Si hay algo que los ejecutivos de empresas entienden, es esto: lo que funcionó en el pasado puede que no funcione en el futuro.
Y, francamente, no realizar cambios podría tener efectos desastrosos, incluso provocar el cierre de empresas. ¿Un ejemplo? Solo en 2023, 3200 empresas privadas respaldadas por capital riesgo quebraron, a pesar de contar con una financiación de 27 000 millones de dólares.
Aunque utilizar siempre las mismas herramientas, tecnología, estructura organizativa o procesos internos sin duda facilitaría el trabajo (¡y la vida!), no es el mejor camino hacia el éxito. En cambio, los líderes de las empresas deben estar dispuestos a adaptarse a los nuevos tiempos, identificando continuamente las áreas susceptibles de mejora. 👊
Implementar cambios en toda la empresa nunca es sencillo, por lo que las organizaciones confían en modelos probados y contrastados. Uno de los métodos más elegidos es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter, desarrollado por el Dr. John Kotter en 1995 y revisado en múltiples ocasiones desde entonces.
A continuación, analizamos cada paso del modelo de Kotter, sus ventajas y desventajas, y cómo implementar el modelo en su organización.
¿Qué es el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter?
Estimular el cambio dentro de una organización es un equilibrio delicado. Si se crea el cambio demasiado rápido, es probable que se encuentre con obstáculos, resistencia y empleados descontentos. Pero si implementa el cambio demasiado lentamente, es posible que no alcance sus objetivos.
Aquí es precisamente donde entra en juego el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter. 🙌
El modelo fue desarrollado por John P. Kotter, profesor de la Harvard Business School y autor de varios libros sobre gestión del cambio, entre los que se incluyen Leading Change, Accelerate y CHANGE.
Kotter basó su investigación en 100 organizaciones que estaban pasando por un proceso de cambio, observando qué estrategias funcionaban y cuáles fracasaban. Sus conclusiones dieron como resultado un proceso de ocho pasos que ayuda a las organizaciones a implementar con éxito nuevos procesos, tecnologías u otros cambios.
El modelo de Kotter se considera un recurso imprescindible en la gestión del cambio, es decir, un marco que ayuda a las personas y a las empresas a adoptar el cambio. Al igual que otros modelos de gestión del cambio, el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter ayuda a implementar la mejora de los procesos, prepara y apoya a los empleados e identifica los pasos necesarios para el cambio.
Los 8 pasos del modelo de cambio de Kotter
El modelo de 8 pasos de Kotter ofrece una guía paso a paso sobre cómo las empresas pueden implementar cambios de manera eficaz, ya sea en materia de liderazgo, herramientas y tecnología o líneas de productos. Los ocho pasos son los siguientes.
1. Crear un sentido de urgencia
Una de las frases más repetidas en el entorno corporativo es: «Bueno, así es como siempre hemos hecho las cosas». 🙅
Los empleados son personas, y las personas tienden a hacer lo que les resulta cómodo. Para animar a toda una organización a llevar a cabo cambios importantes, tendrá que esforzarse mucho para convencerlos. Si necesita inspirar a su personal para que actúe, considere la posibilidad de tomar las siguientes medidas:
- Inicie un diálogo: mantenga conversaciones abiertas y sinceras con las partes interesadas, los proveedores, los clientes y los empleados sobre por qué es necesario el cambio.
- Establezca nuevas metas: cree una visión clara del futuro, explicando qué oportunidades le esperan al otro lado del cambio.
- Recopile datos del sector: respalde su argumento sobre la necesidad de cambio recopilando mediciones tanto cuantitativas como cualitativas.
2. Crear una coalición rectora
El cambio no puede completarse con una sola persona. En su lugar, necesita un grupo de personas comprometidas con su visión de futuro que actúen como agentes del cambio en su organización.
Piense en los agentes del cambio como los gestores de proyectos encargados de llevar a cabo el cambio. Son ellos quienes se comunicarán con todas las partes interesadas, asignarán tareas, obtendrán el apoyo del equipo ejecutivo y se asegurarán de que todos los elementos se terminen a tiempo. En resumen, guiarán a su organización a través de cada paso del proceso de cambio.
A la hora de elegir a estos líderes, tenga en cuenta lo siguiente:
- No siga la jerarquía de su organización: De hecho, a veces es mejor no incluir un equipo compuesto al 100 % por ejecutivos. En su lugar, reclute a personas con diferentes niveles de experiencia y antigüedad.
- Incluya a todos los departamentos: para garantizar que el cambio funcione, asegúrese de incluir a representantes de todos los departamentos, con diferentes habilidades y experiencia.
- Busque la pasión: A veces, los mejores agentes de cambio no son los que tienen más experiencia, sino los que sienten una clara pasión por su visión del cambio.
3. Formular una visión estratégica
Para llevar a cabo un cambio eficaz, su equipo debe alinearse en torno a una visión clara y única. (Y sí, cuando comience el proceso, su equipo se verá inundado de ideas y posibles metas. ¡Su trabajo consiste en poner orden en todo ese caos!).
Aclare en qué se diferenciará el futuro de sus iniciativas anteriores. Y demuestre cómo estos nuevos cambios beneficiarán a la cultura corporativa, las ventas o los procesos cotidianos. Para empezar, tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- Defina sus valores: Con su coalición rectora, defina los valores fundamentales para llevar a cabo el cambio dentro de la empresa.
- Anote su visión: redacte una declaración de visión breve y concisa de dos frases que aporte claridad a toda su empresa.
- Compruebe su lenguaje: si preguntara a las partes interesadas «¿Cuál es nuestra visión del cambio?», ¿recibiría respuestas muy diferentes? Asegúrese de que su coalición tiene clara la visión y repite el mismo lenguaje a los demás miembros del equipo.
4. Reclute un ejército de voluntarios
Una vez que tenga su estrategia y su visión definidas, deberá comunicar esa visión. Y las personas más indicadas para liderar esa tarea son aquellas que están unidas en torno a la oportunidad futura.
Un ejército de voluntarios es un grupo de personas unidas en la búsqueda de metas comunes. Estas personas son responsables de:
- Comunicar el cambio: Comunicarán su estrategia al resto de la organización.
- Cómo superar los obstáculos: su ejército de voluntarios se encargará de todas las preocupaciones y problemas de los demás empleados.
- Cambiar de rumbo cuando sea necesario: Como todo líder del cambio sabe, es posible que su plan inicial no sea perfecto. Su ejército de voluntarios debe crear un sistema de evaluaciones de rendimiento, reuniones y controles para realizar ajustes cuando sea necesario.
5. Facilite la acción eliminando barreras
Cualquier cambio organizativo, ya sea un ajuste de la declaración de misión, el objetivo del público o los procesos internos, se encontrará con obstáculos. Por lo tanto, un paso fundamental del modelo de cambio de ocho pasos de John Kotter es eliminar los obstáculos.
Una vez que haya implementado su estrategia de cambio, deberá comprobar continuamente si existen obstáculos. Para garantizar que sus esfuerzos de cambio sean exitosos, tome las siguientes medidas:
- Hable con aquellos que se resisten al cambio: Siempre habrá miembros del equipo que se muestren resentidos por la implementación del cambio. Mantenga reuniones individuales con estas personas para ayudar a identificar (y resolver) los puntos de desacuerdo.
- Mire más allá de sus iniciativas de cambio: Los obstáculos pueden surgir en cualquier parte. Considere la posibilidad de revisar las descripciones de los puestos de trabajo, los sistemas de remuneración o recompensa, las evaluaciones por pares y la estructura organizativa para hacer avanzar el proyecto de cambio.
- Elimine las barreras: en ocasiones, se verá obligado a eliminar las posibles amenazas al cambio, ya sea eliminando personas, sistemas o herramientas y tecnología.
6. Genere victorias a corto plazo.
La implementación de una estructura de cambio a gran escala puede llevar meses (si no años). Este cronograma puede estar lleno de frustraciones, obstáculos y contratiempos, así que no olvide celebrar cada victoria.
Divida su gran proyecto de cambio en hitos más pequeños. Cada vez que pase de una fase del proyecto a la siguiente, recuerde recompensar a su equipo por su arduo trabajo. Considere la posibilidad de seguir los siguientes pasos:
- Recompense a los miembros de su equipo: Cree un sistema para recompensar a los empleados por su dedicación y esfuerzo. (Puede ser una tarde libre, un día extra añadido a sus vacaciones o una tarjeta regalo).
- Comparta cada hito: Dé a conocer cada logro en toda la empresa. Considere la posibilidad de crear pequeñas historias de éxito y compartirlas en una reunión con todo el personal de la empresa.
- Cree una lista predeterminada de factores de éxito: ¿Cómo se define el éxito (más allá de completar todo el proyecto)? Cada vez que alcance un objetivo, asegúrese de celebrarlo con la empresa.
7. Mantener la aceleración
Una vez que haya logrado esos primeros éxitos en la fase inicial, ¿cómo mantiene el impulso?
Garantice el éxito de su empresa esforzándose al máximo, es decir, sin levantar el pie del acelerador en su búsqueda del cambio. Como parte del proceso de 8 pasos de Kotter, aproveche cada éxito implementando lo siguiente:
- Sesiones de revisión y análisis: después de cada pequeño logro, deténgase y reflexione sobre los puntos débiles de su proceso. A partir de ahí, podrá mejorar su plan de proyecto para seguir avanzando.
- Cambie su coalición: para mantener las ideas frescas, cree una coalición poderosa cambiando los agentes del cambio.
- Renueve su proceso de toma de decisiones: aprenda a adaptarse rápidamente viendo cómo puede optimizar su proceso de toma de decisiones.
8. Instituir el cambio
¿El último paso del proceso? Asegurarse de que los cambios por los que ha trabajado tan duro se mantengan.
Para garantizar que los cambios sigan formando parte de la cultura de su organización en el futuro, tome las siguientes medidas:
- Adopte un enfoque descendente: los ejecutivos y la alta dirección deben proporcionar recordatorios a los empleados sobre los cambios organizativos en reuniones individuales, retiros de empresa y reuniones generales.
- Amplíe sus historias de éxito: Cree mini casos prácticos de cada logro, como recordatorio para su equipo sobre lo lejos que ha llegado como organización.
- Vuelva a sus valores y su visión: para asegurarse de que cada cambio se mantenga, vuelva a su visión. De esa manera, su equipo nunca olvidará por qué realizó estos cambios en primer lugar.
Ventajas e inconvenientes del uso del modelo de cambio de 8 pasos de Kotter
El modelo de gestión del cambio de ocho pasos de Kotter tiene ventajas e inconvenientes. Es importante tener en cuenta ambos a la hora de decidir si el modelo es adecuado para su organización.
Las ventajas del modelo de Kotter incluyen:
- El modelo es relativamente fácil de entender.
- Proporciona una hoja de ruta clara y estructurada para implementar el cambio.
- El modelo hace hincapié en la unión en torno a metas a largo plazo, al tiempo que se celebran los logros a corto plazo a lo largo del camino.
- El modelo se centra en conseguir la aceptación de toda la empresa, incluidas las personas influyentes y el personal junior.
- Se hace especial hincapié en la importancia de integrar el cambio en la cultura de la empresa.
Entre los inconvenientes del modelo de cambio de ocho pasos se incluyen:
- Está diseñado principalmente para grandes empresas y puede que no sea adecuado para propietarios de pequeñas empresas.
- Por lo general, es adecuado para jerarquías organizativas estrictas.
- El modelo es bastante rígido, lo que puede no ajustarse a la naturaleza compleja de los cambios organizativos.
- El modelo sigue un cronograma lineal (mientras que el cambio puede ser mucho más volátil, con múltiples iteraciones).
- El modelo no aborda los factores psicológicos y emocionales que intervienen en el cambio, lo que podría suponer un reto para los miembros del equipo.
Consejos para implementar el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter
Antes de poder implementar cambios en toda la organización, necesita las herramientas adecuadas. Para garantizar que crea un proceso fluido hacia el cambio (y que esos cambios se mantengan), siga estos consejos. 🤩
No tenga miedo de revisar su proceso.
Lo que funciona al principio puede que no funcione en las fases intermedias o finales de su proyecto. Cuando esto ocurra en su organización, acéptelo. Es la oportunidad perfecta para revisar su proceso y mejorarlo.
Considere la posibilidad de utilizar las plantillas de mejora de procesos de ClickUp para optimizar su plan de proyecto de cambio.
Defina claramente las prioridades
Con los hitos de ClickUp, puede transformar incluso el plan de proyecto de cambio más intimidante en partes de tamaño más pequeño y alcanzables.
Las tareas críticas se identificarán con texto en negrita y un icono en forma de rombo. Esto garantiza que todos estén en sintonía en cuanto a cuáles son los objetivos clave.
También puede ver cómo sus hitos se conectan y contribuyen a las metas generales del proyecto.
Divida su proyecto en varias fases
La metodología ágil es una táctica habitual en la que los ejecutivos dividen un proyecto grande en fases más pequeñas, conocidas como Sprints. Al implementar esta estrategia, puede mantener la motivación de su equipo y seguir celebrando cada pequeño logro.
Con la vista Tablero de ClickUp, puede implementar la metodología ágil dividiendo su proyecto en fases o Sprints y creando un flujo de trabajo visual.
Cree una representación visual de sus procesos
Con las herramientas de mapeo de procesos altamente colaborativas y visuales de ClickUp, su equipo puede acordar cronogramas, supervisar el progreso y optimizar los procesos.
La función Pizarra de ClickUp es perfecta para ello. Ayuda a su equipo a realizar lluvias de ideas, elaborar estrategias y crear mapas de procesos de forma visual. Además, todos pueden colaborar en el tablero en tiempo real.
Cree una guía de jerarquía
Con la jerarquía de ClickUp, la plataforma está diseñada para mantenerte organizado desde el panorama general hasta los detalles. Esto significa que, con espacios, carpetas y listas, puedes crear una vista estructurada de los equipos y proyectos. A partir de ahí, puedes añadir tareas, subtareas, subtareas anidadas y listas de control para organizar el trabajo y realizar un seguimiento y asignar cada paso del proceso.
Adáptese al nivel de su equipo
Los diferentes miembros del equipo absorben la información de diferentes maneras. Afortunadamente, con las vistas personalizables de ClickUp, puede estar seguro de que todos estarán al día de sus procesos de gestión del cambio.
ClickUp Views ofrece más de 15 formas de asimilar información, tareas y prioridades. Los empleados pueden utilizar la vista Lista para ver las tareas de ese día, crear una vista de Calendario para ver los proyectos en el horizonte o utilizar la vista Tablero para comprender las fases de cada proyecto.
No empiece desde cero
Las primeras fases de un proceso de gestión del cambio pueden resultar abrumadoras. Ayude a ponerlo en marcha utilizando las plantillas de gestión del cambio de ClickUp.
Por ejemplo, con la plantilla del plan de gestión del cambio de ClickUp, puede planificar, supervisar e implementar cambios en toda la organización. Con un cronograma claro, un análisis de gestión de riesgos y un plan de comunicación con las partes interesadas, dispondrá de las herramientas necesarias para realizar con éxito cambios críticos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es el modelo de 8 pasos de Kotter en enfermería?
Implementar cambios en el campo sanitario es un proceso delicado. Con el modelo de 8 pasos de Kotter, las enfermeras pueden implementar cambios en la tecnología, los procesos, los procedimientos y las funciones laborales.
2. ¿Cuántas fases hay en el modelo de cambio de Kotter?
El modelo de cambio de Kotter consta de ocho fases: crear un sentido de urgencia, formular una coalición rectora, desarrollar una visión estratégica, reclutar un ejército de voluntarios, eliminar las barreras para facilitar la acción, generar victorias a corto plazo, mantener la aceleración e instituir el cambio.
3. ¿Por qué utilizar el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter?
El modelo de cambio de 8 pasos de Kotter es un marco de referencia para la gestión del cambio dentro de las organizaciones. Puede utilizar los pasos para reunir a un grupo diverso de miembros del equipo con el fin de establecer metas, desarrollar una estrategia e implementar los cambios necesarios o las mejoras de los procesos.
Utilice ClickUp para implementar el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter.
El modelo de cambio de 8 pasos de Kotter es un método probado y contrastado para llevar a cabo cambios en toda la organización. El modelo anima a los líderes de las empresas a establecer una visión clara, definir prioridades, reclutar a personas apasionadas para liderar el cambio y celebrar los pequeños hitos.
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