En un mundo ideal, todos los proyectos se desarrollarían exactamente según lo planeado, pero en la realidad, incluso los proyectos mejor planificados a veces requieren cambios. Como gestor de proyectos, su trabajo consiste en gestionar cualquier solicitud de cambio para que su equipo pueda seguir trabajando sin contratiempos con el fin de cumplir sus objetivos objetivos del proyecto . 🎯
Con esto en mente, vamos a explorar por qué es tan importante estar al tanto del proceso de gestión de cambios. También aprenderemos a crear y gestionar formularios de solicitud de cambios para garantizar la entrega correcta de su proyecto, a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Qué es una solicitud de cambio?
Una solicitud de cambio es una propuesta para modificar un sistema, un producto o, como veremos hoy, un plan de proyecto ya establecido. Suelen iniciarla las partes interesadas del proyecto, por ejemplo, un cliente o un miembro del equipo.
La alteración puede afectar a cualquier aspecto del proyecto, desde cambios importantes como un cambio en el plan acordado hasta un cambio en el plan de trabajo entregables acordados o los procesos de negocio implicados, hasta ajustes menores como el propio calendario del proyecto.
Una solicitud de cambio suele ser necesaria cuando cambian las necesidades de un cliente debido a cambios internos o externos que afectan a su Business, cuando no se dispone de recursos o cuando las fases de un proyecto duran más de lo previsto. 🐌
Importancia de las solicitudes de cambio en la gestión de proyectos
Mientras que los pequeños cambios a menudo se pueden hacer con bastante facilidad, los grandes cambios que afectan al alcance del proyecto son harina de otro costal. Si no se gestionan con cuidado -y a veces incluso si lo son- una solicitud de cambio de proyecto puede causar grandes trastornos. 🚧
Dependiendo del alcance del cambio, pueden:
- Requerir recursos adicionales en forma de personal o equipos, lo que puede tener un efecto dominó en la disponibilidad de esos recursos para otros proyectos
- Aumentar sustancialmente el presupuesto planificado, lo que tendrá que justificar ante los clientes o la dirección ejecutiva
- Prolongar los cronogramas más allá de la fecha límite original, lo que puede afectar al lanzamiento del proyecto o a otros proyectos con recursos comprometidos
- Iniciar un patrón de ampliación del alcance, que pronto puede escapársele de las manos
- Afectar al flujo de trabajo y a la moral del equipo del proyecto, sobre todo si el cambio no se comunica bien
Compare visualmente las cargas de trabajo de los equipos y realice un seguimiento del progreso con la vista Cronograma de ClickUp
Estas son sólo algunas de las razones por las que es tan importante contar con un proceso formal para gestionar y supervisar las solicitudes de cambio.
Ventajas de los procesos formales de solicitud de cambios
Un proceso de solicitud de cambio documenta formalmente las solicitudes de cambio y garantiza que siempre se siga el procedimiento correcto. Facilita la evaluación del impacto potencial del cambio en su organización resultados del proyecto así como sus recursos, presupuesto y cronogramas.
Entonces podrás decidir si apruebas o no la solicitud de cambio. O si es otra persona la responsable de la aprobación, les proporciona la información que necesitarán ver y te ayuda a hacer un seguimiento del proceso de aprobación. ✅
Pero la cosa no acaba aquí. Una vez llegado el momento de aplicar un cambio aprobado, los formularios de solicitud de cambio proporcionan la información que necesita para ajustar su plan de gestión de proyectos .
Obtenga una vista holística de los estados de los proyectos y de las tareas pendientes en todo su equipo o departamento con los paneles de ClickUp 3.0
Y por último, pero no por ello menos importante, un buen proceso de solicitud de cambios mantiene informadas a todas las partes interesadas, de modo que todos comprendan en qué consiste el cambio, por qué se produce y cómo les afectará.
Ejemplos de solicitudes de cambio
los gestores de proyectos deben hacer frente a distintos tipos de solicitudes de cambio. Los cambios propuestos pueden incluir:
- Modificaciones de los entregables originales o del alcance del proyecto para adaptarse a los cambios del mercado, la disponibilidad del producto o la solicitud de recursos adicionales
- Mejoras o actualizaciones para mejorar la experiencia del usuario a medida que se dispone de nuevas tecnologías
- Revisión de sistemas o elementos de diseño a medida que evoluciona la marca o la oferta de productos de una empresa
- Mejoras que agilizan los procesos internos y ahorran tiempo o dinero
- Corrección de errores o fallos del sistema descubiertos
- Medidas preventivas para reducir el impacto de los riesgos que se han detectado en una fase tardía del proceso
- Ajustes en los sistemas para alinearlos con las últimas Biblioteca de infraestructuras de tecnologías de la información (ITIL) más recientes
Cómo crear una Solicitud de cambio
Cuando se trata de crear una solicitud de cambio, hay dos pasos principales: la lluvia de ideas y la presentación de la solicitud de cambio. Veamos cada uno de ellos.
1. Lluvia de ideas sobre el alcance del cambio
Comience por hacer una lluvia de ideas de todo lo que necesita considerar en torno a su nueva función y el alcance del cambio. Cuando hagas la primera lluvia de ideas, tendrás todos los detalles que necesitarás para enviar una solicitud de cambio completa. 🤔
Utiliza este tiempo de preparación para asegurarte de que tienes claro qué es exactamente la nueva función y cómo funciona. A continuación, entra en detalles sobre el valor que añadirá y lo importante que es.
La colaboración es clave con ClickUp 3.0 Docs para poder compartir, ajustar permisos o exportar rápidamente a usuarios internos o externos
Para maximizar las posibilidades de que se apruebe su solicitud de cambio, puede ser útil ponerse en el lugar de la persona encargada de aprobar el cambio durante este paso. Piense en lo que les motivaría a decir que sí a su propuesta. Por ejemplo, ¿mejorará este cambio la funcionalidad, atraerá a nuevos clientes, agilizará los procesos internos o ahorrará o ganará dinero?
Elabore una Panorámica del proceso de implantación y el calendario del cambio, así como de los recursos adicionales que necesitará y cuánto costará este cambio. Considere también cómo puede afectar a otros elementos de su sitio web.
Es posible que necesite consultar a colegas con experiencia específica -por ejemplo, su departamento de TI- para obtener información más detallada.
Herramientas útiles para el paso de lluvia de ideas
Puedes hacer la lluvia de ideas a la antigua usanza, con un trozo de papel y un bolígrafo, o trabajar electrónicamente en un documento de Word. También puedes ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo y utilizar
ClickUp
.
Colabore visualmente con otros miembros del equipo dentro de las Pizarras de ClickUp para realizar lluvias de ideas y convertirlas en elementos procesables
Esta plataforma en línea de gestión de proyectos y productividad ofrece varias herramientas útiles para este paso:
- Documentos: Documentos de ClickUp proporcionan un espacio para reunir tus ideas y organizarlas en una estructura que tenga sentido
- Pizarras: Si piensas mejor con herramientas visuales, prueba una pizarra Pizarra ClickUp para generar ideas y conectarlas para que puedas ver el panorama general
- Colaboración: ClickUp facilita la colaboración con los compañeros de equipo. Puede trabajar en documentos juntos en tiempo real, incluso si usted no está en la misma habitación (o país). Etiqueta a tus compañeros para que puedan añadir sus ideas cuando se conecten más tarde
- Tareas: Para ahorrar aún más tiempo, ClickUp le permite tomar texto de cualquiera de estas herramientas y convertirlo directamente en una tarea rastreable Tarea de ClickUp y asignarla a un miembro del equipo
- Conexión: Todos tus documentos, pizarras y tareas están enlazados a tu proyecto, para que siempre puedas encontrarlos de nuevo
2. Cree y envíe su formulario de solicitud de cambio
Ahora está listo para crear su solicitud de cambio real. 📝
Utilice toda la información que ha recopilado para rellenar un formulario formal de solicitud de cambio. Lo más probable es que tengas que proporcionar información como esta:
- Nombre del proyecto
- Ubicación del proyecto
- Nombres de los miembros del equipo (incluya roles como el de director del proyecto, contratista o ingeniero)
- Una descripción exhaustiva del cambio que se solicita (incluya todas las funciones y funcionalidades implicadas)
- Razones para el cambio de alcance, dando suficientes detalles aquí para animar al aprobador de la solicitud a dar su visto bueno
- Nivel de prioridad del cambio (grado de urgencia e importancia que considera que tiene, o si simplemente le gustaría tenerlo)
- Impacto en el alcance del trabajo y cómo afectará al proyecto en general
- Coste del cambio y su repercusión en el presupuesto del proyecto
- Repercusión en el cronograma del proyecto, por ejemplo, si afectará a alguna dependencia o a la fecha de finalización del proyecto
- Repercusión en los recursos del proyecto, por ejemplo, si se necesitan recursos adicionales y qué se necesitará exactamente
- Repercusiones en los miembros del equipo que participan en el proyecto
- Cualquier otro impacto o información importante
Cuando esté listo, envíe su solicitud de cambio.
Herramientas útiles para crear y enviar su solicitud de cambio
Una vez más, ClickUp puede ayudar aquí, con dos maneras de crear una solicitud de cambio:
- **Generador de solicitudes de cambio Generador de solicitudes de cambio de proyecto de ClickUp utiliza funciones avanzadas de IA para ayudarle a generar y gestionar solicitudes de cambio. Las plantillas prediseñadas y los campos personalizables garantizan la captura de toda la información necesaria
- Plantilla de solicitud de cambio: Como alternativa, puede ir directamente a la página Plantilla de solicitud de cambio de ClickUp y añadirla a su entorno de trabajo. Este formulario de solicitud de cambio es gratuito/a y fácil de usar. Sólo tiene que rellenarlo y enviarlo
La plantilla de solicitudes de cambio de ClickUp está diseñada para ayudarle a llevar un seguimiento de las solicitudes de cambio de los proyectos.
Cuando se envía una solicitud de cambio en la plataforma ClickUp utilizando cualquiera de estos métodos, la solicitud se añade a su espacio de trabajo y se archiva según el proyecto que haya especificado. Cada sección del formulario de solicitud de cambio crea un campo personalizado que contiene la información pertinente, de modo que siempre puede ver los detalles de la solicitud. 🔎
3 Consejos para crear una solicitud de cambio
Ahora que ya conoces lo básico, veamos algunas formas de llevar tu proceso de solicitud de cambio al siguiente nivel.
1. Escribe como un profesional
ClickUp AI puede generar infinitos tipos de documentos, como resúmenes de proyectos, planes de clases y otros documentos para acelerar su flujo de trabajo
En
Asistente de escritura ClickUp AI
te ayuda a escribir de forma más clara y concisa, así que no dudes en utilizarlo para afinar el contenido de tu envío.
2. Personalizar y compartir el formulario de solicitud de cambio
La plantilla de solicitud de cambio de ClickUp es totalmente personalizable. 🪄
Puede editar campos, eliminarlos del formulario si no los necesita o añadir campos adicionales que le gustaría ver. Por ejemplo, puede incluir campos para el departamento, rol o número de teléfono del solicitante.
Cuando esté satisfecho con el formulario, puede compartirlo con su equipo o subirlo a su sitio web para que cualquiera pueda acceder a él.
3. Afinar continuamente el proceso
Cada vez que complete una solicitud de cambio, busque formas de
aún más. Tu meta es crear un formato y un proceso estándar que tú y tu equipo podáis seguir cada vez que os planteéis hacer un cambio.
Cómo gestionar las solicitudes de cambio
Mantenerse al día con sus formularios de solicitud de cambio requiere cierto esfuerzo, y si está haciendo malabares con múltiples solicitudes de cambio, puede llegar a ser abrumador. 👀
Puedes intentar gestionarlas en un documento de Word o Excel. Sin embargo, si tu proyecto o el cambio propuesto son significativos, los métodos manuales pronto se vuelven inviables.
Por suerte, los programas informáticos de gestión de proyectos y herramientas de automatización de procesos agilizan todos los aspectos del proceso de solicitud de cambios, independientemente de lo grande o pequeño que sea su proyecto.
Una vez más, ClickUp resulta muy útil en este caso, ya que ofrece una vista clara de todas las solicitudes de cambio. También le ayuda a realizar el seguimiento de cada una de ellas y a comunicárselo a su equipo.
Posibilidad de elección de formatos de vista
Con ClickUp, puede ver y gestionar todas las solicitudes de cambio que usted o su equipo hayan enviado. Incluso puede elegir el formato en el que desea verlas.
Supervise tareas y proyectos de un solo vistazo y arrastre y suelte tareas, ordénelas y fíltrelas sin esfuerzo con una vista Tablero Kanban totalmente personalizable
Por ejemplo:
- La vista Formulario de solicitud de cambio le permite enviar nuevas solicitudes
- La vista Lista de solicitudes muestra todas las solicitudes de cambio en curso, ordenadas por proyecto
- La vista Tablero de Estado le ofrece el progreso en tiempo real de cada solicitud, ordenada por estado
- La vista Tabla de solicitudes muestra todas sus solicitudes de cambio por prioridad y le da acceso a información detallada sobre las solicitudes
- La vista Ubicación del proyecto indica la ubicación de cada solicitud en el proyecto 🌎
Estados de seguimiento del progreso
Una vez enviada la solicitud de cambio, es importante seguir su progreso a medida que avanza por las fases del proceso de aprobación. Puede hacerlo actualizando su estado en el formato de vista que prefiera.
Las opciones de estado en ClickUp incluyen:
- Nueva solicitud
- Revisor asignado
- Revisión en curso
- Rechazada
- Para aplicación
- Implementado
También puede crear estados personalizados que se adapten a su proceso.
Creación de estados personalizados en ClickUp
Cuando finalmente se aprueba una solicitud de cambio, basta con utilizar la información que ya se encuentra en el sistema para crear tareas de ClickUp para su implementación. A continuación,
haga un seguimiento de su progreso
hasta completarlo.
Comunicación clara
ClickUp simplifica la comunicación del proyecto, prescindiendo de correos electrónicos y otros documentos que se pierden con facilidad para que su equipo se mantenga en la misma página.
Las opciones de vista y estado de las que hemos hablado anteriormente pueden mantener a su equipo y a otras partes interesadas al día de las solicitudes de cambio de un vistazo. También puedes configurar
notificaciones automatizadas
que se desencadenan cuando cambian los estados.
Y con
Roles y permisos de usuario
con los roles de usuario, puedes elegir quién ve qué. Por ejemplo, puede dar a los miembros de su equipo acceso a todas las solicitudes de cambio en las que esté trabajando, mientras que los clientes sólo tienen acceso a los proyectos en los que participan.
¿Qué más puede hacer ClickUp?
La capacidad de ClickUp no termina aquí. Como herramienta de productividad y gestión de proyectos mejor valorada, agiliza todos los aspectos de su empresa, ahorrándole energía, tiempo y dinero. 💸
Establezca metas cuantificables para tareas y proyectos con progresión automática para alcanzar objetivos de forma más eficaz con cronogramas definidos y objetivos cuantificables
Por ejemplo
- Ajuste Metas de ClickUp y utilícelos para desarrollar su estrategia y plan de proyecto, a continuación, realice un seguimiento de su progreso en relación con ellos
- Aproveche la amplia biblioteca de plantillas para escribir su propio alcance del proyecto , planificar la comunicación o su presupuesto, o poner al día a las partes interesadas sobre el progreso del proyecto
- Utilice el asistente de escritura IA de ClickUp para redactar y gestionar sus propuestas o crear contenido para redes sociales con objetivos específicos
- Automatice todos sus proyectos con plantillas de gestión de proyectos que le ayudan a planificar, priorizar, ejecutar y seguir el progreso
- Chatea con tu equipo en tiempo real o de forma asíncrona, estén donde estén
- Manténgase al día de todos sus proyectos y tareas con la función personalizable Panel de ClickUp
- Conecte ClickUp a otros elementos de su pila tecnológica con un amplio intervalo de integraciones, como Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot o Microsoft Outlook
Streamline Solicitudes de cambio Con las herramientas adecuadas
Las solicitudes de cambio son propuestas para modificar un plan de proyecto, producto o sistema. Son casi inevitables en cualquier proyecto o empresa, y pueden afectar al alcance, los presupuestos y los plazos del proyecto.
Para asegurarse de que esos impactos son positivos y no perturbadores, necesita un sistema de solicitudes de cambio bien gestionado. Un sistema que facilite la presentación de solicitudes, el seguimiento de su progreso y el mantenimiento de una clara responsabilidad y transparencia en todo momento.
ClickUp hace todo esto y mucho más. Desde un formulario de solicitud de cambios personalizable hasta su aprobación e implementación, ClickUp agiliza el flujo de trabajo de la gestión de cambios, ahorrándole tiempo, dinero y molestias. 🤩
Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp
.