para:
- Cree un problema en GitHub cuando un cliente informe de un error en su producto.
- Aplica una plantilla de informe de incidencias a esa tarea.
➡️ ¡Descubra cómo nuestro equipo de soporte al cliente utiliza las automatizaciones de ClickUp!
6. Desarrollo de software
Si dirige un equipo de desarrollo de software, ajuste ClickUp para:
- Cree una tarea tan pronto como alguien envíe un formulario de error en ClickUp.
- Mueva la tarea recién creada a la lista de incidencias del equipo que la solucionará.
7. Marketing
Si eres director de marketing, puedes configurar ClickUp para:
- Asigna una tarea de creación de entradas de blog a tu especialista en SEO cuando el redactor cambie el estado de la tarea a «Borrador completado».
- Envía un correo electrónico de bienvenida a un cliente una vez que haya comenzado su incorporación.
➡️ ¡Obtenga más información sobre cómo nuestro equipo de marketing utiliza ClickUp!
8. Gestión de productos
Si eres gestor de productos, ClickUp puede ayudarte a:
- Mueva las tareas pendientes al siguiente sprint cuando ClickUp marque el actual como terminado.
- Notifique a las partes interesadas por correo electrónico cuando todas las tareas de la lista de control del lanzamiento de una función estén en estado «Completadas».
➡️ ¡Descubra cómo los gestores de productos de ClickUp utilizan ClickUp para hacer todo lo anterior y mucho más!
9. Equipo de ventas
¿Gestiona un equipo de ventas? Confíe en ClickUp para que lo haga por usted:
- Cree una tarea cada vez que un cliente potencial programe una demostración de producto a través de HubSpot.
- Asigna automáticamente clientes potenciales entre tus representantes del equipo de ventas en función de su cartera de proyectos o sus metas mensuales.
- Cree una tarea inmediatamente después de que un cliente se registre para una versión de prueba de producto o utilice su producto por primera vez.
- Envía un correo electrónico a todo el equipo cada vez que uno de tus representantes de ventas cierre un trato.
- Cree automáticamente una tarea para llamar a un cliente cuando no haya utilizado el producto durante un determinado periodo de tiempo.
10. Excelencia en la calidad
ClickUp puede ayudarte a garantizar que tu producto esté a la altura de las expectativas de tus clientes mediante:
- Añadir a los responsables adecuados como observadores de los equipos adecuados.
- Añadir a los jefes de equipo como observadores de todas las tareas asignadas a los miembros de sus equipos.
➡️ ¡Descubra cómo nuestro equipo de Excelencia en Calidad utiliza ClickUp!
¡Es hora de poner en marcha tus automatizaciones de ClickUp!
Ahora que ya sabe exactamente qué son las automatizaciones de ClickUp y cómo agilizan los procesos y la gestión de tareas, este es el plan:
- Explore las automatizaciones integradas de ClickUp.
- Aplique algunas plantillas de automatización a un proyecto de prueba para que pueda verlas en acción.
- Configura tu primera automatización personalizada en ClickUp.
Y si no ha encontrado su sector de empresa en los ejemplos de automatizaciones de ClickUp de esta guía, ¡póngase en contacto con nosotros! Nos encantaría conocer su proyecto y ayudarle a obtener más información sobre las automatizaciones de ClickUp.