¿Alguna vez ha sentido que la gestión de sus flujos de trabajo es más caótica de lo necesario? Un libro de procedimientos sólido es la solución definitiva, tanto si está lanzando un nuevo sistema, gestionando tareas rutinarias y complejas o respondiendo a incidencias inesperadas.
Actúa como el manual de referencia de su equipo, optimizando las operaciones, mejorando la eficiencia de los procesos y manteniendo la coherencia en todas las tareas.
La creación de un libro de ejecución desde cero requiere tiempo y esfuerzo, pero hay una forma más fácil. Con plantillas de libros de ejecución totalmente automatizadas, puede ahorrar tiempo, minimizar los errores y centrarse en lo que más importa: hacer las cosas de forma fluida y eficiente.
Descubra cómo estas plantillas pueden simplificar sus operaciones diarias y preparar a su equipo para cualquier intento correcto.
¿Qué son las plantillas de manuales de procedimientos?
Las plantillas de manuales de procedimientos son marcos prediseñados que ayudan a los equipos a gestionar las operaciones y las tareas complejas de manera eficiente. Al utilizar estas plantillas, dispondrá de un proceso documentado que reduce las conjeturas y aumenta la eficiencia.
Por ejemplo, un equipo de TI puede utilizar rápidamente una plantilla de libro de ejecución para responder a una brecha de seguridad. En lugar de buscar los pasos a seguir en medio de la crisis, el equipo sigue las instrucciones claras de la plantilla.
Es como tener un manual que le ayuda a gestionar los riesgos y minimizar las interrupciones con información al alcance de la mano.
Las plantillas de libros de ejecución suelen incluir consejos para solucionar problemas comunes, lo que ayuda a su equipo a resolverlos más rápidamente. Además, suelen integrarse con herramientas de automatización del flujo de trabajo, lo que hace que todo el proceso sea más fluido y predecible, especialmente en situaciones de mucho estrés.
Algunas de las otras ventajas de utilizar plantillas de runbooks incluyen:
- Facilite la colaboración en equipo con un lenguaje común
- Aprovecha la experiencia colectiva para tomar mejores decisiones
- Compatibilidad con actualizaciones y mejoras continuas
- Garantizar el cumplimiento y mantener la estructura
- Permite la escalabilidad a medida que crece su empresa
- Proporcionar planes de recuperación del sistema para emergencias
Incluso si su equipo tiene que gestionar una incidencia informática inesperada, una plantilla completa de procesos de manuales de operaciones puede guiarle a lo largo del proceso de respuesta.
Los manuales de procedimientos pueden incluir incluso ayudas visuales para facilitar el seguimiento de procesos complejos.
¿Qué hace que una plantilla de manual de procedimientos sea buena?
Una buena plantilla de libro de ejecución proporciona instrucciones y garantiza que su equipo permanezca sincronizado, receptivo y eficiente, pase lo que pase
Exploremos los aspectos clave que definen una plantilla de libro de ejecución eficaz:
- Procedimientos operativos estándar (POE): incluya guías paso a paso que sigan POE coherentes. Esto hace que las tareas sean repetibles y reduce los errores
- Pasos prácticos: Proporcione instrucciones precisas sobre qué hacer en cada paso. Céntrese en la claridad y la simplicidad, evitando la jerga que pueda confundir a su equipo
- Control de versiones: Asegúrese de que su libro de ejecución esté versionado para anotar actualizaciones o cambios. Esto ayuda a los equipos a mantenerse al tanto de los procesos en evolución
- Registros de errores integrados: disponga de una sección para registros de errores y pasos de recuperación detallados. Por ejemplo, puede especificar comandos para recuperar registros de un servidor
- Plantillas de documentación técnica: Estandarice su proceso con plantillas de documentación técnica. Esto garantiza la uniformidad en las diferentes tareas
Además, con las soluciones automatizadas integradas en estas plantillas, su equipo puede responder rápidamente a incidencias o actualizaciones sin intervención manual, lo que aumenta los tiempos de respuesta.
Ahora que tenemos una sólida comprensión de las plantillas de libros de ejecución, exploremos diferentes ejemplos de libros de ejecución especializados y cómo cada uno puede ser útil
11 plantillas de manuales de procedimientos
Ahora que conoce las ventajas de un libro de ejecución, consulte nuestra lista de las 11 mejores plantillas de libros de ejecución en ClickUp.
Le mostraremos cómo sacar el máximo partido a cada plantilla, tanto si está creando una rutina de runbook especializada para su equipo de TI como si está optimizando los procesos de su empresa.
1. Plantilla de manual para empleados de ClickUp
¿Está creando una empresa y necesita crear una guía de formación para empleados? La plantilla de manual para empleados de ClickUp es el lugar perfecto para empezar. Esta plantilla le ayuda a describir todo lo que sus empleados necesitan para tener éxito y crecer.
Incluye:
- Una guía de inicio que explica qué es un manual para empleados, por qué es importante y cómo utilizar la plantilla
- Dos secciones principales con 19 subsecciones que cubren información de la empresa, detalles específicos de cada rol y políticas como control horario, días de pago y mucho más
- Notas útiles, indicaciones y preguntas a lo largo del documento para inspirar ideas para su manual
Un manual para empleados es diferente de un manual de empleados. Mientras que el manual se centra en las políticas de toda la empresa, el manual proporciona procedimientos detallados para roles o departamentos específicos.
Ideal para: Propietarios de pequeñas empresas, equipos de RR. HH. y gerentes que desean crear guías de formación para empleados claras y completas
Lea también: 10 plantillas gratuitas de instrucciones de trabajo en Word y ClickUp
2. Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Imagina que has documentado todos los procesos de tu empresa, pero ¿cómo haces un seguimiento de todos ellos? 🤔
Por eso hemos creado la plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp. Con varias vistas y opciones de personalización, te ayuda a realizar un seguimiento rápido de todo y a estar al día con las tareas. Con esta plantilla, puedes:
- Acceda a una guía de introducción, una lista de documentación, un tablero de sabiduría y una pizarra con diagramas de flujo de procesos
- Utilice las vistas Lista y Tablero para centralizar y gestionar los documentos del proyecto, añadiendo campos clave como tipo, prioridad y fase
- Etiquete a las personas asignadas, las partes interesadas y los aprobadores para garantizar que las aportaciones se realicen a tiempo
- Visualice y correlacione procesos con la vista Pizarra, convirtiendo los nodos de los diagramas de flujo en tareas interactivas
Ideal para: Gestores de proyectos, equipos de operaciones y empresas que buscan gestionar la documentación de procesos, mejorar la organización del flujo de trabajo y potenciar la colaboración
Lea también: 11 plantillas de documentación de procesos en Word y ClickUp para optimizar sus operaciones
3. Plantilla de procedimientos de ClickUp
La plantilla de procedimientos de ClickUp crea y gestiona de forma eficiente procedimientos claros y bien estructurados para cualquier proyecto o tarea. Define el flujo del proceso, aclara los objetivos y garantiza la coherencia en todas las operaciones.
Con esta plantilla, podrá:
- Establezca metas claras y correlacione los pasos para cada procedimiento
- Asigne tareas, colabore con las partes interesadas y realice un seguimiento del progreso
- Utilice estados, campos y vistas para gestionar su proceso
- Configure notificaciones y programe reuniones para una coordinación perfecta
Con herramientas personalizables, esta plantilla agiliza la identificación de tareas, la definición del alcance y la gestión de documentos.
Ideal para: Gestores de proyectos, equipos de operaciones, especialistas en control de calidad, responsables de cumplimiento normativo, equipos de TI y departamentos de atención al cliente que buscan estandarizar, optimizar y realizar el seguimiento de los procedimientos en diversos sectores
4. Plantilla POE de ClickUp
¿Tienes problemas para poner en marcha tus procedimientos operativos estándar (POE)? ¡La plantilla POE de ClickUp te permite empezar de forma rápida y sencilla! Tanto si estás implementando un nuevo procedimiento para un equipo pequeño como para toda una empresa, esta plantilla POE te ofrece todo lo que necesitas.
Así es como le ayuda esta plantilla:
- Organice los POE con una estructura clara: Panorámica, Quién, Dónde y Cuándo
- Secciones sencillas y manejables que cualquiera puede navegar fácilmente
- Optimice el proceso de implementación de nuevos procedimientos
Ideal para: equipos de RR. HH., directores de departamento, equipos de operaciones, propietarios de empresas, gestores de proyectos, especialistas en control de calidad, responsables de cumplimiento normativo y jefes de equipo que desean crear, organizar e implementar POE claras y eficaces
💡 Consejo profesional: Para desarrollar esquemas de POE eficaces, comience con la meta final en mente y trabaje hacia atrás, desglosando cada paso necesario para alcanzar ese resultado.
5. Plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp
Un documento bien organizado que describa los procesos de su empresa es clave para garantizar operaciones internas fluidas y una comunicación coherente, y con las herramientas adecuadas, esto resulta aún más fácil. La plantilla de documento de procesos de la empresa ClickUp está diseñada para ayudarle a ahorrar tiempo y mantener todo en un hub central.
Con esta plantilla, podrá:
- Centralice todos sus documentos de procesos en un solo lugar
- Cree plantillas y listas de control para incorporar y formar a los empleados
- Mantén a todos informados con las últimas instrucciones
Tanto si está incorporando nuevos empleados como si simplemente está actualizando políticas, esta plantilla de documentación de procesos lo hace todo más eficiente y fácil de gestionar
Ideal para: equipos de RR. HH., directores de operaciones, coordinadores de formación, propietarios de empresas y gestores de proyectos que desean centralizar la documentación de los procesos, facilitar la incorporación de nuevos empleados y garantizar una comunicación coherente entre los distintos departamentos
👀 ¿Sabías que...? Los estudios han demostrado que las empresas pueden ahorrar hasta un 50 % de su tiempo en la creación de documentos utilizando herramientas de automatización de documentos.
6. Plantilla de procedimientos operativos estándar de ClickUp
Los POE son cruciales para la eficiencia operativa y para garantizar la coherencia en su empresa. La plantilla de procedimientos operativos estándar de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear POE claros y organizados desde el principio.
Te permite:
- Cree tareas con estados como «No iniciada», «En curso» y «Completada» para realizar un seguimiento sencillo del progreso en cada paso
- Añada detalles como «Nivel de prioridad » y «Fecha límite» a las tareas, lo que le ayudará a organizarse y gestionarlas de forma más eficiente
- Cambie entre varias vistas: vista Lista para obtener una panorámica sencilla de las tareas, vista Gantt para ver un cronograma y vista Carga de trabajo para comprobar la capacidad del equipo
- Automatice tareas repetitivas, como el ajuste de recordatorios para fechas de revisión, o utilice IA para resumir el progreso de las tareas
Esta plantilla elimina las conjeturas de la creación y gestión de POE, lo que le ayuda a mantener todo bajo control
Ideal para: Gerentes de operaciones, jefes de equipo, gestores de proyectos, equipos de control de calidad y propietarios de empresas que deben crear, gestionar y realizar el seguimiento de POE para garantizar la coherencia y la eficiencia operativa
🧠 Dato curioso: Los POE se remontan a civilizaciones antiguas. Los primeros procedimientos registrados, que detallaban prácticas médicas, se han encontrado en papiros egipcios antiguos.
7. Plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp
Si eres una persona visual, la plantilla de gráfico de flujo de procesos de ClickUp puede ser justo lo que necesitas. Utiliza colores y figuras para simplificar los procesos empresariales complejos, haciéndolos fáciles de entender y seguir.
La plantilla se divide en dos secciones, participantes y actividades, y las actividades de cada participante se representan mediante figuras en su columna. Disponible en Pizarras de ClickUp, esta plantilla, al igual que otras útiles plantillas de pizarra, ofrece posibilidades creativas ilimitadas.
Puede utilizar esta plantilla de flujo de procesos para:
- Correlacione fácilmente los procesos con figuras y conectores para mayor claridad
- Organice los participantes y las actividades para obtener una vista paso a paso
- Personalícelas con nodos de decisión y actualice la leyenda para orientar al equipo
- Añada diversos elementos, como mapas mentales, mapas de procesos, imágenes, documentos e incluso garabatos para dar rienda suelta a su creatividad
Ideal para: equipos de RR. HH., gestores de proyectos, equipos de operaciones, departamentos de TI y equipos de marketing que buscan visualizar los flujos de trabajo, simplificar la documentación de los procesos y mejorar la colaboración en equipo
8. Plantilla del plan de acción de ciberseguridad de ClickUp
La plantilla del plan de acción de ciberseguridad de ClickUp facilita el refuerzo de la postura de seguridad de su empresa. En la jerga tecnológica, la «postura de seguridad» se refiere a la fortaleza general de una organización en materia de ciberseguridad y a su capacidad para predecir, prevenir y responder a las amenazas cibernéticas en constante evolución.
Esta plantilla totalmente personalizable ayuda a los equipos de seguridad a crear planes de acción claros y eficaces, lo que garantiza que todos estén en sintonía.
- Adapte el plan de acción a sus necesidades específicas de ciberseguridad
- Colabora en tiempo real o de forma asíncrona con tu equipo
- Proteja su plan con los controles de privacidad y edición de ClickUp Docs
- Optimice el proceso de planificación de acciones para mantenerse proactivo frente a las amenazas cibernéticas
Ideal para: equipos de seguridad de TI, responsables de cumplimiento normativo, profesionales de la ciberseguridad, equipos de gestión de riesgos, líderes empresariales, equipos de respuesta ante incidencias, administradores de redes y directores de tecnología
Más información: 15 plantillas gratuitas de planes de recuperación ante desastres para ayudar a su empresa a recuperarse más rápido
9. Plantilla de plan de acción para incidencias de ClickUp
Ya sea un desastre natural o un cambio repentino en la dirección, actuar con rapidez y de forma coordinada es fundamental para minimizar el impacto de cualquier evento inesperado en su empresa.
La plantilla de plan de acción para incidencias de ClickUp te ayuda a crear una guía clara y paso a paso para gestionar las incidencias a medida que se producen. Con secciones dedicadas a los objetivos, los detalles de las tareas, los roles y los recursos, esta plantilla garantiza que tu equipo sepa exactamente quién es responsable de qué durante una emergencia.
Esto es lo que debe hacer:
- Utilice la sección del plan de acción para esbozar los pasos inmediatos, como apagar los servidores o sistemas afectados
- Haga una lista del equipo, los equipos y los recursos necesarios para una respuesta eficiente
Ideal para: equipos de respuesta ante emergencias que se enfrentan a crisis en tiempo real, departamentos de TI que gestionan incidencias como fallos del sistema o violaciones de datos, y equipos de RR. HH. que gestionan la seguridad en el lugar de trabajo o situaciones urgentes
10. Plantilla de plan de acción de emergencia para el lugar de trabajo de ClickUp
Las emergencias pueden surgir sin advertencia, por lo que la preparación es esencial para proteger a su equipo y su lugar de trabajo. La plantilla de plan de acción de emergencia para el lugar de trabajo de ClickUp le ofrece todo lo que necesita para garantizar la seguridad, desde rutas de evacuación y puntos de reunión hasta asignaciones de roles claras para los responsables en caso de emergencia.
A continuación, le mostramos cómo crear un plan de emergencia eficaz para el lugar de trabajo con ClickUp:
- Describa posibles emergencias y estrategias de respuesta en los documentos de ClickUp
- Asigne responsabilidades a los miembros del equipo con las tareas de ClickUp
- Diseña rutas de evacuación con el panel de ClickUp
- Automatice las alertas y los recordatorios durante las crisis con ClickUp Automatizaciones
- Realice un seguimiento del progreso de la preparación con las Metas de ClickUp, que le permiten dividir las tareas más grandes en partes más pequeñas y ayudan a realizar un seguimiento del progreso
- Programa y realiza un seguimiento de los simulacros de emergencia con los hitos de ClickUp
Esta plantilla simplifica la planificación de emergencias e incorpora herramientas esenciales para los planes de recuperación ante desastres y la mejora de los procesos.
Ideal para: coordinadores de respuesta ante emergencias, gestores de instalaciones, equipos de RR. HH., responsables de seguridad, gestores de operaciones, planificadores de continuidad del negocio, jefes de equipo y coordinadores de seguridad en el lugar de trabajo
11. Plantilla de informe de incidencias de TI de ClickUp
Cada fallo informático cuenta una historia; capturarla es clave para evitar la siguiente. La plantilla de informe de incidencias informáticas de ClickUp ofrece una forma sencilla de documentar todo, desde fallos del sistema hasta violaciones de la ciberseguridad y tareas informáticas.
Incluye campos específicos para los detalles de las incidencias, el análisis de las causas raíz y las acciones de recuperación, con el fin de agilizar las respuestas y mitigar los riesgos. A continuación, le mostramos cómo sacar el máximo partido a sus informes de incidencias de TI:
- Analice las causas fundamentales para identificar problemas recurrentes y evitar problemas futuros
- Realice un seguimiento de los tiempos de resolución con el control de tiempo de proyectos de ClickUp para medir la eficiencia
- Optimice sus procesos perfeccionando las estrategias de respuesta basadas en datos de incidencias anteriores
Ideal para: equipos de TI, administradores de sistemas, ingenieros de redes, especialistas en ciberseguridad, equipos de respuesta a incidencias y responsables de servicios de asistencia que desean documentar, analizar y mejorar sus procesos de respuesta a incidencias
💡 Consejo profesional: Incorpora la elaboración de informes de incidencias en tu estrategia general de automatización de procesos empresariales. De este modo, te asegurarás de que los fallos y las infracciones del sistema se resuelvan de forma rápida y fluida, en consonancia con tus metas de recuperación de TI y mitigación de riesgos.
Crea guías de procedimientos que funcionan con ClickUp
Los manuales de procedimientos son fundamentales para ayudar a los profesionales de TI a optimizar sus procesos y gestionar las incidencias rápidamente. Proporcionan pasos claros y estandarizados que se deben seguir en cualquier situación, lo que garantiza un funcionamiento fluido y eficiente.
Mantener estos manuales actualizados es esencial para cualquier equipo de TI que quiera tener éxito, y ClickUp facilita esta tarea.
Con ClickUp, puede crear, distribuir y gestionar fácilmente sus runbooks. Genera automáticamente instrucciones paso a paso y captura capturas de pantalla para documentar cada proceso.
Además, ClickUp ofrece una variedad de plantillas que te permiten personalizar tus guías de procedimientos para adaptarlas a las necesidades de tu equipo.
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