La relevancia y la productividad de un profesional de cualquier sector exigen estar al día de los cambios y evolucionar con el sector a medida que éste alcanza cotas más altas. En gestión de proyectos el campo de la gestión de proyectos exige esto y mucho más, y por eso le ofrecemos esta interesante lista de términos de gestión de proyectos para ayudarle
A-E: De lo ágil a la gestión del valor ganado
Ágil
No se conforme con algo diferente si necesita una enfoque de gestión de proyectos que permite obtener información del cliente en tiempo real en cada fase del desarrollo del proyecto. Agile es compatible con la colaboración, la organización personal y la escalabilidad en función de las necesidades del proyecto y de las partes interesadas. Descompone los productos complejos y de gran tamaño en partes breves y manejables denominadas sprint scrums.
Gestión ágil de proyectos Gestión ágil de proyectos es un método de gestión de proyectos fácilmente adaptable utilizado por desarrolladores de software y gestores de productos. Desglosa un proyecto en fases que requieren una revisión periódica de las tareas en función de los comentarios del cliente. Aporta un estilo iterativo y flexibilidad a la gestión de proyectos, centrándose en la satisfacción del cliente y la colaboración.
Arrastre y suelte cualquier tarea en la siguiente columna para actualizar automáticamente su estado con la vista Tablero tipo Kanban de ClickUp
Planificación ágil de proyectos
"¡Esto no es lo que tenía en mente!" Para evitar este tipo de comentarios de los clientes, considere la posibilidad de utilizar la metodología de proyectos escalables que divide un proyecto en sprints de dos semanas de duración. ¿Quién no necesita tiempos de entrega récord con feedback, transparencia, gestión del tiempo y dentro del presupuesto ?
Blueprint
Cuando surja confusión sobre la interpretación de términos en programación, échale la culpa al plano. Un anteproyecto es un conjunto de ideas relacionadas pero sutilmente diferentes. El término de gestión de proyectos también se refiere a una representación gráfica del diseño de software. Ofrece una presentación visual resumida de un proyecto o concepto complejo.
Caso práctico
Un estudio de caso es una historia en profundidad sobre problemas de la vida real y la aplicación de conceptos en la sociedad. Encontrarás muchas anécdotas que dan un aspecto práctico a los conceptos teóricos de este término de gestión de proyectos.
Índice de rentabilidad
Al evaluar el rendimiento de un proyecto en relación con el presupuesto, el índice de rendimiento de costes (CPI) muestra si el proyecto es rentable. ¿Está dentro, por debajo o por encima del presupuesto? La fórmula es IPC= valor ganado (VE) / coste real (CA).
Gestión de proyectos de la cadena crítica
Enfoque de gestión que integra el conjunto de tareas, cronogramas y recursos necesarios para garantizar la finalización puntual de un proyecto dentro del presupuesto. Evalúa la capacidad de un equipo para completar un proyecto en función de las necesidades y los recursos de que dispone.
Método del camino crítico
El camino crítico identifica los elementos esenciales necesarios para completar una tarea. Sirve para mejorar la eficiencia mediante eliminando actividades irrelevantes y que hacen perder tiempo . Si es necesario, se pueden dedicar más recursos a las tareas críticas para acelerar la finalización del proyecto.
La ruta crítica comprueba todas las tareas del gráfico y determina el conjunto que afectaría al plazo global del proyecto si se ajustara
Factor crítico de éxito
el 67% de los proyectos fracasan por una mala gestión del tiempo o el dinero. Los gestores de proyectos astutos se mantienen al margen de los problemas formulando un plan estratégico. Los factores críticos de éxito conforman el plan estratégico o plan de trabajo que garantiza el éxito de un proyecto.
Los gestores de proyectos deben identificar distintos factores críticos, como por ejemplo requisitos hitos, entregables y planes de comunicación abiertos.
Dependencias
Las interrelaciones en la gestión de proyectos se producen cuando una tarea, una condición o una repetición dependen de que se haya completado una tarea anterior o una tarea sucesora. Las dependencias dan prioridad a relaciones entre tareas y su pedido para mantener un flujo de trabajo estable.
Cómo añadir una dependencia a una relación en ClickUp
Gestión del valor ganado
La gestión de proyectos requiere una metodología cuantitativa para la evaluación constante del progreso de un proyecto. La gestión del valor ganado proporciona parámetros para evaluar el progreso de un proyecto en relación con el calendario y la asignación presupuestaria. Los gestores de proyectos utilizan esas métricas para prever el proyecto y ajustarse a las desviaciones que surjan.
F-L: Seguimiento rápido del Plazo de entrega
Seguimiento rápido
A veces un proyecto se retrasa con respecto al calendario. La culpa la tienen el agotamiento, la falta de recursos, la falta de claridad en las metas y la mala comunicación, pero eso no desmiente la necesidad de alcanzar hitos. Cómo si no, acelerando el proyecto mediante trucos de compresión del calendario El seguimiento acelerado implica tácticas como las siguientes solapar tareas o realizarlas en paralelo para completar el proyecto en la fecha de entrega original.
Diagrama de flujo
Como herramienta de resolución de problemas, conecta segmentos de un proyecto y mejora el flujo y el procesamiento de la información. Además, un software de diagramas de flujo pueden cumplir otras funciones, como simplificar conceptos complejos para facilitar su visualización y comprensión.
Proceso/desarrollo incremental iterativo
Un modelo iterativo de desarrollo de software implica la repetición de actividades en ciclos o iteraciones. Conduce a la producción de una nueva versión del software hasta que se desarrolla la versión deseada o la mejor.
El método incremental divide la tarea de desarrollo de software en pequeñas porciones. El desarrollo de cada porción mejora la anterior, de modo que el proyecto progresa por fases. El proceso incremental iterativo, tienes razón, combina estos dos enfoques complementarios para que las mejoras de un proyecto se produzcan en cada fase del desarrollo y no de forma lineal.
Tablero Kanban
A Tablero Kanban permite ver en tiempo real las tareas pendientes, en progreso y completadas. El método Kanban descompone un proyecto en trozos de tareas. En este método, se utilizan notas adhesivas o tarjetas Kanban para representar visualmente las tareas.
El Tablero Kanban proporciona información que ayuda a los gestores a eliminar tareas irrelevantes y despilfarradoras. Hace que los equipos sean altamente productivos al aumentar su concentración en los elementos cruciales del proceso de desarrollo.
Un Tablero Kanban ayuda a visualizar su trabajo en curso y maximizar la eficiencia
Indicadores clave de rendimiento
Una gestión de proyectos eficaz requiere un esquema claro de metas u objetivos. Pero, ¿cómo ordenarlos y evaluarlos según su prioridad? Ahí es donde entran en juego los indicadores clave de rendimiento, que proporcionan métricas para medir su rendimiento en la reunión de metas u objetivos clave.
El indicador hace un seguimiento del rendimiento únicamente en las metas clave. Los indicadores clave de rendimiento varían en función de lo que una empresa considere el principal indicador de medida de su intento correcto.
Plazo de entrega Plazo de entrega define el tiempo que se tarda en satisfacer un pedido después de que un cliente lo realice. Proporciona una ventaja en el rendimiento de la empresa porque se refleja directamente en el rendimiento del trabajo y la satisfacción del cliente, independientemente de la fase o la naturaleza del proyecto. Gira en torno a:
- Creación o desarrollo de productos: la duración que tarda en entrar en el mercado un producto solicitado
- Gestión de la cadena de suministro: el tiempo desde que se realiza el pedido hasta que el producto llega al cliente
- Gestión de proyectos: la duración total de completar todas las tareas que requiere el proyecto
M-P: De la Agenda de reuniones al Cronograma del proyecto
Agenda de la reunión
Una comunicación abierta y eficaz en las reuniones de equipo ayuda a sus miembros a mantener centrados sus objetivos y metas. Para sacar el máximo partido de una reunión es necesario un agenda de la reunión el orden del día es un resumen de los problemas que se debatirán en la sesión. Un orden del día sencillo o formal evita que se pierda el tiempo en asuntos banales, que se desvíe el tema y que no se aborden los problemas clave del proyecto.
Conviene consultar a los demás miembros del equipo a la hora de ajustar el orden del día de la reunión para que puedan prepararse. Además, deben saber qué hacer antes y después de la reunión y cuál es su rol en la misma.
Actas de la reunión
Después de asistir a una reunión, es posible que se vaya con una lista personal de lo que se ha llevado del debate y las presentaciones. Se trata de notas informales o notas de reunión. No son actas de reunión. Actas de reunión son una versión oficial de las notas de la reunión y van seguidas de la aprobación unánime de todos los asistentes como fiel reflejo de todo lo tratado o acontecido en la reunión.
Hito
Todo proyecto tiene logros clave o puntos de control que sirven para identificar fases importantes en el desarrollo de un proyecto . Un hito, por tanto, señala un evento significativo en desarrollo del proyecto . Ayuda a un equipo a seguir su progreso en comparación con sus metas.
Sin él, sería imposible tener una perspectiva de los plazos o estructurar el proyecto. Los distintos gestores utilizan factores como fechas límite específicas según el calendario del proyecto o la obtención de aprobaciones de las partes interesadas en el proyecto para desarrollar hitos.
Cómo añadir un hito en ClickUp
Mapas mentales
Si se imagina un árbol con múltiples ramas, está en camino de comprender este concepto de mapa mental. A mapa mental define un concepto clave con ideas relacionadas o subconceptos que surgen a partir de él. Son muy útiles para planificar y gestionar proyectos a distancia o en la empresa. Cada rama de un mapa mental tiene una palabra clave o una imagen que fluye de ella. Toda la imagen cobra vida con diferentes colores para definir cada sección. Enlaza las ideas con el concepto principal para la resolución de problemas, la organización, la lluvia de ideas y el plan.
Los mapas mentales organizan la información en una jerarquía para mostrar relaciones
Misión
Si le pidieran que describiera su empresa, tendría mucho que decir: su relevancia para el sector o la sociedad, la ubicación geográfica, sus operaciones, su meta, la naturaleza de sus servicios o productos, sus clientes y mucho más. Resúmalo todo en una frase y tendrá la declaración de objetivos de su empresa Una buena declaración de misión es un argumento de venta cuando reconoce las necesidades de sus clientes o las soluciones que ofrece.
Objetivo
Hacer crecer una empresa o llevar a cabo un proyecto no tiene por qué ser complicado si se tiene un objetivo claro. Un objetivo o una meta engloba la objetivos que te fijas para guiar tus tareas u operaciones . A través de él, puede mejorar la rendición de cuentas, identificar y resolver problemas y centrarse en las áreas que requieren mejoras. Es compatible con la visión de su empresa plasmada en la declaración de misión. Completando tu meta consigues tu objetivo.
Actividades del proyecto
Una actividad de proyecto es una tarea con subtareas. Completar las subtareas conduce a la consecución de ese hito o tarea principal. Por ejemplo, en un caso en el que la tarea principal sea crear una presentación, las subtareas incluirían: recopilación de contenido, diseño del paquete de diapositivas, revisión con las partes interesadas clave y elaboración del producto final.
Presupuesto del proyecto
A presupuesto del proyecto indica los gastos o costes totales estimados o previstos necesarios para completar un proyecto en un periodo determinado. Destaca los costes en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Los errores de cálculo en los requisitos presupuestarios pueden causar déficits o una mala utilización de los fondos que obstaculizarían la entrega de los resultados. El presupuesto de un proyecto es un factor de aprobación del proyecto que mide el rendimiento.
Hacer cálculos entre campos de una tarea utilizando fórmulas simples y avanzadas
Entregas del proyecto
Los entregables son resultados de las actividades que componen un proyecto. Esto significa que entregables del proyecto no son el resultado final de un proyecto. Los entregables de un proyecto son los servicios o productos que se obtienen de un proyecto y se entregan a un cliente. Un entregable debe contar con la aprobación de las partes interesadas y desempeñar un rol específico en los objetivos del proyecto.
Metas del proyecto
Siempre que un proyecto llega a buen puerto, comienza con un una declaración clara del resultado deseado . Estas declaraciones definen las metas del proyecto al establecer la proyección general de lo que el proyecto logrará. Si las metas del proyecto sólo definen los resultados, se vuelven vagas.
Puede contrarrestar la ambigüedad reduciéndolos a aspectos específicos del proyecto, como metas de tiempo, metas de rendimiento y metas de recursos. Así, si planea tener 20 nuevos clientes el año que viene, debe evaluar y ver si su meta es alcanzable, limitada en el tiempo, cuantificable, realista y específica, para que pueda considerarse una meta válida del proyecto.
Una meta de proyecto proporciona un contexto general de lo que el proyecto logrará
Ciclo de vida del proyecto
Todo tiene un principio y un final. También su proyecto. A ciclo de vida del proyecto es el proceso que sigue un proyecto desde su inicio hasta su final. Una idea desalentadora si se tiene en cuenta que significa gestionar todos los aspectos que componen el ciclo de vida de un proyecto: los entregables, el equipo, el proceso y las necesidades de los clientes.
Instituto de Gestión de Proyectos
Esta asociación sin ánimo de lucro ofrece afiliación profesional a gestores de programas y de proyectos. Además, el PMI ofrece a sus miembros la Acreditación profesional de gestión de proyectos reconocida en todo el mundo. Esta credencial proporciona a empleadores y clientes confianza en las cualificaciones del profesional en la gestión de proyectos. Teniendo en cuenta el número de recursos que se invierten en los proyectos, merecería la pena asegurarse de que su equipo cuenta con un profesional certificado al timón.
Gestor de proyectos
Es la persona encargada de planificar y dirigir un proyecto hasta su finalización, asegurándose de que se cumplen los plazos, el presupuesto y los resultados previstos. Se dirigen el ciclo de vida del proyecto explotando los recursos para maximizar la eficacia, disminuyendo los costes y aumentando los ingresos, y dando forma a la misión y las metas generales de la organización. Las funciones específicas de un PM dependen de la naturaleza de su sector y de los tipos de proyectos de que se trate.
Objetivos del proyecto
Metas y objetivos son términos diferentes de la gestión de proyectos. Objetivos del proyecto son declaraciones específicas de lo que su equipo debe lograr, y el resultado previsto de la reunión de los objetivos es la meta. Objetivos del proyecto requieren una estrategia concisa y un medio o herramientas para cuantificarlos, como un panel de seguimiento del progreso para mantener el proyecto en marcha.
Gestión de la cartera de proyectos Gestión de carteras de proyectos es una tarea de la gestión de proyectos que implica la selección, el pedido y el control de un proyecto o programa en función de su capacidad y sus objetivos. Aporta valor al elegir proyectos, alinearlos con el plan estratégico de una empresa y optimizar los recursos limitados para obtener sinergias entre proyectos.
Gracias a estas medidas, una organización no se involucrará en proyectos irrelevantes o en demasiados proyectos, lo que llevaría al fracaso por falta de una gestión y coordinación adecuadas.
El widget Portfolio Dashboard en ClickUp
Calendario del proyecto
En cualquier momento, usted desea estar al corriente del progreso de su proyecto, especialmente en lo que respecta a la cuenta del tiempo. Para ello gestión del tiempo le ayudarán a cumplir los plazos y a comunicar a los demás miembros del equipo y a los clientes el estado del proyecto. Herramientas de programación de proyectos van más allá del tradicional bolígrafo, papel y calendarios. Puedes crear tareas, asignarlas a días concretos y marcar sus horas previstas de inicio y finalización con un calendario en línea .
Un calendario de proyectos es compatible con la planificación, la programación y la gestión de recursos
Alcance del proyecto
Antes de que comience un proyecto, debe haber una declaración detallada de todos sus aspectos. Esa declaración es el alcance del proyecto y recoge aspectos como los recursos necesarios, los entregables, todas las tareas o fases relacionadas con el proyecto, los límites y los cronogramas. Es la justificación de un proyecto y documenta sus metas específicas y las medidas de su intento correcto.
Interesados en el proyecto
A parte interesada en el proyecto es una persona, grupo u organización con interés en las actividades de un proyecto o que participa en ellas a cualquier nivel. Estas entidades pueden perder o ganar directamente con el proyecto. Los buenos gestores deben identificar a las partes interesadas, sus roles y necesidades, y comunicarles el alcance del proyecto.
Cronograma del proyecto
Un proyecto debe tener un calendario. Sin embargo, las cosas no siempre salen según lo planeado, y situaciones como el retraso en los hitos y los atrasos asolan los proyectos. A cronograma del proyecto es un orden cronológico de los eventos y tareas clave de un proyecto para garantizar que se desarrollan según lo previsto. Recoge y comunica los plazos, las dependencias de las tareas, las tareas específicas y la duración prevista de las tareas a las distintas partes interesadas.
Q-W: Garantía de calidad para la gestión de proyectos en cascada
Garantía de calidad
Uno de los términos de gestión de proyectos que hay que conocer es Garantía de calidad , que es una principio de gestión de proyectos que impide que una empresa magnifique los errores y evite exponerse a riesgos. Orienta a los gestores en el desarrollo de productos de calidad, el ajuste de estándares de excelencia y la eliminación de escollos. La garantía de calidad, por tanto, se centra en la entrega no sólo de un paquete completo, sino de los mejores resultados del sector para mantener y hacer crecer una base de clientes.
Gestión de la calidad
Los gestores de proyectos buscan la excelencia no como un éxito puntual, sino como un esfuerzo sostenido. La gestión de calidad garantiza la prestación constante de servicios, productos u otros entregables de calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entre sus características identificables figuran la funcionalidad, el rendimiento, la idoneidad, la coherencia y la fiabilidad. Una organización establece sus normas para medir estos niveles en función del proyecto.
Planificación de la calidad
Este aspecto de la planificación de proyectos ayuda a decidir las prioridades de un proyecto. Se produce en la fase de planificación y ayuda al equipo y al gestor a determinar las cuestiones críticas para el éxito del proyecto. Lista los recursos necesarios, las tareas implicadas y los objetivos. Además, en este paso se establecen las normas de calidad que debe cumplir el proyecto.
Gráfico RACI
A Gráfico RACI es un diagrama que correlaciona el nivel de implicación de una persona en un proyecto, para que todo el mundo entienda claramente sus roles y responsabilidades. RACI es un acrónimo que significa Responsable, Contable, Consultado e Informado. Este gráfico fomenta la comunicación y define la propiedad, por lo que las actividades en el cronograma del proyecto moverse en consecuencia sin confusión.
Asignación de recursos
Una gestión eficaz y de calidad requiere asignación de recursos que es la posición estratégica de los recursos disponibles para compatibilizarlos con las tareas a las que están destinados. Contribuye al buen funcionamiento del proyecto, mantiene la productividad y mantiene la rentabilidad del proyecto. Sin embargo, la disponibilidad de recursos y las demandas de los clientes pueden afectar a la asignación de recursos.
La asignación de recursos es el proceso de asignar estratégicamente sus recursos para alcanzar las metas del proyecto
Nivelación de recursos Nivelación de recursos es una técnica de gestión que racionaliza la asignación de recursos, la alinea con el calendario del proyecto y, en última instancia, elimina la asignación de recursos excesivos o insuficientes a un proyecto. Sin embargo, si no se termina correctamente, los recursos o bien no prestan un servicio óptimo a un proyecto o bien no alcanzan su utilización óptima, con el consiguiente despilfarro. Por lo tanto, hay que reconocer las lagunas en los recursos del proyecto, hacer estimaciones realistas de los recursos necesarios y
crear una lista de prioridades para la gestión de recursos y tareas.
Gestión de recursos
Los recursos dan vida a las organizaciones y los proyectos, sin los cuales se enfrentan a fracasos seguros. Gestión de recursos mantiene a raya estos resultados nefastos. Define las estrategias de planificación, organización y distribución de los recursos. Forma parte de la gestión de proyectos y controla los recursos intangibles y tangibles.
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos identifica, evalúa y mitiga las posibles amenazas para los proyectos. Examina cómo un proyecto puede cambiar sus objetivos y resultados debido a la exposición a los riesgos. El proceso documenta los cuellos de botella previstos y las formas de superarlos.
Scope Creep
El desbordamiento del alcance define un fenómeno en el que los entregables y requisitos de un proyecto aumentan con el progreso del mismo. Supone una carga para los recursos, ya que implica actividades fuera del ámbito del proyecto . Con esta presión añadida sobre el equipo, los recursos y el tiempo, el proyecto pierde el rumbo y se tambalea o fracasa.
Scrum
Scrum es un solución ágil de gestión de proyectos que divide los proyectos en pequeños segmentos llamados sprints. Los sprints iterados duran entre quince días y un mes. Recoge los comentarios de los clientes en cada sprint y utiliza un tablero de scrum para documentar las metas y tareas del sprint con el fin de mantener o mejorar el ritmo de entrega del proyecto.
Scrum Gestión de proyectos Scrum gestión de proyectos se aleja del método tradicional de gestión de proyectos, en el que el cliente ve el producto de un proyecto una vez completado. De este modo, el cliente no podía dar su opinión antes de completar el proyecto. La gestión de proyectos Scrum divide el proyecto en roles, artefactos y eventos.
Estas tres son herramientas y roles mediante los cuales el programa divide un proyecto complejo en segmentos llamados sprints que duran entre dos y cuatro semanas. Al final de un sprint, el cliente da su opinión para guiar al equipo de gestión en el desarrollo del mejor producto o servicio posible y deseado para el cliente.
Sprint
A sprint es un periodo determinado o fijo que dura entre una y cuatro semanas. Es un ciclo de desarrollo en la vida de un proyecto. Por lo tanto, un sprint de scrum surge de la descomposición de un proyecto en pequeñas cajas o tareas que deben ser completadas y aprobadas por los interesados antes de pasar a la fase siguiente.
Vista Listas de Sprints en ClickUp
Story Point
Al final de un sprint, un equipo asigna unidades para dar información sobre el esfuerzo necesario para implementar un backlog para una tarea o elemento del proyecto. Esta métrica cuantifica el aspecto abstracto de implementar una historia del cliente en la fase de planificación, se trata de determinar los riesgos, la complejidad y el esfuerzo necesarios. Tiene lugar en el backlog del producto.
Gestión de proyectos en cascada
Este metodología lineal de gestión de proyectos da un proceso secuencial para completar un proyecto. Requiere completar una fase antes de pasar a la siguiente, y los pasos o fases fluyen o caen en cascada unos dentro de otros como el agua que baja por una cascada. Puede que no sea flexible como las soluciones de gestión recientes, pero sigue las fases habituales de la gestión de proyectos.
Con estos términos de gestión de proyectos en su haber, le resultará fácil comprender y aprovechar al máximo los recursos para sacar lo mejor de su proyecto tareas de gestión de proyectos . Inscríbete en Boletín del blog de ClickUp para obtener más información sobre la gestión de proyectos y consejos prácticos directamente en tu bandeja de entrada 📧