Cada vez que se incorpora un nuevo empleado, la gran pregunta es: ¿cuánto tiempo tardará en ponerse al día? Incluso los empleados con experiencia pueden encontrar obstáculos, y pedir a los empleados más veteranos que dejen todo lo que están haciendo para formar a otros, nuevos o antiguos, supone un enorme gasto de recursos y productividad.
Ahí es donde entran en juego los manuales de formación para empleados. Le permiten optimizar el programa de formación, proporcionando a los empleados toda la orientación necesaria para el aprendizaje continuo sin tener que recurrir constantemente a su personal superior. Con un manual de formación, todo el mundo sigue el rumbo sin tener que apartar a sus mejores empleados de su trabajo y sacrificar la productividad.
Del mismo modo, un manual de formación para proveedores resulta útil a la hora de incorporar a sus socios comerciales, ya que les proporciona los recursos necesarios para respaldar sus flujos de trabajo de forma eficaz. Las empresas también utilizan manuales de productos y servicios para simplificar los productos complejos o técnicos para sus clientes, mientras que los manuales de formación específicos sobre hardware y software permiten a los usuarios manejar sin problemas una nueva tecnología.
En esta entrada del blog, explicaremos cómo crear un manual de formación interno para su organización.
¿Qué es un manual de formación?
Un manual de formación es un documento o guía estructurado que proporciona instrucciones detalladas para realizar tareas organizativas específicas. Es un recurso importante para el desarrollo profesional y garantiza que todo el mundo siga las mismas normas y prácticas.
Tipos de manuales de formación
- Manuales de políticas de la empresa: describen la misión, la visión, los valores y las políticas detalladas de la empresa, lo que garantiza que los empleados comprendan la cultura y las normas de la organización.
- Manuales de formación técnica: la documentación técnica proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar herramientas, tecnologías o software específicos dentro de la empresa.
- Manuales de incorporación: unos documentos de incorporación claros y completos ayudan a los nuevos empleados a comprender sus roles, las expectativas de la empresa y cómo desenvolverse durante sus primeras semanas en el puesto.
- Manuales de formación sobre productos o servicios: estos manuales forman a los empleados sobre los productos o servicios de la empresa, lo que les permite atender mejor a los clientes o realizar mejor su trabajo.
- Manuales de formación en materia de seguridad: describen los procedimientos y protocolos para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo, el cumplimiento de la normativa y la minimización de riesgos.
- Manuales de formación sobre procesos: constituyen prácticas operativas, procedimientos y flujos de trabajo estándar que se siguen en diversas funciones de la organización (marketing, ingeniería, finanzas, asuntos jurídicos, recursos humanos, etc.).
- Manuales de formación sobre DEI: los manuales de formación sobre diversidad, equidad e inclusión (DEI) educan a los lectores sobre el pensamiento inclusivo en el lugar de trabajo. Enseñan a los lectores a apreciar la diversidad de orígenes y a garantizar un trato justo y oportunidades para todos.
¿Por qué son importantes los manuales de formación?
- Mejora el rendimiento de los empleados: los manuales de formación proporcionan a los empleados los conocimientos necesarios para realizar su trabajo de forma eficaz, lo que aumenta la productividad.
- Promueve prácticas de trabajo coherentes: estandariza el proceso de formación y garantiza que todos los empleados reciban la misma información, lo que conduce a la uniformidad en las prácticas de trabajo.
- Ayuda a retener conocimientos: los manuales de formación sirven como referencia que los empleados pueden consultar siempre que necesiten refrescar sus conocimientos, lo que ayuda a la retención a largo plazo.
- Facilita la incorporación: los manuales de formación bien estructurados ayudan a los nuevos empleados a ponerse al día más rápidamente, lo que reduce el tiempo necesario para que alcancen la productividad.
- Fomenta el cumplimiento y la seguridad: los manuales garantizan que los empleados conozcan las normas y los procedimientos de seguridad, lo que reduce el riesgo de incumplimiento y accidentes.
- Estandariza los procesos y procedimientos: los manuales de formación proporcionan instrucciones coherentes y detalladas para garantizar que todos los empleados sigan los mismos pasos y directrices. Esto reduce las posibilidades de cometer errores, lo que se traduce en operaciones más eficientes y fiables.
¿Cómo crear un manual de formación de alta calidad?
Todos los manuales de formación de alta calidad que hemos visto tienen un aspecto en común. Utilizan la metodología ágil para formar a los usuarios y dividen las descripciones complejas en partes digeribles para que los lectores puedan comprender y aprender. Veamos los pasos básicos para crear su propio manual de formación desde cero.
Guía paso a paso para crear un manual de formación
Paso 1: Defina la meta y el objetivo del manual.
La creación de un manual de formación eficaz comienza con un plan de formación claro. Considere la posibilidad de utilizar una plantilla de plan de formación para garantizar que el contenido de su manual de formación se ajuste a las metas de la empresa y a las necesidades de los empleados. Por ejemplo, si la empresa tiene como meta mejorar el servicio al cliente, el manual de formación debe centrarse en mejorar las habilidades de interacción con los clientes.
Considere la posibilidad de utilizar la plantilla de matriz de formación de ClickUp para asegurarse de que su manual de formación satisfaga las necesidades de sus empleados.
Esta plantilla le ayuda a captar y comprender los niveles de competencia actuales de sus empleados, identificar las deficiencias y adaptar el contenido del manual de formación en consecuencia.
Puede trazar un mapa de las habilidades necesarias para cada rol dentro de su organización, lo que facilitará la identificación de las áreas que requieren formación adicional. Compare los niveles de habilidad de los empleados con las competencias requeridas para crear un manual de formación centrado en las áreas más críticas.
Supervise el desarrollo de habilidades a lo largo del tiempo para abordar de manera eficaz las deficiencias identificadas.
A continuación, puede establecer objetivos claros para mantener la concentración y medir el éxito de su proyecto de manual de formación.
ClickUp Metas es una herramienta excelente para este fin. Le permite definir metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados (SMART) que pueden guiar el desarrollo de su manual de formación.
Por ejemplo: «Aumentar la competencia de los empleados en [habilidad específica] en un 30 % en tres meses».
Le permite asignar y realizar el seguimiento de objetivos específicos, proporcionando una solución integral de supervisión de metas con un marcador semanal.
Organizar las grandes metas en objetivos más pequeños le da flexibilidad y le ayuda a mantener el rumbo.
Paso 2: Analice quién es su público objetivo
El éxito de un manual de formación depende de lo bien que conecte con sus lectores. Cada persona tiene un nivel diferente de experiencia, estilo de aprendizaje y expectativas. Empieza por analizar a fondo el público objetivo de tu manual de formación.
Por ejemplo, un manual de formación destinado a nuevos empleados será muy diferente de uno diseñado para profesionales con experiencia que buscan formación avanzada.
Hágase estas preguntas para encontrar el objetivo del público de su manual de formación:
- ¿Quién utilizará este manual?
- ¿Cuál es su nivel de conocimientos actual?
- ¿Qué habilidades o información específicas deben adquirir?
Puede utilizar ClickUp Pizarras para comprender los distintos segmentos de público y crear un manual de formación basado en dichos segmentos.
- Empiece por crear diferentes segmentos de su público objetivo en la Pizarra. Por ejemplo, podría tener segmentos para nuevos empleados, empleados de nivel medio y personal sénior.
- Utilice la Pizarra para crear una lista de las necesidades de aprendizaje específicas de cada segmento. Por ejemplo, los nuevos empleados pueden necesitar conocimientos básicos sobre procedimientos, mientras que el personal con más antigüedad puede necesitar actualizaciones sobre las últimas tecnologías o procesos avanzados.
- Cree perfiles detallados para cada segmento de público. Incluya información demográfica, responsabilidades laborales, preferencias de aprendizaje y posibles retos del rol.
Paso 3: Recopile y organice el contenido
Una vez que haya identificado su público objetivo, comience a recopilar y organizar el contenido que constituirá el núcleo de su manual de formación. Recopile toda la información relevante, las directrices y las buenas prácticas, como los procedimientos técnicos, las políticas de la empresa o los estándares del sector.
Puede obtener contenido de fuentes fiables y autorizadas dentro de su organización, como expertos en la materia, documentación existente y materiales de formación anteriores.
ClickUp Docs te ayuda a recopilar, estructurar y colaborar en el contenido de tu manual de formación en tiempo real.
Le permite reunir toda la información en un solo lugar, lo que facilita la estructuración coherente de su manual de formación. Añada secciones, elementos visuales y tablas para que su contenido resulte más atractivo.
También cuenta con varias opciones de formato, como estilos de encabezado, opciones de color, opciones de fuente y espacios entre párrafos, para romper la monotonía y mejorar la legibilidad de su documento.
ClickUp Docs permite que varios miembros del equipo contribuyan y realicen la edición del contenido simultáneamente, lo que garantiza que el manual se beneficie de diversas perspectivas y conocimientos.
Paso 4: Elija el formato adecuado para el manual de formación.
Decida si el manual de formación será digital, impreso o combinado. El formato digital es ideal para facilitar la distribución y las actualizaciones, especialmente cuando su público está repartido por múltiples ubicaciones. Por otro lado, un manual impreso es más práctico para entornos prácticos.
Considere la posibilidad de incorporar contenido de vídeo en los manuales basados en texto. Los vídeos de formación ayudan a explicar procedimientos complejos de forma sencilla y captan mejor la atención de los lectores.
Una vez que haya decidido el formato, el siguiente paso es diseñar el diseño y la estructura.
La plantilla de marco de formación de ClickUp puede ser de gran ayuda en este sentido. Un marco de formación define los procedimientos para diseñar e implementar un plan de formación. Esta plantilla ofrece una estructura de formación coherente y permite a los responsables realizar el seguimiento del progreso de los empleados, identificar las lagunas de conocimientos y habilidades, y adaptar la formación a las necesidades individuales.
La plantilla del marco de formación de ClickUp le ayuda a:
- Establezca metas para el manual de formación.
- Organice y visualice los materiales del curso.
- Realice un seguimiento del progreso a medida que los empleados aprenden.
Esta plantilla de manual de formación en línea le ayuda a diseñar un diseño claro y organizado para su manual. La interfaz intuitiva le permite estructurar su contenido de forma lógica para que cualquiera pueda navegar por él.
Paso 5: Redactar el contenido
Ahora nos encontramos en el paso más importante de la creación de un manual de formación: la redacción. Cree material claro, conciso y completo que comunique de forma eficaz la información necesaria a su público.
A continuación le indicamos cómo puede asegurarse de que el contenido de su manual de formación cumpla con estos estándares:
| Qué hacer | Qué no hacer |
| Utilice un lenguaje sencillo. | Utilice jerga técnica para explicar diversos conceptos. |
| Divida el contenido en títulos, viñetas, párrafos cortos y pasos para mejorar la legibilidad. | No sobrecargue el manual con bloques densos de texto. |
| Proporcione siempre contexto e información de referencia con explicaciones detalladas, especialmente en el caso de procedimientos complejos. | Suponga que el lector tiene conocimientos previos. |
| Utilice ayudas visuales como diagramas, capturas de pantalla y diagramas de flujo para que el contenido resulte más atractivo. | Limite su contenido al texto. |
Puede utilizar ClickUp Brain como asistente de redacción para mejorar la calidad de su contenido. Tanto si está redactando el texto inicial como si lo está perfeccionando, ClickUp Brain ofrece varias funciones que pueden mejorar significativamente su manual de formación.
ClickUp Brain puede ayudarte a redactar rápidamente secciones del manual de formación generando contenido basado en indicaciones o material existente. Puedes utilizarlo para crear procedimientos operativos estándar, rellenar secciones repetitivas o perfeccionar y pulir el contenido después de redactar tu manual de formación. Puede ayudarte a mejorar su tono, claridad y estructura.
Además, puede aprovechar el asistente de IA para:
- Comprueba automáticamente la ortografía de tus documentos y tareas de formación, sin necesidad de plugins ni extensiones.
- Cree transcripciones convirtiendo automáticamente su discurso en texto.
- Responda a las preguntas de las reuniones y los Clips.
- Cree tablas con datos detallados, estadísticas y análisis sobre una gran variedad de temas.
💡Consejo profesional: Una de las funciones más destacadas de ClickUp Brain es su capacidad para generar documentación técnica detallada. Puede utilizarla para redactar un manual de formación que incluya instrucciones técnicas complejas. Solo tiene que introducir los requisitos específicos y ClickUp Brain generará una documentación bien estructurada y completa que se integrará a la perfección en su manual.
Vea lo que Yvi Heimann tiene que decir sobre ClickUp Brain:
Hemos conseguido reducir a la mitad el tiempo dedicado a determinados flujos de trabajo gracias a la posibilidad de generar ideas, marcos y procesos sobre la marcha y directamente en ClickUp.
Hemos conseguido reducir a la mitad el tiempo dedicado a determinados flujos de trabajo gracias a la posibilidad de generar ideas, marcos y procesos sobre la marcha y directamente en ClickUp.
Paso 6: Recopile comentarios
Empiece por pedir a su equipo que realice una revisión detallada del manual. Esta revisión debe garantizar que el contenido sea claro, preciso y fácil de entender. A continuación, recopile comentarios estructurados con ClickUp Formularios.
Puede crear formularios personalizados para recopilar comentarios sobre secciones específicas del manual, como la claridad, la precisión y la utilidad. Estos formularios cubren todos los puntos importantes y ayudan a registrar claramente las sugerencias y preocupaciones que pueden abordarse de forma sistemática.
También puede colaborar utilizando la vista de chat de ClickUp, que permite a los miembros del equipo proporcionar comentarios en tiempo real directamente en el documento.
Añada a cualquier persona a las conversaciones de trabajo utilizando @menciones, asigne comentarios y utilice listas con viñetas y tiras para comunicar mejor los detalles del trabajo. También puede controlar quién puede acceder a cada chat y recibir una notificación cada vez que alguien actualiza una conversación.
Paso 7: Incorpora elementos interactivos
Incorporar elementos interactivos en su manual de formación es esencial para hacerlo más atractivo.
Incluir cuestionarios al final de cada sección es una excelente manera de evaluar la comprensión del contenido por parte de los lectores. Estos cuestionarios proporcionan retroalimentación instantánea y ayudan a los lectores a identificar las áreas que necesitan una revisión más profunda.
Gracias a las capacidades de integración de ClickUp, puedes incorporar estos elementos interactivos en tu manual de formación, mejorando tu contenido sin salir de tu entorno de trabajo.
Por ejemplo, la integración de ClickUp con herramientas como GitHub le permite incorporar elementos visuales directamente desde sus entornos de trabajo de software. Puede añadir diagramas, fragmentos de código u otras ayudas visuales para crear un manual de formación dinámico e interactivo que informe y atraiga al alumno.
💡Consejo profesional: Utilice un software de vídeos de formación para añadir elementos interactivos a su manual de formación, como cuestionarios, ejercicios prácticos o tareas prácticas, y conseguir así una experiencia de aprendizaje más atractiva.
Paso 8: Publique el manual y realice la automatización de los elementos pendientes.
Por último, una vez que haya terminado de redactar el manual de formación, es el momento de compartirlo. Decida cuál es el mejor método de distribución para garantizar que el manual llegue a todas las personas que lo necesitan. Estos son algunos canales de distribución habituales:
- Correo electrónico
- La intranet de la empresa
- Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS)
La elección de la plataforma dependerá de la infraestructura existente en su organización y de las preferencias de su público.
Una vez que haya decidido el método de distribución, aproveche las automatizaciones de ClickUp para optimizar el proceso de publicación y gestionar las tareas de distribución continuas. Utilice automatizaciones personalizadas para configurar flujos de trabajo que activen automáticamente acciones específicas cuando se cumplan determinadas condiciones. Por ejemplo, puede automatizar las siguientes acciones:
- Distribución automatizada de correos electrónicos: configura un sistema de automatización de correos electrónicos para enviar el manual de formación a los nuevos empleados tan pronto como se incorporen a la empresa. De este modo, te asegurarás de que todos los nuevos empleados reciban el manual sin demora.
- Compartir documentos automáticamente: configura la automatización en ClickUp para que se desencadene una alerta o notificación cada vez que se suba una nueva versión del manual de formación.
Por ejemplo, puede utilizar la automatización «Cuando una tarea se mueve a un {estado específico}, enviar un correo electrónico» para notificar automáticamente a las partes interesadas pertinentes cuando el manual se actualice o esté listo para la distribución.
Buenas prácticas para manuales de formación
Incorpore la identidad de su marca.
Incorporar la identidad de su marca garantiza que el manual de formación resulte coherente y esté en consonancia con la imagen de su empresa.
Cómo implementarlo:
✅ Utilice los colores y las fuentes de su marca de forma coherente.
✅ Incluya el logotipo de su empresa en todas las páginas del manual de formación.
✅ Mantenga la voz de su marca.
✅ Incorpora los valores fundamentales de la empresa en todo el contenido.
Haga que el manual sea interactivo.
Añadir elementos interactivos al manual de formación atrae a los lectores y les ayuda a comprender mejor el material.
Cómo implementarlo:
✅ Añada cuestionarios al final de las secciones clave.
✅ Incluye tutoriales en vídeo para explicar temas complejos.
✅ Utilice enlaces en los que se pueda hacer clic para facilitar la navegación.
✅ Incorpore elementos interactivos, como ejercicios de arrastrar y soltar.
Añada ejemplos del mundo real.
Los ejemplos del mundo real hacen que el contenido sea más fácil de entender y de aplicar en la práctica.
Cómo implementarlo:
✅ Utilice casos prácticos relevantes para su sector.
✅ Incluya preguntas basadas en situaciones reales para la resolución de problemas.
✅ Comparta historias de éxito dentro de la empresa.
✅ Proporcione ejemplos de errores comunes y cómo evitarlos.
Utilice un lenguaje sencillo y evite la jerga.
El lenguaje sencillo en un manual de formación facilita su lectura.
Cómo implementarlo:
✅ Simplifique los términos técnicos siempre que sea posible.
✅ Defina claramente la jerga necesaria la primera vez que la utilice.
✅ Escriba frases cortas y sencillas.
✅ Utilice la voz activa para dar instrucciones claras.
Estructure el contenido para facilitar la navegación.
Una navegación clara en el manual de formación de los empleados ayuda a los usuarios a encontrar la información que necesitan de forma rápida y sencilla.
Cómo implementarlo:
✅ Cree una tabla de contenido detallada.
✅ Utilice títulos y subtítulos descriptivos.
✅ Mantenga los párrafos y las secciones concisos.
✅ Aplique un formato coherente en todo el documento.
Añada notas explicativas para las instrucciones complejas.
Añadir notas explicativas ayuda a crear un manual de formación completo que aclara los procedimientos complicados.
Cómo implementarlo:
✅ Divida las tareas complejas en pasos sencillos.
✅ Utilice diagramas para ilustrar las instrucciones.
✅ Incluya información adicional en forma de consejos.
✅ Añada notas al margen con consejos clave o recordatorios.
Garantiza la accesibilidad.
La accesibilidad garantiza que todos los empleados, incluidos aquellos con discapacidades, puedan utilizar el manual.
Cómo implementarlo:
✅ Proporcione texto alternativo para todas las imágenes y diagramas.
✅ Utilice colores de alto contraste para el texto y los fondos.
✅ Elija fuentes legibles y tamaños de fuente adecuados.
✅ Asegúrese de que el contenido sea compatible con lectores de pantalla.
Solicite comentarios y revisiones de sus compañeros.
Los comentarios y la revisión por pares permiten crear un manual de formación preciso, fácil de usar y bien estructurado para los usuarios.
Cómo implementarlo:
✅ Comparta los borradores con los miembros relevantes del equipo.
✅ Recopile comentarios estructurados mediante encuestas o formularios.
✅ Actualice periódicamente el manual basándose en los comentarios recibidos.
Nuestros ejemplos favoritos de manuales de formación para empleados
Existen varios manuales de formación completos. Puede encontrar ejemplos de vídeos de formación o de textos, pero estos son nuestros favoritos. No es de extrañar, ya que ambos son de ClickUp.
Clips de ClickUp
El vídeo de formación de ClickUp Clips es un excelente ejemplo de cómo crear un manual de formación conciso, atractivo y eficaz.
Por qué nos encanta:
- Aprendizaje visual: el formato de vídeo ofrece una forma dinámica e interactiva de aprender, ideal para los alumnos visuales.
- Contenido conciso: el vídeo de formación es breve y se centra en las funciones clave sin abrumar al espectador.
- Orientación paso a paso: se muestra cada paso, lo que facilita la comprensión de tareas complejas.
- Presentación atractiva: el uso de indicaciones en pantalla y ejemplos en tiempo real mantiene el interés del espectador y ayuda a la retención.
ClickUp Docs
El manual de formación de ClickUp Docs cubre todo lo que necesita saber sobre el uso de ClickUp Docs. Es un manual bien estructurado y detallado que ayuda a los usuarios a aprender y dominar una herramienta.
Por qué nos encanta:
- Explicaciones detalladas: el manual proporciona instrucciones detalladas para utilizar ClickUp Docs, lo que facilita a los usuarios empezar a utilizarlo.
- Diseño estructurado: el contenido está bien organizado, con títulos y subtítulos claros, lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente cualquier información que necesiten.
- Elementos interactivos: los enlaces e imágenes incrustados mejoran la experiencia de aprendizaje al proporcionar referencias visuales y recursos adicionales.
Diseño fácil de usar: el manual está diseñado pensando en el usuario. Ofrece un formato limpio y accesible que es fácil de seguir.
Cree manuales de formación con ClickUp.
Los manuales de formación son fundamentales a la hora de incorporar a nuevos empleados o mejorar las habilidades de los más veteranos.
En el amplio universo del software de formación, ClickUp destaca claramente.
La interfaz de ClickUp no solo es fácil de usar, sino que también se adapta a una amplia gama de requisitos de formación. Ya sea para implementar un sencillo proceso de incorporación de empleados o un programa completo de formación para el desarrollo de habilidades, crear y gestionar manuales de formación en línea es muy fácil con ClickUp.
Puede utilizar ClickUp Docs para crear manuales de formación completos, Automatizaciones para agilizar las actualizaciones y la distribución, e Integrations para incorporar elementos interactivos como vídeos y cuestionarios. También incluye varias plantillas de manuales de formación para ayudarle a empezar rápidamente.
¿Está listo para mejorar su programa de formación? Regístrese hoy mismo en ClickUp de forma gratuita.