La idea de un cambio organizativo en términos de estructura, procesos, estilo de trabajo e infraestructura (en medio de la digitalización) puede hacer que su equipo se sienta inseguro. Puede que incluso ansioso. Por tu parte, e incluso por parte del equipo, existe una sensación de pérdida de control.
En este blog veremos cómo mantener -o recuperar- el control al introducir cambios. Hablaremos de cómo crear un cierto nivel de previsibilidad y ayudar a su equipo a sentir lo mismo.
Al final, se sentirá preparado para planificar eficazmente un cambio con éxito y minimizar el estrés de todo el equipo mientras les guía en el proceso.
Comprender cómo liderar el cambio
Entonces, ¿qué significa realmente liderar a las personas a través del cambio?
Puede que lo primero que piense sea en comunicar su visión del cambio organizativo planificado y, a continuación, conseguir que el equipo alinee sus acciones para cumplir con la nueva forma de hacer las cosas.
Y tiene razón.
Pero las personas se resisten al cambio. Y por eso la gestión del cambio también implica reconocer y comprender las razones de la resistencia, superar las reticencias y conseguir la aceptación de los empleados
La gente no se resiste al cambio. Se resisten a ser cambiados
Peter Senge, científico y autor
Resulta útil ser estratégico a la hora de guiar a su organización o equipo durante este periodo. He aquí cómo:
- Con el equilibrio adecuado de fuerza, firmeza, confianza y empatía, puede centrarse en lo que su equipo necesita para beneficiarse del cambio en lugar de agotarse
- Cuando dirige la gestión del cambio con éxito, mantiene los niveles de productividad, lealtad y confianza. Convierte el cambio en una oportunidad de crecimiento
- Los mejores líderes utilizan el cambio para desarrollar vínculos más profundos entre el equipo y la organización
En el lado opuesto, ¿qué ocurre si no se piensa de forma crítica a la hora de liderar el cambio? Lo contrario de lo que hemos descrito anteriormente: baja moral, lealtad dañada, productividad disminuida y el estrés derivado de la incertidumbre y de las necesidades de ajuste insatisfechas.
Las 3 C del liderazgo eficaz a través del cambio
Liderar el cambio consiste en comunicar el "qué" -es decir, lo que hay que cambiar- y lo que esto significa para la rutina diaria de sus empleados y sus KPI generales. Pero el "por qué" es igual de importante. Y eso nos lleva a las tres C de liderazgo eficaz del cambio .
Las tres "C" del liderazgo del cambio pueden leerse como "claro-comprometido-creíble", "comunicación-colaboración-compromiso" o "claridad-ánimo-compromiso" Aunque todas ellas son importantes, nosotros diríamos que se necesita claridad, consenso y consulta.
Claridad
Es más probable que los empleados acepten el cambio si su equipo comprende la razón de ser del cambio organizativo. Les está pidiendo que se enfrenten a todas las dificultades de una rutina diferente, sistemas en evolución o un nuevo conjunto de metas; lo menos que puede hacer es decirles por qué. Si es posible (y cierto), explíqueles en qué les beneficiará un intento correcto de cambio.
**Entendámoslo mejor con un ejemplo
Imagina que diriges una empresa minorista y vas a cambiar a otra plataforma de comercio electrónico. Naturalmente, equipos que van desde compras y marketing hasta finanzas y atención al cliente tendrían que familiarizarse con la plataforma. Parece mucho lío para nada.
Pero, ¿y si explicara cómo beneficiará el cambio a cada equipo?
La promesa de una mejor gestión del inventario ayudaría a su equipo de compras a ver el cambio de forma positiva, dando la bienvenida a la plataforma en lugar de resistirse a ella.
Del mismo modo, los responsables de marketing se resistirán menos a las herramientas que les ayuden a realizar su trabajo con mayor rapidez y eficacia. ¿Y qué equipo de atención al cliente no se sentirá animado ante la perspectiva de menos fallos en el registro y menos quejas de los clientes después de la oleada inicial de consultas de clientes en torno a cosas como: "¿Dónde puedo encontrar mi historial de compras en el nuevo diseño de su tienda?"?
Asegúrese de compartir los KPI y las hojas de ruta accionables con los equipos y las personas para dejar claras sus expectativas. Esto no sólo formaliza sus expectativas, sino que también ofrece al equipo un recurso que pueden consultar a diario.
Consenso
Tanto hablar de que la gente se resiste al cambio, pero seguro que alguna vez tu equipo se ha dirigido a ti para pedirte un cambio (como "vamos a adquirir esta herramienta de automatización", por ejemplo).
¿Cuál es la moraleja? La gente acepta los cambios que propone. Así que, ¿por qué no se apoya en esta noción mientras dirige a su equipo a través del cambio?
Siempre que sea posible, invite a equipos y personas a guiar, informar y formar parte del proceso de cambio en la capacidad que sea factible. Empiece a hablar con ellos en la fase de ideación y no después.
En el ejemplo anterior, por ejemplo, ¿qué pasaría si los líderes de la empresa de comercio electrónico celebraran una reunión antes de elegir una nueva plataforma? Imagínatelos preguntando a los equipos cuáles eran sus principales preocupaciones y luego volviendo a citar la plataforma como solución a las luchas de los empleados.
De repente, el equipo se siente responsable e invierte en el cambio organizativo. Pidieron mejoras y la organización ha actuado para aliviar sus dificultades.
Por supuesto, puede que no siempre tenga la opción de incluir a todo el equipo en algunas decisiones. Por ejemplo, ¿y si simplemente necesita que los equipos completen acciones específicas porque es crucial para el cumplimiento? No es cuestión de implicar al equipo en una decisión así. Pues bien, en tales situaciones, se confía en la primera C, es decir, en la claridad.
💡Consejo profesional: Mostrar escenarios del tipo "qué pasaría si no hiciéramos esto" puede crear consenso, incluso en torno a decisiones unilaterales guiadas por la normativa o la obligación.
Por ejemplo, puedes destacar ejemplos de cómo el incumplimiento puede dar lugar a multas o a la pérdida de reputación. De este modo, aunque tu equipo no haya participado en la decisión, todos estaréis de acuerdo en el camino a seguir.
Consulta
Esté a disposición de su equipo para consultas durante el proceso de control de cambios .
Dependiendo del tamaño de su organización, puede que también desee empoderar a "campeones del cambio " internos capaces (utilice cualquier término similar) para ayudar cuando los equipos y las personas tengan preguntas o se encuentren atascados.
En nuestro ejemplo anterior de migración a una plataforma de comercio electrónico, los directivos pueden designar a un equipo de personas que hayan trabajado con la plataforma a la que se pretende cambiar en trabajos anteriores. También puede tratarse de personas que tengan más confianza con la plataforma porque hayan sido elegidas para una iniciación especial con el proveedor o por cualquier otro motivo.
En un contexto más amplio, si la organización se ve desbordada por el cambio, trabajar con un consultor externo puede ayudarle a evitar los riesgos de hacerlo de forma incorrecta.
Si le preocupa el gasto incremental, considere el coste de contratar a un consultor frente al precio de no hacer las cosas bien.
También puede tener en cuenta cómo afectarán estas optimizaciones a los costes, los ingresos y la rentabilidad. De repente, pagar una fracción de esos ahorros o ganancias potenciales para hacer bien el trabajo puede no parecer tan mala idea. Dicho esto, eche cuentas y conozca sus ventajas y desventajas.
Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de las tres "C" para dirigir el cambio. Cuando se dirige el cambio con claridad y consenso y se está disponible para consultas, se dirige el cambio con eficacia: resulta fácil transferir la visión de la dirección a quienes realmente la ejecutan.
💡Consejo profesional: Aunque tenga que delegar tareas de consulta, manténgase abierto y accesible: dedique tiempo y ayude a su equipo a sentirse visto y valorado en estos momentos. Puede que no tenga todas las respuestas todo el tiempo, pero ayuda cuando su equipo ve que está comprometido a encontrar respuestas juntos. El marca de un verdadero líder es la capacidad de mantenerse firme incluso en medio de la disensión. Además, lo estás pendiente de los intereses de la organización. No lo pierdas nunca de vista.
Pasos clave, habilidades y estrategias para liderar el cambio
La sección anterior le proporcionó la mentalidad que necesita para abordar el cambio con éxito. En esta sección, hablaremos de lo que tiene que hacer exactamente. Empecemos por examinar los cinco pasos para liderar con éxito iniciativas de cambio, guiados por los indicadores de mentalidad que hemos tratado en la sección anterior.
Paso 1: Anunciar una visión clara del cambio organizativo
Puede empezar su anuncio con un correo electrónico y seguirlo con una reunión (o adoptar el enfoque inverso). De cualquier forma, ofrezca los detalles del cambio junto con una explicación. Intente establecer toda esa claridad y consenso de los que hablábamos mientras se comunica.
Esta comunicación debe sonar fuerte, segura y firme. Pero no te olvides de volver a leer tu correo electrónico (o el discurso planeado) para asegurarte de que tiene suficiente sentimiento. Aporta entusiasmo y empatía a la conversación, dependiendo del contexto.
💡Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain's Asistente de redacción IA como compañero de intercambio de ideas para crear esta comunicación y asegurarse de que el mensaje -y el tono- sean los correctos
Paso 2: Abrir el turno de preguntas y comentarios
"Si has hecho el anuncio en una reunión, una buena forma de empezar es: "¿Qué nos parece esto?
Las encuestas y los cuestionarios pueden seguir al correo electrónico y otros formularios de comunicación por texto (pueden ser anónimos). Envíe sondeos verbales a personas de confianza y anímelas a hacer lo mismo en sus propios equipos y departamentos.
Esto parece desalentador y hay que admitir que no va a ser fácil cuando se encuentra con la disensión. Pero considérelo una oportunidad para el diálogo abierto, una oportunidad para "despejar dudas"
Se trata de un foro en el que podrá conocer las necesidades de adaptación para tomar las medidas oportunas. Es una oportunidad para comprender el motivo de la resistencia y encontrar formas de superarla. También es el momento de obtener consenso mostrando los resultados menos deseables de no transformarse.
💡Consejo profesional: ¿Quieres ayudar a la gente a darte su opinión sincera? Crea encuestas anónimas para que los empleados puedan expresar sus temores y dudas sin vacilar. Formularios ClickUp le ayuda a crear encuestas personalizadas y a recopilar datos de forma eficaz.
Paso 3: Esbozar lo que ocurre a continuación
Acuda a la reunión o mensaje de anuncio del cambio con un plan detallado de lo que ocurrirá a continuación.
Por supuesto, es posible que en algunos tipos de transformación, cada departamento experimente el cambio de forma única y tenga un plan de acción correspondientemente único.
No obstante, es probable que la mayoría de los elementos de acción de las personas, equipos y departamentos repercutan y se complementen entre sí. Dedique tiempo a determinar qué partes del plan deben debatirse en las reuniones a nivel de organización y cuáles pueden delegarse a la comunicación a nivel de departamento y equipo.
Esta es una oportunidad para crear confianza y disipar las dudas y temores que acompañan al cambio. Cuando el plan parezca sólido y factible, es probable que el equipo se sienta menos estresado.
Acuérdese de esbozar plazos realistas en la medida de lo posible para evitar fricciones innecesarias. Mantenga un margen para retrasos.
Paso 4: Abordar la resistencia sostenida
No todo el mundo hablará en la reunión a nivel orgánico. Es posible que obtenga información fiable de sondeos y encuestas, pero gran parte del sentimiento genuino del equipo surgirá probablemente en las conversaciones.
Ahí es donde entran en escena los "campeones del cambio", los jefes de departamento y los directores de equipo. No sólo deben exponer las expectativas del equipo y a nivel individual, los elementos de acción y los recursos en torno al cambio, sino también simplemente chatear.
Pregunte a la gente cómo se siente tomando un café (¿o una pizza?) con el equipo. Acepte comentarios sinceros. Invita a la gente a pedir tiempo a solas si tienen preguntas que no se atreven a hacer u opiniones que les preocupa expresar.
Cuando anime a su equipo a entablar un diálogo posterior al anuncio, subraye la necesidad de respeto mutuo y empatía en estas conversaciones.
Paso 5: Cuente cada victoria
En el ajetreo de marcar elementos de acción en el plan de transformación masiva que presentó en el paso 3, es natural mantener la vista en el premio (y el pie en el acelerador). Dicho esto, tómese tiempo para reconocer y celebrar los hitos. Aplauda los logros. Exprese su agradecimiento. Cómpreles una tarta.
Lee más: Consejos para motivar a tu equipo
¿Y los equipos remotos?
Si tiene un equipo remoto o híbrido, siga todos los pasos anteriores pero insista en las llamadas telefónicas de control individuales y amistosas. Puede aprender mucho del tono de voz de alguien y aún más de una interacción individual. Anime a la gente a encender las cámaras para las reuniones en línea o, al menos, ponga su propia cara para compartir la autenticidad de los sentimientos que describimos en el primer paso.
Antes de salir, prepárate bien
Liderar el cambio es desalentador, y aquí es donde estar preparado puede ayudar.
Es una buena idea que los líderes del cambio dediquen tiempo a planificar la comunicación (hasta la última palabra de un correo electrónico o un discurso), centrándose en escuchar (y no sólo oír), poniéndose en el lugar de su equipo y organizándose.
Comunicación
Las estrategias de comunicación transparente son fundamentales para liderar el cambio. Planifique la serie de correos electrónicos, discursos y mensajes clave que pretende enviar. Sea sincero, sencillo y vaya al grano. Ofrezca una visión clara y hechos relacionados con las iniciativas de cambio propuestas en lugar de retórica.
**Lea también Libros que te ayudarán a repasar tus habilidades comunicativas
Capacidad de escucha
Como líder, probablemente ya sepa escuchar. Ahora es el momento de aprovechar esta habilidad más que nunca. En esto consiste el segundo paso del proceso de cambio (y el componente de consenso de las 3 C).
Inteligencia emocional
Una alta Inteligencia Emocional es cada vez más relevante para un liderazgo sólido, incluso cuando se trata de negocios como los de siempre. Infórmese en Internet y suscríbase a recursos gratuitos/a que pueden ayudarle a perfeccionar estas habilidades. La inteligencia emocional te ayuda a percibir emociones que no se expresan y a responder en consecuencia.
Leer más: Inteligencia emocional en el trabajo
Organización de tareas
Utilice una herramienta de gestión del cambio para agilizar el proceso, hacer un seguimiento del progreso y permitir la colaboración durante las iniciativas de cambio.
Aquí, software de gestión del cambio como ClickUp puede ayudarle a consolidar todas sus tareas de gestión del cambio en una única plataforma.
Documentos de ClickUp
con ClickUp Docs es fácil planificar los cambios de forma colaborativa_
En Documentos de ClickUp con ClickUp Docs, usted y su equipo pueden crear, compartir y colaborar en documentos en tiempo real. Esto agiliza el proceso de recopilación y actualización de resúmenes de proyectos, notas de reuniones, documentos de estrategia y otros documentos que puedan contribuir a su proyecto de transición.
Puede centralizar tareas, enlaces y comentarios añadiéndolos directamente a estos documentos.
A los líderes del cambio les encanta ClickUp Docs porque les permite:
- Crear nuevos recursos con facilidad utilizando plantillas ya preparadas
- Compartir instrucciones, ideas y comentarios y volver a ellos cuando sea necesario
- Invitar a todo el mundo a compartir sus ideas
Pizarras ClickUp
las Pizarras de ClickUp ofrecen una plataforma para convertir las ideas en acción_
Con Pizarras ClickUp con ClickUp, puede realizar el seguimiento de sus sprints de gestión del cambio e invitar al equipo a realizar aportaciones sobre el camino a seguir, gracias a sus funciones de colaboración. Puede crear varias pizarras e incluso invitar a usuarios de equipos de proveedores o clientes para que accedan a ellas cuando sea necesario.
A la gente le encantan las Pizarras de ClickUp porque le permiten:
- Intercambiar ideas justo donde tiene lugar el trabajo
- Involucrar a equipos externos
- Convertir ideas en acciones con facilidad
ClickUp Clips
acabe con las confusiones y los errores gracias a las instrucciones en vídeo de ClickUp Clips_
Colaborar lleva menos tiempo y es mucho más rápido con Clips ClickUp que le permite grabar su pantalla, recortar información clave y compartir estos clips con su equipo. Puede compartir instrucciones y nuevas formas de hacer las cosas con total claridad para que los equipos puedan acceder a ellas cuando lo deseen.
A los usuarios de ClickUp les encanta esta función porque les permite:
- Mostrar, en lugar de contar, lo que elimina la confusión y los errores de "pérdida en la traducción"
- Guardar clips para reutilizarlos, lo que reduce la necesidad de repetirlos (¡y de celebrar más reuniones!)
- Compartir transcripciones automatizadas para los miembros del equipo que prefieren las instrucciones escritas
**También útil
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/56106/guia-de-gestion-del-cambio/ Las 3 fases de una gestión del cambio fluida /%href/
Empezar bien con plantillas preconstruidas
ClickUp también le ofrece compatibilidad con recursos útiles, entre los que se incluyen plantillas de gestión del cambio que le ayudarán a planificar y poner en marcha el proceso.
Plantilla de lista de control de la gestión del cambio de ClickUp
Plantilla de lista de control de gestión de cambios de ClickUp
Una forma estupenda de poner en marcha iniciativas de cambio es con una lista de control, que es donde Plantilla de lista de control para la gestión del cambio de ClickUp puede resultar útil.
Esta plantilla de planificación le permite identificar sus objetivos de cambio, esbozar los procesos y protocolos pertinentes, preparar a sus equipos para la transición y realizar un seguimiento del progreso en cada paso del proceso de gestión del cambio.
Plantilla de propuesta de cambio de ClickUp
Estructure su proceso de aprobación de cambios con la plantilla de propuestas de cambio de ClickUp
Otro recurso útil es Plantilla de propuesta de cambio de ClickUp que puede utilizar para proponer cambios que requieran la aprobación de los responsables de la toma de decisiones y los socios de la empresa.
Este planificador le ayudará a esbozar todos los pasos y recursos necesarios para que el cambio tenga éxito, a crear un cronograma y un presupuesto factibles con confianza, y a mantener a todo el mundo al tanto de lo que está ocurriendo y por qué.
Plantilla de plan simple de gestión del cambio de ClickUp
Plantilla de lista de control de la gestión de cambios de ClickUp
Si tiene una pequeña empresa y quiere que las cosas sean sencillas, Plantilla de plan sencillo de gestión del cambio de ClickUp es por donde debe empezar.
Esta plantilla le ayuda a empezar con un plan factible incluso si nunca ha utilizado una herramienta de planificación y gestión de proyectos, a crear un plan, a realizar un seguimiento de los cambios y a identificar problemas de forma eficaz, así como a crear y editar subcategorías para adaptarlas al contexto único de su proyecto.
Prepárese para gestionar el cambio como un líder
Liderar el cambio no tiene por qué ser un ejercicio doloroso para usted y su equipo, aunque venga acompañado de retos y problemas temporales de adaptación.
Un enfoque calculado, una comunicación coherente, escuchar con atención y mostrar a su equipo el panorama general pueden ayudarle a navegar por el cambio con un mínimo de fricción.
Además, prepárese para enfrentarse a la resistencia con empatía y franqueza, y tenga en cuenta que tal vez tenga que reunirse individualmente con los detractores, responder a sus preguntas y conseguir que se pongan de acuerdo.
Por encima de todo, sumérjase en el cambio armado con un plan y una plataforma, como ClickUp, que le ayude a ejecutar ese plan a la perfección. ¿Se va a embarcar en un cambio próximamente? Inscríbase en la plataforma de gestión del cambio de ClickUp gratis, y empiece a alinear las cosas para empezar con buen pie.