Si hay algo que entienden los ejecutivos de las empresas es esto: Lo que funcionó en el pasado puede no funcionar en el futuro.
Y, francamente, no hacer cambios puede tener efectos desastrosos, incluso provocar el cierre de la empresa. ¿Un ejemplo? Sólo en 2023, fracasarán 3.200 empresas privadas de capital riesgo -a pesar de contar con una financiación de 27.000 millones de dólares.
Aunque utilizar siempre las mismas herramientas, tecnología, estructura organizativa o procesos internos sin duda facilitaría el trabajo (¡y la vida!), no es un buen camino hacia el intento correcto. En su lugar, los líderes de las empresas deben estar dispuestos a adaptarse a los nuevos tiempos, identificando continuamente posibles áreas de mejora. 👊
Implantar cambios en toda la empresa nunca es sencillo, por eso las organizaciones recurren a modelos de eficacia probada. Uno de los métodos más elegidos es el modelo de cambio en 8 pasos de Kotter, desarrollado por Dr. John Kotter en 1995 y se ha revisado varias veces desde entonces.
A continuación, nos sumergimos en cada paso del modelo de Kotter, sus ventajas y desventajas, y cómo aplicar el modelo en su organización.
¿Qué es el modelo de 8 pasos de Kotter para el cambio?
Estimular el cambio en una organización es un equilibrio delicado. Si el cambio se produce con demasiada rapidez, es probable que se encuentre con bloqueos, retrocesos y empleados descontentos. Pero si el cambio se aplica con demasiada lentitud, es posible que no se cumplan los objetivos.
Aquí es precisamente donde entra en juego el modelo de cambio en 8 pasos de Kotter. 🙌
El modelo fue desarrollado por John P. Kotter, profesor de la Harvard Business School y autor de múltiples
libros, entre ellos Leading Change, Accelerate, y CHANGE.
Kotter basó su investigación en 100 organizaciones en proceso de cambio, observando qué estrategias funcionaban y cuáles fracasaban. Sus hallazgos dieron lugar a un proceso de ocho pasos que ayuda a las organizaciones a lograr con éxito
implantar con éxito nuevos procesos
tecnología u otros cambios.
El modelo de Kotter se considera un recurso de referencia en la gestión del cambio, es decir, un marco que ayuda a individuos y empresas a adoptar el cambio. Al igual que otros modelos de gestión del cambio, el Modelo de Cambio en 8 Pasos de Kotter ayuda a implantar
, prepara y da compatibilidad a los empleados, e identifica los pasos necesarios hacia el cambio.
8 pasos en el modelo de cambio de Kotter
El modelo de 8 pasos de Kotter ofrece una guía paso a paso sobre cómo las empresas pueden implantar cambios de forma eficaz, ya tengan éstos que ver con
con el liderazgo
herramientas y tecnología, o líneas de productos. Los ocho pasos son los siguientes.
1. Crear un sentido de urgencia
Una de las frases más repetidas que se oyen en un entorno corporativo es: "Bueno, así es como siempre hemos terminado las cosas." 🙅
Los empleados son personas, y las personas tienen la costumbre de hacer lo que les resulta cómodo. Para animar a toda una organización a introducir cambios serios, tendrá que hacer un gran esfuerzo de convencimiento. Si necesita inspirar a su gente para que actúe, considere la posibilidad de tomar las siguientes medidas:
- Inicie un diálogo: Mantenga conversaciones abiertas y sinceras con las partes interesadas, proveedores, clientes y empleados sobre por qué es necesario el cambio
- Establezca nuevas metas: Cree una visión clara del futuro, explicando qué oportunidades le esperan al otro lado del cambio
- Recopilar datos del sector: Respalde su argumento sobre la necesidad del cambio recopilando mediciones cuantitativas y cualitativas
2. Construir una coalición rectora
El cambio no puede ser completado por una sola persona. En su lugar, necesita un grupo de personas dedicadas a su visión de futuro que actúen como agentes del cambio en su organización.
Piense en los agentes de cambio como en los gestores de proyectos para llevar a cabo el cambio. Son los que se comunican con todas las partes interesadas, asignan tareas, obtienen la aprobación del equipo ejecutivo y se aseguran de que los elementos se terminen a tiempo. En una frase, guiarán a su organización en cada paso del proceso de cambio.
Al elegir a estos líderes, tenga en cuenta lo siguiente:
- No siga la jerarquía de su organización: De hecho, a veces es mejor no seguir la jerarquía de su organización incluir un equipo 100% de ejecutivos. En su lugar, contrate a personas con distintos niveles de experiencia y antigüedad
- Incluya a todos los departamentos: Para garantizar que el cambio funcione, asegúrese de incluir a representantes de todos los departamentos, con habilidades y conocimientos diferentes
- **A veces, los mejores agentes del cambio no son los que tienen más experiencia, sino los que sienten una clara pasión por su visión del cambio
3. Formulario a visión estratégica
Para que el cambio sea eficaz, el equipo debe alinearse en torno a una visión clara. (Y sí, cuando comience el proceso, su equipo se verá inundado de ideas y metas potenciales. Su trabajo consiste en despejar el desorden)
Explique claramente en qué se diferenciará el futuro de sus iniciativas anteriores. Y demuestre cómo estos nuevos cambios beneficiarán a la cultura corporativa, las ventas o los procesos cotidianos. Para empezar, tenga en cuenta las siguientes indicaciones:
- Defina sus valores: Con su coalición rectora, defina los valores fundamentales para realizar el cambio dentro de la empresa
- Escriba su visión: Redacte una declaración de visión breve y concisa de dos frases que aporte claridad a toda la empresa
- **Si preguntara a sus interlocutores: "¿Cuál es nuestra visión del cambio?", ¿recibiría respuestas muy diferentes? Asegúrese de que su coalición tiene clara la visión y repite el mismo lenguaje a los demás miembros del equipo
4. Consiga un ejército de voluntarios
Una vez establecidas la estrategia y la visión, hay que comunicarlas. Y las mejores personas para liderar la carga son las que están unidas en torno a la oportunidad de futuro.
Un ejército de voluntarios es un grupo de personas unidas en pos de unas metas comunes. Estas personas son responsables de:
- Comunicar el cambio: Comunicarán su estrategia a toda la organización
- Gestionar los obstáculos: Su ejército de voluntarios se ocupará de todas las preocupaciones y problemas de los demás empleados
- Pivotar cuando sea necesario: Como todo líder del cambio sabe, su plan inicial puede no ser perfecto. Su ejército de voluntarios debe crear un sistema de revisiones del rendimiento, reuniones y comprobaciones para hacer ajustes cuando sea necesario
5. Posibilitar la acción eliminando barreras
Cualquier cambio organizativo, ya se trate de ajustar la declaración de objetivos, el público objetivo o los procesos internos, se topará con obstáculos. Por lo tanto, un paso fundamental del modelo de cambio en ocho pasos de John Kotter es eliminar los obstáculos.
Una vez establecida la estrategia de cambio, tendrá que comprobar continuamente si hay obstáculos. Para asegurarse de que sus esfuerzos de cambio tienen éxito, tome las siguientes medidas:
- **Siempre habrá miembros del equipo que se amargue con la implantación del cambio. Celebre reuniones individuales con estas personas para ayudarles a identificar (y resolver) los puntos de desacuerdo
- Busque fuera de sus iniciativas de cambio : Los obstáculos pueden surgir en cualquier parte. Considere la posibilidad de revisar las descripciones de los puestos de trabajo, los sistemas de compensación o recompensa, las revisiones por pares y la estructura organizativa para hacer avanzar el proyecto de cambio
- **En ocasiones, se verá obligado a eliminar posibles amenazas para el cambio, ya sea eliminando personas, sistemas o herramientas y tecnología
6. Generar ganancias **a corto plazo
Poner en marcha una estructura de cambio a gran escala puede llevar meses (si no años). Este cronograma puede estar lleno de frustraciones, obstáculos y contratiempos, así que no olvide celebrar cada victoria.
Divida su proyecto de cambio a gran escala en pequeños hitos. Cada vez que pase de un
a la siguiente, acuérdate de recompensar a tu equipo que trabaja duro. Considere los siguientes pasos:
- Recompense a los miembros de su equipo : Cree un sistema para recompensar a los empleados por su dedicación y su duro trabajo. (Puede ser una tarde libre, un día más de vacaciones o una tarjeta regalo)
- Comparta cada hito : Difunda cada victoria en toda la empresa. Considere la posibilidad de crear pequeñas historias de intentos correctos y compartirlas en una reunión de toda la empresa
- Cree una lista predeterminada de factores de éxito : ¿Qué aspecto tiene el éxito (más allá de completar todo el proyecto)? Cada vez que alcance un objetivo, asegúrese de celebrarlo con la empresa
7. Mantener la aceleración
Una vez conseguidas las victorias de la fase inicial, ¿cómo se mantiene el impulso?
Garantice el intento correcto para su empresa pisando más fuerte, es decir, sin dejar de pisar el acelerador en su búsqueda del cambio. Como parte del proceso de 8 pasos de Kotter, aproveche cada intento correcto aplicando lo siguiente:
- Sesiones de revisión y análisis: Después de cada pequeña victoria, deténgase y reflexione sobre los puntos débiles de su proceso. A partir de ahí, puede mejorar su plan de proyecto de cara al futuro
- **Para mantener las ideas frescas, construye una coalición poderosa cambiando los agentes del cambio
- **Renueva tu proceso de toma de decisiones: Aprende a pivotar rápidamente viendo cómo puedes racionalizar tu proceso de toma de decisiones
**8. Instituir el cambio
¿El último paso del proceso? Asegurarse de que los cambios por los que tanto ha trabajado se mantengan
Para asegurarse de que los cambios sigan formando parte de su cultura organizativa, tome las siguientes medidas:
- enfoque descendente : Los directivos y altos cargos deben recordar a los empleados los cambios organizativos en reuniones individuales, retiros de empresa y reuniones de todos los empleados
- Amplifique sus historias de éxito : Cree miniestudios de caso de cada victoria, que recuerden a su equipo lo lejos que han llegado como organización
- Vuelve a tus valores y a tu visión: Para asegurarte de que cada cambio se mantiene, vuelve a tu visión. De este modo, su equipo nunca olvidará por qué hizo estos cambios en primer lugar
Beneficios y dificultades de usar El modelo de cambio en 8 pasos de Kotter
El modelo de gestión del cambio en ocho pasos de Kotter presenta ventajas e inconvenientes. Es importante tener en cuenta ambas cosas a la hora de decidir si el modelo es adecuado para su organización.
Las ventajas del modelo de Kotter incluyen:
- El modelo es relativamente fácil de entender
- Proporciona una hoja de ruta clara y estructurada para implantar el cambio
- El modelo hace hincapié en la unión en torno a metas a largo plazo, celebrando al mismo tiempo las victorias a corto plazo
- El modelo se centra en conseguir la participación de toda la empresa, incluidas las personas influyentes y el personal subalterno
- Hace especial hincapié en arraigar el cambio en la cultura de la empresa
Los escollos del modelo de cambio en ocho pasos son:
- Está pensado principalmente para grandes empresas y puede no ser adecuado para propietarios de pequeñas empresas
- Suele ser adecuado para jerarquías organizativas estrictas
- El modelo es bastante rígido, lo que puede no ajustarse a la naturaleza compleja de los cambios organizativos
- El modelo sigue un cronograma lineal (mientras que el cambio puede ser mucho más volátil con múltiples iteraciones)
- El modelo no tiene en cuenta los factores psicológicos y emocionales que intervienen en el cambio, lo que puede suponer un reto para los miembros del equipo
Consejos para la aplicación El modelo de cambio en 8 pasos de Kotter
Antes de implantar cambios en toda la organización, necesita las herramientas adecuadas. Para asegurarse de crear un proceso fluido hacia el cambio (y garantizar que esos cambios se mantengan), siga estos consejos. 🤩
No tenga miedo de revisar su proceso
Lo que funciona al principio puede no funcionar en las fases intermedia o final de tu proyecto. Cuando esto ocurra en tu organización, acéptalo. Es la oportunidad perfecta para mejorar el proceso.
No empiece su trabajo desde cero: elija opciones prefabricadas del Centro de plantillas o cree su propia plantilla para que su equipo pueda utilizarla
Considere la posibilidad de utilizar
Las plantillas de mejora de procesos de ClickUp
para agilizar su plan de proyecto de cambio.
Defina claramente las prioridades
Con
puede transformar incluso el plan de proyecto de cambio más intimidante en trozos del tamaño de un bocado.
)
Visualice los hitos del proyecto con la vista Gantt en ClickUp
Las tareas críticas se identificarán con texto en negrita y un icono en forma de diamante. Esto garantiza que todo el mundo esté al tanto de cuáles son los objetivos clave.
También puede ver cómo sus hitos se conectan y contribuyen a las metas generales del proyecto.
Divida su proyecto en varias fases
En
es una táctica común en la que los ejecutivos dividen un proyecto grande en fases más pequeñas, conocidas como sprints. Aplicando esta estrategia, puede mantener motivado a su equipo y seguir celebrando cada mini victoria.
Crear el perfecto
y construya un sistema Kanban flexible para visualizar su trabajo y mejorar la gestión de proyectos con la vista Tablero en ClickUp
Con la vista Tablero de ClickUp, puede implementar la metodología ágil dividiendo su proyecto en fases o sprints y creando un flujo de trabajo visual.
Cree un visual para sus procesos
Con la vista altamente colaborativa y visual de ClickUp
herramientas para correlacionar procesos
su equipo puede acordar cronogramas, supervisar el progreso y agilizar los procesos.
Pizarras ClickUp es su hub visual centralizado para convertir de forma colaborativa las ideas del equipo en acciones coordinadas
de ClickUp es perfecta para esto. Ayuda a su equipo a crear ideas, estrategias y correlacionar procesos. Además, todos podéis colaborar en el Tablero en tiempo real.
Crear una guía de jerarquía
La jerarquía de ClickUp le permite organizar los equipos y proyectos de su empresa
En
la jerarquía de ClickUp, la plataforma está diseñada para mantenerte organizado desde el panorama general hasta los detalles. Esto significa que con espacios, carpetas y listas, puede crear una vista estructurada de equipos y proyectos. A partir de ahí, puedes añadir tareas, subtareas, subtareas anidadas y listas de control para organizar el trabajo y hacer un seguimiento y asignar cada paso a lo largo del camino.
Reúnete con tu equipo allí donde se encuentre
Cada miembro del equipo asimila la información de una forma diferente. Afortunadamente, con
puede estar seguro de que todo el mundo se mantiene al día en sus procesos de gestión del cambio.
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Las vistas de ClickUp ofrecen más de 15 formas de digerir la información, las tareas y las prioridades. Los empleados pueden utilizar la vista Lista para ver las tareas de ese día, crear una vista Calendario para ver los proyectos en el horizonte o utilizar la vista Tablero para comprender las fases de cada proyecto.
No empieces de cero
Las fases iniciales de un proceso de gestión del cambio pueden resultar abrumadoras. Ayude a ponerlo en marcha utilizando
Las plantillas de gestión del cambio de ClickUp
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Simplifique y gestione los cambios dentro de su organización con esta sencilla plantilla (diagrama de) Gantt
Por ejemplo, con la plantilla
Plantilla del plan de gestión de cambios de ClickUp
con esta plantilla, podrá planificar, supervisar y aplicar cambios en toda la organización. Con un cronograma claro, un análisis de gestión de riesgos y un plan de comunicación con las partes interesadas, dispondrá de las herramientas necesarias para realizar con éxito los cambios críticos.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es el modelo de 8 pasos de Kotter en enfermería?
Implantar cambios en el campo sanitario es un proceso delicado. Con el modelo de 8 pasos de Kotter, las enfermeras pueden implantar cambios en la tecnología, los procesos, los procedimientos y las obligaciones laborales.
2. ¿Cuántas fases hay en el modelo de cambio de Kotter?
El modelo de cambio de Kotter consta de ocho fases: crear un sentimiento de urgencia, crear una coalición que guíe, formar una visión estratégica, reclutar un ejército de voluntarios, permitir la acción eliminando barreras, generar victorias a corto plazo, mantener la aceleración e instituir el cambio.
**3. ¿Por qué utilizar el modelo de cambio en 8 pasos de Kotter?
El modelo de cambio en 8 pasos de Kotter es un marco de referencia para la gestión del cambio en las organizaciones. Puede utilizar los pasos para reunir a un grupo diverso de miembros de un equipo con el fin de establecer metas, desarrollar una estrategia y aplicar los cambios necesarios o las mejoras de los procesos.
Utilice ClickUp para implementar el modelo de 8 pasos de Kotter para el cambio
El modelo de 8 pasos de Kotter para el cambio es un método de eficacia probada para introducir cambios en toda la organización. El modelo anima a los líderes de las empresas a establecer una visión clara, definir prioridades, contratar a personas apasionadas para liderar el cambio y celebrar los pequeños hitos.
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