Cualquier tipo de cambio organizativo, ya sea en términos de estructura, procesos, estilo de trabajo o infraestructura (en plena digitalización), puede hacer que su equipo se sienta inseguro. Quizás incluso ansioso. Tanto usted como el equipo pueden tener una sensación de pérdida de control.
En este blog, analizamos cómo puede mantener, o recuperar, el control al introducir cambios como líder. Hablamos de cómo puede crear cierto nivel de previsibilidad y ayudar a su equipo a sentir lo mismo.
Al final, te sentirás preparado para planear de manera eficiente iniciativas de cambio exitosas y minimizar el estrés del equipo mientras lo guías a través del proceso.
Comprender el liderazgo a través del cambio
Entonces, ¿qué significa realmente liderar a las personas a través del cambio?
Lo primero que se le ocurrirá será comunicar su visión del cambio organizativo planificado y, a continuación, conseguir que el equipo adapte sus acciones para ajustarse a la nueva forma de hacer las cosas.
Y tienes razón.
Pero las personas se resisten al cambio. Y es por eso que la gestión del cambio también implica reconocer y comprender las razones de la resistencia, superar las dificultades y conseguir la aceptación de los empleados.
Las personas no se resisten al cambio. ¡Se resisten a que las cambien!
Las personas no se resisten al cambio. ¡Se resisten a que las cambien!
Es útil ser estratégico a la hora de dirigir su organización o equipo durante este periodo. A continuación le indicamos cómo:
- Con el equilibrio adecuado entre fuerza, firmeza, confianza y empatía, podrá centrarse en lo que su equipo necesita para beneficiarse del cambio en lugar de agotarse por él.
- Cuando lideras con éxito la gestión del cambio, mantienes los niveles de productividad, lealtad y confianza. Conviertes el cambio en una oportunidad de crecimiento.
- Los mejores líderes utilizan el cambio para desarrollar vínculos más profundos entre el equipo y la organización.
Por otro lado, ¿qué ocurre si no se piensa de forma crítica sobre cómo liderar el cambio? Lo contrario de lo que hemos descrito anteriormente: baja moral, lealtad dañada, disminución de la productividad y el estrés que proviene de la incertidumbre y las necesidades de adaptación no satisfechas.
Las tres C del liderazgo eficaz durante el cambio
Liderar a través del cambio consiste en comunicar el «qué», es decir, qué es lo que hay que cambiar y qué significa esto para la rutina diaria de sus empleados y sus KPI generales. Pero el «por qué» es igual de importante. Y eso nos lleva a las tres C del liderazgo eficaz del cambio.
Las tres C del liderazgo en tiempos de cambio pueden interpretarse como «claro, convincente y creíble», «comunicación, colaboración y compromiso» o «claridad, coraje y compromiso». Si bien todas ellas son importantes, diríamos que lo que más se necesita es claridad, consenso y consulta.
claridad.
Es más probable que consigas la aceptación de los empleados cuando tu equipo comprenda los motivos que hay detrás del cambio organizativo. Les estás pidiendo que se enfrenten a todas las dificultades de una rutina diferente, sistemas en evolución o un nuevo conjunto de metas, por lo que debes explicarles por qué. Si es posible (y cierto), explícales cómo les beneficiará el éxito del cambio.
Entendamos esto mejor con un ejemplo.
Imagina que diriges una empresa minorista y estás cambiando a otra plataforma de comercio electrónico. Naturalmente, los equipos, desde el de compras y marketing hasta el de finanzas y atención al cliente, tendrían que familiarizarse con la plataforma. Parece un gran lío para nada.
Pero, ¿y si explicaras cómo beneficiaría el traslado a todos los equipos?
La promesa de una mejor gestión del inventario ayudaría a su equipo de compras a ver el cambio de forma positiva, acogiendo la plataforma en lugar de resistirse a ella.
Del mismo modo, los profesionales del marketing se mostrarán menos reacios a utilizar herramientas que les ayuden a realizar su trabajo con mayor rapidez y eficiencia. ¿Y qué equipo de atención al cliente no se animaría ante la perspectiva de menos fallos en el registro y menos quejas de los clientes tras la avalancha inicial de consultas sobre cuestiones como «¿Dónde puedo encontrar mi historial de compras en el nuevo diseño de la tienda?».
Asegúrese de compartir los KPI y las hojas de ruta con los equipos y las personas para dejar claras sus expectativas. Esto no solo formaliza sus expectativas, sino que también ofrece al equipo un recurso al que pueden recurrir a diario.
consenso.
Se habla mucho de la resistencia de las personas al cambio, pero seguro que su equipo se ha acercado a usted para solicitar cambios (como «vamos a adquirir esta herramienta de automatización», por ejemplo).
¿Cuál es la moraleja de la historia? Las personas aceptan los cambios que ellos mismos proponen. Entonces, ¿por qué no aprovechar esta Notion al liderar a su equipo a través del cambio?
Siempre que sea posible, invite a los equipos y a las personas a orientar, informar y formar parte del proceso de cambio en la medida de lo posible. Empiece a hablar con ellos en la fase inicial de ideación, en lugar de hacerlo a posteriori.
En el ejemplo anterior, por ejemplo, ¿qué habría pasado si los líderes de la empresa de comercio electrónico hubieran celebrado una reunión antes de elegir una nueva plataforma? Imagínese que hubieran preguntado a los equipos cuáles eran sus principales preocupaciones y luego hubieran vuelto, citando la plataforma como una solución a las dificultades de los empleados.
De repente, el equipo siente una sensación de responsabilidad e implicación en el cambio organizativo. Pidieron mejoras y la organización ha actuado para aliviar sus dificultades.
Por supuesto, es posible que no siempre tenga la opción de incluir a todo el equipo en algunas decisiones. Por ejemplo, ¿qué pasa si simplemente necesita que los equipos completen acciones específicas porque es crucial para el cumplimiento? No hay duda de que hay que involucrar al equipo en una decisión así. Bueno, en situaciones así, hay que confiar en la primera C, es decir, la claridad.
💡Consejo profesional: Mostrar escenarios del tipo «¿qué pasaría si no hiciéramos esto?» puede crear consenso, incluso en torno a decisiones unilaterales guiadas por la regulación o la compulsión.
Por ejemplo, podría destacar ejemplos de cómo el incumplimiento puede tener como resultado multas o la pérdida de reputación. De esta manera, aunque su equipo no haya participado en la decisión, todos estarán de acuerdo en el camino a seguir.
Consulta
Esté disponible para su equipo para consultas durante el proceso de control de cambios.
Dependiendo del tamaño de su organización, también puede ser conveniente empoderar a «campeones del cambio» internos capaces (utilice cualquier término similar) para que ayuden cuando los equipos y las personas tengan preguntas o se encuentren atascados.
En nuestro ejemplo anterior sobre la migración de la plataforma de comercio electrónico, los líderes pueden querer nombrar un equipo de personas que hayan trabajado con la plataforma a la que se pretende cambiar en trabajos anteriores. Alternativamente, estas pueden ser personas que se sienten más seguras con la plataforma porque fueron elegidas para una formación especial con el proveedor o por cualquier otra razón.
Llevando esto a un contexto más amplio, si la organización se encuentra desbordada al navegar por el cambio, trabajar con un consultor externo puede ayudarle a evitar los escollos de hacerlo de forma incorrecta.
Si le preocupa el gasto incremental, compare el coste de contratar a un consultor con el precio de no hacer las cosas bien.
También es posible que desee considerar cómo estas optimizaciones afectarán a los costes, los ingresos y la rentabilidad. De repente, pagar una fracción de esos ahorros o ganancias potenciales para terminar el trabajo bien puede no parecer una idea tan mala. Dicho esto, haga los cálculos y conozca sus ventajas e inconvenientes.
No se puede subestimar la importancia de las tres C para liderar el cambio. Cuando lideras el cambio con claridad y consenso, y permaneces disponible para consultas, lideras el cambio de manera eficaz: resulta fácil transferir la visión del liderazgo a quienes realmente lo ejecutan.
💡Consejo profesional: Aunque es posible que tenga que delegar las tareas de consulta, manténgase abierto y accesible, dedicando tiempo y ayudando a su equipo a sentirse visto y valorado en este momento. Puede que no tenga todas las respuestas, pero ayuda que su equipo vea que se compromete a encontrar respuestas juntos.
La marca de un verdadero líder es la capacidad de mantenerse firme incluso en medio de la disidencia. Además, lo está haciendo pensando en los mejores intereses de la organización. No pierda nunca de vista eso.
Pasos, habilidades y estrategias clave para liderar a través del cambio
En la sección anterior se ha mostrado la mentalidad que se necesita para abordar el cambio con éxito. En esta sección, hablaremos de lo que hay que hacer. Comencemos por examinar los cinco pasos para liderar iniciativas de cambio exitosas, guiándonos por los consejos sobre mentalidad que hemos visto en la sección anterior.
Paso 1: Anuncie una visión clara para el cambio organizativo.
Puede comenzar su anuncio con un correo electrónico y continuarlo con una reunión (o adoptar el enfoque inverso). En cualquier caso, ofrezca los detalles del cambio junto con una explicación. Intente establecer toda la claridad y el consenso de los que hemos hablado al comunicarse.
Esta comunicación debe sonar fuerte, segura y firme. Pero no olvide releer su correo electrónico (o discurso planificado) para asegurarse de que tiene suficiente emoción. Aporte entusiasmo y empatía a la conversación, dependiendo del contexto.
💡Consejo profesional: Utiliza el asistente de redacción con IA de ClickUp Brain como compañero de lluvia de ideas para crear esta comunicación y asegurarte de que el mensaje y el tono sean los adecuados.
Paso 2: Abre el turno de preguntas y comentarios.
«Bueno, ¿qué os parece?». Es una buena forma de empezar si has hecho el anuncio en una reunión.
Las encuestas y los cuestionarios pueden ser un complemento del correo electrónico y otras formas de comunicación textual (que pueden ser anónimas). Sondee verbalmente a personas de confianza y anímelas a hacer lo mismo en sus propios equipos y departamentos.
Esto puede resultar abrumador y, sin duda, no será fácil cuando se encuentre con desacuerdo en una reunión. Pero considérelo una oportunidad para entablar un diálogo abierto, una oportunidad para acallar las dudas.
Este es un foro para que usted conozca las necesidades de ajuste y pueda tomar las medidas necesarias. Es una oportunidad para comprender el motivo de la resistencia y encontrar formas de superarla. También es el momento de obtener consenso mostrando los resultados poco deseables de no llevar a cabo la transformación.
💡Consejo profesional: ¿Quieres ayudar a tus compañeros a darte su opinión sincera? Crea encuestas anónimas para que los empleados puedan expresar sus miedos y dudas sin dudarlo. ClickUp Forms te ayuda a crear encuestas personalizadas y a recopilar opiniones de forma eficiente.
Paso 3: Describa lo que sucederá a continuación.
Acude a la reunión o al mensaje de anuncio del cambio con un plan detallado de lo que sucederá a continuación.
Claro, es posible que en algunos tipos de transformación, cada departamento experimente el cambio de manera única y tenga un plan de acción único correspondiente.
Sin embargo, es probable que la mayoría de los elementos de los individuos, equipos y departamentos se influyan y complementen entre sí. Tómese el tiempo necesario para determinar qué partes del plan deben discutirse en las reuniones a nivel de la organización y cuáles pueden delegarse a la comunicación a nivel de departamento y equipo.
Esta es una oportunidad para que usted desarrolle confianza y disipe las dudas y los temores que acompañan al cambio. Cuando su plan parezca sólido y factible, es probable que su equipo se sienta menos estresado.
Recuerde esbozar los cronogramas. Manténgalos lo más realistas posible para evitar crear fricciones innecesarias. Mantenga un margen para los retrasos.
Paso 4: Abordar la resistencia sostenida
No todo el mundo hablará en la reunión a nivel de la organización. Es posible que obtenga algunos comentarios fiables de las encuestas y encuestas, pero es probable que gran parte del sentimiento genuino del equipo surja en las conversaciones.
Ahí es donde entran en escena sus «campeones del cambio», jefes de departamento y directores de equipo. No solo deben esbozar las expectativas a nivel individual y de equipo, los elementos a tomar y los recursos en torno al cambio, sino también simplemente chatear.
Pregunte a las personas cómo se sienten mientras toman un café (¿o comen pizza?) con el equipo. Acepte los comentarios sinceros. Invite a las personas a pedir tiempo a solas si tienen preguntas que les da vergüenza hacer o opiniones que les preocupa expresar.
Mientras anima a su equipo a participar en el diálogo posterior al anuncio, subraye la necesidad del respeto mutuo y la empatía en estas conversaciones.
Paso 5: Cuente cada victoria
En medio del ajetreo de marcar los elementos pendientes del enorme plan de transformación que presentó en el paso 3, es natural que mantenga la vista puesta en el objetivo (y el pie en el acelerador). Dicho esto, tómese el tiempo para reconocer y celebrar los hitos alcanzados. Aplaude los logros. Expresa tu agradecimiento. ¡Compra un pastel! (¿a quién no le gusta el pastel?)
Leer más: Consejos para motivar a su equipo
¿Qué pasa con los equipos remotos?
Si tienes un equipo remoto o híbrido, sigue todos los pasos anteriores, pero insiste en realizar llamadas telefónicas individuales y amistosas para mantener el contacto. Se puede aprender mucho del Tono de voz de una persona y aún más de una interacción cara a cara. Anima a las personas a encender las cámaras durante las reuniones en línea o, al menos, muestra tu propio rostro para transmitir la autenticidad de los sentimientos que hemos descrito en el primer paso.
Antes de salir ahí fuera, prepárate bien.
Liderar a través del cambio es una tarea abrumadora, y es aquí donde estar preparado es la mejor manera de reforzar la confianza.
Es recomendable que los líderes del cambio dediquen tiempo a planificar la comunicación (hasta el último detalle, como cada palabra de un correo electrónico o un discurso), centrándose en escuchar (y no solo oír), poniéndose en el lugar de su equipo y organizándose.
comunicación.
Las estrategias de comunicación transparente son fundamentales para liderar el cambio. Planifique la serie de correos electrónicos, discursos y mensajes clave que tiene intención de enviar. Sea sincero, sencillo y vaya al grano. Ofrezca una visión clara y datos relacionados con las iniciativas de cambio propuestas, en lugar de retórica.
Habilidades de escucha
Como líder, probablemente ya seas un buen oyente. Ahora es el momento de aprovechar esta capacidad más que nunca. En esto consiste el segundo paso del proceso de cambio (y el componente de consenso de las 3 C).
Inteligencia emocional
Un alto coeficiente emocional es cada vez más relevante para un liderazgo sólido, incluso cuando todo sigue como de costumbre. Lea artículos de expertos sobre el tema y suscríbase a recursos gratuitos que pueden ayudarle a perfeccionar estas habilidades. La inteligencia emocional le ayuda a percibir las emociones que no se expresan y a responder en consecuencia.
Más información: Inteligencia emocional en el trabajo
Organización de tareas
Utilice una herramienta de gestión del cambio para optimizar el proceso, realizar el seguimiento del progreso y facilitar la colaboración durante las iniciativas de cambio.
En este sentido, un software de gestión del cambio como ClickUp puede ayudarte a consolidar todas tus tareas de gestión del cambio en una única plataforma.
ClickUp Docs
Con ClickUp Docs, usted y su equipo pueden crear, compartir y colaborar en documentos en tiempo real. Esto agiliza el proceso de recopilación y actualización de resúmenes de proyectos, notas de reuniones, documentos estratégicos y otros documentos que puedan contribuir a su proyecto de transición.
Puede centralizar tareas, enlaces y comentarios añadiéndolos directamente a estos documentos.
A los líderes del cambio les encanta ClickUp Documentos porque les permite:
- Cree nuevos recursos con facilidad utilizando plantillas ya preparadas.
- Comparte instrucciones, ideas y comentarios, y vuelve a ellos cuando sea necesario.
- Invite a todos al uso compartido de sus opiniones.
Pizarras blancas de ClickUp
Con ClickUp Whiteboards, puedes realizar el seguimiento de tus sprints de gestión del cambio e invitar al equipo a aportar sus opiniones sobre el camino a seguir, gracias a sus funciones de colaboración. Puedes crear varias pizarras e incluso invitar a usuarios invitados de equipos de proveedores o clientes a acceder a las pizarras cuando sea necesario.
A la gente le encantan las pizarras de ClickUp porque te permiten:
- Intercambia ideas justo donde se desarrolla el trabajo.
- Involucrar a equipos externos
- Convierta las ideas en acciones con facilidad.
Clips de ClickUp
Colaborar requiere menos tiempo y es mucho más rápido con ClickUp Clips, que te permite grabar tu pantalla, recortar información clave y compartir estos clips con tu equipo. Puedes compartir instrucciones y nuevas formas de hacer las cosas con total claridad para que los equipos puedan acceder a ellas cuando les resulte más conveniente.
A los usuarios de ClickUp les encanta esta función porque les permite:
- Mostrar, en lugar de decir, eliminando la confusión y los errores de «pérdida en la traducción».
- Guarde clips para reutilizarlos, reduciendo la necesidad de repetir (¡y más reuniones!)
- Usa transcripciones automatizadas para los miembros del equipo que prefieran instrucciones escritas.
También es útil: Las tres fases de una gestión fluida del cambio.
Empiece con buen pie con plantillas prediseñadas.
ClickUp también le ofrece recursos útiles, como plantillas de gestión del cambio que le ayudarán a planificar y poner en marcha el proceso.
Plantilla de lista de control para la gestión del cambio de ClickUp
Una excelente manera de poner en marcha iniciativas de cambio es con una lista de control, y ahí es donde la plantilla de lista de control de gestión del cambio de ClickUp puede resultar útil.
Esta plantilla de planificación le permite identificar sus objetivos de cambio, esbozar los procesos y protocolos pertinentes, preparar a sus equipos para la transición y realizar el seguimiento del progreso a través de cada paso del proceso de gestión del cambio.
Plantilla de propuesta de cambio de ClickUp
Otro recurso útil es la plantilla de propuesta de cambio de ClickUp, que puede utilizar cuando sugiera cambios que requieran la aceptación de los responsables de la toma de decisiones y los socios de la empresa.
Esta agenda le ayuda a esbozar todos los pasos y recursos necesarios para llevar a cabo un cambio con éxito, crear un cronograma y un presupuesto viables con confianza, y mantener a todos informados sobre lo que está sucediendo y por qué.
Plantilla de plan sencillo para la gestión del cambio de ClickUp
Si tienes una pequeña empresa y quieres que todo sea sencillo, la plantilla del plan simple de gestión del cambio de ClickUp es por donde debes empezar.
Esta plantilla le ayuda a empezar con un plan viable, incluso si nunca antes ha utilizado una herramienta de planificación y gestión de proyectos. Redacte un plan, realice el seguimiento de los cambios e identifique los problemas de forma eficaz. Incluso puede crear y editar subcategorías para adaptarlas al contexto específico de su proyecto.
Lidera el cambio e inspira a tus equipos con ClickUp.
Liderar a través del cambio conlleva desafíos y problemas de adaptación temporales, pero también puede ser un crisol para transformaciones increíbles.
Un enfoque calculado, una comunicación coherente, una escucha atenta y mostrar a tu equipo el panorama general pueden ayudarte a navegar por el cambio con una fricción mínima.
Además, prepárese para afrontar la resistencia con empatía y apertura, y tenga en cuenta que es posible que tenga que tener reuniones individuales con los detractores, responder a sus preguntas y conseguir su apoyo.
Por encima de todo, sumérgete en el cambio armado con un plan, una mente tranquila y una plataforma como ClickUp, que te ayuda a implementar ese plan a la perfección.
¿Se embarcará en un cambio en un futuro próximo? Regístrese gratis en la plataforma de gestión del cambio de ClickUp y empiece a organizar las cosas para tener un buen comienzo.