Respondes a una pregunta sobre cómo restablecer contraseñas, luego a otra sobre un atasco en la impresora y, en poco tiempo, te sientes como un FAQ andante.
¿No sería increíble que este proceso se pudiera simplificar?
¡Piense en plantillas de solicitudes de servicio! Los usuarios pueden rellenarlas con todos los detalles que necesita para intervenir y salvar la situación, sin tener que buscar información o jugar al juego del teléfono, solo información clara y resoluciones más rápidas de los problemas.
Estas plantillas se pueden personalizar para diferentes departamentos, lo que ahorra a todo el mundo mucho tiempo y frustración.
Esta entrada del blog describe 10 plantillas de solicitudes de servicio gratuitas que pueden ayudarte a gestionar las solicitudes de servicio sin perder la cordura
¿Qué son las plantillas de solicitudes de servicio?
Las plantillas de solicitudes de servicio son formularios predefinidos que simplifican el envío de solicitudes. Te guían a lo largo del proceso, asegurándose de que incluyes todos los detalles esenciales para una resolución más rápida.
¿Tienes problemas con un monitor que parpadea? Una plantilla podría pedirte el modelo del dispositivo, los mensajes de error y una breve descripción.
¿Necesita una nueva licencia de software? Una plantilla podría solicitar el nombre del programa, el usuario deseado y la justificación.
Simplifican el proceso tanto para el usuario (ya no hay que recopilar información) como para el equipo de servicio (las solicitudes más claras permiten solucionar los problemas más rápidamente).
¿Qué hace que una plantilla de solicitud de servicio sea buena?
Una buena plantilla de solicitud de servicio debe simplificar las cosas y no complicar el proceso del usuario con un exceso de información.
Estos son algunos de los aspectos principales que debes tener en cuenta:
- Preguntas específicas: solo se solicita la información necesaria para resolver el problema sin abrumar a los usuarios con detalles irrelevantes
- Lenguaje sencillo: evita la jerga técnica y utiliza un inglés sencillo que todo el mundo puede entender
- Campos prellenados: Rellena automáticamente la información del usuario o del departamento en función de las credenciales de inicio de sesión
- Lógica condicional: muestra u oculta preguntas en función de las respuestas anteriores (por ejemplo, si «Problema» es «Problema con la impresora», muestra el campo «Modelo»)
- Carga de archivos adjuntos: permite a los usuarios adjuntar capturas de pantalla, registros de errores o archivos relevantes
- Función de búsqueda: permite a los usuarios encontrar la plantilla adecuada para su problema
- Secciones organizadas: La plantilla agrupa las preguntas relacionadas (por ejemplo, información de contacto, descripción del problema)
- Opciones de respuesta múltiple: utiliza menús desplegables, botones de radio o casillas de selección para las selecciones más comunes
- Instrucciones claras: Explique brevemente qué información se necesita en cada campo
Si algunas o todas estas funciones están incluidas en sus formularios de solicitud de servicio, sus usuarios estarán contentos y completarán las tareas más rápidamente.
10 plantillas de formularios de solicitud de servicio gratis
Con estas 10 plantillas gratuitas de solicitudes de servicio de ClickUp, puedes simplificar tu flujo de trabajo y aumentar la satisfacción de los clientes.
Ya sea para gestionar un servicio de asistencia técnica de TI, redactar un informe de incidencia o gestionar una operación general de atención al cliente, estas plantillas personalizables proporcionan la base perfecta para recopilar información vital, realizar un seguimiento eficiente del progreso y garantizar una prestación de servicios sin fisuras.
1. Plantilla de formulario de solicitud de servicio de ClickUp
¿Te cuesta hacer un seguimiento de las solicitudes de los empleados y los contactos externos? La plantilla de formulario de solicitud de ClickUp ofrece una solución simplificada para capturar, categorizar y gestionar tus solicitudes.
Esta plantilla le permite:
- Mantenga una visibilidad clara del progreso de las solicitudes. Utilice estados como «En curso», «Nueva solicitud» o «Denegada» para mantener a todos informados. Por ejemplo, un departamento de TI puede utilizar «A la espera de hardware» o «Se necesita información adicional» para fases específicas de su flujo de trabajo
- Reúna la información que necesita para atender las solicitudes de forma eficaz. Cree campos personalizados como «Finalidad», «Responsable directo» o «Departamento» para adaptar el formulario a sus necesidades. Por ejemplo, un equipo de marketing podría utilizar el campo «Nombre de la campaña» para clasificar las solicitudes relacionadas con iniciativas de marketing específicas
- Acceda a la información sin esfuerzo con vistas personalizables. Elija entre opciones predefinidas como «Lista de usuarios» o «Estado de la solicitud», o cree las suyas propias, como «Solicitudes de alta prioridad», para una gestión más centrada
Esta plantilla está diseñada para cualquier persona que necesite gestionar solicitudes de diversas fuentes, tanto internas como externas. Por ejemplo, los jefes de equipo pueden utilizarla para gestionar las solicitudes de los empleados en materia de equipos, acceso, permisos, etc.
Del mismo modo, el departamento de RR. HH. puede utilizarlas como formulario de comentarios o encuesta para simplificar el proceso de incorporación de nuevos empleados, gestionar las solicitudes de permisos o gestionar otras consultas relacionadas con los empleados.
2. Plantilla de solicitud de servicio de ClickUp
Mantenerse al día con las solicitudes de servicio al cliente es crucial para la eficiencia del equipo y la satisfacción del cliente. La plantilla de solicitud de servicio de ClickUp aborda este desafío de frente, proporcionando un sistema completo y flexible para gestionar y ofrecer un servicio excepcional.
Esta plantilla de lista va más allá del simple registro de solicitudes. Te permite:
- Organícese con estados personalizados: Realice un seguimiento del progreso sin problemas con opciones como «Bloqueado», «Nueva solicitud» y «Resuelto», o personalícelas según su campo. Por ejemplo, para gestionar problemas técnicos, el estado personalizado reflejará el «tipo de dispositivo»
- Captura información detallada: Utiliza nueve atributos personalizados, como «Captura de pantalla» y «Correo electrónico de contacto», entre otros, para comprender claramente las necesidades y los problemas de cada cliente
- Utilice vistas personalizables: Organice la información sin esfuerzo mediante seis configuraciones de ClickUp, entre las que se incluyen «Errores resueltos» y «Por prioridad». Por ejemplo, utilice la vista Tabla para ver todos los errores resueltos en formato de hoja de cálculo y revise las soluciones proporcionadas
- Mejore la gestión de proyectos: Realice un seguimiento del tiempo empleado, utilice etiquetas, establezca advertencias de dependencia y aproveche la integración del correo electrónico para optimizar el flujo de trabajo. Por ejemplo, utilice un rastreador de tiempo para ver cuánto tiempo se tarda en resolver el problema desde el momento en que se generó, con el fin de identificar a los mejores proveedores de servicios y comparar las resoluciones
También puedes configurar las automatizaciones de ClickUp para informar a los miembros del equipo sobre las resoluciones proporcionadas para cada solicitud de servicio.
3. Plantilla de solicitud de cambio de ClickUp
La plantilla de solicitud de cambio de ClickUp es flexible y te ayuda a gestionar el proceso de cambio de forma eficiente. Garantiza que todas las modificaciones se evalúen, aprueben y apliquen sin problemas.
- Utilice estados personalizados: Mantenga una visibilidad clara del proceso de revisión y aprobación. Utilice estados como «Revisor asignado», «Para implementación» e «Implementado» para mantener a todos informados. Por ejemplo, un equipo de desarrollo de software podría utilizar «En pruebas» o «Requiere revisión del código» para fases específicas de su flujo de trabajo de aprobación de cambios
- Mejora la toma de decisiones: Reúne toda la información que necesitas para tomar decisiones informadas. Utiliza los 14 campos personalizados disponibles, como «Impacto en el alcance», «Revisor» o «Fecha de implementación», para adaptar la plantilla a una solicitud de cambio específica. Por ejemplo, un equipo de marketing podría utilizar los campos «Nombre de la campaña» y «Fecha de lanzamiento objetivo» para evaluar el impacto de un rediseño propuesto para el sitio web
- Vistas flexibles y organizadas: navega sin esfuerzo por las solicitudes de cambio con opciones predefinidas como «Ubicaciones del proyecto» o «Formulario de solicitud de cambio», o crea las tuyas propias, como «Cambios de alto riesgo», para realizar análisis específicos
- Mejor seguimiento de las solicitudes: Asigne el tiempo dedicado a resolver solicitudes, añada etiquetas para filtrar los formularios de solicitud y establezca advertencias de dependencia para evitar obstáculos
Un proceso eficaz de solicitud de cambios requiere un cronograma bien definido. ClickUp te ayuda a visualizar este cronograma con la vista Calendario de ClickUp para planificar las fechas clave para enviar solicitudes, obtener aprobaciones e implementar cambios. Esta representación visual garantiza que todos estén en sintonía y evita retrasos.
Esto es lo que dice un cliente de ClickUp sobre la vista Calendario:
Las vistas Carga de trabajo y Calendario facilitan mucho la planificación de la capacidad
Las vistas de carga de trabajo y calendario facilitan mucho la planificación de la capacidad
4. Plantilla de solicitud de información de ClickUp
Simplifica la comunicación y mantén tus proyectos de construcción en marcha con la plantilla de solicitud de información de ClickUp. Facilita todo el proceso de solicitud de información (RFI), garantizando que todas las solicitudes se registren, gestionen y resuelvan de manera eficiente.
La plantilla proporciona:
- Seguimiento centralizado: La vista Registro de solicitudes de información proporciona una panorámica completa de todas las solicitudes de información recibidas. Registre detalles como la hora de la solicitud inicial, los tiempos de respuesta previstos, los ajustes de costes y calendarios, y las resoluciones de los problemas, manteniendo todo organizado en un solo lugar
- Recopilación de información sin esfuerzo: La vista Formulario de envío de solicitudes de información agiliza el proceso de creación de solicitudes de información con formularios personalizables y fáciles de rellenar. Capture toda la información necesaria de los solicitantes de forma rápida y sencilla, eliminando el riesgo de perder detalles cruciales
- Definición clara del alcance: La vista Alcance de la RFI proporciona una comprensión clara de la solicitud específica, la información relevante y los documentos relacionados. Esto garantiza que todos los involucrados estén en la misma página y evita confusiones
- Progreso visualizado: Mantenga una visibilidad clara del progreso de cada solicitud de información con la vista Tablero del proyecto. Realice un seguimiento de las tareas mediante estados personalizados, como Nueva solicitud y Respuesta enviada, para mantener informadas a las partes interesadas
- Inicio sencillo: La vista Guía de inicio le proporciona toda la información relevante que necesita para empezar a utilizar la plantilla de forma eficaz, lo que minimiza el tiempo de configuración y maximiza la eficiencia
5. Plantilla de soporte técnico de ClickUp
¿Su equipo de TI recibe un flujo constante de solicitudes de soporte? Desde cortes de Internet hasta pantallas azules, mantenerse al día puede resultar abrumador.
La plantilla de soporte técnico de ClickUp garantiza que todas las solicitudes se registren, se prioricen y se resuelvan de manera eficiente, lo que mantiene la productividad de tus usuarios. Así es como funciona:
- Creación de tickets sin esfuerzo: La vista Formulario de solicitud de soporte técnico proporciona formularios fáciles de usar para enviar nuevas solicitudes. Capture detalles esenciales como el tipo de dispositivo y la información de contacto, e incluso adjunte capturas de pantalla o vídeos para comunicar claramente el problema
- Categorización organizada: La vista Solicitudes por tipo de elemento proporciona una vista de lista para encontrar tickets con problemas similares. Utilice campos personalizados como «Departamento» y «Soporte necesario» para categorizar las solicitudes y gestionarlas de forma eficiente
- Flujo de trabajo visualizado: mantenga una panorámica clara de todas las solicitudes abiertas con la vista Solicitudes por estado. Esta vista de tablero Kanban muestra el estado de cada solicitud (Nueva, Evaluación, Escalada o Resuelta), lo que garantiza que nada se pase por alto
- Miembros del equipo capacitados: La vista Guía de inicio proporciona a su equipo toda la información que necesita para gestionar las solicitudes de forma eficaz en un cómodo formato de documento
Consejo profesional: Mantener informadas a las partes interesadas es fundamental para generar confianza y garantizar una experiencia de soporte positiva. Actualiza los estados de las tareas de ClickUp a medida que avanzas en la resolución del problema. Esta transparencia permite a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de sus solicitudes y fomenta la sensación de colaboración. También puedes utilizar plantillas de TI para ayudarte en este proceso.
6. Plantilla de solicitud de servicio de TI de ClickUp
Las incidencias informáticas imprevistas pueden interrumpir las operaciones y afectar a la productividad. La plantilla de informe de incidencias informáticas de ClickUp ayuda a tu equipo a documentar, realizar el seguimiento y resolver las incidencias de manera eficiente, minimizando el tiempo de inactividad y garantizando la continuidad del negocio.
Incluye:
- Registro completo: Cree un registro centralizado de informes de incidencias en la vista Tabla. Capture todos los detalles esenciales, incluyendo la fecha, la hora, los sistemas afectados, los registros relevantes y cualquier información adicional para obtener una imagen completa del evento
- Captura de datos personalizable: utilice campos personalizados para adaptar la plantilla a sus necesidades. Capture detalles como «Tipo de incidencia», «Gravedad», «Sistema de software» y «Departamento» para categorizar y realizar el seguimiento de las incidencias sin esfuerzo
- Documentación detallada de las respuestas: Cree tareas para documentar la respuesta dada a la incidencia. Esto incluye cualquier paso de mitigación implementado, como la restauración de datos o el apagado del sistema, lo que garantiza un registro claro del proceso de resolución
- Revisión exhaustiva: Establezca una tarea periódica para revisar el informe completado. Esto garantiza que se incluya toda la información necesaria y que sea precisa, lo que promueve una cultura de integridad de los datos
- Identificación de tendencias: los informes de incidencias de TI son valiosos registros históricos. Al aprovechar las sólidas capacidades de búsqueda y filtrado de ClickUp, puede identificar problemas recurrentes e implementar soluciones a largo plazo para fortalecer su infraestructura de TI en general
7. Plantilla de solicitud creativa de ClickUp
¿Te ahogas en correos electrónicos y persigues aprobaciones? ¡La plantilla de solicitud creativa de ClickUp es tu salvavidas! Esta potente herramienta simplifica todo el proceso de solicitud creativa, desde el concepto inicial hasta la entrega final, garantizando una comunicación clara, una gestión de proyectos eficiente y un flujo de trabajo más fluido para todos los involucrados.
Esta plantilla personalizable incluye:
- Formularios optimizados: La vista Formulario de solicitud creativa permite a las partes interesadas o a los miembros del equipo enviar solicitudes fácilmente. Estos formularios fáciles de usar recopilan todos los detalles esenciales que necesita para empezar, lo que minimiza la comunicación de ida y vuelta
- Comunicación clara: La vista «Empezar aquí» ofrece una panorámica rápida de la plantilla, lo que garantiza que todo el mundo entiende cómo enviar solicitudes de forma eficaz
- Panorámica centralizada: La vista Lista de solicitudes creativas ofrece una vista organizada de todas las solicitudes entrantes. Utilice campos personalizados como «Persona asignada», «Solicitado por» y «Prioridad» para filtrar y priorizar sin esfuerzo
- Seguimiento visual del progreso: Mantenga un control completo sobre su proceso creativo con la vista de proceso de solicitudes creativas al estilo Kanban. Esta vista separa las tareas en siete estados distintos, entre los que se incluyen «En curso», «Pendiente de aprobación» y «Entregada», lo que garantiza una visibilidad clara del progreso de cada solicitud
8. Plantilla de solicitudes de equipo de ClickUp
Gestionar un equipo remoto puede ser todo un reto, especialmente cuando hay que realizar el seguimiento de sus diversas solicitudes. Desde la necesidad de nuevo equipo hasta la solicitud de asistencia de RR. HH., mantenerse al día con las necesidades individuales puede resultar abrumador, especialmente cuando no se dispone de un software de servicio de asistencia.
La plantilla de solicitudes de equipo de ClickUp puede ayudar a los empleados a superar la fatiga de las solicitudes, y tú puedes resolverlas a través de:
- Vista centralizada: La vista Lista proporciona una única fuente de información para todas las solicitudes del equipo. Realice un seguimiento de su estado de un vistazo, eliminando la confusión y manteniendo a todos en la misma página
- Envío simplificado de solicitudes: La vista Formulario de solicitud interna permite a los empleados enviar solicitudes de forma rápida y sencilla. Las secciones estructuradas para detalles, prioridad y tipo garantizan que toda la información necesaria se capture desde el principio
- Visualización visual de las tareas: Mantenga una visión clara del proceso de cumplimiento de las solicitudes con la vista Tablero. Las tareas se organizan en cinco estados distintos, como «Nuevas solicitudes» y «Completadas», lo que proporciona una visualización con función de arrastrar y soltar para mover las tareas a través de diferentes estados y realizar un seguimiento eficiente
- Priorización sencilla: la vista Tipos de solicitudes permite a los responsables clasificar y priorizar las solicitudes en función de la categoría (por ejemplo, suministros, asistencia técnica). Esto garantiza que las solicitudes se aborden de manera eficiente y que se satisfagan las necesidades del equipo de manera eficaz
9. Plantilla de lista de solicitudes de funciones de ClickUp
¿Anhelas un sistema que funcione a la perfección para gestionar las solicitudes de funciones? ¡No busques más, la plantilla de lista de solicitudes de funciones de ClickUp es lo que necesitas! Esta potente plantilla te permite recopilar, evaluar, priorizar y realizar un seguimiento eficaz de las solicitudes de funciones, lo que garantiza que el desarrollo de tu producto se ajuste perfectamente a las necesidades de los usuarios y a los objetivos estratégicos:
Así es como funciona:
- Recopile datos fácilmente: Aproveche los formularios de ClickUp para recopilar solicitudes de funciones cuando un cliente envíe sus ideas. Capture comentarios y sugerencias valiosos en una ubicación centralizada, eliminando el riesgo de perder ideas cruciales
- Clasificación eficiente: El proceso de «clasificación» te permite categorizar las solicitudes según criterios predefinidos. Esto agiliza la evaluación inicial y garantiza que cada solicitud reciba la atención adecuada
- Priorización basada en datos: Vaya más allá de la toma de decisiones subjetivas. Evalúe el impacto y la viabilidad de cada solicitud, lo que le permitirá priorizar las funciones en función del valor estratégico y los recursos disponibles en una vista de lista organizada
- Comunicación y acción claras: Asigne tareas, realice un seguimiento del progreso y mantenga informadas a las partes interesadas con el control de tiempo en tiempo real y la vista de chat integrada en ClickUp. Esto fomenta la transparencia y garantiza que todo el mundo esté alineado con la hoja de ruta de desarrollo
10. Plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp
¡Olvídate de la confusión y disfruta de una ejecución fluida de las solicitudes de proyectos con la plantilla de solicitud de trabajo de ClickUp! Esta plantilla te permite organizar tareas y realizar un seguimiento del progreso de manera eficiente, lo que garantiza que todos los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
Permite:
- Proceso de recepción y aprobación claro: Utilice el formulario de solicitud de trabajo para recopilar toda la información necesaria por adelantado. Esto garantiza que todo el mundo esté en la misma página desde el principio, lo que minimiza el trabajo repetido y los retrasos
- Visibilidad centralizada de los proyectos: La vista Resumen de solicitudes establece las bases de cada solicitud de trabajo, capturando detalles esenciales como el nombre del proyecto, la descripción y el cronograma para una visibilidad clara
- Gestión de tareas visualizada: Transforme sus pedidos de trabajo en tareas procesables con la vista Tablero. Esta representación visual le permite asignar miembros del equipo, establecer fechas límite y supervisar el progreso en tiempo real, lo que fomenta un flujo de trabajo colaborativo
- Detalles completos de las tareas: La vista Lista de etapas le permite adaptar la plantilla a sus necesidades. Incluya campos personalizados esenciales, como el nombre de la tarea, la descripción, la prioridad y el miembro del equipo asignado, para obtener una visión completa de cada solicitud de trabajo
- Proceso de revisión optimizado: Establece un proceso de revisión claro utilizando los hitos de ClickUp. Esto garantiza que los gestores de proyectos, los jefes de equipo u otras partes interesadas puedan revisar y aprobar las solicitudes de trabajo de forma eficiente, lo que permite que los proyectos sigan avanzando
Perfecciona la gestión de tus solicitudes de servicio con ClickUp
Las plantillas de solicitudes de servicio estandarizan la recopilación de información y simplifican los flujos de trabajo. Esto se traduce en tiempos de resolución más rápidos, clientes más satisfechos y una carga más ligera para quienes facilitan estas funciones de soporte.
Además de estas plantillas, puedes aprovechar ClickUp como una plataforma completa de gestión de proyectos que te permite gestionar tareas fácilmente, crear formularios personalizados para capturar detalles específicos y automatizar el trabajo repetitivo. Además, sus herramientas basadas en IA proporcionan sugerencias inteligentes y simplifican el trabajo.
Al combinar la eficiencia de estas plantillas de solicitud con las sólidas funciones de gestión de proyectos de ClickUp, puedes transformar tu prestación de servicios y mantener a tu equipo funcionando al máximo rendimiento.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp!