Cómo utilizar el modelo ADKAR para la gestión del cambio

El cambio en el lugar de trabajo puede ser un arma de doble filo. Por un lado, está la emoción de la innovación; por otro, la incertidumbre.

Cuando su organización lanza una nueva iniciativa, ya sea para abordar una nueva necesidad del mercado o para impulsar la productividad y la colaboración, los directivos tienden a sentirse optimistas, mientras que los empleados se preocupan por los cambios que se avecinan. ¿Por qué algo tan prometedor genera aprensión?

Los estudios demuestran que 41% de los empleados se resisten al cambio por falta de confianza en el liderazgo. Los enfoques tradicionales suelen pasar por alto el rol de los empleados, lo que provoca resistencia y disminución de la productividad.

Un intento correcto de cambio requiere la participación de todos. El modelo ADKAR (Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo) ayuda a líderes y empleados a afrontar el cambio con eficacia y fomenta la propiedad.

Este blog explorará cómo las herramientas de gestión del cambio, como el modelo ADKAR, pueden facilitar las transiciones y capacitar a su plantilla, convirtiendo los retos en oportunidades de crecimiento y desarrollo de habilidades.

Comprender el modelo ADKAR

El modelo ADKAR de gestión del cambio es un enfoque orientado a los resultados. Su objetivo es ayudar a las organizaciones en la transición hacia el cambio deseado minimizando la resistencia. El modelo ADKAR consta de cinco fases y elementos distintos que las organizaciones deben planificar y llevar a cabo una gestión eficaz del cambio .

Aprovechar el modelo ADKAR se traduce en varios beneficios tanto para las personas como para las organizaciones:

• Satisfacción de los empleados: Garantiza que todos los empleados y el personal de apoyo de una organización estén bien informados y motivados para el cambio, aumentando su satisfacción
• Mejora del rendimiento de la organización: Aumenta el rendimiento de la organización con una gestión del cambio acertada
• Cambio sostenible: Destaca la importancia del refuerzo durante el cambio, lo que fomenta metodologías de cambio sostenibles
• Reducción de la resistencia: Aborda de forma proactiva los cuellos de botella y las barreras al cambio, reduciendo la resistencia, a menudo drásticamente

Además de ADKAR, existen otros modelos de gestión del cambio, como El modelo de 8 pasos de Kotter y el análisis del campo de fuerzas, ayudan en las transformaciones de equipos u organizaciones. En la tabla siguiente se ofrece una panorámica comparativa de cada modelo:

| Comparación de los modelos de gestión del cambio

Los 5 Elementos del Modelo ADKAR

ADKAR es un acrónimo que significa:

**La base de ADKAR es comunicar la necesidad de cambio. Si no se entiende por qué es necesario el cambio, las partes interesadas pueden resistirse o desentenderse.

Deseo:Más allá de la mera concienciación, los empleados deben sentirse motivados. Destacar los beneficios personales y organizativos del cambio puede impulsar esta motivación.

Conocimientos:La formación adecuada y los recursos de uso compartido de conocimientos y capacidades son vitales. Esto prepara a los empleados para afrontar los cambios con confianza y contribuir a su intento correcto.

**Capacidad Desarrollo de habilidades de los empleados es la clave de un cambio eficaz. Las organizaciones deben proporcionar herramientas, formación y sistemas de compatibilidad para garantizar que los empleados puedan aplicar sus conocimientos.

Reforzamiento: Mantener el cambio es un proceso continuo. Refuerce los comportamientos positivos y celebre los hitos para mantener el entusiasmo y evitar el retroceso.

Más información: Más información Importancia De La Gestión Del Cambio

Aplicación del modelo ADKAR en el mundo real

A la hora de aplicar el cambio, hay que adoptar un enfoque estructurado y transparente. El modelo ADKAR ofrece un proceso claro para lograr el éxito en la gestión del cambio.

Una guía paso a paso para aplicar el modelo ADKAR

Hay cinco pasos para implantar el modelo ADKAR de gestión del cambio:

1. Concienciación

1. Comunicación: Crear documentación que explique la necesidad del cambio y los riesgos potenciales de no acometerlo
2. Participación: Implicar a las partes interesadas en los debates y sus implicaciones
3. Narración: Desarrollar una narrativa convincente que ilustre los beneficios del cambio de forma persuasiva

Concienciar sobre el cambio para captar la atención y preparar a los empleados para la participación. Ejecute esta fase en tres pasos, como se ha mencionado anteriormente

Ejemplo: Supongamos que implanta un nuevo sistema CRM para sustituir el existente por una opción más moderna.

Comunica la necesidad del nuevo CRM a sus equipos centrados en el cliente, haciendo hincapié en sus ventajas para la gestión de los datos de los clientes. Al implicar al personal de CRM en el proceso, usted destaca cómo el nuevo sistema mejorará la eficacia de las ventas y las capacidades de (elaboración de) informes, ayudando a los representantes de ventas a cumplir sus objetivos.

2. Deseo

Comunicación no significa aceptación. Sus empleados tienen que ver el valor del cambio para que puedan aceptarlo activamente y participar en él. Los siguientes puntos clave ponen de relieve cómo puede cultivar el deseo de participar:

1. Beneficios: Destaque los resultados positivos de la aplicación del cambio a ambos niveles: individual y organizativo
2. Preocupaciones: Trabajar activamente para identificar las preocupaciones (por ejemplo, cómo afectará el cambio a las horas de trabajo de los empleados) para reducir la resistencia
3. Urgencia: Crear conciencia y sentido de urgencia presentando una perspectiva clara del cambio mediante análisis internos (por ejemplo, la relación coste-beneficio y el impacto económico del cambio)

Ejemplo: Utilizando el mismo ejemplo de implantación de CRM, puede hacer hincapié en cómo el nuevo sistema aumenta la productividad del equipo, mejora la satisfacción del cliente y aligera la carga de trabajo de los representantes. Incluya testimonios de los primeros usuarios que hayan experimentado estas ventajas.

3. Conocimientos

El conocimiento es la piedra angular de la aplicación del modelo ADKAR, ya que educa a los empleados sobre los impactos del cambio en la organización. Implemente la fase de conocimiento a través de los siguientes pasos:

1. Formación: Ofrezca programas de formación exhaustivos diseñados para dotar a sus empleados de las nuevas habilidades necesarias para afrontar el cambio con eficacia
2. Soporte: Soporte continuo para ayudar a sus empleados a superar los retos
3. Recursos: Proporcione recursos de aprendizaje como guías prácticas y documentación técnica sobre el cambio a los líderes y participantes.

Ejemplo: Organice sesiones de formación para que los empleados exploren las funciones y funcionalidades del nuevo CRM. Cree un hub de recursos con vídeos y documentación para facilitar la adopción de la herramienta. Utilizar casos prácticos para compartir conocimientos e ilustrar las buenas prácticas para aprovechar el nuevo sistema con eficacia.

4. Capacidad

Asegúrese de que su equipo tiene la confianza y la capacidad necesarias para introducir los cambios. Como ocurre con todas las habilidades, esto se reduce a la planificación, la práctica y la mentalidad. Catalice las capacidades de su ejecutores del cambio de las siguientes maneras:

1. Obstáculos: Identificar con antelación los problemas que crean barreras, como la falta de tecnología o herramientas, la ineficacia de los procesos, las barreras culturales o las estructuras organizativas
2. Herramientas: Aprovechar las herramientas basadas en IA, como los sistemas de recomendación, para las personas que vayan a aplicar el cambio
3. Empoderamiento: Alentar la propiedad y la responsabilidad para fomentar una cultura positiva para el cambio gradual

Ejemplo: Al implantar el nuevo CRM, asegúrese de que todos los recursos necesarios -vídeos de formación, guías de software, talleres- estén fácilmente disponibles para los usuarios. Permita a los empleados dar su opinión y compartir sus experiencias para fomentar una cultura de propiedad.

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5. Refuerzo

Supervise y refuerce los nuevos comportamientos y procesos en sus empleados después de adoptar los cambios. Utilice los métodos siguientes:

1. Celebrar: Reconozca y recompense los conocimientos de las personas que contribuyen al cambio
2. Soporte: Proporcionar compatibilidad y orientación para reforzar los procesos y comportamientos modificados
3. Ajustar: Seguir supervisando el progreso de la aplicación y realizar los ajustes necesarios

Ejemplo: Tras lanzar con éxito el CRM, organice un evento de reconocimiento para celebrar los esfuerzos del equipo. Recopile información a través de encuestas para identificar los retos y las áreas de mejora, reforzando la confirmación de una cultura de crecimiento y adaptación continuos.

💡Consejo profesional: Utilice Formularios ClickUp para recoger las opiniones de los empleados con el fin de conocer sus preocupaciones, posibles planes de mejora y sugerencias para la adopción continuada del cambio.

Explorar la comunicación y la capacitación de los equipos Capacitación de equipos y la exploración son vitales para una gestión eficaz del cambio.

Imagínese una sala de intercambio de ideas entre las partes interesadas sobre un próximo cambio organizativo. Es improbable que el debate gire sólo en torno a la logística; se tratará de fomentar un entorno de colaboración en el que el cambio sea un intento correcto porque todo el mundo se lo cree. Para que esto ocurra, cada voz tiene que contar. Tendrá que tener en cuenta las perspectivas de todas las personas implicadas porque, en última instancia, ellas serán las responsables del intento correcto del cambio.

Tener en cuenta múltiples puntos de vista también puede suscitar ideas innovadoras que hagan avanzar a su organización. Si fomenta el diálogo abierto, invitará a su equipo a participar en el proceso.

Beneficios de la capacitación de los equipos:

Propiedad: Un equipo empoderado explora activamente el cambio y sus implicaciones, sintiéndose más seguro a la hora de aportar sus conocimientos y habilidades.

Por ejemplo, se anima a un equipo a proponer sus herramientas de comunicación y plataformas de colaboración preferidas durante una iniciativa de toda la empresa para adoptar el teletrabajo. Al implicar a los empleados en el proceso de toma de decisiones, la organización aumentó su aceptación e identificó las herramientas que mejor se adaptaban a su estilo de trabajo, lo que facilitó las transiciones y aumentó la productividad.

Innovación: Las actividades de exploración, como las sesiones de brainstorming, conducen a ideas singularmente innovadoras que mejoran la eficiencia y eficacia de la implantación del cambio.

Pensemos, por ejemplo, en un equipo de desarrollo de software al que se ha encomendado la transición a un flujo de trabajo ágil. Mediante la celebración periódica de "jornadas de innovación", el equipo propone y pone a prueba nuevos enfoques de gestión de proyectos que, en última instancia, mejoran la velocidad de entrega y la calidad del producto.

Moral: Los equipos motivados tienen más moral y capacidad de adaptación para afrontar los retos.

Por ejemplo, en una empresa de venta al por menor que está llevando a cabo una importante actualización de su sistema, los directivos organizan sesiones periódicas de feedback en las que los empleados pueden expresar sus preocupaciones y sugerencias. Este diálogo abierto levanta la moral del equipo y permite a la gestión del cambio abordar posibles problemas de forma proactiva, lo que da como resultado una transición más fluida.

Desafíos identificados: Las actividades exploratorias ayudan a identificar posibles desafíos que podrían poner en peligro las operaciones y a prepararse para ellos con antelación.

Por ejemplo, durante una fusión se forman equipos interfuncionales para debatir los retos de la integración. Estos debates revelan el riesgo de posibles diferencias culturales y cuellos de botella operativos. Saber esto de antemano ayuda a la organización a desarrollar estrategias específicas para abordar estos problemas antes de que se agraven.

Colaboración: La exploración fomenta la cooperación y el trabajo en equipo, mejorando la comunicación y la comprensión del cambio.

Por ejemplo, una organización sanitaria que implanta un nuevo sistema de historia clínica electrónica (HCE) organiza talleres interdisciplinares para que el personal comparta ideas y adquiera conocimientos. Esto fomenta la colaboración y crea un sentimiento de comunidad, haciendo que el cambio parezca un esfuerzo colectivo.

Leer más: Los 10 mejores métodos Software de gestión del cambio En 2024

Implementación de ADKAR con ClickUp

Planificar una transición a ADKAR puede resultar abrumador.

Por suerte, este proceso puede ser mucho más sencillo y manejable con las herramientas adecuadas.

Entre en ClickUp clickUp: una plataforma versátil diseñada para mejorar la productividad y la colaboración. Con ClickUp, puede simplificar cada paso de la estrategia de gestión del cambio ADKAR, asegurándose de que todo el mundo está alineado y comprometido. Exploremos cómo puede aprovechar ClickUp de forma eficaz en todo el marco ADKAR.

Gestión de tareas

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Tareas de ClickUp

Tareas de ClickUp es una herramienta versátil para gestionar tu trabajo, individualmente o como parte de un equipo. Permite trabajar con campos personalizados, dependencias, fechas límite, duraciones estimadas, etc. Con esto, usted puede

• Identificar y categorizar sus tareas ADKAR
• Ajustar los niveles de prioridad
• Enlazar tareas ADKAR relacionadas entre sí y asignar miembros del equipo para la ejecución de los cambios

Ejemplo: Imagine que tiene la tarea de desarrollar un plan de comunicación para informar a las partes interesadas sobre los cambios inminentes. Configure una tarea en ClickUp detallando qué debe comunicarse, quién es el responsable y cuándo debe terminarse. Utilice Campos personalizados para asignar niveles de prioridad y fechas límite para mantener todo bajo control.

Asigne a los miembros del equipo tareas específicas y establezca plazos para garantizar la ejecución puntual. Esto mantiene a todos responsables y centrados en roles igualmente importantes para facilitar la concienciación.

Comunicación centralizada

mantén tus conversaciones ADKAR en un único lugar con ClickUp Chat_

Colabora con los miembros del equipo en tiempo real con Chat ClickUp . Esta función le permite:

• Compartir actualizaciones de ADKAR con los miembros del equipo
• Enlazar recursos ADKAR en la ventana de chatear
• Colaborar sin problemas en cualquier lugar de su entorno de trabajo

Ejemplo: Puede compartir actualizaciones, responder preguntas y recabar opiniones sobre las preocupaciones de los empleados. Utilice este espacio para discutir los beneficios del cambio y cómo afecta a los roles individuales, fomentando así un sentido de urgencia e importancia.

escriba, edite y colabore fácilmente en ClickUp Docs

ClickUp ofrece una plataforma centralizada para alojar toda su documentación ADKAR (Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad, Refuerzo) -con Documentos de ClickUp . Esto puede agilizar considerablemente los procesos de gestión de cambios y mejorar la eficacia general de los proyectos.

Utilice esta función para:

• Crear documentación ADKAR, como diagramas de flujo de procesos que describen el progreso ADKAR o documentación para el nuevo cambio que está implementando
• Colaborar en ideas con el equipo durante la exploración del equipo para descubrir perspectivas únicas
• Conecte sus documentos a los flujos de trabajo de ADKAR para que todas las partes interesadas puedan acceder a ellos fácilmente

Visibilidad y transparencia

manténgase al día sobre el progreso de ADKAR mediante los paneles personalizables de ClickUp Paneles de ClickUp mejoran la visibilidad del rendimiento de los cambios de ADKAR. Mediante el uso eficaz de estos paneles, puede identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para garantizar una implementación correcta.

Utilice esta función para:

• Crear un panel que realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la iniciativa de cambio
• Personalizar los datos ADKAR que se visualizan en los paneles de control
• Centralizar métricas de control de tiempo para supervisar el progreso de ADKAR
• Visualizar las cargas de trabajo de los implementadores del cambio ADKAR en una ubicación centralizada

👀 Cuanto más sepa: Utilice la Metodología de Gestión del Cambio Prosci, que se centra en crear Conciencia, Deseo, Conocimiento, Habilidad y Refuerzo, para involucrar eficazmente a los empleados y fomentar una mejor comprensión del cambio organizativo.

Plantillas listas para usar

ClickUp ofrece plantillas prediseñadas que puede utilizar para implantar fácilmente el modelo de gestión del cambio ADKAR:

1. Plan de gestión del cambio de ClickUp

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Plantilla del plan integral de gestión de cambios de ClickUp

Aproveche la Plan de gestión de cambios de ClickUp para agilizar los cambios significativos en su organización. Le permite dar el primer paso hacia el proceso de gestión del cambio proporcionándole elementos cruciales para construir un plan de acción. Utilice esta plantilla para:

• Desarrollar planes de acción detallados para cada fase del ADKAR
• Implementar protocolos y supervisar el progreso para guiar el proceso ADKAR
• Obtener una gran visibilidad de los procesos ADKAR segregando las tareas en curso y las alineadas

Más información: Aprenda cómo Controlar la gestión del cambio Efectivamente

2. ClickUp Lista de control de la gestión de cambios

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Plantilla de lista de control de la gestión de cambios de ClickUp

Utilice la Lista de control de la gestión de cambios de ClickUp para aplicar la gestión activa del cambio y supervisar su proceso ADKAR. Le ayuda a medir si su estrategia de gestión del cambio está preparada para tener éxito. Esta plantilla le ayuda a:

• Identificar los objetivos del cambio
• Esbozar los procesos y protocolos pertinentes para el cambio
• Preparar a los equipos para la transición
• Realizar un seguimiento continuo de los progresos a medida que ADKAR avanza

También puede utilizar plantillas como la de Documento del plan de gestión de cambios de ClickUp . Le ayudarán a esbozar las estrategias del proceso ADKAR y a introducir cambios rápidamente sin alterar los flujos de trabajo.

El sitio Plantilla de propuesta de cambio ClickUp le permite crear borradores iniciales para explicar detalladamente su proceso de cambio.

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Más información: Aprenda a enviar un Solicitud de cambio correctamente

Desafíos y soluciones en la aplicación del modelo ADKAR

1. Resistencia al cambio

Muchas personas se resisten al cambio porque están familiarizadas y se sienten cómodas con los procesos existentes. Esta resistencia pasiva puede deberse al miedo a lo desconocido o al escepticismo sobre las ventajas del cambio.

Pendiente de lo que se puede hacer:

Comunicación abierta: Cree foros de debate donde los empleados puedan expresar sus preocupaciones y hacer preguntas. Esta apertura fomenta la confianza y puede aliviar los temores.

Ejemplo: Una organización sanitaria se enfrentó a resistencia cuando introdujo un nuevo sistema de historia clínica electrónica (HCE). La dirección organizó reuniones en las que los empleados podían expresar sus preocupaciones y recibir información inmediata. Este planteamiento ayudó a disipar los temores sobre la transición e hizo hincapié en las ventajas, como la mejora de la atención al paciente.

Implicar a las partes interesadas: Implicar activamente a los empleados en el proceso de cambio para que lo sientan como propio. Además, la designación de líderes del cambio es esencial en el proceso de gestión del cambio, ya que estas personas ayudan a detectar problemas en una fase temprana y facilitan una transición más fluida.

Ejemplo: Una empresa manufacturera formó grupos de discusión con trabajadores de fábrica y de primera línea para recabar opiniones sobre los nuevos procesos. Al integrar los comentarios de los empleados en la estrategia de cambio, la organización redujo la resistencia y aumentó la aceptación.

**2. Falta de compromiso de las partes interesadas

Es posible que las partes interesadas no comprendan o no apoyen plenamente la iniciativa de cambio, lo que reduce la motivación y la compatibilidad.

pendiente: Lo que puede hacer usted:

**Implicar a las partes interesadas desde el principio del proceso de cambio para fomentar la comprensión y la confirmación.

Ejemplo: Una institución financiera introdujo un nuevo programa de cumplimiento implicando inicialmente a las partes interesadas clave, incluidos los altos directivos y los responsables de cumplimiento, en las fases de planificación. Esta implicación garantizó que sus puntos de vista configuraran la iniciativa, lo que dio como resultado una mayor compatibilidad entre los departamentos.

Comunicación personalizada: Personalice la comunicación en función de la audiencia para garantizar la claridad y la relevancia.

Ejemplo: Al implantar un nuevo sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), una empresa minorista adaptó las presentaciones a las distintas partes interesadas, incluidos los equipos de ventas, marketing y soporte. Al explicar cómo el CRM beneficiaría específicamente a cada grupo, la organización mejoró la aceptación y el entusiasmo de las partes interesadas para facilitar el cambio.

3. Metas poco claras

Desafío: Las metas indefinidas o ambiguas pueden dificultar la aceptación y crear confusión entre los empleados sobre la dirección de la iniciativa de cambio.

Lo que puede hacer:

Establecer objetivos claros: Fijar metas específicas, medibles, alcanzables, pertinentes y sujetas a plazos (SMART) para guiar el proceso de cambio.

Ejemplo: Cuando una startup tecnológica se propuso pasar a la gestión ágil de proyectos, estableció objetivos claros, como reducir el plazo de entrega de los proyectos un 20% en seis meses. Esta claridad motivó a los equipos y les proporcionó un objetivo concreto por el que trabajar.

Compartir actualizaciones periódicas de los progresos: Proporcionar actualizaciones continuas para informar a los empleados sobre los progresos y los ajustes de las metas.

Ejemplo: Una institución educativa que implementaba un nuevo plan de estudios facilitó boletines periódicos y reuniones de actualización para compartir el progreso hacia las metas. Esta transparencia ayudó a mantener el impulso y a que todo el mundo estuviera alineado con la iniciativa de cambio.

Impulse transformaciones correctas con ClickUp

El cambio es una parte natural del crecimiento organizativo, y la gestión eficaz del cambio es crucial para el intento correcto. La forma correcta de introducir el cambio es aceptar que los procesos y flujos de trabajo existentes evolucionarán. Salir de la zona de confort es la forma en que crecen las organizaciones, y el cambio marca el camino.

ClickUp agiliza esta transición con numerosas herramientas, plantillas y funciones que potencian los flujos de trabajo y la colaboración. Utilice ClickUp para guiar su proceso ADKAR, supervisarlo y mantener a su equipo alineado en cada paso del camino. Regístrese hoy mismo gratis, gratuito/a ¡!