Los gerentes de operaciones son como directores de orquesta. Al igual que el director coordina a todos los instrumentistas y garantiza una interpretación musical armoniosa, un gerente de operaciones supervisa y coordina las tareas y los recursos para sincronizar la empresa.
Ya sea revisando procesos para eliminar redundancias y hacer que los flujos de trabajo sean rentables o gestionando programas de control de calidad de ritmo rápido, un gerente de operaciones va más allá para mantener la empresa en funcionamiento. 💡
Para comprender la complejidad de esta posición, echa un vistazo a nuestra visión de un día en la vida de un director de operaciones. Además de las tareas diarias, exploraremos diversos aspectos del rol importante, entre los que se incluyen:
- Cualificaciones deseables
- Herramientas y técnicas que utilizan los gerentes de operaciones.
Comprender el rol de un gerente de operaciones
Un gerente de operaciones desempeña muchas funciones en una organización. Participa en múltiples procesos y procedimientos vitales, desde la planificación estratégica y la distribución eficiente de tareas hasta el control de calidad. Por lo general, se comunica con otros departamentos y divisiones dentro de una empresa, pero también puede tratar con clientes ocasionalmente.
Debido a la naturaleza dinámica del trabajo, deben tener sólidos conocimientos técnicos y empresariales, así como la confianza necesaria para tomar decisiones cruciales sobre la marcha. También deben poseer un amplio intervalo de habilidades sociales, como la gestión del tiempo y la comunicación.
En las siguientes secciones desglosaremos las tres funciones principales de un director de operaciones:
1. Planificación y establecimiento de prioridades para aumentar la eficiencia.
El director de operaciones debe, en primer lugar, comprender a fondo las metas generales de la empresa. Su trabajo consiste en alinear las metas de alto nivel de la empresa con las metas de los equipos de operaciones mediante la creación de una estrategia operativa eficaz.
Durante el proceso de elaboración de estrategias, el director de operaciones se centra en:
- Planificación de operaciones: el gerente de operaciones define las acciones que deben llevar a cabo la organización o equipos específicos y establece plazos para ellas. Estos planes serán la base de las estrategias de planificación de la capacidad y gestión de riesgos del gerente de operaciones.
- Establecimiento de prioridades: el director de operaciones consultará con otros directivos para decidir qué actividades deben tener mayor prioridad en la lista de tareas pendientes del equipo. Establecer prioridades para unos pocos objetivos cada vez evita problemas de calidad más adelante.
- Decidir las métricas de rendimiento: el director de operaciones debe dedicar tiempo a determinar las métricas clave de rendimiento (KPI) que marcarán el éxito de la operación y contribuirán a la salud de la empresa en los estados financieros.
2. Diseño de procesos y supervisión y gestión de programas de garantía de calidad.
Teniendo en cuenta las metas de la empresa, la legislación y los estándares del sector, el director de operaciones elabora políticas y flujos de trabajo para toda la organización. Debe actualizar estas políticas y mejorar los procesos a medida que se recibe nueva información.
El director de operaciones tiene que coordinarse con otros departamentos implicados en la entrega de productos y servicios. Esto puede incluir la ejecución de programas de control de calidad para comprobar la eficiencia de la producción, la rentabilidad de la logística actual y la asignación óptima de los recursos humanos (RR. HH.).
Si el rendimiento operativo no es satisfactorio, el gerente puede rediseñar u optimizar los procesos para que sean rentables y logren resultados favorables.
El director de operaciones también supervisa las operaciones a medida que se desarrollan, tanto in situ como en el campo. Además de todo ello, supervisa los presupuestos y realiza análisis de coste-beneficio para evaluar el impacto financiero de las decisiones operativas. 💵
Consejo profesional: la plantilla gratuita de análisis de coste-beneficio de ClickUp permite a los directores de operaciones evaluar rápidamente la rentabilidad de los procesos disponibles antes de invertir en uno. Con su diseño sencillo y codificado por colores, la plantilla simplifica la toma de decisiones complejas.
3. Gestión de empleados
Un buen director de operaciones suele colaborar con el director de RR. HH. para realizar las siguientes tareas:
- Realice el seguimiento de los horarios de los empleados.
- Incorporación de nuevos empleados
- Planifique el trabajo de manera eficaz, de acuerdo con las habilidades y la disponibilidad de los empleados.
- Documente las buenas prácticas y los procedimientos operativos estándar (POE).
- Diseñe programas de formación eficaces para mejorar la productividad de los equipos de producción.
- Implemente nuevos sistemas para el control de la asistencia y el control de tiempo de los empleados.
- Redacta manuales de procesos para mejorar la eficiencia y la productividad del equipo.
- Implemente medidas de seguridad en fábricas y oficinas.
Consejo profesional: para evaluar la capacidad del equipo y realizar la distribución de tareas de manera eficaz, los gerentes pueden utilizar la plantilla de horarios de empleados de ClickUp.
La plantilla ofrece varias vistas, como Tablero y Calendario, lo que permite a los gerentes evaluar el trabajo desde diferentes ángulos. También pueden realizar el seguimiento del progreso hacia los hitos específicos del proyecto.
Un día típico en la vida de un director de operaciones
Cada día es único para un director de operaciones. A continuación describimos en qué consiste un día normal en su trabajo.
Por la mañana
Por lo general, el director de operaciones es una de las primeras personas en llegar a la oficina. Esto le permite despejar la mente para poder afrontar los retos del día. En primer lugar, se asegura de que todo esté en orden para que puedan comenzar los procesos operativos. 🌄
Para ver qué le depara el día y hacer planes eficaces, el director de operaciones revisa su lista de tareas pendientes y su calendario. También revisa su bandeja de entrada de correo electrónico para ver si hay algún problema que deba abordarse con urgencia.
Consejo profesional: los gerentes de operaciones altamente productivos suelen utilizar una solución de gestión de tareas como ClickUp para mantener todo organizado digitalmente. Por ejemplo, la función Lista de control de ClickUp es la opción preferida de muchos gerentes, ya que simplifica las tareas complejas y las hace más manejables.
Resolución diaria de problemas (con ejemplos)
La mayor parte del día del gerente de operaciones se dedica a resolver problemas emergentes. 🚨
Por ejemplo, el proveedor informa de que se va a retrasar en la entrega de las materias primas debido a las condiciones meteorológicas. En ese caso, el director de operaciones evalúa el inventario existente, da prioridad a la producción de los productos más urgentes e informa a los clientes de los posibles retrasos. También puede ponerse en contacto con proveedores alternativos para minimizar las interrupciones.
En caso de avería repentina de un equipo, el director de operaciones llama o reúne a un equipo para que se encargue inmediatamente de la reparación. Si no es posible una solución rápida, el director determina cómo completar todo el trabajo utilizando la maquinaria disponible y evitar retrasos en la producción.
Otro escenario estresante que requiere la resolución de problemas surge cuando un empleado clave tiene que tomarse una baja por enfermedad inesperada por un periodo indefinido. En este caso, el gerente de operaciones tiene la tarea de encontrar un sustituto temporal.
Por lo tanto, a lo largo del día, un director de operaciones debe estar preparado para hacer frente a estos problemas inesperados y, para ello, su gestión de riesgos debe ser excelente.
Consejo profesional: cuando se enfrentan a una decisión difícil, los gerentes de operaciones pueden recurrir a la plantilla de matriz de valor y riesgo de ClickUp. La plantilla les permite crear una lista de todas las soluciones a un problema, asignar valores y valoraciones de riesgo, y visualizar dónde se encuentra cada opción en la matriz de la Pizarra. Una vez que surge la solución óptima, el gerente puede priorizarla en el entorno de trabajo de ClickUp para que el equipo pueda comenzar a trabajar en ella lo antes posible.
Reuniones
Los gerentes de operaciones suelen participar o dirigir numerosas reuniones y llamadas a lo largo del día, por ejemplo, con:
- Otros gerentes: Por lo general, el gerente de operaciones celebra reuniones semanales con todos los gerentes y jefes de departamento. Durante estas reuniones, se repasa el trabajo de la semana anterior y se planifica la siguiente. Es una oportunidad para sacar a la luz los problemas y revisar los informes.
- Clientes: los clientes, especialmente los nuevos, suelen tener muchas preguntas e inquietudes. El director de operaciones responde a algunas de ellas y explica cómo la empresa llevará a cabo el trabajo para el que ha sido contratada.
- Altos ejecutivos: el director de operaciones eleva los problemas de procesos o calidad a la alta dirección, como el director ejecutivo (CEO) y el director general (GM), para que se encuentren soluciones oportunas.
Consejo profesional: Tener una agenda clara para las reuniones y ceñirse a ella garantiza que estas conversaciones sean eficientes y fructíferas. Con ClickUp, los gerentes pueden crear plantillas de agenda para diferentes casos de uso y acelerar así los preparativos para futuras reuniones.
📮 ClickUp Insight: Casi el 35 % de los trabajadores del conocimiento consideran que el lunes es el día menos productivo de la semana. Los correos electrónicos acumulados, los mensajes y las nuevas prioridades que surgen durante los resumenes matutinos del lunes podrían contribuir a ello.
Pero, ¿y si pudieras reunir todas esas actualizaciones, tareas, reuniones y correos electrónicos de los lunes en una única plataforma y abordarlos todos de una sola vez? Prueba ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
Fin del día
El gerente de operaciones debe quedarse hasta el final de la jornada por si surge alguna emergencia de última hora. Por lo general, terminan el día revisando su bandeja de entrada, programando reuniones y preparando las tareas para el día siguiente. 🌇
Cómo puede influir el sector en el día a día de un director de operaciones.
Las tareas diarias de un director de operaciones varían en función del sector en el que trabaje. Echa un vistazo a cuatro ejemplos específicos de distintos sectores y las responsabilidades correspondientes:
- Construcción: gestionar la adquisición de materiales para las obras, realizar un seguimiento del uso de los recursos, garantizar el mantenimiento de los equipos, distribuir los equipos y los trabajadores de la construcción, supervisar los precios de los proveedores y gestionar el presupuesto del proyecto.
- Tecnología de la información (TI): supervisar, mantener y optimizar la infraestructura de red, supervisar las operaciones de seguridad y las transferencias de datos, gestionar las actualizaciones de hardware y software, analizar el rendimiento del sistema y proponer mejoras, resolver dificultades técnicas importantes.
- Atención sanitaria: realizar pedidos y realizar un seguimiento del inventario (equipos y suministros médicos), mantener los registros de los pacientes, establecer las políticas y procedimientos del centro, garantizar el cumplimiento normativo y diseñar estrategias para optimizar la experiencia del paciente.
- Venta al por menor: establecer y mantener relaciones con los clientes, gestionar el inventario, supervisar los pedidos, los envíos y la generación de ventas, investigar las quejas y sugerencias de los clientes.
Habilidades y requisitos para un gerente de operaciones
Dada la versatilidad y la importancia de la gestión de operaciones, los candidatos deben poseer las cualificaciones y habilidades adecuadas para ser considerados para el rol. Descubra cuáles son en las secciones siguientes.
Requisitos técnicos
Los reclutadores pueden buscar lo siguiente al contratar gerentes de operaciones:
- Formación: Por lo general, se requiere una licenciatura o un título superior en Gestión de Operaciones, Administración de Empresas o un campo relacionado. El título indica los conocimientos teóricos de la persona.
- Experiencia laboral demostrable: lo ideal es tener experiencia en gestión de operaciones, pero también se valora haber desempeñado otros roles de liderazgo.
- Habilidades técnicas: algunas de las más solicitadas son el dominio del análisis de datos, la gestión presupuestaria y las metodologías de gestión de proyectos, como Agile y Lean Six Sigma. Se valora la experiencia con software empresarial y de gestión relevante.
- Certificaciones: aunque no siempre son necesarias, las certificaciones demuestran la voluntad del gerente de seguir desarrollando sus habilidades. Las certificaciones válidas para los gerentes de operaciones incluyen: Certificación de gerente certificado (CMC) Profesional en gestión de proyectos (PMP) Supervisión y gestión de seguridad certificada (CSM) Contador de gestión certificado (CMA)
- Certificación de gerente certificado (CMC)
- Profesional en gestión de proyectos (PMP)
- Supervisión y gestión de seguridad certificada (CSM)
- Contable certificado en gestión (CMA)
- Habilidades específicas del sector: el conocimiento y la experiencia en el sector específico pueden aumentar las posibilidades de éxito del director en el rol.
- Certificación de gerente certificado (CMC)
- Profesional en gestión de proyectos (PMP)
- Supervisión y gestión de seguridad certificada (CSM)
- Contable certificado en gestión (CMA)
Perspicacia empresarial y administración.
Un gerente de operaciones debe tener capacidad analítica para comprender los procesos empresariales y reconocer lo que está pendiente para que la empresa siga funcionando y creciendo. También debe ser capaz de pensar estratégicamente, evaluar riesgos y oportunidades, y tener los conocimientos básicos para interpretar los estados financieros.
Habilidades de gestión del tiempo y de operaciones.
Dado que deben compaginar muchas tareas y recursos, los directores de operaciones deben ser organizados. Su trabajo consiste en crear calendarios teniendo en cuenta los cronogramas de los proyectos y la disponibilidad de los empleados.
Los gerentes de operaciones suelen utilizar diagramas de Gantt ( disponibles en ClickUp ) para crear y realizar el seguimiento de los cronogramas de los proyectos.
Habilidades interpersonales y de comunicación
Los gerentes de operaciones interactúan con casi todas las partes involucradas en la empresa. Eso incluye al personal, otros gerentes, ejecutivos, distribuidores y clientes. Por eso deben ser corteses y mantener relaciones sólidas. Deben ser capaces de compartir ideas de manera eficaz en cualquier medio.
Habilidades de gestión y coaching.
En la gestión del personal, el director de operaciones es responsable de formar a los empleados, ayudándoles a desarrollar sus habilidades procedimentales y a aumentar su productividad.
Herramientas y técnicas utilizadas por los gerentes de operaciones para las tareas diarias.
Las siguientes pautas pueden ayudar a los gerentes de operaciones a destacar en su trabajo.
1. Aproveche el poder del software y la automatización.
Una vez que haya adquirido un profundo conocimiento de todos los procesos operativos, comience a introducir la tecnología. Esto le permitirá a usted y a su equipo trabajar de manera más eficiente, automatizar algunas tareas rutinarias y evitar tiempos de inactividad relacionados con retrasos administrativos. Algunos de los programas informáticos más utilizados por los gerentes de operaciones son:
- Herramientas de gestión de proyectos
- Sistemas de comunicación
- Herramientas de asistencia técnica
- Soluciones de gestión de procesos empresariales
Con una plataforma integral como ClickUp, puedes tener todas estas herramientas de gestión de operaciones en un mismo lugar. 😍
ClickUp puede ser un hub para todos tus conocimientos, planificación y flujos de trabajo de seguimiento del progreso. Utiliza ClickUp Tasks y sus capacidades nativas de gestión de proyectos para programar y asignar tareas. Divídelas en subtareas o listas de control y especifica las dependencias para crear un flujo de trabajo fluido para todo el equipo.
Visualice todo el trabajo pendiente en una de las más de 15 vistas personalizables de ClickUp: ¡las vistas Tablero y Calendario son las favoritas entre los gerentes de operaciones!
Y eso no es todo: optimice las operaciones de soporte al cliente y recopile comentarios utilizando la vista de formularios personalizable de ClickUp. La plataforma convertirá automáticamente las respuestas en tareas para ahorrarle el tiempo que dedicaría a procesarlas manualmente.
Para comunicarte con equipos o personas con el fin de resolver problemas rápidamente, utiliza la vista Chat o etiqueta a tus compañeros de equipo en los comentarios de las tareas. Y si quieres intercambiar ideas sobre nuevas estrategias y planificar procesos de una forma más visual, utiliza las pizarras y los mapas mentales de ClickUp, que permiten la colaboración en tiempo real.
Lectura adicional: ¡Las mejores plantillas de gestión de proyectos para equipos de operaciones!
2. Los datos son su mejor aliado
Si no mide el rendimiento, es difícil saber si sus operaciones son exitosas. Los datos le permiten ser objetivo y realizar el seguimiento del progreso incremental. También son la clave para identificar los cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas importantes.
También necesita una forma eficaz de organizar todos los datos para tenerlos a su alcance. Descubra ClickUp Docs, el gestor y editor de documentos de la plataforma con numerosas funciones de formato. Cuenta con un asistente de IA nativo que puede:
- Procesa solicitudes de datos para tareas y procesos en tu entorno de trabajo de ClickUp.
- Genere ideas para soluciones para equipos de operaciones (con más de 100 indicaciones).
- Genere cronogramas de proyectos y guías de procesos.
- Resumir las notas de la reunión.
3. No tenga miedo de analizar a la competencia.
Debes fijarte en las operaciones y métricas que utilizan las empresas y los gerentes a los que admiras. Piensa en cómo puedes implementarlas en tus flujos de trabajo. Sin embargo, ten cuidado de no exagerar. Es posible que algunas tácticas no funcionen para tu nicho específico.
Lectura adicional: Echa un vistazo a las mejores herramientas de análisis de la competencia actuales.
4. Supervisa, pero no microgestiones
Muchos gerentes de operaciones se complican la vida al microgestionar a TODOS los empleados, lo cual no funciona.
La meta es que los empleados trabajen de forma independiente sin necesidad de una supervisión constante. Aunque debe supervisar el trabajo para garantizar que las operaciones diarias se desarrollen sin problemas, es importante invertir en la formación del personal y confiar en su equipo. De este modo, podrá centrarse en tareas más importantes, como optimizar los flujos de trabajo y el rendimiento.
ClickUp le permite realizar un seguimiento del progreso a distancia a medida que se completa el trabajo. Puede establecer objetivos y metas cuantificables. Explore sus más de 50 tarjetas de informe y organícelas en su panel de control personalizado de ClickUp. De esta manera, podrá obtener una visión general rápida de los procesos del equipo o de toda la empresa en tiempo real.
5. Equilibrio entre eficiencia y calidad
En el mundo de las operaciones, ni la eficiencia ni la calidad deben verse afectadas. Aunque no siempre es posible lograr ambas cosas al máximo, es esencial que su estrategia operativa sea sólida en ambos aspectos. Esforzarse siempre por alcanzar este equilibrio reforzará la rentabilidad y la sostenibilidad de su empresa, posicionándola como líder del mercado. ⚖️
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En este adelanto de la vida cotidiana de un director de operaciones, ha aprendido cuáles son las funciones específicas y los retos que conlleva el rol. Aunque el trabajo es complejo, con el enfoque, las habilidades y la motivación adecuados, cualquier director de operaciones puede impulsar la eficiencia y la innovación con excelentes resultados.
Contar con una herramienta que te ayude en estos procesos puede ayudarte a alcanzar tus objetivos más rápidamente. Regístrate hoy mismo en ClickUp y utiliza una de sus numerosas plantillas y funciones operativas para trabajar de forma más inteligente, no más dura. 😉