Guía definitiva de documentación de flujos de trabajo para empresas

Los trabajadores del conocimiento estadounidenses desperdician 5.3 horas a la semana esperando información o recreando el conocimiento institucional existente. Esto no sólo es un desperdicio de la productividad de cada empleado, sino que también provoca retrasos en los proyectos, entregas de calidad inferior y, lo que es más importante, la falta de compromiso de los empleados.

En entornos remotos, esta falta de acceso a la información/conocimiento institucional puede ser bastante condenatoria, y a menudo conduce al abandono silencioso.

Esto se puede evitar con un sistema sencillo, repetible y coherente que muestre a los empleados cómo realizar sus tareas y tomar las decisiones correctas en el lugar de trabajo. En otras palabras, con flujos de trabajo.

Un flujo de trabajo suele ser una secuencia de pasos por los que pasa un proyecto o tarea desde el principio hasta el final. Esto puede ser tan complejo como desplegar microservicios personalizados en la nube o tan sencillo como aprobar un gasto de empresa.

También los hay no secuenciales, como los flujos de trabajo de máquinas de estados -que pueden ir hacia adelante y hacia atrás- o los flujos de trabajo basados en reglas.

Sea del tipo que sea, un buen flujo de trabajo actúa como una hoja de ruta para completar una tarea, dándole las indicaciones correctas y colocando los guardarraíles adecuados.

Sin embargo, un flujo de trabajo sólo es tan bueno como la documentación que contiene tiene. Sin una documentación clara, concisa y completa, lo más probable es que sus flujos de trabajo caigan en el olvido -cuando no sean ignorados- y vuelva a empezar de cero.

En este artículo, le explicaremos por qué necesita una documentación eficaz de los flujos de trabajo, cómo crearla y qué herramientas puede utilizar para facilitar el trabajo.

¿Qué es la documentación de flujo de trabajo?

La documentación del flujo de trabajo es el proceso de poner por escrito los conocimientos organizativos y hacerlos fácilmente accesibles a todo aquel que los necesite. Por lo general, se trata de un conjunto de documentos, disponibles a través de una interfaz segura, en los que se describe cómo llevar a cabo todos los aspectos de la empresa.

Las funciones clave de una buena documentación del flujo de trabajo son:

Granular: Un buen documento de flujo de trabajo describe cada paso del proceso sin suposiciones. Si estás creando un documento de flujo de trabajo para la aprobación de gastos, necesitas cubrir el formato de la solicitud de reembolso, la plataforma para enviarla, los nombres/designaciones de los aprobadores, el SLA para la respuesta, la matriz de escalado, el punto de contacto, etc.

Accesible: La documentación del flujo de trabajo que no se puede encontrar no sirve para nada. Por tanto, un buen documento de flujo de trabajo debe ser fácilmente accesible, idealmente mediante búsqueda, en una plataforma centralizada, como una unidad compartida, una Intranet local o un enlace seguro.

Borradas y concisas: A nadie le gusta leer páginas interminables de documentación para realizar las tareas más sencillas. Así que haz que la documentación sea breve, con instrucciones claras. Utilice herramientas visuales como gráficos de flujo, secciones/listas de control prácticas, resalte lo que debe o no debe hacerse con emojis, etc.

Actualizado: En las organizaciones de gran crecimiento, las cosas cambian rápidamente. Asegúrese de revisar sus flujos de trabajo con regularidad. Establece una cadencia, por ejemplo una vez al trimestre, o una que funcione para tu organización. Si se trata de un proyecto en evolución, actualice los documentos en tiempo real.

Si eso le parece mucho papeleo para lo que sus equipos hacen a diario sin esfuerzo, permítanos mostrarle cómo la documentación de los flujos de trabajo puede ahorrarle casi seis horas por persona y millones de dólares a largo plazo.

Beneficios de una documentación eficaz del flujo de trabajo

A menudo, cuando hablamos de flujos de trabajo, buscamos la eficacia de los procesos, la mejora de la productividad, el ahorro de tiempo, etc.

Sin embargo, una documentación eficaz de los flujos de trabajo también beneficia a los empleados. Sirve como guía de autoayuda de cada empleado para desenvolverse en su trabajo. He aquí cómo.

Uso compartido de los conocimientos organizativos: Un flujo de trabajo claramente documentado garantiza que todos los miembros del equipo sepan lo que necesitan saber para hacer bien su trabajo.

Los nuevos empleados tendrán acceso al conocimiento tácito y a las buenas prácticas, lo que les evitará repetir los mismos errores. Esto acelerará la incorporación de los empleados, ya sea a la organización o a nuevos proyectos.

Mejor colaboración: Los flujos de trabajo describen cada paso del proceso, informando a cada miembro del equipo de lo que ocurre antes y después de completar su tarea.

Esto les ayuda a recopilar toda la información necesaria, completar su trabajo de forma eficiente y pasarlo a la siguiente persona.

Rapidez de entrega: Cuando todos saben lo que tienen que hacer y cómo hacerlo, pueden completar sus tareas sin distracciones.

Una buena documentación del flujo de trabajo también especifica los problemas que pueden surgir y sus posibles soluciones, lo que evita contratiempos en el proceso.

Alineación del equipo: Cuando todo el equipo sigue un flujo de trabajo estándar, se cometen menos errores y el resultado es siempre el mismo.

Esto, a su vez, también hace que la experiencia del cliente sea coherente, lo que refuerza la percepción de la marca y conduce a más ventas, mayores beneficios y un crecimiento más rápido.

Responsabilidad: Un buen flujo de trabajo no sólo tiene que ver con los pasos del proceso, sino también con las partes implicadas.

Describe las responsabilidades de cada miembro del equipo, haciéndoles responsables de entregar un trabajo que cumpla los estándares de la organización.

Seguridad: Según el Foro Económico Mundial, el 95% de los problemas de ciberseguridad se deben a errores humanos. Puede ser caer en una estafa de phishing o introducir accidentalmente secretos en el código.

Un flujo de trabajo bien documentado resume lo que no se debe hacer, recordando a los empleados las medidas de seguridad que deben seguir.

Mejora continua: Documentar los flujos de trabajo proporciona una visibilidad reflexiva sobre cómo se realiza cada tarea.

Esto ayuda a las organizaciones a revisar sus procesos y mejorarlos continuamente. Esto permite a las organizaciones ser conscientes de sus prácticas y ajustarlas con regularidad.

En esencia, los flujos de trabajo son el "cómo" hacer negocios. Son sus recetas, las formas exclusivas de ejecutar sus proyectos.

Son su propiedad intelectual. Una documentación adecuada de los flujos de trabajo ayuda a toda la organización a aprovechar su propiedad intelectual. He aquí cómo conseguirlo.

Flujo de trabajo documental frente a documentación del flujo de trabajo: ¿son lo mismo?

Flujo de trabajo documental y Documentación de flujos de trabajo se refieren a aspectos diferentes de la gestión de procesos, aunque suenen parecidos. He aquí un desglose de cada término:

1. **Flujo de trabajo documental

• Definición: Se refiere a la secuencia de procesos o pasos por los que pasa un documento durante su ciclo de vida, desde su creación hasta que se completa o archiva.
• Objetivo: Agiliza el movimiento, la aprobación y la gestión de documentos dentro de una organización para garantizar la eficiencia y el cumplimiento.
• *Ejemplos Un proceso de aprobación de documentos en el que un borrador se somete a revisiones y ediciones por parte de varios interesados antes de su finalización. Automatización de la aprobación de facturas, en la que un documento pasa del departamento de cuentas a la dirección para su aprobación.

Elementos clave

• Enrutamiento de documentos a las personas o departamentos adecuados.
• Ajuste de jerarquías de aprobación.
• Seguimiento del estado de los documentos (por ejemplo, pendientes, aprobados, rechazados).
• Garantizar el cumplimiento de la normativa y las pistas de auditoría.

Ejemplos de casos de uso:

• Revisión legal de contratos.
• Canalización de publicación de contenidos.
• Gestión de documentos de RRHH (por ejemplo, registros de empleados, formularios de incorporación).

2. Documentación del flujo de trabajo

• Definición: Acto de documentar un proceso o flujo de trabajo, describiendo cómo se completa una tarea, proyecto o conjunto de tareas en particular.
• Finalidad: Ayuda a formalizar y estandarizar los procesos para garantizar la coherencia, la claridad y la formación de los empleados.
• Ejemplos:
  • Crear una guía paso a paso sobre cómo incorporar a un nuevo empleado.Redactar los procedimientos para gestionar las quejas de los clientes en un equipo de soporte.

Elementos clave

• Instrucciones claras paso a paso.
• Identificación de roles y responsabilidades en cada paso.
• Definición de las herramientas, sistemas o documentos utilizados.
• Descripción de los puntos de decisión y los imprevistos.
• **Casos prácticos

Ejemplos de casos de uso:

• Manuales de formación de empleados.
• Procedimientos operativos estándar (POE).
• Documentación del proceso de desarrollo de software.

Diferencias clave:

En esencia, el flujo de trabajo documental trata sobre el movimiento y la gestión de documentos, mientras que la documentación de flujos de trabajo trata sobre detallar cómo funciona un flujo de trabajo, que puede incluir flujos de trabajo documentales como subconjunto.

Cómo crear un proceso de documentación de flujos de trabajo

Puede que esté pensando que aún no tenemos flujos de trabajo; ¿qué tengo que documentar?

Todo el mundo tiene algún tipo de flujo de trabajo que sigue deliberada o inconscientemente. Documentar los flujos de trabajo es otra cosa. Veamos cómo hacerlo bien.

1. Recopilar flujos de trabajo ya documentados

Un buen proceso de documentación de flujos de trabajo reúne las mejores ideas dispersas por toda la organización en un sistema sólido que impulsa a todos.

Busque cualquier documentación existente o mapas de procesos . Recuerde que no es necesario que estén escritos en software de gestión del flujo de trabajo o como documento.

También pueden estar en correos electrónicos que los responsables envían a los miembros de su equipo, organigramas dibujados en pizarras o presentaciones creadas para la incorporación/formación.

Mantenga la mente abierta sobre los formularios en los que existe la documentación actual del flujo de trabajo. Consolide toda esta información. Organícela paso a paso.

2. Hable con los equipos

En todas las organizaciones existe un conocimiento tácito entre los miembros del equipo, un conocimiento que no saben que tienen. Hablar con ellos sobre sus procesos de empresa arroja luz sobre aspectos que podrían no ser evidentes en la documentación de los procesos.

3. Entrevistar a los miembros del equipo

Aunque es útil celebrar reuniones de grupo para comprender la dinámica, las entrevistas individuales ofrecen más información. He aquí algunas preguntas para orientar estas conversaciones.

• ¿Cuáles son los pasos que sigue en su flujo de trabajo?
• ¿En qué orden fluyen estos pasos?
• ¿Quiénes son las partes interesadas en cada paso?
• ¿A qué retos se ha enfrentado en cada paso y cómo los ha superado?
• ¿Cuáles son las lagunas de su flujo de trabajo? ¿Cómo las cubre actualmente?
• ¿Cuáles son sus resultados?
• ¿Cuáles son los resultados y las medidas del intento correcto?

4. Documente el flujo de trabajo

Supervise las actualizaciones de los proyectos, gestione los flujos de trabajo y colabore con el equipo, todo ello desde su entorno de trabajo de ClickUp

Realice un registro exhaustivo de toda la información que ha recopilado hasta el momento. Estructúrelo como un flujo de procesos, de principio a fin, paso a paso.

Incluya tantos detalles como pueda en cada fase. Algunos factores que hay que tener en cuenta al documentar los flujos de trabajo son:

• Seguimiento de metas : Qué pretende conseguir este proceso y cómo se mide
• Partes interesadas: Quién es responsable de cada paso, cuál es la matriz de escalado y con quién hay que ponerse en contacto en caso de dudas/preguntas
• Dependencias: Si el resultado de cada paso depende de las acciones o aprobaciones de alguien
• Acceso: Qué permisos para herramientas, entornos, activos y recursos deben concederse para completar el flujo de trabajo
• Entregables: Resultados esperados al final de cada paso, incluyendo las métricas para cada uno
• Hito: Fases específicas del flujo de trabajo que deben ser completadas
• Plazos: ANS ycronogramas razonables para cada paso del flujo de trabajo
• Revisiones: Cadencia de las revisiones/reuniones para el seguimiento del progreso
• Glosario: Significado y pautas de uso de los términos específicos del /ref/ /blog?p=9436 ámbito del proyecto /%href/

5. Diseñar el documento de flujo de trabajo

Mientras que el paso 3 explica los detalles granulares del flujo de trabajo, podría no ser el más utilizable si es sólo paredes de texto.

Por lo tanto, es esencial diseñar la documentación del flujo de trabajo de forma que sea fácil de usar y de consultar posteriormente. Algunas formas sencillas de diseñar el flujo de trabajo son:

• Gráficos de flujo para visualizar el proceso
• Listas de control para establecer tareas y subtareas
• Gráficos de Gantt para ver cronogramas y tareas superpuestas
• Títulos y subtítulos para destacar los pasos cruciales
• Boxes de alerta para destacar los factores críticos

6. Utilice un software de documentación de flujos de trabajo

Un sólido software de documentación del flujo de trabajo le ayudará principalmente en tres cosas:

• Racionalización: Dar una estructura al flujo de trabajo, facilitando su lectura y seguimiento
• Conexiones: Correlacionar varios flujos de trabajo relacionados para obtener un mejor panorama general
• Interactividad: Facilitar la creación de pasos prácticos, como la creación de tareas o el envío de notificaciones

Pendiente: Puede hacerlo con herramientas habituales como hojas de cálculo, presentaciones o un software correlacionador de procesos . Sin embargo, un software de documentación de flujos de trabajo diseñado a tal efecto resultará mucho más eficaz. Mapas mentales de ClickUp ofrece una forma sencilla y visual de diseñar flujos de trabajo. Puede utilizar las plantillas existentes para diseñar instantáneamente un diagrama de flujo de trabajo o arrastrar y soltar fácilmente conexiones (a internet) entre pasos para sugerir dependencias. Puede utilizar nodos para crear puntos de referencia que ofrezcan recursos para cualquier paso. Documentos de ClickUp ofrece una solución integral para registrar, compartir y colaborar en documentos de flujo de trabajo . Con páginas anidadas, marcadores y documentos conectados, puede utilizar ClickUp Docs para crear documentación para procesos complejos.

Puede compartir documentos de forma segura, colaborar en tiempo real, editarlos dinámicamente y conectarlos a flujos de trabajo para cambiarlos estados de los proyectos . También ayuda que ClickUp Docs disponga de varias opciones de formato para que la documentación del flujo de trabajo sea más utilizable. Tareas de ClickUp le permiten correlacionar los flujos de trabajo de sus Mapas mentales o documentos con elementos procesables dentro de su sistema

/ref/ /blog?p=1964 software de gestión de proyectos /%href/

.

Si ya utiliza ClickUp para las tareas, puede correlacionarlas con Mapas mentales para trazarlas. Si acaba de empezar con ClickUp, también puede crear tareas a partir de la herramienta Mapas mentales basada en nodos.

7. Revisar y actualizar periódicamente

La documentación de su flujo de trabajo debe ser un documento vivo, con actualizaciones y mejoras periódicas a medida que evoluciona el proceso. En cada revisión, haga que el equipo participe para conocer mejor sus flujos de trabajo y realice los ajustes pertinentes.

Ejemplos y plantillas de documentación de flujos de trabajo

Flujo de trabajo de incorporación de empleados

Ejemplo de proceso de incorporación de empleados en ClickUp

De todos los flujos de trabajo de recursos humanos, el de incorporación de empleados es el más complejo y extenso. Si desea escribir un flujo de trabajo para la incorporación de empleados, puede que los siguientes pasos le resulten útiles.

Hemos mantenido este ejemplo esquemático para que pueda personalizarlo y ampliarlo según sus necesidades.

Manténgalos comprometidos hasta que se incorporen: Normalmente, transcurren unas semanas entre que alguien acepta una oferta y se incorpora a la organización.

• Durante este tiempo, manténgase en contacto por correo electrónico una vez a la semana

Responsabilidad: Ejecutivo de RRHH | Cronograma: Desde la aceptación de la oferta hasta la incorporación | Dependencias: Ninguna

**El primer día: Completar las siguientes tareas administrativas.

• Discutir el acuerdo de empleo y hacerlo firmar
• Entregar el paquete de bienvenida
• Poner a disposición de los empleados un puesto de trabajo, correo electrónico, Slack, HRMS, tarjetas de empresa, aparcamiento, etc.
• Recopilar los datos de la cuenta de nómina
• Conectar con un compañero/mentor
• Comparte el horario de orientación
• Llévales a comer o a tomar un café virtual

responsabilidad: Ejecutivo de RRHH | Cronograma: Un día | Dependencias: Legal, RRHH, nóminas, IT, buddy_

**Orientación: Ajustarlos para el intento correcto en el rol con lo siguiente.

• Asegúrate de que se inscriban en todas las sesiones de orientación/formación pertinentes para su rol
• Si tienen que desplazarse para asistir a una sesión presencial, organícelo
• Ponlos en contacto con el equipo de orientación para cualquier pregunta.
• Presénteles a otros nuevos empleados que puedan acompañarles en la orientación

responsabilidades: Ejecutivo de RRHH | Cronograma: Tres días | Dependencias: RRHH, formadores_

**Programar las reuniones pertinentes

• Reunión del responsable de elaboración de informes para debatir lo siguiente
  • Roles y responsabilidades
  • metas a 30/60/90 días
  • Conversación sobre la carrera profesional
  • Medidas del intento correcto
  • Mecanismo de retroalimentación
  • Asignaciones inmediatas
• Programar reuniones con los equipos con los que trabajará el nuevo empleado Metas específicas para cada conversación

responsabilidad: Responsable de elaboración de informes | Cronograma: Dos semanas | Dependencias: Disponibilidad de las partes interesadas_

Plantilla de flujo de trabajo para la documentación del proyecto ClickUp

Almacene la documentación del proyecto en un único documento de ClickUp

Todo proyecto necesita una documentación wiki que resuma todo el conocimiento institucional sobre el proyecto, junto con los hitos, tareas, dependencias y responsabilidades. Este plantilla de flujo de trabajo para la documentación del proyecto de ClickUp lo tiene todo para prepararle para el intento correcto. Utiliza

• Documentos para la Panorámica del proyecto
• Metas para objetivos y hitos
• Tareas para cada paso
• Plazos para cada tarea
• Vista de (diagrama de) Gantt para visualizar el progreso

Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp

Personalice el proceso de documentación de su flujo de trabajo con la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp

Ya se trate de la incorporación de empleados, la aprobación de gastos, la publicación de contenidos, las negociaciones de ventas o la implantación de software, documentación de procesos de empresa puede ayudar a los equipos a hacer su trabajo con confianza.

He aquí una

/ref/ https://clickup.com/templates/process-and-procedures-t-228159706 Plantilla de procesos ClickUp /%href/

que puede personalizar. Esta plantilla utiliza estados personalizados, campos personalizados, vista Tablero/Tabla, y

/ref/ /blog?p=27067 gestión de proyectos /%href/

funciones que se adaptan a cualquier proceso que necesite.

Plantilla de Pizarra de flujo de procesos ClickUp

Optimice la visualización de proyectos con una visión clara y concisa de su flujo de trabajo de principio a fin

En plantilla de pizarra de flujo de procesos ofrece una forma sencilla y visual de presentar flujos de trabajo complejos a sus equipos. Elimina la presión de una pantalla en blanco ofreciéndole un gráfico de flujo con el que iniciar el diseño de su flujo de trabajo.

Puede convertir sin esfuerzo los distintos pasos de su flujo de trabajo en tareas, añadir plazos y asignar miembros del equipo para ellas.

Mejore la documentación del flujo de trabajo con ClickUp

Una buena documentación del flujo de trabajo es la base de la eficacia organizativa. La gestión de proyectos y la documentación están unidas por la cadera en ClickUp.

Redacte mejor la documentación del flujo de trabajo

Desglose la información y añada pistas visuales con opciones de formato para que su documentación sea consumida y no ignorada.

Comience a documentar los flujos de trabajo con ClickUp Docs. Déles formato para resaltar lo importante y añada botones, tiras o incluso bloques de código para resaltar los puntos importantes.

Haga que los flujos de trabajo sean procesables

Visualice sus flujos de trabajo con los mapas mentales de ClickUp. Cree tareas directamente a partir de los flujos de trabajo y conviértalas en proyectos. Utilice subtareas anidadas y listas de control para llegar a cualquier nivel de detalle que necesite.

Etiqueta a los empleados responsables de cada tarea, dándoles una vista clara. Simplemente replique el flujo de trabajo cada vez que lo necesite.

Revisión y resolución de flujos de trabajo

Utilice cualquiera de las más de 15 potentes vistas para comprender el estado de cada uno de sus flujos de trabajo.

• Vista Tablero para ver el estado de sus flujos de trabajo
• Vista Equipo para obtener una perspectiva de alto nivel
• Vista de Calendario para ver las tareas pendientes, actuales y futuras
• Vista Actividad para hacer un seguimiento de las actualizaciones/conversaciones
• La vista Carga de trabajo para ver el rendimiento de los miembros del equipo

Utilice la vista con la que se sienta más cómodo para identificar los obstáculos e intervenir según sea necesario.

Colaborar con el equipo

Si el flujo de trabajo implica a un equipo, la documentación también debería hacerlo. Comparta los documentos del flujo de trabajo con su equipo, solicite su opinión y permítales editar/dejar comentarios.

Deje que la IA haga el trabajo por usted

Utilice ClickUp AI para resumir largos flujos de trabajo documentados, generar elementos de acción, editar/formatear texto, automatizar tareas/subtareas y mucho más.

La documentación de los flujos de trabajo es la base de un buen proceso. Desde pilotos de larga distancia hasta enfermeras de la UCI utilizan la documentación de flujos de trabajo para hacer bien su trabajo.

Por ejemplo, con una sólida lista de control y cierto respaldo administrativo, Peter Pronovost, especialista en cuidados intensivos del Hospital Johns Hopkins, ayudó a prevenir 43 infecciones y salvar ocho vidas y dos millones de dólares.

Las corporaciones maduras ahorran millones de dólares y multiplican su eficacia gracias a una documentación clara y accesible de los flujos de trabajo.

Usted también puede hacerlo con ClickUp. Acceda a documentos, tareas, mapas mentales, pizarra, docenas de plantillas de documentación de flujos de trabajo, IA y mucho más de forma gratuita, ¡para siempre en ClickUp! 🦄ˀ