Cada vez que se incorpora un nuevo empleado al Tablero, la gran pregunta es: ¿con qué rapidez podemos ponerlo al día? Incluso los empleados más veteranos pueden toparse con obstáculos, y pedir a los más veteranos que lo dejen todo para formar a otros, nuevos o antiguos, supone una enorme merma de recursos y productividad.
Ahí es donde entran en juego los manuales de formación de empleados. Permiten agilizar el programa de formación, ofreciendo a los empleados toda la orientación necesaria para un aprendizaje continuo sin necesidad de obligar constantemente al personal directivo. Con un manual de formación, todo el mundo se mantiene en el buen camino sin apartar a los mejores de su trabajo ni sacrificar la productividad.
Del mismo modo, un manual de formación para proveedores es útil para incorporar a sus socios comerciales, ya que les proporciona los recursos necesarios para compatibilizar eficazmente sus flujos de trabajo. Las empresas también utilizan manuales de productos y servicios para simplificar productos complejos o técnicos para sus clientes, mientras que los manuales de formación sobre hardware y software específicos permiten a los usuarios manejar sin problemas una nueva pieza de tecnología.
En esta entrada del blog, le explicaremos cómo crear un manual de formación interna para su organización.
¿Qué es un manual de formación?
Un manual de formación es un documento estructurado o una guía que proporciona instrucciones detalladas para realizar tareas específicas de la organización. Es un recurso importante para el desarrollo profesional y garantiza que todos sigan las mismas normas y prácticas.
Tipos de manuales de formación
- Manuales de política de la empresa: Exponen la misión, la visión, los valores y las políticas detalladas de la empresa, garantizando que los empleados comprendan la cultura y las normas de la organización
- Manuales de formación técnica: La documentación técnica proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar herramientas, tecnologías o software específicos de la empresa
- Manuales de incorporación: Los documentos de incorporación claros y completos ayudan a los nuevos empleados a comprender su rol, las expectativas de la empresa y cómo desenvolverse en sus primeras semanas de trabajo
- Manuales de formación sobre productos o servicios: Instruyen a los empleados sobre los productos o servicios de la empresa, permitiéndoles atender mejor a los clientes o realizar su trabajo
- **Manuales de formación sobre seguridad: describen los procedimientos y protocolos para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo, cumplir la normativa y minimizar los riesgos
- Manuales de formación sobre procesos: Constituyen prácticas operativas estándar, procedimientos y flujos de trabajo que se siguen en diversas funciones organizativas (marketing, ingeniería, finanzas, jurídico, recursos humanos, etc.)
- Manuales de formación sobre DEI: Formación en Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) educan a los lectores sobre el pensamiento integrador en el lugar de trabajo. Enseñan a los lectores a apreciar la diversidad de orígenes y a garantizar un trato justo y oportunidades para todos
¿Por qué son importantes los manuales de formación?
- Mejoran el rendimiento de los empleados: Los manuales de formación proporcionan a los empleados los conocimientos necesarios para realizar su trabajo con eficacia, aumentando la productividad
- Promueven prácticas de trabajo coherentes: Estandarizan el proceso de formación y garantizan que todos los empleados reciben la misma información, lo que conduce a la uniformidad en las prácticas de trabajo
- Ayudan a retener los conocimientos: Los manuales de formación sirven como referencia que los empleados pueden volver a consultar siempre que necesiten refrescar sus conocimientos, lo que contribuye a la retención a largo plazo
- Soporte a la incorporación: Los manuales de formación bien estructurados ayudan a los nuevos empleados a ponerse al día más rápidamente, reduciendo el tiempo necesario para que sean productivos
- **Promueve el cumplimiento y la seguridad: los manuales garantizan que los empleados conozcan las normas y los procedimientos de seguridad, reduciendo el riesgo de incumplimiento y de accidentes
- Procesos y procedimientos estandarizados: Los manuales de formación proporcionan instrucciones coherentes y detalladas para garantizar que todos los empleados siguen los mismos pasos y directrices. De este modo se reducen las posibilidades de error y se consigue un funcionamiento más eficaz y fiable
¿Cómo crear un manual de formación de alta calidad?
Todos los manuales de formación de alta calidad que hemos visto tienen un aspecto en común. Utilizan la metodología ágil para formar a los usuarios y dividir las descripciones complejas en partes digeribles para que los lectores puedan entender y aprender. Veamos los pasos básicos para crear tu propio manual de formación desde cero.
Guía paso a paso para crear un manual de formación
Paso 1: Definir la meta y el objetivo del manual
La creación de un manual de formación eficaz comienza con un plan de formación claro. Considere la posibilidad de utilizar un plantilla de plan de formación para asegurarse de que el contenido de su manual de formación se ajusta a las metas de la empresa y a las necesidades de los empleados. Por ejemplo, si la empresa pretende mejorar el servicio al cliente, el manual de formación debería centrarse en mejorar las habilidades de interacción con el cliente.
Considere la posibilidad de utilizar el Plantilla de matriz de formación ClickUp para asegurarse de que su manual de formación reúne las necesidades de sus empleados.
Plantilla de matriz de formación ClickUp
Esta plantilla le ayuda a captar y comprender los niveles de cualificación actuales de sus empleados, identificar las carencias y adaptar el contenido del manual de formación en consecuencia.
Puede correlacionar las competencias requeridas para cada rol dentro de su organización, facilitando la identificación de áreas para formación adicional. Compare los niveles de habilidad de los empleados con las competencias requeridas para crear un manual de formación centrado en las áreas más críticas.
Supervise el desarrollo de las competencias a lo largo del tiempo para abordar eficazmente las carencias identificadas.
A continuación, puede ajustar objetivos claros para mantener el enfoque y medir el intento correcto de su proyecto de manual de formación. Metas de ClickUp es una herramienta excelente para este fin. Permite definir objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado (SMART) metas que pueden guiar el desarrollo de su manual de formación.
Por instancia, "Aumentar la competencia de los empleados en [habilidad específica] un 30% en tres meses"
Permite asignar y hacer un seguimiento de Metas específicas, proporcionando una solución integral de seguimiento de objetivos con un cuadro de indicadores semanal.
Organizar los grandes objetivos en metas más pequeñas te da flexibilidad y te ayuda a mantener el rumbo.
Paso 2: Analice quién es su público objetivo
El intento correcto de un manual de formación depende de la resonancia que tenga entre sus lectores. Las personas tienen distintos niveles de experiencia, estilos de aprendizaje y expectativas. Empiece por analizar a fondo el público objetivo de su manual de formación.
Por ejemplo, un manual de formación destinado a nuevos empleados será muy diferente de otro diseñado para profesionales con experiencia que buscan formación avanzada.
Hágase estas preguntas para encontrar el público objetivo de su manual de formación:
- ¿Quién utilizará el manual?
- ¿Cuál es su nivel actual de conocimientos?
- ¿Qué conocimientos o información necesitan adquirir?
Puede utilizar Pizarras ClickUp para comprender los distintos segmentos de audiencia y crear un manual de formación basado en ellos.
Mapa de segmentos de audiencia y flujos de trabajo para el desarrollo de manuales de formación con Pizarras ClickUp
- Comience por crear diferentes segmentos de su público objetivo en la Pizarra. Por ejemplo, podría tener segmentos para nuevos empleados, empleados de nivel medio y personal directivo
- Utilice la Pizarra para enumerar las necesidades de formación específicas de cada segmento. Por ejemplo, los recién contratados podrían necesitar conocimientos básicos de procedimiento, mientras que el personal directivo podría requerir actualizaciones sobre las últimas tecnologías o procesos avanzados
- Cree personajes detallados para cada segmento de público. Incluya información demográfica, responsabilidades laborales, preferencias de aprendizaje y posibles retos del rol
Paso 3: Recopilar y organizar el contenido
Una vez identificado el público objetivo, empiece a recopilar y organizar el contenido que constituirá el núcleo del manual de formación. Recopile toda la información, directrices y buenas prácticas pertinentes, como procedimientos técnicos, políticas de la empresa o normas del sector.
Puede obtener el contenido de fuentes fiables y autorizadas dentro de su organización, como expertos en la materia, documentación existente y materiales de formación anteriores. Documentos de ClickUp le ayuda a compilar, estructurar y colaborar en el contenido de sus manuales de formación en tiempo real.
Utilice las funciones de formato enriquecido de ClickUp Docs para su manual de formación
Le permite reunir toda la información en un solo lugar, lo que facilita la estructuración coherente de su manual de formación. Añada secciones, elementos visuales y tablas para que su contenido resulte más atractivo.
También dispone de varias opciones de formato, como estilos de encabezado, opciones de color, opciones de fuente y espaciado entre párrafos, para romper la monotonía y mejorar la legibilidad de su documento.
ClickUp Docs permite que varios miembros del equipo contribuyan y editen el contenido de forma simultánea, lo que garantiza que el manual se beneficie de diversas perspectivas y conocimientos.
Paso 4: Elija el formato adecuado para el manual de formación
Decida si el manual de formación será digital, impreso o combinado. Un formato digital es ideal para facilitar la distribución y las actualizaciones, sobre todo cuando el público está repartido por varias ubicaciones. En cambio, un manual impreso es más práctico para entornos prácticos.
Considere la posibilidad de incorporar contenido de vídeo a los manuales basados en texto. Vídeos de formación ayudan a explicar de forma sencilla procedimientos complejos y a captar mejor la atención de los lectores.
Una vez decidido el formato, el siguiente paso es diseñar el diseño y la estructura. Plantilla del marco de formación de ClickUp puede ser increíblemente útil en este caso. Un marco de formación define los procedimientos para diseñar e implementar un plan de formación. Esta plantilla ofrece una estructura de formación coherente y permite a los directivos realizar un seguimiento del progreso de los empleados, identificar las carencias de conocimientos y habilidades y adaptar la formación a las necesidades individuales.
Plantilla de marco de formación ClickUp
La plantilla marco de formación de ClickUp le ayuda:
- Establecer metas para el manual de formación
- Organizar y visualizar los materiales del curso
- Realizar un seguimiento del progreso a medida que los empleados aprenden
Esta plantilla de manual de formación en línea le ayuda a diseñar un diseño claro y organizado para su manual. La interfaz intuitiva le permite estructurar su contenido de forma lógica para que cualquiera pueda navegar por él.
Paso 5: Escribir el contenido
Llegamos al paso más importante en la creación de un manual de formación: la redacción. Cree un material claro, conciso y completo que transmita eficazmente la información necesaria a su público.
A continuación le explicamos cómo asegurarse de que el contenido de su manual de formación cumple estas normas:
qué hacer y qué no hacer al redactar el contenido de un manual de formación | Lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | Utilizar jerga técnica para explicar diversos conceptos | Romper el contenido con títulos, viñetas, párrafos cortos y pasos para facilitar la lectura. Sobrecargar el manual con bloques de texto densos | Proporcionar siempre información contextual y de fondo con explicaciones detalladas, sobre todo en el caso de procedimientos complejos | Dar por supuesto que se tienen conocimientos previos | Utilizar ayudas visuales como, por ejemplo, gráficos | Utilice ayudas visuales como diagramas, capturas de pantalla y diagramas de flujo para que el contenido resulte más atractivo | Limite el contenido al texto
Puede utilizar Cerebro ClickUp como asistente de redacción para mejorar la calidad de sus contenidos. Tanto si se trata de redactar el texto inicial como de perfeccionarlo, ClickUp Brain ofrece varias funciones que pueden mejorar notablemente su manual de formación.
Utilice ClickUp Brain para generar ideas y redactar contenidos claros, nítidos y atractivos para su manual de formación
ClickUp Brain puede ayudarle a redactar rápidamente las secciones del manual de formación generando contenido basado en indicaciones o en material ya existente. Puede utilizarlo para crear procedimientos operativos estándar, rellenar secciones repetitivas o refinar y pulir el contenido después de redactar el manual de formación. Puede ayudarle a mejorar el tono, la claridad y la estructura.
Además, puede aprovechar el asistente de IA para:
- Revisar la ortografía de sus documentos y tareas de formación automáticamente, sin necesidad de plugins ni extensiones
- Crear transcripciones convirtiendo su discurso en texto automáticamente
- Responder a preguntas de reuniones y clips
- Crear tablas con datos detallados, estadísticas y perspectivas sobre diversos temas
Consejo profesional: Una de las funciones más destacadas de ClickUp Brain es su capacidad para generar documentación técnica detallada. Puede utilizarla para redactar un manual de formación que incluya instrucciones técnicas complejas. Basta con introducir los requisitos específicos, y ClickUp Brain puede producir una documentación bien estructurada y completa que se integra perfectamente en su manual.
Vea lo que opina Yvi Heimann sobre ClickUp Brain:
Hemos podido reducir a la mitad el tiempo dedicado a determinados flujos de trabajo al poder generar ideas, marcos y procesos sobre la marcha y directamente en ClickUp.
Yvi Heimann, Consultor de eficiencia empresarial
Paso 6: Recabar opiniones
Empiece por pedir a su equipo que realice una revisión detallada del manual. Esta revisión debe garantizar que el contenido es claro, preciso y fácil de entender. A continuación, recopile comentarios estructurados con Formularios ClickUp .
Cree formularios intuitivos utilizando lógica condicional y reglas en la vista Formulario de ClickUp
Puede crear formularios personalizados para recopilar comentarios sobre secciones específicas del manual, como claridad, precisión y utilidad. Estos formularios cubren todos los puntos importantes y ayudan a registrar con claridad las sugerencias e inquietudes que pueden abordarse de forma sistemática.
También puede colaborar utilizando La vista de chat de ClickUp que permite a los miembros del equipo proporcionar comentarios en tiempo real directamente en el documento.
Asigne elementos de acción y garantice la responsabilidad en todo momento con ClickUp Chat
Añada a cualquier persona a las conversaciones de trabajo mediante @menciones, asigne comentarios y utilice listas de viñetas y pancartas para comunicar mejor los detalles del trabajo. También puede controlar quién puede acceder a cada chat y recibir una notificación cada vez que alguien actualice una conversación.
Paso 7: Incorpore elementos interactivos
Incorporar elementos interactivos a tu manual de formación es esencial para hacerlo más atractivo.
La inclusión de cuestionarios al final de cada sección es una buena forma de comprobar la comprensión del contenido por parte de los lectores. Estos cuestionarios proporcionan una respuesta instantánea y ayudan a los lectores a identificar las áreas que necesitan un mayor repaso.
En Capacidades de integración de ClickUp puede incrustar estos elementos interactivos en su manual de formación, mejorando su contenido sin salir de su espacio de trabajo.
Por ejemplo, Integración de ClickUp con herramientas como GitHub le permite incorporar elementos visuales directamente desde sus espacios de trabajo de software. Puede añadir diagramas, fragmentos de código u otras ayudas visuales para crear un manual de formación dinámico e interactivo que informe y atraiga al alumno.
Utilice la integración con GitHub de ClickUp para crear manuales de formación interactivos que contengan diagramas, fragmentos de código y mucho más
💡Consejo profesional: Utilice software de vídeo de formación para añadir elementos interactivos a su manual de formación, como cuestionarios, ejercicios prácticos o tareas prácticas, para una experiencia de aprendizaje más atractiva.
Paso 8: Publicar el manual y automatizar los elementos de acción
Por último, una vez terminado de redactar el manual de formación, ha llegado el momento de compartirlo. Decide cuál es el mejor método de distribución para asegurarte de que el manual llega a todos los que lo necesitan. He aquí algunos canales de distribución habituales:
- Correo electrónico
- La intranet de la empresa
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
La elección de la plataforma dependerá de la infraestructura existente en su organización y de las preferencias de su público.
Una vez que haya decidido el método de distribución, aproveche Automatizaciones ClickUp para agilizar el proceso de publicación y gestionar las tareas de distribución en curso. Utilice automatizaciones personalizadas para configurar flujos de trabajo que desencadenen automáticamente acciones específicas cuando se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, puede automatizar las siguientes acciones:
- Distribución automatizada de correo electrónico: Ajuste de una automatización de correo electrónico para enviar el manual de formación a los nuevos empleados en cuanto se incorporen a la empresa. Esto garantiza que cada nuevo empleado reciba el manual sin demora
Distribuya su manual de formación mediante la automatización del correo electrónico con ClickUp
- Automatización del uso compartido de documentos: Configure la automatización en ClickUp que desencadena una alerta o notificación cada vez que se carga una nueva versión del manual de formación
Por ejemplo, puede utilizar la automatización "Cuando una tarea pase a un estado {específico}, envíe un correo electrónico" para notificar automáticamente a las partes interesadas pertinentes cuando el manual se actualice o esté listo para su distribución.
Buenas prácticas en manuales de formación
Incorpore su identidad de marca
La incorporación de la identidad de su marca garantiza que el manual de formación resulte coherente y esté alineado con la imagen de su empresa.
Cómo ponerlo en práctica:
utilice los colores y fuentes de su marca de forma coherente
✅ Incluya el logotipo de su empresa en todas las páginas del manual de formación
✅ Mantenga la voz de su marca
✅ Incorpore los valores fundamentales de la empresa en todo el contenido
Haga que el manual sea interactivo
Añadir elementos interactivos en el manual de formación atrae a los lectores y les ayuda a comprender mejor el material.
Cómo ponerlo en práctica:
añada cuestionarios al final de las secciones clave
✅ Incluir tutoriales en vídeo para explicar temas complejos
✅ Utilizar enlaces en los que se pueda hacer clic para facilitar la navegación
✅ Incorporar elementos interactivos como ejercicios de arrastrar y soltar
Añada ejemplos del mundo real
Los ejemplos del mundo real hacen que el contenido sea relacionable y más fácil de aplicar en la práctica.
Cómo aplicar:
✅ Utilice estudios de casos relevantes para su sector
✅ Incluya preguntas basadas en escenarios para la resolución de problemas
✅ Compartir casos de éxito dentro de la empresa
✅ Proporcionar ejemplos de errores comunes y cómo evitarlos
Utilizar un lenguaje sencillo y evitar la jerga
El lenguaje llano en un manual de formación facilita su lectura.
Cómo ponerlo en práctica:
✅ Simplificar los términos técnicos siempre que sea posible
✅ Definir claramente la jerga necesaria en el primer uso
✅ Escribir con frases cortas y directas
✅ Utilizar la voz activa para dar instrucciones claras
Estructurar el contenido para una navegación clara
Una navegación clara en el manual de formación para empleados ayuda a los usuarios a encontrar la información que necesitan de forma rápida y sencilla.
Cómo ponerlo en práctica:
✅ Crear una tabla de contenidos detallada
✅ Utilizar títulos y subtítulos descriptivos
✅ Mantenga los párrafos y secciones concisos
✅ Aplique un formato coherente en todo el documento
Añada notas explicativas para las instrucciones complejas
Añadir notas explicativas ayuda a crear un manual de formación completo que aclare los procedimientos complicados.
Cómo implementar:
✅ Descomponer las tareas complejas en pasos sencillos
✅ Utilizar diagramas para ilustrar las instrucciones
✅ Incluir información sobre herramientas para obtener información adicional
✅ Añadir notas laterales para consejos clave o recordatorios
Garantizar la accesibilidad
La accesibilidad garantiza que el manual pueda ser utilizado por todos los empleados, incluidos los discapacitados.
Cómo ponerlo en práctica:
texto alternativo para todas las imágenes y diagramas
✅ Utilice colores de alto contraste para el texto y los fondos
✅ Elija fuentes legibles y tamaños de fuente adecuados
✅ Asegúrese de que el contenido es apto para lectores de pantalla
Busque comentarios y revisión por pares
La retroalimentación y la revisión por pares hacen que el manual de formación sea preciso, fácil de usar y esté bien construido.
Cómo ponerlo en práctica:
✅ Compartir los borradores con los miembros del equipo pertinentes
✅ Recoger opiniones estructuradas mediante encuestas o formularios
✅ Actualizar periódicamente el manual en función de los comentarios recibidos
Nuestros ejemplos favoritos de manuales de formación para empleados
Hay varios manuales de formación completos por ahí. Puede encontrar ejemplos de vídeos de formación o de texto, pero aquí están nuestros favoritos. No hay sorpresas: ambos son de ClickUp.
Clips de ClickUp Vídeo de formación de ClickUp Clips es un ejemplo excelente de cómo crear un manual de formación conciso, atractivo y eficaz.
Por qué nos encanta:
- Aprendizaje visual: El formato de vídeo ofrece una forma dinámica e interactiva de aprender, adaptada a los alumnos visuales
- Contenido conciso: El vídeo de formación es breve y se centra en las funciones clave sin abrumar al espectador
- Guía paso a paso: Se muestra cada paso, lo que facilita la comprensión de tareas complejas
- Presentación atractiva: El uso de pistas en pantalla y ejemplos en tiempo real mantiene al espectador interesado y ayuda a la retención
Documentos ClickUp El manual de formación de ClickUp Docs cubre todo lo que necesita saber sobre el uso de ClickUp Docs. Es un manual bien estructurado y detallado que ayuda a los usuarios a aprender y dominar una herramienta.
Por qué nos encanta:
- Explicaciones detalladas: El manual proporciona instrucciones detalladas para utilizar ClickUp Docs, lo que facilita a los usuarios los primeros pasos
- Diseño estructurado: El contenido está bien organizado, con títulos y subtítulos claros, lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan
- Elementos interactivos: Los enlaces e imágenes integrados mejoran la experiencia de aprendizaje al proporcionar referencias visuales y recursos adicionales
Diseño fácil de usar: El manual se ha diseñado pensando en el usuario. Ofrece un formato limpio y accesible, fácil de seguir
Cree manuales de formación con ClickUp
Los manuales de formación son un salvavidas a la hora de incorporar nuevos empleados o de actualizar a los antiguos.
En el amplio universo de software de formación clickUp destaca claramente.
La interfaz de ClickUp no sólo es fácil de usar, sino también flexible para un amplio intervalo de requisitos de formación. Tanto si se trata de un simple proceso de incorporación de empleados como de un programa completo de formación para el desarrollo de habilidades, la creación y gestión de manuales de formación en línea se convierte en un juego de niños con ClickUp.
Puede utilizar ClickUp Docs para crear manuales de formación completos, Automatizaciones para agilizar las actualizaciones y la distribución, e Integraciones para incrustar elementos interactivos como vídeos y cuestionarios. También incluye varias plantillas de manuales de formación que le ayudarán a empezar rápidamente.
¿Está listo para mejorar su programa de formación? Inscríbase gratis, gratuito/a hoy mismo en ClickUp .