Los trabajadores del conocimiento de EE. UU. pierden 5,3 horas a la semana esperando información o recreando conocimientos institucionales existentes. Esto no solo supone un desperdicio de la productividad de cada empleado, sino que también provoca retrasos en los proyectos, entregas por debajo del nivel de calidad esperado y, lo que es más importante, la desmotivación de los empleados.
En entornos remotos, esta falta de acceso a la información y al conocimiento institucional puede ser bastante perjudicial, y a menudo conduce a renuncias silenciosas.
Esto se puede evitar con un sistema sencillo, repetible y coherente que muestre a los empleados cómo realizar sus tareas y tomar las decisiones adecuadas en el lugar de trabajo. En otras palabras, con flujos de trabajo.
Un flujo de trabajo suele ser una secuencia de pasos que sigue un proyecto o una tarea desde el principio hasta el final. Puede ser tan complejo como implementar microservicios personalizados en la nube o tan sencillo como aprobar un gasto empresarial.
También hay otros no secuenciales, como los flujos de trabajo de máquinas de estados, que pueden ir y venir, o los flujos de trabajo basados en reglas.
Sea cual sea el tipo, un buen flujo de trabajo actúa como una hoja de ruta para completar las tareas, proporcionando las indicaciones adecuadas y estableciendo las medidas de seguridad oportunas.
Sin embargo, un flujo de trabajo solo es tan bueno como la documentación que tiene. Sin una documentación clara, concisa y completa, es probable que tus flujos de trabajo caigan en el olvido, si no se ignoran, y volverás al punto de partida.
En este artículo, te explicaremos por qué necesitas una documentación eficaz del flujo de trabajo, cómo crearla y qué herramientas puedes utilizar para facilitarte la tarea.
¿Qué es la documentación del flujo de trabajo?
La documentación del flujo de trabajo es el proceso de plasmar por escrito los conocimientos de la organización y hacerlos fácilmente accesibles a todos aquellos que los necesiten. Suele consistir en un conjunto de documentos, disponibles a través de una interfaz segura, que describen cómo se lleva a cabo cada aspecto de la empresa.
Las funciones clave de una buena documentación del flujo de trabajo son:
Detallado: un buen documento de flujo de trabajo describe cada paso del proceso sin suposiciones. Si está creando un documento de flujo de trabajo para la aprobación de gastos, debe incluir el formato de la solicitud de reembolso, la plataforma para enviarla, los nombres/designaciones de los aprobadores, el SLA para la respuesta, la matriz de escalamiento, el punto de contacto, etc.
Accesible: la documentación sobre flujos de trabajo que no se puede encontrar no tiene ningún valor. Por lo tanto, un buen documento sobre flujos de trabajo debe ser fácilmente accesible, idealmente a través de una búsqueda, en una plataforma centralizada, como una unidad compartida, una intranet local o un enlace seguro.
Claro y conciso: a nadie le gusta leer páginas interminables de documentación para realizar las tareas más sencillas. Por lo tanto, la documentación debe ser breve y con instrucciones claras. Utilice herramientas visuales como diagramas de flujo, secciones/listas de control prácticas, resalte lo que se debe y no se debe hacer con emojis, etc.
Actualizado: En las organizaciones en hipercrecimiento, las cosas cambian rápidamente. Asegúrate de revisar tus flujos de trabajo con regularidad. Establece una cadencia, por ejemplo, una vez al trimestre o la que mejor se adapte a tu organización. Si se trata de un proyecto en evolución, actualiza los documentos en tiempo real.
Si le parece mucho papeleo para lo que sus equipos hacen sin esfuerzo a diario, permítanos mostrarle cómo la documentación del flujo de trabajo puede ahorrar casi seis horas por persona y millones de dólares a largo plazo.
Ventajas de una documentación eficaz del flujo de trabajo
A menudo, cuando hablamos de flujos de trabajo, nuestro objetivo es la eficiencia de los procesos, la mejora de la productividad, el ahorro de tiempo, etc.
Sin embargo, una documentación eficaz del flujo de trabajo también beneficia a los empleados. Sirve como guía de autoayuda para que cada empleado pueda desenvolverse en su trabajo. A continuación explicamos cómo.
Uso compartido del conocimiento de la organización: un flujo de trabajo claramente documentado garantiza que todos los miembros de su equipo sepan lo que necesitan saber para realizar bien su trabajo.
Los nuevos empleados tendrán acceso a conocimientos tácitos y buenas prácticas, lo que les evitará repetir los mismos errores. Esto acelerará la incorporación de los empleados, ya sea a la organización o a nuevos proyectos.
Mejor colaboración: los flujos de trabajo describen cada paso del proceso, informando a cada miembro del equipo de lo que ocurre antes y después de completar su tarea.
Esto les ayuda a recopilar toda la información necesaria, completar su trabajo de manera eficiente y pasarlo a la siguiente persona.
Rapidez de entrega: cuando todos saben lo que tienen que hacer y cómo hacerlo, pueden completar sus tareas sin distracciones.
Una buena documentación del flujo de trabajo también especifica los problemas que pueden surgir y las posibles soluciones para ellos, lo que permite resolver los contratiempos del proceso.
Alineación del equipo: cuando todo el equipo sigue un flujo de trabajo estándar, comete menos errores y ofrece resultados consistentes en todo momento.
Esto, a su vez, también hace que la experiencia del cliente sea coherente, lo que refuerza la percepción de la marca y conduce a más ventas, mayores beneficios y un crecimiento más rápido.
Responsabilidad: un buen flujo de trabajo no solo se basa en los pasos del proceso, sino también en las partes interesadas que participan en él.
Describe las responsabilidades de cada miembro del equipo, haciéndolos responsables de entregar un trabajo que cumpla con los estándares de su organización.
Seguridad: Según el Foro Económico Mundial, el 95 % de los problemas de ciberseguridad se deben a errores humanos. Esto podría ser caer en una estafa de phishing o introducir accidentalmente secretos en el código.
Un flujo de trabajo bien documentado describe lo que no se debe hacer, con recordatorios a los empleados sobre las medidas de seguridad que deben seguir.
Mejora continua: documentar los flujos de trabajo proporciona una visibilidad detallada de cómo se realiza cada tarea.
Esto ayuda a las organizaciones a revisar sus procesos y mejorarlos continuamente. De este modo, las organizaciones pueden ser conscientes de sus prácticas y ajustarlas periódicamente.
En esencia, los flujos de trabajo son el «cómo» de hacer negocios. Son tus recetas, las formas únicas en las que llevas a cabo tus proyectos.
Son tu propiedad intelectual. Una documentación adecuada de tus flujos de trabajo ayuda a toda tu organización a aprovechar tu propiedad intelectual. A continuación te explicamos cómo puedes conseguirlo.
Flujo de trabajo documental frente a documentación del flujo de trabajo: ¿son lo mismo?
Flujo de trabajo documental y documentación del flujo de trabajo se refieren a diferentes aspectos de la gestión de procesos, aunque suenen similares. A continuación se ofrece un desglose de cada término:
1. Documentar el flujo de trabajo
- Definición: Se refiere a la secuencia de procesos o pasos por los que pasa un documento durante su ciclo de vida, desde su creación hasta su completación o archivo.
- Objetivo: Optimizar el movimiento, la aprobación y la gestión de documentos dentro de una organización para garantizar la eficiencia y el cumplimiento normativo.
- Ejemplos: un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador pasa por revisiones y ediciones de múltiples partes interesadas antes de ser finalizado. Automatización de las aprobaciones de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador se somete a revisiones y ediciones por parte de múltiples partes interesadas antes de ser finalizado. Automatización de las aprobaciones de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador se somete a revisiones y ediciones por parte de múltiples partes interesadas antes de ser finalizado. Automatización de las aprobaciones de facturas, en la que un documento pasa del departamento de contabilidad a la dirección para su firma.
- Enviar documentos a las personas o departamentos adecuados.
- Ajustes de jerarquías de aprobación.
- Seguimiento del estado de los documentos (por ejemplo, pendiente, aprobado, rechazado).
- Garantizar el cumplimiento de las normativas y los registros de auditoría.
- Revisión de contratos legales.
- Canales de publicación de contenidos.
- Gestión de documentos de RR. HH. (por ejemplo, registros de empleados, formularios de incorporación).
2. Documentación del flujo de trabajo
- Definición: El acto de documentar un proceso o flujo de trabajo, describiendo cómo se completa una tarea, proyecto o conjunto de tareas en particular.
- Objetivo: Ayudar a formalizar y estandarizar los procesos para garantizar la coherencia, la claridad y la formación de los empleados.
- Ejemplos: Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Anotar los procedimientos para gestionar las quejas de los clientes en un equipo de soporte.
- Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Anotar los procedimientos para gestionar las quejas de los clientes en un equipo de soporte.
- Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado. Anotar los procedimientos para gestionar las quejas de los clientes en un equipo de soporte.
Elementos clave
- Instrucciones claras paso a paso.
- Identificar roles y responsabilidades en cada paso.
- Definición de las herramientas, sistemas o documentos utilizados.
- Esbozar los puntos de decisión y las contingencias.
- Casos de uso:
Ejemplos de casos de uso:
- Manuales de formación para empleados.
- Procedimientos operativos estándar (POE).
- Documentación del proceso de desarrollo de software.
Diferencias clave:
| Aspecto | Flujo de trabajo de documentos | Documentación del flujo de trabajo |
|---|---|---|
| Enfoque | El flujo y la automatización de documentos a través de procesos. | Capturar y formalizar cómo se realizan los flujos de trabajo. |
| Objetivo | Gestiona y mueve documentos de forma eficiente. | Garantiza una comprensión y un rendimiento uniformes de las tareas. |
| Ejemplo | Proceso de aprobación de documentos. | Un POE por escrito sobre cómo aprobar documentos. |
| Automatización | A menudo implica herramientas para la automatización del manejo de documentos. | Normalmente implica la creación de guías escritas o digitales. |
| Uso | Se utiliza principalmente para gestionar documentos en organizaciones. | Se utiliza para crear manuales, guías y material didáctico. |
En esencia, el flujo de trabajo documental se refiere al movimiento y la gestión de documentos, mientras que la documentación del flujo de trabajo se refiere a detallar cómo funciona un flujo de trabajo, que puede incluir los flujos de trabajo documentales como un subconjunto.
Cómo crear un proceso de documentación del flujo de trabajo
Quizás estés pensando: «Aún no tenemos flujos de trabajo, ¿qué puedo documentar?».
Todo el mundo tiene algún tipo de flujo de trabajo que sigue de forma deliberada o inconsciente. Documentar los flujos de trabajo es otra cuestión totalmente distinta. Veamos cómo hacerlo bien.
1. Reúna los flujos de trabajo ya documentados.
Un buen proceso de documentación del flujo de trabajo recopila las mejores ideas dispersas por toda la organización en un sistema robusto que impulsa a todos.
Busca cualquier documentación o mapa de procesos existente. Recuerda que no es necesario que estén escritos en el software de gestión de flujos de trabajo o en forma de documento.
También pueden encontrarse en correos electrónicos enviados por los gerentes a los miembros de su equipo, diagramas de flujo dibujados en pizarras blancas o presentaciones creadas para la incorporación o la formación.
Mantén la mente abierta sobre las formas en que existe la documentación actual del flujo de trabajo. Consolida toda esta información. Organízala paso a paso.
2. Habla con los equipos
En todas las organizaciones existe un conocimiento tácito entre los miembros del equipo, un conocimiento que ellos mismos desconocen. Hablar con ellos sobre sus procesos empresariales arroja luz sobre aspectos que podrían no ser evidentes en la documentación de los procesos.
3. Entrevistar a los miembros individuales del equipo
Aunque las reuniones grupales ayudan a comprender la dinámica, las entrevistas individuales ofrecen información más detallada. A continuación se incluyen algunas preguntas que pueden servir de guía para estas conversaciones.
- ¿Cuáles son los pasos que sigues como parte de tu flujo de trabajo completo?
- ¿En qué orden se suceden estos pasos?
- ¿Quiénes son las partes interesadas en cada paso?
- ¿Qué retos has afrontado en cada paso y cómo los has superado?
- ¿Dónde están las lagunas en tu flujo de trabajo? ¿Cómo las cubres actualmente?
- ¿Cuáles son tus entregables?
- ¿Cuáles son sus resultados y medidas de éxito?
4. Documentar el flujo de trabajo
Haz un registro completo de toda la información que has recopilado hasta ahora. Estructúralo como un flujo de procesos, de principio a fin, paso a paso.
Incluye tantos detalles como puedas en cada fase. Algunos factores a tener en cuenta al documentar los flujos de trabajo son:
- Seguimiento de metas: qué se pretende conseguir con este proceso y cómo se mide.
- Partes interesadas: quién es responsable de cada paso, cuál es la matriz de escalamiento y a quién contactar en caso de dudas o preguntas.
- Dependencias: si el resultado de cada paso depende de las acciones o aprobaciones de alguien.
- Acceso: ¿Qué permisos para herramientas, entornos, activos y recursos deben concederse para completar el flujo de trabajo?
- Resultados esperados: resultados previstos al final de cada paso, incluidas las métricas para cada uno de ellos.
- Hito: fases específicas del flujo de trabajo que deben completarse.
- Plazos: acuerdos de nivel de servicio (SLA) y cronogramas razonables para cada paso del flujo de trabajo.
- Revisiones: Cadencia para revisiones/reuniones para realizar el seguimiento del progreso.
- Glosario: significado y directrices de uso de términos específicos del ámbito del proyecto.
5. Diseñar el documento del flujo de trabajo
Aunque el paso 3 explica los detalles más específicos del flujo de trabajo, puede que no sea muy útil si solo se trata de un montón de texto.
Por lo tanto, es esencial diseñar la documentación del flujo de trabajo de tal manera que sea fácil de usar y consultar en una fecha posterior. Algunas formas sencillas de diseñar su flujo de trabajo son:
- Diagramas gráficos para visualizar el proceso.
- Listas de control para establecer tareas y subtareas.
- Diagramas de Gantt para ver los cronogramas y las tareas superpuestas.
- Títulos y subtítulos para resaltar los pasos cruciales.
- Cuadros de alerta para resaltar factores críticos.
6. Utilizar un software de documentación del flujo de trabajo
Un software de documentación de flujos de trabajo robusto te ayudará principalmente en tres aspectos:
- Optimización: dale estructura al flujo de trabajo para que sea más fácil de leer y seguir.
- Conexiones: conecta varios flujos de trabajo relacionados para correlacionarlos y obtener una visión general más clara.
- Interactividad: simplifica la creación de pasos prácticos, como crear tareas o enviar notificaciones.
Puede hacerlo con herramientas comunes, como hojas de cálculo, presentaciones o un software de mapeo de flujos de trabajo. Sin embargo, un software de documentación de flujos de trabajo diseñado específicamente para este fin resultará mucho más eficaz.
ClickUp Mapas mentales ofrece una forma sencilla y visual de diseñar flujos de trabajo. Puede utilizar plantillas existentes para diseñar al instante un diagrama de flujo de trabajo o arrastrar y soltar fácilmente conexiones entre pasos para sugerir dependencias. Puede utilizar nodos para crear puntos de referencia que ofrezcan recursos para cualquier paso.
ClickUp Docs ofrece una solución integral para registrar, compartir y colaborar en documentos de flujo de trabajo. Con páginas anidadas, marcadores y documentos conectados, puede utilizar ClickUp Docs para crear documentación para procesos complejos.
Puedes compartir documentos de forma segura, colaborar en tiempo real, realizar ediciones dinámicas y conectarlos a flujos de trabajo para cambiar el estado de los proyectos. También ayuda que ClickUp Docs tenga varias opciones de formato para que la documentación del flujo de trabajo sea más útil.
Las tareas de ClickUp te permiten convertir los flujos de trabajo de tus mapas mentales o documentos en elementos procesables dentro de tu software de gestión de proyectos.
Si ya utilizas ClickUp para las tareas, puedes conectarlas a mapas mentales para planificarlas. Si acabas de empezar con ClickUp, también puedes crear tareas desde la herramienta de mapas mentales basada en nodos.
7. Revisar y actualizar periódicamente
La documentación de su flujo de trabajo debe ser un documento vivo, con actualizaciones y mejoras periódicas a medida que evoluciona el proceso. En cada revisión, involucre al equipo para recopilar información más detallada sobre sus flujos de trabajo y realizar los ajustes necesarios.
8. Utiliza ClickUp Brain
ClickUp AI es una función basada en IA integrada en la plataforma ClickUp que mejora la productividad mediante la automatización de tareas, la asistencia en la creación de contenido y el suministro de información a los usuarios. Está diseñada para ayudar a los equipos a trabajar de forma más eficiente aprovechando la IA para optimizar los flujos de trabajo, mejorar la comunicación y tomar decisiones basadas en datos. Estas son algunas de las funciones clave de ClickUp AI:
Funciones principales de ClickUp Brain:
Automatización de tareas
ClickUp AI puede automatizar tareas repetitivas, como asignar tareas, establecer fechas límite o actualizar estados basándose en desencadenantes predefinidos. Esto ayuda a reducir el trabajo manual y permite a los equipos centrarse en tareas más importantes.
Generación de contenido
ClickUp AI puede ayudar a redactar y editar contenido generando resúmenes, redactando correos electrónicos, escribiendo informes o sugiriendo mejoras al texto existente. Es útil para equipos de marketing, creadores de contenido y cualquier persona que necesite ayuda con la comunicación escrita.
Sugerencias inteligentes
La IA puede ofrecer sugerencias inteligentes basadas en el contexto de las tareas o conversaciones. Por ejemplo, puede sugerir los siguientes pasos, ofrecer consejos para priorizar tareas o recomendar documentos y recursos relevantes para utilizar.
Búsqueda mejorada
Gracias a las funciones de búsqueda basadas en IA, los usuarios pueden encontrar rápidamente la información que necesitan, ya sea una tarea, un documento o una conversación específicos. La IA comprende el contexto y puede recuperar resultados relevantes de forma más eficiente.
Procesamiento del lenguaje natural (NLP)
ClickUp AI utiliza el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para comprender las consultas en lenguaje natural. Esto significa que los usuarios pueden interactuar con la plataforma haciendo preguntas o dando instrucciones en lenguaje cotidiano, lo que hace que la herramienta sea más intuitiva de usar.
Colaboración y comunicación
ClickUp Brain también puede ayudar a redactar notas de reuniones, resumir debates o incluso recomendar acciones basadas en conversaciones dentro del chat o los comentarios de tareas de ClickUp. Mejora la colaboración al automatizar partes del proceso de comunicación.
Casos de uso de ClickUp Brain:
- Gestión de proyectos: Realiza la automatización de las actualizaciones de estado, la asignación de tareas y la gestión de plazos.
- Creación de contenido: Genere entradas de blog, informes o borradores de documentación.
- Decisiones basadas en datos: obtenga información a partir de los datos del proyecto para mejorar la toma de decisiones y los resultados del proyecto.
- Colaboración en equipo: resuma las reuniones y proporcione recomendaciones sobre los siguientes pasos a seguir para optimizar los flujos de trabajo.
Ejemplos y plantillas de documentación del flujo de trabajo
Flujo de trabajo para la incorporación de empleados
De todos los flujos de trabajo de recursos humanos, la incorporación de empleados es el más complejo y extenso. Si desea escribir un flujo de trabajo para la incorporación de empleados, los siguientes pasos pueden resultarle útiles.
Hemos mantenido este ejemplo en forma básica, con amplias posibilidades para que lo personalices o amplíes según tus necesidades.
Mantén su interés hasta que se incorporen: Por lo general, transcurren varias semanas entre el momento en que alguien acepta una oferta y se incorpora a la organización.
- Durante este tiempo, manténgase en contacto por correo electrónico una vez a la semana.
Responsable: Ejecutivo de RR. HH. | Cronograma: Desde la aceptación de la oferta hasta la incorporación | Dependencias: Ninguna
El primer día: complete las siguientes tareas administrativas.
- Discuta el contrato de trabajo y consiga que lo firmen.
- Entregar paquete de bienvenida
- Proporcionar recursos: estación de trabajo, correo electrónico, Slack, HRMS, tarjetas de visita, aparcamiento, etc.
- Recopilar los datos de la cuenta de nóminas
- Conecta con un compañero/mentor
- Uso compartido del calendario de orientación
- Invítales a comer o a tomar un café virtual.
Responsable: Ejecutivo de RR. HH. | Cronograma: Un día | Dependencias: Legal, RR. HH., nóminas, TI, compañero
Orientación: Prepárelos para el éxito en el rol con lo siguiente.
- Asegúrate de que se inscriban en todas las sesiones de orientación/formación relevantes para su rol.
- Si necesitan viajar para asistir a una sesión presencial, haz los preparativos necesarios.
- Póngase en contacto con el equipo de orientación si tiene alguna pregunta.
- Preséntelos a otros nuevos empleados que puedan unirse a ellos para la orientación.
Responsable: Ejecutivo de RR. HH. | Cronograma: Tres días | Dependencias: RR. HH., formadores
Programar reuniones relevantes
- Reunión con el responsable para tratar los siguientes temas Roles y responsabilidades Metas a 30/60/90 días Conversación sobre la carrera profesional Medidas de éxito Mecanismo de retroalimentación Tareas inmediatas
- Roles y responsabilidades
- Metas a 30/60/90 días.
- Conversación sobre la carrera profesional
- Medidas de éxito
- Mecanismo de retroalimentación
- Asignaciones inmediatas
- Programar reuniones con los equipos con los que trabajará el nuevo empleado, con metas específicas para cada conversación.
- Roles y responsabilidades
- Metas a 30/60/90 días.
- Conversación sobre la carrera profesional
- Medidas de éxito
- Mecanismo de retroalimentación
- Asignaciones inmediatas
Responsabilidad: Gerente de la elaboración de informes | Cronograma: Dos semanas | Dependencias: Disponibilidad de las partes interesadas pertinentes
Plantilla de flujo de trabajo para la documentación de proyectos de ClickUp
Todo proyecto necesita una wiki, es decir, documentación que describa todos los conocimientos institucionales sobre el proyecto, junto con los hitos, las tareas, las dependencias y las responsabilidades. Esta plantilla de flujo de trabajo para la documentación de proyectos de ClickUp tiene todo lo necesario para que alcances el éxito. Utiliza:
- Documentos para la descripción general del proyecto
- Metas para objetivos e hitos
- Tareas para cada paso
- Plazos para cada tarea
- Vista de diagrama de Gantt para visualizar el progreso.
Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Ya se trate de la incorporación de empleados, la aprobación de gastos, la publicación de contenidos, las negociaciones de ventas o la implementación de software, la documentación de los procesos empresariales puede ayudar a los equipos a realizar su trabajo con confianza.
Aquí tienes una plantilla de procesos de ClickUp que puedes personalizar. Esta plantilla utiliza estados personalizados, campos personalizados, vista Tablero y funciones de gestión de proyectos para adaptarse a cualquier proceso que necesites.
Plantilla de pizarra para el flujo de procesos de ClickUp
La plantilla de pizarra para el flujo de procesos ofrece una forma sencilla y visual de presentar flujos de trabajo complejos a sus equipos. Elimina la presión de una pantalla en blanco al proporcionarle un diagrama de flujo con el que comenzar el diseño de su flujo de trabajo.
Puede convertir sin esfuerzo los distintos pasos de su flujo de trabajo en tareas, añadir plazos y asignar miembros del equipo para cada una de ellas.
Mejora la documentación del flujo de trabajo con ClickUp
Una buena documentación del flujo de trabajo es la base de la eficiencia organizativa. La gestión de proyectos y la documentación están íntimamente relacionadas en ClickUp.
Redactar una mejor documentación del flujo de trabajo
Desglose la información y añada señales visuales con opciones de formato para que su documentación sea consumida y no ignorada.
Empieza a documentar los flujos de trabajo con ClickUp Docs. Dale formato para resaltar lo importante y añade botones, tiras o incluso bloques de código para enfatizar los puntos importantes.
Haga que los flujos de trabajo sean viables.
Visualiza tus flujos de trabajo con ClickUp mapas mentales. Crea tareas directamente desde los flujos de trabajo y conviértelas en proyectos. Utiliza subtareas anidadas y listas de control para obtener cualquier nivel de detalle que necesites.
Etiqueta a los empleados responsables de cada tarea, para que tengan una vista clara. Simplemente replica el flujo de trabajo cada vez que lo necesites.
Revisar y resolver flujos de trabajo.
Utilice cualquiera de las más de 15 potentes vistas para comprender el estado de cada uno de sus flujos de trabajo.
- Vista Tablero para ver el estado de tus flujos de trabajo.
- Vista Equipo para obtener una vista general.
- Vista de calendario para tareas vencidas, actuales y futuras.
- Vista Actividad para realizar el seguimiento de las actualizaciones/conversaciones.
- La vista Carga de trabajo para ver el rendimiento de los miembros del equipo.
Utiliza la vista con la que te sientas más cómodo para identificar obstáculos e intervenir según sea necesario.
Colabora con el equipo
Si el flujo de trabajo involucra a un equipo, la documentación también debería hacerlo. Comparta los documentos del flujo de trabajo con su equipo, solicite comentarios y permítales realizar la edición o dejar comentarios.
Deja que ClickUp Brain haga el trabajo pendiente por ti.
Utiliza ClickUp AI para resumir flujos de trabajo largos y documentados, generar elementos de acción, realizar edición/formato de texto, realizar automatización de tareas/subtareas y mucho más.
La documentación del flujo de trabajo es la base de un buen proceso. Desde pilotos de larga distancia hasta enfermeras de UCI, todos utilizan la documentación del flujo de trabajo para realizar correctamente su trabajo.
Por ejemplo, con una sólida lista de control y cierto respaldo administrativo, Peter Pronovost, especialista en cuidados intensivos del Hospital Johns Hopkins, ayudó a prevenir 43 infecciones y a salvar ocho vidas y dos millones de dólares.
Las corporaciones maduras ahorran millones de dólares y mejoran su eficiencia de forma exponencial gracias a una documentación clara y accesible sobre los flujos de trabajo.
Tú también puedes hacerlo con ClickUp. Accede a Docs, Tasks, Mapas mentales, Pizarra, docenas de plantillas de documentación de flujos de trabajo, IA y mucho más de forma gratuita y para siempre en ClickUp. 🦄ˀ