La relevancia y la productividad de un profesional de cualquier sector requieren estar al día de los cambios y evolucionar con el sector a medida que alcanza nuevas cotas. El campo de la gestión de proyectos exige esto y mucho más, y por eso te ofrecemos esta completa lista de términos de gestión de proyectos para ayudarte.
A-E: Agile a gestión del valor ganado (Agilidad a gestión del valor ganado)
Ágil
No se conforme con nada diferente si necesita un enfoque de gestión de proyectos que permita obtener comentarios de los clientes en tiempo real en cada fase del desarrollo del proyecto. Agile favorece la colaboración, la organización personal y la escalabilidad en función de las necesidades del proyecto y de las partes interesadas. Desglosa productos complejos y de gran tamaño en partes más pequeñas y manejables denominadas «sprint scrums».
Gestión ágil de proyectos
La gestión ágil de proyectos es un método de gestión de proyectos fácilmente adaptable utilizado por desarrolladores de software y gestores de productos. Divide un proyecto en fases que requieren una revisión periódica de las tareas en función de los comentarios de los clientes. Aporta un estilo iterativo y flexibilidad a sus actividades de gestión de proyectos, centrándose en la satisfacción del cliente y la colaboración.
Planificación ágil de proyectos
«¡Esto no es lo que tenía en mente!». Para evitar este tipo de comentarios de los clientes, considere la posibilidad de utilizar la metodología de proyectos escalable, que divide un proyecto en sprints de dos semanas de duración. ¿Quién no necesita tiempos de respuesta récord con comentarios, transparencia, gestión del tiempo y dentro del presupuesto?
Plan
Cuando surja confusión sobre la interpretación de los términos en programación, échale la culpa al blueprint. Un blueprint es un conjunto de ideas relacionadas entre sí, pero sutilmente diferentes. El término de gestión de proyectos también se refiere a una representación gráfica del diseño de software. Ofrece una presentación visual resumida de un proyecto o concepto complejo.
Caso práctico
Un caso práctico es una historia detallada sobre problemas de la vida real y la aplicación de conceptos en la sociedad. Encontrarás muchas anécdotas que aportan un aspecto práctico a los conceptos teóricos de este término de gestión de proyectos.
Índice de rendimiento de costes
Al evaluar el rendimiento de un proyecto en relación con el presupuesto, el índice de rendimiento de costes (CPI) muestra si el proyecto es rentable. ¿Está dentro, por debajo o por encima del presupuesto? La fórmula es CPI = valor ganado (EV) / coste real (AC).
Gestión de proyectos de cadena crítica
Enfoque de gestión que integra el conjunto de tareas, cronogramas y recursos necesarios para garantizar la finalización puntual de un proyecto dentro del presupuesto. Evalúa la capacidad de un equipo para completar un proyecto en función de las necesidades y los recursos de que dispone.
Método del camino crítico
La ruta crítica identifica los elementos esenciales necesarios para completar una tarea. Todo ello contribuye a mejorar la eficiencia al eliminar actividades irrelevantes y que suponen una pérdida de tiempo. Si es necesario, se pueden destinar más recursos a las tareas críticas para acelerar la finalización del proyecto.
Factor crítico de éxito
El 67 % de los proyectos fracasan por una mala gestión del tiempo o del dinero. Los gestores de proyectos astutos se mantienen alejados de los problemas formulando un plan estratégico. Los factores críticos de éxito comprenden el plan estratégico o el plan de trabajo que garantiza el éxito del proyecto.
Los gestores de proyectos deben identificar factores críticos específicos, como requisitos, hitos, entregables, software y planes de comunicación abiertos.
Dependencias
Las interrelaciones en la gestión de proyectos se producen cuando una tarea, una condición o un suceso dependen de la finalización de una tarea anterior o posterior. Las dependencias establecen un orden de prioridad en las relaciones entre las tareas y su secuencia para mantener un flujo de trabajo estable.
Gestión del valor ganado
La gestión de proyectos requiere una metodología cuantitativa para evaluar constantemente el progreso de un proyecto. La gestión del valor ganado proporciona parámetros para evaluar el progreso de un proyecto en relación con el calendario y la asignación presupuestaria. Los gestores de proyectos utilizan esas métricas para hacer previsiones sobre el proyecto y ajustarse a las variaciones que surjan.
F-L: Seguimiento rápido para el Plazo de entrega (Ruta rápida al Plazo de entrega)
Seguimiento rápido
A veces, un proyecto se retrasa. Se puede culpar al agotamiento, la falta de recursos, la falta de claridad en las metas y la mala comunicación, pero eso no invalida la necesidad de alcanzar los hitos. ¿De qué otra manera, sino acelerando el proyecto mediante trucos de compresión del calendario? Por lo tanto, la aceleración implica tácticas como superponer tareas o realizarlas en paralelo para completar el proyecto en la fecha de entrega original.
Diagrama de flujo
Como herramienta para la resolución de problemas, conecta los segmentos de un proyecto y mejora el flujo y el procesamiento de la información. Además, un software de diagramas de flujo puede cumplir otras funciones, como simplificar conceptos complejos para que sean más fáciles de visualizar y comprender.
Proceso/desarrollo iterativo incremental
Un modelo de desarrollo de software iterativo implica repetir actividades en ciclos o iteraciones. Conduce a la producción de una nueva versión del software hasta que se desarrolla la versión deseada o la mejor.
El método incremental divide la tarea de desarrollo de software en pequeñas partes. El desarrollo de cada parte mejora la anterior, de modo que el proyecto avanza por fases. El proceso incremental iterativo, como bien dice, combina estos dos enfoques complementarios para que las mejoras en un proyecto se produzcan en cada fase del desarrollo y no de forma lineal.
Tablero Kanban
Un tablero Kanban te permite ver las tareas pendientes, en curso y completadas en tiempo real. El método Kanban divide un proyecto en pequeñas tareas. En este método, se utilizan notas adhesivas o tarjetas Kanban para representar visualmente las tareas.
El tablero Kanban proporciona información que ayuda a los gerentes a eliminar tareas irrelevantes y que suponen un desperdicio. Hace que los equipos sean muy productivos al aumentar su enfoque en los elementos cruciales del proceso de desarrollo.
Indicadores clave de rendimiento
Una gestión eficaz de proyectos requiere una descripción clara de los objetivos o metas. Entonces, ¿cómo ordenarlos y evaluarlos según su prioridad? Ahí es donde entran en juego los indicadores clave de rendimiento, que proporcionan métricas para medir su rendimiento en el cumplimiento de los objetivos o metas clave.
El indicador solo mide el rendimiento en metas clave. Los indicadores clave de rendimiento varían en función de lo que una empresa considere el indicador primordial para medir su éxito.
Plazo de entrega
El plazo de entrega define el tiempo que se tarda en completar un pedido después de que el cliente lo haya realizado. Proporciona una ventaja en el rendimiento de la empresa, ya que se refleja directamente en el rendimiento del trabajo y la satisfacción del cliente, independientemente de la fase o la naturaleza del proyecto. Gira en torno a:
- Creación o desarrollo de productos: la duración que tarda un producto solicitado en salir al mercado.
- Gestión de la cadena de suministro: el tiempo transcurrido desde la realización del pedido hasta que el producto llega al cliente.
- Gestión de proyectos: la duración total necesaria para completar todas las tareas requeridas por el proyecto.
M-P: Agenda de la reunión y cronograma del proyecto
Agenda de la reunión
Una comunicación abierta y eficaz en las reuniones de equipo ayuda a los miembros a mantener el enfoque en los objetivos y metas. Para sacar el máximo partido a una reunión es necesario contar con una agenda, que es un resumen de los problemas que se van a tratar en la sesión. Una agenda sencilla o formal evita la pérdida de tiempo en asuntos triviales, las digresiones y el hecho de no abordar problemas clave del proyecto.
Debe consultar a otros miembros del equipo al establecer la agenda de la reunión para que puedan prepararse. Además, deben saber qué hacer antes y después de la reunión y cuáles son sus roles en ella.
Actas de reuniones
Después de asistir a una reunión, es posible que te vayas con una lista personal de lo que has aprendido de la discusión y las presentaciones. Se trata de notas informales o notas de la reunión. No son actas de la reunión. Las actas de la reunión son una versión oficial de tus notas de la reunión y cuentan con la aprobación unánime de todos los asistentes como registro fiel de todo lo que se discutió o sucedió en la reunión.
Hito
Cada proyecto tiene logros clave o puntos de control que se utilizan para identificar las fases principales en el desarrollo del mismo. Por lo tanto, un hito señala un evento significativo en el desarrollo del proyecto. Ayuda al equipo a realizar el seguimiento de su progreso en comparación con sus metas.
Sin ella, sería imposible tener una perspectiva de los plazos o estructurar el proyecto. Los diferentes gestores utilizan factores como las fechas límite específicas según el calendario del proyecto o la obtención de las aprobaciones de las partes interesadas en el proyecto para desarrollar hitos.
mapas mentales
Si imagina un árbol con múltiples ramas, estará en camino de comprender este concepto de mapa mental. Un mapa mental define un concepto clave con ideas relacionadas o subconceptos que se derivan de él. Son muy útiles en la planificación y gestión de proyectos remotos e internos.
Cada rama de un mapa mental tiene una palabra clave o una imagen que fluye de ella. La imagen completa cobra vida con diferentes colores para definir cada sección. Vincula ideas con el concepto principal para la resolución de problemas, la organización, la lluvia de ideas y la planificación.
Declaración de misión
Si te pidieran que describieras tu empresa, tendrías mucho que decir: su relevancia para la industria o la sociedad, su ubicación geográfica, sus operaciones, su meta, la naturaleza de sus servicios o productos, sus clientes y mucho más. Resumir todo eso en una sola frase te dará la declaración de misión de tu empresa. Una buena declaración de misión es un argumento de venta cuando reconoce las necesidades de sus clientes o las soluciones que ofrece.
Objetivo
Hacer crecer una empresa o llevar a cabo un proyecto no tiene por qué ser complicado si tienes un objetivo claro. Un objetivo o meta abarca los objetivos que estableces para guiar tus tareas u operaciones. A través de él, puedes mejorar la responsabilidad, identificar y resolver problemas, y centrarte en las áreas que requieren mejoras. Apoya la visión de tu empresa tal y como se recoge en la declaración de misión. Al completar tu meta, alcanzas tu objetivo.
Actividades del proyecto
La actividad del proyecto es una tarea que contiene subtareas. Completar las subtareas conduce al logro de ese hito o tarea principal. Por ejemplo, en un caso en el que la tarea principal es crear una presentación, las subtareas incluirían: recopilar contenido, diseñar la presentación de diapositivas, revisarla con las partes interesadas clave y crear el producto final.
Presupuesto del proyecto
El presupuesto de un proyecto ofrece las estimaciones totales o los gastos o costes previstos necesarios para completar un proyecto en un periodo determinado. Destaca los costes en cada fase del ciclo de vida del proyecto. Los errores de cálculo en los requisitos presupuestarios pueden provocar déficits o un uso indebido de los fondos que obstaculizarían los resultados. El presupuesto de un proyecto es un factor en la aprobación del mismo que mide el rendimiento.
Entregables del proyecto
Los entregables son los resultados de las actividades que componen un proyecto. Esto significa que los entregables del proyecto no son el resultado final de un proyecto. Los entregables del proyecto son servicios o productos obtenidos de un proyecto y entregados a un cliente. Un entregable debe contar con la aprobación de las partes interesadas y desempeñar un rol específico en los objetivos del proyecto.
Metas del proyecto
Cuando un proyecto llega a buen término, siempre comienza con una declaración clara del resultado deseado. Estas declaraciones definen las metas del proyecto al indicar la proyección general de lo que se va a lograr con él. Si las metas del proyecto solo definen los resultados, se vuelven vagos.
Puede contrarrestar la ambigüedad reduciendo el alcance a aspectos específicos del proyecto, como los objetivos de tiempo, rendimiento y recursos. Por lo tanto, si planea tener 20 nuevos clientes en el próximo año, debe evaluar y ver si su meta es alcanzable, con plazos definidos, cuantificable, realista y específica, para que pueda considerarse una meta válida del proyecto.
Ciclo de vida del proyecto
Se dice que casi todo tiene un principio y un final. Eso incluye tu proyecto. El ciclo de vida de un proyecto es el proceso que sigue un proyecto desde su inicio hasta su finalización. Sin duda, es una idea abrumadora si se tiene en cuenta que implica gestionar todos los aspectos que componen el ciclo de vida de un proyecto: los resultados, el equipo, el proceso y las necesidades de los clientes.
Instituto de Gestión de Proyectos
Esta asociación sin ánimo de lucro ofrece afiliación profesional a gestores de programas y gestores de proyectos. Además, el PMI otorga a sus miembros la acreditación Project Management Professional, reconocida en todo el mundo. Esta credencial proporciona a los empleadores y clientes confianza en las cualificaciones del profesional en la gestión de proyectos. Teniendo en cuenta el número de recursos que se invierten en los proyectos, vale la pena asegurarse de que su equipo cuente con un profesional certificado al frente.
Gerente de gestión de proyectos
Es la persona encargada de planificar y dirigir un proyecto hasta su completación, asegurándose de que se cumplan los plazos, el presupuesto y los resultados previstos. Proporciona orientación sobre el ciclo de vida del proyecto aprovechando los recursos para maximizar la eficiencia, reducir los costes y aumentar los ingresos, y definiendo la misión y las metas generales de la organización. Las funciones específicas de un gestor de proyectos dependen de la naturaleza de su sector y del tipo de proyectos en los que participe.
Objetivos del proyecto
Las metas y los objetivos son términos diferentes de gestión de proyectos. Los objetivos del proyecto son declaraciones específicas de lo que su equipo debe lograr, y el resultado previsto al cumplir los objetivos es la meta. Los objetivos del proyecto requieren una estrategia concisa y un medio o herramientas para cuantificarlos, como un panel de seguimiento del progreso, para mantener el proyecto en marcha.
Gestión de carteras de proyectos de gestión de proyectos
La gestión de la cartera de proyectos es una tarea de la gestión de proyectos que implica la selección, ordenación y control de un proyecto o programa en función de su capacidad y sus objetivos. Aporta valor al seleccionar proyectos, alinearlos con el plan estratégico de la empresa y optimizar los recursos limitados para lograr la sinergia entre proyectos.
Gracias a estas medidas, la organización no se embarcará en proyectos irrelevantes o en demasiados proyectos, lo que podría conducir al fracaso debido a una falta de gestión y coordinación adecuadas.
Calendario del proyecto de proyecto
En cualquier momento dado, usted desea estar al tanto del progreso de su proyecto, especialmente en lo que respecta a la contabilidad del tiempo. Los recursos adecuados para la gestión del tiempo le ayudarán a centrarse en los plazos y a comunicar a otros miembros del equipo y a los clientes el estado del proyecto. Las herramientas de planificación de proyectos van más allá del lápiz, el papel y los calendarios tradicionales. Puede crear tareas, asignarlas a días específicos y marcar sus horas de inicio y finalización previstas con un calendario en línea.
Alcance del proyecto
Antes de comenzar un proyecto, debe existir una descripción detallada de todos sus aspectos. Esa descripción es el alcance del proyecto y recoge aspectos como los recursos necesarios, los entregables, todas las tareas o fases relacionadas con el proyecto, los límites y los cronogramas. Es la justificación de un proyecto y documenta sus metas específicas y las medidas de éxito.
Partes interesadas en el proyecto
Una parte interesada en un proyecto es una persona, grupo u organización que tiene interés en las actividades del proyecto o participa en ellas en cualquier nivel. Estas entidades pueden salir ganando o perdiendo directamente con el proyecto. Los buenos gestores deben identificar a las partes interesadas, sus roles y necesidades, y comunicarles el alcance del proyecto.
Cronograma del proyecto
Un proyecto debe tener un cronograma. Sin embargo, las cosas no siempre salen según lo previsto, y situaciones como retrasos en los hitos y atrasos afectan a los proyectos. El cronograma de un proyecto es una ordenación cronológica de los eventos y tareas clave del proyecto para garantizar que se desarrollen según lo previsto. Recoge y comunica los plazos, las dependencias de las tareas, las tareas específicas y la duración prevista de las tareas a las distintas partes interesadas.
Q-W: Garantía de calidad para la gestión de proyectos en cascada
Garantía de calidad
Uno de los términos de gestión de proyectos que hay que conocer es «garantía de calidad», que es un principio de gestión de proyectos que evita que una empresa amplíe los errores y evite la exposición a riesgos. Orienta a los gestores en el desarrollo de productos de calidad, el establecimiento de estándares de excelencia y la eliminación de obstáculos. Por lo tanto, la garantía de calidad se centra no solo en la entrega de un paquete completo, sino también en los mejores resultados del sector para mantener y hacer crecer la base de clientes.
Gestión de la calidad
Los gestores de proyectos buscan la excelencia no como un éxito puntual, sino como un esfuerzo sostenido. La gestión de la calidad garantiza la prestación constante de servicios, productos u otros resultados de calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Entre sus características identificables se incluyen la funcionalidad, el rendimiento, la idoneidad, la coherencia y la fiabilidad. Cada organización establece sus propios estándares para medir estos niveles en función del proyecto.
Planificación de la calidad
Este aspecto de la planificación de proyectos ayuda a decidir las prioridades de un proyecto. Se produce en la fase de planificación y ayuda al equipo y al gestor a determinar los aspectos críticos que conducen al éxito del proyecto. En él se enumeran los recursos necesarios, las tareas que hay que realizar y los objetivos. Además, en este paso se establecen los estándares de calidad que debe cumplir el proyecto.
Gráfico RACI
Un gráfico RACI es un diagrama que correlaciona el nivel de participación de una persona en un proyecto, para que todos comprendan claramente sus roles y responsabilidades. RACI es un acrónimo que significa Responsable, Acuartelado, Consultado e Informado. Este gráfico fomenta la comunicación y define la propiedad, de modo que las actividades del cronograma del proyecto se desarrollen sin confusiones.
Asignación de recursos
Una gestión eficiente y de calidad requiere la asignación de recursos, es decir, el posicionamiento estratégico de los recursos disponibles para respaldar las tareas previstas para ellos. Esto conduce al buen funcionamiento del proyecto, mantiene la productividad y garantiza la rentabilidad del mismo. Sin embargo, la disponibilidad de recursos y las demandas de los clientes pueden afectar a la asignación de recursos.
Nivelación de recursos
La nivelación de recursos es una técnica de gestión que optimiza la asignación de recursos, la alinea con el calendario del proyecto y, en última instancia, elimina la asignación excesiva o insuficiente de recursos a un proyecto. Sin embargo, si no se realiza correctamente, los recursos no prestan un servicio óptimo al proyecto o no alcanzan su utilización óptima, lo que supone un desperdicio. Por lo tanto, debe reconocer las deficiencias en los recursos del proyecto, realizar estimaciones realistas de los recursos necesarios y crear una lista de prioridades para la gestión de los recursos y las tareas.
Gestión de recursos
Los recursos dan vida a las organizaciones y los proyectos, sin los cuales se enfrentan a fracasos seguros. La gestión de recursos evita estos resultados nefastos. Define las estrategias implicadas en la planificación, organización y distribución de los recursos. Forma parte de la gestión de proyectos y controla los recursos intangibles y tangibles.
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos identifica, evalúa y mitiga las posibles amenazas para los proyectos. Examina cómo un proyecto puede cambiar sus objetivos y resultados debido a la exposición a los riesgos. El proceso documenta los cuellos de botella previstos y las formas de superarlos.
Desviación del alcance
El alcance excesivo define un fenómeno en el que los resultados y requisitos de un proyecto aumentan a medida que este avanza. Esto supone una carga para los recursos, ya que implica actividades que quedan fuera del alcance del proyecto. Con esta presión añadida sobre el equipo, los recursos y el tiempo, el proyecto pierde el rumbo y se estanca o fracasa.
Scrum
Scrum es una solución ágil de gestión de proyectos que divide los proyectos en pequeños segmentos llamados sprints. Los sprints iterativos duran entre quince días y un mes. Recopila los comentarios de los clientes en cada sprint y utiliza un tablero scrum para documentar las metas y las tareas del sprint con el fin de mantener o mejorar el ritmo de entrega del proyecto.
Gestión de proyectos Scrum
La gestión de proyectos Scrum se aleja del método tradicional de gestión de proyectos, en el que el cliente ve el producto de un proyecto una vez completado. Esto no daba al cliente la posibilidad de dar su opinión antes de la completación del proyecto. Entra en escena la gestión de proyectos Scrum, que divide un proyecto en roles, artefactos y eventos.
Estas tres son herramientas y roles mediante los cuales el programa divide un proyecto complejo en segmentos llamados Sprints, que duran entre dos y cuatro semanas. Al final de un Sprint, el cliente proporciona comentarios para orientar al equipo de gestión en el desarrollo del mejor producto o servicio posible y deseado para el cliente.
Sprint
Un sprint es un periodo específico o fijo que dura entre una y cuatro semanas. Es un ciclo de desarrollo en la vida de un proyecto. Por lo tanto, un sprint de scrum surge de la división de un proyecto en pequeñas partes o tareas que requieren la finalización y aprobación de las partes interesadas antes de pasar a la fase siguiente.
Punto de historia
Al final de un sprint, un equipo asigna unidades para dar feedback sobre el esfuerzo necesario para implementar un backlog para una tarea o elemento del proyecto. Esta métrica cuantifica el aspecto abstracto de implementar la historia de un cliente, en lo que respecta a los riesgos, las complejidades y el esfuerzo que conlleva. Se lleva a cabo en el backlog del producto.
Gestión de proyectos en cascada
Esta metodología lineal de gestión de proyectos ofrece un proceso secuencial para completar un proyecto. Requiere completar una fase antes de pasar a la siguiente, y los pasos o fases fluyen o se encadenan entre sí como el agua que cae por una cascada. Puede que no sea tan flexible como las soluciones de gestión más recientes, pero sigue las fases habituales de la gestión de proyectos.
Con estos términos de gestión de proyectos en tu haber, ahora te resultará fácil comprender y maximizar los recursos para sacar el máximo partido a tus tareas de gestión de proyectos. Suscríbete al boletín del blog de ClickUp para obtener más información sobre gestión de proyectos y recibir consejos prácticos directamente en tu bandeja de entrada. 📧